Las Políticas de Comercialización y las Ventas generalmente ocupan el primer lugar

en la preocupación de los accionistas y directores generales de las empresas.

Cuando se centra la estrategia empresarial en el Proceso Comercial, significa que

las ventas deben mejorar y contribuir con los beneficios futuros esperados. Las
empresas conscientes y centradas en las relaciones con sus clientes ejecutan
procesos comerciales eficientes, además cuentan con comerciales con actitudes
personales y conocimientos relevantes que son valorados por sus clientes.

PROGRESSA LEAN ofrece implantar en el Proceso Comercial un Sistema de Mejora

Continua que incorpore los principios de eficacia denominados “Lean” y los principios de
Mejora Continua conocidos como “Kaizen”. Esta combinación de procesos eficaces y
principios de mejora continua en la gestión comercial la llamamos Metodología Lean
Sales (Lean Ventas).

Lean Ventas tiene por objetivo aumentar la productividad laboral del personal del
Departamento Comercial, adicionalmente fortalecer las interelaciones de trabajo con los
departamentos responsables de fabricar los productos y prestar los servicios técnicos
asociados, buscando conjuntamente ideas de mejora que aumenten el rendimiento y
capacidad de los procesos productivos para aumentar las ventas directas y los esfuerzo
de venta cruzada.
El gráfico anterior representa el modelo del proceso comercial en sus diferentes etapas y
en su parte inferior las herramientas Lean que se incorporan en cada etapa durante la
evaluación y medición de la productividad del personal comercial. El éxito de la
implantación de Lean Sales es aumentar el desempeño del Proceso Comercial desde
tres puntos de vistas:

 Incrementar la Productividad Laboral del personal comercial.

 Mejorar el Producto/Servicio por las ideas que surgen de la fuerza comercial por una
mejor interrelación y comprensión de los procesos productivos y logísticos claves para
nuestros clientes.
 Aumentar las ventas mediante personal comercial polivalente y policompetente que
conoce mejor el producto y los servicio que venden y un conocimiento profundo de
los elementos que conforman la oferta comercial de la empresa:
o Precio
o Especificaciones técnicas y funcionalidad garantizadas
o Promesa de entrega: ¿Dónde? y ¿Cuándo?
o Distribución logística eficaz – Sistema PullSystem
o Comunicación frecuente continua y útil
o Servicios Post Venta disponibles y garantizados
o Garantías técnicas y económicas
o Garantía de Servicios complementarios (Cross Selling)
o Cumplimiento del Plan Comercial frente a la Capacidad Industrial disponible y las
oportunidades de aumentar la cantidad de productos y servicios ofrecidos.

Lean Sales unifica los criterios de eficacia y eficiencia que deben existir entre los
Departamentos de Producción y de Ventas, resolviendo los conflictos comunes que
tienen que ver con los clientes. El objetivo común es mejorar la atención y la calidad de
los productos a los clientes y contribuir con el aumento de las ventas directas y ventas
cruzadas.

PROGRESSA LEAN se integra con el personal del Departamento Comercial mediante

proyectos pilotos que tienen por finalidad eliminar los desperdicios asociados a la gestión
de ventas, así como canalizar las ideas de mejora que los clientes emiten acerca de los
productos y los servicios y que los comerciales recogen para analizar y someter a las
organizaciones de Producción – Logística – Informática – Transporte – Servicios Técnicos
y Servicios Post Venta y Atención a Clientes.

5S en Oficinas? Si eso es para la fábrica!!

Le proponemos una prueba. A continuación hay una serie de preguntas. Si responde

afirmativamente a más de 5, entonces está listo para implementar 5S en su oficina.

Pregunta Si / No
1 Las personas luchan por encontrar lapiceras,
papel carpetas, llaves, etc?
2 Hay cosas tales como carpetas, documentos,
equipamiento que no tienen dueño aparente?
3 Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips,
revistas viejas en los cajones?
4 Hay papeles o guías telefónicas que ya no se
usan y juntan polvo?
5 Hay elementos de seguridad tales como
matafuegos dando vueltas y ya vencidos?
6 Hay cables sueltos y/o a la vista?

7 Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?

8 Es complicado para visitantes y/o clientes

encontrar a la persona y/o escritorio
adecuado?
9 Hay cestos de basura repletos?

10 Hay momentos donde faltan elementos de

trabajo?
11 Hay espacio valioso ocupado por elementos
indeseados o que no se usan?
12 Hay desorden generalizado en su oficina o
lugar de trabajo?
13 Hay documentos, carpetas, papeles, brochures,
etc mezclados?
14 Hay polvo, suciedad, telas de araña en
rincones y esquinas?

Entonces las 5S

Implementarlas en oficinas tiene beneficios concretos:

 Crea lugares de trabajo organizados.

 Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.
 Crea sensación de pertenencia.
 Mejora la productividad y la eficiencia.
 Reduce los tiempos de respuesta a los clientes
 Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.
Algunas pistas básicas

1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros, planos, informes,
elementos de oficina, etc.)

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese documento
durante el mes pasado?
Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios (todos aquellos
requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en las cantidades adecuadas) y
elementos deseados (por ejemplo 20 lapiceras en un portalápices, muchas de las cuales ya no
funcionan, otras 20 en el cajón del escritorio, viejos documentos guardados con la idea de que
algún día volveremos a usarlos)
Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se corresponde
aproximadamente con la mitad de la generada!!
Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales que se
mantienen a mano.

2ªS SEITON: Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

 Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de oficina

(lápiceras, abrochadoras, etc)
 Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano
 Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual
 Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente
 Evitar las “colecciones” particulares.

Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios desafiantes. Por
ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un documento, entonces hay que seguir
mejorando!!

3ªS SEISO: Limpieza es inspección

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo: pasar el
antivirus a la computadora, revisar y separar los documentos incompletos, a punto de expirar,
vencidos, etc.

4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada

Llegó el momento de fijar:

 Políticas para la retención de documentos, manejo del inventario, descarte

 Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado
 Reglas como por ejemplo: apagar su computadora antes de irse, dedicar 5 minutos diarios a
organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªS SHITSUKE: Disciplina

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de trabajo. Para
eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas nuevas son inducidas de
inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se comparten; realice auditorías; comunique de
manera repetida los objetivos y los beneficios.

Ejemplo de 1º S en oficina

Y ahora? A empezar de nuevo. La implementación es un ciclo en espiral, donde cada nueva vuelta
nos permitirá profundizar y seguir mejorando.

Hasta el próximo news.

Ing. Raúl A. Perez Verzini

TPM Instructor #723. Japan Institute of Plant Maintenance

Como practicar 5S en oficinas

Las oficinas de las empresas generalmente tienen un buen potencial de ganancia con 5S. El
común enfatizarse la aplicación del Programa 5S en las denominadas "instalaciones
productivas", en los talleres de Mantenimiento y en los almacenes. Eso ocurre por los
efectos radicales promovidos por 5S en estos ambientes. Pero, la aplicación de los
conceptos en las oficinas también provoca ganancias significativas, como:

a. a)Optimización de espacios, provocada por el cambio de layout (principalmente

retirada de paredes y organización de las oficinas), y descarte del innecesario;
b. b)Facilidad de acceder a los documentos;
c. c)Tendencia de eliminación de los cajones de escritorios;
d. d)Actualización y fácil consulta de los archivos, causada por el descarte de lo
innecesario y orden de lo qué es necesario;
e. e)Reducción de archivos almacenados en la computadora;
f. f)Motivación visual, con cuadros y plantas ornamentales, decoración, acuario, etc.
 Estas mejoras en las instalaciones administrativas, además de ser benéficas para quien en
ellas trabajan, resultan en una mejor prestación de servicios a los clientes internos de la
empresa, transformando cada oficina en una “fábrica de informaciones”. Para las personas,
eso repercute en una mejor utilización del tiempo y reducción del estrés.

Una observación importante es que, caso no se tenga cuidado, las oficinas no presentan el
mismo grado de evolución que las áreas operacionales. No se justifica una "instalación
productiva" con 5S avanzado, y las oficinas de sus líderes desorganizadas y con demasiado
papeles, lo que ocurre en la mayoría de las veces.

La sugerencia es que la empresa pueda ampliar la implantación del Programa 5S para los
ambientes “no productivos”, bien como empresas de actividades puramente
administrativas, perciban las ganancias que 5S puede proporcionar, y lo practique.

El iPad y la aplicación de Lean a mi oficina

Hace algunos meses escribí una entrada en el Blog de

la Fundación pro Humanización y Eficiencia en la Sanidad en el que relacionaba la
estandarización y la música.
En ella sostenía la idea de que la estandarización no coarta la creatividad sino que
permite un arte tan creativo y elevado como puede ser la música. La creatividad sin la
estandarización es mucho más complicada.
Este verano, releí el famoso artículo de Steven Spear y H. Kent Bowen en HBR sobre el ADN
de Toyota y volví a sorprenderme de la descripción que hacen de la estandarización.
Del límite al que llevan la idea.

Y si estamos convencidos de que la estandarización es imprescindible, y tenemos un modelo

de lo que debemos hacer, ¿por qué no lo hacemos en nuestras oficinas? Creo que hay dos
mitos que lo impiden:

1. “El trabajo en las oficinas es siempre distinto y no se puede estandarizar”. Sin embargo,
si nos paramos de verdad a analizar lo que hacemos, descubriremos que una gran parte
es estándar, repetitivo.
2. “El trabajo creativo no se puede estandarizar”. Y siendo esto así, se puede estandarizar
cómo gestionarlo, cómo ejecutarlo.
Romper estos dos mitos es el primer paso para poder estandarizar el trabajo en la oficina.

Aunque parezca raro, creo que es más sencillo lo segundo que lo primero. Realmente se trata
“sólo” de establecer rutinas y tener la disciplina de cumplir. Para conseguirlo me ayudó mucho
el libro de Robert Allen, “Getting Things Done”® y la idea de tener un único repositorio para
la entrada de tareas. Y así es como he estandarizado mi trabajo no repetitivo:

Las tareas me llegan fundamentalmente por tres canales:

1. Correo electrónico. Es probablemente el canal más frecuente. Llegan peticiones de
clientes, colegas, etc., actas de reuniones, documentos para leer, etc. La primera decisión
es si quiero/debo hacer algo con ellos. Si la respuesta es negativa, deberé decidir si
eliminarlo, archivarlo para leerlo algún día o clasificarlo en mi biblioteca.
Evernote (@evernote_es y www.evernote.es) es la herramienta ideal para hacerlo.
Permite clasificar en libretas, añadir etiquetas, añadir en una misma nota mis comentarios
y cualquier tipo de fichero, y por si fuera poco utiliza un OCR para permitir la búsqueda
por cualquier palabra en ficheros de texto, office, pdf’s etc. Perder un documento es ahora
prácticamente imposible…
Si tengo que tomar alguna acción, y preveo que me llevará menos de 2 minutos (confirmar
una reunión, enviar mi dirección, etc.), lo hago inmediatamente. Si por el contrario, debo
tomar alguna acción a partir del mail y será mayor de 2 minutos, lo reenvío a mi gestor
de tareas, Tooldledo®.
Dos reglas más, sólo leo el email una vez cada hora. Un aviso del ordenador a la hora en
punto me ayuda a hacerlo. Y dos, tengo desactivado el aviso de correo entrante, sólo leo
el correo cuando quiero.
2. Reuniones. Evermeeting® (@savemeetinglabs y www.evermeeting.com) ha sido el
gran descubrimiento. Es el nexo que une lo que ocurre en la reunión (timeline), con el
audio (si quiero/puedo grabarla), mis notas (que sigo tomando en Notepad®) y las
acciones que se generan.
Lo genial es que lo hace de una manera sencilla y que me permite volver a reproducir lo
ocurrido en una reunión simplemente con la fecha, el lugar o el cliente con el que me
reuní. Ahora puedo tener todo lo que ocurre en una reunión (notas, acciones,
comentarios, incluso el audio en un solo lugar). Las tareas, las redirijo a mi gestor:
Toodledo®.
3. Llamadas. Se acabó el tomar notas en papeles que luego pierdo, o mezcladas en una
libreta de notas. Si la llamada es en realidad una reunión, la manejo con Evermeeting®,
si simplemente es una conversación las acciones van directamente a Toodledo®.
Todas estas herramientas cumplen unos requisitos fundamentales:
 Funcionan en los tres entornos de trabajo (ordenador, tablet y smartphone) y se
sincronizan de manera automática. Toda mi información está disponible y sincronizada
en cualquier momento.
 Cumplen con la regla de las 5S (orden y limpieza) en informática. Se acabó que todo se
mezcle en el correo que se convierte en un malísimo archivo de documentos, en un
malísimo gestor de tareas etc. Hay un lugar para cada cosa, y cada cosa está en su
lugar.
 Son económicas. Cuando no están ya incorporadas en el sistema operativo, cuestan
sólo unos pocos euros al año. La era de los paquetes informáticos grandes y caros se
ha terminado.
 Todas están interconectadas mediante algo tan sencillo como es el correo electrónico.
Una tarea en Evermeeting® se convierte sin esfuerzo, mediante un correo electrónico
automático en una tarea en mi gestor de tareas Toodledo®. Igual ocurre con los emails,
o las notas…
Las herramientas son imprescindibles, y seleccionarlas me ha supuesto mucho tiempo de
“jugar” con el iPad, pero sin un estándar detrás, sin un procedimiento de trabajo no valen
para nada (de hecho mucha gente me pregunta por ejemplo por mi entusiasmo sobre
Evernote®, y me cuentan que ellos no lo ven distinto al Explorador de Windows y al sistema
de archivos).
La gran diferencia está en si lo utilizas de forma aislada, o si lo integras en un método de
trabajo con el resto de herramientas. Cualquiera de estas herramientas es buena, pero sólo
es verdaderamente útil si está integrada dentro de un proceso estandarizado.

Llegados a este punto, tengo todas mis tareas ordenadas y en un solo repositorio. Ahora
“sólo” queda planificar, y ejecutar de una manera sistemática. Pero eso lo dejo para otro día.