Redaccin de Informes Administrativos

1. Redaccin
Redaccin. Definicin.
Transmisin por escrito de una idea, un relato... Etimolgicamente procede del latn redactum. Significa
reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer,
promover, solicitar...
La redaccin es un proceso que permite la expresin de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar"
lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a travs de la palabra escrita. El autor de la
informacin se limita a dar forma escrita a un tema determinado.
Importancia en la Comunicacin.
La redaccin es una parte importante de la comunicacin y constituye un recurso fundamental en el logro
de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicacin oral, no
siempre es lo ms indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe
presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organizacin de lo cual debe existir
constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que
haya lugar.
Hoy por hoy en la era de la tecnologa, la digitalizacin del mundo empresarial y de un crecimiento y
desarrollo acelerado, es cada vez ms grande el nmero de personas que tienen la necesidad de escribir, de
usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos.
Clases de Redaccin: Existen diferentes clases o tipos de redaccin, en este aparte se tratara; la
redaccin formal y la redaccin informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, all se
encuentra, la literria, cientfica, tcnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje ms llano, popular y
coloquial, se tiene alli: la redaccin familiar y la redaccin personal.

2. Proceso de redaccin
Proceso de redaccin. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito
independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera
que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivacin para proseguir
con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito
fundamental.
Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redaccin son los
mismos.
a.- Seleccin del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que
conozca muy bien, as se facilitar el proceso de redactar.
b.- Bsqueda de informacin. Recopile toda la informacin necesaria para sustentar sus planteamientos.
c.- Elaboracin del bosquejo. no es ms que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine.
Cul ser la idea principal, lo cual depender del objetivo, de la cantidad de informacin y de los intereses
del autor. luego seleccione las ideas ms imprtantes y deseche las restantes, pues seleccionar las ms
significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de
desarrollo. Cules ideas encabezarn y cules sern las que cerrarn o servirn de conclusin.
d.- Redaccin de un borrador. Redacte segn el plan o bosquejo. Piense en la forma como enlazar las
ideas, pues stas deben estar bien articuladas. emplee los enlaces o conectivos adecuados. Lea con
atencin, revise la claridad, corrija palabras mal empleadas, sustituya las que repita por sinnimos, elimine
ideas ya expresadas.
e.- Redaccin definitiva Revisado el borrador, rectificado vocabulario, ortografa, coherencia, as como el
orden de las ideas, no queda ms que expresarlo de manera final. (Pasarlo en limpio)
3. Estructuracin del escrito
Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa.
Fase interna. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar Para qu?o sea el propsito
del trabajo; el asunto o tema general Sobre qu? se esbozarn aqu los temas y subtemas
relacionados. Destinatario. para quin o quines se escribe? Cmo es el destinatario?. Seleccin, de
todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. Cul material? Jerarquizacin. de acuerdo
a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento De qu importancia?
Fase Externa. Adoptar un orden. Se define el orden ms conveniente de presentacin del material: de lo
general a lo particular o viceversa. Adems de la forma de disposicin del trabajo, de acuerdo con el plan
Dnde?. Principio. desarrollo y cierre. Lenguaje Con qu palabras? El tipo de lenguaje que se va a
utilizar, ste depender del destinatario y el contexto. Tono: Trato adecuado, cuidar de que las
expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. En cul tono? Estilo. De qu
manera?, expresin conveniente. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla
con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redaccin eficaz.
ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redaccin y las fases de la estructuracion de un escrito;
redacta un tema que verse sobre "Educacin". Investiga todo lo que sea necesario, pregunta, busca
informacin documentada, anota tus propias experiencias, habla con tus profesores e integra toda la
informacin en un esquema preciso. Procede a redactar.
4. Informe tcnico
Informe. definicin. Documento escrito cuya finalidad es exponer informacin objetiva de manera clara y
ordenada. Tambin se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por ms de un lector,
preparado por lo general a requerimiento o peticin, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la
comprensin de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas.
Caractersticas:
- Es utilizado por ms de un lector. an cuando el informe vaya remitido a una o ms personas, con
seguridad ser utilizado, analizado y discutido por varias personas de la empresa o institucin.
- Es producto de un requerimiento, ya que la mayora de las veces es requerido por los niveles superiores o
de entes externos de la empresa.
- Es de cierta extensin, an cuando se habla de informes extensos e informes cortos; la cantidad y calidad
de la informacin presentada en un informe y los anlisis en ella basados, determinan que los informes
propiamente dichos tengan una extensin, en la mayora de los casos, superior a cinco pginas.
- Su elaboracion se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de
preparacin o planificacin previa para su elaboracin, lo cual requerir mayor esfuerzo para una mejor
estructuracin y presentacin de la informacin.
- Facilita la comprensin de una situacin compleja, Este aspecto est relacionado con la extensin final del
escrito, pues, aunque no exista una relacin lineal entre complejidad y extensin, los asuntos ms complejos
suelen requerir del anlisis y la exposicin de gran cantidad de informacin.
- Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. Las decisiones tomadas a la luz de
un informe tendrn un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarn los planes de inversin,
el lanzamiento de nuevos productos, la utilizacin de los recursos disponibles y, en mayor o menor grado, a
las personas que integran la organizacin.
5. Tipos de informes
Tipos de informes. Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se hace, atendiendo a la
especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno seran mltiples, en tal sentido podran clasificarse as:
Segn su extensin: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensin no pasa de ocho a
diez cuartillas, tamao carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a mquina o computadora. Es largo
si su extensin sobrepasa las diez cuartillas.
Segn su funcin: Comunicativos, examinadores y analticos.
Comunicativos. Presentan un conjunto de informacin, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza
de la materia, sin que el autor aada interpretaciones.
Examinadores. Expone e interpreta, adems de presentar la informacin pertinente, el autor desarrolla un
esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propsito de permitir al lector captar la manera como ciertos
datos estn vinculados entre s. Su fn primordial es lograr la mejor captacin del alcance de la informacin
presentada.
Analticos. Presenta informacin, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el ms
semejante a la concepcin tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como
recomendaciones, si es necesario.
Segun su finalidad: Operacionales y para cambios.
Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la
organizacin hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las polticas, determinan
las actividades y las relaciones de las reas de la organizacin.
Para cambios: Destinados al anlisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la
forma de hacer las cosas dentro de la organizacin. Tienen carcter innovador, cambios planeados y se
mantienen al da en relacin con los cambios exigidos por la dinmica empresarial.
Segn el grado de formalidad: Formales e informales.
Formales. Se preparan conforme a los usos ms exigentes y se acompaa con las ayudas grficas
necesarias.
Informales. Se preparan de manera rpida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta
extensin y su preparacin puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos preelaborados.
6. Redaccin del informe
Redaccin del Informe. Debido a que el informe es una exposicin descriptiva o analtica de hechos en la
cual se incluye conclusiones y recomendaciones, que adems ha de ser ledo por una o varias personas, o
bien puede quedar archivado para consulta, el redactor debe ser directo, pero con estilo natural y
espontneo.
Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio, pero la expresin dentro de la naturalidad y
espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armnica y equilibrada, de all que el redactor de un informe
debe procurar un estilo grato para l lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lgica,
coherente, o sea perfectamente ligadas.
Pasos en la redaccin del informe.
Esquema o Plan. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa, gusto o necesidades de
la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso viene dado por la propia organizacin. De no
existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos,segn el tipo de informe,
con las adapaciones a que haya lugar.
Borrador. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Escriba
palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Sencillamente deje correr su pensamiento, la fluidez de
las ideas.
Revisin. finalizado el borrador, REVSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que
se refiere a coherencia, concisin, claridad, cortesa, ortografa.
Imprmase. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su
entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada
7. Redaccin gerencial efectiva
Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgrficas,
gramaticales, sintcticas y semnticas.
Atributos de la Redaccin Gerencial. "Las cinco C"
Concisin. Enfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir las palabras
necesarias para expresar lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que sobre, debe ser
eliminado sin llegar al extremo de una comunicacin telegrfica.
Claridad. Existe claridad en un escrito, cuando ste es comprensible para el mayor nmero de lectores.
Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar, ni ms ni menos. Al redactar
un informe, el redactor debe estar claro con lo que sucedi en su rea y escribirlo de forma natural como si
hablara con su inmediato superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas, de manera que
no se presten a segundas interpretaciones.
Coherencia. Se deriva del enlace y arreglo lgico de las ideas y de las oraciones, nica manera de facilitar
el entendimiento y la interpretacin de los pensamientos expresados. Coherencia es secuencia lgica,
siguiendo el orden de los hechos, como si se narrara una pelcula. Para que esta pelcula pueda ser
entendida requiere de un comienzo, un desarrollo y el lgico desenlace o final. Las ideas deben estar en
perfecto orden en la mente del redactor, para que las pueda expresar en forma ordenada, coherentemente.
Corts. Las expresiones de cortesa, moderadas en su uso, sin melosidad ni servilismo, favorecen las
relaciones interpersonales, tanto al hablar como al escribir.
Correcta. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresin, sin errores ortogrficos. El borrador de un
informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente, de manera que se puedan corregir antes de la
impresin todas las fallas de ortografa, acentuacin, semntica...


8. Conectores
Conectores. Son palabras o partculas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una
oracin a otra o de una idea a otra, contribuyendo a efectuar una transicin. Cuando se suprime un enlace
entre dos partes de una oracin se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente
del lector, de all que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la
redaccin.
Enlaces de los prrafos o conectores. podran clasificarse tomando en cuenta su funcin sintctica y su
valor semntico. Aqu se presentar una de las clasificaciones mas comn: Conectores de adicin,
conectores concesivos, conectores consecutivos, conectores de oposicin.
Conectores de adicin. Permite la agregacin de ideas. Conclusin y suma. Ejemplo: Estudio
matemticas y tambin Qumica, as se tiene: Adems, a saber, desde luego, de la misma manera, por un
lado, es ms, es decir, al mismo tiempo, en adelante, as mismo, otra vez, por otro lado,Igualmente, en
definitiva, en resumen, y entonces, por sobre todo, tambin, asimismo, o sea.
Conectores concesivos. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Expresa dificultad
superable. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldr, algunos conectore concesivos: aunque, a pesar de, no
obstante, as , si bien, sin embargo, por el contario, con todo, a pesar de, de otro modo, an cuando, por
que.
Conectores consecutivos. Expresin de la consecuencia de algo. Sirven para indicar conclusin. Ejemplo:
Te busqu, por eso te encontr. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente, as pues, as que, por tanto, de
modo, como resultado de, con base en, de acuerdo con, por eso, es por esto que, por esta razn, de esta
manera,.
Conectores de oposicin. Permiten el contraste de ideas, expresan la oposicin de una idea o concepto
con otro. Ejemplo: Ella se va,pero yo me quedo. Se encuentran en este grupo; ahora bien, antes bien,
excepto, con todo, fuera de, mientras que, todo lo contrario, por otro lado, mientras que, antes bien.
Los ejemplos suministrados y las significaciones consderense solo como una orientacin al
respecto, pues los elementos de enlace son muchos; por lo que en cada caso debe estar seguro
de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramtica)


9. Anexos
Actividad Nm. 1 Ordene lgicamente el siguiente prrafo.
Con toda seguridad quien entr no tuvo inters en semejante aparato. Con aquellos pensamientos en la
mente, nos asomamos tratando de entender lo que haba sucedido. Bueno, no todos: all estaba el proyector
de acetatos. ser robado, qu desagradable sensacin! Faltaban todos los aparatos elctricos. Cuando
llegamos, la puerta estaba entreabierta. Ms an porque considerbamos que nuestra oficina era muy
segura. Ver y entender, todo sucedi en un instante: nos haban robado. Alguien esta adentro, pensamos.
recorrimos cada rincn. A medida que avanzbamos descubramos la magnitud de las prdidas, ( tomado de
Manual de Redaccin. Santn Hodges, 2007)
Actividad Nm. 2. A continuacin se presentan una serie de construcciones, su tarea consiste en colocar en
los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente, en cada caso.
1.- Se dedic al toreo----------------------------------- muy joven-------------------------------------------
2.- Dijo Chacn que el profesor de Literatura deba estar abocado por imposicin de su conciencia a una
funcin poltica------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendan bien sus
palabras.
3.- Aquel seor no conoca muy bien nuestro idioma;---------------------------------- lo comprendamos mal.
4.- Se han incumplido----------------------promesas.----------------------------------ilusiones se han ido al
foso.-------------
-----------no s si el pueblo seguir aguantando.
5.- Venezuela tiene estabilidad poltica----------------- no estrategias frente a la crisis.
6.- El dinero hace ricos y famosos a los hombres,-------------------, les da la felicidad.
7.- "Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado;----------------------, ste se
encuentra en pleno uso de sus derechos.
8.- Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas;---------------------------------, los
patrones aceptaron las nuevas clusulas..
9.- Los nios corren, las mujeres cantan, los jvenes bailan, los adultos se divierten,--------------------- la
ciudad est alegre.
10.- Pedro dijo que era divertido;--------------------------- a su vez Marcos expres que era insoportable.



10. Esquemas de informes tcnicos
SELLO OFICIAL
Membrete: Nombre de la institucin o
dependencia------------------
Nm. del oficio---------------
Asunto:--------------------------
------------------------------------
Lugar y fecha-------------------------------------------------------------
Nombre y direccin del destinatario-------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
Cuerpo del oficio-------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------
Frases de cortesa--------------------------------------------------------------------------------------
Antefirma--------------------------------------------
Firma------------------------------------------------
Iniciales de identificacin---------------------------
Indicacin de copias--------------------------------
se acostumbra en este tipo de comunicacin la recomendacin marginal.la cual va impresa en la parte
inferior del margen izquierdo, una expresin, as: "Al contestar este oficio ctense los datos contenidos en el
ngulo superior derecho". Es decir las caractersticas del oficio mismo.
NOTA. En todo oficio, la redaccin debe ser clara, atenta y sobria. Debe tratar un slo asunto en un mismo
oficio.
11. Esquemas de informes tcnicos (1/2)
Esquema de Memorando. Se presenta esquema para redaccin de memorando, sin embargo conviene
aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicacin breve.
Membrete. (Identifica la institucin remitente)
MEMORANDO
PARA: Nombre del destinatario
DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente.
ASUNTO: tema sobre el cual versar
TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o ms prrafos, por ser una comunicacin simple,
utilizada para informes breves o para que un superior d a conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones,
rdenes, comunicar reemplazos, fijar vacaciones, o bien solicitar informacin.
Iniciales o firma*
Anexos
Indicacin de copias
* Por usarse generalmente como comunicacin interna, se omite la salutacin inicial y el cierre de
cumplimiento
12. Esquemas de Informes tcnicos (2/2)
Acta Administrativa. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades
relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organizacin
Esquema
Encabezamiento: Nmero del acta-----------
Fecha y hora. En la ciudad------ siendo las quince horas del da 04 de febrero de 2008
Ubicacin. En las oficinas--------------ubicada en-----------------------------------------------------
Comparecencia de las partes. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y
por la parte patronal el Lcdo.------------------ en su carcter de Gerente de recursos humanos,
el seor-------------------------- representante sindical, as como los testigos: Seor----------------
y Seor-----------------------------------, a quienes le constan-------------------------------------------------
Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se
procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:----------------------------------------------
----------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------
Pruebas: S presentan las pruebas escritas, documentales, videos, testimoniales, cientficas, de presuncin
legales y humanas. Cada parte presenta su alegato.
Cierre: Se da por concluda el acta, sealando hora de finalizacin y se remite al rea de Recursos
Humanos, asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Se lee el acta ,por parte de todos los
comparecientes, y se procede a la firma para dejar constancia.



13. Informe interno informal
Informe Interno Informal. Dentro de este tipo de informes se encuentran, las circulares, los oficios, los
memorandos, las actas administrativas, actas de reunin. En los apartes anteriores se present esquema de
alguno de estos informes. Como pudo observar, en ellos no se requiere cartula, portada, lista de contenido,
ni resumen. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentacin o introduccin aparte. El
lenguaje utilizado es impersonal.
Esquema de un informe (tipo memorando)
MEMORANDO
PARA. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo
ASUNTO: Ttulo del informe FECHA: Da, mes y ao
Introduccin-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------
Descripcin de los hechos---------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---
Anlisis-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
Conclusiones-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------
Recomendaciones-----------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------
Firma
14. Informe formal extenso
Informe formal extenso. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigacin, debe
caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato, de manera que sea agradable y de fcil lectura. A
continuacin se presenta un modelo que no pretende ser el nico, pues hay variados modelos, en ningn
caso, se pretende implantar el que se presenta, sino una alternativa entre las diversas formas, el cual puede
seleccionarse y hacerle algunas modificaciones, siempre y cuando haya comprensin integral del trabajo en
lo que a presentacin se refiere.
Partes del Informe formal extenso
Cubierta, anteportada, cartula, dedicatoria, carta de presentacin, prlogo, prefacio,introduccin. resumen,
ndice, texto, apndices, referencias, bibliografa, glosario.
Normas que han de cumplirse dentro del formato.
a.- Use papel bond de mxima calidad.
b.- Use slo una cara y escriba a doble espacio.
c.- Cuide que no haya errores ortogrficos, ni de transcripcin.
d.- Se recomienda obtener una copia.
e.- Para el margen lateral izquierdo 4 cms,con la finalidad de facilitar la encuadernacin-
f.- Para el margen lateral derecho 3 cms.
g.- Para el margen superior 3 cms. aproximadamente, para el resto de las pginas que no sea inicio de
captulo se recomienda 4 cms aproximados.
h.- Para el margen inferior de 2.5 a 3 cms.
Nota. Se considera que, la orientacin proporcionada es un sistema eficaz para la redaccin de un
informe lgico y ordenado, de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma
coherente.