1. Cules son las etapas de preparacin del presupuesto?

Primera Etapa Planeacin:

En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores,
se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados
(ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de
utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la
evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se
estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnstico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento,
estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones
en la seleccin de las estrategias competitivas y de las opciones de
crecimiento.
Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las
estrategias y polticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.
Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, ser necesario
considerar las opciones las ventajas, las desventajas como la concesin de
mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creacin de
mercados, el mejoramiento de los productos, la reduccin del tiempo de
despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.
Segunda Etapa. Elaboracin
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la
gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren
dimensin monetaria en trminos presupuestales, segn las pautas
siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las

perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los

precios.
En lo referente a produccin se programarn las cantidades a
fabricar o ensamblar, segn las estimaciones de ventas y las
polticas sobre inventarios.

De acuerdo con los programas de produccin y los niveles de

inventarios de materias primas se calculan las compras.

Con base a los requerimientos de personal planteados por cada

jefatura debe prepararse el presupuesto de nmina.

Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento

especial relacionado con la cuantificacin de recursos.

El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia
con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado y
discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo,
publicarlo y difundirlo.

Tercera Etapa Ejecucin

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de
prestar colaboracin a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar
el logro de los objetivos contemplados. Igualmente, presentar informes de
ejecucin peridicos.
Cuarta Etapa Control.
Las actividades ms importantes a realizar es esta etapa son:
Preparar informes de ejecucin parcial y acumulada que incorporen
comparaciones numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,
como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de inters o
de los coeficientes de devaluacin que afectan las proyecciones de las
empresas que realizan negocios internacionales.
Quinta Etapa Evaluacin
Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crtico de los
resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el
comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades
empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y
se reconocen los xitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos
posteriores.

2. Cmo se elabora un presupuesto?

El presupuesto es probablemente una de las herramientas ms
importantes que una empresa pueda tener. Proporciona un plan de accin
no slo para las acciones a largo plazo, sino tambin para las acciones
diarias.
Correctamente utilizado, un presupuesto puede ayudar a una empresa a
cumplir sus objetivos, convertirla en ms rentable y darle una ventaja
comparativa en difciles tiempos econmicos. Le ayudar a manejar mejor
sus gastos, identificar las seales de advertencia y lograr la rentabilidad de
su negocio.
Para crear su propio presupuesto, primero debe determinar cules son o
sern sus gastos fijos y variables para a continuacin determinar cul es el
nivel de beneficio que se desea alcanzar, y determinar el nmero requerido
de ventas.
Una comprensin detallada de todos sus gastos y la previsin de ventas es
la piedra angular de cualquier presupuesto. Si tiene datos histricos
bsquelos y utilice como mnimo los de los dos ltimos aos, prestando
especial atencin a las variaciones estacionales. Cules son sus
principales meses de ventas? Cundo tiene un pico en sus gastos? Qu
porcentaje de incremento han sufrido las ventas?
Debemos ser realistas y no trabajar con niveles que no se consideren
razonables. Puede jugar con el precio de venta de cara a obtener distintos
resultados.
3. Quienes participan en la elaboracin del presupuesto?
Toda propiedad horizontal debe realizar un presupuesto anual de ingresos y
gatos. A quin corresponde esta obligacin? Quin es el responsable de
su elaboracin?
La ley 675 del 2001 se encarga de fijar taxativamente quien o quienes han
de elaborar el presupuesto y presentarlo a consideracin de la asamblea
general quien debe aprobarlo o improbarlo.

El artculo 38 de la referida ley que trata de las funciones de la asamblea

general de propietarios dice en su numeral 2:
Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de
ingresos y gastos que debern someter a su consideracin el
Consejo Administrativo y el Administrador.
Por su parte el artculo 51 de la misma ley que trata sobre las funciones del
administrador dice en el numeral 1:
Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y
someter a su aprobacin el inventario y balance general de las
cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e
ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las
primas de seguros.
Y en el numeral 4:
Preparar y someter a consideracin del Consejo de Administracin
las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de
propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada
vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los
balances de prueba y su respectiva ejecucin presupuestal.
De las normas transcritas se evidencia que es al administrador a quien
corresponde

presentar

el

presupuesto

anual,

es

de

este

la

responsabilidad de la elaboracin.
Ahora bien, lo anterior no significa que el administrador no pueda delegar la
elaboracin o preparacin del presupuesto, pero la responsabilidad ser en
todo caso suya, y es este quien debe presentar

el presupuesto a

consideracin de la asamblea para su aprobacin.

4. Cules son las reglas o tcnicas para elaborar un presupuesto

Identificar gastos
Para que un presupuesto sea til, es importante saber exactamente en qu se
est gastando el dinero cada mes. Para identificar con precisin los gastos
mensuales se recomienda:

Anotar todos los gastos fijos como el pago de la hipoteca. Tambin se

pueden utilizar los diversos programas o aplicaciones mviles disponibles por
Internet.

Incluir los gastos que se hagan con dinero en efectivo ya que stos son
ms difciles de rastrear, especialmente cuando se utilizan los programas de
computadora.

Aadir gastos de temporada o anuales como el registro del auto, tarifas de

preparacin de impuestos, vacaciones o gastos relacionados a la temporada
de fiestas.

Rastrear por lo menos dos meses de gastos para obtener un promedio ya

que a veces hay meses con gastos inusualmente altos o bajos.

Identificar ingresos
La segunda parte es identificar los ingresos netos mensuales. Es importante tener
una cuenta precisa de los ingresos ya que se tomarn decisiones financieras en
base a las ganancias. Para tener una cuenta precisa de las entradas de dinero se
recomienda:

Tomar nota de todos los ingresos netos de cada trabajo o fuente de dinero.
Esto podra abarcar ingresos de compensacin por desempleo, trabajos
temporales y asistencia pblica. Si la cantidad vara, sacar un promedio en
base a los ltimos 12 meses.

Incluir ingresos que ocurren con menor frecuencia como bonos anuales,
dividendos e intereses, reembolsos de impuestos, etc.

Hacer un presupuesto
Una vez que se identifican los gastos y los ingresos, es hora de hacer un
presupuesto. Por eso conviene:

Crear un documento con dos columnas: una con los ingresos mensuales y
otra con los gastos mensuales. (FDIC.gov tiene un ejemplo en ingls de una
hoja de clculo al final de la pgina).

En la seccin de gastos separar los fijos de los flexibles para as priorizar

los gastos mensuales del hogar.

Si los gastos mensuales exceden los ingresos, entonces hay que buscar
formas de reducir los gastos o ganar ms dinero. Lo ms factible
probablemente ser reducir gastos flexibles como telfono celular, agua y
electricidad.