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Martes 28 de julio de 2009

Gaceta Oficial N 39.229

NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE LOS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN


PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA


N 01-00-000162

Caracas, 27 JUL. 2009


CLODOSBALDO RUSSIN UZCTEGUI
Contralor General de la Repblica

De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 289 de la Constitucin de la Repblica


Bolivariana de Venezuela, en concordancia con los Artculos 14, numerales 1 y 10; y 33,
numeral 1 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, y con el Artculo 127 de la Ley Orgnica de la Hacienda Pblica
Nacional, resuelve dictar las siguientes:
NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE lOS RGANOS y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Objeto de las Normas


Artculo 1- Las presentes Normas tienen por objeto regular la entrega de los rganos y
entidades de la Administracin Pblica y de sus respectivas oficinas o dependencias,
mediante acta que se elaborar, presentar, suscribir y verificar, de acuerdo con lo
dispuesto en este instrumento.
Concepto de servidora o servidor pblico
Artculo 2- A los efectos de las presentes Normas, se define como servidora o servidor
pblico a toda persona investida de funciones pblicas, permanentes o transitorias,
remuneradas o gratuitas, originadas por eleccin, nombramiento, designacin o contrato
otorgado por la autoridad competente, que desempee actividades o funciones en nombre o
al servicio de los organismos y entidades indicados en el Artculo 9 numerales 1 al 11 de la
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Deber de hacer entrega
Artculo 3- Todo servidor pblico que administre, maneje o custodie recursos o bienes
pblicos, al cesar en su empleo, cargo o funcin deber entregar formalmente el rgano,
entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable.

Materializacin de la entrega
Artculo 4- La entrega se efectuar mediante acta elaborada por el servidor pblico
saliente en la fecha en que el servidor pblico que lo sustituya en sus funciones tome
posesin del cargo, o en un plazo que no exceder de tres (3) das hbiles contados a partir
de la toma de posesin.
Si para la fecha en que el servidor pblico saliente se separa del cargo no existiere
nombramiento o designacin del funcionario que lo sustituir, la entrega se har al
funcionario pblico que la mxima autoridad jerrquica del respectivo ente u organismo
designe para tal efecto.
mbito subjetivo de aplicacin
Artculo 5- Estn obligados a hacer entrega formal mediante acta, todos los servidores
pblicos que ejerzan funciones en:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)

Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Nacional.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Estadal.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los
distritos y distritos metropolitanos.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Municipal y
en las dems entidades locales previstas en la Ley Orgnica del Poder Pblico
Municipal.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los
territorios federales y dependencias federales.
Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y municipales.
El Banco Central de Venezuela.
Las universidades pblicas.
Las dems personas de Derecho Pblico nacionales, estadales, distritales y
municipales.
Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren
los numerales anteriores tengan participacin en su capital social, as como las que
se constituyan con la participacin de aquellas.
Las fundaciones y asociaciones civiles y dems instituciones creadas con fondos
pblicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales
anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los
aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario
por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores
representen cincuenta por ciento (50%) o ms de su presupuesto.

Mximas autoridades jerrquicas y


responsables de oficinas o dependencias
Artculo 6- En caso de que el rgano o entidad respectiva tenga junta directiva, junta
administradora, consejo directivo u rgano similar, ser su Presidente o denominacin
equivalente, el responsable de la entrega.
Se considerarn responsables de las oficinas o dependencias de los rganos y entidades a
que se refiere el Artculo anterior, a los gerentes, jefes o autoridades administrativas de
cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico.

Aplicacin de estas Normas sin perjuicio de lo establecido


en materia de formacin y rendicin de cuentas
Artculo 7- Las presentes Normas se aplicarn sin perjuicio de lo establecido en los
artculos 51 al 55 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y de las Resoluciones que dicte el Contralor General de la
Repblica vinculadas con la materia.
CAPTULO II
DEL ACTA DE ENTREGA
Responsables de elaborar y
suscribir el acta de entrega
Artculo 8- Corresponder a los servidores pblicos salientes la elaboracin, presentacin
y suscripcin de la respectiva acta de entrega.
Omisin de la entrega formal mediante acta
Artculo 9- Cuando el servidor pblico saliente no cumpla con la obligacin de hacer la
entrega formal del rgano, entidad, oficina o dependencia, mediante el acta a que se refiere
el Artculo 4, corresponder al servidor pblico entrante, o la persona que haya sido
designada por la mxima autoridad jerrquica del organismo o entidad para recibirla,
levantar acta detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo o
entidad, en la cual dejar constancia del estado en que se encuentren los asuntos, bienes y
los recursos asignados, y se especificarn los errores, deficiencias u omisiones que se
advirtieren, as como cualquier otra situacin que sea necesario sealar en resguardo de la
delimitacin de responsabilidades de quien recibe.
El servidor pblico entrante, o la persona que haya sido designada por la mxima autoridad
jerrquica para recibirla, una vez suscrita el acta remitir copia certificada a la unidad de
auditora interna del rgano o entidad, para que ejerza las acciones que correspondan, en
aplicacin de lo dispuesto en la ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
Artculo 10.- El acta de entrega deber contener lo siguiente:

Contenido del acta

1)
2)
3)
4)
5)

Lugar y fecha de la suscripcin del acta.


Identificacin del rgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
Identificacin de quien entrega y de quien recibe.
Motivo de la entrega y su fundamentacin legal.
Relacin de los anexos que acompaan al acta y que se mencionan en los Artculos
11 al 17 de las presentes Normas, segn sea el caso, con mencin expresa de que
forman parte integrante del acta.
6) Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.
Anexos del acta
Artculo 11.- El acta de entrega a que se refiere el Artculo anterior deber acompaarse de
los anexos siguientes:
1) Estado de las cuentas que refleje la situacin presupuestaria, financiera y
patrimonial, cuando sea aplicable.

2) Mencin del nmero de cargos existentes, con sealamiento de si son empleados u


obreros, fijos o contratados, as como el nmero de jubilados y pensionados, de ser
el caso.
3) Inventario de los bienes muebles e inmuebles.
4) Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos
propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
5) ndice general del archivo.
6) Cualquier otra informacin o documentacin que se considere necesaria.
Otros anexos del acta: unidades administradoras
Artculo 12.- El acta de entrega correspondiente a una unidad administradora, deber
acompaarse, adems de los anexos mencionados en el Artculo 11 de las presentes
Normas, de los anexos que establezca el Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico Sobre el Sistema Presupuestario.
0tros anexos del acta:
rganos o entidades que manejan ramos especficos A
Artculo 13.- Al acta de entrega correspondiente a las oficinas o dependencias de los
rganos o entidades previstos en el Artculo 5 de estas Normas a quienes corresponda el
manejo de ramos especficos se incorporar, adems de los anexos previstos en el Artculo
11 de estas Normas, el detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de
los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores.
Otros anexos del acta: rganos de control fiscal
Artculo 14.- En el caso especfico del acta de entrega correspondiente a los rganos de
control fiscal, se deber incorporar adems de los anexos previstos en el Artculo 11 de
estas Normas, la relacin de los expedientes abiertos con ocasin del ejercicio de la potestad
de investigacin, as como de los procedimientos administrativos para la determinacin de
responsabilidades segn las disposiciones contenidas en el Ttulo III de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, con indicacin
del estado en que se encuentran.
Otros anexos: Ministerio de Finanzas
Artculo 15.- Cuando el rgano a entregar sea el Ministerio de Finanzas, adems de los
anexos previstos en el Artculo 11 de estas Normas, se deber consignar:
1)
2)
3)
4)

Situacin del Tesoro Nacional.


Informacin de la ejecucin del presupuesto nacional de ingresos y egresos del
ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de
aos anteriores.
Monto de la deuda pblica nacional interna y externa.
Situacin de las cuentas de la Nacin.

0tros anexos: Gobernaciones, oficinas o


dependencias de hacienda estadal
Artculo 16.- Al acta de entrega correspondiente a una Gobernacin, oficina o dependencia
de hacienda estadal, se deber incorporar adems de los anexos previstos en el Artculo 11
de las presentes Normas, los que se sealan a continuacin:
1)
2)
3)

Situacin del Tesoro Estadal.


Informacin de la ejecucin del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio
presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores.
Situacin de las cuentas del respectivo estado.

0tros anexos: Alcaldas, Direccin


de hacienda distrital o municipal
Artculo 17.- Al acta de entrega correspondiente a una Alcalda o Direccin de hacienda
distrital o municipal, se deber incorporar adems de los anexos previstos en el artculo 11
de las presentes Normas, los que se sealan a continuacin:
1)
2)
3)
4)
5)

Situacin del Tesoro Distrital o Municipal.


Informacin de la ejecucin del presupuesto distrital o municipal de ingresos y
egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudacin de aos anteriores.
Situacin de las cuentas distritales o municipales.
Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o
municipales.
Relacin de Ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios
distritales o municipales.

Datos e informacin que


deben incluirse en los anexos
Artculo 18.- Los anexos del acta de entrega debern incluir datos e informacin, con fecha
de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo, cargo o funcin pblica del servidor
pblico que entrega.
Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa
como cuantitativamente.
Inexistencia de la informacin requerida
Artculo 19.- Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos, no contengan
la informacin o los documentos requeridos en los Artculos 10 al 17 de las presentes
Normas, segn corresponda, se dejar constancia de tal condicin y de los motivos que
impidieron su incorporacin.
Errores, deficiencias u omisiones
Artculo 20.- En el acta de entrega se especificarn los errores, deficiencias u omisiones
que se advirtieren en el levantamiento de la misma, as como cualquier otra situacin que
sea necesario sealar en resguardo de la delimitacin de responsabilidades de quien entrega
y de quien recibe.
0riginal y copias del acta y sus anexos
Artculo 21.- El acta de entrega y sus anexos se elaborarn en original y tres (3) copias
certificadas. Una vez suscrita el acta, el original se archivar en el despacho de la mxima
autoridad jerrquica del rgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega; una
(1) copia certificada se entregar al servidor pblico que recibe; una (1) al servidor pblico
que entrega; y una (1) a la unidad de auditora interna del rgano o entidad, dentro de los
cinco (5) das hbiles siguientes de la fecha de suscripcin de la mencionada acta.
PARGRAFO PRIMERO.- Cuando la entrega sea de una unidad de auditora interna se
remitir copia certificada del acta y sus anexos al rgano de control fiscal externo
competente. Cuando se trate de la entrega de la Contralora General de la Fuerza Armada
Nacional o de un rgano de control fiscal externo, el acta y sus anexos se remitirn a la
Contralora General de la Repblica.

PARGRAFO SEGUNDO.- Si el rgano o entidad carece de unidad de auditora interna,


deber remitirse el acta de entrega a la unidad de auditora interna que haya asumido las
funciones correspondientes a sta, de conformidad con lo previsto en el Artculo 26 de la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

CAPTULO III
DE LAS OBSERVACIONES AL ACTA DE ENTREGA y DE SU VERIFICACIN
Observaciones al acta por el
servidor pblico que recibe
Artculo 22.- El servidor pblico que recibe el rgano, entidad, oficina o dependencia, que
con posterioridad a la suscripcin del acta de entrega, tenga observaciones sobre el
contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la potestad de investigacin y,
de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de
responsabilidades, las informar por escrito al rgano de control fiscal competente dentro de
los ciento veinte (120) das hbiles siguientes a la fecha de la referida suscripcin.
Las observaciones que se formulen al acta de entrega de una unidad de auditora interna se
remitirn al rgano de control fiscal externo competente y las del acta de entrega de la
Contralora General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o de un rgano de control
fiscal externo se remitirn a la Contralora General de la Repblica.
Verificacin del acta
Artculo 23.- Corresponder a la unidad de auditora interna la verificacin de la sinceridad
exactitud y observaciones que se formulen al acta de entrega, sin perjuicio del ejercicio de
las dems funciones de control, vigilancia y fiscalizacin y de las potestades investigativas y
sancionatorias que puede ejercer, as como de las competencias de los rganos de control
fiscal externo.
Los resultados de la verificacin se harn constar en un informe suscrito por el titular del
rgano de control fiscal competente, el cual remitir un ejemplar a quien entreg y otro a
quien recibi.
Prdida, deterioro o menoscabo
del patrimonio pblico
Artculo 24.- Si de la verificacin de la sinceridad y exactitud del acta de entrega se
determinaren actos hechos. o situaciones que pongan en peligro de prdida, deterioro o
menoscabo el patrimonio de los rganos, entidades, oficinas o dependencias, segn sea el
caso, el titular del rgano de control fiscal competente informar de estas circunstancias a
las autoridades administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones
correctivas a que haya lugar.
En caso de existir mritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos
u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, daos causados al patrimonio
pblico o la procedencia de acciones fiscales, se ejercer la potestad de investigacin, de
conformidad con lo previsto en el Artculo 77 de la Ley Orgnica de la Contralora General de
la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y, de ser el caso, se dar inicio al
procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades, previsto en el
Captulo IV del Ttulo III de la citada Ley.

CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Supresin, fusin o divisin de rganos,
entidades, oficinas o dependencias
Artculo 25.- Corresponder a la mxima autoridad jerrquica o al responsable que
entrega, la elaboracin del acta respectiva, en los casos de supresin, fusin o divisin de
rganos, entidades, oficinas o dependencias.
Sanciones por el incumplimiento
Artculo 26.- Las contravenciones a las disposiciones establecidas en la presente
Resolucin, sern sancionadas de conformidad con lo previsto en la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Situaciones no previstas
Artculo 27.- Las situaciones no previstas en las presentes Normas y las dudas que se
presentaren en su aplicacin, sern resueltas por el Contralor General de la Repblica.
Derogatoria
Artculo 28.- Se deroga la Resolucin N 01-00-247, de fecha 4 de noviembre de 2005,
publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.311 de fecha
10 de noviembre de 2005.
Vigencia
Articulo 29.- Las presentes Normas entrarn en vigencia a partir de su publicacin en la
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Comunquese y publquese,
CLODOSBALDO RUSSIAN UZCTEGUI
Contralor General de la Repblica