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Mapeo de Puestos Guia PDF
Mapeo de Puestos Guia PDF
ENTDAD
Contenido
1 Marco general ....................................................................................................................... 2
1.1 Trnsito de una entidad pblica al Rgimen del Servicio Civil ...................................... 2
1.2 Qu es el mapeo de puestos? ..................................................................................... 2
1.3 Cul es el objetivo del mapeo de puestos? ................................................................. 2
1.4 Glosario de trminos ..................................................................................................... 3
1.5 Qu se va a mapear? ................................................................................................... 3
1.6 A quin est dirigida la gua?....................................................................................... 3
2 La Comisin de Trnsito al Rgimen del Servicio Civil .......................................................... 3
3 Metodologa de Mapeo de Puestos ...................................................................................... 3
3.1 Fase 1: Organizacin del Mapeo de puestos................................................................. 4
3.1.1 Elaborar el cronograma de trabajo ....................................................................... 4
3.1.2 Dar a conocer el proceso del Mapeo de Puestos al interior de la entidad ........... 5
3.2 Fase 2: Mapeo de puestos ............................................................................................ 6
3.2.1 Recabar y sistematizar la informacin de los puestos contenida en los
documentos de gestin y otra documentacin relevante .................................................... 6
3.2.2 Validar la informacin de los puestos y recoger las funciones de los puestos
mediante entrevistas ............................................................................................................ 8
3.2.3 Analizar la informacin del Mapeo de puestos ................................................... 11
4 Anexos ................................................................................................................................. 15
4.1 Modelo de comunicacin interna ............................................................................... 15
4.2 Matriz de Mapeo de Puestos ...................................................................................... 17
4.2.1 Qu es la Matriz de Mapeo de Puestos en la Entidad? ..................................... 17
4.2.2 Cmo se llena la Matriz de Mapeo de Puestos en la Entidad? .......................... 17
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1 Marco general
1.1 Trnsito de una entidad pblica al Rgimen del Servicio Civil
En el marco de la creacin del Nuevo Rgimen del Servicio Civil (Ley 30057 - Ley de del Servicio
Civil) y la migracin que las entidades harn de forma progresiva al nuevo rgimen, se han
establecido los Lineamientos para el trnsito de una entidad pblica al rgimen del Servicio
Civil que establecen la ruta que las entidades pblicas debern seguir para transitar a dicho
rgimen.
La ruta se divide en cuatro etapas, que incluyen una etapa de preparacin, una etapa de
anlisis situacional, una etapa de mejora interna y, finalmente, la cuarta etapa donde las
entidades proceden a pasarse al nuevo rgimen (ver Cuadro 1).
En ese contexto, SERVIR pone a disposicin de las entidades la presente Gua de Mapeo de
Puestos en la Entidad, que explica a detalle cmo llevar a cabo el Mapeo de puestos en la
entidad, primera actividad de la etapa de Anlisis Situacional (etapa 2). La presente gua
describe a detalle los pasos a seguir as como los instrumentos a emplear durante el mapeo de
puestos.
Cuadro 1: Etapas del proceso de trnsito de una entidad pblica al rgimen del
Servicio Civil y sus resultados esperados
Implementacin del
nuevo rgimen
Personas contratadas bajo
Mejora interna el nuevo rgimen.
Procesos mejorados. Procesos mejorados
Perfiles de puestos implementados.
Anlisis situacional definidos y valorizados.
Conocimiento de la Documentos de gestin
situacin actual de la actualizados y aprobados.
Preparacin entidad: procesos y
puestos en la entidad.
Conocimiento del proceso
del pase al nuevo rgimen Oportunidades de mejora
y la relevancia de cada uno identificadas (sobre
de los pasos a ejecutar. procesos y puestos).
Comit de Trnsito al
Nuevo Rgimen
conformado.
Conocimiento de la
metodologa e
instrumentos para el
trnsito (que se hayan
puesto a disposicin).
Elaboracin: SERVIR
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situacin de los puestos y a las funciones que vienen desempeando, lo que ser un insumo
para el anlisis y la posterior identificacin de oportunidades de mejora (siguiente paso en el
Trnsito al Rgimen de la Ley del Servicio Civil).
1.5 Qu se va a mapear?
Se recoger informacin de todos los puestos que estn bajo el alcance de la Ley 30057, Ley
del Servicio Civil. De esa manera se levantar informacin de:
Puestos bajo el rgimen de la carrera administrativa, creado con el Decreto Legislativo
276.
Puestos bajo el rgimen de la actividad privada, creado con el Decreto Legislativo 728.
Puestos bajo el rgimen de Contratacin Administrativa de Servicios, CAS, creado con
el Decreto Legislativo 1057.
Servidores contratados bajo otras modalidades de contratacin, que realizan funciones
permanentes.
Tanto para el personal bajo el rgimen CAS como para las personas contratadas bajo otras
modalidades de contratacin, deber considerarse a todos aquellos cuyos contratos estn
vigentes a la fecha de iniciar el mapeo (esto incluye a aquellos que han tenido un contrato
previo y este haya sido renovado y la renovacin est vigente).
SERVIR prestar asistencia tcnica a las entidades para la ejecucin del proceso. Para ello,
contactarse al correo nuevoserviciocivil@servir.gob.pe. As, tambin, esta gua y la Matriz de
Mapeo se encuentran disponibles en el Portal de SERVIR en www.servir.gob.pe
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Por ejemplo, en un Gobierno Local, un grupo de promotores sociales que realicen exactamente la
misma funcin, tengan las mismas responsabilidades y bajo las mismas condiciones, sern ocupantes del
mismo puesto, denominado Promotor social.
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a) Organizacin del Mapeo de Puestos, que incluye i) elaborar del cronograma de
trabajo, y ii) dar a conocer el proceso del Mapeo de Puestos al interior de la entidad.
Para elaborar el cronograma se requieren tres insumos que sern proporcionados al equipo
del mapeo, por la Oficina de Recursos Humanos o el rea que haga sus veces:
Responsable Fecha
N de
Tarea Informante Das inicio y
puestos
fin
1. Dar a conocer el proceso de Mapeo Completar 1 da
de Puestos en la entidad
2. Relevar y sistematizar la
informacin de los documentos de
gestin
2. 1 Obtener los documentos de Completar Completar 2 das
gestin vigentes y otra
documentacin relevante.
2. 2 Sistematizar la informacin de Completar Completar Depende
los puestos. del n de
puestos
3. Validar la informacin de los
puestos mediante entrevistas
3. 1 Unidad orgnica 1 Completar Completar Completar Depende
del n de
puestos
3.2 Unidad orgnica 2 Completar Completar Completar Depende
del n de
puestos
4. Analizar la informacin del Mapeo Completar Completar Depende
de puestos del n de
puestos
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Rgimen laboral: permite conocer las caractersticas de la relacin laboral (si es
276, 728, CAS, u otra modalidad de contratacin).
Nivel remunerativo: da cuenta de la clasificacin en el nivel salarial, para los
puestos de 276 y 728 (en el caso de CAS y del personal bajo otra modalidad de
contratacin, no se maneja un nivel remunerativo).
Cantidad prevista de ocupantes: permite saber la cantidad prevista de ocupantes
por puesto segn el CAP (aplica solo para 276 y 728).
Cantidad de ocupantes: permite conocer si hay ms de un ocupante por puesto o
si un puesto est vacante, en cuyo caso el nmero de ocupantes ser 0.
Jerarqua: Cargo del jefe inmediato y cantidad y cargos de los puestos
subordinados.
Ingresos mensuales brutos: permite conocer la remuneracin percibida por el
puesto:
Si el puesto est bajo el rgimen 276: Remuneracin y CAFAE.
Si el puesto est bajo el rgimen 728 o CAS u otra modalidad de
contratacin: Ingresos.
Para todos, Total de Ingresos Mensuales Brutos: la suma de todos los
conceptos anteriores. En el caso de los puestos 276, ser la suma de
Remuneracin y CAFAE y para el caso de 728 y CAS, ser el mismo monto
del ingreso.
Bonificaciones anuales: es la suma de los bonos adicionales que el trabajador
recibe durante el ao (y que no forman parte de su sueldo mensual). Por ejemplo,
si recibe un sueldo ms por desempeo y un sueldo ms por bono general, aqu se
contempla la suma de esos dos sueldos adicionales que recibe.
3.2.2 Validar la informacin de los puestos y recoger las funciones de los puestos
mediante entrevistas
En este paso, se realizan entrevistas a los Directores y Gerentes de rganos y unidades
orgnicas para consultarles al respecto de los puestos a su cargo. Se realiza con dos
finalidades:
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a) Validar que los puestos levantados por cada rgano y unidad orgnica
corresponden a la totalidad de los puestos y personas que realizan funciones
permanentes. En caso est faltando informacin, en ese momento se levanta con
el entrevistado.
b) Recoger la informacin de las funciones que realizan los puestos y su relevancia
para el rgano o la unidad orgnica al que pertenece. Se busca recoger
informacin de lo que realizan los puestos, pudiendo o no corresponder con lo que
est registrado en los documentos de gestin. Tener en cuenta que el objetivo no
es levantar el deber ser, sino una foto de lo que realiza el puesto actualmente.
Para cada puesto, el entrevistador debe solicitar al entrevistado que, teniendo en cuenta
lo que el o los actual(es) ocupante(s) del puesto viene realizando, responda lo siguiente:
a) Cules son las funciones principales que realiza el ocupante del puesto?
Se debe tener especial cuidado de que el entrevistado se enfoque en lo que hacen
actualmente los ocupantes y no en lo que deberan hacer. Se registrarn las
funciones, de preferencia como mximo cinco (05). Estas se registrarn en la
Matriz de Mapeo (descrita en la seccin 4.2), en la parte 4. Funciones principales,
especficamente los campos Funcin 1, Funcin 2, Funcin 3, Funcin 4 y Funcin 5
segn corresponda.
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Tener en cuenta lo siguiente:
Si hay ms de un ocupante del puesto, preguntar por todos los ocupantes
y en el caso de que las funciones sean distintas por cada ocupante,
registrar un puesto distinto por cada grupo de funciones diferenciadas.
Actualizar tambin la cantidad de ocupantes por puesto segn
corresponda.
c) Comentarios
En caso el entrevistador proporcione comentarios al respecto de los puestos
durante la entrevista, registrarlos en la Matriz de mapeo (seccin 4.2), en el campo
5. Comentarios.
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3.2.3 Analizar la informacin del Mapeo de puestos
En esta actividad, se analiza la informacin del Mapeo de puestos para identificar los principales hallazgos respecto de los puestos. Cabe resaltar que
este anlisis no tiene implicancia alguna para fines laborales, sino que apuntan a tener un claro diagnstico de la entidad en trminos de puestos.
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Puestos 276: En esta parte solo se documentar la informacin de los puestos 276.
o Ocupados: Completar la cantidad de puestos 276 ocupados.
o Vacantes: Completar la cantidad de puestos 276 vacantes (corresponde a la cantidad prevista de ocupantes cantidad real de
ocupantes)
o Total 276: Es la suma de los puestos 276 ocupados y vacantes.
Puestos 728: En esta parte solo se documentar la informacin de los puestos 728.
o Ocupados: Completar la cantidad de puestos 728 ocupados.
o Vacantes: Completar la cantidad de puestos 728 vacantes (corresponde a la cantidad prevista de ocupantes cantidad real de
ocupantes)
o Total 276: Es la suma de los puestos 728 ocupados y vacantes.
Puestos CAS: Completar el nmero de puestos CAS levantados.
Otras modalidades de contratacin: Completar el nmero de puestos bajo otras modalidades de contratacin con funciones
permanentes.
Puestos 276 y 728: Colocar la suma del total de los puestos 276 y del total de los puestos 728.
Total puestos ocupados: Es la suma de los puestos 276 y 728 ocupados y los CAS y personas bajo otras modalidades de contratacin con funciones
permanentes.
Total puestos vacantes: Es la suma de los puestos 276 y 728 vacantes
Total puestos ocupados y vacantes: Colocar la suma de puestos 276, 728 ocupados y vacantes, y del personal CAS y de las personas bajo
otras modalidades de contratacin.
Al final de cuadro completar los totales para cada columna.
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3.2.3.2 Anlisis de puestos temporales (personal bajo el rgimen CAS y personas
bajo otras modalidades de contratacin) con funciones permanentes:
Se analiza la informacin de cada puesto CAS y bajo otras modalidades de contratacin
para identificar si amerita la creacin de un nuevo puesto, y se registra el resultado en
el Cuadro 5, lneas abajo. Para ello se siguen los siguientes pasos:
a) Validar si las funciones del puesto CAS o bajo otra modalidad de contratacin
corresponden a las de un puesto CAP. De ser as registrar el cdigo y el
nombre del puesto CAP asociado en los campos Cdigo del Puesto CAP al que
corresponde y Puesto CAP al que corresponde (segunda y tercera columna en
el Cuadro 5 respectivamente). En caso no coincidan, pasar al siguiente paso.
b) En caso no se haya identificado un puesto CAP equivalente, revisar si las
funciones del puesto estn alineadas con las funciones del rgano y unidad
orgnica a la que pertenece el puesto, que se encuentran documentadas en el
ROF.
En caso s estn alineadas registrar un S en el cuadro en el campo
Funciones alineadas con las funciones del rgano y unidad orgnica?
Esto permitir saber los puestos que estn alineados a las funciones
del rea para la siguiente etapa (mejora interna).
En caso no estn alineadas registrar un No en el cuadro en el campo
Funciones alineadas con las funciones del rea? y dejar en blanco el
siguiente campo.
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Funciones alineadas con las funciones de la unidad: Colocar S en caso las
funciones del puesto estn alineadas con las de la unidad, en su defecto,
colocar No.
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4 Anexos
4.1 Modelo de comunicacin interna
El siguiente es un modelo de comunicacin que la Secretara General, Gerencia General, o
quien haga sus veces, enviar a las diferentes unidades orgnicas:
Ciudad, <fecha>
COMUNICACIN N .
Seor(a)
<NOMBRE>
<Cargo>
<Entidad>
Presente.-
Tengo el agrado de dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que nuestra entidad ha
dado inicio al Trnsito al Rgimen del Servicio Civil Ley 30057. Este proceso consiste en una
secuencia de actividades que permitirn que la entidad pueda implementar el nuevo rgimen
del servicio civil.
La Comisin de Trnsito al Rgimen del Servicio Civil tendr como responsabilidad liderar el
proceso y est conformado por:
<Lista del equipo>
Como primer paso del proceso, a partir de la <fecha> se iniciar el Mapeo de Puestos al interior
de la entidad. Este proceso consiste en un levantamiento de informacin de los puestos bajo
los regmenes 276, 728 y CAS y del personal bajo todas las modalidades de contratacin que
realiza funciones permanentes. El objetivo es contar con un diagnstico claro de la situacin de
todos los puestos de la entidad en lo que refiere a datos generales, jerarqua, ingresos y
funciones realizadas.
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g) Documentacin relacionada al personal bajo otras modalidades de
contratacin que realiza funciones permanentes que d cuenta de sus
funciones y las caractersticas de su contrato.
h) Informacin de Planilla de personal CAP, CAS, y personal bajo otra modalidad
de contratacin que cumplen funciones permanentes.
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4.2 Matriz de Mapeo de Puestos
4.2.1 Qu es la Matriz de Mapeo de Puestos en la Entidad?
La matriz de mapeo de puestos es el instrumento que se emplear para la recoleccin de
informacin acerca de los puestos y servidores pblicos. Se deber registrar la informacin de
todos los puestos levantados.
En el siguiente cuadro, se presentan los campos a registrar en la Matriz del Mapeo de Puestos,
as tambin la matriz est disponible en formato Excel en el Portal de SERVIR en
www.servir.gob.pe, para su uso durante el recojo de informacin.
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En caso de que un campo quede vaco, se deber introducir un cero (0) en la casilla
para tener la certeza de que se revis el campo. No se deben ingresar textos ni otros
valores.
En caso no disponga de una computadora para llenar la informacin, de acuerdo a los
campos, llene la informacin en un listado a mano, teniendo en consideracin los
posibles valores que pueden asumir los campos (ver el Cuadro 6).
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Cuadro 6: Descripcin del llenado de la Matriz del Mapeo de Puestos
Seccin Campo Cmo se llena Valores posibles (en caso
corresponda)
1. Datos Cdigo del puesto Colocar un nmero correlativo que permitir hacer referencia al --
Generales puesto.
rgano Registrar el rgano al que pertenece el puesto, segn el Organigrama --
de la entidad.
Unidad orgnica Registrar la unidad a la que pertenece el puesto, en caso --
corresponda.
Naturaleza del 1. Alta Direccin
rgano 2. Asesoramiento
3. Apoyo
4. Lnea
5. Consultivos
6. Control institucional
7. Defensa Judicial
Nombre del puesto Registrar el nombre del cargo (el nombre funcional o el que se
registra en los TDR).
Cargo estructural Registrar el nombre oficial segn el CAP (en caso sea 276 o 728).
(CAP)
Cdigo de cargo Sealar la codificacin que corresponde al puesto, segn el CAP (en 1. FP
estructural caso sea 276 o 728). 2. EC
3. SP-DS
4. SP-EJ
5. SP-ES
6. SP-AP
7. RE
Cargo de Indicar si el cargo es de confianza. 1. S
confianza? 2. No
Rgimen Laboral Sealar el rgimen laboral o modalidad de contratacin de los 1. DLeg. 276
servidores en la entidad, segn la planilla de pagos de la entidad. 2. Dleg. 728
3. CAS
4. Locacin o terceros
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5. FAG Fondo de Apoyo Gerencial
6. Convenios de administracin con
PNUD
7. Gerentes Pblicos
8. Modalidad formativa (practicantes)
Nivel Se registra el Nivel Remunerativo que tiene el puesto, segn el CAP. 1. F1 10. SPB 19. STE
Remunerativo - 2. F2 11. SPC 20. STF
CAP D.Leg. 276 3. F3 12. SPD 21. SAA
4. F4 13. SPE 22. SAB
5. F5 14. SPF 23. SAC
6. F6 15. STA 24. SAD
7. F7 16. STB 25. SAE
8. F8 17. STC 26. SAF
9. SPA 18. STD
Nivel Se registra el Nivel Remunerativo que tiene el puesto, segn el CAP. Los valores posibles dependern de la
Remunerativo - Si no aplica, ingresar un cero (0). cantidad de niveles que se manejen segn
CAP D.Leg. 728 el clasificador de cargos de la entidad.
Cantidad prevista Indicar la cantidad prevista de ocupantes del puesto segn el CAP.
de ocupantes
Cantidad de Indicar la cantidad real de ocupantes del puesto. Si est vacante,
ocupantes colocar 0, caso contrario colocar el nmero de personas que lo
ocupan.
2. Jerarqua Cargo del Jefe Registrar el ttulo del puesto del jefe inmediato.
inmediato
Cargos de Indicar los cargos de los colaboradores que reciben rdenes del
subordinados servidor pblico en este puesto.
Cantidad de Indicar el nmero de colaboradores que reciben rdenes del servidor
subordinados pblico en este puesto.
3. Ingresos 276-Remuneracin Colocar la remuneracin reunificada que recibe el trabajador 276.
Para los trabajadores que no sean 276, se coloca un cero (0) o se deja
en blanco.
276-CAFAE Colocar el importe del CAFAE que recibe el trabajador 276. En caso
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no corresponda, se colocar un cero (0).
728, CAS y otras Se refiere al ingreso mensual en Nuevos Soles, sin descuentos. Para el
modalidades de caso de 276, se coloca un cero (0) o se deja en blanco.
contratacin -
Ingresos
Total Ingresos Suma de todos los conceptos anteriores. Tener en cuenta que para
Mensuales Bruto todos los regmenes la suma de los conceptos anteriores debe ser su
monto total bruto.
Bonificaciones Suma de todas las bonificaciones anuales especiales que recibe el
anuales trabajador sin considerar a las mensuales, por ejemplo: un sueldo por
desempeo, un sueldo por bono general.
4. Funciones Funciones Se recogen a travs de las entrevistas, ver seccin 3.4 a).
principales principales del
puesto (1..5)
Relevancia del Se recogen a travs de las entrevistas, ver seccin 3.4 b).
puesto
5. Comentarios Comentarios Se registran los comentarios que pueda proporcionar el entrevistador
al respecto del puesto, ver seccin 3.4 c).
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