LA LABOR DE UN DIRECTIVO

1 Funciones Directivas
Hemos visto diversos conceptos que, con sus matices diferenciales, nos han
situado en la base y sustancia de la direccin, pero sta no es un proceso
esttico, sino dinmico.
Por ello, el proceso de direccin comprende diversas fases o etapas que
conocemos con el nombre de funciones directivas y que de una forma
esquemtica son las siguientes:
Prever y Planificar
La mejor forma de conquistar el futuro estriba en hacer previsiones inteligentes
hoy, y cumplirlas como si no fueran posibles maana.
Consideramos la previsin como un proceso por el cual un directivo proyecta lo
que hay que hacer en el futuro, descubre las posibilidades que se le ofrecen, y
segn eso, determina unas metas que, siendo realizables por estar basadas en
los hechos, son los suficientemente ambiciosas para garantizar el progreso.
Lo expuesto nos lleva a sealar que todo proceso de previsin parte de un
conocimiento en profundidad de la situacin en la que nos desenvolvemos y de
los hechos tanto internos como externos con que operamos. Una vez que
dominamos el marco en el que actuamos estamos en condiciones de fijar las
metas, de sealar lo que hay que hacer y para cundo hacerlo. Si tenemos
ms de un objetivo a alcanzar habr que priorizarlos ya que no se puede
pretender querer lograrlo todo con la misma intensidad. Establecidos y
priorizados los objetivos es el momento de llevar a cabo los planes para
lograrlos.
Lo primero que nuestros colaboradores esperan de sus directivos es una
adecuada previsin y una correcta planificacin que convierta todo lo previsible
en previsto. Y es que dirigir es, en gran medida, prever, o sea, tratar que las
personas que nos aportan sus esfuerzos tengan los menores "imprevistos"
posibles.
Si realizando la funcin de la previsin surgen con frecuencia situaciones
imprevistas que debemos resolverlas sobre la marcha, qu ocurre si no la
efectuamos? Pues el desastre.
La previsin tiene mltiples enemigos que la llevan al fracaso. As, la
imaginacin, las buenas intenciones no materializadas en hechos, las hiptesis
no verificadas, la actuacin por impulsos y la ausencia de planes concretos son
algunas de las causas por las que surgen "imprevistos" previsibles.
Y es que la funcin de prever requiere sobre todo de una actitud previa de
dedicar tiempo a pensar en profundidad lo que se quiere realizar y para cundo
lograrlo, antes de llevar a cabo el proyecto. Sin reflexin no hay previsin, es
imposible.
La previsin requiere determinar "por adelantado" la posible sucesin de las
diferentes etapas de nuestro plan.

Pero la previsin no slo es pensamiento previo, sino tambin requiere de un

mtodo de trabajo y sobre todo, de una autodisciplina que impida la accin
antes de la precisa reflexin.
De ah que la previsin sea la condicin preliminar del resto de funciones
directivas estando presente en todos los niveles jerrquicos de una
organizacin, y en especial, de forma ms especfica e intensa, en los cargos
ms elevados.
Organizar
Una vez que se sabe lo "que" hay que hacer y para "cundo" hacerlo, es
necesario determinar el cmo hacerlo que es la fase correspondiente a la
organizacin.
Por organizacin entendemos al proceso a travs del cual un directivo
determina los recursos tcnicos y humanos necesarios, reparte las tareas entre
sus miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades a fin de
conseguir objetivos comunes.
La labor del directivo, en esta fase, es bsicamente la de facilitar a sus
colaboradores el "cmo" hacerlo, para lo cual, establece la estructura ms
adecuada, los forma y prepara adecuadamente, elabora las estrategias
pertinentes y establece los procesos de delegacin correspondientes.
Por ello, organizar no debe entenderse como un "entrenamiento para", sino
como la "puesta en accin" de unos medios debidamente estructurados que
nos permitan lograr un objetivo.

Para que la organizacin de los recursos sea eficaz es recomendable seguir los
siguientes principios:
Tener tareas claras. Asignar a cada colaborador tareas y responsabilidades
bien definidas.
Unidad de mando. Ningn colaborador, desde el momento que ocupa un
puesto en la organizacin, debe recibir rdenes formales de ms de una
persona
Respeto a la lnea jerrquica. Un directivo no debe, so pretexto de ausencia del
jefe directo o de urgencia extrema, dar rdenes a subordinados de inferiores
niveles del que tiene inmediatamente debajo de l.
Amonestaciones privadas. No criticar nunca a un colaborador en presencia de
otras personas de rango igualo inferior a l. Tratar en privado, tanto cuanto sea
posible, las amonestaciones necesarias.
Autocontrol. Todo directivo cuyo trabajo est sometido a una supervisin
peridica debe, cuanto sea posible, disponer de la ayuda y de los medios
materiales necesarios que le permitan verificar por s mismo la calidad de su
trabajo.
Hay que tener en cuenta que dirigir es prever y que el xito de un directivo est
en funcin directa del conocimiento de los hechos y de la elaboracin de
posibilidades que sea capaz de proyectar antes de decidir, en tal sentido:
Dirigir, es tambin organizarse y organizar a otros.
Decidir-Ejecutar
La esencia de todo directivo es "tomar decisiones", es decir, poner en marcha
aquello que se ha previsto suficientemente y se ha organizado adecuadamente.

De ah que la razn de ser de un directivo se halla en la medida que es capaz

de asumir riesgos y tomar decisiones. Sin la capacidad y el entrenamiento para
decidir no hay mando, ni ste se justifica.
Es cierto que un directivo debe contemplar mltiples aspectos previos a la toma
de una decisin como son la fijacin de los objetivos a lograr, la elaboracin de
los correspondientes planes, la organizacin y coordinacin de los equipos,...
sin embargo, el momento crucial, el momento en el que nos jugamos el ser o
no ser de nuestra profesin es en la toma de decisiones, ya que de ello
depende en gran medida el logro de nuestros objetivos. Todas las medidas
adoptadas previamente y los conocimientos de que dispongamos sern
puestos en prctica en esta fase clave de la decisin.
El factor ms importante que diferencia a un buen directivo de otro que no lo
es, es la calidad del primero en la toma de decisiones.
Decidir es un proceso voluntario, fruto de la libertad y responsabilidad humana
que implica el ejercicio del criterio (tomar decisiones razonables, objetivas y
oportunas), la aceptacin de riesgos asumibles bajo la propia responsabilidad y
sobre la base de los hechos y la informacin disponible que ofrecen una serie
de alternativas entre las que se puede elegir.
De ah que la decisin sea el resultado de la adecuada combinacin de tres
factores:
la informacin,
el riesgo,
la personalidad del decisor.
En el momento de tomar una decisin todo directivo debe tratar de disponer la
mxima informacin que permita minimizar el riesgo a correr.
Para lograr la informacin necesaria, tanto en cantidad como en calidad, es
aconsejable que el directivo trabaje conjuntamente con sus colaboradores, que
les facilite la participacin que la situacin requiera.
Por ello, el trabajo del directivo consiste en potenciar y combinar su
pensamiento con el de sus colaboradores para conseguir la mxima eficacia en
la adecuada toma de decisiones y en la ejecucin del programa de trabajo a
desarrollar para el logro de los objetivos establecidos. De esta forma se evita
una peligrosa zanja que divide en el seno de una empresa a los seres
pensantes (directivos) de los seres operantes (colaboradores).
Coordinar
Coordinar es establecer y mantener la armona ente los proyectos, los medios y
las personas empleadas para alcanzar los objetivos, en medio de unas
condiciones permanentemente cambiantes.
La funcin de coordinacin tiene su razn de ser bsica en comprobar que las
tareas se desarrollan conforme a lo previsto y organizado. Si todo funciona de
acuerdo con nuestras previsiones, magnfico. Si las mquinas estn a pleno
rendimiento y los colaboradores estn centrados cada uno en lo suyo, el
directivo puede tomarse un respiro.
Pero esta situacin idlica no es frecuente. Es mucho ms habitual que
tengamos problemas de tipo tcnico: mquinas que no funcionan, falta de un
producto bsico, transportes que no l
legan,... pero sobre todo, problemas

de tipo humano: colaboradores que no ejecutan bien su trabajo porque no

saben hacerlo, no pueden efectuarlo, o no quieren realizarlo.
Si consideramos que los colaboradores no saben hacer bien su trabajo la
solucin es bastante sencilla. Es suficiente con aportarles la debida formacin
(conocimientos) o informacin (datos) que requiere el ejercicio de su funcin o
puesto de trabajo, o darles la oportuna instruccin y entrenamiento a travs de
las personas ms capacitadas hasta comprobar que conocen y dominan su
misin. A menos que haya un problema de capacidad, y en ese caso
estaramos ms ante una situacin de "no poder" que de "no saber", es seguro
que cualquier colaborador "normal" estar en un breve plazo en condiciones de
realizar satisfactoriamente su trabajo.
Si el problema es que no pueden entonces se debern analizar si las causas
son de orden fsico, psquico, moral. Hay muchas personas que no pueden
realizar adecuadamente su trabajo porque padecen lesiones fsicas en una
parte de su cuerpo que les impide realizar una determinada tarea con
normalidad (un cojo nunca podr ser extremo izquierdo de la Real Sociedad, ni
un manco ser un eficaz mecangrafo), otras tienen problemas de edad,
trastornos mentales,... El problema de la incapacidad se arregla con la
"adaptacin", buscando aquel puesto que mejor se adapte al perfil y
Condiciones del colaborador.
Pero el gran problema, y el ms frecuente, en el mundo laboral, no es que los
colaboradores no sepan o no puedan, sino que no quieran. Estos
habitualmente tienen sobrados conocimientos para realizar su funcin, tienen
todas las condiciones fsicas y psquicas para realizar correctamente su trabajo,
pero no estn predispuestos a ejecutarlo. En esta situacin estamos ante un
problema de "motivacin" que es algo complejo y que debe tratarse con mucho
cuidado en una organizacin.
Durante la coordinacin corresponde al directivo detectar las desviaciones y
resolver los imprevistos que vayan surgiendo a lo largo de la actividad
profesional. Esta es una de las actividades que hay que realizar con mayor
atencin y delicadeza, ya que una actuacin improcedente o a destiempo,
puede producir un efecto desmoralizador difcilmente recuperable.
Controlar
La mayora de los progresos logrados en la gestin empresarial son debidos a
las mejoras introducidas en las tcnicas de control.
La esencia del control reside en la comparacin de los resultados logrados con
los deseables y definidos en el proceso de la previsin.
Los elementos esenciales de todo sistema de control son principalmente: un
objetivo previamente determinado y un medio o sistema de medida, a poder
ser, cuantitativo. De ah que lo que no se pueda medir, resulta prcticamente
imposible controlar.
El control es una funcin directiva, no delegable, si bien ello no impide que para
facilitar su ejercicio sea conveniente potenciar el autocontrol, o sea, establecer
un sistema de informacin y las oportunas "normas y reglas de juego" con las
que cada colaborador pueda compararse en todo momento.

Es importante lograr los objetivos propuestos, pero tambin lo es aprender de

los xitos o fracasos. Si hemos logrado superar nuestras previsiones
analicemos sus causas y tratemos de repetirlas, por el contrario, si hemos
quedado por debajo, veamos la forma de que en la prxima ocasin corrijamos
nuestros defectos. Obtengamos experiencia para desarrollar nuevas metas con
mayor eficacia.
Y por ltimo, si las metas han sido logradas no olvidemos felicitar a nuestros
colaboradores y, si no lo han sido, tratemos que lo consigan en la prxima
ocasin.
2 Habilidades Directivas
Hemos visto en qu consiste dirigir, as como lo que todo directivo debe hacer
para ser ms eficaz como tal, poniendo especial nfasis en sus funciones
principales.
En este marco de actuacin, todo responsable de equipos precisa contar con
una serie de habilidades cada vez ms numerosas y necesarias.
Por "habilidad" entendemos la capacidad, inteligencia y disposicin que una
persona tiene para hacer algo satisfactoriamente.
Para dirigir adecuadamente no slo es necesario poseer una serie de
conocimientos tcnicos propios del rea profesional en la que cada uno
desempeos nuestra actividad habitual, sino que tambin se requiere disponer
de una serie de habilidades directivas que nos permitan dirigir personas de la
forma ms eficientemente posible.
Estamos convencidos que hoy se requiere en las empresas, ms que nunca,
de directivos que adems de dominar su especialidad profesional dispongan de
las habilidades directivas necesarias para conducir eficientemente a las
personas que estn bajo su cargo, en definitiva, hoy se precisa de personas
con capacidad de liderazgo que arrastren e influyan en sus colaboradores para
adaptarse al cambio permanente en que vivimos. E igualmente, tenemos la
absoluta conviccin que una empresa es principalmente lo que son sus
directivos, y que las empresas triunfan o fracasan, ganan o se arruinan, segn
lo bien o mal que sean dirigidas.
Por consiguiente, tener directivos bien preparados, capaces y con las
habilidades precisas es una necesidad vital para cualquier empresa que
pretenda competir en los mercados actuales con unas mnimas garantas de
xito.
Cules son esas habilidades directivas que todo mando debe desarrollar?
Qu habilidades son las ms necesarias?
Dentro del grupo de habilidades directivas podemos establecer dos grupos
diferenciados como son las habilidades propias de direccin o instrumentales y
las habilidades de gestin o interpersonales. Veamos cada una de ellas.
A. HABILIDADES DE DIRECCIN O INSTRUMENTALES

Son aquellas que precisa desarrollar el directivo para el adecuado ejercicio de

su actividad profesional. Son habilidades predominantemente de orden tcnico
y su desarrollo es de carcter propio o "personales".
Contemplamos entre las habilidades instrumentales:
-Las funciones directivas. Prever, organizar, coordinar y controlar.
- la percepcin del cambio.
- La claridad de objetivos. Distinguir lo principal de lo secundario.
- El anlisis de problemas y la toma de decisiones.
- La supervisin y el control.
- La gestin del tiempo.
- La delegacin.
B. HABILIDADESDE GESTIN O INTERPERSONALES

Son aquellas que el directivo desarrolla en relacin con otras personas y se

manifiestan en la "actitud" que el mismo mantiene hacia sus colaboradores
para comunicarse adecuadamente, conducirles eficientemente, motivarles,
gestionar satisfactoriamente los conflictos que puedan surgir, trabajar en
equipo y evaluarles con el fin de potenciar su mejora.
As, vamos a contemplar entre las habilidades interpersonales a:
- El liderazgo.
- El trabajo en equipo.
- La direccin de reuniones.
- La gestin de conflictos.
- La negociacin.
- La motivacin.
- La comunicacin.
- La evaluacin.

3.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN DIRECTIVO

De las mltiples funciones, obligaciones y atribuciones que corresponde a un directivo

se pueden enumerar las siguientes:
1. Tomar decisiones, lo mas acertadas y oportunas posibles, pese a la complejidad o
riesgo que conlleven.
2. Dar rdenes, puesto que el ejercicio de la autoridad se expresa a travs de este
instrumento. Saber cmo dar una orden, a quin dar, cundo darla y cmo hacer para
que se cumpla, es una funcin directiva obligatoria.
3. Delegar funciones, para que el directivo no se cargue de tareas secundarias,
algunas de ellas de rutina o intrascendentes. Cmo delegar, en quin delegar, qu
funciones delegar y cules no, etc. son tareas inherentes a un buen ejercicio directivo.

4. Motivar al personal, para lograr en l condiciones favorables para desempear un

trabajo eficiente, no slo en trminos de obtener un mejor rendimiento para la empresa
(ms utilidades), sino y sobretodo en la perspectiva de posibilitar su desarrollo
personal a travs del trabajo.
5. Comunicar, que duda cabe que la comunicacin sea la herramienta fundamental
para la tarea administrativa, puesto que siendo la administracin una actividad social,
de interaccin humana, la comunicacin en todas sus formas resulta imprescindible
para el entendimiento y convivencia humana, con mayor razn para cualquier
directivo.
6. Supervisar, corresponde al directivo verificar y ayudar al subalterno a hacer cada
vez mejor su trabajo. No debemos olvidar que el trabajo exitoso del subalterno es la
base para los resultados exitosos del jefe.
7. Adiestrar a su personal, justamente por las exigencias de un trabajo de mayor
calidad, con menores costos, con mayor valor agregado, se hace necesario que los
trabajadores se capaciten, se adiestren, adquieran mayores competencias, sobre todo
al personal nuevo que ingresa a una empresa a quien hay que inducirlo al trabajo para
que prontamente se adapte y sea productivo. Si bien hoy en da la capacitacin es una
exigencia personal (para ser competitivos) no deja de ser tambin una responsabilidad
directiva el encauzar, orientar o detectar necesidades de capacitacin. Cambiar el
concepto de gasto por inversin, que implica la capacitacin, sera un gran avance.
8. Evaluar al personal, para conocer cun til es un trabajador, qu tanto se supera,
qu potencialidades o limitaciones tiene, qu posibilidades de desempeo laboral
posee, para saber a quien estimular y a quien aplicar alguna sancin, si es del caso,
se hace necesaria la evaluacin de un directivo a sus subalternos.
9. Mantener la disciplina, para cautelar el orden, el cumplimiento de las normas, la
aplicacin de las polticas, la prctica de buenas relaciones humanas, el respeto a su
persona, a sus compaeros a "su" empresa, etc., es indispensable la intervencin,
directa o indirecta, del jefe.
10. Reducir costos, es preocupacin de todo directivo porque solo as se puede
mejorar el nivel de rendimiento o utilidades, mxime si en economas tan deprimidas, o
en situaciones muy competitivas no se pueden incrementar los precios. La variable
costo podra ser la variable econmica ms manejable internamente, adems porque
ello implica mayor nivel de exigencia, ms capacitacin, mayor control, innovar o
mejorar tecnologas productivas, etc.
11. Mantener, o en el mejor de los casos incrementar la cantidad y calidad en la
produccin, Aun dentro de los enfoques humanistas de la administracin, la
preocupacin fundamental del directivo es la produccin. Slo manteniendo los niveles
de produccin, en cantidad y calidad, se puede lograr no solo utilidades para la
empresa, que es la razn de ser, sino a un la propia supervivencia.
12. Aplicar medidas correctivas, en cualquier circunstancia, ante cualquier factor
limitante o deficitario el directivo siempre debe estar alerta para adoptar los correctivos
necesarios, de manera oportuna y efectiva. Es precisamente el hecho de estar
revestido de la autoridad que le da el poder suficiente para adoptar las decisiones mas
adecuadas para corregir cuando sea necesario.
13. Innovar, quiz el sello mas caracterstico del ejercicio de un cargo directivo es la
introduccin de cambios. Introducir un cambio en la empresa, no slo es una

obligacin sino que implica conocimiento, voluntad y carcter de parte del directivo
puesto que no siempre son fciles, tcnicamente o socialmente. Tcnicamente porque
implica nuevos conocimientos, nuevas tareas, procedimientos y socialmente por la
resistencia natural de toda persona a cambiar, sobre todo los de mayor antigedad.
Sin cambios no hay mejoras, no hay mejores niveles de calidad, no hay
modernizacin, menos competitividad.
14. Atender quejas y conflictos de su personal constituye tambin una obligacin del
directivo. El jefe se constituye en la figura paterna, en el nivel de autoridad adecuado
para resolver los conflictos, los reclamos, o atender las quejas de su personal, que se
van suscitando inevitablemente da a da en el ejercicio laboral.
En sntesis podramos decir que todo directivo debe:
a.
b.
c.
d.

Saber y proponer lo que se va hacer (fijar objetivos, metas, polticas).

Proporcionar los insumos necesarios para hacer (gestin de recursos).
Verificar que el trabajo se haga (supervisin).
Aplicar medidas correctivas e innovaciones pertinentes (cambios).

Por todas las exigencias u obligaciones que debe cumplir un directivo es necesario
que rena algunas cualidades, entre ellas:

4.

Capacidad y conocimientos para tomar decisiones.

Habilidad para supervisar y adiestrar.
Habilidad para despertar entusiasmo.
Carcter entusiasta y emprendedor.
Imaginacin, iniciativa e ingenio.
Comprensin de los dems (empata).
Facilidad para trabajar en equipo.
Capacidad para promover y adaptarse a los cambios.
Deseo de superacin y perseverancia.
Imparcialidad, comunicabilidad, mente abierta.
Buen humor, etc.
ESTRATEGIAS DIRECTIVAS

Finalmente, siendo funcin o responsabilidad bsica de todo directivo hacer trabajar a

los dems, para lograr resultados favorables y trascendentes, en la conduccin de su
personal podra asumir las siguientes estrategias de accin frente a sus subalternos:

PODER

Motivar

Potenciar

NO QUERER

QUERER
Despedir

Capacitar

NO PODER

Frente al subalterno que puede y que desea hacer lo que queda es Potenciar
dichas cualidades.
Frente al subalterno que puede pero que no desea hacerlo ms recomendable
es la Motivacin.
Ante el subalterno que no puede pero que desea, quiere hacer ms, la actitud
que debe asumir es la Capacitacin.
Frente al subalterno que ni puede ni desea, no le queda mas remedio que la
Reubicacin o el Despido.