El Archivo General de La Nación

EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
El Archivo General de la Nacin -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, encargada de la organizacin y direccin del Sistema Nacional de
Archivos -SNA-, de regir la poltica archivstica en Colombia y de custodiar, resguardar y
proteger el patrimonio documental del Pas y ponerlo al servicio de la comunidad.

Misin - Visin

Misin:

El AGN es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y
controlar la poltica archivstica, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar,
conservar y difundir el acervo documental patrimonial del pas y el que custodia; y servir a
la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.

Visin:

En el 2014 nuestra institucin habr logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir
y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos pblicos, histricos y patrimoniales del
pas, fortaleciendo las relaciones con la ciudadana y el control social.

Funciones
De conformidad con lo establecido en el Artculo Segundo de la Ley 80 de 1989, el
Archivo General de la Nacin tiene las siguientes funciones:

1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardar el patrimonio documental
del pas y ponerlo al servicio de la comunidad.

2. Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y uso
adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.

3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo
de la Nacin, as como el que se le confe en custodia.

4. Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y
tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

5. Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional,
Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de
la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental, as como apoyar a los
archivos privados que revistan especial importancia cultural o histrica.

6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales,
de investigacin y con archivos extranjeros.

Resea Histrica
La Corona espaola, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendi proteger
la documentacin generada por la administracin indiana. As, Francisco Pizarro
recibi la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposicin se siguiera
en todas las posesiones espaolas.
En consecuencia, Sebastin de Belalczar orden hacia 1535 que se depositaran en un arca
libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.

Aos ms tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillera del Nuevo Reino de Granada
dispuso la creacin de un archivo, para evitar la prdida de documentos a causa de los
continuos incendios que se sucedan en los sitios de su custodia.

La referencia documental ms antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en
Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santaf:

(. . .) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyoy de los Q/iciales Reales de Su
Mqjestad deste Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde est la cqja
realy Hacienda de Su Mqjestad, donde al presente est, y para quintar el oro y plata y
esmeraldas que en este Reino hay, e para que los dichos Q/iciales oigan los pleitos y
diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, coriforme a una Cdula Real de Su Mqjestad
que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, y para que en todo haya buena cuentay
razn es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha cqja y Tribunal est, se
tenga un archivo en el cual estn todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha
Hacienda Real despus que este Reino se descubriy los que adelante se qfreciereny
hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aqu ha habido grandes
inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convena, y se
han quemado y perdido muchos por estar en buhos y casas de pqja; por tanto su seora
mandabay mand a los dichos Qjiciales Reales, que dentro de seis das, despus que les
sea notificado, hagan el dicho archivoy le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha
cqja real, para que perpetuamente estnjuntos y metan en l, dentro del dicho trmino,
por inventario, todos los papeles, cuentas, recaudas, libros de Hacienda Real que se han
hecho en este Reino, despus que se descubri hasta el da de hoy y todo lo dems
quefuere menester tocante a la dicha Hacienda Real,y as mand se les notifique por
auto.

En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santaf, se precis entonces, que por
orden de Andrs Daz Venero de Leiva, presidente de la corporacin y gobernador del
Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estn todos los papeles, cuentas y libros
tocantes a la dicha Hacienda Real despus que este Reino se descubri y los que adelante
se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aqu ha habido
grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como
convena, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhos y casas de paja..."

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado AGN, se permite
publicar la estructura de la Entidad, de conformidad con el Decreto Nmero
2126 de 2012.

reas Institucionales
Direccin General

CARLOS ALBERTO ZAPATA, DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE
PALACIOS

Oficina de Control Interno
Publicado el da 13 de diciembre de 2012
Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar al Director General en el diseo, implementacin y evaluacin del
Sistema de Control Interno de la Entidad, as como verificar su operatividad.

2. Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de
autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestacin de los servicios de
competencia del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

3. Aplicar el control de gestin e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar
recomendaciones al Director General, haciendo nfasis en los indicadores de gestin
diseados y reportados peridicamente.

4. Verificar el cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos, planes, programas,
proyectos y metas del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, as como
recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementacin.

5. Asesorar, acompaar y apoyar a los servidores del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno y
mantener informado al Director General sobre la marcha del Sistema.

6. Preparar y consolidar el Informe de Rendicin de Cuenta Fiscal que debe presentarse
anualmente a la Contralora General de la Repblica al comienzo de cada vigencia.

7. Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los
organismos de control respecto de la gestin del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado.

8. Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de
Gestin Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.

9. Actuar como interlocutor frente a la Contralora General de la Repblica en desarrollo de
las auditoras regulares y en la recepcin, coordinacin, preparacin y entrega de cualquier
informacin que requieran de esta entidad en el nivel nacional o en el nivel territorial.

10. Promover y desarrollar la implementacin, mantenimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin Integral en la dependencia.

11. Las dems funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina Asesora Jurdica
Son funciones de la Oficina Asesora Jurdica, las siguientes:
1. Asesorar a la Direccin General y a las diferentes dependencias y grupos internos de
trabajo de la entidad en los asuntos jurdicos relacionados con las competencias asignadas
a cada una de ellas.

2. Asesorar a la Direccin General y coordinar con las dems dependencias de la Entidad el
trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como conceptuar sobre la
interpretacin de normas legales inherentes a las funciones de la entidad y mantener la
unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la administracin.

3. Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las
dependencias en el desarrollo de los mismos.

4. Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el Director
General del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, teniendo en cuenta su
pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos internos.

5. Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del Archivo
General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

6. Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e internacionales, los
contratos y dems actos administrativos que deba suscribir el Director General.

7. Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para aprobacin
de la Direccin General de la Entidad.

8. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del Archivo

9. Elaborar los conceptos tcnicos que soliciten los particulares y las entidades pblicas y
privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de archivos y gestin
documental, as como sobre su interpretacin y aplicacin.

10. Asesorar a la Direccin General en la formulacin de normas que deba expedir el
Consejo Directivo o el Director General.

11. Dirigir la recopilacin y actualizacin de las disposiciones legales y jurisprudenciales
relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y divulgacin.

12. Coordinar y apoyar la respuesta y trmite de los recursos que se interpongan a los
actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.

13. Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que ste
deba promover, mediante poder otorgado por el Director General y supervisar el trmite de
los mismos.

14. Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que
deba suscribir conforme a la Constitucin Poltica y la ley.

15. Asistir a la Direccin General en la sustanciacin y proyeccin de los fallos de segunda
instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad.

16. Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Informacin que establezca el
Estado para la vigilancia de la contratacin estatal.

17. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de Polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas por
particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la Oficina.

18. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdiccin coactiva y
efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o del Archivo General
de la Nacin por parte de las autoridades competentes.

19. Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones
jurdicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, que no correspondan a otras dependencias de la entidad.

Las dems funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina Asesora de Planeacin
Son funciones de la Oficina Asesora de Planeacin, las siguientes:
1. Disear y coordinar el proceso de planeacin del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado en los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos.

2. Asesorar al Director General en la formulacin, orientacin, coordinacin, control y
evaluacin de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de desarrollo y
los aspectos sociales, econmicos, culturales, cientficos y tecnolgicos de la actividad
archivstica del pas.

3. Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las dems dependencias, en el diseo,
formulacin y ejecucin de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
4. Realizar seguimiento a la gestin y resultados de la entidad y llevar las estadsticas e
indicadores, reportando peridicamente dicha informacin a la Direccin General y a otras
entidades de la administracin pblica.

5. Orientar la preparacin, formulacin, ejecucin y seguimiento del plan estratgico de la
Entidad y proponer la implementacin de herramientas de gestin y mejoramiento
continuo.

6. Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y proyectos de
la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por vigencias.

7. Brindar apoyo a la Direccin General y a las dems dependencias de la entidad en la
formulacin de los proyectos de inversin y realizar el seguimiento y evaluacin a su
ejecucin.

8. Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de presupuesto
en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecucin, atendiendo para tal efecto las
directrices del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y del Departamento Nacional de
Planeacin.

9. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite
correspondiente.

10. Asesorar, orientar y asistir la formulacin de los objetivos, los procesos y el plan de
accin, necesarios para el diseo del Sistema Integrado de Gestin, coordinando su
desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la entidad
con las dems dependencias.

11. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
formulacin y orientacin de los programas institucionales.

12. Preparar los informes de gestin y de rendicin de cuentas de la entidad y coordinar las
audiencias pblicas, as como asistir y supervisar la elaboracin de los informes de gestin
de las dems dependencias que se deben presentar al Director General y a los organismos
competentes.


Secretara General

Secretara General
Son funciones de la Secretara General, las siguientes:
1. Asesorar al Director General y a las dems dependencias en la formulacin y aplicacin
de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para la administracin de
recursos humanos, fsicos, econmicos y financieros de la entidad.

2. Desarrollar las polticas y programas de administracin del talento humano, bienestar
social, seleccin, registro y control, capacitacin e incentivos de conformidad con las
normas legales vigentes.

3. Velar porque la contabilidad general, la ejecucin presupuestal y el registro de contratos,
se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y preparar y presentar los
informes relacionados.

4. Dirigir la prestacin de los servicios de archivo y gestin documental del Archivo General
de la Nacin Jorge Palacios Preciado y la atencin de peticiones, quejas y reclamos que
presenten los ciudadanos.

5. Propender por la debida aplicacin del sistema de desarrollo administrativo, relacionado
con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter
administrativo y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos tcnicos,
materiales, fsicos y financieros del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

6. Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna
prestacin de los servicios de transporte, vigilancia y dems servicios generales necesarios
para el normal desempeo de la gestin institucional, de conformidad con las normas
legales vigentes.

7. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores, la
adquisicin, almacenamiento, custodia, distribucin e inventarios de los elementos, equipos
y dems bienes necesarios para el funcionamiento del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, velando especialmente porque se cumplan las normas vigentes sobre
estas materias.

8. Coordinar las investigaciones de carcter disciplinario que se adelanten contra los
funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y resolverlas en
primera instancia de conformidad con la Ley 734 de 2002 y dems normas
complementarias.

9. Ejercer las funciones de Secretara Tcnica del Consejo Directivo y refrendar los actos
expedidos por el mismo.

10. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y el Plan Anual
Mensualizado de Caja de la Entidad en coordinacin con las dependencias.

11. Dirigir la elaboracin y ejecucin del Plan de Compras del Archivo General de la Nacin
Jorge Palacios Preciado, en coordinacin con los planes de accin de las dependencias.


Grupos Secretara General

- Grupo de Archivo y Gestin Documental
- Grupo de Gestin Financiera
- Grupo de Compras y Adquisiciones
- Grupo de Gestin Humana
- Grupo de Recursos Fsicos

Subdireccin de Sistema Nacional de Archivos

Subdireccin de Sistema Nacional de Archivos
Son funciones de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos, las siguientes:
1. Coordinar la adopcin, ejecucin y evaluacin de la poltica archivstica y promover el
uso de las mejores prcticas en la proteccin del patrimonio documental archivstico.

2. Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a travs de la articulacin de las acciones a
cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la organizacin y
fortalecimiento de los archivos de la administracin pblica.

3. Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la formulacin
y aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para el
fortalecimiento y consolidacin de la funcin archivstica del Estado.

4. Brindar asesora tcnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que
conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidacin de la Red Nacional de
Archivos.

5. Adelantar las acciones que garanticen la implementacin de las iniciativas que en
materia de poltica archivstica formule el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado.

6. Recomendar a la Direccin General los planes, programas y proyectos para el desarrollo
de la poltica archivstica.

7. Ejercer la inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica en el pas.

8. Formular programas de modernizacin de la funcin archivstica del Estado y la Red
Nacional de Archivos.

9. Disear y desarrollar la poltica archivstica en materia de archivos relacionados con los
derechos humanos, grupos tnicos, los derechos de las vctimas de conflicto interno, as
como de otros archivos especiales, sonoros, grficos, orales y audiovisuales.

10. Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar el
funcionamiento de los archivos generales territoriales as como velar por el desarrollo y
funcionamiento de los comits tcnicos asesores del Sistema Nacional del Archivos.

11. Elaborar y ejecutar el programa de capacitacin archivstica dirigido a los actores que
conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podr celebrar los convenios con la
ESAP o con entes privados u otras organizaciones.

12. Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de formacin
tcnica, profesional y especializada en temas relacionados con la funcin archivstica, que
beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.

13. Implementar estrategias de promocin, comunicacin y divulgacin para informar al
ciudadano la misin del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y de las
dems instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.

14. Gestionar acuerdos de cooperacin con los organismos de control y otras entidades
pblicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general de toda
la normatividad archivstica.

15. Orientar y apoyar a los organismos del sector pblico y privado que ejercen funciones
pblicas, en la implementacin de la poltica archivstica y en la modernizacin de la funcin
archivstica del Estado.

16. Acompaar a las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas cuando
se presente cualquier afectacin al patrimonio documental y a los archivos y documentos
pblicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o por catstrofes
naturales.

17. Prestar servicios de capacitacin, asesora y asistencia tcnica en materia de
conformacin, administracin y operacin de archivos a otras entidades u organizaciones
diferentes al sector pblico.

18. Establecer y mantener los sistemas de informacin necesarios para garantizar el control
y seguimiento de las acciones desarrolladas a travs del Sistema Nacional de Archivos.

19. Asesorar y emitir conceptos tcnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas de acuerdo con su competencia.


GRUPOS

- Grupo de Articulacin y Desarrollo del SNA
- Grupo de Inspeccin y Vigilancia
- Grupo de Archivos tnicos y Derechos Humanos

Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico

Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento
Electrnico
Son funciones de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y
Documento Electrnico, las siguientes:
1. Asesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas en la formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes,
programas y procedimientos para la modernizacin de los archivos pblicos del pas y la
gestin documental, a travs del uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones.

2. Prestar servicios de asesora a instituciones pblicas y privadas en la formulacin y
aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para la modernizacin
de archivos y la gestin documental a travs del uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones.

3. Proponer a la Direccin General la formulacin de los lineamientos de la poltica
archivstica en materia del documento electrnico y en la aplicacin de las tecnologas de la
informacin en la gestin documental de las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas, en los diferentes niveles de la administracin.

4. Fomentar la adopcin de estndares que contribuyan al trabajo interinstitucional en
gestin documental electrnica, gestin de archivos electrnicos y en la distribucin e
intercambio de documentos electrnicos entre los diferentes sistemas de informacin del
Estado.

5. Dirigir y controlar el desarrollo de directrices, lineamientos, polticas, parmetros,
normas y estndares para la automatizacin, digitalizacin y microfilmacin segura de los
archivos administrativos y patrimoniales del pas.

6. Realizar estudios tcnicos para la adopcin de nuevas tecnologas encaminadas a la
implementacin de sistemas de gestin de documentos electrnicos.

7. Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservacin a largo plazo de
documentos electrnicos y la conversin digital de soportes impresos, sonoros,
audiovisuales, flmicos, magnticos y en otros soportes.

8. Promover el desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas en la gestin documental del
Estado.

9. Orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas en la
utilizacin de tecnologas de la informacin en proyectos archivsticos y de gestin
documental.

10. Formular lineamientos relacionados con el documento electrnico y su aplicacin en
todas las entidades del Estado.

11. Apoyar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas en la
adopcin de las polticas de tecnologas de la informacin y comunicacin que permitan la
modernizacin de la gestin documental del Estado.

12. Administrar la plataforma gubernamental para la gestin de documentos electrnicos
de archivo y prestar asistencia tcnica a las entidades en materia de gestin de
documentos y archivos electrnicos.

13. Fomentar la investigacin en materia de gestin de documentos electrnicos y
conceptuar sobre las mejores prcticas y tecnologas aplicables en esta materia.

14. Dirigir el observatorio de tecnologas de la informacin en materia de gestin de
informacin y documentos electrnicos.

15. Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementacin y el desarrollo del
Sistema Nacional de Archivos Electrnicos SINAE y del Archivo Nacional Digital en el
marco del Sistema Nacional de Archivos.

sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.


GRUPOS

- Grupo de Gestin de Documentos y Archivos Electrnicos
- Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos

Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental

Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental
Son funciones de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, las
siguientes:
1. Proponer a la Direccin General la formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes,
programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar,
sostener y divulgar el patrimonio archivstico y documental de la Nacin y su disponibilidad
para el servicio de la comunidad.

2. Emitir concepto acerca de las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental que sean sometidas a consideracin del Comit Evaluador de Documentos.

3. Proponer espacios y mecanismos de participacin que posibiliten acuerdos estratgicos
para el adecuado manejo del patrimonio documental del pas.

4. Disear estrategias y programas en materia de proteccin, conservacin, recuperacin y
divulgacin del patrimonio documental del pas, conservado en archivos pblicos y
privados.

5. Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperacin, preservacin y custodia
del patrimonio documental de la Nacin.

6. Desarrollar los diferentes procesos tcnicos tendientes a la organizacin, descripcin,
conservacin, reproduccin, divulgacin y servicio de los documentos que conserva el
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

7. Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de inters cultural, de archivos pblicos y
privados.

8. Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto pblicos como privados
declarados de inters cultural, incluyendo los archivos histricos o patrimoniales que hacen
parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos.

9. Expedir las certificaciones, informes y copias autnticas de los documentos que reposan
en los fondos documentales del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, que
sean requeridos por las autoridades y los particulares.

10. Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las
transferencias de los documentos de valor histrico que deban hacer las entidades pblicas
de acuerdo con las tablas de retencin o valoracin documental, as como sobre las
donaciones y legados de archivos privados.

11. Realizar el avalo y emitir el concepto tcnico acerca de las donaciones y legados de
archivos, colecciones documentales documentos de valor patrimonial susceptibles de ser
entregados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

12. Realizar trabajos de investigacin a partir de los documentos que se conservan en el
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en otros archivos pblicos y privados
de inters cultural, histrico, tcnico o cientfico, as como desarrollar investigaciones en los
diferentes campos de su competencia.

13. Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos documentales
de valor patrimonial para facilitar su preservacin, conservacin, recuperacin, divulgacin
y custodia.

14. Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.



GRUPOS

- Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio Documental
- Grupo de Investigacin y Fondos Documentales Histricos
- Grupo de Organizacin y Descripcin de Archivos
- Grupo de Evaluacin Documental y Transferencias Secundaras

Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos

Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos
Publicado el da 13 de noviembre de 2012
Son funciones de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos
las siguientes:
1. Acompaar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulacin y aplicacin de
polticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de proyectos
relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.

2. Brindar asesora tcnica a las entidades pblicas en los procesos de administracin
integral, gestin documental, organizacin, automatizacin, digitalizacin, microfilmacin y
conservacin de sus documentos fsico y electrnicos y dems procesos de la funcin
archivstica.

3. Definir y aplicar estrategias para la gestin de proyectos de archivo, en cualquier parte
del territorio nacional y coordinar su ejecucin con las dems Subdirecciones del Archivo

4. Adelantar actividades de asistencia tcnica que permitan contribuir al mejoramiento de
la funcin archivstica del pas.

5. Gestionar las actividades tendientes a la celebracin y ejecucin de convenios y/o
contratos para el desarrollo de proyectos archivsticos que permitan fortalecer los ingresos
propios de la Entidad.

6. Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivsticos que garanticen la sostenibilidad
de las actividades del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado a travs del
desarrollo de proyectos archivsticos con entidades pblicas y privadas y la gestin de
recursos de cooperacin internacional.

7. Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y someterlas a
consideracin de la Direccin General y del Consejo Directivo.

8. Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperacin, nacionales e
internacionales, que redunden en beneficio de los archivos pblicos del pas, la
consolidacin del Sistema Nacional de Archivos y la misin del Archivo General de la Nacin
Jorge Palacios Preciado.

9. Realizar los anlisis tcnicos y financieros de los proyectos archivsticos que sean
solicitados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y conceptuar sobre su
factibilidad y viabilidad.



GRUPOS

- Grupo de Gestin de Proyectos Archivsticos
- Grupo de Asistencia Tcnica Archivstica

Directorio Institucional
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL
FUNCIONARIO
EXT. Correo Electrnico
DIRECCIN GENERAL
Dr. Carlos Zapata
Cardenas
208 dge@archivogeneral.gov.co
Elizabeth Vega
Buitrago
208 direccion@archivogeneral.gov.co
Asistente de Direccin
Dra. Natasha Eslava
Velez
271 neslava@archivogeneral.gov.co
Any Yadira Nio 271 ynino@archivogeneral.gov.co
Asesores de Direccin
Jhon Gonzlez 251 agonzalez@archivogeneral.gov.co
Nancy Cruz -
Comunicaciones-
251 nchernandez@archivogeneral.gov.co
Marcela Camacho 251 acamacho@archivogeneral.gov.co
Unidad de Control
Interno
Dr. Hernando Ossa
Lenis
236 uci@archivogeneral.gov.co
Astrid Marcela
Mendez Chaparro
293 amendez@archivogeneral.gov.co
Graciela Izquierdo 293 gizquierdo@archivogeneral.gov.co
Secretara General
Dra. Claudia Ivon
Factor Lugo
204 cfactor@archivogeneral.gov.co
Miriam Herrera 205
Oficina Control
Disciplinario - SG
Dra. Blanca Nelly
Lpez
209 blopez@archivogeneral.gov.co
Oficina de Planeamiento
Archivstico
Dr. German
Ramirez
279 gramirez@archivogeneral.gov.co
Manuel Socha 298 msocha@archivogeneral.gov.co
Tania Muskus 296 tmuskus@archivogeneral.gov.co
Liliana Paola
Moreno
214 lmoreno@archivogeneral.gov.co
Grupo de Asuntos
Juridicos
Dra. Elsa Moreno
Sandoval
250 emoreno@archivogeneral.gov.co
Nazly Gonzlez 301 ngonzalez@archivogeneral.gov.co
Ana Lpez 282 alopez@archivogeneral.gov.co
Gladys Orozco 277 gorozco@archivogeneral.gov.co
Claudia Sabogal 276 contratacion@archivogeneral.gov.co
Divisin Administrativa
y Financiera
Dra. Martha Lucia
Pineda
237 mpineda@archivogeneral.gov.co
Maritza Hernandez
G
290 mhernandez@archivogeneral.gov.co
Ginna Rodrguez 235 grodriguez@archivogeneral.gov.co
Janneth Sandoval 264
Javier Reyes 264 jreyes@archivogeneral.gov.co
Wilmer Betancourt 202 wbetancourt@archivogeneral.gov.co
Katherine Gomez 202 kgomez@archivogeneral.gov.co
Grupo de Talento
Humano
Dra. Liliana
Montoya
306 lmontoya@archivogeneral.gov.co
Mario Suescun 272 msuescun@archivogeneral.gov.co
Maria Alejandra 270 msuarez@archivogeneral.gov.co
Suarez
Jessica Jesenia
Gonzalez
203 jgonzalez01@archivogeneral.gov.co
Carlos Alberto
Caldas Zarate
272 ccaldas@archivogeneral.gov.co
Grupo de Contabilidad
Dra. Betzabe Nava 273 gc@archivogeneral.gov.co
Gladys Camacho 273 gcamacho@archivogeneral.gov.co
Carmen Alicia
Danies
213 cdanies@archivogeneral.gov.co
Yolanda Magdalena
Sierra
273 ysierra@archivogeneral.gov.co
Eliana Serrano 213 eserrano@archivogeneral.gov.co
Grupo de Presupuesto
Dr. Alirio Alfonso
Bayona
280 gp@archivogeneral.gov.co
Arisnely Cuesta 274 acuesta@archivogeneral.gov.co
Orfilia Suarez 207 osuarez@archivogeneral.gov.co
Angelica Herrera
Rocha
210 mherrera@archivogeneral.gov.co
Beatriz Gomez 210 bgomez@archivogeneral.gov.co
Janneth Silva Diaz 254 jsilva@archivogeneral.gov.co
Grupo de Sistemas
Ing. Jorge Alzate 223 jalzate@archivogeneral.gov.co
Jose de los Reyes
Diaz Padilla
295 jdiaz@archivogeneral.gov.co
Alvaro Lizarazo
Gonazalez
242 alizarazog@archivogeneral.gov.co
Jhon Leiva 260 jleiva@archivogeneral.gov.co
Jenny Betancourt 260 jbetancourt@archivogeneral.gov.co
Yazmin Martinez 249 ymartinez@archivogeneral.gov.co
Claudia Correa 249 ccorrea@archivogeneral.gov.co
Centro de Cmputo 305
Divisin de Clasificacin
y Descripcin
Dr. William
Martnez Jimnez
263 dcd@archivogeneral.gov.co
Milena Leguizamo 228 hleguizamo@archivogeneral.gov.co
Sonia Cecilia
Arevalo Paez
266 sarevalo@archivogeneral.gov.co
Yuly Morales 263 jmorales@archivogeneral.gov.co
Luz Dora Ariza 263 lariza@archivogeneral.gov.co
Grupo de Conservacin
Y Restauracin
Dra. Mara
Clemencia Garca
225 glr@archivogeneral.gov.co
Lucy Amparo 238 asalamanca@archivogeneral.gov.co
Salamanca
Giovanny Beltran 285 gbeltran@archivogeneral.gov.co
Daniel Isaacs 231 disaacs@archivogeneral.gov.co
Martha Cardenas 239 mcardenas@archivogeneral.gov.co
Maribel Mora 211
Angela Barajas 224 fbarajas@archivogeneral.gov.co
Tarciso Pearanda 284 tpenaranda@archivogeneral.gov.co
Humberto Pulecio B 284 hpulecio@archivogeneral.gov.co
Raul Hernandez 252 jhernandez@archivogeneral.gov.co
Grupo de Asistencia y
Gestin de Proyectos
Dr. Alexander Melo 300 amelo@archivogeneral.gov.co
Luis Javier Vargas
Bermudez
226 JVARGAS@archivogeneral.gov.co
Jenny Gasca 226 ygasca@archivogeneral.gov.co
Hugo Cortez 323 hcortes@archivogeneral.gov.co
Fabiola Sanchez 219 fsanchez@archivogeneral.gov.co
Patricia Lopez 324 plopez@archivogeneral.gov.co
Adriana Osman 219 aosman@archivogeneral.gov.co
Lorena Vargas 323 lvargas@archivogeneral.gov.co
Katherine Mancera 216 cmancera@archivogeneral.gov.co
Hernan Parada 216 hparada@archivogeneral.gov.co
Grupo de Normatividad
Dra. Clara Ines
Casilimas
307 ccasilimas@archivogeneral.gov.co
Diana Cortez 307 dcortes@archivogeneral.gov.co
Laura Sanchez 328 lsanchez@archivogeneral.gov.co
Patricia Salomon 278 psalomon@archivogeneral.gov.co
Carlos Gamboa 268 cgamboa@archivogeneral.gov.co
Martha Sanchez 267 msanchez@archivogeneral.gov.co
Depositos 42
paquetes
252
Grupo de Capacitacin
Dra. Mara Elvira
Zea
206 dpe@archivogeneral.gov.co
Encarnacion
Quevedo
206 equevedo@archivogeneral.gov.co
Jeimmy Betancourt 234 jbetancourt@archivogeneral.gov.co
Bibiana Herrera 234 bherrera@archivogeneral.gov.co
Katherin Reyes 319 kreyes@archivogeneral.gov.co
Derly Isaac 206 disaac@archivogeneral.gov.co
Leonardo Barreto 206 lbarreto@archivogeneral.gov.co
Andres Garzon 319 agarzon@archivogeneral.gov.co
Grupo de Inspeccin y
Vigilancia
Dra. Natasha Eslava 271 neslava@archivogeneral.gov.co
Pilar Torres 315 ptorres@archivogeneral.gov.co
Alicia Urrego 321
Oscar Mauricio
Arias
321 oarias@archivogeneral.gov.co
Mirta Fernandez 241 mfernandez@archivogeneral.gov.co
Blanca Nubia Moya 241 bmoya@archivogeneral.gov.co
Ana Cecilia Rincon 308 arincon@archivogeneral.gov.co
Divisin de Servicios al
Pblico
Dr. Mauricio Tovar
Gonzlez
244 mtovar@archivogeneral.gov.co
Luz Marina Avila 243 lavila@archivogeneral.gov.co
Luis Carlos Parra 245 lparra@archivogeneral.gov.co
Marcela Colorado 245 t@archivogeneral.gov.co
Enrique Rodriguez 245 libreria@archivogeneral.gov.co
Rovir Gomez 269 rgomez@archivogeneral.gov.co
Luz Mirian Guizado 269 lguisado@archivogeneral.gov.co
Angie Menesses 269
Fabio Castro 269 fcastro01@archivogeneral.gov.co
Leonardo Chavez 294 lchavez@archivogeneral.gov.co
Flor Chabur 294 fchabur@archivogeneral.gov.co
Zenaida Lopez 294
Freddy Duque 294
Doris Contreras 294 dcontreras@archivogeneral.gov.co
Ana Luz Figueroa
Gonzalez
269 afigueroa@archivogeneral.gov.co
Daniel Jimenez 269 DJIMENEZ@archivogeneral.gov.co
Gloria Rosales-
Visitas Guiadas-
240 grosales@archivogeneral.gov.co
Divisin de Reprografa
y Automatizacin
Ing. Carlos Enrique
Rojas
255 dra@archivogeneral.gov.co
Javier Arias 257
Luz Rodriguez 253
Leonardo Quintero
R
314 lquintero@archivogeneral.gov.co
Freddy Guzman 314
Mario Farid 248 fguzman@archivogeneral.gov.co
Servicios Generales
Dra. Yulieth
Vasquez
229 yvasquez@archivogeneral.gov.co
Jhon Wliliam
Forero
227 jforero@archivogeneral.gov.co
Carlos Alberto
Gonzalez Caicedo
227 cgonzalez@archivogeneral.gov.co
Ricardo Rodriguez
259 -
303
rrodriguez@archivogeneral.gov.co
Juan Martinez
Suarez
259 -
303

Alia Milene Gamez 202 agamez@archivogeneral.gov.co
Contratistas aseo 246
Sandra Torres (
recepcion)
201
Consola de
Vigilancia Piso -2
247
Luz Dary Giraldo -
Cafeteria-
233 lgiraldo@archivogeneral.gov.co
Ana Figueroa -
Cafeteria-
233 afigueroa@archivogeneral.gov.co
Grupo de
Correspondencia y
Archivo
Dra. Sandra Patricia
Tejada
222 gca@archivogeneral.gov.co
Zully Agudelo
Velasquez
275 zagudelo@archivogeneral.gov.co
Wolfan Ferreira 275 wferreira@archivogeneral.gov.co
Jorge Velandia
(archivo central)
212 -
297
jvelandia@archivogeneral.gov.co
Marlene Leon
Vargas
297
Claudia Torres 297 mtorres@archivogeneral.gov.co
Yeimmy Velandia
Melo
297 yvelandia@archivogeneral.gov.co
Auditorio 262
Sala de Juntas No. 1 288
Sala de Juntas No. 2 290
acuario 230
Sala Alterna DAF 291
Sala Alterna DPE 292

CARLOS ALBERTO ZAPATA CRDENAS

DIRECTORGENERAL

Biblioteclogo y Archivista de la Universidad de la Salle, Especialista en Gestin Gerencial,
de la Universidad Central de Colombia, Mster en Documentacin Digital, de la Universitat
Pompeu Fabra de Espaa, y Magster en Docencia, de la Universidad de La Salle.
Actualmente, cursa tercer ao de estudios de Doctorado en Investigacin en
Biblioteconoma y Documentacin, en la Universidad de Salamanca, Espaa.

E-mail: czapata@archivogeneral.gov.co

Fondos Documentales
Publicado el da 21 de abril de 2009
En la foto: Imagen del Fondo Libros Manuscritos y Leyes originales de la
Repblica. Seccin: Repblica, Libro: 56, Folio: 3. AGN.

Los Fondos Documentales estn compuestos por seis secciones: Colonia,
Repblica, Archivo Anexo, Colecciones, Notaras, Mapas y Planos, que contienen
manuscritos, impresos, mapas, planos, dibujos, fotografas, microfichas, videos y
cintas sonoras.

El material ofrece la ms variada informacin sobre diversos aspectos de la
historia colombiana. Los registros ms antiguos datan de la segunda mitad del
siglo XVI y los ms recientes son de 1994.
En sntesis, 450 aos de informacin histrica: un vasto y rico potencial
informativo para recordar y comprender.

SECCIN COLONIA

La integran los fondos ms antiguos del Archivo. Ofrece informacin variada, completa y
rica sobre el Nuevo Reino de Granada, y documentos relativos a las actuales repblicas de
Panam, Venezuela y Ecuador. Est dividida en 62 fondos, organizados temticamente
entre los que encontramos algunos como Curas y Obispos, Caciques e Indios, Mdicos y
Abogados, Negros y Esclavos, etc. y cronolgicamente la documentacin se extiende desde
1543 hasta 1893.

SECCIN REPBLICA

Se form en la segunda mitad del siglo XIX con documentacin proveniente de las
cuatro Secretaras de Estado (del Tesoro, de Hacienda, de lo Interior y Relaciones
Exteriores, Guerra y Marina), adems de otros documentos que se fueron incorporando
con el tiempo. Se encuentra dividida en 94 fondos, de diferente temtica y
corresponden a los diversos ramos de la Hacienda Pblica y a las distintas
Gobernaciones, Ministerios y Secretaras de Estado. A esta Seccin se han venido
incorporando nuevos fondos, en especial provenientes de los diferentes ministerios.
Esta documentacin se encuentra comprendida entre los aos de 1621 y 1995.

SECCIN ARCHIVO ANEXO

Form parte de la Biblioteca Nacional, transfirindose luego al Archivo Nacional en la
tercera dcada del siglo XX. Se encuentra dividida en tres grandes grupos. El primero
con documentacin similar a la de la Seccin Colonia. El Grupo 2, integrado por unos
7.600 paquetes, con documentacin proveniente de la Administracin central. Lleg
al Archivo Nacional hace muchos aos, cuando la entidad no contaba con la suficiente
infraestructura fsica y de personal necesaria para su organizacin. Sin embargo, estos
documentos se encuentran en proceso de clasificacin. El Grupo 3 consta de unos
4.500 Libros de Cuentas de los diferentes ramos de la Real Hacienda. Conservan su
empaste original en pergamino y estn agrupados bajo el denominador de 29 ttulos o
materias ordenados alfabticamente. Entre tales denominaciones encontramos
Caminos, Diezmos, Esclavos, Guerra y Marina, Purificaciones, Reales Cdulas. La
cronologa para esta Seccin va de 1541 hasta 1887.

SECCIN COLECCIONES

Se encuentra dividida en dos grandes fondos: Enrique Ortega Ricaurte y Bernardo J.
Caycedo. A los que se han anexado los fondos Enrique Prez Arbelez y Guido Cara. El
primero, est constituido por 131 series, identificadas de manera temtica. Ejemplo de
ello son: Abastos, Amparo de Pobres, Conventos, Criminales (Asuntos), Fincas, Negros
y Esclavos, Secuestros, Miscelnea. La documentacin de este fondo se encuentra
comprendida entre 1550-1932. El segundo, como el anterior, lo integran series
temticas entre las cuales encontramos Capellanas, Empleos y Servicios, Iglesias,
Miscelnea, Tesorosy Excavaciones, Visitas. Las fechas extremas son: 1548-1902.

SECCIN MAPAS Y PLANOS

Valioso material cartogrfico de no menos de 5.000 piezas. Su importancia estriba
tanto en su valor histrico, como en sus calidades artsticas. Las fechas extremas de
estas piezas cartogrficas van de 1556 a 1976.

SECCIN NOTARAS

Contiene protocolos notariales que fueron transferidos al Archivo Nacional en virtud de
la Ley 40 de 1932, que corresponden a las primeras diez Notaras de Bogot.
Disposiciones posteriores han permitido que se incremente este material. Las fechas
extremas de esta seccin son: 1556 y 1965. Es sta una fuente muy rica para la
investigacin, sobre vida cotidiana a lo largo de varias generaciones, a travs de los
testamentos, los negocios, las transacciones y permutas, los censos, las sucesiones.
Un auxiliar muy til para la consulta de los protocolos es el ndice elaborado por la
RICHMOND PETROLEUM COMPANY pues all aparecen reseados parcialmente los
documentos de las tres primeras Notaras de Bogot y de otros archivos del pas.

:

Trmites
En esta seccin usted podr consultar la informacin referente a los trmites del
Archivo General de la Nacin.
Evaluacin y Aprobacin de las Tablas de Retencin y Valoracin Documental
Transferencia de Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin

Normas que Rigen a la Entidad
Publicado el da 25 de septiembre de 2009
1. Acuerdo
Acuerdo 002 de 2010. "Por el cual se adopta el Reglamento Interno del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin".
[2010-05-18]
//ACUERDO 002.pdf
2. Disposiciones Contenidas en Cdigos Colombianos
Cdigo de Procedimiento Civil:

Artculos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282.

Cdigo Penal:

Artculos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194

Cdigo Procedimiento Penal:

Artculos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275

Cdigo Contencioso Administrativo:

Artculos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110

Cdigo de Comercio:

Artculos 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619

Cdigo Sustantivo del Trabajo:

Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,489
3. Constitucin Poltica de Colombia
http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf
4. Ley
Ley 80 de 1989. (Diciembre 22). Por la cual se crea el Archivo General
de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
[2011-05-11]
//Ley 80 de 1989.pdf
5. Acuerdo 009 de 2012. "Por el cual se adoptan los Estatutos Internos
del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado"
[2012-12-21]
//Acuerdo 09 de 2012.pdf
6. Decreto 853 de 2012 " Decreto 853 de 2012 Por el cual se fijan las
escalas de asignacin bsica de los empleos..."
[2013-04-04]
//Decreto 853 de 2012, escala de asignacion basica de los empleos.pdf

Normas Tcnicas
Publicado el da 13 de agosto de 2009
1. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias
[2009-08-13]
//ISSAR (CPF) 2004.pdf
2. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
[2009-08-13]
//ISAD(G)es- 2000.pdf
3. ISDF Norma Internacional para la Descripcin de Funciones
[2009-08-13]
//ISDF.pdf
4. ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que
Custodian Fondos de Archivos
[2009-08-13]
//ISDIAH.pdf
5. Documentos Electrnicos: Manual para Archiveros
[2009-08-13]
//CIA - Documentos Electronicos - Gua para archiveros.pdf

TEMAS ORGANIZACIN DOCUMENTAL
- El archivo y la importancia de su organizacin
- Los procesos de organizacin
- Diferencia entre clasificacin y ordenacin
- Principios rectores de la organizacin de archivos
- Clasificacin documental
- Ordenacin documental
- Foliacin
- Procedimiento general para archivar
- Procedimiento general para consultar

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