OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE LOS

ÓRGANOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS
RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
(Modelo Propuesto para que sea considerado y aprobado por la Administración Activa de
FONDEMIR)

INTRODUCCION:

Éste instructivo pretende servir de guía y apoyo para la elaboración del acta de entrega y
sus respectivos anexos por parte de cada una de las áreas que conforman el fondo de
desarrollo económico del estado miranda (FONDEMIR), en concordancia con las normas
señaladas en la Resolución n° 01-00-000162 de la Contraloría General de la República de
fecha 27 de julio de 2009 publicada en la gaceta oficial n° 39.229 de fecha 28 de julio de
2009, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, Gaceta Oficial n° 6.013 Ext. del 23 de diciembre de 2010; Reglamento N° 1
de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema
Presupuestario, Gaceta Oficial Ext. N° 5.781 del 12/08/2005 y Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública Entrega de los Órganos y Entidades
de la Administración Pública, Gaceta Oficial N° 5890 Ext. 31 de julio de 2008.

ENTREGA DE LOS ÓRGANOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:

La entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas

oficinas o dependencias se realizará mediante Acta de Entrega que se elaborará,
presentará y verificará de acuerdo con las Normas establecidas por la Contraloría General
de la República mediante la resolución N° 01-00-000162.

¿QUIENES DEBERÁN ELABORAR ACTA DE ENTREGA?:

Los responsables de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus

respectivas oficinas o dependencias, entendidos estos por el Presidente de la Institución,
en su condición de máxima autoridad jerárquica y los gerentes, jefes, coordinadores o
autoridades de cada departamento, sección o cuadro organizativo especifico que
administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos.

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Corresponderá también a la máxima autoridad jerárquica, la elaboración del Acta
respectiva, en los casos de supresión, fusión, o división de órganos, entidades, oficinas o
dependencias del Organismo.

¿QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE ENTREGA?

El Acta de Entrega y deberá contener los siguientes elementos:

- Lugar y fecha de suscripción del acta.

- Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
- Identificación de quien entrega y quien recibe.
- Motivo de la entrega y su fundamentación legal. (Ver Modelo de acta de entrega
anexo)
- Relación de los anexos que acompañan al acta, con mención expresa de que
forman parte integrante del acta.
- Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.

ESTRUCTURA DE LOS ANEXOS DEL ACTA DE ENTREGA

INFORMACIÓN GENERAL

- Identificación del ente.

- Informe de Gestión del Presidente. (Cuando sea la entrega del Organismo)
- Relación de Archivo de presidencia y de las Actas de Asamblea y Junta Directiva.

INFORME DE GESTIÓN DE CADA ÁREA

- Identificación del área.

- Ubicación Física del área.
- Estructura organizativa vigente, objetivos y funciones del área.
- Relación del Personal fijo y contratado del área.
- Inventario de Mobiliario y Equipos asignados al área.
- Programas y proyectos que maneja el área y su situación al momento de entrega.
- Situación de ejecución del Plan Operativo Anual del último ejercicio fiscal de cada
área, resaltando metas programadas y logros alcanzados al momento de entrega.

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También deberá hacerse mención a las metas programadas para el siguiente
ejercicio fiscal. (Si fuese el caso)
- Contratos y convenios que administra cada área y su situación al momento de
entrega. (Relación y estatus de cada contrato)
- Recomendaciones que permitan garantizar la adecuada continuidad administrativa
de la gestión de cada área.
- Índice y ubicación física de los archivos del área.

ANEXOS (Para el caso de la Entrega del Ente y/o Área respectiva)

1. Información Financiera: para la fecha de traspaso de la administración, (bajo la

responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas)
2. Estados financieros Auditados
3. Relación de las cuentas bancarias con sus saldos conciliados a la fecha de
entrega.
4. Situación de tesorería, saldos de cajas a la fecha de entrega, soportados por
arqueos practicados e identificados sus responsables
5. Relación de inversiones temporales y sus respectivas colocaciones (si las
hubiere).
6. Declaración expresa de que todo el pasivo, tanto a corto como mediano y largo
plazo está registrado y ha sido contratado en estricta sujeción a las leyes de la
República.
7. Relación de los compromisos causados y pendientes de pago correspondientes al
ejercicio fiscal y compromisos no causados en dicho ejercicio.
8. Relación de anticipos dados a cuenta de ejecución de contratos y que estén
pendiente de amortización.
9. Relación de cuentas por cobrar más resaltantes a corto plazo y detalle de posibles
contingencias en el cobro de las mismas.
10. Relación de las obligaciones contraídas con otras instituciones, contratistas y
proveedores de bienes y servicios y su situación a la fecha de corte.
11. Relación detallada de obligaciones por concepto de retenciones efectuadas a
contratistas de acuerdo a disposiciones contractuales.
12. Relación detallada de retenciones de impuestos, seguro social y demás aportes
patronales pendientes de pago.

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13. Información sobre la existencia de pasivos contingentes y su posible incidencia
sobre la situación económica y financiera del ente.

14. Información Presupuestaria para la fecha de traspaso de la administración, (bajo

la responsabilidad de la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Control de
Gestión) en la misma se deberá especificar:

1. Presupuestos aprobados para los ejercicios fiscales

2. Información acerca de la ejecución física y financiera del presupuesto para los
ejercicios fiscales (Presentación del Último Trimestre acumulado).
3. Modificaciones presupuestarias para el período.
4. Ejecución Físico Financiera del Ejercicio Fiscal.
5. Memoria y Cuenta de FONDEMIR último ejercicio fiscal.

15. Información de Recursos Humanos para la fecha de traspaso de la

administración y el último ejercicio económico anterior a la fecha de entrega (bajo
la responsabilidad de la Unidad de Administración y Finanzas y Coordinación de
Recursos Humanos)

1. Relación de empleados y obreros adscritos al ente, que contendrá nombre,

cédula de identidad, denominación del cargo, tipo, condición o estatus del
empleado y totalización de la cantidad de cargos, así como del personal
jubilado y pensionado, (si los hubiere).
2. Registro de cargos Presupuestados para el 2007.
3. Copia de las respectivas nóminas de pago al cierre del último mes anterior al
Acta de Entrega.
4. Situación actual de las obligaciones laborales (Seguro Social, Ley de Política
Habitacional, Prestaciones Sociales etc.)
5. Pasivos Laborales pendientes de pago y comentarios sobre los mismos.
6. Relación de Archivo de Expedientes de Personal Activo y No Activo del
Instituto.

16. Inventarios de Bienes para la fecha de traspaso de la administración y el último

ejercicio económico anterior a la fecha de entrega (Gerencia de Administración y
Finanzas)

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1. Relación de bienes inmuebles del organismo con la información legal

correspondiente (adquisición, alquiler y/o comodato)
2. Relación de bienes muebles y equipos del organismo, con indicación de
cantidad, estado y ubicación física.
3. Información expresa de todos aquellos casos en que algunos de los activos se
encuentren pignorados, gravados o dados en prenda.

17. Litigios, casos judiciales o extrajudiciales para la fecha de traspaso de la

administración y el último ejercicio económico anterior a la fecha de entrega
(Consultoría Jurídica)

1. Descripción y evaluación de los litigios, demandas y otras reclamaciones de

naturaleza judicial o extrajudicial en que se encuentre involucrado FONDEMIR,
ya sea en condición de demandante o demandado. Así mismo deberá
expresar si existen otras reclamaciones, convenios, negociaciones o
contingencias que pudieran afectar directa o indirectamente la situación
financiera del organismo.

18. Contrataciones Públicas y Planificación de Compras en trámites para el

momento de la entrega (Comisión de Contrataciones Públicas, Gerencia de
Administración y Finanzas)

1. Relación de las Contrataciones Públicas y procesos de contratación de bienes

y servicios en trámite y su situación al momento de la entrega.
2. Programación de Compras remitida al Servicio Nacional de Contrataciones
para el ejercicio fiscal.

19. En caso de Omisión de la entrega formal mediante acta:

1. Cuando el servidor público saliente no cumpla con la obligación de hacer la
entrega formal del órgano, entidad, oficina o dependencia, mediante el acta
a que se refiere el Artículo 4, corresponderá al servidor público entrante, o
la persona que haya sido designada por la máxima autoridad jerárquica del
organismo o entidad para recibirla, levantar acta detallada, con asistencia
de dos testigos, y del auditor interno del organismo entidad, en la cual

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dejará constancia del estado en que se encuentren los asuntos, bienes y
los recursos asignados, y se especificarán los errores, deficiencias u
omisiones que se advirtieren, así como cualquier otra situación que sea
necesario señalar en resguardo de la delimitación de responsabilidades de
quien recibe.
El servidor público entrante, o la persona que haya sido designada por la
máxima autoridad jerárquica para recibirla, una vez suscrita el acta remitirá
copia certificada a la unidad de auditoría interna del órgano o entidad, para
que ejerza las acciones que correspondan, en aplicación de lo dispuesto en
la ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.

Otros aspectos a considerar:

1. Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto

cualitativamente como cuantitativamente.
2. El Acta de Entrega y sus anexos deberán estar debidamente foliados.
3. Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos, no contengan
la información o los documentos requeridos se dejará constancia de tal
condición y de los motivos que impidieron su incorporación.
4. En el acta de entrega se especificarán los errores, deficiencias u omisiones
que se advirtieren en el levantamiento de la misma, así como cualquier otra
situación que sea necesario señalar en resguardo de la delimitación de
responsabilidades de quien entrega y de quien recibe.
5. Deberá también hacerse mención de aquellos hechos y situaciones que
afectan la Administración del Organismo y que sean necesarios para explicar,
complementar o ampliar la información cuya omisión podría dar lugar a
interpretaciones equivocadas. Igualmente deberán expresarse las restricciones
o limitaciones que existan para cumplir con las normas de entrega señaladas.
6. Deberá presentarse Información sobre la existencia de activos y pasivos
contingentes y su posible incidencia sobre la situación económica y financiera
del Ente.

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7. La redacción será con un Leguaje claro, preciso y directo, evitando en lo
posible el uso excesivo de términos técnicos, para que su compresión sea fácil
y no solo para especialista en el área.
8. El texto deberá ser escrito en tercera persona del singular o plural, separados
en párrafos cortos y con una secuencia y coherencia lógica.
9. Párrafos sin sangrías, con mayúsculas en la primera letra y evitando su uso
excesivo o escribir palabras con letras todas en mayúsculas. Debe evitarse
también el uso excesivo o escribir abreviaturas, siglas y símbolos por muy
conocidos que sean, para que no se pierda la coherencia del texto. Las
oraciones deben redactarse en forma descriptiva, resumida e integrada,
evitando largas y monótonas enumeraciones de datos o relatos de sucesos.
10. La información presentada debe ser objetiva, precisa y relevante, utilizado
cifras globales con el mayor grado de exactitud, en especial las metas físicas y
financieras alcanzadas durante el año y las propuestas para el año siguiente.
Debe suprimirse lo superfluo, remitiendo a los anexos la información
complementaria.
11. La fuente de escritura deberá ser Arial, estilo normal, tamaño 11.
12. Los márgenes deben ser suficiente para permitir la reproducción (margen
superior 2,2; margen inferior 2.2; margen izquierdo 3,5; margen derecho 2,0 )
13. El Acta y sus anexos deberán estar identificados mediante un índice de
contenido y constituidos por tomos en función del volumen de los mismos y
todas sus páginas deberán estar foliadas y avaladas mediante media firma de
quienes suscriben el acta.
14. El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres (3) copias
simples. Una vez suscrita el acta, el original se archivará en el despacho de la
máxima autoridad jerárquica del órgano o entidad, o en la oficina o
dependencia que se entrega; una (1) copia certificada se entregará al
funcionario o empleado que recibe; una (1) al funcionario o empleado que
entrega; y una (1) a la Oficina de Auditoría interna de FONDEMIR, dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción de la
mencionada acta.
15. Cualquier duda que surja podrá ser consultada con la Unidad de Auditoría
Interna.

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16. Observaciones al acta por el servidor público que recibe: El servidor
público que recibe el órgano, entidad, oficina o dependencia, que con
posterioridad a la suscripción del acta de entrega, tenga observaciones sobre
el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la potestad de
investigación y, de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la
determinación de responsabilidades, las informará por escrito al órgano de
control fiscal competente dentro de los ciento veinte (120) días hábiles
siguientes a la fecha de la referida suscripción.
Las observaciones que se formulen al acta de entrega de una unidad de
auditoría interna se remitirán al órgano de control fiscal externo competente y
las del acta de entrega de la Contraloría General de la Fuerza Armada
Nacional Bolivariana o de un órgano de control fiscal externo se remitirán a la
Contraloría General de la República.

17. Verificación del acta: Corresponderá a la unidad de auditoría interna la

verificación de la sinceridad exactitud y observaciones que se formulen al acta
de entrega, sin perjuicio del ejercicio de las demás funciones de control,
vigilancia y fiscalización y de las potestades investigativas y sancionatorias que
puede ejercer, así como de las competencias de los órganos de control fiscal
externo.
Los resultados de la verificación se harán constar en un informe suscrito por el
titular del órgano de control fiscal competente, el cual remitirá un ejemplar a
quien entregó y otro a quien recibió.

18. Pérdida, deterioro o menoscabo del patrimonio público: Si de la

verificación de la sinceridad y exactitud del acta de entrega se determinaren
actos hechos. o situaciones que pongan en peligro de pérdida, deterioro o
menoscabo el patrimonio de los órganos, entidades, oficinas o dependencias,
según sea el caso, el titular del órgano de control fiscal competente informará
de estas circunstancias a las autoridades administrativas correspondientes, a
fin de que se ejerzan las acciones correctivas a que haya lugar.
En caso de existir méritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de
actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, daños

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causados al patrimonio público o la procedencia de acciones fiscales, se
ejercerá la potestad de investigación, de conformidad con lo previsto en el
Artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal y, de ser el caso, se dará inicio al
procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades,
previsto en el Capítulo IV del Título II de la citada Ley.

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MODELO DE ACTA DE ENTREGA

A C T A

En la ciudad de Caracas, a los xxxxx (xx) días del mes de xxxx del dos mil , siendo las
xx:xx de la mañana (xxxx a.m) se reunieron en la Sede , los ciudadanos:
XXXXX XXXXX XXXX, venezolano, mayor de edad, profesión xxxxxx, de este domicilio y
titular de la Cédula de Identidad N° V-xxxxxxxx, en su condición de (Cargo) (saliente) de
FONDEMIR , según designación aprobada por Punto de Cuenta al Presidente
de FONDEMIR y/o JUNTA Directiva en el Punto de Cuenta N° CD-xx-xx-xx Reunión xx de
fecha xx/xx/xxxx; y por otra, XXXX XXXX XXXX , venezolano, mayor de edad, de
profesión xxxx, de este domicilio y titular de la Cédula de Identidad N° V-xxxxxxx en su
condición de xxxxxx (entrante) FONDEMIR, según designación aprobada por Punto de
Cuenta al Presidente de FONDEMIR y/o Junta Directiva en el Punto de Cuenta N° CD-xx-
xx-xx Reunión xx de fecha xx/xx/xxxx, con el propósito de entregar por parte de la
autoridad saliente y recibir la autoridad entrante la administración de la xxxxxxxx
FONDEMIR, El presente acto se efectúa por aplicación de la Resolución N°
01-00-247 de la Contraloría General de la República de fecha 04 de noviembre de 2005
publicada en la Gaceta Oficial N° 38.311 . Se incorporan para que formen parte de la
presente acta, la siguiente documentación:
Anexos A, B, C… en xxx folios.
Se hacen cuatro (04) ejemplares de un mismo tenor y un solo efecto.

Nombre completo del saliente Nombre completo del entrante

V-xxxxxxxx V-xxxxx

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