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Valledupar
2007
ADES DIDCTICAS
INDICE
UNIDAD I: ASPECTOS GENERALES
2.
La Informacin.
3.
Tipos de Proyectos
4.
Evaluacin
5.
Programas
1.
Qu es el ZOPP?
2.
3.
4.
5.
Formalizacin de la Propuesta.
2.
3.
4.
5.
Priorizacin Cualitativa.
1.
Solucin
2.
3.
rbol de soluciones
4.
5.
Principios generales
2.
Indicadores de la Evaluacin
3.
El patrn de referencia
4.
5.
2.
3.
4.
5.
BIBLIOGRAFIA
Tablas
Cuadros
Graficas
I.
Introduccin
El
proyecto
es
un
puente
entre
un
problema
una
solucinSituacinActualInsatisfactoriaSituacinFuturaEsperada PROYECTOEl
solucinSituacinActualInsatisfactoriaSituacinFuturaEsperadaPROYECTO
1.1 La Intencionalidad
hoy
nos
motiva
maana
puede
sernos
indiferente.
Esta
de
participacin
concertacin
alrededor
de
la
2. La Informacin
Esta actividad implica un esfuerzo del proyectista por precisar los aspectos
esenciales que caracterizan o identifican el problema y lo diferencian de otras
situaciones parecidas (elaboracin del marco conceptual). Algunos 1p p
proyectistas con mucha experiencia en el manejo del problema podrn
apoyarse en la informacin que les brindan sus xitos y fracasos previos. Pero
la experiencia por s misma puede ser insuficiente. Nunca te arrepentirs de
investigar y consultar las experiencias que otros hayan publicado o que te
puedan comunicar directamente. Puedes deducir entonces la importancia que
tiene consultar las bases de datos y la opinin de los expertos.
Es muy difcil que el gestor de un proyecto pueda manejar una informacin tan
compleja como la que se requiere para alcanzar un objetivo con xito, si no lo
hace de manera ordenada. La gestin de proyectos te ofrece tcnicas y
mtodos para obtener, organizar, analizar (relacionar), interpretar y valorar
informacin, de forma que sta pueda ser utilizada como fundamento y
garanta de xito de tus decisiones.
Las instituciones y agencias que trabajan por proyectos suelen ofrecer
diferentes formatos e instrumentos que apuntan a presentar, de manera
ordenada, la informacin requerida para comprender y sustentar el proyecto.
Estos formatos organizan la informacin por bloques, que varan de una
agencia a otra, aunque en esencia suelen referirse a los mismos aspectos.
Entre los bloques de informacin, esenciales para formular un proyecto, se
incluyen los siguientes:
1. Cul es el problema? (La definicin conceptual del problema).
16
2.4 La Decisin
Estos criterios suelen ser tenidos en cuenta por las diferentes agencias que
financian proyectos, para evaluar la conveniencia de apoyarlos.
La factibilidad de una decisin se refiere a su posibilidad de xito en funcin
de los recursos requeridos para lograr los resultados previstos. Algunos autores se refieren especficamente a esta propiedad como factibilidad tcnicofinanciera. Un anlisis de factibilidad consiste en establecer si existen las
condiciones y recursos materiales, fsicos y financieros suficientes y efectivos
para lograr el resultado previsto. Se di-ce que una decisin no es factible
cuando el anlisis hace prever que no se contar con los recursos suficientes
para realizarla adecuadamente.
3. Tipos de proyectos
Existen tantos proyectos cuantas intencionalidades pueda expresar el ser
humano:
Existen tambin innumerables maneras de clasificar los proyectos de
desarrollo, pero la mayora de las taxonomas obedecen a algn tecnicismo o
reflejan un modo especfico de actuar de las grandes agencias de desarrollo o
de los rganos correspondientes del nivel nacional. En la prctica, estas
clasificaciones tienen poca utilidad, y resulta ms conveniente designar a los
proyectos de desarrollo por sus objetivos dentro del rea programtica a que se
aplican.
20
de
desarrollo
institucional:
Destinados
mejorar,
Al
gestionar
su cotidianidad
de
proyectos,
el
y elementos
esenciales (Intencionalidad,
La gestin por proyectos implica un enfoque especial del trabajo, que no puede
adoptarse sin considerar las maneras como la institucin ha organizado su
estructura y acostumbra desarrollar el conjunto de sus actividades.
La organizacin de las diferentes actividades y acciones involucradas en la
gestin ha llamado la atencin de la administracin desde sus orgenes y al
respecto existen varios enfoques. Vamos a revisar brevemente dos de ellos:
justificaciones,
anlisis
de
viabilidad,
factibilidad....);
5. Programas
Proyectos
ambientales,
entre otras
previsto. Es
importante recordar
principales
Definicin
Instrumento para facilitar la gestin al nivel general
Instrumento para facilitar la gestin a un nivel intermedio
Instrumento para facilitar la gestin a un nivel concreto
Estructura
Es un esquema de decisiones de tipo general que incluye fines, objetivos, metas, instrumentos,
medios y recursos.
Es un esquema de decisiones detalladas que involucra diferentes tipos de proyectos segn su
homogeneidad.
Es un esquema de decisiones plasmadas en la realizacin de actividades que permiten
alcanzar resultados concretos
Grado de especificidad
Define los resultados y acciones a seguir como lineamientos u objetivos generales
Define los resultados y acciones a seguir desagregando los componentes del plan
Define los resultados y acciones a seguir de manera detallada, desagregando los componentes
del programa.
Relacin entre ellos
Desarrolla la generalidad de sus lineamientos a travs de programas y proyectos
Desarrolla de forma multisectorial cada uno de los lineamientos del plan
Desarrolla de manera especfica alguno(s) de los lineamientos del plan y/o del programa.
Vigencia en el tiempo
Define los aspectos generales de la gestin para un perodo fijo de gobernabilidad (anual,
bienal, trienal, quinquenal...) Largo plazo: 6-10 aos, mediano plazo: 3-6 aos y corto plazo
aproximadamente un ao.
Define algunos de los aspectos sectoriales de la gestin para un perodo aproximado de
tiempo. Largo plazo: 3-5 aos, mediano plazo: 1-3 aos y corto plazo menos de un ao.
Precisa los aspectos especficos de la gestin para perodos delimitados, con fecha definidas
de inicio y terminacin.
EJEMPLO
Plan de desarrollo institucional
Programa de desarrollo tecnolgico
Proyecto de capacitacin del personal en sistemas
Cuadro No 2: Relaciones entre Planes, Programas y Proyectos
Anlisis de Situacin
Es un momento donde se seleccionan y priorizan los problemas y sus posibles
soluciones, con la participacin de todos los actores que estn involucrados en
el proceso. La interaccin de los actores sociales que intervienen en este
momento, se ve facilitada por la utilizacin de diversas herramientas que sern
descritas en el taller correspondiente a cada paso del anlisis.
Anlisis de Involucrados
Este anlisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino que ocurre de
manera continua desde el inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores
pudieran cambiar a lo largo del proceso, y de su compro-miso dependen la
viabilidad y el xito.
El anlisis de involucrados apuntar, en primera instancia, a identificar a las
personas, grupos e instituciones que se relacionen con el proyecto, logrando
identificar sus intereses, potencialidades, limitaciones y las implicaciones de
estos anlisis sobre el proyecto mismo. Una vez definido el diseo del
proyecto, se identificarn los intereses y funciones de cada uno de los
involucrados en el proceso y las fases del proyecto en las cuales intervendr.
Estos anlisis deben generar por parte de los proyectistas decisiones y
acciones especficas para con cada uno de los actores, con el fin de asegurar
el efectivo cumplimiento del rol asignado y por ende del xito del proyecto (En
el taller de anlisis de involucrados veremos algunos de estos aspectos en
detalle).
Anlisis de Problemas
Este momento comprende la aplicacin de una serie de tcnicas, realizadas
con participacin de los involucrados, con el fin de analizar una situacin
problemtica. En el con-texto de esta situacin se identifican posteriormente los
problemas principales, entre los cuales ser escogido un problema central que
dar origen al proyecto. Usando el rbol de problemas se visualizar las
relaciones de causa y efecto de dicho problema central. En el taller de anlisis
de problemas y priorizacin revisaremos en detalle estos aspectos.
Anlisis de Alternativas
Es un conjunto de tcnicas que permiten identificar soluciones alternativas a
partir de diferentes combinaciones de medios fines, que pueden llegar a
convertirse en estrategias del proyecto. Una vez se han formulado las
diferentes estrategias que podran ser tiles para resolver el problema, se
aplican criterios de seleccin que permitan priorizar-las segn las necesidades
y las capacidades de los interesados. Por ltimo se decide la estrategia que
ser adoptada por el proyecto, y que es sustrato para iniciar el momento de
diseo en el cual se aplica la MATRIZ DE MARCO LGICO. Entre los talleres
encontrars una gua para abordar este tema.
supuestos que se deben cumplir en cada uno de los niveles. La casilla que
contempla los costos y presupuesto est en relacin inmediata lateral a la de
las actividades. Se debe recordar que todos los elementos de la matriz guardan
una estrecha relacin y si se cambia uno de los elementos, se deben ajustar
los dems.
Plan Operativo
Una vez se han tomado las decisiones generales, el ZOPP da comienzo a la
planificacin operativa, una etapa donde define en detalle los recursos
requeridos (personal, equipamiento y presupuesto) y el tiempo necesario para
realizarlos.
La planificacin operativa se apoya en una herramienta denominada plan
operativo, constituido por un grupo de instrumentos que permiten definir
Monitoreo y Evaluacin (M y E)
La evaluacin es una funcin bsica de la gestin por proyectos dirigida a
garantizar su xito. Consiste en observar y analizar la ejecucin de un proyecto
con el propsito de aprender de la experiencia para mejorar la gestin de
proyectos. Suele interesarse en la medicin de los avances y el logro de los
objetivos. La evaluacin y el monitoreo deben ir de la mano con el sistema de
informacin, el cual debe generar informacin confiable y oportuna para la
comparacin y la toma de decisiones.
Adems de mantener la ejecucin del proyecto en estrecha relacin con la
planificacin, la evaluacin examina la estrategia del proyecto desde sus
diferentes componentes respecto del problema y la afectacin del grupo meta
comparan-do los recursos consumidos y verificando as los avances y logros
del proyecto.
La evaluacin observa y registra continuamente la ejecucin del proyecto, para
hacer anlisis y valoracin de los datos e informacin obtenida, que permita
adoptar medidas correctivas o rectificacin del plan, hasta generar la
documentacin de la informacin interna y externa al proyecto. Con base en 52
el seguimiento, el proyectista deber cambiar la estrategia del proyecto cada
que sea necesario.
La evaluacin ocurre en tres momentos:
Evaluacin ex ante
Monitoreo
Evaluacin ex post
Desarrollar su sistema de evaluacin exigir al proyectista establece un
sistema de informacin, confiable y oportuno, que responda a las condiciones
del proyecto.
65
2. El Problema
1. Introduccin
En mdulos anteriores hemos aprendido que los proyectos son esquemas de
de-cisiones dirigidos a alcanzar con xito una intencionalidad. Como veremos a
continuacin, estas decisiones pueden plantearse de maneras diferentes y
pretenden responder a las siguientes in-quietudes del proyectista:
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ASPECTO A PRECISAR
PRESENTACION FORMAL DE LA DECISION
Qu intereses nos mueven?
Aspectos generales de la intencionalidad: Definicin de la empresa. Razn social. Competencias. Visin.
Misin.
Cul es el problema?
Anlisis de la situacin, diagnstico, lnea de base, formulacin del problema.
Para quines es problema?
Anlisis de involucrados identificacin y definicin de grupos blanco (grupos prioritarios o poblacin
target)
Qu se quiere lograr?
nuestros
propsitos
partiendo
de
nuestras
necesidades
El tercer rasgo de los problemas sociales toca con la importancia que juegan
las fuentes de informacin como mediadores entre el dato y el conocimiento.
Se puede afirmar con algunas excepciones (geografa, historia del arte), que
los datos empricos de la realidad social se ofrecen a nuestro conocimiento ya
codificados en diferentes formas: textos escritos u orales, fotografas,
imgenes, objetos, mapas, tablas, grficos, estadsticas, etc. La diferenciacin
entre datos perceptibles y codificados no debe tener una consideracin
positivista, que asigne a los primeros mayor grado de objetividad, ya que se
parte de reconocer que los datos de la realidad emprica, no estn exentos de
la propia mirada de quien investiga.
An entre analistas expertos, a menudo puede costar dificultad coincidir en la
forma de definir y valorar las situaciones como problemas, pues los intereses y
propsitos figuran entre las condiciones que ms diferencian a una persona de
otra y explican, en muchas ocasiones, la infinita variabilidad de los seres
humanos.
2.1. Actividades para identificar y precisar el problema
Para definir el problema debemos tener en cuenta algunos elementos que no
son secuenciales sino interactivos, pues con frecuencia una decisin posterior
nos exigir replantear decisiones anteriores. Estos elementos son:
73
6. Elaboracin del diagnstico contextual: este paso se refiere a la localizacin del problema en
su contexto, e implica dos tareas:
Preseleccin de problemas
Priorizacin de problemas
7. Elaboracin del diagnstico etiolgico que explique por qu se est produciendo el problema
seleccionado.
Identificacin de causas
Priorizacin de causas a intervenir
8. Formulacin
actividad que asume dicho actor, sus intereses, sus potencialidades y las
limitaciones en la solucin, y por ltimo las implicaciones de su papel para el
proyecto.
Es importante recordar que los involucra-dos pueden ser personas, grupos u
organizaciones que de alguna manera estn relacionadas con el problema y/o
con las posibles soluciones.
75
conflictos,
sino
que
promueve
la
confrontacin,
la
Los problemas rara vez se presentan solos. Casi siempre conforman pandillas
que tcnicamente denominamos problemticas y cuyo abordaje ser tanto
ms difcil cuanto ms compleja sea la confluencia de problemas que las
conforman. En la constelacin de situaciones afines que tocan con su razn
social, el analista deber identificar aquellos problemas a los que su proyecto
dar respuesta.
Definir situaciones problemas consiste, formalmente, en relacionarlas, ubicarlas
en su contexto global, delimitarlas de situaciones similares que puedan
manejarse de otra forma y relacionarlas entre s. Lo anterior implica elaborar lo
que algunos denominan diagnsticos contextuales, o lneas de base o anlisis
de la situacin, y donde el gestor de proyectos debe adelantar cuatro
procedimientos fundamentales:
Realizar un inventario ordenado de problemas: Diagnstico general
En este diagnstico, el analista hace un inventario de las situaciones
desfavorables
identificadas,
diferenciadas
reagrupadas
con
criterios
Falta capacitacin en
Gestin de proyectos
CORRECTO
Los proyectistas aplican los recursos de manera ineficiente.
Grfica No 5: Para definir el Problema
El rbol de problemas
propuestos
por
la
epidemiologa
para
facilitar
la
de
un
problema
establecer
sus
interacciones,
UNIDAD
2:
ASPECTOS
OPERATIVOS
DE
EVALUACIN
I. La Solucin
1. Introduccin a la Discusin.
Un buen planteamiento del problema es el comienzo de la solucin; una mala
formulacin ser parte del problema.
Esperamos que este criterio aplique positivamente al trabajo que vienes
realizando desde mdulos anteriores, y que hayas logrado precisar con xito el
problema especfico al que tu proyecto deber dar respuesta.
En esta unidad vamos a avanzar en la identificacin y definicin de las posibles
soluciones para los problemas que nos hemos planteado. El aprendizaje de
esta unidad ser relativamente fcil para quienes hayan precisado ya un
problema como ncleo de su intencionalidad; de otra forma puede ser que
tengas dificultades para integrar los nuevos conceptos. En este ltimo caso, te
Adicionalmente los objetivos pueden expresar otra informacin que puede ser
importante para prever el alcance del resultado:
Quin? Precisa el responsable de obtener el resultado.
Con qu? Describe los recursos e instrumentos utilizados para obtener el
resultado.
Para qu? Se refiere a la finalidad o resultado ltimo del proceso.
Para quin? Define los clientes o beneficiarios del resultado esperado.
Cunto? Precisa la cantidad de resultado que se obtendr. No todos los
resultados se dejan medir cuantitativamente. Cuando ello ocurre se habla de
metas. Una meta es un tipo particular de objetivo cuyo resultado s e ha
cuantificado en el tiempo.
Los objetivos pueden ser generales o especficos. Esta diferencia es
convencional. Un objetivo general expresa el resultado en trminos amplios, en
cuyo caso deber descomponerse en tantos objetivos especficos cuantos
productos diferentes pretenda alcanzar.
Construir objetivos generales es un recurso muy til que permite al analista
integrar o "empaquetar" diferentes intencionalidades que de otra forma
permaneceran dispersas y seran por lo tanto ms difciles de manejar. Sin
embargo, este esfuerzo integrador puede exigir al analista sacrificar en parte la
precisin y detalle que, en cambio, s deben exigirse a los objetivos especficos
97
30% de las causas y quienes aplican este enfoque con frecuencia lo hacen de
forma intuitiva.
Empezar pronto con lo que pueda hacerse, pero empezar, aunque slo se
pueda hacer poco inicialmente. De acuerdo con esta recomendacin es mejor
empezar en condiciones aceptables que esperar las condiciones ptimas.
Pensamiento emprico:
Considera que la experiencia es una excelente fuente de informacin y que la
mayora de las situaciones no han cambiado tanto como para descalificarla. Lo
correcto es lo que nos ha dado resultado anteriormente; en consecuencia, se
debe confiar ms en la experiencia, que en nuevos enfoques que no se han
comprendido bien o se conocen poco.
Pensamiento racional:
Propone los siguientes principios de accin, con la esperanza de que el
razonamiento aumente las probabilidades de xito:
Establecer desde el comienzo una situacin ideal o deseada
Identifique la situacin actual
Comparar la situacin ideal y la situacin actual e identificar la situacin
problema (diferenciar entre lo ideal y lo real)
Descomponer el problema en sus causas
Formular soluciones como situaciones alternativas a las causas (una
solucin es la situacin contraria a la que se ha caracterizado como problema)
Evaluar y escoger las alternativas de solucin ms razonables
Implementar las soluciones
En el seno del pensamiento racional se han desarrollado notablemente dos
tcnicas que sern de especial importancia para nuestro curso: la tcnica del
rbol de problemas y su corolario, el rbol de objetivos (tambin llamado de
soluciones o de medios fines).
Pensamiento sistmico o estructural:
Es una aproximacin a los problemas basada en los principios tericos y en las
tcnicas del anlisis sistmico. El enfoque sistmico propone describir el
problema como un todo, comprendindolo paso a paso y componente por 100
componente. Pensar estructuralmente consiste en considerar cada situacin
como un sistema articulado, compuesto por partes ntimamente relacionadas
entre s. El pensamiento estructural siempre ve las situaciones como parte de
101
Pensamiento prospectivo:
Supone que los
problemas
se resuelven
ms
exitosamente cuando
imaginamos el futuro posible como una realidad mltiple. Esto quiere decir que
un hecho del presente puede evolucionar de diversas maneras y presentarse
de diferentes formas en el futuro; estas formas son los futuros posibles, entre
los cuales hay unos que poseen mayor opcin de suceder. Futuros probables,
estos pueden acontecer con mayor certeza que otros, no por que el destino as
lo quiere, sino por que de esa manera lo determin el hombre que es el nico
protagonista de los hechos y el responsable de su propio futuro.
Mtodo del Por qu? Por qu? Cmo - Cmo? (Why and How?).
Este mtodo, emparentado con el pensamiento causal, recomienda analizar los
problemas hacia atrs, preguntndose siempre por qu, e interrogando de
nuevo cada respuesta con otro por qu. De esta manera el analista identifica
las mltiples secuencias causales que generan el problema. Identificadas las
cadenas de causas, el analista se devuelve hacia adelante, preguntndose
para cada una de ellas cmo controlarla? Los sucesivos cmo constituyen las
soluciones que el analista implantar para resolver el problema formulado
inicialmente.
Pensamiento hipottico:
de
informacin
recolectada,
cuanto
de
su
procesamiento,
Pensamiento secuencial:
Para este modelo, la clave de solucionar los problemas radica en resolverlos de
manera ordenada y secuencial en el tiempo. En ocasiones, la dificultad de
encontrar la solucin consiste en mezclar indiscriminadamente informacin y
decisiones que corresponden a diferentes momentos de la situacin. En un
buen cronograma radica el xito.
3. El rbol de Soluciones
El rbol de soluciones es una tcnica que permite hacer anlisis de objetivos,
describiendo una situacin futura mediante la solucin de problemas. La
utilizacin de dicha tcnica implica las siguientes etapas:
1er paso: formular las diferentes condiciones negativas que aparecen en el
rbol de problemas, en forma de condiciones positivas que son deseadas y
posibles tanto desde la viabilidad como desde la factibilidad.
2do paso: revisar las relaciones Medios Fines entre los diferentes niveles del
rbol en forma ascendente, que permitan garantizar la validez y la integridad de
la informacin all contenida.
3er paso: este es el momento de hacer los ajustes que sean necesarios con
base en la intencionalidad del proyectista, modificando los planteamientos o
inclusive agregando medios que sean relevantes y que se requieran para
alcanzar el fin propuesto en el nivel inmediatamente superior del rbol.
104
de
la
poblacin
directamente
afectada,
permite
identificar
o puede ser
que nuestras
deficiencias
institucionales
alternativas
preseleccionadas
deben
describirse
presentando
sus
RECOPILANDO
Hasta este momento hemos examinado el anlisis de la situacin, que se
realiza con la esperanza de obtener el sustrato suficiente para abordar el
diseo propiamente dicho del proyecto. Este se hace en la metodologa ZOPP,
utilizando la matriz de marco lgico, instrumento que permite desarrollar la
estrategia del proyecto constituida por los resultados, los indicadores, los
medios de verificacin, los supuestos, las actividades y el presupuesto. Este
ser el objeto del siguiente capitulo.
109
Cuando
calificamos
un
evento
de
solucin
estamos
en cambio,
estn firmemente
113
consideran
que,
mientras
no
haya
indicadores
de
logro
Responsable:
Los
supuestos
que escapan
nuestros
Las Actividades.
Para cada resultado habr una o ms actividades.
Al precisar su litado de tareas, podra ser sano incluir solo aquellas que el
proyecto tiene que emprender cuidndose de que se haga una distincin entre
las actividades del proyecto y las que forman parte de las actividades continuas
ms amplias de las instituciones o programas de la agencia, con las que se
relaciona el proyecto.
Una vez descritas las actividades, el proyectista debe asegurarse que:
Estn incluidas todas las actividades esenciales necesarias para producir los
resultados esperados.
Todas las actividades contribuyan directamente al nivel del resultado
superior.
Solamente estn incluidas las actividades que el proyecto tiene que ejecutar.
Estn planteadas las actividades en trminos de acciones que se emprenden
y no en trminos de resultados alcanzados.
El tiempo destinado para cada actividad sea realista.
Las actividades sean adecuadas a la situacin del pas, en trminos de
instituciones, ecologa, tecnologa, cultura, etc.
135
Los Insumos.
Son todos los recursos que se van a usar en el proyecto en trminos de
presupuesto,
personal,
equipo,
servicios,
etc,
suministrados
por
los
Los facilitadores pensamos que la etapa ms difcil del curso era precisar
el problema, pues involucraba generar en el grupo un espacio amplio de
anlisis
que
nos
permitiera
compartir
experiencias,
intereses
137
138
desde
principios
del
siglo
XX,
como
una
herramienta
respecto
es
importante
considerar
dos
situaciones
particulares
especialmente problemticas:
Al realizar la evaluacin ex ante, un evaluador que acta en representacin
de su agencia, puede considerar que los intereses de los proponentes no son
compatibles con los intereses de sta ltima. El conflicto de intereses entre la
El objeto de la Evaluacin.
El que mucho abarca poco aprieta.... La evaluacin tambin consume
recursos y demanda esfuerzos; por ello debe centrarse en aspectos crticos de
la gestin denominados factores crticos para el xito. Un factor crtico de
xito es cualquier evento, valorados como prioritario por el evaluador, por
cuanto de l depende la conservacin crecimiento o desarrollo exitoso del
evento. El evaluador debiera centrar sus anlisis en factores considerados
crticos y no distraerse en minucias o aspectos secundarios.
Los factores que por su carcter de crtico o prioritario se sometern a
evaluacin, deben fijarse desde el comienzo del proceso y no al final. A este
respecto, la primera pregunta que debe formularse el evaluador es: Cules de
los aspectos esenciales del fenmeno son tan crticos para su xito que
ameritan evaluacin?
Los factores crticos de xito pueden referirse a la forma como se han previsto
y organizado los recursos (evaluacin de estructura), a los procedimientos que
se realizan (evaluacin de proceso) o a los productos obtenidos (evaluacin de
resultados).
La clave para identificar y seleccionar los factores crticos de xito pueden
encontrase en la plataforma de gestin (valores organizacionales, visin,
misin), en los objetivos previstos para el perodo y en las estrategias para
lograrlos. Por eso ser muy difcil evaluar situaciones mal concebidas o
formuladas en situaciones ambiguas y confusas.
con determinado enfoque terico. Para efectos del curso, vamos a considerar
monitoreo y seguimiento como sinnimos referidos al proceso continuo de
evaluacin de factores crticos de xito que se realiza a lo largo de la ejecucin
del proyecto.
Los principios generales de la evaluacin son aplicables tambin al monitoreo.
La periodicidad y contenido de las evaluaciones que componen el monitoreo
sern definidas por el evaluador de acuerdo con las caractersticas de cada
proyecto. Lo importante es que los informes de evaluacin sean oportunos y
sus recomendaciones den lugar a la aplicacin de ajustes a la brevedad
posible.
En vez de monitoreo, algunos autores prefieren hablar de sistemas de
evaluacin y control para referirse a procesos integrales y permanentes de
observacin, valoracin y ajuste, que cubren diferentes aspectos crticos de la
gestin, considerndolos de manera articulada y siempre en relacin con el
proyecto como totalidad.
147
c. La evaluacin ex - post.
Terminada la fase de ejecucin, es posible que algunas personas o
instituciones estn interesadas en ciertos aspectos especficos de la
experiencia. El inters que da origen al anlisis es tambin muy variable.
Puede centrarse en los resultados obtenidos, o en alguno de los procesos
adelantados para alcanzarlos, o en otro aspecto particular.
Los agentes financiadores de proyectos podran estar, por ejemplo, interesados
en establecer la relacin entre los costos y los beneficios. Los polticos en la
percepcin que tiene la comunidad. Los tcnicos en los aciertos y errores que
permitan mejorar el proceso. La existencia de una amplia gama de
posibilidades al respecto, obliga al analista a precisar muy bien el inters que
inspira las evaluaciones ex post porque de ello depender la metodologa a
utilizar.
importancia que otros. Ante la imposibilidad de mantener bajo control todos los
aspectos de un fenmeno, suele recurrirse a indicadores.
El trmino indicador evoca para muchas personas la cuantificacin y la
estadstica. Desde esta perspectiva, construir indicadores ha consistido
en14calcular ndices y mediciones numricas. La anterior es una concepcin
muy comn, pero supremamente restringida como formulacin terica, y
frecuen-temente poco til en la prctica diaria.
En sentido amplio, un indicador es aquella caracterstica particular de un
fenmeno complejo, capaz de reflejar los atributos esenciales del todo.
Los indicadores son pues algunos aspectos especiales de una "situacin
compleja" que, sin agotarla ni explicarla totalmente, nos permiten
acercarnos a ella.
La necesidad de recurrir a indicadores surge como resultado de nuestra
incapacidad para comprender en su totalidad la naturaleza de un fenmeno
complejo al cual tenemos que acercarnos por partes.
Como recurso metodolgico, algunos de los indicadores pueden ser
cuantificables, otros no; algunos constituyen un buen reflejo de la situacin global, otros son ms burdos y confusos. Por ejemplo, podra decirse que la
habilidad para expresarse es un indicador del desarrollo intelectual de una
persona, que la relacin entre peso y talla es un indicador del estado nutricional
del nio, que la tasa de mortalidad materna es un indicador del grado de salud
de una comunidad o que el porcentaje de recadas en un perodo sugiere la
efectividad de una intervencin teraputica. Los ejemplos anteriores ilustran
tambin dos aspectos. En primer lugar la inimaginable disponibilidad de indicadores que podramos tener a nuestro alcance. Por otra parte, hacen ver la
necesidad de definir claramente cul es la situacin compleja que queremos
abordar, antes de seleccionar cada indicador, pues stos ltimos son
especficos en su utilidad. Un indicador de salud mental en un adolescente, por
ejemplo, puede no serlo en una mujer embarazada o ser de menor utilidad en
este caso.
Cmo deben ser entonces los indicadores?
La respuesta depende de nuevo de la intencionalidad de quien los va a utilizar.
Si se necesita una gran precisin en la definicin de determinado problema, se
requerir tambin una gran precisin en los indicadores. El nivel de
Los indicadores
Los indicadores son criterios de medicin que permiten valorar, analizar y
evaluar el comportamiento de variables. Es decir, las caractersticas,
componentes y elementos que constituyen los objetivos de planes estratgicos
y operativos. Sin indicadores no es posible comprobar si el proyecto est bien
encaminado, o si los objetivos continan siendo adecuados. Por ello, una de
las principales actividades de la planificacin de un proyecto es definir los
indicadores.
Los indicadores son criterios de medicin que permiten valorar, analizar y
evaluar el comportamiento de variables. Sin indicadores no es posible
comprobar si el proyecto est bien encaminado, o si los objetivos continan
siendo adecuados.
Ejemplo
Como una manera didctica de mostrar un proceso de identificacin de
indicadores y de secuencia del procedimiento para medir el grado de
cumplimiento de un objetivo y sus metas se dar un ejemplo.
Descripcin de la situacin.
Estamos en presencia de un proyecto integrado de promocin social para ser
desarrollado en el plazo de un ao en 12 comunidades aledaas a las
estaciones del metro. La institucin ejecutora del proyecto debe coordinar su
accin con otras 5 instituciones: El INDER, la Secretara de Desarrollo
Comunitario del municipio de Medelln, EEVV, Comfama y la Oficina de Paz y
Convivencia.
Objetivo: Estrechar los contactos con las diversas instituciones de promocin
social que trabajan en el campo del desarrollo comunitario, con el propsito de
unificar mtodos y tcnicas, estableciendo un ambiente de mutua colaboracin.
Cada reunin vale un punto hasta un mximo de 12 con cada institucin (1 por
mes). El mximo posible para el total de 5 instituciones con las que hay que
coordinar es de 60 reuniones (12 x 5). Con base en la distribucin de
frecuencias se pueden sacar las siguientes categoras:
Muy alto
(51 a 60 reuniones)
Alto
(41 a 50 reuniones)
Superior al promedio
(31 a 40 reuniones)
Promedio
(30 reuniones)
Inferior al promedio
(11 a 29 reuniones)
(1 a 10 reuniones)
No hubo reuniones
(0 reuniones)
Meta 1
Indicador 2: Integracin de 12 equipos conjuntos de promocin, uno por cada
estacin.
Cada equipo constituido equivale a 1 punto con un mximo de 12, en el caso
de que se hayan integrado todos los equipos. Para obtener el puntaje del
indicador se pueden aplicar las mismas categoras que en el indicador 1:
Muy alto
(11 a 12 equipos)
Alto
(9 a 10 equipos)
Superior al promedio
(7 a 8 equipos)
Promedio
(6 equipos)
Inferior al promedio
(4 a 5 equipos)
(1 a 3 equipos)
No se integr equipos
( 0 equipos)
Meta 2:
Indicador 1: Unificacin de la programacin a nivel de la comunidad
Indicador 2: Intercambio de estudios y otra informacin bsica
Indicador 3: familiarizacin por parte del promotor con los servicios de las
otras instituciones del sector.
En este caso se ha optado por medir estos tres indicadores con el mismo tipo
de categoras:
Constante 3 (ms del 75% de las oportunidades)
A veces 2 (entre el 25% y 75% de las oportunidades)
Muy poco 1 (menos del 25% de las oportunidades)
Meta 3:
Indicador 1: Definicin de proyectos en conjunto.
Indicador 2: Cooperacin en el uso de recursos.
Para medir estos dos indicadores se utilizan las mismas categoras que para
los indicadores de la meta 2.
Constante 3 (ms del 75% de las oportunidades
A veces 2 (entre el 25% y 75% de las oportunidades)
Muy poco 1 (menos del 25% de las oportunidades)
Nunca 0 (No hubo)
157
El tercer paso importante dentro de este proceso se est explicando, una vez
que se han calculado los porcentajes que corresponden a cada indicador,
consiste en hacer el clculo de los puntajes que corresponden a cada meta.
Para ello se recurre al siguiente procedimiento.
Todo consiste en hacer una combinacin de los puntajes acumulados por cada
uno de los indicadores que integran cada meta, determinando cules eran los
puntajes mximos posibles para cada meta y cules fueron los puntajes reales
que se obtuvieron. Para ello, es muy til confeccionar cuadros donde vaciar la
informacin de que se dispone. Esto es lo que se graficar en los siguientes
cuadros.
En este caso se supone que la medicin dio para el indicador 1 una cantidad
de 5 puntos y para el indicador 2, 3 puntos. La meta acumula 8 de un total de
12 posibles.
158
159
60
Actor Quines?161
Cantidad Cunto?
Calidad Qu tan bien!
Qu tan bueno es el servicio que ofrezco, la reaccin de los destinatarios y el
beneficio para el grupo meta!
Verificables, es decir, comprobables a travs de diferentes datos que se
obtienen.
Independientes, es decir, que estn formulados para medir cada nivel de la
planificacin (objetivo de desarrollo, objetivo del proyecto, servicios y
actividades).
Posibles de lograr o medir
La calidad de los indicadores que se formulen depende de:
Las personas que participan en la definicin de ellos y de sus valores
internos.
Los aportes externos que se involucren, diferentes a los del equipo
formulador.
El tiempo que el equipo dedica a la formulacin de los indicadores.
3. El Patrn de Referencia
Una evaluacin que se limite a describir el fenmeno se ha quedado a medio
camino. La utilidad de un anlisis est relacionada con su capacidad para
interpretar la situacin, valorndola favorable o desfavorablemente en relacin
con algn criterio establecido como patrn de referencia.
162
externos
e internos
quienes sopesarn la
tipo jurdico consideran que el silencio del evaluador debe entenderse como un
mensaje de aceptacin a la continuidad del proceso evaluado; esta presuncin
de que el silencio legitima el proceso, aunque jurdicamente vlida, no se
ajusta, sin embargo, a los principios tcnicos de la evaluacin. Un buen
evaluador debe siempre emitir una seal clara y oportuna relacionada con la
conveniencia de introducir variaciones o de continuar el proceso en las
condiciones en que se viene realizando; una buena evaluacin no se limita a
identificar errores, pues se responsabiliza tambin de fortalecer y promover la
continuidad de decisiones que se han considerado acertadas.
Independientemente de la complejidad de la informacin procesada y de los
anlisis realizados, el evaluador debe generar recomendaciones prcticas que
orienten sin ambigedad la decisin de quienes tienen competencia para incidir
sobre los fines de la gestin y sus recursos. El informe debe ser entonces claro,
conciso y prctico, y se presentar en un lenguaje comprensible por el
destinatario. La idea nuclear del informe es que el usuario de la evaluacin
comprenda cmo debe proceder y qu consecuencias tendra actuar de
determinada forma.
y dotacin de espacios
fsicos, instrumentos,
equipos
maquinarias)
Componente lgico (modus operandi) constituido por los conocimientos,
mtodos y tcnicas que requiere el operario para producir los bienes o
servicios. Este componente no se limita al conocimiento de la manera como se
usan las mquinas, e incluye la definicin de sistemas conc eptuales y
metodolgicos para enfrentar la tarea, prever el producto apropiado y la
manera ptima de alcanzarlo. El componente lgico se refiere entonces a la
forma como los operarios estn preparados para enfrentar la tarea, e incluye
los siguientes componentes:
Servicios de vigilancia.
Pueden ser provistos por la empresa o contratarse con firmas especializadas.
En cualquier caso, se deber estimar y prever su costo para el perodo del
proyecto.
Servicios pblicos.
El anlisis estimar los requerimientos promedios de servicios de agua, energa
elctrica y gas para el perodo de ejecucin del proyecto. Para estimar su costo
puede apoyarse en estudios histricos de consumos realizados en condiciones
similares a las que se darn durante el proyecto. En algunos casos deber
prever la disposicin de desechos slidos y lquidos. Con frecuencia este
recurso se expresa como consumo mensual promedio y se valora en trminos
financieros.
Comunicaciones.
Son un factor crtico de xito en la mayora de los proyectos y su provisin
debe considerarse una inversin esencial para el proyecto. Definir este recurso
implica estimar el consumo de telfono, fax, correo ordinario, mensajera, fletes
y gestin tcnica de archivos. Prevea tambin los sobrecostos de las
comunicaciones internacionales. La conexin de los operarios a travs de una
red interna (computadoras en red) y la apertura de una cuenta en la red
Internet, a nombre del proyecto, pueden ahorrarle una buena proporcin de
gastos en comunicaciones.
195
Transporte.
Prevea la necesidad de desplazar recursos y, de acuerdo con este anlisis, la
conveniencia de adelantar directamente estas actividades o subcontratarlas.
Las compaas areas suelen ofrecer diferentes descuentos y tarifas
especiales que Usted puede aprovechar.
Equipos.
Para cada una de las tareas, el proyectista debe prever los equipos requeridos:
transporte, computadoras, maquinas especializadas... La gestin de los
equipos, especialmente de aquellos que constituyen tecnologa de punta, es
uno de los retos ms arduos y complejos que enfrenta un administrador, quien
debe sopesar su costo con el beneficio que pudieran generar durante el
perodo. Los principios de gestin de la tecnologa trascienden el propsito de
estas notas de clase, sin embargo, le sugerimos considerar los siguientes
comentarios:
196
Anlisis PERT/CPM
Bibliografa
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Evaluacin y Manejo de Riesgos: Sistema para la toma de decisiones.
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Gestin de Proyectos
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Gestin de Proyectos
http://medicina.udea.edu.co/SYS/paginaweb/Documentos%20006/proyecto/
Como elaborar nuestro proyecto
http://www.eurojoven.org/documentos/proye.pdf
Gua Prctica para el Diseo de Proyectos Sociales. Marcela Romn
http://www.gruposanpablo.cl/documentos/proyectossociales1.pdf
208