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Guia Tecnica Inventario 2010
Guia Tecnica Inventario 2010
1. Finalidad
2. Alcance
La presente gua es de aplicacin en todas las dependencias (DISA, DIRESA, GERESA, Red,
Microrred, otros) y establecimientos de salud (Hospital, Instituto Especializado, CLAS, Farmacias
Institucionales, Centros y Puestos de Salud. Almacn y Sub-almacenes) que tengan existencias
fsicas de productos farmacuticos y afines.
3. Base legal
4. Disposiciones Generales
4.1 El Inventario de las Existencias Fsicas, consiste en constatar la existencia o presencia real de
los productos farmacuticos y afines, en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en
custodia temporal as como verificar el estado de los mismos.
4.2 La responsabilidad de efectuar los Inventarios Fsicos es del Director de OGA y del Director de
Logstica.
4.3 Se realiza un inventario de tipo masivo al barrer, que incluye a todos los productos
farmacuticos y afines almacenados y en custodia temporal, incluyendo los vencidos,
deteriorados y rotos. El quipo designado procede a efectuar el inventario empezando por un
punto determinado, continuando el control de todos los productos farmacuticos y afines, sin
excepcin alguna.
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4.4 El inventario ser cerrado, esto con el objeto de facilitar su ubicacin, verificacin y conteo
rpido de los productos farmacuticos y afines.
4.5 Para el levantamiento del Inventario de Existencias Fsicas se usar los formatos del Anexo N
1 Formatos para el Conteo Fsico de Productos Farmacuticos y Afines (anexo a la presente
gua).
4.8 El Informe Final del Inventario Fsico, ser entregado al Director de Administracin con copia al
Director de Logstica y al Jefe de Almacn de Logstica, o los que hagan sus veces de las
correspondientes DIRESA / DISA / GERESA, firmados por los miembros integrantes de la
Comisin de Inventario, as como por los responsables del almacenaje y/o custodia de los
Productos Farmacuticos y Afines.
4.9 Se recomienda efectuar conciliaciones mensuales entre el stock fsico del SISMED y el krdex
del SIGA, a fin de contar con informacin confiable y oportuna.
5.1 Organizacin
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Un Representante de la oficina de Administracin, quien la presidir.
Un Representante de la Direccin de Logstica.
Un Representante de la Direccin de Economa.
Un Representante de la Direccin de Medicamentos o de Farmacia, segn corresponda.
Un Representante de la Oficina de Control Interno, quien acta como observador para
evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos.
5.1.4 Estas comisiones deben firmar una Acta de instalacin con los miembros designados para
dicha actividad, en donde participaran para:
Sub-Almacenes
El Jefe de la Red o Microred de salud de la jurisdiccin del sub-almacen, quien la
presidir
El responsable de las funciones administrativas
Un personal de salud de la red, micro red.
En el caso de que el sub-almacn pertenezca directamente a la DISA/DIRESA/GERESA la
toma de inventario la realizar la comisin de la DISA/DIRESA/GERESA.
5.1.7 Ordenamiento: Los productos farmacuticos y afines almacenados y/o custodiados deben
estar ordenados por lotes y fecha de vencimiento, e identificados con su respectiva tarjeta
de control visible, de tal manera que faciliten la verificacin y conteo.
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5.1.8 La Direccin de Medicamentos en coordinacin con la Direccin General de Salud de las
Personas de la DISA/DIRESA/GERESA y los coordinadores para el caso de las
Intervenciones Sanitarias de Tuberculosis y ITS VIH/SIDA determinaran en cada
establecimiento de salud donde se brinde tratamiento de estos (consultorios de enfermera,
consultorios de las estrategias, entre otros), el nmero de pacientes en tratamiento y la
cantidad necesaria para el tratamiento completo de cada paciente. Los medicamentos que
resulten sobrantes de este anlisis sern devueltos a la Farmacia del establecimiento para
la toma de inventario respectivo. La comisin de inventario determinar el tratamiento de
dichos sobrantes.
5.1.10 Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valorada y Control Visible) deben estar
ordenadas y con sus registros actualizados a la fecha del corte.
5.1.11 Los Productos Farmacuticos y Afines recepcionados durante la toma de Inventario Fsico,
sern ubicados en la zona de cuarentena e ingresarn al almacn cuando concluya el
inventario.
Si existiera la necesidad urgente de la utilizacin de estos productos se distribuirn con
gua provisional manual, posteriormente se ingresarn dichos productos con la
documentacin respectiva y se regularizar la distribucin con la Gua de Remisin
respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico.
Si fuera el caso de la necesidad urgente de la utilizacin de los productos que si forman
parte del stock existente, estos productos formarn parte del inventario y se distribuirn con
gua provisional manual y posteriormente se regularizar la distribucin con la Gua de
Remisin respectiva, una vez que concluya el proceso de Inventario Fsico.
Asimismo, se deber coordinar con el establecimiento solicitante que no contabilice en el
inventario el ingreso de estos productos farmacuticos y afines en trnsito hasta que no
cuenten con la Gua de Remisin correspondiente.
5.1.12 Los Productos Farmacuticos y Afines, pendientes de atencin con Guas de Remisin y
PECOSA numerada y valorizada, que no fueron retirados por los usuarios, son
reingresados al stock e inventariados, anulndose los documentos respectivos.
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5.2 Procedimiento de Inventario
5.2.2 Registro
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5.2.3 Valorizacin
5.2.4 Anlisis
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de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se registrara la salida del bien
faltante.
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GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMATO N 1
Este formato le servir de gua para realizar el conteo fsico en los establecimientos de salud a la
comisin de toma de inventarios 2009. Para ello se debe tener en cuenta ciertas consideraciones:
2. Dichos formatos podrn ser impresos a travs del sistema SISMEDV2.01 en el cual se consignar
preimpreso el cdigo y la descripcin de los productos, segn los tems que maneja cada
establecimiento de salud con la finalidad de facilitar el conteo fsico.
En la primera parte se ingresa el cdigo SISMED del producto farmacutico y afn y su respectiva
descripcin del producto en Denominacin Comn Internacional (DCI). Estas dos columnas
debern estar impresas para facilitar el conteo a la comisin. De no ser el caso la Direccin de
Medicamentos o quien haga sus veces facilitar a la comisin el Catalogo del SISMED con sus
cdigos y descripciones completas de los productos farmacuticos y afines.
En la siguiente columna se registrar el conteo fsico total (incluye productos farmacuticos y afines
no vencidos, vencidos y alterados/rotos.
En la segunda parte se registrar el detalle del conteo fsico, las cantidades con todos sus lotes,
registros sanitarios y fechas de vencimientos respectivos. Este registro incluye los productos
vencidos los cuales sern determinados por el sistema SISMEDV.01 al momento de ingresar el
inventario fsico a dicho sistema. Siguiendo el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de
Amoxicilina 500mg tabletas
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En la tercera parte se registrar el detalle del conteo fsico, de las cantidades que se hayan
encontrado alterados, rotos, deteriorados, con su lote y fecha de vencimiento respectivo. Siguiendo
el ejemplo anterior de conteo fsico de 1000 tabletas de Amoxicilina 500mg tabletas.
En resumen:
Si la comisin tuviera dudas sobre aspectos tcnicos del producto solicitar asesoramiento tcnico
del Qumico Farmacutico de la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces.
Posteriormente la Direccin de Medicamentos o quien haga sus veces remitir a DIGEMID dichos
productos sin cdigos para su verificacin y/o actualizacin del Catalogo SISMED.
5. Esta gua tambin servir para el conteo fsico del Formato N 1 B de productos farmacuticos y
afines de DONACION:
6. Los formatos sern firmados por la comisin de inventario y sern remitidos en caso de que no
cuenten con sistema, al punto de digitacin de su jurisdiccin para el registro respectivo en el
aplicativo SISMEDV2.01. En el caso de que el establecimiento cuente con el SISMEDV2.01 ser
registrado por dicho establecimiento.
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