Revista Cdice Vol.

4 N 2: 43-50 / Julio - diciembre de 2008

Gestin de documentos y administracin de

archivos

Antonia Heredia Herrera*

RESUMEN DOCUMENT AND ARCHIVE

En el contexto archivstico la atencin a los docu-
mentos de archivo y a los Archivos como custodios
de dichos documentos, exige una doble gestin a
partir de una clara distincin sustentada en actua-
ciones, planificaciones y funciones propias que no
impiden la interrelacin y la coordinacin entre
ellas. Este texto trata de las dos gestiones, de sus di-
ferencias y de su evolucin.
Palabras clave: gestin documental, gestin de
Archivos, vocabulario archivstico,
archivsticas.
MANAGEMENT
ABSTRACT
Attention to file documents and Archives as custo-
dians of these documents requires a two-folded ma-
nagement starting from a clear distinction based on
performances, planning and functions that allow the
interrelationship, and coordination between them.
This paper studies the two types of management,
their differences and their evolution.
funciones
Key words: Document management, archives man-
agement, archival vocabulary, archival functions.

* Doctora en Historia de Amrica, Co-directora de la Maestra Gestin de documentos y administracin de Archivos en la Universidad Internacional
de Andaluca (Espaa). Correo electrnico: aherediaherrera@telefonica.net
Fecha de recepcin: 3 de marzo de 2008.
Fecha de aprobacin: 28 de junio de 2008.

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En torno al tema de este artculo proliferan expre-
siones, volcadas incluso en textos normativos, como
gestin de documentos administrativos, gestin
de documentacin, gestin de documentos y archi-
vos gestin archivstica que no hacen sino con-
fundir y dar lugar a ms de una pregunta: documen-
tos administrativos y documentacin son una misma
cosa?, cundo decimos archivos nos referimos a
las instituciones o a sus contenidos documentales?,
hay una gestin o son dos?
Gestin de documentos y administracin de Archi-
vos es el ttulo de la Maestra que para hispanoame-
ricanos viene impartindose en la Universidad Inter-
nacional de Andaluca, en su sede de Santa Mara
de la Rbida. No es un ttulo elegido al azar. Quiere
decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a
partir de la grafa utilizada y a partir de la conjuncin
y que testimonia la duplicidad. Se da por sentado
que gestin y administracin son trminos sinni-
mos y que lo que rompe la sinonimia son los objetos
a que se aplica, documentos de archivo y Archivos,
o lo que es lo mismo: contenido documental de los
Archivos y Archivos como instituciones o custodios
especficos de los documentos de archivo. Tampoco
la grafa es gratuita o casual. Con ocasin del home-
naje a Vicenta Corts organizado por la Revista del
Archivo General de la Nacin de Lima, le dediqu un
trabajo con el ttulo El nombre de las cosas o el valor
de las palabras (Heredia, 2005) en el que formul
una propuesta, sobre la que volv a insistir en un li-
bro reciente (Heredia, 2007) que no es otra que ante
la diversidad de acepciones archivsticas para el tr-
mino archivo (institucin, contenido, fondo, edifi-
cio), ante el empleo discrecional de la grafa para las
mismas (mayscula, minscula) y ante el uso dado a
dicha voz por otros profesionales, se me ocurri que
poda ser til y conveniente utilizar Archivo para la
institucin archivstica y archivo para el contenido
documental que no tiene por qu identificarse con
fondo y entiendo es equivalente en Hispanoamrica
a acervo o archivala. Y al hilo de las aclaraciones
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tambin hemos optado por documento de archivo
y no documento de Archivo porque el documento
que nos ocupa, entiendo, no es tal porque est en un
Archivo sino porque forma parte del archivo. Valga
lo comentado como aclaraciones terminolgicas que
quiz faciliten la comprensin de mi exposicin.
Centrndonos en esa gestin de documentos o docu-
mental y en esa administracin de Archivos, ser pre-
ciso seguir insistiendo sobre sus respectivos objetos
adems de preguntarnos por los responsables de la
una y de la otra, sin descartar nunca las continuas in-
terrelaciones a partir de una permanente integracin.
No perdamos de vista que la integracin -concepto
abierto no excluyente, que es suma y determina la
multiplicacin de resultados- exige de los elementos
integrantes un conocimiento ntido de cada uno de
ellos, para a partir de lo que son y significan, conse-
guir la mxima rentabilidad en el curso de cualquier
proceso integrador que siempre est reido con la
confusin, la ambigedad, la discrecionalidad.
Para Archivo, para documento de archivo no cabe la
exclusiva dimensin histrica , ni cultural. El Archi-
vo es antes de nada una unidad de gestin dentro
de las Organizaciones y el documento de archivo no
pierde nunca su dimensin administrativa sin per-
juicio de que algunos alcancen la categora de hist-
ricos. La distincin, para unos y para otros, que para
los archiveros resulta obvia, es necesaria mantenerla
a la hora de defender nuestra identidad archivsti-
ca en un momento en que la globalizacin y las tec-
nologas de la informacin tienden a uniformarnos.
De hecho las numerosas normas que nos inundan
van introduciendo trminos que, de alguna manera,
van difuminando conceptos que hasta ahora eran
ntidos. As, la expresin entidades archivsticas-
convertidas en unidades susceptibles de describir-
engloba a los documentos de archivo, a los denomi-
nados agentes que no se reducen a los productores
sino a los que mantienen relaciones de otro tipo con

los documentos (autor, coleccionista, destinatario),
tambin a las funciones que determinan los docu-
mentos, incluso a los contenidos documentales (con-
ceptos, eventos, lugares, que antes incluamos en un
ndice de materias) y adems a los denominados
custodios que no se reducen a los Archivos sino
que afectan a otras instituciones que conserven do-
cumentos de archivo. Y, con respecto a los documen-
tos de archivo, abundan las denominaciones de re-
cursos archivsticos o materiales de archivo, poco
precisas y con una ambigedad alejada del concepto
primigenio. Resulta curiosa, en algn caso expuesta
en la traduccin de alguna norma internacional, la
expresin de documentos extinguidos, cuando los
documentos de archivo no se extinguen como una
vela, sino se eliminan o se conservan.
Tengo que reconocer que sufro adiccin a la termi-
nologa pero nunca como ahora he sentido de forma
tan intensa la necesidad de afianzar un vocabulario
archivstico en lengua espaola.
La doble realidad, Archivos, como instituciones, y
documentos de archivo, como contenido de los pri-
meros, determina lgicamente una doble atencin,
una doble gestin, que no nica, ni la misma. Y, en
este punto de partida, resulta obvio estimar que tan
Archivo es el histrico, como el administrativo y que
el documento de archivo es tanto el administrativo
como el de conservacin permanente. No hay pues,
en el contexto archivstico una sola gestin sino dos y
deberan distinguirse sin identificarlas, como ms de
un autor defiende, no faltando otros que han estimado
dos modalidades de gestin referidas a los documen-
tos segn sean administrativos o histricos, mientras
que no faltan quienes no hacen referencia expresa a
la gestin o administracin de Archivos quedndose
slo con la gestin documental, amn de quienes ha-
blan de la una y de la otra sin distinguirlas.
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Desde 1994 he venido insistiendo en la distincin a
partir de los respectivos objetos, de los responsables
de la una y de la otra y de las funciones y actuaciones
que pueden distinguirse en uno y otro caso.
Entendemos por gestionar o administrar todas las
acciones enmarcadas en la racionalizacin y enca-
minadas a rentabilizar algo. Ese algo es lo que las
hace especficas. Si los documentos de archivo son
una cosa y los Archivos algo distinto, sin perjuicio
de la relacin entre ellos, la gestin o administracin
aplicada a cada uno de ellos ser diferente y exigir
acciones y planificaciones especficas para los unos
y para los otros. Esto no quita que para la una y la
otra sean simultneas en la prctica y requieran am-
bas la presencia de archiveros y de criterios y meto-
dologa archivsticos, aunque difcilmente podamos
desarrollar una Administracin de Archivos sin una
gestin documental.
Cindonos, ahora, a la administracin de Archivos,
sta parte de una acotacin territorial o institucional
y de una atribucin reglamentaria de competencias.
Su representacin ms amplia y general es un Sistema
de Archivos que no es sino una estructura o platafor-
ma administrativa en la que cada Archivo tiene su si-
tio y est relacionado con los dems y consta no slo
de estas instituciones, sino de rganos consultivos y
ejecutivos, de un cuerpo legislativo y normativo y de
una justa distribucin de recursos tanto econmicos
como profesionales que posibiliten las mayores cotas
de servicio (vv.aa.,1997 ). En una administracin de
Archivos se incluyen planificaciones y actuaciones
que afectan al conjunto de los Archivos del Sistema,
muchas de las cuales exigen una gestin administra-
tiva que corresponde a los rganos del Sistema, son
muchas y variadas, entre otras:
* elaboracin de textos legales, reglamentarios y
normativos,
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* normalizacin de formularios,
* confeccin y difusin de estadsticas,
* aprobacin y publicacin de tablas de valoracin
o calendarios de conservacin y seguimiento de
su aplicacin.
* adquisicin de documentos.
* integracin de Archivos en el Sistema de acuerdo
al procedimiento establecido reglamentariamente.
* control o inspeccin de Archivos.
* implantacin de aplicaciones informticas y di-
seos de sistemas de informacin.
* elaboracin de planes editoriales.
* distribucin de recursos econmicos y humanos.
* planificacin del acceso a los puestos de trabajo y
de la formacin.
* equipamiento y mantenimiento de los edificios e
instalaciones.
* planes generales de reproduccin y de restauracin.
* integracin en planes de gestin de calidad, y
* planificacin y distribucin de subvenciones.
* acciones de cooperacin.
Reconociendo que una administracin de Archivos
tiene una dimensin poltico-administrativa, de ella
no pueden estar excluidos los principios, las normas
y los criterios profesionales, en este caso archivsti-
cos. De aqu la conveniencia de la presencia y cola-
boracin de los archiveros en las administraciones
de Archivos incluso en sus rganos polticos ms re-
presentativos. Actualmente, en Espaa, la Subdirec-
cin General de Archivos Estatales, que es el rgano
sobre el que recae la responsabilidad de los Archivos
dependientes de la Administracin del Estado, est
desempeada por un archivero.
Por lo que respecta a la gestin documental, los mo-
delos tericos y prcticos se multiplican en la actua-
lidad, como bien sabis (Llans, 1993). El origen de
la expresin y del concepto records management se
reconocen a partir de 1941 en Estados Unidos, por
medio de la Society of American archivist, no es sino
la atencin archivstica a los documentos de archi-
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vo desde su creacin, a partir de planteamientos de
economa y eficacia hasta decidir su entrada en los
Archivos. Los profesionales en ese contexto donde
no existen los Archivos hasta despus de la conser-
vacin permanente son los denominados gestores
documentales que nada tienen que ver con los ar-
chiveros. La referida expresin traducida por los
archiveros francfonos canadienses nos lleg como
gestin documental y como planteamiento novedoso
la aceptamos. De la gestin documental se ha dicho
que es una funcin, que es un sistema, que es un
proceso de procesos.
Desde el principio supuso una friccin entre la reali-
dad que representaba y la nuestra me refiero obvia-
mente a la situacin espaola. No exista una equi-
valencia entre la gestin importada y nuestra realidad
archivstica. En nuestro caso, no contbamos con la
figura del gestor de documentos, s la del archivero
responsable de los documentos administrativos y de
los histricos a travs de un proceso documental que
se suceda a lo largo de los Archivos de una red (ofi-
cina, central, intermedio e histrico). La aceptacin
inmediata del trmino fue seguida de un perodo de
asimilacin durante el cual no quedaba claro si ba-
mos a distinguir una etapa de atencin a los docu-
mentos administrativos al margen de los documentos
histricos, vacilando en enumerar las funciones que
integraban la gestin documental. La adecuacin des-
pus de las vacilaciones nos ha llevado, en la prctica,
a una gestin documental integrada que ha favorecido
la desaparicin de la frontera entre los Archivos ad-
ministrativos y los histricos, adaptada a nuestra rea-
lidad archivstica que est teniendo su aplicacin ms
amplia, al asumir una corresponsabilidad ms all de
lo archivstico, a la hora de la implantacin de las Ad-
ministraciones electrnicas.
No olvidemos que entre records y documentos de ar-
chivo hay una gran diferencia. Si el record no va ms
all del documento con vigencia administrativa hasta
alcanzar el momento de la seleccin, el documento de

archivo, en la tradicin hispana, abarca el documento
administrativo y el histrico, es decir no hasta, sino
despus de decidida su conservacin permanente.
La restriccin del primero y la amplitud del segundo,
necesariamente han de marcar una gestin diferente.
Con relacin a la segunda es un proceso continuado
bien desde la creacin, bien desde el ingreso segn
los casos hasta traspasadas las puertas de los Archi-
vos histricos. No siempre acabo de apuntarlo la ges-
tin documental empieza en el mismo momento. No
en vano he dicho desde la creacin de los documentos
o desde su ingreso en el Archivo. Cuando situamos
el principio en la creacin, la gestin documental no
es responsabilidad exclusiva de los archiveros, sino
tambin de los gestores administrativos, de los juris-
tas, de los informticos, en definitiva de las Organiza-
ciones (Cruz, 2006). En ese momento los documentos
no existen, se disean, se planifica su produccin a
partir del reconocimiento de las funciones y de la im-
plantacin de procedimientos administrativos nicos,
adelantndose a ese momento muchas de las funcio-
nes archivsticas, como veremos. A partir de aqu, la
Organizacin o Institucin ha de respaldar todo el
proceso de gestin documental, como ocurre con la
gestin econmica o la urbanstica. Hoy est ocurrien-
do, a la hora de la implantacin de Administraciones
electrnicas que no pueden quedar slo en manos de
informticos. Por ejemplo en Espaa, pueden ser el
proyecto SPIGA en Asturias o el w@andA en Anda-
luca (Heredia, 2006). En estos casos la gestin docu-
mental consigue:
* Desde una etapa de creacin y de planificacin
a partir de la definicin de funciones, de la nor-
malizacin de los procedimientos y del diseo de
los expedientes racionalizar y agilizar la pro-
duccin documental evitando los documentos in-
necesarios, por duplicados o por intiles, y como
consecuencia la reduccin de almacenamientos
costosos y la eficacia, la recuperacin y uso de
los documentos.
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* Anticipar la clasificacin a partir del reconoci-
miento de las familias de funciones.
* Identificar las series, empezando por la fijacin
de denominaciones propias.
* Prever los elementos indispensables, datos y me-
tadatos, para la identificacin de los documentos
y su posterior representacin.
* Adelantar la valoracin y prever la conservacin
o la eliminacin y sus plazos.
* Controlar la conservacin fsica a partir de la ne-
cesaria migracin de documentos.
* Agilizar la tramitacin administrativa.
* Generalizar y rentabilizar el uso y utilidad de los
documentos a partir de un acceso controlado que
garantice la seguridad, integridad y autenticidad
de los documentos.
* Cuantificar y medir los servicios a la Administra-
cin y a los ciudadanos para mejorar la calidad.
* Garantizar la seguridad jurdica, la transparencia
de la Administracin y los derechos de los
ciudadanos.
As las cosas, la gestin documental no es respon-
sabilidad exclusiva de los archiveros y, por lo tanto,
no responde nicamente a criterios, funciones, pro-
cesos y tcnicas archivsticas, aunque stos resulten
prioritarios. Exige un respaldo institucional y deter-
minan una integracin en la gestin administrativa,
con etapas donde predominan los criterios adminis-
trativos y otras que pueden reconocerse como neta-
mente archivsticas, sin faltar las que suman crite-
rios y posiciones. Entre las primeras, el diseo de
los procedimientos y su tramitacin administrativa;
entre las segundas, sin duda, la descripcin; entre
las terceras, las transferencias y los otros ingresos y
salidas y la valoracin. Requiere integracin de fun-
ciones archivsticas y administrativas, auxiliadas
por las tecnologas de la informacin y, por tanto,
corresponsabilidad entre archiveros, gestores admi-
nistrativos, ingenieros de procesos e informticos. La
importancia de la gestin documental reside en que
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est presente, por transversal, en todas las dems
gestiones de las Organizaciones.
En la gestin documental estn integradas todas las
funciones archivsticas reconocidas de antiguo no
slo las tradicionales de recoger, conservar y servir
sino las que afectan al tratamiento documental y to-
das aquellas nuevas o dimensionadas como la valo-
racin. Eso s, siempre interrelacionadas y en el mar-
co de la racionalizacin y de la normalizacin no
slo hay que normalizar la descripcin con fines de
economa y eficacia en aras del servicio. No olvide-
mos nunca que nuestro objetivo ltimo es el servicio
que hay que cuantificar y este servicio es difcil
que se articule sin archiveros.
Insistiendo en las funciones que integran la gestin
documental, la primera, la de creacin, a pesar de no
estar generalizada, es una funcin de planificacin
compartida, interdisciplinar en la que los archiveros
representan un papel importante, aunque no exclu-
sivo y en la que los documentos todava no existen.
A esta primera etapa se adelantan hoy muchas de las
funciones de exclusiva competencia de los archive-
ros como la clasificacin, la descripcin y, tambin,
la valoracin. Lo que s est claro es que la gestin
documental, ya sea referida a los documentos en
papel o a los electrnicos, no debe empezar por la
recepcin en el Archivo de documentos intiles, so-
brantes en las oficinas y para tirar.
La gestin documental atae por igual a todos los do-
cumentos pblicos de cualquier Administracin sin
distincin entre documentos administrativos y do-
cumentos histricos. Es un proceso continuado que
empieza en la concepcin de los documentos y no
termina a la entrada de los Archivos histricos sino
que contina despus de decidida la conservacin
permanente, una vez traspasadas las puertas de di-
chos repositorios.
48 / Antonia Heredia Herrera
Del mismo modo que dentro de muchas Adminis-
traciones, ya lo hemos dicho antes, hay una gestin
econmica, una gestin urbanstica, una gestin de
recursos humanos, una gestin sanitaria, hay tam-
bin una gestin documental y as como para todas
ellas existen unidades de gestin especficas, con
asignacin de recursos, con delimitacin y planifica-
cin de actuaciones, con procedimientos y procesos
propios y reconocidos, con finalidades y objetivos,
con control de funcionamiento y con medida de su
calidad, los documentos y los Archivos no pueden
ser ajenos a estos planteamientos.
Es cierto tambin que no todas las Organizacio-
nes son conscientes de la importancia de la ges-
tin documental y la ignoran, empezando por no
reconocer a los archiveros y pensando que los
Archivos son un lujo. Pero, a pesar de esto, el
archivero desde el Archivo, puertas adentro, ha
de plantearse una gestin documental que, cier-
tamente no traspasa como en el caso de la que
venimos hablando las paredes del Archivo, ni
cuenta con el respaldo institucional. En estos ca-
sos, la gestin documental empieza a partir del
ingreso de los documentos que ha de gestionar a
partir de las funciones archivsticas reconocidas
con vistas, siempre, a la rentabilidad y servicio
de los documentos, que es el objetivo ltimo de
cualquier modalidad de gestin documental.
Si para la administracin de Archivos enumerba-
mos actuaciones y planificaciones, para la gestin
documental tambin hemos de hacerlo recurriendo,
sobre todo, a las funciones archivsticas reconocidas.
Para ellas son muchos los que reclaman novedad y
sin duda que algunas lo son y tambin es cierto que
las dems se han renovado sensiblemente. Las hay,
aparentemente, nuevas, porque ya existan sin las
denominaciones de hoy, es el caso de la valoracin y
seleccin, y nuevas propiamente dichas, como la de

creacin de la que ya hemos hablado y de la que in-
sistimos no es plenamente una funcin archivstica
como otras, por cuanto va a exigir una interdiscipli-
nariedad y una corresponsabilidad que excede la ex-
clusiva competencia y metodologa archivsticas. La
creacin en Archivstica, entiendo, no es produccin
de los documentos de archivo aunque se confundan
cuando se identifican. A este respecto no puedo re-
sistir la tentacin de comentar algo que me preocupa
y que afecta a la identidad archivstica. La traduc-
cin espaola de la ISO 15489 no deja de sustituir
produccin por creacin y como consecuencia paa a partir de la identificacin y valoracin de las
no deja de hablar de organizaciones/entidades crea-
doras de documentos que no productoras. Y ocurre
que, frente a los libros, siempre habamos afirmado
que los documentos de archivo no se crean sino que
se producen, inevitablemente, de aqu la aplicacin
del principio de procedencia y la necesidad de recu-
rrir al productor que no al creador.
En definitiva, la mayora de las funciones que han
de reconocerse en la gestin documental vienen de
antes y es bueno estimarlas como tales. Lo novedoso
para el conjunto de todas ellas es la integracin nin-
guna puede acotarse, aplicarse sin contar con las de-
ms, con independencia de reconocer las identida-
des respectivas y es tambin novedoso el cambio
de posicin para algunas en relacin a las dems ya
veamos el adelantamiento de algunas al momento
de creacin. Para todas la implementacin es un
hecho baste pensar en la valoracin y en la des-
cripcin y ni qu decir sobre que todas necesitan
de la normalizacin y de la aplicacin de las nuevas
tecnologas. A este respecto, y para terminar, algn
comentario sobre dos de las funciones emblemticas
por indispensables y especficas de la Archivstica,
me refiero a la valoracin y a la descripcin.
Son quiz las funciones en las que la evolucin ha
sido ms palpable. Hemos pasado del expurgo
como accin unilateral del archivero a un proceso
de valoracin y seleccin articulado a partir de una
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amplia corresponsabilidad (archiveros, gestores ad-
ministrativos, juristas, informticos, ciudadanos) de
aqu que el temor manifestado por la corriente post-
modernista deja de tener sentido cuando atribuye
al archivero el poder para configurar el Patrimonio
histrico. La decisin sobre la vida o la muerte de los
documentos, actualmente, es una accin colegiada.
La evolucin de esta funcin afecta tambin a la di-
versificacin de modelos a la hora de su aplicacin
de los que son significativos el defendido por Terry
Cook de la macrovaloracin, o el empleado en Es-
series documentales (Heredia, 2003).
En cuanto a la descripcin como representacin
de los documentos de archivo hemos pasado de la
discrecionalidad a la normalizacin a partir de la
ISAD(G). Ms an, a partir de las otras cuatro nor-
mas que directamente afectan a la referida funcin
(ISAAR cpf., ISDF, ISIAH, amn de la que est por
venir sobre los contenidos documentales). El gran
cambio vino de la mano de la ISAD(G) al centrar su
atencin ms en la funcin que en los instrumentos
de descripcin y dando las reglas para la uniforma-
cin de la misma. Han pasado siete aos desde la
segunda versin de la ISAD(G) y la descripcin sigue
evolucionando. Prueba de ello son las normas que
hemos citado que directamente le afectan. En este
momento la descripcin se ha ampliado sensible-
mente. La descripcin ya no es monopolio de los do-
cumentos de archivo. Ahora nos toca describir, junto
a los documentos, sus contextos (agentes, funciones,
custodios, contenidos). De una descripcin unifor-
me, pero plana, lineal, que nos ofreca la ISAD(G)
pasaremos a una descripcin con ms profundidad,
con ms perspectiva (Heredia, 2008) y pretendida-
mente de mayor inters para los usuarios.
Esta implementacin, esta evolucin, a la que debe-
mos estar abiertos, no deben hacernos perder nues-
tra identidad archivstica.
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