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DOCENCIA DE 52

R-DC-91 PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO VERSIN: 01

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIO ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

GESTIN EMPRESRIAL

Propuesta de Trabajo de Grado

TTULO DE LA PROPUESTA

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LAS RECLAMACIONES DEL


TRIBUNAL DE ARBITRAMIENTO DE ECOPETROL (SATRAECO)

PROPONENTES
Nathalia Villamizar Martnez

DIRECTOR
Yesid Alberto Garca Len

Adscrito a
Grupo de investigacin-DIANOIA

REFERENCIA AL COMIT
SATRAECO es un sistema de aseguramiento que se utiliza para proteger la informacin de los
expedientes en caso de extraviarse o destruirse por cualquier eventualidad no deseada. Estos
casos se protegen de manera electrnica en una base de datos creada en Excel donde se
relaciona un hipervnculo que lo lleva a la copia de cada proceso y hace ms fcil y practica la
bsqueda de los mismos.

Ciudad
Fecha de Presentacin: (DD-MM-AA)

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TABLA DE CONTENIDO

1. FICHA TCNICA DE LA PROPUESTA........................................................................... 3

2. RESUMEN EJECUTIVO.................................................................................................. 4

3. DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO.................................. 5

3.1. PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA...................................................................5


3.2. JUSTIFICACIN................................................................................................................6
3.3. OBJETIVOS.......................................................................................................................8
3.3.1. OBJETIVO GENERAL....................................................................................................8
3.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS...........................................................................................8
3.4. ESTADO DEL ARTE / ANTECEDENTES.........................................................................9
3.5. MARCO REFERENCIAL.................................................................................................12
3.6. ALTERNATIVA DE SOLUCIN.......................................................................................45
3.7. METODOLOGA PROPUESTA.......................................................................................46
3.8. RESULTADOS ESPERADOS.........................................................................................47
3.9. ESTRATEGIA DE DIVULGACIN..................................................................................47
3.10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...............................................................................48

4. PRESUPUESTO............................................................................................................ 50

5. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.............................................................................. 52

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1. FICHA TCNICA DE LA PROPUESTA

Ttulo Implementacin Del Sistema de Aseguramiento de las Reclamaciones del tribunal de


Arbitramiento de Ecopetrol (SATRAECO)

nataliavillamizar@ya
Nathalia Villamizar M. 1.096.232.298
hoo.es
3107257766

Nombre Estudiante 2 Cdigo: Email: Tel:


Nombre del grupo de
Grupo de investigacin-DIANOIA
investigacin
Indicar a cul lnea de investigacin se asocia el trabajo de grado.
Lnea de Investigacin Verificar la informacin en el micrositio de Investigaciones de la Institucin.
Director Yesid Alberto Garca Len
Lugar de ejecucin Comit de reclamos refinera Barrancabermeja
Duracin 6 meses
Modalidad Prctica Empresarial
Costo $9.674.724 (nueve millones seiscientos setenta y cuatro mil setecientos veinticuatro)
Palabras claves Archivo, seguridad, facilidad, orden

Observaciones generales:
Diligencie la siguiente informacin si corresponde a un trabajo de grado a desarrollar con una empresa, centro empresarial,
gremio de produccin u otra universidad. Se debe entregar carta de compromisos por parte de la empresa en dnde se
especifique los requerimientos o actividades a desarrollar por el estudiante y nombre del responsable en la empresa de
supervisar y asesorar al practicante.
Nombre de la Empresa Ecopetrol s.a
Representante Legal. Jairo Carreo Moyano.
Cdula de ciudadana o NIT 91.428.157
Direccin completa Sector 25 de agosto/refinera Barrancabermeja
Ciudad / Departamento Barrancabermeja/Santander
Telfonos / Fax / Celular 3002914939
Correo electrnico Jairo.carreno@ecopetrol.comco
Tipo de entidad Mixta
Cdigo del Convenio especial de colaboracin
Los abajo firmantes confirman que todos los datos incluidos en la presente propuesta son correctos y verdicos, que no
incumplen ninguna ley ni norma vigente. Declaran que corresponde a las Unidades Tecnolgicas de Santander la titularidad de
los derechos patrimoniales sobre los productos intelectuales y creaciones obtenidas como resultado del presente trabajo de
grado, teniendo en cuenta que este trabajo de grado es considerado una obra por encargo. El estudiante ostentar los derechos
morales como autor y tendr el respectivo reconocimiento acadmico.

_____________________ ______________________
Nombre autor 1 Nombre autor 2

_________________________
Nombre Director de la propuesta

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2. RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo del trabajo es identificar y ejecutar un modelo de organizacin de los


expedientes de cada proceso que sea de fcil acceso e identificacin para todos los
intervinientes del comit que les permita de forma rpida y efectiva conocer el estado y
el avance que haya tenido cada uno de ellos, esto se realizar mediante la observacin
de la forma actual en la cual se encuentra dichos procesos y a travs de entrevistas a
los diferentes rbitros con el propsito de conocer de cada uno de ellos, las
necesidades e inconvenientes que puedan haber identificado a la hora de seleccionar
los procesos a discutir y el estado segn las fases en las que se encuentran; se busca
con este trabajo poder tener identificados todos y cada uno de los procesos y sus
diferentes caractersticas de forma segura tanto fsica como electrnica, que no corra el
riesgo de extraviarse o destruirse por alguna eventualidad, por lo que se espera al
finalizar el trabajo tener un ordenamiento claro y de fcil acceso en su archivo con un
respaldo electrnico donde la secretaria del comit despus de su entrega a
conformidad, pueda ella seguir alimentando cada expediente de forma electrnica de
acuerdo al ingreso de cada documento generado por las acciones y decisiones de los
rbitro, de forma cronolgica segn el nmero de sus folios.

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3. DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO

3.1. PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA

El archivo de una empresa es muy importante y ms para una organizacin como


Ecopetrol que cuenta con un organismo interno para que dirima los conflictos laborales
y reemplacen la justicia ordinaria tales como son los comits de reclamos en donde
obligatoriamente se debe contar con un archivo de todos los procesos que all se tratan,
pero Qu pasa si no se organiza adecuadamente el archivo de todos los expedientes
de este organismo?

El comit de reclamos de Ecopetrol Barrancabermeja no cuenta con el orden necesario


y bsico de un archivo, lo cual, ocasiona problemas al momento de la bsqueda de
expedientes; la base de datos de Excel esta desactualizada y actualmente no se
conoce la fase en la que se encuentra cada proceso, razn por la cual no est siendo
til, ya que la informacin es inexacta; se encuentran cajas tiradas en el piso y
desordenadas, tambin muchos documentos sin archivar, situacin que dificulta que el
comit realice sus funciones de una manera ptima.

Por otra parte se encuentra una segunda problemtica, el comit de reclamos no


cuenta con un sistema de seguridad que guarde toda la informacin de los expedientes
y en caso de prdida de estos por cualquier evento no deseado ya sea incendio,
inundacin, hurto, plaga, entre otras; sera imposible continuar con los casos sin
ninguna informacin y segn esta inconsistencia nace la siguiente pregunta Cmo
seguiran con los procesos si no existe informacin alguna de cada uno de ellos para
fallarlos ya sea a favor o en contra?

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3.2. JUSTIFICACIN

En el tribunal de arbitramiento o comit de reclamos de la Gerencia Refinera existe una


cantidad de expedientes y de procesos represados desde hace ms de 10 aos, en la
actualidad hay un promedio de 500 expedientes que no se tiene la certeza en la fase en
la cual se encuentran, teniendo en cuenta que estas son: aceptacin por cumplimiento
de requisitos, avocacin de conocimiento, traslado a la parte demandada, traslado a la
parte demandante, fase conciliacin, revisin de prueba, citacin a fallo, emisin de
laudo, traslado a tribunal en caso de recurso de anulacin. Teniendo en cuenta las
fases anteriores, los rbitros y la secretaria deben tener pleno conocimiento de la fase
en la que se encuentra cada proceso para impulsarlos dependiendo de su estado, los
trminos en fechas que se deben cumplir.

Con la organizacin de toda la informacin de cada expediente de forma electrnica


con copia de cada uno de ellos de manera cronolgica y por folios que se diferencien
segn la fase del proceso en la que se encuentren, permitirn a los rbitros del comit
conocer de primera mano los expedientes ms antiguos, el momento en el que se
encuentre el demandante, as mismo unificar expedientes por procesos para facilitar a
los rbitros del comit avocarlos de forma masiva por temas.

De igual forma, los posibles inconvenientes que se pueda presentar es la poca


posibilidad que se tiene para sacar los expedientes del comit, ya que se cuenta con
una sola impresora y los rbitros por temor a la perdida de soportes o evidencias de
cada uno de los casos, no dan autorizacin para sacar del comit dichos expedientes,
lo que puede generar demora y molestia por parte de los rbitros o demandantes en
caso que se enteren o de los mismos sindicatos de los trabajadores que estn
constantemente validando el avance de dichos procesos. Sin embargo superando estas
posibles premisas o dificultades, es necesario e importante para el comit que esta
informacin se asegure, para acelerar los procesos, para su orden y para su seguridad

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en caso de una posible prdida o dao, as mismo para el estudiante es importante


porque adquiere la experiencia y nuevos conocimiento para aplicarlos a su vida
profesional y para posibles futuras propuestas de contratacin de este mismo modelo a
los dems comits de Ecopetrol o los juzgados de la ciudad.

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3.3. OBJETIVOS

3.3.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar y ejecutar un modelo de organizacin de archivos judiciales, que sea de


fcil acceso e identificacin para todos los intervinientes del Comit de Reclamos,
utilizando Excel como plataforma para el manejo de datos, lo que permitir de forma
rpida y efectiva conocer el estado y el avance que haya tenido cada expediente; y a su
vez asegurar la informacin de cada uno de ellos de forma electrnica en caso de
prdida o dao de soportes.

3.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Organizar cada carpeta por nmero de expediente de mayor a menor segn el


orden de llegada. Esto con el fin de optimizar tiempo en la bsqueda de
expedientes.
Crear un expediente electrnico por cada caso para incluirlo a la base de datos
de Excel por medio de un hipervnculo; y de esta manera asegurar la
informacin en caso de prdida de soportes. (este sistema de aseguramiento
solo se va a implementar a un 5% de los expedientes y si funciona
correctamente ms adelante se implementara al resto de los casos).
Actualizar la base de datos de Excel, esto incluye principalmente actualizar la
fase en la que se encuentra cada caso y anexar cada expediente electrnico;
para hacer hacer ms fcil y prctica la bsqueda de informacin

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3.4. ESTADO DEL ARTE / ANTECEDENTES

El estado del arte o antecedentes son muy importantes al momento de realizar una
investigacin ya que le dan una base al autor para guiarse teniendo en cuenta lo que ha
hecho otros autores y que tanto ha avanzado el tema que se est investigando; con
referencia a lo anterior se tuvo en cuenta algunos proyectos y tesis relacionados con
archivos los cuales se citan a continuacin.

A. (Rodrguez Cabo, 2013) estudiante de la Universidad Politcnica de Valencia


(Universitat Politcnica de Valncia) en su proyecto titulado: Proyecto de
organizacin y puesta en marcha de un sistema de archivo en el Archivo Municipal
del Ayuntamiento de Algimia de Alfara; analizaron la problemtica que exista.

El Archivo municipal del Ayuntamiento de Algimia de Alfara no cuenta con


ningn archivero y nunca ha habido ningn profesional a cargo del archivo, en
consecuencia no hay archivo sino almacn, por ello cada vez que me he referido
y me referir al Archivo Municipal de Algimia de Alfara lo he hecho y lo har
entre comillas. Debido a la falta de archivero el responsable del fondo y de su
gestin, segn Ley de Rgimen Local de 24 de junio de 1955, es el secretario
del Ayuntamiento
Las dependencias donde se sita el archivo general no cumplen con los
requisitos mnimos para albergar un archivo de estas caractersticas. Estas salas
carecen de mobiliario suficiente para el archivo (faltan estanteras), no cuentan
con el mobiliario necesario para la conservacin de los materiales especiales
que se poseen (mapas), no tienen luz artificial, las ventanas no estn en
condiciones de preservar la documentacin de las inclemencias del tiempo
(estancias fras en invierno y calurosas en verano), se usa como almacn de

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otras secciones del ayuntamiento, las barreras arquitectnicas no permiten el


acceso a personas con movilidad reducida y no tiene servicio de limpieza, por lo
que las condiciones higinicas son cuestionables y la posibilidad de proliferacin
de plagas son elevadas.

Para resolver la problemtica existente la autora creo un Sistema de Archivo que consta
de dos fases, fase 1 (iniciacin del trabajo) y fase 2 (ejecucin del trabajo) donde
estima que tardara 2 aos en implementarlo, en el primero la fase 1 y en el segundo la
fase 2; finalmente la autora concluye.

El personal del Ayuntamiento de Algimia de Alfara cree conveniente la


organizacin de su Archivo Municipal, ya que esto agilizara la realizacin de
su trabajo. Lo que me inquieta es que el aadido que les supondra, en sus
tareas diarias, perpetuar en el tiempo el S.A diseado pueda resultarles
incomodo y se pierda en poco tiempo el trabajo realizado, en el caso de que
sea implantado (Rodrguez Cabo, 2013).

B. (Saz Rodrigo, 2013) estudiante de la Universidad Carlos III de Madrid, en su proyecto


titulado: Implantacin de un Sistema de Gestin de Archivo para una Fundacin en
Medicina, analizando la problemtica que exista en la Fundacin de Medicina
Investigacin y Lucha Contra el Cncer Stakeholders, analizando la problemtica que
exista:

La fundacin es una Institucin integrada en un sistema de informacin que


requiere de una estructura documental que les permita administrar y gestionar
tanto los archivos de oficina como la divulgacin y conservacin del
conocimiento y de un grupo de profesionales que contribuyan a la prestacin de
servicios de informacin facilitando la disponibilidad y el acceso intensivo a los
recursos. (pg. 4 y 5)

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El autor propone dar solucin a la problemtica de la Fundacin de la siguiente manera:

El proyecto descrito en este documento consiste en la instalacin y puesta en


marcha de una infraestructura especfica para el desarrollo de una actividad en
la que se integrarn herramientas tecnolgicas de gestin y servicios y entre las
que se encuentran un repositorio, un catlogo, un CRM1 y un portal web
institucional de contenidos. Un sistema que servir de plataforma y herramienta
de trabajo para la gestin, administracin, conservacin, distribucin y difusin
de contenidos (Saz Rodrigo, 2013). (pg. 6)

Finalmente el autor concluye que:

Las aplicaciones propuestas ofrecen una solucin potente y de calidad de


gestin de contenidos; repositorios, catlogos y plataformas web de trabajo que
mejoran el desempeo de actividades rutinarias como son la comunicacin
entre personal y usuarios, el acceso a Internet o el tratamiento de imgenes
entre otros (Saz Rodrigo, 2013).

C. (Angarita Castillo & Angarita Castillo, 2008) estudiantes de la universidad Javeriana


de Bogot en su proyecto titulado: diseo de un modelo de gestin documental para
la unidad nacional de tierras rurales UNAT; analizando la problemtica que exista.

La UNAT por ser una institucin creada recientemente adolece de un adecuado


sistema de manejo de su documentacin por lo tanto requiere implementar
dentro de su infraestructura medidas necesarias para desarrollar este sistema
basado en el cumplimiento de las funciones asignadas por la ley.

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Los autores realizaron encuestas para analizar el problema diseando as un modelo de


Gestin Documental para darle solucin a esta problemtica y finalmente concluyen
que:

Este modelo del Programa de Gestin Documental estableci lo procesos


especficos para poder generar los diferentes trmites archivsticos que se
deben llevar a cabo con cada uno de los documentos que administran en la
UNAT.

Este trabajo de investigacin puede darse como pauta para una prxima
investigacin en cuanto a la implementacin y seguimiento del modelo en la
UNAT. (Angarita Castillo & Angarita Castillo, 2008).

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3.5. MARCO REFERENCIAL

ARCHIVO

Para la real academia Espaola (2014) el archivo es un conjunto de documentos que


una persona, una sociedad, una institucin, etc., producen en el ejercicio de sus
funciones o actividades.

Segn el artculo 3 de la ley 594 de 2000, un archivo es:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,


acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada,
en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia (Bogot, 2000).

Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la


planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin

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3.5.1 MARCO TEORICO


Los sistemas archivsticos de cualquier pas tienen su razn de ser en la existencia de los
archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pblica y privada de las
sociedades porque sern la memoria y la garanta de derechos, obligaciones, y en definitiva, de
las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas


civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigacin, la necesidad de contabilizar las
cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cundo le corresponda regar a
cada uno sus parcelas, etc. la necesidad de regular la vida social requera la aparicin de un
instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura requera tambin un soporte, que
al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el
registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos
econmicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen relaciones sociales. Con
los griegos y los romanos la vida pblica se fue haciendo ms activa y complicada. En estas
civilizaciones el archivo surge como una institucin con vida propia y que tiene su propia
identidad. El archerion griego y el archivium o tabularium romano fueron instituciones
establecidas por la legislacin de la poca. Tambin la importancia que se concedi a los
archivos viene dada por la aparicin de los archiveros, arepagos en Grecia y censores en
Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurdica. Al mismo
tiempo, la aparicin del derecho como gran aportacin del mundo romano, va a hacer que los
documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relacin humana. La cada
del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues por el influjo germnico
se impona ms el valor oral que el documento escrito. En caso de los Archivos reales como se
trataban de Cortes itinerantes sus fondos siempre estaban expuesos a una dispersin que no
beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente en el Reino Visigodo si sabemos que
existe la figura del tesaurus que era el lugar donde se conservaba la documentacin real, los
cdigos y los tratados reales.

El documento de Archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido


utilitario,por cuanto el documento serva para garantizar privilegios, inmunidades o derechos.

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As Imagenvan a ir apareciendo las primeras chancilleras reales, los archivos nobiliarios y los
archivos eclesisticos, en una poca en la que el poder estaba atomizado. Tambin en la Edad
Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes
y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que
habia que guardar. Y as nacen los primeros concejos y los primeros archivos municipales. Al
mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios hechos importantes:

* Aparicin en Occidente del papel.

* Resurgir de las ciudades

* Recuperacin del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base


fundamental para una organizacin archivstica mnima. Se recupera el valor del documento
como prueba jurdica.

En 1180 aparece en Espaa el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de


Aragn, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los
documentos que emanaban del rey.

Con el Renacimiento surgieron las monarquas autoritarias y con ellas el concepto de Estado
Moderno. La vida administrativa se hace ms compleja y empiezan a aparecer nuevas
instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con la aparicin de los Austrias en
Espaa, en 1545, Carlos I decide crear un Archivo General para la administracin del reino de
Castilla. Ese archivo general se estableci en una antigua fortaleza ubicada en Simancas,
donde luego su hijo Felipe II concentrar todos los documentos procedentes de las diferentes
instituciones de la monarqua hispnica. Con el RenacimientoImagen apareci tambien un
invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres mviles para imprimir. Los
documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a multiplicar las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustracin, y ese sentido va


marcando la idea de preservar los documentos para la historia. Fruto de ese pensamiento fue la

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idea de Carlos III de crear un nuevo archivo, el Archivo de Indias, creado con los fondos que se
conservaban en Simancas sobre la adminstracin de las Indias y establece ese archivo en
Sevilla.

La Revolucin Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de


la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos
ya no son del rey si no de la nacin, por ello se establece el carcter de archivos pblicos.

En el siglo XIX una serie de cambios conocidos bajo el nombre de revolucin burguesa
repercuten sobre la estructura poltico-administrativa. El Antiguo Rgimen desaparece y con l
muchas institucione s que son sustituidas por otras. Pero incluso en Espaa, desde 1700 a
1715 la nueva dinasta borbnica disuelve el rgimen polisidonial por un nuevo modelo
centralista dividido en provincias. A partir de 1812-1833 aparece el rgimen liberal que hace
desaparecer las instituciones anteriores, se hace una nueva divisin provincial y aparecen los
ministerios y las cortes. En 1836 tiene lugar el proceso desamortizador de Mendizbal que tuvo
gran transcendencia, en el que los bienes de las distintas rdenes religiosas son declarados
bienes nacionales y pasan a ser del Estado.

El nuevo rgimen liberal crea unas nuevas necesidades. El nuevo Estado crea una imperante
estructura de archivos. As se crea la Junta de Archivos en 1847 y en 1848 se crea la Direccin
General de Archivos de Espaa y Ultramar.

En 1858 se crea el cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios, arquelogos y anticuarios


con el fin de catalogar la masa documental que pas al estado Imagencon motivo de la
desamortizacin. Ese mismo ao se cre el Archivo Central de la Administracin de Alcal de
Henares para guardar la documentacin de aquellas instituciones que haban desaparecido con
la cada del Antiguo Rgimen y como archivo intermedio guardaba toda la documentacin que
gen
erasen los ministerios una vez pasado el tiempo establecido. En el ao 1866 se cre el Archivo
Histrico Nacional de Madrid, en 1881 se crearon los archivos de las delegaciones provinciales
de Hacienda y se le encomend la custodia al cuerpo facultativo de archiveros.

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En 1901 se estableci por reglamento todo el rgimen de gobierno y funcionamiento de los


archivos del Estado que divida los archivos en generales, regionales y especiales.

En 1969 se cre el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares para sustituir al


que se habia creado en 1858. Sigue siendo un archivo intermedio de los ministerios.

A partir de 1979, la nueva Constitucin espaola estableca un nuevo modelo descentralizado


de Estado, de adminstracin: las Comunidades Autnomas; y se necesitaban crear archivos
autnomos.
http://www.alquiblaweb.com/2012/06/11/origen-de-los-archivos-30-2/

3.5.2 MARCO CONCEPTUAL

2.4 ARCHIVO

Para definir lo que es un archivo, Noverges y Sigalat (1998) recurren al concepto utilizado en
la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, en la cual se dice que los archivos son "conjuntos
orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por personas jurdicas,
pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la
investigacin, la cultural, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se entienden por
archivos las instituciones culturales donde se renen, conserva, ordenan o difunden para los
fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos".9

Como podemos notar, los autores mencionados contemplan las dos perspectivas desde las
cuales puede ser evaluado el trmino Archivo; primeramente, desde su contenido (conjunto
orgnico de documentos); y segundo, desde su estructura fsica (como local destinado a la
conservacin de documentos). Cada uno de estos puntos de vista abarca una amplia gama de
aspectos relacionados a la conservacin y el tratamiento de los documentos.

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Tambin Fuster (1999) hace referencia a estos aspectos cuando nos presenta tres
definiciones de la palabra Archivo extradas del "Diccionario de Terminologa Archivstica", y los
cuales citaremos textualmente a continuacin:

Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por
las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas.

La institucin cultural donde se renen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgnicos
de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

El archivo tambin es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de


documentos.

Sin embargo, Fuster (1999) nos presenta una definicin de archivo mucho ms completa y
estrechamente relacionada a las caractersticas fundamentales del documento archivstico:
"Archivo es la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de documentos de
cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de
la funcin o actividad de una persona o entidad pblica o privada, organizados y conservados
cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena las debidas condiciones
y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como
testimonio de la gestin de actos administrativos y/o jurdicos, o como informacin para fines
cientficos o culturales."10

Es responsabilidad del archivo evitar el deterioro de los documentos a fin de garantizar la


transmisin futura de la informacin en forma ntegra. Recordemos que "la razn ltima de la
conservacin documental en los archivos es siempre una razn prctica y utilitaria, ya sea con
fines jurdicos (como prueba de derechos y obligaciones), con fines administrativos o
burocrticos (imposicin legal de mantener ciertos documentos, apoyo documental para la
gestin de la actividad o funcin) o con fines exclusivamente de informacin e investigacin
(principalmente de tipo histrico o de recuerdo de la actividad del pasado),"11

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2.5 SISTEMA DE ARCHIVOS

El concepto de Sistema de Archivos an no se encuentra claramente definido por los diversos


estudiosos del campo de la Archivstica, sin embargo, por las caractersticas de su estructura y
los elementos que lo componen podemos deducir los estrechos vnculos que posee con las
teoras administrativas de Gestin Documental, lo cual es corroborado por Eduardo Nez
Fernndez (1999) cuando sostiene que "sobre esta base se ha construido lo que se ha dado en
llamar Archivstica Moderna"12. Asimismo, por esta falta de precisin terica, se suele confundir
a los Sistemas de Archivos con las Redes de Archivos, que poseen elementos estructurales
comunes pero diferencias fundamentales.

Debemos entender que un Sistema de Archivos se encuentra estrechamente relacionado con


los conceptos archivsticos de "Ciclo Vital del Documento" y "Fondo Documental", en base a ello
intentaremos definirlo como un conjunto de procesos orientados a organizar y gestionar el
conjunto orgnico de documentos producidos por una institucin, desde el momento en que son
generados, luego tramitados y enriquecidos a travs de su uso, y hasta finalmente ser
eliminados o conservados en forma definitiva; por esta razn lo integran los diversos archivos
que responden al Ciclo Vital de los Documentos.

A diferencia de las Redes de Archivos, que estn integrados por archivos que poseen su
propio fondo documental y cuyo proceso de generacin de documentos no tiene ningn vnculo
orgnico con el resto de archivos que componen la red, en el Sistema de Archivos el fondo
documental es nico, a pesar de que puede estar constituido por conjuntos orgnicos distintos,
diferenciados entre s a pesar de tener una estrecha relacin con la institucin que los ha
generado, as nos lo afirma Eduardo Nez (1999) cuando nos dice: "al sistema archivstico
institucional podemos decir que lo definen, sobre todo, la institucin productora de la que
emana el fondo documental, este fondo documental y la estructura de centros especfica que,
de acuerdo al ciclo vital del documento se haya establecido."13

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Con esto queda claro que los archivos que integran un Sistema de Archivos o Sistema
Archivstico se diferencian slo en que sus fondos documentales corresponden a las diferentes
etapas del Ciclo de Vida de un mismo documento, es decir, est constituido por archivos de
gestin, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos centrales o
histricos, todos ellos funcionando bajo un mismo marco legal y un mismo conjunto de
procedimientos y valores establecidos por la institucin a que pertenecen.

Eduardo Nez Fernndez (1999) reproduce textualmente a V. Corts Alonso, cuando seala
las claves para la construccin de un buen sistema archivstico, lo cual vale la pena tener muy
en consideracin:

"1. Un marco legal o normativo mnimo que establezca la estructura, los principios de
transferencia de una edad a otra, el rgimen de servicio en cada fase y el rgimen funcional de
los profesionales de archivos que atienden el sistema.

2. Unos recursos humanos y materiales suficientes para que el sistema funcione ptimamente.
En especial, una plantilla de buenos archiveros, capacitados y bien formados, para llevar a cabo
las tareas de organizacin y servicio del sistema.

3. Normalizacin de principios y coordinacin de tareas y objetivos entre los distintos centros


archivsticos del sistema. Desde esta perspectiva, archiveros y archivos no son compartimentos
estancos sino engranajes de un sistema que funciona armonizadamente para lograr unos
objetivos muy concretos.

4. Especializacin de funciones tan slo en lo que se refiere al tipo y edad del fondo que se
gestiona. Desde esta perspectiva, la buena formacin del archivero se hace patente, debiendo
estar formado para poder atender archivos administrativos, intermedios o histricos.

5. Una buena planificacin del sistema que permita su correcto funcionamiento, en constante
dinmica, rehabilitando la cadena de colaboracin entre los diferentes elementos que
conforman las fases del sistema.

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6. Por supuesto, aplicacin de las nuevas tecnologas pero siempre puestas al servicio de los
mtodos archivsticos y no al revs, cayendo en el grave error de suponer que stas suplantan
la labor metodolgica y los principios tcnicos y cientficos desarrollados hasta hoy por la
Archivstica."14

Si analizamos con detenimiento estas seis claves que nos brinda V. Corts Alonso para
implantar con xito un Sistema de Archivos, encontraremos que hace referencia a los
componentes que lo integran, y que enumeramos a continuacin:

1. La institucin productora y sus ramificaciones.

Se refiere a aquella entidad que genera documentos en el cumplimiento de sus funciones, en


forma espontnea y progresiva, lo cual incluye a su sede principal y a las diversas sucursales
que posea, adems de aquellas entidades que por uno u otro motivo se encuentran
relacionadas al ejercicio de sus funciones.

2. Fondo del sistema archivstico

Es el conjunto orgnico de documentos que una institucin productora ha generado; el cual


puede estar constituido por uno o ms conjuntos orgnicos que mantienen un vnculo
institucional entre s.

3. La administracin de archivos del sistema

La Administracin de Sistemas de Archivos se refiere al "conjunto de rganos de decisin y de


ejecucin que dentro de una institucin productora se encargan de dirigir, planificar, controlar y
desarrollar o ejecutar todos los aspectos concernientes de dicha institucin."15

4. Los recursos del sistema

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Los recursos del sistema lo constituyen la Infraestructura, el personal, los recursos tcnicos y
cientficos y los recursos tecnolgicos empleados en la planificacin, organizacin y
funcionamiento de todo Sistema de Archivo.

En lo referente a la infraestructura debemos sealar la importancia de contar con edificios e


instalaciones adecuados para conservar y proteger el fondo documental de la institucin; as
como, para brindar las comodidades mnimas indispensables al personal que labora en dichos
locales.

El rol que juega el personal profesional y tcnico en el desarrollo de todo Sistema de Archivo
nos lo seala Eduardo Nez F. (1999) cuando nos dice que "lo que realmente articula un
sistema de archivos son los archiveros, tanto en los puestos de decisin como en los de
ejecucin. Tanto el diseo como la planificacin de un sistema archivstico debe correr a cargo
de especialistas, profesionales o expertos en la materia, es decir, de archiveros"16 Asimismo,
reconoce la importancia de brindar una capacitacin constante a los equipos humanos -tcnicos
y no tcnicos- hacindolos partcipes de un trabajo coordinado y cooperativo con el fin de
cumplir con los objetivos comunes institucionales y archivsticos.

Los recursos tcnicos y cientficos estn dados por la aplicacin de los principios
metodolgicos de la ciencia archivstica a la planificacin, organizacin y gestin de un Sistema
de Archivos. Aqu la participacin del profesional archivero es de vital importancia, ya que son
ellos quienes se encuentran capacitados para analizar los problemas y proponer las soluciones
ms adecuadas para que las personas u rganos de decisin puedan tomar las decisiones ms
correctas para la administracin de estos sistemas.

La aplicacin de recursos tecnolgicos a la informacin y la gestin documental es considerada


un factor estratgico para alcanzar los objetivos trazados, por lo que en toda planificacin de
sistemas archivsticos debe considerarse la integracin de las bondades de la Informtica, la
Telemtica, la Ofimtica y las Telecomunicaciones a las actividades que se desarrollan dentro
de estos sistemas.

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5. Normatividad del sistema

"Todo sistema archivstico est regulado o debe estarlo por un conjunto de normas en las que,
en principio, debemos distinguir dos clases. La primera de ellas es la formada por el conjunto o
elenco de normas legales que, imperativamente, hay que aplicar en la gestin del sistema,
puesto obedecen al marco legal, jurdico y reglamentario del pas o del Estado en que se halle
el sistema archivstico. [...] La segunda clase de normas se refiere a las normas tcnicas para la
organizacin y gestin del sistema archivstico, es decir, para el tratamiento archivstico del
fondo."17

6. Los archivos y los centros archivsticos del sistema

Se refiere a los archivos que conforman el sistema, que como ya se mencion anteriormente,
responden a las diferentes etapas del Ciclo de Vida del Documento, es decir, archivos de
gestin, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos centrales o
histricos.

2.6 DOCUMENTO ARCHIVSTICO

El documento en un sentido amplio se puede definir como todo aquel objeto que sirve de
testimonio de la actividad del hombre. Sin embargo, para el marco conceptual de esta
investigacin nos vemos en la necesidad de restringir este concepto al campo de la archivstica
y de las organizaciones empresariales. Para tal efecto debemos tener en cuenta que los
documentos aqu enmarcados son aquellos que reflejan las relaciones y actividades del hombre
y de la sociedad, entendidos como testimonio de un hecho o prueba fehaciente de la realizacin
o verdad de una cosa.

Fuster Ruz (1999) nos dice que existen dos clases de documentos: "de naturaleza
exclusivamente jurdica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza
administrativa, que no tienen naturaleza jurdica pero que sin embargo son documentos

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testimoniales, autnticos, objetivos y, por tanto, verdicos o fehacientes."18 Como es de


notarse, esta diferenciacin se basa principalmente en el uso y objetivo del documento, sin
embargo, los documentos de archivo poseen caractersticas propias que lo diferencian de los
dems documentos que se pueden encontrar disponibles en cualquier otra institucin, y en
dichas caractersticas es que se basa la diferenciacin entre la Archivstica y la Documentacin.

Resumiendo las caractersticas presentadas por Fuster19 se define como documento


archivstico a toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carcter
autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier
fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible,
seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o
interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos condicionado), y formando parte
de un fondo o conjunto orgnico, siendo producido, recibido y acumulado, como resultado del
proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en
cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos, y conservado como prueba,
informacin y continuidad de gestin. Al respecto Fuster nos dice: "los documentos de archivo
se originan natural y fluidamente de la institucin u organismo generador de actividades, y slo
crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de
funciones o fines jurdicos y/o administrativos." 20

El Documento de Archivo o Documento Archivstico tiene como caracterstica principal el ser


testimonio de una gestin, reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva,
conservando un carcter seriado y un principio de procedencia. Asimismo, es un documento
nico e irrepetible, producido en forma natural a travs del trabajo habitual de la vida
administrativa, pblica o privada. El carcter seriado de un documento deviene de la necesidad
de conservarse dentro de un conjunto orgnico, vinculado a los dems documentos de su
misma especie por su origen, orden cronolgico y de significacin (valor del documento como
parte de un todo). Se puede reconocer la existencia de familias documentales, llamadas as por
estar producidas por un mismo organismo administrativo, una misma oficina, e incluso por un
mismo funcionario o empleado.

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2.7 EL SERVICIO DOCUMENTAL

La finalidad de todo archivo es el servicio de informacin que presta a sus usuarios. Este
servicio se brinda inicialmente en la misma institucin generadora de la documentacin, pero a
futuro, si este archivo es transferido a un archivo pblico, ser brindado en el local de la
institucin receptora, lo cual implica que el servicio inicialmente brindado a un pblico reducido
(al personal de la institucin generadora principalmente) se ver ampliado al pblico en general.

Estos servicios son similares a los brindados por cualquier otra unidad de informacin, y
consisten en: lectura en sala, prstamo interno, prstamo externo y fotocopiado principalmente.
http://webcache.googleusercontent.com/search?
q=cache:http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/tesis/Human/Landa_M_L/cap2.htm
Gestin de documentos: el caso del Consorcio SMS. Landa Molina, Luz Mercedes.

3.5.3 MARCO HISTORICO.

http://tecnicasdearchivisticaygestion.blogspot.com.co/2014/05/historia-de-la-archivistica-en-
colombia.html
HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA

En la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras formas de organizacin
poltica, recibieron un gran impulso a raz del surgimiento del Estado-Nacin.
Espaa, pas vanguardista en esta direccin y en lograr su unidad poltica con una monarqua
nacional a finales del siglo XV, desarroll una gran tradicin documental y archivstica que
trasladara a sus colonias en Amrica. Uno de los primeros archivos de la metrpoli fue el de la
corona de Aragn, en un documento de pleito ante la Corona de Tarragona por la posesin de
unos castillos del monarca debido a que un noble, Pedro de Luz, los reclamaba como propios.
El rey se dirige al archivo y un documento que prueba su posesin de esos castillos. A pesar de
la fecha en la que se hace mencin por primera vez del archivo, la custodia de los documentos

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es anterior al s.XII, es muy probable que el archivo rena documentos del siglo X (afirmacin de
Federico Ubia). Se confecciona el cartulario ms importante de Aragn, liber fundarum maio,
con todos los documentos del patrimonio real. La finalidad es reunir los documentos propios del
monarca y de sus antepasados y tambin de sus sbditos, y as crear una memoria.

El emperador Carlos V dispuso, en 1540, la organizacin del Archivo de Simancas con fines de
consulta por parte de la administracin, pues el concepto y realidad de un Estado moderno,
exiga una organizacin administrativa con su compaera inseparable, la burocracia, y con su
correlato necesario, el archivo.

El archivero tiene orden de reclamar anualmente los registros generados por el protonotario o
jefe de la escribana real, por los secretarios del Rey, de la Reina, del primognito, y su esposa
si la tuviera. Estos registros se integraran en el Archivo, y son los documentos ms
importantes. El Rey sita a este archiveroescribano dependiendo directamente del Canciller
Mayor (que custodia el sello real).

El MEMORIAL era un documento donde se inscriben los documentos que ingresan en el


Archivo. Se anotaba el da de entrada, el tipo de registro que ingresaba, las fechas que
abarcaba y el nombre de la persona que haca la entrega. En cuanto a la ordenacin, era
cronolgica dentro de la serie, aunque no muy precisa. La identificacin se haca a dos niveles:

Como unidad archivstica, que es como se hace actualmente, mediante una numeracin.

- Como unidad documental, se foliaba y en los folios iniciales se elaboraba un ndice


generalmente alfabtico.

La conservacin y restauracin corra a cargo del archivero, que era quin reparaba los
documentos deteriorados. Los gastos generados eran sufragados por el derecho del sello (los
particulares pagaban por poner un sello en un documento, o por la expedicin del mismo). En
cuanto a la accesibilidad, es nula, ya que es un Archivo Real y por tanto secreto, privado y

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personal. El nico que puede pedir documentos es el Rey, a partir de Reales Cdulas y a pesar
de ello el documento no saldr del archivo, sino que el archivero expedir una copia.

A partir del siglo XV el Archivero podr expedir copias a particulares que lo soliciten, a cambio
de una remuneracin. A partir de este siglo el archivo deja de ser un archivo central,
producindose una descentralizacin, debido a que se fueron creando diversos archivos, en
Barcelona, en Valencia y en Zaragoza, a mediados de siglo, tras plantearlo en unas cortes en
Calatayud, y siguiendo el principio de procedencia territorial. Hay muchos instrumentos de
descripcin para organizar la documentacin:

El Archivo del Rey, siglo XII, estaba difcil encontrar documentos, de manera que se encarga a
Raimundo de Caldes crear un libro donde se transcribieran todos los documentos del archivo.

Los documentos estaban almacenados en cajas o sacos. En el inventario de Pedro Passeya


se dice que los sacos estaban rotulados indicando su contenido, y estos estaban metidos en
unos 20 armarios.

3.5.4 MARCO LEGAL

LEY 594 DE 2000

(Julio 14)

Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de


2014.

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras


disposiciones.

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El Congreso de Colombia

DECRETA:

TITULOI

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y


PRINCIPIOS GENERALES

ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.

ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la administracin


pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley.

ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes
conceptos, as:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.

Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin


administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y


aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

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Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el
legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en
su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad


pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico,


que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o
conservacin permanente.

Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la


planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o


cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los


materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos


documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

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Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y


caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin


archivstica son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la


documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea
recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de
la historia;

Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos
previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la


cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones


administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia;
son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y
las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano;

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d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,


conservacin, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin


es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para
coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es
obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la
Constitucin Poltica;

f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los


archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad


de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As
mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla;

h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la


organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administracin de documentos y archivos;

i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin
probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los


recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica
y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica
sustitutiva;

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k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se


interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la


homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo
de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso
de los ciudadanos a la informacin y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los


archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios.

Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales
que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad


normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y
subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y


homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e

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integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin


pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el


Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los
principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma;

f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de


Archivos.

ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema


Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de
planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin,
control, seguimiento y coordinacin, as:

a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo


con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de
las entidades territoriales;

b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos
territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso
humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern


responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades
descentralizadas directas e indirectas del Estado;

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d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo


dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

T I T U L O IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado


est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivstica.

ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable de la


gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.

ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber


garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento
de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de
espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones
tcnicas existentes sobre reas de archivos.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014

ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La


documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste
ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un
bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014

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PARGRAFO 1. La administracin pblica podr contratar con personas naturales o


jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014

PARGRAFO 2. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con


instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.

PARGRAFO 3. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y


condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo o administracin de archivos histricos.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014

ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los


servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique
exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
entidades pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual
o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los
archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern
responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los
servicios archivsticos.

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ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los


funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica
profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo
previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn
siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin
de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la
administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la
Nacin.

ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la
obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas
relacionadas con su labor.

PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de


formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de
capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar
tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de su archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico,
siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organizacin archivstica de los documentos;

b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta


aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la
seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes,
as como el funcionamiento razonable del sistema.

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PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la


validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la informacin.

PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn


ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio.

ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Reglamentado


por el art. 1, Decreto Nacional 029 de 2015. Las entidades pblicas que se suprimen o
fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su


documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 41 de 2002

TITULO V

GESTION DE DOCUMENTOS

Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012

ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern


elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos
archivsticos.

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PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro del


concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos.

ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los


documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua


utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos


archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los


documentos de archivo de conservacin permanente.

ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 39 de 2002

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ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la


Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de
conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos
de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias
laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar
lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios pblicos.

ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la


Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en
sus diferentes fases.

T I T U L O VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen
derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de
los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a
la Constitucin o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el


derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso 2o. del artculo
13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier
documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento

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por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos


histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin
impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en
estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del
documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

T I T U L O VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del
Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se


podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que
conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos.
Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:

a) Motivos legales;

b) Procesos tcnicos;

c) Exposiciones culturales.

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PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales,


procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

T I T U L O VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.

ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio


o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los
archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin
irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya
lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer
las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTCULO 33. Organo competente. El Estado, a travs del Archivo General de la


Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural
cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de
carcter privado.

ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la


Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas
tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia,
conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en
esta ley y sus disposiciones.

ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo


General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos

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de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el


incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:

a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes


impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las
profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental,
distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de
la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio


documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones
patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos


pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El
Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos
que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.

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T I T U L O XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin


Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos.

ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nacin.

PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser


copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de
transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la
misma.

ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General


de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos,
incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80


de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser
destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII

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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275

Rgimen Legal de Bogot D.C. Propiedad de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Ley 594 de 2000 Nivel Nacional

Fecha de Expedicin: 14/07/2000


Fecha de Entrada en Vigencia: 14/07/2000
Medio de Publicacin: Diario Oficial 44084 del 14 de julio de 2000

3.5.5 MARCO AMBIENTAL

3.6. ALTERNATIVA DE SOLUCIN

La alternativa para resolver la problemtica que presenta el comit de reclamos de la


refinera consiste en implementar el Sistema de Aseguramiento de las Reclamaciones
del tribunal de Arbitramiento de Ecopetrol (SATRAECO), con el fin de asegurar la
informacin de los expedientes en caso de prdida de soportes; tambin se va a
actualizar la base de datos de Excel para que esta pueda ser til; por ltimo se va a
ordenar

Este sistema de aseguramiento solo se va a implementar al 5% de los expedientes


como prueba piloto y si funciona correctamente ms adelante se implementara al resto
de los casos.

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SATRAECO es un sistema de aseguramiento creado para proteger la informacin de


los expedientes en caso de extraviarse o destruirse por cualquier eventualidad no
deseada. Estos casos se protegen de manera electrnica incluyndolos en una base
de datos creada en Excel que hace ms fcil y practica la bsqueda de expedientes y
en caso de perderse alguno o de un incendio, inundacin etc. Los rbitros podrn
continuar con los procesos sin ningn problema ya que se encuentra en la base de
datos de Excel.

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3.7. METODOLOGA PROPUESTA

La metodologa a utilizar en esta propuesta es la descriptiva, y se utiliz la tcnica de


entrevista a los rbitros para determinar los inconvenientes que se presentan al
momento de identificar y abordar cada uno de los procesos, teniendo en cuenta la
reclamacin y las particularidades de dicho proceso.
De acuerdo a lo anterior el procedimiento a seguir es identificar en la base de Excel
que cada expediente se encuentre all registrado y que el nmero de expediente
corresponda con el que se encuentra archivado, posteriormente revisar el expediente y
mediante una entrevista con los rbitros identificar el conocimiento del proceso y la fase
en la cual debe encontrarse, que ste coincida con el de la base Excel y con el que se
encuentra en fsico archivado, de igual forma determinar si se est cumpliendo con los
trminos establecidos para la fase en que se encuentre y que esta informacin
realmente est asegurada en un solo expediente, este mismo proceso se realizar con
una muestra piloto de expedientes para proceder con el resultado proceder con la
actualizacin y el aseguramiento de dicha informacin tal como corresponda para estos
efectos.
http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/bitstream/handle/10785/653/completo.pdf?sequence=1

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3.8. RESULTADOS ESPERADOS

Con esta propuesta se espera que en enero del 2017 al finalizar la prctica empresarial,
el archivo del comit de reclamos de Barrancabermeja, este ordenado y actualizado de
acuerdo con las necesidades que presenta el comit, en donde sea ms fcil y rpida
la bsqueda de cada expedientes y que toda informacin de los mismos este ms
segura y protegida al quedar implementado el nuevo sistema de aseguramiento
SATRAECO.

As mismo los entregables al final del ejercicio sern:


Expedientes foliados y escaneados.
Base de datos actualizada con su respectivo hipervnculo por cada expediente.
Carpeta virtual con los expedientes escaneados.
Expedientes ordenados en sus respectivas cajas y enumerados segn el orden
de llegada.

3.9. ESTRATEGIA DE DIVULGACI N

Esta propuesta se divulgara por medio de un informe final a los rbitros y secretaria del
comit de reclamos, en este se presentara el antes y el despus, es decir se mostrara

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el estado en el que se encontr el archivo y como quedo finalmente, cual fue el


problema hallado y como se solucion, etc.

3.10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADE S

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SATRAECO

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5


ACTIVIDAD S S S S S S S S S S S S S S S S S S S
S4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Foliar Expedientes
Escanear
expedientes
Elaboracin y
alimentacin de
carpetas digital
Actualizacin de la
base de datos
Cargue de
informacin en la
tabla Excel
Presentacin
informe a los
rbitros

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4. PRESUPUESTO

Tabla 1. Presupuesto global


Presupuesto global de la propuesta por fuentes de financiacin (en miles de pesos)
Fuentes
Rubros Total
U.T.S * Contrapartida**
Talento humano $4.136.724
Materiales y equipos $1.418.000
Software $4.000.000
Servicios tcnicos N.A.
Varios $120.000
TOTAL $9.674.724

Tabla 2. Presupuesto de Talento humanos


Descripcin de los gastos de talento humano (en miles de pesos)
Investigador
Formacin Funcin Dedicacin Total
/auxiliar

Nathalia Villamizar
Estudiante Investigador 45 horas semanales $4.136.724
Martnez
Nmero de horas
Nombre Autor 2 Investigador
semanales
TOTAL $4.136.724

Tabla 3. Presupuesto materiales y equipos


Descripcin de los materiales y equipos que se planean adquirir (en miles de pesos)
Recursos
Material / equipo Justificacin Total
U.T.S * Contrapartida**
Enumeracin de
Foliador pginas de $ 18.000
expedientes
impresora Escaneado de hojas $600.000
computador Ofimtica $800.000
TOTAL $1.418.000

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Tabla 4. Presupuesto software


Descripcin del software requerido (en miles de pesos)
Recursos
Software Justificacin Total
U.T.S * Contrapartida**
Uso intranet Uso plataforma Ecopetrol $4.000.000

TOTAL $4.000.000

Tabla 5. Presupuesto servicios tcnicos


Descripcin de los servicios tcnicos requeridos (en miles de pesos)
Recursos
Servicio Justificacin Total
U.T.S * Contrapartida**

TOTAL

Tabla 6. Presupuesto de gastos varios


Descripcin de los gastos varios (en miles de pesos)
Recursos
Varios Justificacin Total
U.T.S * Contrapartida**
Desplazamiento hasta el sitio
Transporte $120.000
de practica

TOTAL
* Los gastos UTS estn contemplados dentro del inventario de equipos que sta ya posee y de la nmina
de la institucin.

** Los valores de contrapartida son asumidos por los proponentes del trabajo de grado.

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5. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

https://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/102789.desaparecen-expedientes-en-el-tribunal-
de-justicia.html

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2007/t-256-07.htm

http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/tramites_servicios/apostilla_legalizacion/archivos/
codigo_procedimiento_civil.pdf

http://www.cjslp.gob.mx/sevd/pdf_coordinacion/organizacion.pdf

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=312

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