Curso: Sistema 5s en las reas de trabajo.

Manual del Participante

Contenido
1)Introduccin a los 5 pilares de las 5s
a)Porque los 5 pilares son el fundamento de las actividades de mejora en
las 5S
b)Descripcin de los 5 pilares
(1)Primer pilar: Seleccin
(2)Segundo pilar: Poner en Orden
(3)Tercer pilar: Limpieza
(4)Cuarto pilar: Estandarizar
(5)Quinto pilar: Mantener
c)Ejemplos comunes de resistencia en la implementacin de las 5S
d)Benefcios de la implementacin de las 5S
i)Para ti
ii)Para Impresos Litpolis
2)El primer pilar: Seleccin
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a)Explicacin del primer pilar: Seleccin
b)Como implementar el Orden
c)Pasos para utilizar la herramienta: Tarjetas Rojas
d)Acumulacin de cosas/objetos innecesarios
e)Sugerencias y Recomendaciones al utilizar las tarjetas rojas
3)El segundo pilar: Poner en orden
a)Explicacin del segundo pilar: Poner en orden
b)Como implementar: Poner en Orden
c)Pasos para utilizar las herramientas:
(1)Mapa 5S,
(2)Estrategia de cdigos para ubicacin
(3)Estrategia de pintado
(4)Cdigos por color
(5)Plantillas para objetos y herramientas
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1)Introduccin a los 5 pilares de las 5s
El sistema de las 5s es simple y se puede implementar en cualquier tipo de
compaa de industria, comercio o servicios de nuestro pas.
Las actividades de las 5s proveen un soporte esencial para la puesta en marcha
de otros importantes proyectos de mejora en nuestra empresa, como lo es ahora
el proyecto iniciado en el mes de febrero de 2006: Diseo e Implementacin de
un Sistema de Gestin de la Calidad en Impresos Litpolis, que cumplir con los
requisitos de la norma ISO 9001:2000.
Por ahora nos enfocaremos en el sistema de las 5S y mas adelante en otra
sesin de capacitacin te explicaremos claramente de que se trata este otro
proyecto.
Sabias que el personal de produccin, operacin y administracin son las
personas que estarn mas involucradas en la implementacin de las 5S y que
sern las que reciban el mayor benefcio?.
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Esto se debe, a que a diferencia del personal gerencial y directivo, nosotros
podemos observar con mayor facilidad los puntos de mejora en nuestras
propias reas de trabajo.
El trmino original de las 5S se refere a cinco palabras japonesas que
comienzan con la letra S.
Seiri Seleccin
Seiton Orden
Seiso Limpieza
Seiketsu Estandarizacin
Shitzuke Disciplina / Compromiso
Es muy importante que recuerdes!: Los conocimientos e ideas que tu puedas
obtener de esta sesin, dependern en gran medida de los benefcios que
quieras obtener para ti.
a.Porque los 5 pilares son la base de las actividades de mejora
en las 5S
- La palabra Pilar es usada en forma fgurada para decir que cada uno de
los cinco conceptos antes mencionados son columnas que soportan una
nueva forma de trabajo en nuestra compaa.
- Impresos Litpolis es como un organismo vivo que se relaciona con su
entorno y con la competencia. Por lo tanto tiene que estar en constante
bsqueda de formas nuevas para asegurar su permanencia y adaptacin en
el cambiante mundo de los negocios.
- Esta es la razn por la cual, los pilares de las 5S, es el punto de partida para
poner en prctica actividades de mejora y asegurar nuestra permanencia y
crecimiento.
- Los pilares de las 5S son rutinas muy importantes para mantener lo
indispensable y en orden las reas de trabajo, as como el fujo ligero y
efciente de las actividades a lo largo de las etapas de: Diseo, Preprensa,
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Prensa, Acabado, Transporte y las actividades de soporte como Contabilidad,
Sistemas, Administracin, por mencionar solo algunas.
Recuerda, si Impresos Litpolis se mantiene ordenada y limpia:
Tendr una alta productividad (mas impresos con los mismos recursos)
Producir menos impresos con defectos
Cumplir sus tiempos de entrega
Ser un lugar mucho mas seguro para trabajar
Ahora toma cinco minutos y responde las siguientes preguntas:
1. Menciona alguno de los retos situaciones en el mercado de los impresos,
que nuestra compaa esta enfrentando hoy en da para sobrevivir y competir?
Respuesta:
2. Cul es alguna de las rutinas de seleccin, poner en orden, y limpieza que
ya son parte de tu vida diaria en el trabajo? Y en tu vida personal?
Respuesta:

b.Descripcin de los 5 pilares
1.Primer pilar: Seleccin
Seleccin, signifca remover todos los objetos/ cosas del lugar de trabajo que NO
son necesarias para la actividad de produccin y/o administrativa que estamos
realizando en ese momento.
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2.Segundo pilar: Poner en Orden
Poner en orden, puede defnirse como arreglar objetos/ cosas de una forma que
son fciles de usar y ponerles una identifcacin (etiqueta rtulo), y por lo tanto
se localizan rpidamente y se devuelven a su lugar sin problema.
3.Tercer pilar: Limpieza
Este pilar se refere a mantener los pisos de las reas de trabajo limpias y libres
de sustancias resbalosas, la maquinaria y equipo con el mantenimiento
preventivo y en general asegurarnos que todo en la empresa permanezca limpio.
En nuestra compaa la limpieza debiera estar relacionada directamente
con la habilidad de producir impresos de calidad.
La limpieza tambin incluye actividades de prevencin de suciedad, polvo
y otros factores que afecten las condiciones de la planta de produccin.
4.Cuarto pilar: Estandarizar
La estandarizacin difere de la Seleccin, Poner en orden y la Limpieza. Estos
tres primeros pilares pueden ser pensados como actividades que realizamos
diariamente, pero Estandarizacin es un mtodo (pasos relacionados a seguir
para alcanzar un fn) que utilizamos para mantener los tres pilares antes
mencionados.
La estandarizacin est relacionada con cada uno de los tres pilares, pero
ms aun con la Limpieza. Por que?.
Pues sucede que, cuando mantenemos las mquinas de impresin y los
alrededores libres de polvo, aceites, residuos y suciedad; esta es la condicin
que existe despus de que nosotros hemos practicado la limpieza por un
tiempo determinado.
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Cuando decimos estandarizacin, debemos pensar en que cualquiera de
las personas asignadas del rea que se trate:
o Puede operar una maquina, siguiendo el procedimiento.
o Realizar una operacin determinada.
o Acatar los hbitos y disciplina de un equipo de trabajo sin perder su
individualidad.
5.Quinto pilar: Mantener
Dentro de la misma idea de los cinco pilares, Mantener signifca realizar
el mantenimiento apropiado de las reas de trabajo y de lo que ah
permanece, de la forma correcta, hasta crear un hbito de trabajo.
La palabra clave es COMPROMISO de todos por hacer del lugar de
trabajo un lugar agradable y propicio para producir ms con los mismos
recursos y generar impresos de alta calidad.
Recuerda, sin el pilar: Mantener, los otros pilares no durarn mucho
tiempo de pie en la empresa.
En muchas otras compaas, se desperdicia mucho tiempo y esfuerzo en
vano, tratando de ordenar y limpiar, porque se carece de la DISCIPLINA
para mantener las condiciones de 5S y su implementacin en forma
diaria y continua.
Preguntas:
Visualizar tu lugar de trabajo.
- Piensa en un objeto que puedas deshacerte de l.
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- Piensa en un objeto que puedas reubicar en otro lugar para darle un
mejor uso.
- Piensa en un objeto rea que se benefciara de las acciones de
limpieza.
- Piensa en una rutina regular que puedas crear para deshacerte, reubicar
limpiar objetos/cosas en tu rea de trabajo.
c.Ejemplos comunes de resistencia en la implementacin de las
5S
1 Qu tiene de especial Seleccionar y Poner en Orden?
2 Para qu limpiar, cuando esto se va a volver a ensuciar de nuevo?
3 Seleccionar y Poner en Orden, no es parte de mi trabajo
4
Nosotros ya hemos implementado antes la Seleccin y el Poner en
Orden
5 Nosotros hicimos 5S el ao pasado
6
Nosotros estamos demasiado ocupados con los pedidos, para atender
las actividades de 5S
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7
Para que implementar las rutinas de las 5S, si de nuestro modo, lo
estamos haciendo bien hasta ahora.
d.Benefcios de la implementacin de las 5S
i.Para ti, para mi, para todos nosotros:
- Nos da la oportunidad de poner en prctica nuestra creatividad y proponer
ideas para como mantener organizadas y en orden nuestras reas de
trabajo y como deben realizarse las actividades.
- Hace nuestro lugar de trabajo mas placentero para trabajar.
- Hace nuestro trabajo mas satisfactorio
- Remueve muchos obstculos y frustraciones en el trabajo
- Nos ayuda a saber, que es lo que esperamos de nosotros , as como
cundo y dnde esperamos hacerlo.
- Hace ms fcil la comunicacin con el resto de los compaeros.
ii.Para Impresos Litpolis
Los benefcios que espera la compaa de la implementacin de la 5S
son:
1)Disminuir los tiempos de cambio y preparacin de mquinas y equipo
para atender una nueva orden de trabajo, reduciendo los tiempos de
bsqueda y acondicionamiento.
2)Cero defectos, traen alta calidad. Por la NO utilizacin de materias
primas (papel, tinta, etc..), especifcaciones de prensa terminado
errneas.
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3)Cero desperdicio, atrae bajos costos.
4)Cero retrasos, resulta en Entregas puntuales, cumpliendo con la
expectativa del cliente.
5)Cero accidentes, promueve la seguridad en el trabajo.
6)Cero descomposturas y tiempos muertos, signifca equipos y
maquinas de impresin, suaje y terminado disponibles en todo
momento, a travs de un mantenimiento preventivo.
7)Cero quejas de los clientes, provoca una slida confanza y seguridad
entre nosotros y hacia el cliente.
8)Cero prdidas, es el resultado de la confanza y lealtad de nuestros
clientes para incrementar sus compras con nosotros.
Preguntas:
1. Cules seran algunos de los benefcios que t pudieras obtener,
si pones en marcha las 5S en tu rea lugar de trabajo?.
2. Cul crees que sera uno de los benefcios que obtiene nuestra
empresa , al poner en marcha las 5S?

2)El primer pilar: Seleccin
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a.Explicacin del primer pilar: Seleccin
Slo lo que es necesario, slo en las cantidades necesarias, y slo cuando es
necesario
Si t comienzas a seleccionar, slo debes dejar lo esencial, cundo tengas
duda, tralo!. Este principio es clave para la seleccin.
Cuando la seleccin es bien implementada, los problemas e inconvenientes en
el fujo de trabajo se reducen, la comunicacin mejora entre los compaeros; la
calidad de las impresiones, el acabado y el tiempo de entrega mejoran.
Pregunta .
Qu problemas ocurren en tu rea lugar de trabajo, porque existen muchos
objetos materiales innecesarios acumulados?

b.Como implementar la Seleccin
No siempre es fcil identifcar lo que verdaderamente no sirve en nuestro lugar
de trabajo, pero a continuacin vamos a mostrarte una herramienta muy simple
y fcil de utilizar en esta rutina de Seleccin.
Herramienta: La Tarjeta Roja.
Es un simple mtodo para identifcar objetos y materiales potencialmente
innecesarios en las reas de trabajo, evaluando su utilidad y que hacer con
estos, de la manera ms apropiada.
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La tarjeta roja puesta en los materiales, equipos, objetos que consideramos
innecesarios, llama la atencin de todos los que ah laboran para hacerles las
siguientes tres preguntas:
Este objeto es necesario?
Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
Si es necesario, tiene que permanecer en este sitio?
Una vez que se identifco el objeto, el personal de esta rea puede evaluar su
utilidad y decidir que hacer con l.
Es muy difcil decidir, que hacer con este objeto/material/ maquinaria
equipo.
Entonces, un rea de retencin de objetos deber ser instalada para depositar
ah los objetos que requieren una posterior evaluacin con ayuda de los
encargados y gerentes de rea.
c.Pasos para utilizar la herramienta: Tarjetas Rojas
La forma para utilizar las Tarjetas Rojas es muy simple y se describe en 7 pasos
sencillos:
Paso 1. Iniciar el proyecto de las tarjetas rojas
a.Equipo de trabajo.
b.Papelera.
c.Fecha y horario para realizar la actividad.
d.Ubicar un rea de retencin de objetos.
e.Acordar la forma o destino fnal de los objetos elegidos.
Paso 2. Identifcar los objetos / cosas / materiales que pueden recibir una tarjeta
roja.
f.Por el tipo de objeto y/o material del que se trata:
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i.Inventarios (materias primas, papel, impresos semi
terminados, partes, refacciones, revistas, etc.)
ii.Equipos (Maquinaria, herramientas, contenedores, mesas
de trabajo, carritos, escritorios, sillas, etc.)
b. reas fsicas de trabajo (pisos, escaleras, reas de operacin,
paredes, anaqueles, etc.)
Preguntas.
a) Nombra tres objetos materiales equipo que podran recibir una tarjeta
roja en tu lugar de trabajo.
b) Nombra tres reas fsicas en tu lugar de trabajo que pueden recibir una
tarjeta roja.
Paso 3. Ahora es necesario establecer el criterio de evaluacin para los objetos
con tarjeta roja.
Como mencionamos antes, lo mas difcil es diferenciar que es necesario de lo
que no lo es.
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Pero podemos ayudarnos de los encargados y gerentes para conocer las
prioridades de produccin del mes que entra por ejemplo.
Existen tres factores importantes que nos ayudan para saber si un objeto es
necesario o no.
Factor # 1. La utilidad del objeto para realizar el trabajo manualmente.
Factor # 2. La frecuencia con la cual el objeto es necesario.
Factor # 3. La cantidad del objeto necesaria para realizar el trabajo
Con estos factores y las condiciones actuales del trabajo en Impresos Litoplis,
podremos defnir el criterio ms adecuado para otorgar una tarjeta roja.
Paso 4. Hacer las tarjetas rojas.
La informacin que puede incluir nuestra tarjeta roja es:
Categora del objeto, material, equipo, maquinaria, herramienta, documento.
Nombre del objeto
Cantidad del objeto seleccionado
Razones por las que se le puso una tarjeta roja a este objeto
rea Departamento. Incluye el nombre del rea responsable de almacenar
y decidir el destino fnal de este objeto.
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Ejemplo de una Tarjeta Roja.
Paso 5. Poner una tarjeta roja en un objeto / material / equipo
La mejor forma de realizar la actividad es en un periodo de tiempo corto, de
manera rpida y efectiva, eligiendo una rea que se pueda abarcar sin
problemas.

Paso 6. Evaluar los objetos con tarjeta roja seleccionados.
Con base en el criterio de seleccin previamente defnido, el siguiente paso
es decidir, qu hacer con estos objetos?.
Este cuadro nos indica las opciones para el destino fnal.
Tratamiento Descripcin
Arrojarlo a la basura
Desechar los objetos que no tienen valor alguno de
reventa, innecesarios, sin reparacin.
Venderlos Vender los objetos con valor pero sin aplicacin y/o
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Tarjeta Roja
Categora:
a)Documento b) Material c) Equipo d) Herramienta
e) Maquinaria f) Papel d) Tintas e) Solventes
Nombre del objeto:

Modelo:
Cantidad:

Cdigo:
Razones:

Valor: $
(total)

utilidad para nuestra empresa.
Regresar Regresar al proveedor
Prestar a otras reas
Objetos que pueden usarse en forma temporal por
otras reas
Re-ubicar
Distribuir los objetos a otras reas de la empresa
en forma permanente.
rea de retencin de
objetos central
Ubicar los objetos en un rea para su posterior
evaluacin y destino.
Nota: Algunos equipos y maquinarias por su tamao o alto costo de
movimiento, no pueden ser re-ubicadas. En estos casos, se colocar una
tarjeta de indique Maquinaria / Equipo Congelado.
Paso 7. Documentar el resultado de la colocacin de tarjetas rojas en los
objetos seleccionados.
En este paso, nuestra empresa a travs de los representantes de cada rea
en el comit de calidad , crearn la forma mas sencilla para registrar los
datos obtenidos de las tarjetas rojas.
El registro nos permite conocer y saber el avance de las acciones de mejora
en las reas de trabajo y decidir el destino fnal de los objetos en forma
planeada.
Pregunta.
Cul puede ser un criterio apropiado para elaborar las tarjetas rojas, que
utilizaremos en nuestro lugar de trabajo?
3)El segundo pilar: Poner en orden
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a.Explicacin del segundo pilar: Poner en orden
Quiere decir que, debemos arreglar los objetos necesarios de manera que
sea fcil su uso, identifcacin y localizacin por cualquier persona de la
empresa.
Controles Visuales
A travs de cualquier medio visual de comunicacin usado en el ambiente de
trabajo podemos saber claramente como debe ser realizado el trabajo.
Ejemplo:
Donde pertenece un objeto
Cuantos objetos pertenecen a un lugar
Que procedimiento debemos seguir para tal actividad
El estatus de un trabajo de impresin en proceso
Pegunta.
Menciona tres ejemplos de controles visuales que ya existen en tu lugar de
trabajo?
Menciona tres ejemplos de tipos de desperdicios que observas en tu rea de
trabajo.
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b.Como implementar: Poner en Orden
Para poner orden debemos elegir el mejor lugar para las herramientas,
partes, equipos, materiales, documentos, etc. Y para ello utilizaremos una
herramienta que se llama Mapa de las 5S, el cual nos sirve para evaluar los
lugares fsicos donde se encuentran las cosas y elegir mejores lugares.
Recuerda que, las herramientas diferen de los materiales y las partes en el
sentido de que, deben ser puestas de vuelta en su lugar despus de su uso.
Principios para poner orden:
Localizar los objetos en el lugar de trabajo de acuerdo a su frecuencia
de uso
Almacenar objetos juntos si estos son usados en una misma.
operacin, y guardarlos considerando la secuencia de su uso.
Poner un cordn o resorte para aquellas herramientas que utilizas
constantemente y que desees que regresen a su posicin original.
Hacer lugares de almacenamiento a la medida de las herramientas
equipos , de manera que sean faciles de remover y poner de vuelta en
su lugar.
Elimina la variedad de herramientas y equipos y procura utilizar multi-
funcionales, si es posible.
Alamcena las herramientas de acuerdo a su funcin o para el
producto/maquina que sern utilizados.
c.Pasos para utilizar las herramientas:
1.Mapa de las 5S,
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El mapa de las 5S, nos ayudar a evaluar el estado actual de nuestra rea de
trabajo y a buscar mejores opciones para ubicar nuestros objetos, equipo,
herramientas y documentos en el lugar de trabajo.
Ejemplo. Planta de confeccin de prendas de vestir infantil
Etapas del proceso de confeccin: Compras, Corte, Estampado/Bordado,
Costura, Terminado, Etiquetado y embalaje, Distribucin.
1)Observa el mapa actual de tu lugar de trabajo
2)Marca una lnea que muestre el fujo de trabajo actual entre las reas
3)Analiza el diagrama, parece un espagueti, no es as?
4)Realiza una nueva propuesta de Mapa de las 5S y marca con una lnea
el fujo lgico de trabajo.
5)Analiza el resultado
6)Cules fueron las ventajas de esta nueva distribucin?
2.Cdigos para ubicacin: letreros / rtulos
Una vez que se han decidido las mejores ubicaciones, es necesario identifcar
estos lugares de manera que todos conozcan que se encuentra ah y en que
cantidad.
Los cdigos de ubicacin letreros indican Que, Donde y en que Cantidad.
Existen tres tipos:
Para localizar lugares de destino
Para indicar que objeto especfcamente se almacena en el lugar
Para indicar la cantidad, el cual muestra la medida requerida de tal objeto en
ese lugar.
3.Estrategia de pintado
Esta herramienta nos sirve para delimitar las reas de operacin y los pasillos en
la planta. Se puede utilizar pintura o cinta adhesiva de colores para tal efecto.
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Algunos tipos de lneas de divisin se utilizan para ubicar:
reas de carga y descarga de mercanca.
Pasillos
rea y direccin de apertura de puertas
Mesas de trabajo
Maquinas y equipo de uso especiall
Materiales, residuos, peligrosos, etc.
Pregunta.
1) Menciona un ejemplo de cmo podras usar la estrategia de cdigos para
ubicacin rotulos, para poner orden en tu lugar de trabajo?
2) Menciona un ejemplo de cmo podras utilizar la estrategia de pintado en tu
rea de trabajo?
4.Cdigos por color
El Cdigo por color podemos utilizarlo para mostrar claramente que partes,
herramientas, refacciones o instrumentos de medicin, deben ser usados y para
que propsito
Por ejemplo. Los cdigos de color para los lubricantes que deben utilizarse en
una maquina especfca.
a)Contenedor del lubricante
b)El envase con pipeta para verter el lubricante en la mquina
c)El lugar fsico en la mquina donde debe verterse el lubricante.
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5.Plantillas para objetos y herramientas
Esta es un modo muy simple y util para mostrar que herramientas e instrumentos
deben ser acomodados y guardados en un lugar especfco.
Las plantillas para la papelera en los cajones de las reas administrativas son
un ejemplo.
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