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NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE LOS RGANOS DE LA

ADMINISTRACIN
PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA
N 01-00-000162 Caracas, 27 JUL. 2009
CLODOSBALDO RUSSIN UZCTEGUI
Contralor General de la Repblica
De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 289 de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, en concordancia con los Artculos 14,
numerales 1 y 10; y 33, numeral 1 de la Ley Orgnica de la Contralora General
de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y con el Artculo 127
de la Ley Orgnica de la Hacienda PblicaNacional, resuelve dictar las
siguientes:
NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE lOS RGANOS y ENTIDADES
DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O
DEPENDENCIAS
CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Objeto de las Normas
Artculo 1- Las presentes Normas tienen por objeto regular la entrega de los
rganos y entidades de la Administracin Pblica y de sus respectivas oficinas
o dependencias, mediante acta que se elaborar, presentar, suscribir y
verificar, de acuerdo con lo dispuesto en este instrumento.
Concepto de servidora o servidor pblico
Artculo 2- A los efectos de las presentes Normas, se define como servidora o
servidor pblico a toda persona investida de funciones pblicas, permanentes o
transitorias, remuneradas o gratuitas, originadas por eleccin, nombramiento,
designacin o contrato otorgado por la autoridad competente, que desempee
actividades o funciones en nombre o al servicio de los organismos y entidades

indicados en el Artculo 9 numerales 1 al 11 de la Ley Orgnica de la


Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Deber de hacer entrega
Artculo 3- Todo servidor pblico que administre, maneje o custodie recursos
o bienes pblicos, al cesar en su empleo, cargo o funcin deber entregar
formalmente el rgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea
responsable.
Materializacin de la entrega
Artculo 4- La entrega se efectuar mediante acta elaborada por el servidor
pblico saliente en la fecha en que el servidor pblico que lo sustituya en sus
funciones tome posesin del cargo, o en un plazo que no exceder de tres (3)
das hbiles contados a partir de la toma de posesin. Si para la fecha en que
el servidor pblico saliente se separa del cargo no existiere nombramiento o
designacin del funcionario que lo sustituir, la entrega se har al funcionario
pblico que la mxima autoridad jerrquica del respectivo ente u organismo
designe para tal efecto.
mbito subjetivo de aplicacin
Artculo 5- Estn obligados a hacer entrega formal mediante acta, todos los
servidores pblicos que ejerzan funciones en:
1) Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico
Nacional.
2) Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico
Estadal.
3) Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en
los distritos y distritos metropolitanos.
4) Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico
Municipal y en las dems entidades locales previstas en la Ley Orgnica del
Poder Pblico Municipal.
5) Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en
los territorios federales y dependencias federales.
6) Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y municipales.
7) El Banco Central de Venezuela.

8) Las universidades pblicas.


9) Las dems personas de Derecho Pblico nacionales, estadales, distritales y
municipales.
10) Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que
se refieren los numerales anteriores tengan participacin en su capital social,
as como las que se constituyan con la participacin de aquellas.
11) Las fundaciones y asociaciones civiles y dems instituciones creadas con
fondos pblicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los
numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades,
o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un
ejercicio presupuestario por una o varias de las personas a que se refieren los
numerales anteriores representen cincuenta por ciento (50%) o ms de su
presupuesto.
Mximas autoridades
dependencias

jerrquicas

responsables

de

oficinas

Artculo 6- En caso de que el rgano o entidad respectiva tenga junta


directiva, junta administradora, consejo directivo u rgano similar, ser su
Presidente o denominacin equivalente, el responsable de la entrega. Se
considerarn responsables de las oficinas o dependencias de los rganos y
entidades a que se refiere el Artculo anterior, a los gerentes, jefes o
autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro
organizativo especfico.
Aplicacin de estas Normas sin perjuicio de lo establecido
en materia de formacin y rendicin de cuentas
Artculo 7- Las presentes Normas se aplicarn sin perjuicio de lo establecido
en los artculos 51 al 55 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y de las Resoluciones que
dicte el Contralor General de la Repblica vinculadas con la materia.

CAPTULO II
DEL ACTA DE ENTREGA
Responsables de elaborar y suscribir el acta de entrega
Artculo 8- Corresponder a los servidores pblicos salientes la elaboracin,
presentacin y suscripcin de la respectiva acta de entrega.
Omisin de la entrega formal mediante acta
Artculo 9- Cuando el servidor pblico saliente no cumpla con la obligacin de
hacer la entrega formal del rgano, entidad, oficina o dependencia, mediante el
acta a que se refiere el Artculo 4, corresponder al servidor pblico entrante, o
la persona que haya sido designada por la mxima autoridad jerrquica del
organismo o entidad para recibirla, levantar acta detallada, con asistencia de
dos testigos, y del auditor interno del organismo o entidad, en la cual dejar
constancia del estado en que se encuentren los asuntos, bienes y los recursos
asignados, y se especificarn los errores, deficiencias u omisiones que se
advirtieren, as como cualquier otra situacin que sea necesario sealar en
resguardo de la delimitacin de responsabilidades de quien recibe. El servidor
pblico entrante, o la persona que haya sido designada por la mxima
autoridad jerrquica para recibirla, una vez suscrita el acta remitir copia
certificada a la unidad de auditora interna del rgano o entidad, para que
ejerza las acciones que correspondan, en aplicacin de lo dispuesto en la ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
Contenido del acta
Artculo 10.- El acta de entrega deber contener lo siguiente:
1) Lugar y fecha de la suscripcin del acta.
2) Identificacin del rgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
3) Identificacin de quien entrega y de quien recibe.
4) Motivo de la entrega y su fundamentacin legal.
5) Relacin de los anexos que acompaan al acta y que se mencionan en los
Artculos 11 al 17 de las presentes Normas, segn sea el caso, con mencin
expresa de que forman parte integrante del acta.

6) Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.


Anexos del acta
Artculo 11.- El acta de entrega a que se refiere el Artculo anterior deber
acompaarse de los anexos siguientes:
1) Estado de las cuentas que refleje la situacin presupuestaria, financiera y
patrimonial, cuando sea aplicable.
2) Mencin del nmero de cargos existentes, con sealamiento de si son
empleados u obreros, fijos o contratados, as como el nmero de jubilados y
pensionados, de ser el caso.
3) Inventario de los bienes muebles e inmuebles.
4) Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos
propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
5) ndice general del archivo.
6) Cualquier otra informacin o documentacin que se considere necesaria.
Otros anexos del acta: unidades administradoras
Artculo 12.- El acta de entrega correspondiente a una unidad administradora,
deber acompaarse, adems de los anexos mencionados en el Artculo 11 de
las presentes Normas, de los anexos que establezca el Reglamento N 1 de la
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Sobre el
Sistema Presupuestario.
Reglamento N 1
(Artculo 53. Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una
unidad administradora cese en el ejercicio de sus funciones, se suscribir un
acta que seale: Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva
unidad administradora. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de
entrega de la gestin. Estados bancarios actualizados y conciliados.
Lista de comprobantes de gastos Cheques emitidos pendientes de cobro.
Registro de la firma autorizada
Artculo 54. En caso de sustitucin del funcionario responsable, de una unidad
administradora, el sustituto suscribir el acta a que se refiere el artculo anterior
en seal de conformidad con su contenido).

0tros anexos del acta:


rganos o entidades que manejan ramos especficos
Artculo 13.- Al acta de entrega correspondiente a las oficinas o dependencias
de los rganos o entidades previstos en el Artculo 5 de estas Normas a
quienes corresponda el manejo de ramos especficos se incorporar, adems
de los anexos previstos en el Artculo 11 de estas Normas, el detalle de lo
liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes
de recaudacin de aos anteriores.
Otros anexos del acta: rganos de control fiscal
Artculo 14.- En el caso especfico del acta de entrega correspondiente a los
rganos de control fiscal, se deber incorporar adems de los anexos previstos
en el Artculo 11 de estas Normas, la relacin de los expedientes abiertos con
ocasin del ejercicio de la potestad de investigacin, as como de los
procedimientos administrativos para la determinacin de responsabilidades
segn las disposiciones contenidas en el Ttulo III de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
con indicacin del estado en que se encuentran.
Otros anexos: Ministerio de Finanzas
Artculo 15.- Cuando el rgano a entregar sea el Ministerio de Finanzas,
adems de los anexos previstos en el Artculo 11 de estas Normas, se deber
consignar:
1) Situacin del Tesoro Nacional.
2) Informacin de la ejecucin del presupuesto nacional de ingresos y egresos
del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudacin de aos anteriores.
3) Monto de la deuda pblica nacional interna y externa.
4) Situacin de las cuentas de la Nacin.

0tros anexos: Gobernaciones, oficinas o dependencias de hacienda


estadal
Artculo 16.- Al acta de entrega correspondiente a una Gobernacin, oficina o
dependencia de hacienda estadal, se deber incorporar adems de los anexos
previstos en el Artculo 11 de las presentes Normas, los que se sealan a
continuacin:
1) Situacin del Tesoro Estadal.
2) Informacin de la ejecucin del presupuesto estadal de ingresos y egresos
del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudacin de aos anteriores.
3) Situacin de las cuentas del respectivo estado.
0tros anexos: Alcaldas, Direccin de hacienda distrital o municipal
Artculo 17.- Al acta de entrega correspondiente a una Alcalda o Direccin de
hacienda distrital o municipal, se deber incorporar adems de los anexos
previstos en el artculo 11 de las presentes Normas, los que se sealan a
continuacin:
1) Situacin del Tesoro Distrital o Municipal.
2) Informacin de la ejecucin del presupuesto distrital o municipal de ingresos
y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes
de recaudacin de aos anteriores.
3) Situacin de las cuentas distritales o municipales.
4) Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales
o municipales.
5) Relacin de Ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos
propios distritales o municipales.
Datos e informacin que deben incluirse en los anexos
Artculo 18.- Los anexos del acta de entrega debern incluir datos e
informacin, con fecha de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo,
cargo o funcin pblica del servidor pblico que entrega. Es responsabilidad de
quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como
cuantitativamente.

Inexistencia de la informacin requerida


Artculo 19.- Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos,
no contengan la informacin o los documentos requeridos en los Artculos 10 al
17 de las presentes Normas, segn corresponda, se dejar constancia de tal
condicin y de los motivos que impidieron su incorporacin.
Errores, deficiencias u omisiones
Artculo 20.- En el acta de entrega se especificarn los errores, deficiencias u
omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la misma, as como
cualquier otra situacin que sea necesario sealar en resguardo de la
delimitacin de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe.
0riginal y copias del acta y sus anexos
Artculo 21.- El acta de entrega y sus anexos se elaborarn en original y tres
(3) copias certificadas. Una vez suscrita el acta, el original se archivar en el
despacho de la mxima autoridad jerrquica del rgano o entidad, o en la
oficina o dependencia que se entrega; una (1) copia certificada se entregar al
servidor pblico que recibe; una (1) al servidor pblico que entrega; y una (1) a
la unidad de auditora interna del rgano o entidad, dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes de la fecha de suscripcin de la mencionada acta.
PARGRAFO PRIMERO.- Cuando la entrega sea de una unidad de auditora
interna se remitir copia certificada del acta y sus anexos al rgano de control
fiscal externo competente. Cuando se trate de la entrega de la Contralora
General de la Fuerza Armada Nacional o de un rgano de control fiscal externo,
el acta y sus anexos se remitirn a la Contralora General de la Repblica.
PARGRAFO SEGUNDO.- Si el rgano o entidad carece de unidad de
auditora interna, deber remitirse el acta de entrega a la unidad de auditora
interna que haya asumido las funciones correspondientes a sta, de
conformidad con lo previsto en el Artculo 26 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

CAPTULO III

DE LAS OBSERVACIONES
VERIFICACIN

AL

ACTA

DE

ENTREGA

DE

SU

Observaciones al acta por el servidor pblico que recibe


Artculo 22.- El servidor pblico que recibe el rgano, entidad, oficina o
dependencia, que con posterioridad a la suscripcin del acta de entrega, tenga
observaciones sobre el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al
ejercicio de la potestad de investigacin y, de ser el caso, al inicio del
procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades, las
informar por escrito al rgano de control fiscal competente dentro de los ciento
veinte (120) das hbiles siguientes a la fecha de la referida suscripcin. Las
observaciones que se formulen al acta de entrega de una unidad de auditora
interna se remitirn al rgano de control fiscal externo competente y las del
acta de entrega de la Contralora General de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana o de un rgano de control fiscal externo se remitirn a la Contralora
General de la Repblica.
Verificacin del acta
Artculo 23.- Corresponder a la unidad de auditora interna la verificacin de
la sinceridad exactitud y observaciones que se formulen al acta de entrega, sin
perjuicio del ejercicio de las dems funciones de control, vigilancia y
fiscalizacin y de las potestades investigativas y sancionatorias que puede
ejercer, as como de las competencias de los rganos de control fiscal externo.
Los resultados de la verificacin se harn constar en un informe suscrito por el
titular del rgano de control fiscal competente, el cual remitir un ejemplar a
quien entreg y otro a quien recibi.
Prdida, deterioro o menoscabo del patrimonio pblico
Artculo 24.- Si de la verificacin de la sinceridad y exactitud del acta de
entrega se determinaren actos hechos. o situaciones que pongan en peligro de
prdida, deterioro o menoscabo el patrimonio de los rganos, entidades,
oficinas o dependencias, segn sea el caso, el titular del rgano de control
fiscal competente informar de estas circunstancias a las autoridades
administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones

correctivas a que haya lugar. En caso de existir mritos suficientes que


permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una
disposicin legal o sublegal, daos causados al patrimonio pblico o la
procedencia de acciones fiscales, se ejercer la potestad de investigacin, de
conformidad con lo previsto en el Artculo 77 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y,
de ser el caso, se dar inicio al procedimiento administrativo para la
determinacin de responsabilidades, previsto en el Captulo IV del Ttulo III de
la citada Ley.
CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Supresin, fusin
dependencias

divisin

de

rganos,

entidades,

oficinas

Artculo 25.- Corresponder a la mxima autoridad jerrquica o al responsable


que entrega, la elaboracin del acta respectiva, en los casos de supresin,
fusin o divisin de rganos, entidades, oficinas o dependencias.
Sanciones por el incumplimiento
Artculo 26.- Las contravenciones a las disposiciones establecidas en la
presente Resolucin, sern sancionadas de conformidad con lo previsto en la
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
Situaciones no previstas
Artculo 27.- Las situaciones no previstas en las presentes Normas y las dudas
que se presentaren en su aplicacin, sern resueltas por el Contralor General
de la Repblica.

Derogatoria

Artculo 28.- Se deroga la Resolucin N 01-00-247, de fecha 4 de noviembre


de 2005, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 38.311 de fecha 10 de noviembre de 2005.
Vigencia
Articulo 29.- Las presentes Normas entrarn en vigencia a partir de su
publicacin en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Comunquese y publquese,
CLODOSBALDO RUSSIAN UZCTEGUI
Contralor General de la Repblicae