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Cdigo: P.CPA.03.

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Fecha de Creacin:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualizacin:

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN


ALMACENES

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Muestreos Aleatorios: Es la toma del inventario en periodos que estn bajo el criterio del
supervisor del Almacn, como parte del control interno que este establezca en su gestin
administrativa.

Rotacin de Inventario: Es el parmetro utilizado para medir el nmero de veces que sale un
artculo del almacn en relacin al inventario total de dicho artculo en un tiempo
determinado.
Equipos de Trabajo: Grupo de personas que se renen para lograr un objetivo comn.

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I. CONTROLES
9 La participacin de la unidad de Contabilidad y Auditoria ser la garanta de los resultados
que se obtendrn en cada conteo peridico del inventario de bienes que est bajo la
responsabilidad del Almacn General del Sistema Estatal de Radio y Televisin.
9 Dada sta responsabilidad, deben coordinar un calendario para la toma de sta
informacin, que ser remitida a la Direccin Administrativa y a la Unidad de Compras y
Almacn para que puedan organizar las actividades de recepcin y despacho en las fechas
que se establezcan.
9 La frecuencia con la que se establecer la toma de inventario ser semestral, teniendo
como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del ao y como segunda fecha el
cierre de los ltimos 6 meses del ao en curso.
9 Adicional a la toma de inventario semestral, el supervisor del almacn podr realizar
muestreos aleatorios en cualquier momento como medida de control interno para todas
aquellas existencias de bienes con mayor rotacin en el Almacn o cuando se desee
obtener informacin sobre el inventario de bienes especficos.
9 La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2 personas como mnimo, con la
finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar si la toma de la muestra coincide
o tiene diferencias en el preciso momento que se realiza, minimizando el porcentaje de
error al cierre de la toma total del inventario. Esta mecnica ayudar a que cada conteo se
haga de la manera ms transparente y que en el preciso momento de la toma de inventario
para cada referencia se pueda validar cada muestra sin tener que recurrir al desgaste de
realizar todo el inventario completo, luego que ya se ha terminado con la actividad.

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9 El personal del Almacn tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la


Unidad de Servicios Generales la instalacin fsica, tan pronto se acerque la fecha
acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria, esto con la finalidad de
que el equipo que realizar el inventario pueda llevar a cabo el muestreo con la mayor
rapidez y exactitud, y de sta manera, minimizar las diferencias que se puedan dar con
cada muestra tomada.
9 El personal de Almacn asumir el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que
se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad y
al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacn habr
podido validar dicha informacin durante todo el proceso con los diferentes grupos.
9 Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado
dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en su momento
defina la Direccin Administrativa.
9 Durante la realizacin de la toma del inventario en el Almacn General del Sistema Estatal
de Radio y Televisin sern suspendidas las tareas de recepcin, registro y despacho de
bienes, esto significa que el almacn debe permanecer cerrado mientras se est efectuando
sta labor y se le comunicar a todo el personal del Sistema Estatal de Radio y Televisin,
una semana antes para que puedan programar sus solicitudes previamente. El objetivo
est dirigido a que se pueda realizar el conteo sin interrupciones y de manera completa
cada uno de los bienes que se encuentren fsicamente dentro la instalacin y al momento
del cierre de la actividad, se compare correctamente contra lo que existe en el sistema sin
tener que efectuar ajustes innecesarios.

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9 Una semana antes de la realizacin del inventario, se debe establecer quienes sern los
funcionarios que formarn parte de los equipos que intervendrn en la tarea de tomar el
inventario fsico del Almacn general del Sistema Estatal de Radio y Televisin para que
se pueda realizar una reunin previa donde se comuniquen los objetivos de dicho
inventario y cada unidad participante propondr a la Direccin Administrativa quienes de
los miembros de departamento podrn ser parte de sta labor.

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METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES
Flujo del Macro-proceso (Control de Inventario en el Almacn):
T O M A D E IN V E N T A R IO F IS IC O E N E L A L M A C E N G E N E R A L
S IS T E M A E S T A T A L D E R A D IO Y T E L E V IS IO N
PANAMA

C O N T A B IL ID A D / A U D IT O R IA

D IR E C C IO N A D M IN IS T R A T IV A

S U P E R V IS O R D E A L M A C E N /
A L M A C E N IS T A

E Q U IP O S

IN IC IO

D E F IN E C A L E N D A R IO
SEM ESTRAL DE TOM A
D E IN V . F IS IC O

D E F IN E L O S M IE M B R O S
D E L O S E Q U IP O S Q U E
TOMARAN EL
IN V E N T A R IO .

L IM P IA Y O R G A N IZ A L A
IN S T A L A C I N F IS IC A
DEL ALM ACEN

S E R E A L IZ A E L C O N T E O
DE
IZ Q .
A
DER,
DE
A R R IB A H A C IA D E B A J O
DE
ATRS
H A C IA
ADELANTE

SE
V E R IF IC A
R E F E R E N C IA
C O N JU N T O
COMPROBAR
D IF E R E N C IA S

R E A L IZ A R E U N I N
P R E V IA P A R A L A
D E F IN IC I N D E
O B J E T IV O S

CADA
EN
PARA
LAS

NO
E X IS T E N
D IF E R E N C IA S ?

S E C O N F E C C IO N A
L IS T A D O C O N L A S
R E F E R E N C IA S Q U E
SE VAN A
IN V E N T A R IA R

SI

SE ABR EN TO D AS LAS
C A JA S
DONDE
SE
ENCUENTREN
B IE N E S
PARA
V A L ID A R
LAS
C A N T ID A D E S .

SE
D IV ID E
LA
IN S T A L A C I N
F S IC A
D EL ALM AC N

S E L E A S IG N A A C A D A
E Q U IP O
UN
SEGM ENTO
DE
B IE N E S

SE
C O TE JA N
LAS
H O J A S P A R A V E R IF IC A R
QUE
NO
HAYA
ER R O R ES N I FALTAN TE
F S IC O .

SE
IM P R IM E
IN F O R M E
C O N EL D ETALLE D E LO S
DATOS CAPTURADOS EN
E L S IS T E M A

SE C APTU R AN LO S
DATO S
R E C O P IL A D O S E N
E L S IS T E M A

R E V IS A Y V A L ID A
C O N S U F IR M A E L
IN F O R M E F IN A L

A R C H IV A IN F O R M E

F IN

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Paso
1

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Narrativa del Proceso de Control de Inventario en el Almacn:


DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Se define un calendario semestral de realizacin de toma de inventario en el Sistema


Estatal de Radio y Televisin a principio de cada ao, remitiendo copia a la Direccin Contabilidad / Auditoria
Administrativa y la unidad de Compras y Almacn.
En la fecha prevista para la toma del inventario fsico, se definirn los grupos que
participarn durante toda la actividad, tomando en cuenta que debe realizarse sta Direccin Administrativa
tarea con un mnimo de dos personas cada equipo.
Se realizar una reunin previa al da del inventario fsico en el Almacn, donde se
definirn los objetivos de sta actividad y se dejar clara la mecnica que se utilizar
Contabilidad / Auditoria
para levantar la informacin junto con la explicacin de cmo se utilizar la
documentacin para obtener dicha informacin.

Se organizar y limpiar la instalacin fsica del almacn general una semana antes
Supervisor de Almacn /
de la toma fsica del inventario para poder ubicar ordenadamente cada uno de los
Almacenista
bienes que sern inventariados.

Se confeccionar un listado con todas las referencias que sern parte del conteo
fsico en el inventario del Almacn.

Contabilidad / Auditoria

La instalacin fsica del Almacn debe dividirse y a cada equipo se le asignar un


segmento de bienes definiendo el grupo de artculos que cada uno tendr bajo su
responsabilidad de contar.

Contabilidad / Auditoria

Los equipos deben realizar el conteo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y
de atrs hacia adelante.

Equipos

Al terminar el conteo de cada referencia, se verificar en conjunto con cada miembro


del equipo de manera que, si se presenta alguna duda se revisar la referencia, se
contara nuevamente en el lugar en que se encuentre para confirmar la cantidad real
de existencia de ste artculo en particular.

Equipos

Se deben abrir todas las cajas donde se encuentren bienes para validar que las
cantidades sean las correctas, luego de esto, se devolver a su lugar una vez
contado.

Equipos

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Si se encuentran bienes que no estn listados, se anotarn al final de la hoja.

Equipos

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Al finalizar el conteo, se cotejarn las hojas de cada miembro del equipo para
verificar que no haya errores, de existir errores se verificaran y se corregirn, cuando
todo este validado y sin ninguna anomala se podr ingresar el conteo en el sistema.

Contabilidad / Auditoria

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Se imprime un informe con el detalle de los datos capturados en el sistema, y debe


revisarse que no haya ningn faltante fsico de referencias. Si se presenta alguno,
se debe volver a contar la mercanca con el faltante y se debe buscar en TODOS los
lugares posibles antes de registrarla como faltante real.

Contabilidad / Auditoria

13

Revisa y valida el informe final de la toma de inventario.

Supervisor de Almacn /
Almacenista

14

Remite Copia del Informe Final de la toma de inventario para que se archive en el
Almacn General.

Contabilidad / Auditoria