MACROPROCESO: ADMINISTRATIVOS

PROCESO: GESTIN DE LABORATORIOS

MANUAL
Cdigo : A-GL-M04

Versin : 06

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DEFINICIN
El manual de calidad del instituto para la investigacin y la innovacin en ciencia y
tecnologa de los materiales INCITEMA de la universidad pedaggica y tecnolgica de
Colombia describe y desarrolla los numerales de la norma NTC - ISO/IEC 17025:2005 y las
directrices orientadas a la poltica de calidad, objetivos de calidad, estrategia de calidad de
los ensayos y/o pruebas.

1. OBJETIVOS
Presentar la estructura y el alcance del sistema de gestin que dar cumplimiento a los
requisitos de la Norma NTC - ISO/IEC 17025:2005, donde se describen la poltica de
calidad, objetivos de calidad, componentes de gestin y tcnico para los laboratorios del
Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales
INCITEMA.
2. ALCANCE
Este manual aplica para el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC - ISO/IEC
17025:2005 por parte de los laboratorios de ensayo en el instituto de investigacin e
innovacin en ciencia y tecnologa de materiales INCITEMA de la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia.
3. DEFINICIONES / ABREVIACIONES
AUDITORIA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener registros,
declaraciones de hechos u otra informacin pertinente y evaluarlos objetivamente para
determinar en qu medida se cumplen los requisitos especificados.
CALIDAD: Capacidad de un conjunto de caractersticas inherentes de un producto, sistema
o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas.
OBJETIVO DE CALIDAD: Lo que se busca, o lo que pretende relacionado con el sistema de
gestin de calidad.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de calidad de una

organizacin.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un producto.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.
POLTICA DE CALIDAD: Intenciones y direccin global de una organizacin, relativas a la
calidad enfocado a las directrices por la alta direccin.
RESPONSABILIDADES: Son las que se asumen en la actividad laboral, pueden estar
representadas en el manejo de equipos, dinero, maquinaria, personal, informacin.
INSPECCIN: Examen de diseo de un producto, proceso o instalacin y determinacin de
su conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, con
requisitos generales.
REVISIN: Verificacin de la aptitud, adecuacin y eficacia de las actividades de seleccin
y determinacin, y de los resultados de dichas actividades, con respecto al cumplimiento
de los requisitos especificados por un objeto de evaluacin de la conformidad.
3.1 CONTENIDO
El Manual de Calidad del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y
Tecnologa de Materiales INCITEMA establece el componente del sistema de gestin de
calidad y componente tcnico de acuerdo a los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC
17025:2005.
3.2 EXCLUSIONES A LA NORMA NTC-ISO/IEC 17025:2005
El sistema de gestin del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y
Tecnologa de Materiales INCITEMA en su facultad de prestacin de servicios de ensayos
de laboratorio no aplica los requisitos de la Norma NTC- ISO/IEC 17025:2005 que se
relacionan a continuacin:
4.5 Subcontratacin de ensayo:
Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en
Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no subcontratan ensayos.
5.4.4 Mtodos no normalizados:

Los mtodos aplicados para la realizacin de los ensayos ofrecidos por el Instituto para la
Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA, son
mtodos normalizados soportados en Normas nacionales e Internacionales.
5.7 Muestreo (numerales 5.7.1, 5.7.2 y 5.7.3 NTC/ISO/IEC 17025:2005)
Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en
Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no aplican muestreo para el desarrollo de
los ensayos.
5.10.4 Certificados de calibracin
Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en
Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no emiten certificados de calibracin.
4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN
4.1 ORGANIZACIN
4.1.1 El Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de
Materiales INCITEMA de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, se crea
mediante Acuerdo No. 057 del 22 de Septiembre del 2010.
As mismo el plan maestro de desarrollo institucional de la UPTC 2007-2019, lineamiento
2, programa 1, proyecto 1, contempla la conformacin de Grupos de Investigacin
generados a partir de los laboratorios de electroqumica y corrosin, anlisis de falla y
caracterizacin de materiales que hacen parte del INCITEMA.
El Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales
INCITEMA se encuentra conformado por las siguientes reas: el rea de electroqumica y
corrosin, la cual a su vez se encuentra dividida en: laboratorio de electroqumica y
laboratorio de corrosin, rea de fluidos que est dividida en: laboratorio de preparacin
de muestras y laboratorio de etapa de anlisis y rea de materiales que est dividida en
laboratorio de caracterizacin de materiales y laboratorio de anlisis de falla.
4.1.2 Los laboratorios que hacen parte del INCITEMA se responsabilizan de llevar cabo sus
actividades de ensayo de tal forma que cumplen con los requisitos de la Norma NTCISO/IEC 17025:2005, requisitos del cliente, legales y reglamentarios conforme su poltica
de calidad.
Para asegurar que las actividades de ensayo de los laboratorios de extensin sean
incluidas dentro de la pliza de responsabilidad civil extracontractual se debe realizar
comunicacin con el Comit Tcnico de Seguros de la Universidad Pedaggica y

Tecnolgica de Colombia, cuya oficina se encuentra en el edificio administrativo, dicha

actividad debe iniciarse cada ao en el mes de Febrero.
4.1.3 El sistema de gestin comprende el trabajo que se realiza en las instalaciones
permanentes de los laboratorios del INCITEMA ubicados en la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia.
4.1.4 El INCITEMA es una dependencia de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Dado que la universidad desarrolla actividades distintas a las de Ensayo, el
INCITEMA ha identificado los potenciales conflictos de intereses que pudieran
presentarse, mediante el procedimiento confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la
informacin A-GL-P17 para asegurar la confidencialidad, imparcialidad e integridad del
personal que hace parte de los laboratorios del INCITEMA
4.1.5 El INCITEMA cuenta con un Concejo Directivo y Tcnico, que independientemente de
otra responsabilidad, tiene la autoridad y los recursos necesarios para desempear sus
tareas, incluida la Implementacin, mantenimiento y la mejora del SGC NTC-ISO/IEC
17025:2005 (Anexo: Organigrama UPTC-INCITEMA)
El INCITEMA toma las medidas necesarias para asegurarse de que la Direccin del
INCITEMA y su personal estn libres de cualquier presin o influencia indebida, interna o
externa que pueda perjudicar la calidad de los servicios.
El INCITEMA tiene polticas y procedimientos para asegurar la proteccin de la
informacin confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, incluidos los
procedimientos para la proteccin del almacenamiento y la transmisin electrnica de
resultados. (Ver matriz de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la informacin
para ensayos de laboratorio A-GL-P17-F05)
El INCITEMA tiene polticas y procedimientos para evitar intervenir en cualquier actividad
que pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad
operativa.
El INCITEMA, tiene definido su organigrama y su ubicacin al interior de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, de igual forma cuenta con un mapa de procesos,
que define las interacciones entre los diferentes procesos del SGC. (Ver organigrama:
UPTC-INCITEMA, y portal SIG)
El INCITEMA, provee adecuada supervisin al personal encargado de los ensayos, incluidos
los que estn en formacin, por personas familiarizadas con los mtodos y
procedimientos, el objetivo de cada ensayo y con la evaluacin de los resultados de los
ensayos.

El INCITEMA cuenta con coordinador cientfico, quien lidera los aspectos relacionados con
proyectos de investigacin e innovacin del instituto.
El INCITEMA cuenta con un experto tcnico, con la responsabilidad total de las
operaciones tcnicas, que garantiza la provisin de los recursos necesarios para asegurar
la calidad requerida en las operaciones del laboratorio quien hace las veces de
coordinador de rea.
El INCITEMA cuenta con un coordinador de calidad, quien independientemente de otras
obligaciones y responsabilidades, tiene definidas la responsabilidad y autoridad para
asegurarse del cumplimiento y mejoramiento continuo del sistema de gestin en cuanto a
NTC-ISO/IEC 17025:2005. El coordinador de calidad del INCITEMA tiene acceso al nivel
directivo ms alto para tomar decisiones en cuanto a la poltica de calidad y recursos de
laboratorio.
El INCITEMA asigna su personal sustituto, para cada uno de los cargos relacionados con los
laboratorios dando cumplimiento al perfil requerido para cada cargo (ver A-GL-M06
manual de perfiles y responsabilidades del INCITEMA y acta de asignacin de cargos
vigente).
El INCITEMA, se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia
de sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los objetivos del SGC
NTC-ISO/IEC 17025:2005
4.1.6 Los laboratorios del INCITEMA utilizan los siguientes medios para obtener una
comunicacin eficaz y oportuna:

Pginas Web de la Universidad www.uptc.edu.co, pagina web del INCITEMA en

ella se dan a conocer los eventos diarios y servicios ofrecidos a todos clientes

Correos electrnicos, SCOD, correos fsicos, llamadas telefnicas, comunicacin

directa con los clientes, proveedores y las diferentes dependencias al interior de la
Universidad.

Las reuniones referentes al sistema de calidad quedan registradas en actas y/o

registros de asistencia o varios.

Comunicacin verbal.

4.2 SISTEMA DE GESTIN

4.2.1 El Manual de Gestin del INCITEMA es el documento principal que define el SGC
bajo los requisitos de NTC - ISO/IEC 17025:2005 de los laboratorios de INCITEMA, en l se
referencian las polticas, procedimientos, formatos, Mtodos de Ensayos e Instructivos, de
tal forma que se asegure la calidad de los resultados de los ensayos.

Las polticas del SGC se documentan para establecer y mantener la continuidad de cada
actividad o funcin que afecta la calidad. El Coordinador de Calidad, asegura que la
documentacin del SGC se comunique, se comprenda y est disponible fcilmente para el
personal que corresponda y tenerla como referencia e implementarla.
VISIN
INCITEMA ser un instituto reconocido a nivel Nacional e Internacional, en la investigacin
e innovacin en tecnologa de materiales, lder en la formacin de doctores en materiales
y de reconocida confianza y prestigio en la innovacin y transferencia tecnolgica de gran
valor agregado en la Industria.
MISIN
INCITEMA, se constituye como un instituto dedicado al desarrollo y coordinacin de la
investigacin e innovacin en ingeniera y tecnologa de los materiales. Su actividad
investigadora, ser base para el desarrollo de programas de maestra y doctorado y cursos
especializados para la Universidad y la industria, propendiendo para ello, con la
articulacin con otros institutos de investigacin e investigadores nacionales e
internacionales de prestigio. Los resultados de la investigacin y la infraestructura
cientfica y tecnolgica, sern componentes de transferencia para servicios de asesoras,
anlisis y desarrollo especializado.
4.2.2 Polticas y Objetivos de Calidad
Poltica de Calidad
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia mediante el Instituto para la
Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA , se
compromete con la prestacin del servicio de pruebas en electroqumica, corrosin,
fluidos y materiales, teniendo presente la buena prctica profesional, garantizando la
competencia del personal, la validez de los ensayos y resultados, la utilizacin de medios y
equipos conformes y la disposicin de instalaciones adecuadas; para lo cual cuenta con el
personal competente y familiarizado con la documentacin y polticas del sistema de
gestin. Actuando siempre con responsabilidad y transparencia, garantizando la
imparcialidad, confidencialidad y compromiso de satisfacer las necesidades de los clientes.
Dando cumplimiento con los requisitos de la norma NTC - ISO/IEC 17025:2005, legales,
reglamentarios y del cliente; contando con el compromiso de la alta direccin para el
mejoramiento continuo de la eficacia del sistema de gestin de calidad
Objetivos de calidad

Mantener el Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio, conforme a los requisitos

de la Norma Tcnica NTC-ISO/IEC 17025:2005.

Garantizar la calidad y veracidad de los resultados, asegurando la trazabilidad de los

mismos, a travs de la buena prctica profesional.
Promover el desarrollo integral del talento humano mediante programas de
capacitacin que contribuyan a potencializar sus competencias.
Garantizar los requisitos del cliente y generar acciones que tiendan al cumplimiento
de los mismos.

Igualmente dentro del INCITEMA se aplican las siguientes polticas de calidad con base en
el requisito de la Norma NTC/ISO/IEC 17025:2005:

POLTICAS DEL SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION Y LA

INNOVACION EN CIENCIA Y TECNOLOGIA DE MATERIALES - INCITEMA - DE LA
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA
De confidencialidad
Los laboratorios del INCITEMA de la
(4.1.5 c)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia tienen como poltica asegurar la
proteccin de la informacin confidencial y
los derechos de propiedad de los clientes. Se
describe
en
el
Procedimiento
Confidencialidad, Imparcialidad y Proteccin
de la Informacin A-GL-P17
De imparcialidad
Los laboratorios del INCITEMA de la
(4.1.5 d)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia tienen como poltica evitar
intervenir en actividades que puedan
disminuir la confianza en su competencia,
imparcialidad, juicio o integridad operativa.
Se
describe
en
el
Procedimiento
Confidencialidad, Imparcialidad y Proteccin
de la Informacin A-GL-P17
De revisin de pedidos. oferta y Los laboratorios del INCITEMA de la
contratos
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
(4.4.1)
Colombia tienen como poltica asegurar la
adecuada revisin de los pedidos, ofertas y
contratos para cumplir y satisfacer los
requisitos de los clientes con relacin a
mtodos, capacidad y recursos. Ver
procedimiento de revisin solicitudes ofertas
y contratos(A-GL-P15)
De compras
Los laboratorios del INCITEMA de la
(4.6.1)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia tienen como poltica para la

realizacin de las compras seguir con los

lineamientos de los proceso de Gestin de
Adquisicin de Bienes y Servicios de la
Universidad mediante el procedimiento
compras y servicios, ver A-AB-P01.
De quejas (4.8)
Los laboratorios del INCITEMA de la
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, tienen como poltica resolver
quejas y reclamos relacionados con la
prestacin de los servicios de ensayo, para un
mejoramiento continuo de los procesos y la
prestacin de servicios en forma oportuna, A
travs del procedimiento, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Consultas, ver (A-ED-P04)
De control de trabajo no conforme
Los laboratorios del INCITEMA de la
(4.9.1)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia tienen como poltica identificar y
dar tratamiento al trabajo de ensayo no
conforme, para dar cumplimiento a los
requisitos establecidos y lograr la satisfaccin
de las partes interesadas. Mediante el
procedimiento Trabajo de Ensayo no
Conforme, Ver (A-GL-P21)
De acciones correctivas
Los laboratorios del INCITEMA de la
(4.11.1)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, tienen como poltica identificar y
corregir las condiciones adversas a la calidad
eliminando las causas de las no
conformidades reales o potnciales que se
generen; determinar las acciones a tomar
mediante el uso de acciones correctivas que
aseguren la eficacia y evitar que vuelva a
ocurrir. Mediante el procedimiento Acciones
Correctivas y Preventivas, Ver (V-EI-P04)
De identificacin de necesidades de Los laboratorios del INCITEMA de la
formacin (5.2.2)
Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, tienen como poltica identificar las
necesidades de formacin de personal a fin
de desarrollar destrezas, estar actualizados y
ser competentes en la realizacin de
actividades que son pertinentes a su cargo.
(A-GH-P09 Capacitacin y Personal de
Laboratorio de Extensin A- GL- P25 )

Adopcin de polticas del ente Es poltica de los laboratorios del INCITEMA

acreditador
realizar la planificacin de todas las
actividades que permitan dar cumplimiento a
los criterios establecidos por el ente
acreditador.
4.2.3 Compromiso de la direccin
La Alta Direccin del INCITEMA, proporciona evidencia del compromiso con el desarrollo y
la implementacin del SGC de acuerdo a NTC-ISO/IEC 17025:2005, con la mejora continua
y la eficacia, a travs de la poltica de calidad y los objetivos de calidad del INCITEMA,
expresados en el numeral 4.2.2
4.2.4 Comunicacin de la direccin
La Alta Direccin del INCITEMA comunica a la organizacin la importancia de satisfacer
tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios; mediante la poltica de
calidad y su portafolio de servicios.
4.2.5 Estructura de la documentacin
La estructura de la documentacin del INCITEMA, es la aplicable a la de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, dentro del sistema Integrado de Gestin, en el
procedimiento P-DS-P04 Elaboracin y Control de Documentos,
Manuales
procedimientos
Instructivos
Formatos
Guas

Para el caso del proceso Gestin de Laboratorios, los documentos se encuentran

publicados
en
el
mapa
de
procesos
del
SIG,
en
el
link
http://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Paginas/MapadeProceso.aspx APOYO GESTIN DE
LABORATORIOS
4.2.6 Perfiles y Responsabilidades
Las funciones y responsabilidades del personal de INCITEMA sern las indicadas segn el
Manual de perfiles y responsabilidades del INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION Y LA
INNOVACION EN CIENCIA Y TECNOLOGIA DE LOS MATERIALES - INCITEMA A-GL-M06.

4.2.7 Integridad del sistema de gestin de calidad

Para asegurar que se mantiene la integridad del sistema de gestin de calidad, los cambios
en el sistema de gestin se controlan y verifican en la oficina del Sistema Integrado de
Gestin, mediante el procedimiento, Elaboracin y Control de Documentos y con la
Revisin y aprobacin de los documentos por parte de la alta direccin ver (P-DS-P04) de
la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia.
4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.3.1 Generalidades
Para verificar los documentos que hacen parte del sistema de gestin de calidad
(generados internamente o de fuentes externas), tales como regulaciones, normas y otros
documentos normativos, los mtodos de ensayo, instructivos, formatos y manuales, se
controlan a travs de un sistema de informacin, en la oficina del SIG de la Universidad.
La revisin de los documentos para el sistema de laboratorios se realiza mnimo una vez al
ao y se registra en el formato cronograma y verificacin de documentos para
laboratorios de extensin P-DS-P04-F03.
4.3.2 Aprobacin y emisin de los documentos
Los documentos emitidos deben ser revisados y aprobados, los documentos emitidos por
el laboratorio los avala y revisa el coordinador de rea, finalmente son revisados por el
administrador documental de la oficina de SIG como lo menciona el procedimiento de
Elaboracin y control de documentos P-DS-P04
4.3.3 Cambios a los documentos
Los cambios y/o modificaciones en los documentos los revisa el coordinador de rea y lo
aprueba el Administrador documental o persona autorizada de la oficina de SIG como lo
menciona el procedimiento de Elaboracin y control de documentos P-DS-P04
4.4 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
El INCITEMA cuenta con un portafolio de servicios y con los procesos de apoyo de la
Universidad (Gestin de Servicios Generales Institucionales, Gestin de Adquisicin de
Bienes y Servicios) y se soporta en el procedimiento de revisin de solicitudes, ofertas y
contratos A-GL-P15

4.5 SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES

El INCITEMA no subcontrata servicios a menos que alguna situacin fuera de control en el
laboratorio se requiera la subcontratacin de algn servicio, dicha subcontratacin tendr
que cumplir con polticas de trazabilidad y los requisitos de la norma NTC: ISO/IEC
17025:2005
De igual forma el laboratorio informar debidamente al cliente y asumir la
responsabilidad frente a los resultados emitidos por los servicios que subcontrate.
4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS
Las compras y suministros del INCITEMA, se realizan de acuerdo al criterio establecido por
la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia.
La adquisicin de bienes y servicios se realiza de acuerdo a los procedimientos y
parmetros del proceso Gestin de Adquisicin de Bienes y Servicios. La seleccin y
seguimiento de proveedores se establece de acuerdo al tipo de contratacin que se
realice, siguiendo los lineamientos del procedimiento de compras y servicios A-AB-P01
Como parte del aseguramiento de la calidad el INCITEMA, inspecciona y verifica los
insumos adquiridos para la realizacin de ensayos, mediante el formato de verificacin de
suministros y materiales de referencia A-GL-P19-F04.
4.7 SERVICIO AL CLIENTE
El INCITEMA, coopera con los clientes o sus representantes para los pedidos de los
clientes, adems permite al cliente observar el desempeo del laboratorio con respecto al
trabajo, siempre y cuando se asegure la confidencialidad a otros clientes. Dicha
cooperacin puede incluir pero no se limita a, permitir el acceso a las reas importantes
del laboratorio para observar la realizacin de ensayos y la preparacin, empaque y envo
de los artculos necesarios de ensayo para que el cliente pueda inspeccionar.
El INCITEMA obtiene informacin de retorno de sus clientes, a travs de correo
electrnico, llamadas telefnicas, encuestas de satisfaccin, entre otras. Esta informacin
es analizada y empleada para mejorar el sistema de calidad, las actividades de ensayo y el
servicio al cliente.
4.8 QUEJAS
El INCITEMA, tiene definida una poltica y resuelve las quejas, reclamos, sugerencias y
consultas recibidas por parte de los clientes, de igual forma se mantienen los registros de
todas las quejas y reclamos, de las investigaciones y de las acciones correctivas
implementadas por el laboratorio. La resolucin de las quejas se realiza mediante el

procedimiento quejas reclamos sugerencias y consultas A-ED-P04 y el instructivo: tramite

de peticiones, quejas y reclamos unidades acadmico administrativas A-ED-P04-I01.

4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYO NO CONFORMES

El INCITEMA, tiene definida una poltica y un procedimiento para el manejo de trabajo de
ensayo no conforme mediante el procedimiento, A-GL-P-21, Trabajo de Ensayo No
Conforme, para cuando cualquier aspecto del trabajo no es conforme de acuerdo a los
requisitos del cliente o de la norma NTC ISO/ IEC 17025:2005
4.10 MEJORA
El INCITEMA, con el propsito de mejorar continuamente el sistema de gestin de calidad
se compromete a mantener la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultados
de las auditorias, el anlisis de datos, las acciones preventivas y correctivas y la revisin
por la direccin, si representa una mejora se ejecuta como se establece en el
procedimiento acciones correctivas y preventivas V-EI-P04, del proceso de evaluacin
independiente de la Universidad.
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS
4.11.1 Generalidades
El INCITEMA tiene establecida e implementada una poltica y procedimiento de acciones
correctivas V-EI-P04 a travs de la Unidad de Evaluacin Independiente de Control
Interno.
4.11.2 Anlisis de las causas
El INCITEMA cuenta con la gua para la identificacin de causas y anlisis de datos V-EIP04-G01, establecidos por el proceso de evaluacin independiente de control interno de
la Universidad para identificar las acciones correctivas resultado de las fuentes de
seguimiento.
4.11.5 Auditorias Adicionales
Cuando sea pertinente los laboratorios del INCITEMA, programarn auditorias adicionales
al generarse dudas en el cumplimiento del sistema de calidad o luego de una auditoria
interna para verificar el cumplimiento de los planes de accin establecidos.

4.12 ACCIONES PREVENTIVAS

Para establecer las potenciales causas de no conformidades el INCITEMA tiene un
procedimiento para acciones correctivas y preventivas V-EI-P04.

4.13 CONTROL DE REGISTROS

4.13.1 Generalidades
Para controlar los registros de calidad en los laboratorios de ensayo que hacen parte del
INCITEMA, se siguen los lineamientos del procedimiento de Control de Registros A-EDP01.
Todos los registros generados de los laboratorios del INCITEMA son almacenados en sitios
adecuados para protegerlos de factores que pueden ocasionar su dao o deterioro, como
humedad, polvo, temperatura y adems que se encuentren seguros y que dan
cumplimiento al procedimiento de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la
informacin A-GL-P17.
Para llevar un control del correcto diligenciamiento por parte del personal de laboratorio
Se realiza una verificacin del diligenciamiento de los registros generados, mnimo dos
veces al ao y se deja evidencia mediante el formato A-ED-P01-F04 Verificacin de
registros para laboratorio de extensin.
4.13.2 Registros Tcnicos
Los registros tcnicos proporcionan evidencia de conformidad con los requisitos de los
laboratorios de ensayo del INCITEMA para el buen funcionamiento del sistema de gestin
de calidad. Se tienen registros tcnicos en cada uno de los laboratorios para as soportar la
informacin pertinente e identificar los factores que afectan la incertidumbre, los
resultados y la buena prctica del personal tcnico en la ejecucin de ensayos.
La conservacin de registros proporcionados por los laboratorios de INCITEMA se
establece de acuerdo a la tabla de retencin documental del Incitema con cdigo 1909.
Las observaciones, los datos y los clculos obtenidos en el desarrollo del ensayo son
diligenciados en su momento en el formato respectivo y pueden ser constatados con las
operaciones realizadas en el ensayo.
Los errores cometidos en el diligenciamiento de los registros se marcan con una lnea
oblicua sobre s mismos, la correccin debe ser diligenciada enseguida o al margen del
error con la respectiva firma de quien comete el error (no pueden eliminarse ni volver

ilegibles los datos). En caso de errores en medio digital stos deben ser marcados en color
rojo y presentar a continuacin la correccin. De acuerdo al procedimiento Control de
Registros A-ED-P01.

4.14 AUDITORAS INTERNAS

El INCITEMA cuenta con el procedimiento de auditora interna V-EI-P03, para proporcionar
las instrucciones de programacin, planeacin, ejecucin, reporte y seguimiento de las
auditoras internas al sistema de calidad de los laboratorios de ensayo.
4.15 REVISIN POR LA DIRECCIN
Las revisiones al sistema de calidad del INCITEMA por parte de la alta direccin se
establecen mediante el procedimiento revisin por la direccin para laboratorios A-GLP22.
5. REQUISITOS TECNICOS
5.1 GENERALIDADES
Los laboratorios del INCITEMA determinan factores que dan confidencialidad a los
ensayos de los cuales sobresalen: recurso humano competente, instalaciones y
condiciones ambientales adecuadas para el tipo de ensayo que cumplen con los requisitos
establecidos en las normas tcnicas, ensayos realizados mediante mtodos normalizados
y/o mtodos y tcnicas avalados nacional e internacionalmente, equipos necesarios para
el tipo de ensayo, trazabilidad y una correcta manipulacin de los tems de los
procedimientos establecidos para cada ensayo.
Cada laboratorio del INCITEMA, realiza los clculos de incertidumbre pertinentes y los
factores que contribuyen con l, los cuales se establecen por medio de la calibracin de
los equipos utilizados, la competencia del personal y el procedimiento utilizado en el
ensayo mediante procedimiento de estimacin de la incertidumbre de la medicin A-GLP10.
5.2 PERSONAL
Para garantizar la competencia e idoneidad del personal que hace parte de los
laboratorios del INCITEMA en operar equipos especficos, realizar los ensayos, evaluar los
resultados y firmar los ensayos, se hace necesario aplicar los perfiles y responsabilidades
para cada actividad que desarrollen los laboratorios (ver manual de perfiles y
responsabilidades A- GL- M06).

Los laboratorios del INCITEMA tienen dentro de la poltica de formacin, mantener un

plan de capacitacin del personal a travs de seminarios, congresos, etc., de carcter
nacional e internacional que permitan fortalecer la MISIN y la VISIN del sistema de
gestin del Instituto. Ver procedimiento capacitacin A-GH-P09 y procedimiento de
Personal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.
Los laboratorios del INCITEMA emplean personal profesional y en formacin bajo contrato
establecido. El personal de los laboratorios est sujeto a supervisin y evaluacin
apropiada por parte del coordinador de rea respectivo mediante procedimiento de
Personal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.
Los perfiles del personal de los laboratorios del INCITEMA se tienen definidos en el manual
de funciones y responsabilidades del Instituto. La direccin de INCITEMA autoriza al
personal para el desempeo de sus responsabilidades segn lo establecido en el
procedimiento de Personal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.
Los aspectos relacionados con las funciones y responsabilidades del personal de INCITEMA
se encuentran en el Manual de Perfiles y Responsabilidades del INCITEMA A-GL-M06
5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES
Los laboratorios de ensayo del INCITEMA cuentan con instalaciones y condiciones
ambientales adecuadas para la ejecucin de ensayos, para ello se cumple con los
requisitos de normas tcnicas, se tiene identificado y se controla el acceso a reas
especificadas, se tiene una separacin eficaz entre reas vecinas para evitar la
contaminacin cruzada y se cuenta adems con sealizacin apropiada y acorde a las
actividades que se realizan en los laboratorios y orientados en el procedimiento de
Instalaciones y condiciones ambientales de laboratorios A-GL-P13.
5.4 MTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIONES Y VALIDACIN DE LOS MTODOS.
5.4.1 Generalidades
Los laboratorios de ensayo del INCITEMA utilizan mtodos que cumplen con normas
tcnicas avalados para llevar a cabo los ensayos apropiados en alguna rea especfica,
adems cuenta con procedimientos propios para facilitar la comprensin de las
actividades en la ejecucin de los ensayos, as como la manipulacin del tem, el correcto
uso de equipos, la estimacin de incertidumbre para evitar cualquier desviacin que
puedan comprometer los resultados.

5.4.2 Seleccin de Mtodos

Los mtodos utilizados para la realizacin de ensayos por parte de los laboratorios del
INCITEMA estn establecidos en las normas tcnicas. La eleccin del mtodo es notificada
al cliente.
5.4.3 Mtodo desarrollado por el laboratorio
El INCITEMA, no aplica ningn mtodo desarrollado por los laboratorios.
5.4.4 Mtodos no normalizados
Para los laboratorios del INCITEMA, no aplica ningn mtodo no normalizado.
5.4.5 Validacin de mtodos
Para los laboratorios del INCITEMA se realiza la validacin o confirmacin de los mtodos
desarrollados mediante el procedimiento de validacin de los mtodos de ensayo A-GLP12
5.4.6 Estimacin de la incertidumbre de medicin.
Cada laboratorio que hace parte del INCITEMA realiza el clculo de incertidumbre de
acuerdo al tipo de ensayo y las fuentes generadoras de la misma mediante el
procedimiento estimacin de la incertidumbre de medicin A-GL-P10.
5.4.7 Control de los datos
Los datos obtenidos mediante los ensayos de los laboratorios de INCITEMA se verifican
mediante procesamiento de hojas de clculo (Excel) y se mantiene el cumplimiento del
procedimiento de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la informacin A-GLP17.
5.5 EQUIPOS
Los laboratorios del INCITEMA cuentan con los equipos requeridos para los ensayos. Para
el manejo de equipos y su correcto funcionamiento se aplica el procedimiento A-GL-P08
manejo y seguimiento de equipos en laboratorios acreditados en NTC - ISO/IEC 17025: As
mismo se estipula el tipo y periodicidad de mantenimiento de los equipos en el plan de
mantenimiento y calibracin de equipos.
El personal de los laboratorios del INCITEMA es autorizado para operar, verificar
calibracin y mantener en condiciones ptimas los equipos del laboratorio. Se cuenta con

manuales de uso por parte del fabricante de cada uno de los equipos y adicionalmente se
tienen procedimientos internos para la verificacin de calibracin de equipos.
Los equipos utilizados en ensayos son identificados mediante la Hoja de vida de equipos
A-GL-P08-F01 adems de incluir toda la trazabilidad de uso, mantenimiento,
verificaciones, transporte y reporte de fallas.

5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

5.6.1 Generalidades
Los patrones y equipos que intervienen directamente en los ensayos y que afecten los
resultados estn sujetos a calibracin de acuerdo al programa de mantenimiento,
calibracin y verificacin de equipos de acuerdo al procedimiento A-GL-P08 manejo y
seguimiento de equipos en laboratorios acreditados en NTC - ISO/IEC 17025
5.6.2 Requisitos especficos
Para los laboratorios del INCITEMA no aplican los requisitos especficos de laboratorio de
calibracin.
5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia.
Los laboratorios de ensayo cuentan con un procedimiento y plan de mantenimiento y
calibracin aplicable al manejo y seguimiento de materiales de referencia A-GL-P06 y los
parmetros establecidos en el procedimiento de aseguramiento de la calidad A-GL-P19
5.7 MUESTREO
Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, no se aplica actividades de muestreo
para los ensayos desarrollados.
5.8 MANIPULACIN DE LOS TEMS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES
El manejo de los tems de ensayo se describe para los laboratorio del INCITEMA a travs
del procedimiento A-GL-P20 recepcin, proteccin, almacenamiento y disposicin final del
tem de ensayos.
5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO.
Con el propsito de controlar y asegurar la calidad de los ensayos en laboratorios del
INCITEMA se realiza el procedimiento de aseguramiento de la calidad para laboratorios de
extensin A-GL-P19, y la verificacin de cumplimiento de los requisitos evaluados.

5.10 INFORME DE RESULTADOS

5.10.1 Generalidades
Los resultados de cada ensayo, o serie de ensayos efectuados son emitidos en forma
exacta, clara, no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especficas de los
mtodos de ensayo. Los resultados son emitidos en un Informe de Ensayo que incluye
toda informacin requerida por el cliente y necesaria para la interpretacin de los
resultados del ensayo, as como toda la informacin requerida por el mtodo utilizado.
5.10.2 Informes de ensayo
Los informes de resultados de los ensayos realizados por los laboratorios del INCITEMA
contienen un ttulo, informacin del cliente y del laboratorio, trazabilidad de la muestra
(fecha de recepcin, anlisis, entrega de resultados), tambin contiene la identificacin
nica del informe y descripcin del ensayo. En cada caso se presentan las unidades de
medida de los resultados. Todos los informes de ensayo son revisados y autorizados por el
analista y el coordinador de rea con su respectiva firma antes de ser entregados al
cliente.
5.10.3 Informes de Ensayo
Los informes de ensayo emitidos por los laboratorios de INCITEMA adems de cumplir con
lo mencionado en 5.10.2 tambin incluyen si es necesario para la interpretacin de
resultados lo siguiente:

Las desviaciones, adiciones o exclusiones del mtodo de ensayo e informacin

sobre condiciones de ensayo especficas, tales como las condiciones ambientales.

Cuando corresponde, una declaracin sobre el cumplimiento o no cumplimiento

con los requisitos o las especificaciones cuando es aplicable, una declaracin sobre la
incertidumbre de medicin estimada; la informacin sobre la incertidumbre es necesaria
en los informes de ensayo cuando es pertinente para la validez o aplicacin de los
resultados de los ensayos, cuando as lo requiere la instruccin del cliente, o cuando la
incertidumbre afecta el cumplimiento con un lmite de especificacin;
5.10.4 Certificados de calibracin
Para los laboratorios del INCITEMA no aplica en certificados de calibracin
5.10.5 Opiniones e interpretaciones
Cuando sea necesario incluir en un informe de resultados opiniones e interpretaciones, los
laboratorios de ensayo del INCITEMA harn una comunicacin oportuna y clara.

5.10.6 Resultados de ensayo y calibracin obtenidos de subcontratistas

Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, no se realiza subcontratacin.
5.10.7 Transmisin electrnica de los resultados
Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, la transmisin electrnica de
resultados se realiza de acuerdo a las pautas descritas en el numeral 5.4.7
5.10.8 Presentacin de los informes y de los certificados
La presentacin de informe de ensayo de los laboratorios de INCITEMA es clara y concisa
para evitar mal uso o interpretacin de la informacin y est determinada por los
procedimientos internos de cada ensayo.
5.10.9 Modificacin a los informes de ensayo y a los certificados de calibracin
La modificacin de informe de ensayo se emite solamente en forma de un documento
nuevo, especificando la identificacin del informe seguido de la palabra modificado.

6. ORGANIGRAMAS
Anexo 1. Organigrama INCITEMA-UPTC
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTO
NORMA NTC/ISO/IEC 17025:2005 REQUISITOS GENERALES PARA LA
COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACION
NORMA NTC/ISO/IEC 17000 EVALUACION DE LA CONFORMIDAD, VOCABULARIO Y
PRINCIPIOS GENERALES
8. GLOSARIO
ENSAYO / PRUEBA: Determinacin de una o ms caractersticas de un objeto de
evaluacin de la conformidad, de acuerdo a un procedimiento.
INSPECCION: Examen de diseo de un producto, proceso o instalacin y determinacin de
su conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, con
requisitos generales.

MUESTREO: Obtencin de una muestra representativa del objeto de evaluacin de la

conformidad, de acuerdo con un procedimiento.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un producto.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.
REQUISITO ESPECIFICADO: Necesidad o expectativa establecida.