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TIANSHI PERU S.A.C.

TIANSHI PERU S.A.C. Teléfono Nº 462180174621800


Av. Salaverry Nº 2936 San Isidro Fax : Nº 4605961
Lima – Perú

CENTROS DE DISTRIBUCION
AUTORIZADOS

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Objetivo:

Optimizar y Estandarizar los procedimientos


Operativos de los Centros de Distribución
Autorizado.
1
ANEXO
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Para el desarrollo ordenado del proceso administrativo de las Compras de
productos de los Centros de Distribución Autorizado, Tianshi Perú S.A.C. Pone
a conocimiento de cada uno de ustedes los procedimientos.

ELEBORACION DEL PEDIDO

 El Centro de Distribución Autorizado realizará el llenado del formato de


Orden de Compra, seleccionando los productos solicitar y los datos
generales en forma clara.

 Al
total de importe de los productos
solicitados se deberá descontar el
5% de Descuentos, correspondiente
a unos de los beneficios del Centro
de Distribución Autorizado.

 C
oordinar con el Área de Caja la
disponibilidad de los productos en
stock antes de realizar sus pedidos.

 Calcular correctamente las cantidades solicitadas a fin de que el depósito


a realizar sea el correcto.

DEPOSITO EN CUENTA

 Una vez determinado el cálculo del pedido, deberán de acercarse a las


oficinas más cercanas de las siguientes entidades bancarias, donde
realizaran el abono correspondiente.

BANCO DE CREDITO – CUENTA DOLARES


N° 194-1361751-1-69
BANCO DE CREDITO – CUENTA EN SOLES
N° 194-1323028-0-18
BANCO DE LA NACION – CUENTA EN SOLES
N° 04-015-436366

 Si el depósito es en Soles deberá coordinar con el Área de Caja el tipo de


cambio correspondiente del Día.
 Verificar que el depósito a la cuenta que esta realizando el Abono
pertenezca a Tianshi Perú S.A.C.

 Antes de realizar el deposito correspondiente verificar en forma minuciosa


la cantidad, producto y calculo del pedido que esta realizando con el fin
de que al momento de la facturación no haya cambios que repercuta su
orden de compra.

SOLICITUD DE COMPRA

 Una vez realizado el deposito en cualquiera de la cuentas de Tianshi Perú


S.A.C. deberá enviar vía fax el pedido adjuntando la ficha de deposito
entregada por el Banco.

NUMERO GRATUITO
N° 0800 -2 -9898
 El pedido lo deberá faxear
de LUNES A VIERNES antes
de las 5:30 PM y SABADOS
antes de las 12:00PM.

 Si el pedido es realizado posterior de las 5:30 PM y 12:00 PM, dicha


mercadería será embarcada al día siguiente.

 Los pedidos son facturados de acuerdo a orden de llegada, tanto a los


Centros de Distribución de Provincia como los de Lima.

 Los Centros de Distribución de Lima podrán enviar sus pedido vía fax,
con el fin de preparan anticipadamente sus pedidos y luego regularizarlo
con la ficha y la orden de compra original.

ENVIO DE MERCADERIA

 Si su pedido fue realizado antes de las 5:30PM y 12:00PM el Área de


Almacén - Despacho procederá al envió correspondiente dentro del
mismo DIA.

 La Mercadería enviada llegará dentro de las 72 horas como máximo


después de haber realizado su pedido.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 La mercadería que Tianshi Perú S.A.C. remite deberá ser entregada por
nuestro servicio de courier a la dirección del Centro de Distribución
Autorizado o a la que se designe. (Servicio Puerta a puerta)

 Al momento de la recepción de la mercadería El Director de Centro o


Encargado del mismo deberá de verificar el pedido antes de firmar la guía
de recepción, que da la conformidad del mismo.

RECLAMOS

 Si al momento de la recepción de la mercadería se encuentra alguna


anomalía en la caja, receptor deberá comunicarlo en forma de inmediata
al Área de Almacén para la coordinación de verificación con la empresa
de courier.

 Si la mercadería recibida no es conforme de acuerdo a los solicitado o no


tiene relación con la guía que firma, deberá anotar en el documento de
entrega la disconformidad y el productos faltante para sus verificaron
correspondiente.

 El Área de almacén deberá de solucionar dentro de las 48 horas


siguientes después de haber comunicado los reclamos recepcionados.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


2
ANEXO
LIQUIDACION DE VENTAS Y
AFILIACIONES ( S Y S I V A )
El sistema SYSIVA fue diseñado con la finalidad de poder reducir la carga de trabajo
operativo en lo que se refiere a afiliar a nuevos distribuidores y también poder registrar
las compras de manera inmediata, es decir en línea, no importando el lugar donde se
encuentre el centro de distribución dentro del territorio nacional, de acuerdo a los nuevos
procesos que se ha establecido Tianshi Perú S.A.C. para cumplir con estos fines.

INGRESO AL SISTEMA

Para empezar a utilizar el sistema SYSIVA el usuario deberá ingresar a la siguiente ruta:
Menú Inicio – Sysiva.


El usuario deberá ingresar el
nombre de Usuario y Clave
que el administrador del
sistema le asigne inicialmente
como se muestra a
continuación:

Si cuenta con los datos solicitados podrá acceder al Sistema.

MENU PRINCIPAL

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


APERTURA Y CIERRE DE LIBROS

 Para empezar a registrar las afiliaciones y ventas al sistema, se debe


inicializar el periodo.
NOTA: como sabrá cada periodo está considerado desde el 26 del mes
anterior hasta el 25 del mes presente ejemplo:

Periodo 200601 (26/12/2005 hasta el 25/01/2006)


Periodo 200602 (26/01/2005 hasta el 25/02/2006)

PARA INICIALIZAR EL PERIODO INGRESAR AL MENÚ


“PARÁMETROS \ INICIALIZACIÓN DE NUEVO PERIODO”

La “Inicialización de Nuevo Periodo” se deberá hacer cada vez que se inicie el periodo
Tianshi previa coordinación con el administrador del sistema.

 Una vez inicializado el Nuevo Periodo, deberá Aperturar La Venta del día
de la siguiente manera: Ir al menú “Proceso de ventas \ Apertura de
Venta”.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


Para cada día se deberá “Aperturar la venta del Día”

26/01/2006 Apertura de Venta 001


27/01/2006 Apertura de Venta 002
28/01/2006 Apertura de Venta 003

 Y al finalizar las ventas del Día se deberá “Cerrar las Ventas” del día de
la siguiente manera: Ir al menú “Proceso de Ventas \ Cerrar Venta”

El usuario deberá entender de que la finalidad de “Aperturar y Cerrar las Venta


Diarias” es de que el administrador del sistema podrá migrar solamente las
ventas que se hayan cerrado al final del día. Si el usuario no realizó el “Cierre de
Venta del día” simplemente no será migrado sus ventas del día.

Fecha Total Vta. Total Afil. Apertura Cierre Resultado


del Día del Día del Día del Día de Migrac

26/01/2006 $6500 24 001 001 OK


27/01/2006 $7000 50 002 X
28/01/2006 $4000 43 003 002 OK

FECHA TOTAL VENTA TOTAL AFILIACIONES APERTURA CIERRE DEL DIA RESULTADO
DEL DIA DEL DIA DE
MIGRACION

26/01/2006 $ 6500 24 001 001 OK

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


27/01/2006 $ 7000 50 002 X

28/01/2006 $ 4000 43 003 002 OK

PROCESO DE VENTAS

Para el ingreso de ventas ir al menú “Proceso de Ventas\Registrar Ventas”

Se mostrará la siguiente ventana donde se procederá el ingreso de las ventas de la


siguiente manera:

 Ingresará el código de distribuidor, (aparecerá el nombre del distribuidor


con la finalidad de poder corroborar si es o no la Persona propietaria del
código)

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Luego ingresará el código del producto, en el caso de no saber el código
de producto deberá presionar la tecla F1 donde aparecerá la siguiente
ventana en el que se listan todos los productos. Y una vez ubicado el
producto presionar la tecla ENTER.

 En el caso de que se trate de un Kit (de $10.00 o de $100.00), deberá


previamente colocar en el código de Producto la letra “K” seguido de la
tecla F1 como se muestra:

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Después ingresará la modalidad de la venta. Cabe resaltar que toda venta
para efecto del Cálculo de Puntaje deberá ser ingresada sin excepción
con la modalidad “AL CONTADO”

 Una vez ingresado la cantidad deberá hacer click al botón “AÑADIR”

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 En el caso de que haya ingresado un Ítem incorrecto (un producto no
deseado), deberá seleccionarlo y hará click en el botón “Quitar”.

 Repetirá estos pasos cada vez que quiera ingresar un nuevo Ítem (un
nuevo producto).

 Cuando haya terminado de ingresar todos los productos solicitados por el


Distribuidor, hacer click en el botón “Guardar Vta.”. Se recomienda al
usuario que antes de hacer click al Botón “Guardar Vta.” Hacerle
mención al distribuidor de los datos a registrar en el sistema como el
nombre que aparece en el sistema, los productos ingresados con sus
respectivas cantidades y el total a cobrar. Con la finalidad de evitar
problemas posteriores tanto con el Distribuidor como con la Central
Tianshi Perú, que podrían ocasionar las sanciones establecidas por la
Central.

 Una vez que guarde la venta, click en el botón “Imprimir” (Hacer los
siguientes pasos si es que cuenta con una impresora instalada al
computador). Aparecerá la siguiente ventana donde se listarán todos los
documentos a imprimir:

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Seleccionara el documento a imprimir y hará click en el botón “Imprimir”,
en el que aparecerá la siguiente ventana:

 Si es que el distribuidor cuenta con RUC, el usuario podrá registrar sus


datos haciendo click en el botón “RUC” apareciendo la siguiente ventana
en donde registrará la razón social del distribuidor, Dirección de la Razón
Social y el nro. de RUC del distribuidor.(ver la ventana a continuación).
Cabe resaltar que los datos a registrar del RUC deberán pertenecer
propiamente al distribuidor. Se le pone en conocimiento al usuario que
está terminantemente prohibido registrar compras con RUC ajeno al
distribuidor. Pues dicha acción será sancionada.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Una vez registrado el RUC el usuario cuenta con una ayuda para el
cálculo del cobro a realizar para dicha venta, haciendo click en el botón
“Cálculo”. Aparecerá la siguiente ventana:

 Finalmente click en el botón “Imprimir” y aparecerá la siguiente ventana

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Aquí el usuario especificará el Nro de comprobante a registrar, es de
carácter obligatorio que haga este paso. Si el número de comprobante
físico no coincide con el sistema, deberá digitar el nro de comprobante a
imprimir respetando la cantidad de dígitos que muestra el sistema.

 Por último aparecerá la ventana si desea mandar a impresión el


comprobante.

PROCESO DE AFILIACION

Para afiliar a un nuevo distribuidor primero se deberá solicitar al administrador del


sistema Sysiva – Tiens, reservar códigos.

Una vez que el administrador le haya reservado los códigos por sistema, el
usuario podrá registrar al nuevo distribuidor sin necesidad de que le asigne el
código manualmente ya que el sistema irá asignándole automáticamente
conforme vaya registrando.

 Para registrar un distribuidor ira al menú “Proceso de Afiliación \


Registrar Distribuidores”

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 A continuación aparecerá la ventana “Lista de distribuidores” donde podrá
realizar la búsqueda de distribuidores que haya ido registrando en el
Centro de Distribución ya sea por el Apellido Paterno, Materno, Nombre,
código de patrocinador, fecha de afiliación o número de documento:

 Para registrar a un nuevo distribuidor, hacer click en el botón “Nuevo”,


en donde aparecerá la ventana “Registro de Distribuidores”

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Como se observa el código es autogenerado por el sistema, el usuario
deberá escribirle dicho código al “formato de afiliación” al nuevo
distribuidor y después registrar todos los datos del distribuidor según el
“formato de afiliación” adjunto a la copia del “Documento de
Identidad”; el usuario del sistema esta en la obligación de exigir al nuevo
afiliado llenar completamente los formatos como se indica:

 Ap. Paterno, Materno, Nombre, nro. documento, Dirección, Teléfono,


Fecha de nacimiento, el usuario deberá seleccionar el tipo de documento,
país, departamento, provincia, distrito, sexo, estado civil e ingresar el
código de patrocinador; El usuario deberá hacer mención de los datos
ingresados al nuevo distribuidor para corroborar la información antes de
hacer click en el botón “Guardar”, para así evitar problemas posteriores
tanto con el Distribuidor como con la Central Tianshi Perú, que podrían
ocasionar las sanciones establecidas por la Central.

NOTA: Es de carácter obligatorio que el usuario exija el formato de afiliación y la


copia del documento de identidad para luego ser enviado a la Central Tianshi
Perú – Lima.

 Una vez corroborado los datos, hacer click en el botón “Guardar”

 Seguidamente, el usuario del sistema deberá registrarle la venta del Kit


con el cual se está afiliando el nuevo distribuidor. (Ver Proceso de
Ventas).

 IMPORTANTE: El nuevo distribuidor no será reconocido por el


sistema si después de su registro no se le registra una venta de Kit
(ya sea de $10.00 o $100.00)

CAMBIO DE CONTRASEÑA

 Para cambiar la contraseña, el usuario ir al menú “Mantenimiento \


Cambiar contraseña”.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


 Aparecerá la siguiente ventana donde especificará la contraseña actual y
la nueva contraseña y luego hacer click en el Botón para guardar los
cambios.

ENVIO DE DOCUMENTACION SUSTENTATORIA

 EL CENTRO deberá liquidar diariamente las ventas de afiliación y productos


antes de las 18:30pm faxeando a LA EMPRESA los reportes abajo-
mencionados.

 EL CENTRO deberá enviar por lo mínimo una vez por semana (cada viernes)
Los de provincia y los Centros de Lima los días Lunes, en forma obligatoria a la
Oficina Principal de LA EMPRESA los siguientes reportes:
 " Orden de Compras Consolidado " o " el Formato impreso según el
sistema implementado " debidamente sellado y firmado por el Director de EL
CENTRO, adjuntando en él, la Copia “Control Interno” de Boletas de Ventas y/o
Facturas correctamente llenadas, y en el caso de Liquidaciones de Afiliaciones,
adjuntará en él, el original de la “Solicitud de Afiliación y Compromiso de
Distribución”.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

El Director de Centro o Encargado deberá de verificar minuciosamente el ingreso


de las ventas y afiliaciones al sistema, con el fin de no perjudicar al distribuidor y
no retrasar el en proceso de validación de información en el area de sistemas,
para evitar las sanciones correspondientes.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


3
ANEXO
CONTROL COMPRAS Y
LIQUIDACIONES DE VENTAS
El Centro de Distribución Autorizado deberá llevar el control de sus Compras y
liquidaciones de ventas el mismo que le permita llevar en forma diaria y exacta
el saldo que manejan. Ejemplo:

REPORTE DE CONTROL DE COMPRAS Y LIQUIDACIONES


Nº Nº IMPORTE IMPORTE SALDO SALDO
FECHA FACTURA BOLETA $ 5% TOTAL INICIAL INGRESO SALIDA NETO
SALDO INICIAL 81.63
28/09/2006 003-08579 953.80 50.20 1,004.00 1,004.00 1,085.63
28/09/2006 003-008576 950.95 50.05 1,001.00 1,001.00 2,086.63
06/10/2006 003-008688 952.87 50.15 1,003.02 1,003.02 3,089.65
29/09/2006 APLICACIÓN DE CENTRO 0.00 0.00 0.00 46.00 3,043.65
04/10/2006 APLICACIÓN DE CENTRO 0.00 0.00 0.00 208.00 2,835.65
0.00 0.00 0.00 2,835.65
0.00 0.00 0.00 2,835.65
0.00 0.00 0.00 2,835.65

2,857.62 150.40 3,008.02 0.00 3,008.02 254.00

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


4
ANEXO
SANCIONES
 EL CENTRO será sancionado con el 20% de sus bonificaciones Totales
correspondiente al mes en que incumplió sus obligaciones de no liquidar en su
debida oportunidad, es decir en la Fecha de Cierre Correspondiente a cada mes.
(Cierre 24 de cada mes o 23 si es que el 24 cae Domingo).

 EL CENTRO será sancionado con el 20% de sus bonificaciones Totales


correspondiente al mes en que un distribuidor adquiera o compre productos a EL
CENTRO y este no lo incluye en la liquidación de ventas o liquide en forma perjudicial
para LA EMPRESA, correspondiente a dicho mes.

 EL CENTRO será sancionado con el 20% de sus bonificaciones Totales


correspondiente al mes en que no cumplió con presentar o lo presentó
extemporáneamente en presentar a LA EMPRESA las Liquidaciones del “Kit-Jumbo”
y “Puntajes de Centros - Productos”, así como también las “Regularizaciones de
Afiliaciones”. EL CENTRO declara expresamente tener conocimiento de que la
presentación de dichos documentos se realiza todos los días 24 de cada mes u otras
fechas que LA EMPRESA previamente designe.

 En lo que respecta a los volúmenes de Ventas, EL CENTRO será sancionado con el


20% de sus bonificaciones totales correspondiente al mes en que no emitió Boletas
de Venta y/o Facturas por las ventas de productos y afiliaciones a los distribuidores,
no reportaron las ventas de productos o de afiliaciones del distribuidor o lo reportaron
por otra persona. Estas sanciones serán impuestas por LA EMPRESA de oficio o
por una queja interpuesta por un distribuidor.

 EL CENTRO será sancionado con el 20% de sus bonificaciones Totales


correspondiente al mes en que incurrió en liquidar en exceso no teniendo saldo
disponible para ello.

 EL CENTRO será sancionado con el 20% de sus bonificaciones Totales


correspondiente al mes en que incurrió en liquidar en forma errónea las afiliaciones y
compras, el mismo que fueron detectados posterior a la fecha de cierre lo que
ocasiona un retraso en el envío de validación de la información.

 Asimismo, EL CENTRO será sancionado en caso de reincidencia, (2 oportunidades)


con el 50% de sus bonificaciones totales correspondiente al mes que realizó los
actos denominados “Tráficos de Volúmenes de Venta”, los cuales son los descritos
en los párrafos arriba mencionados.

REGLAMENTO PARA COMPRAS Y CIERRE DE VENTAS


5
ANEXO
TRANSFERENCIA DE CENTRO DE
DISTRIBUCION

EL CENTRO DE DITRIBUCION podrá cambiar de Director realizando el


siguiente procedimiento:

 El Director actual del Centro Distribución deberá enviar a la Gerencia de


Marketing una carta formal comunicando en forma clara los motivos por el
cual se esta realizando dicha transferencia.

 El Distribuidor a quien se le esta transfiriendo el Centro de Distribución


deberá contar con el Estatus de 5 estrellas como mínimo o superior al
mismo.

 Si el CENTRO cuenta con un saldo por liquidar (Productos o afiliación)


antes de la transferencia, este realizará las coordinaciones para la venta
de dicho saldo en forma independiente al nuevo director de Centro, el
mismo que iniciara sus operaciones con dicha mercadería o kit de
afiliación.

 El Distribuidor a quien se le esta transfiriendo el Centro de Distribución


deberá contar con lo su Respectivo RUC y al mismo tiempo con los
comprobantes requeridos (Factura y Boleta) para la distribución de los
Productos antes del inicio de sus operaciones.

 La empresa evaluará en un plazo menor de 24 horas la factibilidad de


dicho cambio.

 Si la empresa previa evaluación da la conformidad de la transferencia, se


firmara el Convenio para Apertura y Funcionamiento de Centro de
Distribución antes del inicio de las operaciones

 Se recomienda solicitar la transferencia de Centro de Distribución antes


del inicio del siguiente periodo Tiens.

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