Manuales Administrativos

Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las

herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y
operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento
de comunicacin.
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Si bien existen diferentes tipos de

manuales, que satisfacen distintos tipos
de necesidades, puede clasificarse a los
manuales como un cuerpo sistemtico que
contiene la descripcin de las actividades
que deben ser desarrolladas por los
miembros de una organizacin y los
procedimientos a travs de los cuales esas
actividades son cumplidas.

En las organizaciones en que no se utilizan

manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de
comunicados internos. Si bien el propsito
de transmitir informacin se cumple por
medio de estos ltimos instrumentos, no se
logra el objetivo de que constituyan un
cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil
en un momento dado conocer cul es el
total de esas disposiciones registradas a
travs de comunicados aislados.
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Ventajas de la disposicin y Uso

de Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de

funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos
stos que por otro lado sera difcil reunir.
2.- La gestin administrativa y la toma de
decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del
funcionario actuante en cada momento
4

Sino que son regidas por normas que

mantienen continuidad en el trmite a
travs del tiempo.
3.- clarifican la accin a seguir o la
responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir
dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o
ejecucin.
4.- Mantienen la homogeneidad en
cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan
5

La formulacin de la excusa del

desconocimiento de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la
organizacin se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran un
sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se
ha ido enriqueciendo con el transcurso
del tiempo.
7.-Facilitan el control por parte de los
supervisores de las tareas delegadas al
existir
6

Un instrumento que define con precisin

cules son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para
entrenar o capacitar al personal que se
inicia en funciones a las que hasta ese
momento no haba accedido 9.Economizan tiempo, al brindar soluciones a
situaciones que de otra manera deberan
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada
vez que se presentan.
10.- Ubican la participacin de cada
7

Componente de la organizacin en el lugar

que le corresponde, a los efectos del
cumplimiento de los objetivos
empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita
la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su
asignacin de responsabilidades segn el
manual, y la forma en que las mismas se
desarrollan.
12.- Permiten la determinacin de los
estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y
8
metdicos.

Limitaciones de los Manuales

1.- Existe un costo en su redaccin y

confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualizacin,
dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios
de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es
reconocida en los manuales.
9

4.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de

sntesis o de detalle a efectos de que sean
tiles y suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula
cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo
tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.

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Clasificacin de Manuales
Administrativos

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Se presentan seis tipos de manuales

de aplicacin en las organizaciones
empresarias:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y
normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.

El manual de organizacin describe la

organizacin formal, mencionado, para
cada puesto de trabajo, los objetivos del
mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.
El manual de polticas contiene los
principios bsicos que regirn el accionar
de los ejecutivos en la toma de decisiones

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El manual de procedimientos y normas

describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos
administrativos en el orden secuencial de
su ejecucin y las normas a cumplir por
los miembros de la organizacin
compatibles con dichos procedimientos.

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El manual para especialistas contiene

normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinado tipo de
actividades u oficios. Se busca con este
manual orientar y uniformar la actuacin
de los empleados que cumplen iguales
funciones.

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El manual del empleado contiene

aquella informacin que resulta de
inters para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que
hacen a su relacin con la misma, y que se
les entrega en el momento de la
incorporacin. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivacin y
programacin de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, etc.
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El manual de propsitos mltiples

reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensin de la
empresa o el volumen de actividades no
justifique su confeccin y mantenimiento.

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Partes Componentes de un Manual

Los elementos que ms interesan dentro
de los integrantes de un manual son
aquellos que sern objeto de consulta y
que se encontrarn ubicados en lo que se
denomina cuerpo Principal : funciones,
normas, instrucciones, procedimientos,
lineamientos, etc. Dependiendo estos
temas del tipo de manual de que se trate.

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En primer lugar comenzar el texto con

una seccin denominada contenido,
donde se enunciarn las partes o
secciones integrantes del manual.
Esta seccin ser seguida de un ndice
en el que, al igual que todos texto, se
indicar el nmero de pgina en que se
localiza cada ttulo y subttulo. Es un
ndice numrico, cuyo ordenamiento
respeta la secuencia con que se presentan
los temas en el manual.
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Pero tambin puede existir un ndice

temtico, en el que los temas se presentan
ordenados alfabticamente para facilitar su
localizacin por este medio. Por lo
general, el ndice temtico se ubica como
ltima seccin del manual.
La tercera seccin ser la introduccin en
la que se explicar el propsito del manual
y se incluirn aquellos comentarios que
sirvan para proponer al lector y clarificar
contenidos en los captulos siguientes.
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La cuarta seccin contendr la

instrucciones para el uso del manual.
Esto es, explicar de que manera se logra
ubicar un tema en el cuerpo principal a
efectos de una consulta, o bien en que
forma se actualizarn las piezas del
manual, dada la necesidad de revisiones y
reemplazos de normas y medidas que
pierden vigencia o surgen nuevas
necesidades a cubrir.
La quinta seccin es el cuerpo principal;
es la parte ms importante y la verdadera
razn del manual.

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Manuales de Organizacin

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Principios Bsicos
Toda posicin de supervisin debe tener
asignadas funciones y responsabilidades
concretas.
Toda Asignacin de responsabilidades debe ir
acompaada de la correspondiente autoridad
para ejercerla.
No debe quedad incertidumbre respecto a la
definicin de autoridad y responsabilidad con
relacin a todas y cada una de las posiciones de
la organizacin.

Manuales de Organizacin

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Cada persona que ocupa un puesto en la

organizacin debe recibir rdenes de una
nica fuente.
Toda decisin que se adopte respecto a un
integrante de la organizacin debe ser
efectuada con conocimiento y consentimiento
del supervisor inmediato del afectado por la
decisin
Debe existir y aplicarse un mecanismo que
permita controlar y evaluar el cumplimiento
de las responsabilidades asignadas a los
niveles jerrquicos.

Contenido y Presentacin de
los manuales de la
Organizacin
Objeto: Establecer el contenido y la
presentacin de un manual de
organizacin. El contenido se enuncia en
carcter indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de ndice;
incluir la enunciacin de cada una de las
partes componentes del manual y la
cantidad de pginas que corresponda a
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cada una.

Objetivo del manual: en esta parte se

indicar los fines y alcances generales del
manual de organizacin. Por ejemplo se
determinar que el objetivo del manual es
definir las funciones y responsabilidades de
cada posicin dentro de la organizacin.
Objetivos y polticas de la organizacin:
se indicarn los fines hacia los cuales se
dirigen los esfuerzos de la organizacin.
Jerarqua: Se definirn y establecern los
distintos niveles jerrquicos de los rangos y de los
entes de la organizacin. Establecida Norma IRAM
34514
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Autoridad: se indicarn los distintos tipos

de autoridad vigentes en la organizacin.
Control: Se definirn y establecern los
tipos de control dentro de la organizacin.
Establecido por la norma IRAM 34510
Misiones y Funciones: se enunciarn
las funciones de cada uno de los entes de
la organizacin y se definirn sus fines, de
acuerdo a lo indicado por la norma IRAM
34.511
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Atribuciones: Se definirn y
establecern las facultades delegadas a
los responsables de cada ente de la
organizacin. Estos aspectos estn
contemplados en las normas IRAM 34509.
Delegacin: Se refiere a la enunciacin
de las tareas que el personal jerrquico
puede asignar a sus subordinados. En
razn del exceso de obligaciones a
cumplir, el responsable de cada rea
podr delegar funciones en los miembros
que, segn el organigrama, dependan de
l
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Reemplazo: se definir y establecer el

rgimen de reemplazos entre los
responsables de los entes de la
organizacin. La norma IRAM 34508 trata
sobre definiciones y terminologa en los
reemplazos de autoridades.
Informacin: se determinar cual es la
informacin que debe generarse en el ente
orgnico, tanto para su propio uso como
para integrar el sistema general de
informacin de la organizacin.
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Relaciones: se indicarn los tipos de

relaciones existentes entre los distintos entes
internos de la organizacin o externos a la
misma. Sobre este tema la norma IRAM
34507, define los tipos de relaciones formales
entre autoridades.
Responsabilidades: Se definirn las
obligaciones que emergen del ejercicio de
una determinada atribucin, tal como lo
indica la norma IRAM 34509.
Organigramas: Se incluir la representacin
grfica de la estructura orgnica, total y
parcial de la organizacin. De acuerdo norma
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IRAM
34504

Rgimen de autorizaciones: este

aspecto lo cubre la norma IRAM 34513,
sobre establecimiento de disposiciones
generales que rigen las autorizaciones
para adoptar decisiones y/o para firmar
los documentos correspondientes.

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Presentacin: la misma ofrecer el manual se

refiere al ordenamiento que observarn sus partes
componentes y a su formato.

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Contenido del manual

Objetivos del manual
Objetivos y polticas de la organizacin
Conceptos generales
Contenido comn de los entes del mismo nivel
Contenido especfico de los entes
Contenido comn de los rangos de igual jerarqua
Organigramas
Rgimen de autorizaciones

Manuales de procedimientos

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Una de las actividades de mayor

trascendencia de organizacin y mtodos,
consiste en el anlisis de los
procedimientos administrativos vigentes o
en la definicin de los circuitos para nuevas
empresas y/o nuevas actividades que
encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la
definicin de :
1.- Funciones y tareas para cada rea en
que se halle estructurada una organizacin,
con especificaciones claras y precisas del
tratamiento o curso de accin a seguir ante
cada

Alternativa factible de ocurrencia de cada

variable constituida de un circuito
administrativo.
2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor,
oportunidad de emisin, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los
datos que lo integran , distribucin de las
copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido,
perodo de resguardo legal y operativo,
clasificacin de la informacin contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y
patrimonial.
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Contenido y estructura de un manual

de procedimientos

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Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los procedimientos
Instrucciones
Normas de procedimientos
Glosario
ndice Temtico

Contenido y estructura del manual de

procedimientos

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ndice de referencias cruzadas

Verificacin y asesoramiento
Indicacin de fechas
Numeracin de pginas
Formato
Armado

La seccin contenido del manual incluir:

a) enunciacin de la codificacin
b) Enunciacin de la nominacin de cada norma
c) Cantidad de pginas de cada norma de
procedimiento o parte del manual.
En objetivos contendr la explicacin de los
propsitos de la aplicacin del manual y, cuando
fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En responsabilidad se indicar la unidad
orgnica responsable del cumplimiento de los
procedimientos en cuestin.
En alcance de los procedimientos contendr la
explicacin de los entes sobre los cuales se
aplican los procedimientos y las circunstancias en
que deben ser
35
35

Empleados o por la va de excepcin, cuales

son los lmites en que cesa la aplicabilidad de
los procedimientos.
La seccin instrucciones contendr las
concernientes a:
a) Estructura
b) Codificacin
c) Actualizacin
d) Criterios de cumplimiento
En estructura se indicar cual es la
disposicin y los fundamentos de las partes
en que est ordenado el manual
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En codificacin se indicar el sistema y

criterios de codificacin utilizados.
Por ejemplo:
X X XX XX
El primer digito: representa el sistema
El segundo digito: representa el
subsistema componente del sistema
codificado con el primero.
El tercer digito: representa el nmero de
procesos correspondiente.
El cuarto digito: identifica cada uno de los
formularios que intervienen en el sistema
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Los aspectos que imprescindiblemente

deben ser sometidos a normas son:
- Tareas y decisiones
- Archivos
- Circuito o flujo de la informacin y la va
de su materializacin en formularios.
En materia de Tareas y Decisiones, el
manual debe incluir:
- Una descripcin clara y completa de
cada paso a seguir ante cualquier evento.
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-Momento y oportunidad en que debe ser

ejecutado cada paso.
- Responsable de la ejecucin de cada paso
- Informacin requerida para la ejecucin de
cada paso.
- Informacin que se debe generar como
consecuencia del resultado de la ejecucin
de cada uno de los pasos.
-Medios a utilizar: archivos, formularios,
equipos de comunicaciones y/o
procesamiento.
- Decisiones a tomar previendo todos los
eventuales cursos de accin de posibles
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aplicacin.

-Controles a efectuar y cursos de accin a

tomar segn el resultado del control.
Respecto a los Archivos, los manuales
deben incluir una explicacin que permita
conocer:
- Informacin a contener.
- Mtodo de clasificacin de la informacin
contenida.
- Mtodo de bsqueda de la informacin y
tratamiento posterior al mismo.
- Responsable de su custodia y
mantenimiento actualizado.
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-Detalle taxativo de quienes tiene acceso a

dicho archivo para consulta y para
extraccin de su contenido.
En lo concerniente al flujo de informacin, el
manual de procedimientos debe contener:
- Ejemplares de los formulario, listados,
planilla y todo tipo de impresos a utilizar.
- Responsables de la emisin de cada uno
de ellos.
- Momento en que deben ser emitidos.
- Cantidad de copias y tratamiento y
distribucin
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A darle a cada una de ellas.

- Instrucciones para el llenado de cada
uno de los datos que integran el
formulario.

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