Gua para la elaboracin de las Actas de Entrega:

1. Norma que regula las actas de Entrega

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2. Quines son los responsables de la elaboracin de las Actas?

Deber de hacer entrega

Artculo 3.

Todo servidor pblico que administre, maneje o custodie recursos o bienes pblicos, al cesar en su
empleo, cargo o funcin deber entregar formalmente el rgano, entidad, oficina o dependencia de
la cual sea responsable.

Materializacin de la entrega
Artculo 4.

La entrega se efectuar mediante acta elaborada por el servidor pblico saliente en la fecha en que
el servidor pblico que lo sustituya en sus funciones tome posesin del cargo, o en un plazo que no
exceder de tres (3) das hbiles contados a partir de la toma de posesin.

Si para la fecha en que el servidor pblico saliente se separa del cargo no existiere nombramiento
o designacin del funcionario que lo sustituir, la entrega se har al funcionario pblico que la
mxima autoridad jerrquica del respectivo ente u organismo designe para tal efecto.

3. Contenido del Acta

Artculo 10
El acta de entrega deber contener lo siguiente:

1) Lugar y fecha de la suscripcin del acta.

2) Identificacin del rgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.

3) Identificacin de quien entrega y de quien recibe.

4) Motivo de la entrega y su fundamentacin legal.

5) Relacin de los anexos que acompaan al acta y que se mencionan en los artculos 11 al 17 de
las presentes Normas, segn sea el caso, con mencin expresa de que forman parte integrante del
acta.

6) Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.

Ver en el formato de Acta de entrega anexo las referencias indicadas en el Artculo 10

Documento de
Microsoft Office Word 97-2003
Al momento de la suscripcin se deber eliminar los nmeros referenciados, ya que slo
son para guiar a los servidores pblicos que estn elaborando y suscribiendo el acta.

4. Anexos del Acta

Artculo 11
El acta de entrega a que se refiere el artculo anterior deber acompaarse de los anexos
siguientes:

1) Estado de las cuentas que refleje la situacin presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando
sea aplicable.

2) Mencin del nmero de cargos existentes, con sealamiento de si son empleados u obreros,
fijos o contratados, as como el nmero de jubilados y pensionados, de ser el caso.

3) Inventario de los bienes muebles e inmuebles.

4) Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente.

5) ndice general del archivo.

6) Cualquier otra informacin o documentacin que se considere necesaria.

Hoja de clculo de
Microsoft Office Excel 97-2003
5. Otros anexos del Acta de Entrega:

Artculo 12

Unidades Administradoras

El acta de entrega correspondiente a una unidad administradora, deber acompaarse, adems de

los anexos mencionados en el artculo 11 de las presentes Normas, de los anexos que establezca
el Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Sobre el
Sistema Presupuestario.

Ver Artculo 53 del Reglamento N1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector
Pblico, Sobre el Sistema Presupuestario:
Artculo 53. Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad administradora
cese en el ejercicio de sus funciones, se suscribir un acta que seale:

1. Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora.

2. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestin

3. Estados bancarios actualizados y conciliados. (SI APLICA)

4. Lista de comprobantes de gastos. (PEGAR PANTALLAS SAP DONDE SE

EVIDENCIE LA COINCIDENCIA ENTRE
EXTRACCIN DE EJECUCIN
PRESUPUESTARIA Y LO ESPECIFICADO EN
EL NUMERAL 1 DEL ARTCULO 7)

5. Cheques emitidos pendientes de cobro. (SI APLICA)

Artculo 13

Otros Anexos del Acta: rganos o Entidades que Manejan Ramos Especficos
Al acta de entrega correspondiente a las oficinas o dependencias de los rganos o entidades
previstos en el artculo 5 de estas Normas a quienes corresponda el manejo de ramos especficos
se incorporar, adems de los anexos previstos en el artculo 11 de estas Normas, el detalle de lo
liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudacin de
aos anteriores.

Artculo 14

Otros Anexos del Acta: rganos de Control Fiscal

En el caso especfico del acta de entrega correspondiente a los rganos de control fiscal, se
deber incorporar adems de los anexos previstos en el artculo 7 de estas Normas, la relacin de
los expedientes abiertos con ocasin del ejercicio de la potestad de investigacin, as como de los
procedimientos administrativos para la determinacin de responsabilidades segn las disposiciones
contenidas en el Ttulo III de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, con indicacin del estado en que se encuentran.
Los anexos especificados en los Artculos 15, 16 y 17 no aplican en el mbito del Concejo
Municipal de Chacao.

6. Datos e Informacin que deben Incluirse en los Anexos

Artculo 18

Los anexos del acta de entrega debern incluir datos e informacin, con fecha de corte al momento
del cese en el ejercicio del empleo, cargo o funcin pblica del funcionario o empleado que
entrega.

Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como
cuantitativamente.

IMPORTANTE:

7. Si no se cumple con algn anexo indicado en los artculos 10,11,12,13,y/o 14, el acta deber
contener:

Artculo 19

Inexistencia de la Informacin Requerida

Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos, no contengan la informacin o los
documentos requeridos en los artculos 10 al 17 de las presentes Normas, segn corresponda, se
dejar constancia de tal condicin y de los motivos que impidieron su incorporacin.

8. Errores, Deficiencias u Omisiones

Artculo 20

En el acta de entrega se especificarn los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el

levantamiento de la misma, as como cualquier otra situacin que sea necesario sealar en
resguardo de la delimitacin de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe.

9. Plazo para entregar el Acta a la Direccin de Auditoria Interna

Artculo 21

Original y Copias del Acta y sus Anexos

El acta de entrega y sus anexos se elaborarn en original y tres (3) copias certificadas. Una vez
suscrita el acta, el original se archivar en el despacho de la mxima autoridad jerrquica del
rgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega; una (1) copia certificada se
entregar al funcionario o empleado que recibe; una (1) al funcionario o empleado que entrega; y
una (1) a la unidad de auditora interna del rgano o entidad, dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes de la fecha de suscripcin de la mencionada acta.