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Guia Elab Manu Org
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OFICIALA MAYOR
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,
ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN
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SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES DE ORGANIZACIN
CONTENIDO
1. Introduccin.
2. Manual de organizacin.
3. Elementos que integran el manual de organizacin.
a) Introduccin.
b) Objetivo del manual.
c) Antecedentes histricos.
d) Marco jurdico.
e) Atribuciones.
f) Misin y visin.
g) Estructura orgnica.
h) Organigrama.
i) Objetivo y funciones.
j) Glosario de trminos.
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MANUALES DE ORGANIZACIN
I.- Introduccin
El manual de organizacin constituye un instrumento de apoyo al proceso de
modernizacin organizacional de la Secretara de Relaciones Exteriores, al
proporcionar informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los rganos administrativos que la integran.
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MANUALES DE ORGANIZACIN
Objetivo
El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la
informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.
Ventajas
Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa.
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MANUALES DE ORGANIZACIN
Recomendaciones generales
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un
rea subordinada.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una
revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la
necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
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Identificacin
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern anotarse los
datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la Dependencia.
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Ejemplo:
Hoja donde inicia el manual; se utiliza para la portada y el ndice:
Arial 18
Arial 16
Arial 14
Arial 20
Arial 12
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Contenido
Ejemplo:
CONTENIDO
I. INTRODUCCIN
V. ATRIBUCIONES
VIII. ORGANIGRAMA
X. GLOSARIO DE TRMINOS
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a) Introduccin
Propsito y utilidad.
Sntesis del contenido.
mbito de su aplicacin.
reas que participaron en la elaboracin del manual.
Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.
La redaccin deber se concisa, clara y comprensible.
La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas.
Ejemplo:
INTRODUCCIN
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado
cada ao, o en su caso, cuando exista algn cambio orgnico funcional al interior
de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran,
debern aportar la informacin necesaria para este propsito.
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Ejemplo:
OBJETIVO
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c) Antecedentes histricos
Se darn a conocer las principales transformaciones sobre la organizacin y
funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronolgico
indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan dado origen y/o
modificado la estructura organizacional de la misma.
Ejemplo:
ANTECEDENTES HISTRICOS
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MANUALES DE ORGANIZACIN
d) Marco jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas
por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin
y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento.
b) Leyes.
c) Cdigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
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Ejemplo:
MARCO JURIDICO
Leyes
Cdigos
Decretos
Decreto por el que se crea la Comisin Nacional de los Estados Unidos Mexicanos
para la UNESCO.
D.O.F. 9 de junio 1967.
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e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medios para alcanzar fines.
En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas
por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su
limitacin, determinan su mbito de competencia.
Ejemplo:
ATRIBUCIONES
II. Proponer, conforme a las normas y lineamientos fijados por las dependencias
de la Administracin Pblica Federal, las directrices, normas y criterios
tcnicos para el proceso interno de programacin y presupuestacin de la
Secretara, as como coordinar y vigilar dichos procesos;
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f) Misin y Visin
La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una
declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental.
Ejemplo:
MISIN
VISIN
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g) Estructura orgnica
Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de
mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un
rea subordinada.
Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGNICA
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h) Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que
componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando
en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus
niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora.
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Ejemplo:
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i) Objetivos y funciones
Objetivo
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una
unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribucin a una dependencia y/o unidad administrativa.
Para el objetivo:
Funciones
Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes
con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter
sustantivo. Se recomienda un mximo de diez.
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DIRECCIN
DIRECCIN DE SUBDIRECCIN DEPARTAMENTO
GENERAL O
REA
EQUIVALENTE
Funciones Sustantivas:
Funciones de apoyo:
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Ejemplo:
Objetivos
Funciones
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i) Glosario de trminos
Ejemplo:
GLOSARIO DE TRMINOS
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5.- Implantacin
Para llevar a cabo la implantacin del nuevo manual de organizacin es
conveniente elaborar un programa de trabajo que determine las actividades
secunciales que se desarrollarn fijando fecha de inicio y terminacin, as como
los recursos que se utilizarn y los responsables de cada actividad.
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GLOSARIO DE TRMINOS
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LINEAMIENTO: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de
realizarse las actividades y tareas asignadas.
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NORMA: Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas asignadas.
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STAFF: Son los rganos que tienen por objeto, asesorar e informar al personal de
mando, en aquellas actividades que requieren conocimientos y experiencia tcnica
especializada.
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