EL INFORME TCNICO Y EL ACTA

Un informe tcnico es la exposicin por escrito de las circunstancias observadas en el

examen de la cuestin que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen
lo dicho. Se trata de una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a
una cuestin o un asunto, o a lo que conviene hacer del mismo. Es, en otras palabras, un
documento que describe el estado de un problema cientfico. Suele prepararse a
solicitud de una persona, una empresa o una organizacin. El informe tcnico debe
incluir la informacin suficiente para que un receptor cualificado pueda evaluar y
proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones.
La estructura del informe tcnico est formada por la parte inicial, los cuerpos del
informe, los anexos y la parte final.
La parte inicial debe incluir la cubierta (con el ttulo del informe, su autor y la fecha),
la portada, el resumen, el ndice, el glosario (con los signos, smbolos, abreviaturas y
tecnicismos utilizados) y el prefacio (en caso que sea necesario).
Los cuerpos del informe presentan la introduccin (donde se detallen los alcances y
objetivos del trabajo), el ncleo (con imgenes y tablas), las conclusiones o
recomendaciones, los agradecimientos y las listas de referencia.
Los anexos son optativos y permiten agregar informacin complementaria al informe.
Los datos que presentan, por lo general, pueden ser omitidos por el lector ordinario,
aunque sern valiosos para el especialista en la materia.
En cuanto a la parte final, ofrece hojas de datos del documento, la lista de
distribucin y disponibilidad y la cubierta posterior.
El acta, llamada a veces "minuta", es el informe que relata fiel y objetivamente una
serie de hechos y da fe por escrito de una situacin determinada, sin interpretacin o
comentario alguno por parte de quien la presenta.
Es formal, puesto que, en virtud del carcter objetivo de lo que narra, debe servir
como prueba. Existen importantes variaciones entre los dos tipos de actas, en lo que
corresponde a las reglas de presentacin que se deben observar y a su valor
testimonial.
TIPOS DE ARCHIVO
Los archivos tambin denominados ficheros (file); es una coleccin de informacin
(datos relacionados entre s), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte
de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden
utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
Gancho o espign
Es el sistema ms primitivo. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que
descanse sobre la mesa o el escritorio. Los papeles se enganchan en el espign en la
medida que se reciben.
Archivo de caja o nido de paloma
Es una caja en forma de libro, Contiene un ndice completo con todas las letras del
alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guas para organizar
alfabticamente la correspondencia.
Carpeta de fuelle o acorden
Tienen varias divisiones y estn clasificadas en orden alfabtico o numrico. Se le
asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones.
Unidades verticales
Son los ms corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro
gavetas, unas sobre otras.
EQUIPO TECNOLOGICO PARA ARCHIVO
Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros
relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento
desde su creacin y registro hasta su archivo definitivo (preservacin y custodia).
Adems de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperacin y consulta de
los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los
empleados de la Administracin como de los interesados en el procedimiento. Desde
hace mucho tiempo el archivo ha ayudado a varias entidades como empresas u otras
personas a guardar documentos de forma organizada y fcil al momento de su
bsqueda, existen infinidades de papeles para archivar que son importantes y
fundamentales en las operaciones constantes de la empresa, pero actualmente se hace
muy difcil la bsqueda de los mismo, por ello, en la actualidad se ha incorporado una
nueva forma de archivar documentos: de forma tecnolgica.
Este mtodo es muy utilizado por la mayora de las empresas, es una forma ms
cmoda y ms rpida de buscar un archivo que el mtodo comn. Al mismo tiempo se
pueden guardar muchos documentos sin importar cuantos sean, siempre se
encontraran ms rpido que los archivos de papel.
Pero hay que ser cuidadosos al momento de tener un archivo tecnolgico porque puede
sufrir un accidente indeseado en el sistema computarizado, lo que hace la perdida de

varios archivos, incluyendo todos los documentos operados por empresa o persona; lo
recomendable es tener una copia de todos los archivos en otro medio, exportndolos a
otro dispositivo para que no se pierda toda la informacin.
METODO DE ARCHIVO ALFABETICO
Archivos alfabticos
Un archivo cuyos documentos estn ordenados alfabticamente, es decir de acuerdo
al abecedario; partiendo por la "A" y terminando por la "Z"
Son muebles de aproximadamente 1 m de altura, por lo general de tres gavetas, cada
gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical, cada una
identificada con la respectiva categora a la que pertenecen los archivos que ella
contiene. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con
alfabetizacin le colocamos ese nombre en la pestaa para tal fin, y la ubicamos en
orden alfabtico. Como el mueble contiene ms de una gaveta, en el porta marbete,
escribimos el intervalo correspondiente, es decir si en esa gaveta vamos a colocar
categoras desde la A hasta la G, por ejemplo, le colocamos en el porta marbete (A-G),
eso depender del volumen de archivo que tengamos.
Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador, es claro que
el archivo es el documento, generalmente de tipo, textual, ilustrado o audiovisual y el
archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos.
SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO SIMPLE
Es la expresin sinttica y precisa de la idea ordenatriz. Est constituida por
divisiones o grupos principales de la informacin.
Los ndices pueden ser:
Alfabticos: formado por las letras del alfabeto. Ejemplo:
A, B, C, D
Numricos: Formado por sucesin de nmeros progresivos o regresivos Eje. 1, 2, 3,
4,...
Geogrficos: Se ordena de acuerdo con los lugares geogrficos asociados a la misma:
domicilio, lugar de emisin, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas:
regin o zona geogrfica, comunidad autnoma, provincia, localidad, incluso calle.
Dentro de cada uno de estos grupos la clasificacin se hace por el mtodo alfabtico,
teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se
colocar por delante del resto de las poblaciones.
Cronolgico: El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del
archivo por aos o meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y
finalmente por el da. Se emplea para informacin de carcter financiero o econmico
o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.

Materias o asuntos: Consiste en agrupar la documentacin de acuerdo con la materia

o asunto a que se refiere, y despus ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algn
criterio. Alfabtico, numrico, cronolgico
DIFERENTES TIPOS DE FORMULARIOS
FORMULARIOS
Se llama formulario a una plantilla o pgina con espacios vacos que han de ser
rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de
rellenar los espacios libres con la informacin personal requerida.
Formularios PDF para rellenar e imprimir
Contienen campos de formulario interactivo o esttico; en ambos casos, la persona que
rellenar el formulario debe entregar manualmente una copia impresa (por correo, por
fax, etc.).
Formularios PDF para enviar por correo electrnico
Contienen un botn que extrae todos los datos de los campos interactivos del
formulario PDF y los adjunta a un mensaje de correo electrnico, o bien adjunta el
formulario rellenado entero al mensaje.
Formularios PDF para enviar en lnea
Contienen un botn que enva todos los datos de los campos interactivos a un
repositorio en lnea, como una base de datos. El botn slo est disponible cuando
Reader est abierto dentro de un explorador de Web.
CLASES DE CORRESPONDENCIA
La carta y la correspondencia son medios de comunicacin utilizados por el hombre
desde hace muchos aos para comunicarse con personas o individuos que estn a larga
distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido
perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros da que existe el email que es la forma ms rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al
destinatario.
Personal
En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que estn
totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.
Social
Es una comunicacin breve que tiene por objeto expresar saludos, invitaciones,
agradecimientos, psames etc., en general, asuntos personales o sociales.

Pblica
Contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV,
carteles, pancartas).
Privada
Tratan de informacin de inters y carcter particular, comercial y oficial.
Gubernamental
En lo que se refiere a los documentos legales, los contratos o convenios comerciales y
los documentos gubernamentales, si no pueden comprenderlos totalmente, se pueden
causar consecuencias ligeras o graves ya que son dirigidas directamente al gobierno.
Comercial
Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorndum
y tarjetas postales.
Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas,
Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.
CLASES DE CARTAS
La carta es el medio de comunicacin escrito ms antiguo, extendido y de uso habitual
en la historia de la humanidad. Aunque es una forma sencilla que permite mantener
contacto con personas alejadas, tiene unas pautas para su elaboracin, que debemos
atender muy bien, porque ella refleja la personalidad, la cultura y los conocimientos de
la persona que la enva.
Las cartas pueden agruparse en dos: las privadas y las comerciales.
Privadas
Las cartas privadas se distinguen por cierta familiaridad en el trato con el
destinatario.
Comerciales
Las cartas comerciales se escriben fundamentalmente por asuntos de trabajo o de
negocio. Se dirigen para ofrecimiento o pedido de productos, reclamos de todo tipo,
informes profesionales o propaganda de productos o servicios.
CORRESPONDENCIA PERSONAL
Que se ejecuta a vista de pocos, familiar y domsticamente, sin formalidad ni
ceremonia alguna. Particular y personal de cada uno.

La correspondencia privada no constituye en s un valor jurdico pero forma parte del

derecho a la libertad de todas las personas y esta ltima si constituye un valor
jurdico. Por eso es tan importante y est penada la violacin de la correspondencia
privada.
CORRESPONDENCIA OFICIAL
CORRESPONDENCIA OFICIAL
Esta correspondencia es la que circula entre los funcionar4ios e instituciones
gubernamentales por lo tanto, la terminologa que emplea es diferente a los otros
tipos de correspondencia.
Caractersticas de la Correspondencia Oficial:
No se usan abreviaturas, pues se considera como falta de cortesa.
En el estilo oficial, el destinatario se escribe despus de la firma.
Cortesa acentuada.
Toda solicitud o documento se escribe en original y copia.
Cuando los documentos son emitidos por oficinas pblicas estas llevan un nmero de
registro de archivo.
CORRESPONDENCIA PBLICA
Contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV,
carteles, pancartas).
En un sentido general, la propaganda es una importante herramienta de la promocin
que sirve para dar a conocer, por una parte, doctrinas, ideas y puntos de vista; y por
otra, informacin referente a una organizacin, sus productos, servicios y/o polticas.
Todo ello, con la finalidad de atraer adeptos o compradores.
La propaganda es, por una parte, un tipo de publicidad que utiliza medios masivos
como la televisin, la radio, los peridicos, etc., para difundir ideas, informacin,
doctrinas u otros con el objetivo de atraer principalmente adeptos; y por otra, es una
forma especial de relaciones pblicas que se utiliza para comunicar informacin
referente a una organizacin, sus productos o polticas a travs de medios que no
reciben un pago de la empresa, como las noticias o reportajes, con el objetivo de
atraer principalmente a compradores.
En este punto, cabe destacar que en ambos casos (ya sea como tipo de publicidad o
forma de relaciones pblicas), la propaganda apela tanto al intelecto como a las
emociones del pblico al que va dirigido para lograr sus objetivos.
Una convocatoria, en un nivel general, es un llamado pblico que se realiza para algo.
Puede tratarse de un llamado dirigido a una persona en particular o a la sociedad en su

conjunto. El presidente de un pas puede convocar a un lder opositor para acordar

medidas imprescindibles o convocar a la comunidad en su conjunto a no protagonizar
protestas violentas.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales
o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal,
oficial y/o confidencial.
Carta de solicitudes varias
Los modelos de carta de solicitud se utilizan para solicitar informacin, presupuestos,
catlogos... etc. Tambin es comn llamarle a estos modelos de carta "Instancia".
Muchas son las instituciones que ponen a disposicin de los clientes modelos de cartas
de solicitud de modo que puedan rellenarlas de forma sencilla para realizar sus
solicitudes. En otras ocasiones, en las que no existen estos modelos de cartas ya
preestablecidos, se hace obligatorio el redactar por uno mismo este tipo de cartas.
Carta de despido
La carta de despido es un documento mediante el cual la empresa comunica al
trabajador su despido por causas objetivas. El despido objetivo es aquel que se
produce cuando concurre alguna de las causas objetivas expresamente previstas en las
leyes laborales.
Carta de cobro
La carta de cobro, es una misiva mandada por una institucin bancaria a sus
acreedores, con la finalidad de recordar el retraso en el pago de una obligacin o
deuda.
Carta de rdenes de compra
Una orden de compra o tambin conocida como nota de pedido es un comprobante que
sirve para saber qu cosas se han solicitado, a qu precio, qu cantidad, condiciones de
pago, detalles de la entrega y cualquier otra informacin relacionada a la transaccin.
Carta de remesas
La carta remesa es aquella que acompaa un envo de dinero, dicho envo puede
hacerse mediante un cheque, letra de cambio nota bancaria u giro bancario.
Carta de reclamo
Esta carta surge como respuesta a reclamos de servicios que no se han cumplido de
alguna forma, es mediante ella que el cliente expresa su sentir.

Carta de cotizaciones
La carta de cotizacin, tiene como finalidad, dar una idea clara y lo ms precisa
posible al que tiene que suministrar los medios, ya sean materiales, econmicos o
laborales. (Trabajo).
Es utilizada en ocasiones cuando se quiere montar un negocio o funcin previamente
pactado.
Carta de notas de pedido
Los modelos de carta de solicitud se utilizan para solicitar informacin, presupuestos,
catlogos... etc. Tambin es comn llamarle a estos modelos de carta "Instancia".
Carta de notas de envi
Son cartas de respuesta a las rdenes de pedido.
Carta de consignaciones
En el supuesto de que la opcin entre readmisin o indemnizacin correspondiera al
empresario, el contrato de trabajo se entender extinguido en la fecha del despido,
cuando el empresario reconociera la improcedencia del mismo y ofreciese la
indemnizacin prevista en el prrafo a) del apartado anterior, depositndola en el
Juzgado de lo Social a disposicin del trabajador y ponindolo en conocimiento de
ste.
Carta de agradecimiento
La carta de agradecimiento, adems de ser un signo de cortesa, establece un clima de
seguimiento o de puertas abierta con la persona con la que usted haya tenido un
contacto positivo, ya sea la presentacin a un empresario, el reconocimiento por la
concesin de una entrevista, o cualquier otro motivo que pueda serle til en su
bsqueda de empleo.
Carta de psame
Para redactar una carta de psame hace falta tener mucho tacto, por eso en muchas
ocasiones no se mandan cartas de psame porque no se sabe que palabras utilizar.
Estas cartas no deben dar la impresin de haber sido redactadas por obligacin, sino
que hay que expresar unos sentimientos sinceros, no deben ser largos, nicamente si
con el difunto haba una amistad estrecha nos podremos extender un poco ms.
Carta de solicitudes
Carta de presentacin o auto-presentacin
La Carta de presentacin es un saludo, un acto social de cortesa, una presentacin
inicial a tu currculo vitae y por tanto dar la primera impresin a la empresa sobre tu

candidatura. Por este motivo, su preparacin ser de vital importancia. Nos servir
para darnos a conocer a las empresas y siempre debe ir acompaada del currculum.
Esta tcnica la podremos utilizar tanto para proponer nuestra Auto candidatura, como
para enviarla para una oferta de empleo realizada por la empresa.
Cartas de referencias personales
Dedicadas especficamente a los modelos de cartas de referencia pedidas por los
bancos. No cabe duda indicar lo ms detalladamente posible los datos. Cuanto mas
detalle mejor. Tambin se puede aplicar en las referencias personales que se solicitan
para diferentes trabajos. Se trata de una modalidad muy recurrente sobre todo en
los pases anglosajones e Iberoamrica.
Cartas de Curriculum vitae
Las personas encargadas de los recursos humanos y de contratar a los futuros
trabajadores que aspiran a un cargo en concreto, confan en que el curriculum
contengan los datos que necesitan y que estos datos vengan de forma sencilla, concisa
y clara.
Como objetivo principal, a la hora de redactar un curriculum, debemos buscar
encarecidamente una entrevista. Todo nuestro esfuerzo plasmado en el curriculum
est orientado a la bsqueda de una entrevista personal.
DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXARSE A LA HOJA DE DATOS PERSONALES
Copias de Certificados: Cursos, Foros, Charlas, y otros eventos, adems de las
portadas de los trabajos cientficos y humansticos publicados.
Nota
1) Los Currculum que no cumplan con estas exigencias no sern recibidos.
2) Si va a concursar en ms de un rea de conocimiento, tiene que consignar en
cada rea un ejemplar del currculum con sus credenciales probatorias.
3) Solo debe anexarse los documentos sealados con puntuacin en el baremo.
La carta de dos hojas
Si la carta comercial nos ocupa ms de una hoja, debemos tratar de identificar el
nmero de la misma, mediante cualquier mtodo vlido para ello.
La forma ms sencilla es numerar la pginas empezando por la primera: 1, 2, 3...
Otra forma muy habitual, es utilizar el total de hojas de la carta como referencia
e ir numerando las hojas en funcin de este total. Es decir: 1/8, 2/8, 3/8...
No obstante, cualquier otro mtodo de numeracin que nos permita identificar las
hojas de una carta es perfectamente vlido.

En la segunda parte de la carta hay que mostrar inters por conseguir una cita con el
seleccionador para ampliar y discutir detalles, y examinar ms a fondo la
Candidatura.
Cules son las tres formas de presentar la segunda pgina de una carta
Las formas activas de los verbos son ms atractivas que las formas pasivas. Por
ejemplo: "Los precios se calculan... es mejor decir: "Calculamos los precios...".
Si la carta es compleja, lo mejor es hacer un borrador primero, y luego redactar la
carta definitiva. Nunca debemos olvidarnos de firmar una carta. La proliferacin de
mquinas de escribir primero, y actualmente, los ordenadores, nos han llevado a enviar
cartas sin una firma, cosa que es de mala educacin y de falta de consideracin hacia
quien va dirigida. (Y dice muy poco en nuestro favor)
CLASES DE DIRECCIONES, EJEMPLO DE BOLSAS PARA DEPOSITAR SUELDOS
En cuanto a qu hacer con el monto del saldo, existen varias alternativas, lo comn es
destinar el total de dicho monto a una bolsa de ahorros, la cual podamos utilizar ms
adelante en caso de que suceda alguna emergencia, para poder adquirir inversiones, o
para darnos alguno gusto.
Otra opcin es determinar, en base al monto del saldo, un porcentaje del total de
nuestros ingresos (por ejemplo, el 10%), destinar dicho porcentaje a una bolsa de
ahorro, y el dinero restante del saldo tomarlo como dinero en efectivo para gastos
imprevistos.
Otra opcin es dividir el monto de este saldo y darle diferentes destinos, por ejemplo,
podramos destinar un porcentaje a una cuenta de jubilacin, otro porcentaje a una
cuenta de ahorros, y otro porcentaje a una bolsa de inversin.
Tipos de papel para escribir correspondencia
Papel offset:
Es el papel tpico de fotocopiadora o impresora lser, con ligeras diferencias de
calidades. Tiene "pelusa". Existe en una amplia gama de colores adems de blanco. Pero
bsicamente se puede decir que es el ideal para poder escribir encima y se usa
principalmente para: papel de carta, sobres, facturas, fotocopias, interiores de libros
tipo novela etc.
Papel estucado:
Es el habitualmente utilizado en revistas, catlogos y folletos. No tiene "pelusa" y no
es recomendable para escribir encima pues especialmente en el tipo brillante, la tinta
resbala y se producen borrones. Se presenta principalmente con dos acabados:
>> Estucado brillante

>> Estucado mate

Gramaje:
Este concepto hace referencia al grosor o cuerpo del papel. Los gramajes imprimibles
van desde 60 gramos hasta 350 gramos.
El gramaje de referencia es el de 80 gramos que es el tpico de fotocopiadora.
Tambin es muy utilizado en el interior de libros.
Las tarjetas de visita suelen imprimirse en papel de 300 gramos. Tambin las
carpetas de presentacin de presupuestos..
Una portada de un libro de bolsillo suele ir en papel estucado de 250 gramos, muchas
veces plastificado brillante.
Un trptico o un buzoneo suele ir en papel estucado brillante de 115 o 135 gramos.
Acabados:
Aparte de los procesos que requiere el formato del trabajo (plegado, grapado, hendido
etc.) puede aadir algn acabado para darle al trabajo un aspecto ms atractivo,
mayor durabilidad y resistencia, etc. Los acabados ms comunes son:
Laminado mate: Se aade una capa de plstico mate que cubre el trabajo. El laminado
mate da un aspecto de color ms suave y tiende a quitar brillo al papel.
Laminado brillante: Se aade una capa de plstico brillante que cubre el trabajo. El
laminado mate da mucho ms brillo al papel y tiende a hacer que los colores se vean
ms vivos.
OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES
Recibo
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para
certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de
diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por
duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el
duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Cheque
El cheque es un ttulo valor a la
orden o al portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a
una institucin de crdito el pago a la vista de una suma
de dinero determinada a favor de una tercera persona
llamada beneficiario.

Nota de pedido
Un documento mediante el cual una persona o empresa formula un
pedido de compra a otro comerciante Obliga al comprador si el
vendedor se ajusta al pedido en calidad y cantidad, y no obliga al
vendedor si el comprador no se ajusta a lo ofrecido por aquel en sus
listas de precios, circulares u ofertas Formas usuales.
Nota de envio
Es un documento que tiene como fin primordial dejar constancia del envi de
mercadera, tiles de oficina, tiles de limpieza, mobiliarios, etc. A una
sucursal de la empresa o a un departamento dentro de la propia. El personal
de la empresa de la dependencia firma la nota y el encargado de la bodega lo
archiva para demostrar su constancia.

Vale
Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea
bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial
(descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad
que aparece en el vale). Lo ms habitual es que los
establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes
para fidelizarlo se vale sirve para descuentos.
Voucher
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve
para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.
Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y
otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden
por duplicado.

Remesas
Las remesas son fondos que los emigrantes envan a su pas de origen,
normalmente a sus familiares.

Cuenta de ahorro
Una Cuenta de ahorro es un depsito ordinario a la vista
(producto pasivo), en la que los fondos depositados por la
cuenta habiente tienen disponibilidad inmediata y le generan
cierta rentabilidad o intereses durante un periodo
determinado segn el monto ahorrado.