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PASIVO A CORTO PLAZO DE MONTO CONOCIDO

El pasivo a corto plazo se divide en dos categoras: pasivos de monto


conocido y pasivos que deben estimarse.

Cuentas por pagar


Las cantidades que se le deben a los proveedores por productos o servicios
adquiridos a cuenta abierta son cuentas por pagar. La mayora de las empresas
adquiere inventarios y artculos de oficina a cuenta abierta. Las cuentas por
pagar y el sistema de inventarios de AMR estn integrados. Cuando el
inventario de comidas baja de cierto nivel, la computadora automticamente
elabora una solicitud de adquisiciones de ms comida.

Documentos por pagar a corto plazo.


Los documentos por pagar a corto plazo son una forma comn de
financiamiento. Son pagars que deben pagarse en menos de un ao. Las
compaas con frecuencia emiten pagars de corto plazo para pedir prestado o
para adquirir inventario.

Documentos por pagar a corto plazo emitidos con


descuento
Hay otra forma de convertir un acuerdo de prstamo. Se llama descuento de
un documento por pagar. El prestador resta el monto de intereses del valor
nominal del documento y el prestatario recibe el monto neto. Al vencimiento,
el prestatario paga el valor nominal, que as ya incluye todo el inters.

Impuesto de ventas (Impuesto al valor agregado) por


pagar
En la mayora de estados se cobra un impuesto de ventas en las ventas al
menudeo. Slo en Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no existe el
impuesto de ventas. Los comerciantes cobran el impuesto de ventas, adems el
precio del articulo vendido. Los comerciantes le deben ese impuesto al
gobierno del estado, por lo que el impuesto de ventas por pagar es un pasivo a
corto plazo.
Las compaas remiten los impuestos de ventas cobrados a las autoridades
hacendarias a intervalos regulares. Despus cargan a Impuesto de ventas por
pagar y abonan a Efectivo.
Muchas compaas no abonan a Impuesto de ventas por pagar en cada venta
que realizan. Ms bien registran juntos el ingreso por ventas y el impuesto de
ventas. Despus antes de pagar el impuesto, hacen un asiento de ajuste para
poner el saldo correcto en Ingresos por ventas e Impuesto de ventas por pagar.

Porcin a corto plazo de la deuda de largo plazo.


Algunos documentos y bonos por pagar de largo plazo se pagan a plazos. La
porcin a corto plazo de la deuda de largo plazo, o vencimiento corriente, es
el monto del principal pagadero en el ao. Al final de cada ao, la empresa
reclasifica (de deuda a largo plazo a pasivo a corto plazo) el monto que deba
pagar durante el siguiente ao.
El pasivo de la porcin a corto plazo de la deuda a largo plazo no incluye
ningn inters acumulado por pagar. La cuenta Vencimiento corriente de
deuda de largo plazo representa slo el monto del principal adeudado. El
inters por pagar es una cuenta separada, correspondiente a otro pasivo.

Gasto acumulado (pasivo acumulado)


Un gasto acumulado es un gasto que la empresa aun no paga. Por lo tanto, un
gasto acumulado tambin es un pasivo. Esto explica que los gastos
acumulados tambin se llamen pasivos acumulados. Los gastos acumulados
por lo general ocurren con el paso del tiempo, como el inters por pagar sobre
una deuda de largo plazo. En cambio, una cuenta por pagar es resultado de la
adquisicin de un producto o servicio.

Pasivos de nmina
La nmina, llamada tambin compensacin de empleados, es un gasto
importante. En empresas de servicio como firmas de contadores, mdicos y
agentes de viajes la nmina es el gasto ms importante. Las empresas de
servicios venden los servicios de su personal, as que la compensacin de los
empleados es el costo principal de hacer negocios, as como el costo de las
mercancas vendidas es el mayor gasto para una compaa comercial.
La compensacin de empleados toma varias formas:
El

salario es la paga expresada en una tasa anual, mensual o semanal.

El

sueldo es el monto de la paga al empleado expresada por horas.

Las

comisiones son una compensacin que se calcula como porcentaje de las

ventas realizadas por el empleado.


Los

bonos son un monto sobre la compensacin regular.

Ingresos no devengados
Los ingresos no devengados tambin se llaman ingresos diferidos, ingresos
cobrados por anticipado y pagos anticipados del cliente. Todos estos nombres
contables indican que la empresa recibe el dinero de sus clientes antes de

devengar ese ingreso. Por los ingresos no devengados, la compaa tiene la


obligacin de proporcionar productos o servicios al cliente.

PASIVO A CORTO PLAZO QUE DEBEN


CALCULARSE
Una empresa puede saber que existe un pasivo, pero no conocer su monto
exacto y no puede omitirlo simplemente. El monto desconocido debe
estimarse, registrarse en las cuentas y reportarse en los balances.
La forma de estimar los pasivos a corto plazo varia de una compaa a otra.
Como primer ejemplo, veamos una garanta estimada por pagar, que es un
pasivo comn entre comerciantes.

Garanta estimada por pagar


Muchas compaas garantizan sus productos contra defectos mediante
convenios de garanta. Son comunes las garantas a 90 das y a un ao. Las
empresas automotrices Toyota, Ford y BMW, por ejemplo acumulan
pasivos por su garanta de cinco aos y 50,000 millas.
El principio de periodo contable exige que la compaa registre el gasto por
garanta en el mismo periodo en que se reconozca el ingreso por ventas, sin
importar cuando se pague la reclamacin de garanta. Ofrecer la garanta y los
gastos en que se incurren al ofrecerla es un costo por hacerla venta. Al
momento de la venta, la compaa no sabe exactamente el monto del gasto por
la garanta por lo que debe estimar este gasto y su correspondiente pasivo.

Pasivo de prima vacacional estimada


La mayora de las compaas otorga primas vacacionales a sus empleados. Los
empleados reciben este beneficio cuando toman sus vacaciones pero lo

devengan trabajando el resto del ao. Es comn que las vacaciones sean de
dos semanas. Para cuadrar el gasto con el ingreso, la compaa acumula el
gasto de la prima vacacional y el pasivo a lo largo del ao. Entonces la
compaa registra el pago durante el periodo vacacional de dos semanas. Las
compaas deben calcular su pasivo por prima vacacional.
Suponga que la nmina de una compaa en enero es de $100,000 y que la
prima vacacional la incrementa en 4%, es decir, $4,000. La experiencia indica
que slo se toma 90% de las vacaciones disponibles, as que el estimado de
prima vacacional en enero es de $3,600 ($4,000 x 0.90). En enero, la
compaa registra la prima vacacional como sigue:
Ene. 31

Gasto por prima vacacional

3,600

Pasivo de prima vacacional estimada

3,600

Impuestos sobre la renta por pagar (de personas


morales)
Las compaas, llamadas personas morales, pagan el impuesto sobre la renta
del mismo modo que los individuos, las personas fsicas. Las compaas
presentan su declaracin de impuestos al final del ao, as que deben calcular
su impuesto sobre la renta por pagar para el balance. Durante el ao, hacen
pagos trimestrales de impuestos al gobierno. Una empresa registrara el pago
de $100,000 de gasto por impuesto impuestos sobre la renta en el tercer
trimestre como sigue:
Sep. 30 Gasto por impuesto sobre la renta .. 100,000
Efectivo

100,000

El asiento para acumular $40,000 de gasto por impuesto sobre la renta,


pagadero al fin del ao, es como sigue:
Dic. 31 Gasto por impuesto sobre la renta.. 40,000
Impuesto sobre la renta por pagar ...

40,000

Para acumular el impuesto sobre la renta a fin de ao.

La compaa pagar este pasivo de impuesto a principios del siguiente ao, as


que el impuesto sobre la renta por pagar es un pasivo a corto plazo.

Pasivo contingente
El pasivo contingente no es un pasivo real; ms bien es un pasivo potencial
que depende de un evento futuro. Por ejemplo, suponga que AMR
Corporation, la empresa controladora de American Airlines, se enfrenta a la
posibilidad de perdidas si sus pilotos suspenden su trabajo en una huelga
laboral. El evento futuro es la negociacin entre la lnea area y el sindicato de
pilotos. La compaa, pues, se enfrenta a un pasivo contingente que puede
convertirse o no en un pasivo real.
Seria poco tico que la compaa retuviera la informacin de las
negociaciones laborales a quien estuviera considerando invertir en el negocio.
Otro pasivo contingente surge cuando una compaa avala un documento por
pagar de otra. Suponga que la compaa A garantiza que la compaa B pagar
un documento y los intereses si la compaa B no paga. As, la compaa B lo
paga, el pasivo contingente deja de existir. Si no paga, el pasivo se vuelve real
para la compaa A.
La fuente ms importante de pasivo contingente son los juicios en los que se
demanda a una compaa. Hasta que no se solucione el caso, el acusado tiene
un pasivo contingente.

Hay dos formas de reportar el pasivo contingente. En la llamada presentacin


corta, el pasivo contingente aparece en el cuerpo del balance, despus del total
de pasivo, pero sin indicar cantidades. En general, las presentaciones cortas
van acompaadas de notas. La de Microsoft es tpica del pasivo contingente
creado por una demanda.

CUESTIONES ETICAS EN EL REPORTE DEL PASIVO


Contabilizar el pasivo a corto plazo plantea problemas de carcter tico y
legal. Los empresarios y gerentes quieren que su compaa se vea lo mas
exitosa posible. Les gusta reportar altas utilidades netas en su estado de
resultados. Una utilidad neta alta hace que la compaa se vea rentable y
permite que reciba el dinero de los inversionistas.
Adems, una alta utilidad neta significa jugosos bonos para los gerentes. Los
empresarios quieren que su balance reporte valores altos en activo y bajos en
pasivos, lo que hace que la compaa se vea segura para los prestadores y
permite que reciba prstamos a bajas tasas de inters.
Pocos

gastos

Mucha utilidad neta

Pocos

pasivos

Mayor capital contable

El pasivo contingente tambin plantea un problema tico. Ya que las


contingencias no son pasivos reales, son fciles de omitir. Pero un pasivo
contingente puede ser muy importante.

CONTABILIZACION DE NOMINAS

Los costos de nmina son tan importantes para las compaas que estas
adoptan sistemas especiales para llevar la contabilidad de sus costos de mano
de obra.
Muchas compaas le pagan a sus empleados una tarifa bsica por un nmero
fijo de horas, lo que se llama el sueldo base. Por trabajar cualquier nmero de
horas adicionales llamadas tiempo extra el empleado percibe una tarifa
mayor.

Percepcin bruta y percepcin neta


Las cantidades retenidas del cheque de nmina se llaman deducciones.
La percepcin bruta es el monto total de sueldos, salarios, comisiones u otras
compensaciones de los empleados antes de impuestos y otras deducciones. La
percepcin neta es igual a la bruta menos todas las deducciones.
Muchas compaas tambin pagan prestaciones a sus empleados, que son otra
forma de compensacin, por ejemplo, el seguro medico y de vida, el pago de
jubilacin y el seguro medico en los aos de jubilacin. La contabilidad de
nmina se ha vuelto muy complicada.

Deducciones de nmina
Las deducciones de nmina que se retienen de las percepciones del empleado
se dividen en dos categoras (1) deducciones obligatorias y (2) deducciones
opcionales.
Deducciones de nmina obligatorias: impuesto sobre la renta del empleado.
En los Estados Unidos la ley requiere que la mayora de los patrones retengan
el impuesto sobre la renta de las percepciones del empleado. El impuesto
sobre la renta es la mayor fuente de ingresos fiscales del pas. El impuesto

sobre la renta de los empleados genera aproximadamente el 36% de los


ingresos fiscales de Estados Unidos, el 38% en Suecia y el 41% en Canada
(34% en Mxico).
El monto del impuesto sobre la renta deducido de la percepcin bruta se llama
impuesto sobre la renta retenido. El monto retenido depende de la percepcin
bruta de cada empleado y del nmero de deducciones de retencin que
reclame el empleado.
Deducciones nomina de opcionales. Para comodidad de los empleados, las
compaas pueden hacer deducciones de nmina y hacer pagos de acuerdo con
las instrucciones del empleado. Por ejemplo, pagar cuotas sindicales, primas
de seguros, planes de ahorro de nmina y aportaciones a instituciones de
beneficencia.

Impuestos de nmina del patrn


Los patrones deben cargar con el gasto de por lo menos tres impuestos de
nmina.
1. Impuesto del seguro social para el patrn.
2. Impuesto estatal del seguro de desempleo.
3. impuesto federal del seguro de desempleo.
Adems de cobrar el impuesto del seguro social a los empleados, los patrones
tambin deben cotizar en el programa, el impuesto del seguro social para los
patrones es la misma cantidad retenida al empleado. As, el sistema del seguro
social esta financiado por aportaciones a partes iguales de empleados y
patrones. Con base en nuestras cifras de 8% y percepcin anual de $75,000, el

impuesto mximo que paga el patrn por cada empleado es de $6,000


($75,000 x 0.08).
Impuestos del seguro de desempleo estatal y federal. Los impuestos del
seguro de desempleo estatal y federal son productos de la ley federal del
impuesto de desempleo. Estos impuestos financian la aportacin de los
trabajadores a aquellas personas que han sido despedidas de su empleo.

Asientos de nmina
Resume los asientos que hace el patrn para registrar una nmina mensual de
$10,000.
El asiento A del anexo 11-6 registra el gasto por salario del patrn. La
percepcin bruta de todos los empleados, $10,000, es la paga mensual antes de
cualquier deduccin.
El asiento B registra el gasto por impuesto de nmina del patrn. Adems del
impuesto del seguro social del empleado ($800 en el asiento A), el patrn paga
otros $800 de impuesto de seguro social en el asiento B. Los otros dos
impuestos de nmina para el patrn son los de seguro estatal y federal de
desempleo. Los empleados no pagan el seguro de desempleo, slo el patrn.
El asiento C registra las prestaciones pagadas por el patrn. La compaa paga
el seguro medico y de vida de sus empleados, lo cual es comn. Tambin
financia pensiones decir, paga efectivo a un plan de pensiones como
prestacin a sus empleados cuando se jubilen. El gasto por pensiones para el
patrn durante el mes es de $500 del gasto total de las prestaciones para el
patrn es de $1,500. El gasto total de nmina del patrn del anexo es de
$12,920 (gasto por salario de $10,000 + gasto por impuestos de nmina
$1,420 + gasto por prestaciones de $1,500).

A. Gasto por salarios


Gasto por salarios (o de sueldos o de comisiones).. 10,000
Impuesto sobre la renta de los empleados por pagar .

1,200

Impuesto del seguro social por pagar

800

Cuotas sindicales de los empleados por pagar ..

140

Salario por pagar a los empleados (percepcin neta) ...

7,860

Para registrar el gasto por salarios.

B. Gasto por impuestos de nmina


Gasto por impuestos de nmina . 1,420
Impuesto de seguro social por pagar ($10,000 x 0.08).

1,200

Impuesto estatal de seguro de desempleo por pagar ($10,000 x 0.054)

800

Impuesto federal de seguro de desempleo por pagar ($10,000 x 0.008)

80

Para registrar los impuestos de nmina para el patrn.

C. Gasto por prestaciones


Gasto por seguro medico para empleados .. 800
Gasto por seguro de vida para empleados .. 200
Gastos por pensin . 500
Prestaciones a empleados por pagar .

1,500

Para registrar las prestaciones a empleados a pagar por el patrn.


Gasto total de nmina ($12,920) = Gasto por salarios ($10,000) + Gasto por impuestos de nomina
($1,420) + Gasto por prestaciones ($1,500)

EL SISTEMA DE NOMINA
Las buenas empresas son las que pagan a sus empleados justamente y a
tiempo. Las compaas deben manejar los impuestos tanto de los empleados
como los propios de nmina como hemos visto. As, las compaas procesan
muchos datos de nmina. Para tener un sistema preciso y oportuno, los
contadores establecieron el sistema de nmina.

Los componentes del sistema de nmina son:


Registro
Cuenta

de nmina

bancaria especial para nmina

Cheques

de nmina

Registro

de percepciones de cada empleado

Registro de nmina
Cada periodo de pago, la compaa organiza los datos de nmina en un diario
especial llamado registro de nmina. En este registro figura cada empleado y
las cifras que la empresa necesita para registrar los montos de nmina. El
registro de nmina que se parece al diario de salidas de efectivo, tambin sirve
de comprobante de cheques, ya que constituye un lugar para registrar cada
cheque de nmina.

Cuenta bancaria de nmina


Despus de asentar en el diario la nmina, los libros de la compaa muestran
un saldo a favor en Salarios por pagar a los empleados para pagos netos de
$9,384.30. La forma en que la empresa pague este pasivo depende de su
sistema de nmina. Muchas compaas le pagan a sus empleados a travs de
una cuenta bancaria de nmina.

Cheques de nmina

La mayora de las empresas le paga a sus empleados mediante cheque o


transferencia electrnica de fondos. El cheque de nomina es como cualquier
otro, excepto que sus anexos detallan los montos
Cada vez son ms las compaas que les pagan a sus empleados mediante
transferencia electrnica de fondos. El empleado puede autorizar que la
compaa haga todos los depsitos directamente a su cuenta bancaria. Ya que
no hay que entregar cheques a los empleados, la compaa ahorra tiempo y
dinero.

Pago de nmina
Hasta este punto hemos hablado del registro de los gastos de nmina. Ahora
veremos el pago de ese pasivo. La mayora de los patrones deben registrar por
lo menos tres pagos de efectivo por concepto de nomina.
Percepcin
Impuestos

neta de empleados.

de nmina al gobierno y otras deducciones de nmina.

Prestaciones

a los empleados.

Percepcin neta de empleados. Cuando la compaa le paga a los empleados,


lo carga a Salarios por pagar a los empleados y abona a Efectivo.
Impuestos de nmina al gobierno y otras deducciones de nmina. El patrn
debe enviarle al gobierno dos series de impuestos de nmina: los retenidos de
las percepciones del empleado y los que paga el propio patrn.
Prestaciones. El patrn puede pagar tambin la cobertura de seguro y el plan
de pensin de los empleados.

Control interno de la nmina


Los controles internos sobre los pagos de efectivo, tambin se aplican a la
nmina. El gran nmero de transacciones y de acuerdos complejos aumentan
la posibilidad de errores de control. Hay dos tipos principales de control
especficos de la nmina: controles de eficiencia y controles para salvaguardar
los desembolsos de nmina.
Controles de eficiencia. Conciliar la cuenta bancaria puede llevar mucho
tiempo, debido al gran nmero de cheques de nmina. Por ejemplo, un cheque
emitido el 30 de marzo probablemente sea pagado antes del corte bancario del
31 de marzo. Este y otros cheques estaran en trnsito. Un gran nmero de
cheques en trnsito para la conciliacin bancaria aumenta el gasto contable.
Para limitar el nmero de cheques en trnsito, muchas compaas tienen dos
cuentas bancarias de nmina. Pagan la nmina de una cuenta un mes, y al
siguiente mes, la pagan de la otra. De ese modo, pueden conciliar cada cuenta
cada tercer mes. Con este sistema, un cheque del 30 de marzo tiene hasta el 30
de abril para ser pagado por el banco, antes de la conciliacin de la cuenta.
Prcticamente se eliminan los cheques en trnsito, la conciliacin bancaria se
agiliza y se reducen los gastos contables.
Controles para salvaguardar los desembolsos de nmina. Los propietarios y
gerentes de pequeas empresas pueden vigilar sus nminas mediante el
contacto personal con los empleados. Las grandes compaas no pueden. Estas
empresas deben establecer controles para asegurar que los cheques vayan a los
empleados legtimos y por las cantidades correctas. Un peligro particular es
que se emita un cheque a un empleado ficticio, que sea cobrado por un

empleado deshonesto. Para cuidarse de ste y otros delitos, las grandes


empresas adoptan polticas escritas de control interno.
Un sistema formal de control del tiempo ayuda a asegurar que los empleados
realmente hayan trabajado las horas reclamadas. Hacer que los empleados
marquen en una tarjeta la hora de entrada y de salida demuestra su asistencia.
La clave del control interno es la separacin de funciones.