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GUA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE

GESTIN

BOGOT, AGOSTO DE 2013

SIG-F05

VERSIN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)

GUA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

CDIGO:

GDO-G01

VERSIN:

FECHA:

22 DE AGOSTO DE
2013

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................................. 3
1.

ALCANCE ................................................................................................................................... 3

2.

DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUA ................................................................. 4

3.

NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................... 4

4.

DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4

5.

PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTION........................ 7

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INTRODUCCIN
El Ministerio de Salud y Proteccin la Proteccin Social, acogiendo las normas establecidas por el
Archivo General de la Nacin para la organizacin de los archivos, Ley 594 de 2000, y Acuerdo 042
del 2002.
Se pretende iniciar el paso a paso en la Organizacin de los Archivos en la Institucin la cual se han
producido y tramitado las comunicaciones oficiales en las diferentes dependencias.
La transferencia constituye el traspaso fsico y legal de la documentacin de las diferentes areas y
al Archivo Central y Gestin de Documentos.
Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura
buena organizacin del archivo y la recuperacin ptima de los documentos y de la informacin.
Los principales objetivos de la transferencia de documentos son:
- La liberacin y uso eficiente del espacio destinado a archivo de Gestin y Central
- La implicacin y responsabilidad en el sistema de gestin documental de las personas
responsables del archivo del Archivo Central y servicios.
- El uso eficiente del espacio de depsito del archivo del Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos.
- La mejora en la eficacia de la gestin de los documentos.
- La mejora en las condiciones de conservacin de los documentos.
- El control y verificacin de la identificacin y clasificacin de los documentos.

1. ALCANCE
Esta Gua pretende brindar a los funcionarios del Ministerio de Salud y Proteccin Social, que tienen
bajo su responsabilidad la organizacin de los archivos de Gestin y Central los pasos a seguir para
un buen manejo, uso y conservacin de los archivos.

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2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUA


Procedimiento GDO-P05 Consulta y prstamo de documentos.
Procedimiento GDO-P06 Transferencia de Documentos y Disposicin Final.
Formato GDO-F01 Formato nico de Inventario Documental
Formato GDO-F02 Formato Tabla de Retencin Documental
Formato GDO-F03 Formato Rotulo carpeta archivo
Formato GDO-F04 Formato Rotulo caja archivo
3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

Ley 594 de 2000


Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 05 de 2013
Acuerdo 049 de 2000
Decretos 2578 y 2609 de 2012
Ley 80 de 1989.

4. DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin,
conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.

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Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras o grupos


que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservacin Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y polticas de la Unidad productora convirtindose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a
ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trmites para las instituciones.
Depuracin: Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos
de gestin.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
especficas de la gestin administrativa.
Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser
destruidos por el Jefe del rea cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la
dependencia
Eliminacin de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o
materia, producidos a medida que se desarrollan los trmites. Cada pieza, es decir, cada tipo
documental individual e indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en un contexto
que le da un valor que no tendra el documento visto aisladamente. El expediente comporta una
nocin funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
Folio: Hoja.
Foliar: Accin de numerar hojas.

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Foliacin: Acto de numerar los folios slo por su cara recta.


Formato nico de Inventario Documental: Instrumento que describe la relacin sistemtica y
detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de
los documentos en sus diferentes fases.
Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en
establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos
definidos en la clasificacin
Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo Organizacin =
Clasificacin + Ordenacin + Descripcin.
Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin
debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurdica.
Serie Documental: La serie documental est integrada por documentos resultados de la
repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o tcnicos en las oficinas,
generalmente estn formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que tambin
responden a unos asuntos similares, generando como resultado una informacin seriada.
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y
se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varan de acuerdo con el trmite de
Cada asunto.
Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTION

PRIMER PASO

La organizacin de archivos deber ser una actividad conjunta;


no deje esta responsabilidad en un solo servidor Pblico.

Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro


horas, en las cuales participen todos los servidores
pblicos, incluido el Coordinador de Grupo.

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SEGUNDO PASO
Invite a cada uno de los servidores pblicos para que revise todos y cada uno de los documentos
que posea en su puesto de Trabajo.

Cada funcionario Har una seleccin de toda la documentacin que posee.

TERCER PASO

En cada puesto de trabajo debe revisarse la documentacin que va a


conservarse,

Extraer los documentos que no son necesarios, tales


como fotocopias, documentos en blanco, manuscritos
(borradores), revistas, libros, peridicos, directorios
telefnicos, folletos, agendas, afiches, documentos
personales, entre otros.

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CUARTO PASO

Revise la documentacin generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la


suya, ya que sta se considera como documentacin de apoyo la cual no se transfiere al archivo
central (por ejemplo, normas), ubquela, donde pueda consultarla, si la necesita, separndola de la
documentacin a transferirse.

QUINTO PASO
La Tabla de Retencin Documental TRD formato GDO-F02, se estn actualizando de acuerdo a sus
funciones, empiece a seleccionar y agrupar por temas la documentacin que posea en cada una de
las reas (por ejemplo, historias laborales, procesos disciplinarios, entre otros etc.).

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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL


Dependencia Productora:

Cod.
SERIES DOCUMENTALES

CODIGO
SERIE

Subseries - * Tipos Documentales

SUBSERIE

CONVENCIONES
AG

ARCHIVO DE GESTIN

AC

ARCHIVO CENTRAL

S
C.T.

SELECCIONAR,

Resolucin:

TIEMPO DE RETENCIN
AG

DISPOSICIN FINAL

AC

CT

D/M

PROCEDIMIENTOS/ OBSERVACIONES
E

Ciudad y fecha de aprobacin:


Firma

Firma

SECRETARIO GENERAL

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
COORDINADORA GRUPO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

DEPURAR

CONSERVAR EN SU TOTALIDAD

MICROFILMAR, DIGITALIZAR. ETC

ELIMINAR,

DESCARTAR, DESTRUCCIN

SEXTO PASO
Clasificacin Documental:
Empiece a clasificar y agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto, por ejemplo,
planes, nminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etctera e identifique
cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

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Clasificacin de la documentacin recibida:


Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales
recibidas: Internas y Externas.
Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas Comunicaciones recibidas por fax.
Radicacin. Concepto. Distribucin. Concepto. Organizacin de expediente.

SEPTIMO PASO

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, conformacin y


apertura de expedientes, determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series
documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Ordene folios por carpeta del ms antiguo
al ms reciente como se indica

Realice los legajos o archivos por carpeta.


Utilice ganchos de plstico

El gancho va dentro la Carpeta desde la Base con su extensin de largo de las patas hacia abajo
que atraviesa los documentos para el agarre al final.
Caractersticas
Los ganchos plsticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexin, de dos piezas, una de
base y otra de amarre o sujecin, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.

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OCTAVO PASO
Depuracin Documental

Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos


documentos que no son de archivo como por
ejemplo: Documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitacin o felicitaciones,
recortes de prensa.
La documentacin deber estar libre de material
metlico como: ganchos de cosedora, clips, folders
AZ, entre otros.
Carpetas de Tapas Independientes:
Las Carpetas que maneja la Institucin para la
organizacin de los archivos de Gestin y
Central.

Organizados los archivos por temas y/o asuntos,


separarlos y llevarlos a carpetas.

Organice los archivos de gestin y/o


expedientes por la Serie, Sub serie, preprelos
en orden cronolgico y construya la carpeta
perforando e instalando gancho de plstico.

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NOVENO PASO
Se procede posteriormente a la Identificacin de la unidad de Conservacin bajo los siguientes
Parmetros:
Identificacin de carpeta
Elaboracin del Rotulo de Carpeta:
Cada carpeta o expediente dentro de Cada serie
deber identificarse Individualmente de acuerdo
con cada asunto especfico, precedido del
respectivo cdigo de la dependencia, de la serie
documental y subserie segn el caso. Para la
organizacin de archivos final, se diligencian los
campos como fechas inciales y finales, numero
de carpetas que le corresponde en la caja y
numero de caja que le corresponde a la orden.
Utilizando el formato GDO-F03

Diligenciar los campos del rotulo de Carpeta y adherirlo en el costado frontal superior derecho a un
(1) centmetro por ambos lados, como se indica.

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DECIMO PASO
Foliacin:
La foliacin se realizara en el momento en
que se prepare la documentacin para ser
transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los tramites.
La foliacin es el acto de enumerar los folios
solo por su cara recta, cuya numeracin. La
foliacin deber ser en forma consecutiva y
contina o acumulativa aplica solamente a
esta.

La foliacin deber ser en forma consecutiva y


contina de una carpeta a otra, el nmero de
folios que corresponde se coloca en la margen
superior derecha. Como se indica.
Cuando se est organizando un expediente o
contrato mximo 200 a 250 folios.

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PASO ONCE

Clasifique las carpetas de acuerdo con un sistema de


ordenacin que facilite su consulta en los archivos de gestin.
Verifique las series y subseries teniendo en cuenta los tiempos
de retencin establecidos en la TRD, que prximamente sern
transferidos al Archivo Central.

PASO DOCE
Cada Dependencia deber tener en cuenta la
ubicacin (geogrfica, alfabtica, numrica
cronolgica) y las carpetas para consulta de
documentos bien sea de usuarios internos
como Externos. La oportunidad y
consecucin de la documentacin producida,
tiendo en cuenta la TRD, por SERIE
SUBSERIE. Para que los documentos sean
consultados en los Archivos de Gestin.

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PASO TRECE

Para diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de
Retencin Documental, ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se
recolectan en cajas referencia X-200 y el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma,
asignando el numero caja, fecha de transferencia da/mes/ao, cdigo de la dependencia u oficina,
nombre de la dependencia productora del documento, relacin de carpetas en esta caja, numero de
orden, identificacin de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06.

PASO CATORCE
Organizadas las carpetas por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas cajas identificadas con sus
rtulos y con la CLASIFICACION, ORDENACION Y DEPURACION y teniendo en cuenta los tiempos
de retencin, el siguiente paso ser las TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, al Archivo Central,
segn cronograma establecido cada ao por el Comit de Administracin Documental, para ello
deber Diligenciar el formato de inventario documental de forma tal que se facilite la recuperacin de
la informacin y as, los documentos puedan ser entregados y verificados por la persona encargada
del archivo central. Consta de la descripcin de cada carpeta que corresponden a cada caja por

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serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y adems con el visto bueno de los
responsables que realizan.
GDO-F01 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID)

PASO QUINCE

FELICITACIONES,
HEMOS
REALIZADO
LA
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRALAC, siguiendo los pasos anteriores, as mismo estamos en
capacidad de identificar los documentos que cumplieron su
ciclo segn la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIN AG, se
realiz el inventario documental logrando pasar la
documentacin de un archivo a otro, estableciendo los
responsables en cada uno de los archivos en que estos se
encuentren.

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La Norma nos obliga a la Integralidad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin


de los documentos de archivo y sern responsables los funcionarios de la Organizacin,
conservacin y custodia, as como la prestacin de los servicios Archivsticos.

RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD

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TIPS PARA TENER


EN CUENTA

ALERTA

Higiene y Seguridad:
Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la Integridad fsica y mental
del personal, preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente fsico
donde son ejecutados.

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTION Y ARCHIVOS CENTRAL


Entre los aspectos que cabe recalcar, estn las medidas de proteccin personal que deben seguir
los funcionarios que trabajan en los archivos y ms an si emprenden acciones de Transferencia.
Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotacin concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y mscaras desechables, entre otros y
el implementar acciones y prcticas cotidianas de aseo, como la utilizacin de jabn desinfectante
lquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algn alimento en las horas de descanso.
Cada institucin deber asegurar la dotacin de los siguientes implementos para los funcionarios
que custodian, manejan y administran los archivos de su entidad:

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Dotacin para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental:


Batas
Tapabocas desechables
Gorros desechables
Guantes desechables (de ltex o de nitrilo)
Gafas Transparentes
Jabn desinfectante
Gel Antibacterial
Cabe aclarar que esta dotacin se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender
cualquier tipo de trabajo con el material documental. Adems cada funcionario deber tener en
cuenta y practicar las siguientes medidas de auto cuidado:
Extremar las medidas si se trata de material con alta concentracin de polvo o material contaminado
con microorganismos (hongos y bacterias).
Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos SOLO mientras se ejecutan las
labores.
Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con hipoclorito disuelto en agua
antes de aplicar el jabn, cada tres u ocho das, dependiendo de la suciedad que presente.
Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo debern renovarse ya
que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de ltex.
Si la documentacin est muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes
protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentacin presenta gran
concentracin de polvo o contaminantes biolgicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender
trabajos de organizacin archivstica.
Tener en cuenta que mientras trabaja deber evitar el contacto directo de los dedos o de las manos
con el resto del cuerpo.

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Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico. Las actividades debern
hacerse intercalando periodos de trabajo de mximo hora y media seguidos de diez o quince
minutos de descanso.
En los perodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algn alimento o cuando se vayan a
realizar otras actividades, los funcionarios se debern lavar las manos y la cara tambin con jabn
antibacterial. Se puede emplear un gel antibacterial que se encuentre en el mercado.
MANIPULACION DE CAJAS RECUERDE:

Observe e Inspeccione la Carga antes de Manipularla.


Levante las Cargas Utilizando la Musculatura de las Piernas y no Con la Espalda.

Aqu la seguridad no es una opcin, es un habito

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