Está en la página 1de 13

INDICE

PAG.
1. DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN 2
2. DEFINICIN DE ORGANIZACIN 2
3. CARACTERSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES 3
4. SISTEMAS DE INFORMACIN Y ORGANIZACIN 7
5. SISTEMAS DE INFORMACIN Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN 10
6. LA INFORMACIN COMO RECURSO EN LAS ORGANIZACIONES 11
7. LA TECNOLOGA COMO POTENCIADORA DEL CAMBIO 12
8. CONCLUSIN 13
9. REFERENCIAS 13

1
SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

1. DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN


La forma en que las empresas implementan sus actividades, depende en gran
medida del contexto donde se desarrollan, de las condiciones a las que se
enfrentan y de las herramientas que tienen a su disposicin.

Un Sistema de Informacin es un sistema organizacional formalizado que se


define como un conjunto de componentes interrelacionados que incluyen
elementos sociales y tcnicos organizados para recolectar, procesar, ordenar,
almacenar y convertir los datos en informacin; la cual se distribuye en la
organizacin para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados con la
coordinacin, control de recursos, anlisis de problemas y temas complejos as
como en la creacin de nuevos productos. (Laudon & Laudon, 2012; Piccoli,
2012).

Los Sistemas de Informacin generan y gestionan informacin sobre componentes


relevantes para la organizacin como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc.
Los datos deben ser procesados para generar informacin til mediante tres
actividades indispensables:

Entrada: Ingresar al Sistema de Informacin los datos brutos que se generan


dentro o fuera de la empresa.

Proceso: Convierte el dato de entrada en informacin mediante procesamiento


interno del sistema.

Salida: Transfiere la informacin obtenida a los usuarios.

2. DEFINICIN DE ORGANIZACIN

Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o ms individuos


con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de
organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios,

2
institutos armados, clubs sociales, la familia, etc. Cada uno con sus caractersticas
especficas que apuntan a una meta a cumplir.

Goldhaber define a las organizaciones como sistemas abiertos cuyas partes


estn relacionadas entre s y con su medio ambiente. La naturaleza de esta
relacin es de interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan
y son afectados mutuamente. Es decir, un cambio en una parte del sistema
(subsistema) afectar a otras partes del sistema.

3. CARACTERSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES

Todas las organizaciones modernas tienen ciertas caractersticas. Son burocracias


con divisiones bien definidas de la mano de obra y la especializacin que ordenan
a los especialistas en una jerarqua de autoridad, en donde todos tienen que
rendirle cuentas a alguien y la autoridad se limita a las acciones especficas
gobernadas por reglas o procedimientos abstractos. Estas reglas crean un sistema
imparcial y universal de toma de decisiones. Las organizaciones tratan de
contratar y promover a los empleados en base a sus cualidades tcnicas y
profesionalismo (no a sus conexiones personales). La organizacin se ocupa del
principio de la eficiencia: maximizar la salida mediante el uso de entradas
limitadas. Otras caractersticas de las organizaciones incluyen sus procesos de
negocios, la cultura y las polticas organizacionales, los entornos que las rodean,
su estructura, objetivos, circunscripciones y estilos de liderazgo. Todas estas
caractersticas afectan los tipos de sistemas de informacin que utilizan las
organizaciones.

Rutinas y procesos de negocios

Todas las organizaciones, entre ellas las empresas de negocios, se vuelven muy
eficientes con el tiempo debido a que los individuos en la empresa desarrollan
rutinas para producir bienes y servicios. Las rutinas conocidas algunas veces
como procedimientos estndar de operacin son reglas, procedimientos y
prcticas precisas que se han desarrollado para lidiar con casi todas las
situaciones esperadas. A medida que los empleados aprenden estas rutinas, se

3
vuelven muy productivos y eficientes, y la empresa puede reducir sus costos con
el tiempo, a medida que aumenta la eficiencia. Por ejemplo, cuando visita el
consultorio de un doctor, las recepcionistas tienen un grupo bien desarrollado de
rutinas para recopilar informacin bsica de usted; las enfermeras siguen un
conjunto distinto de rutinas para prepararlo para la entrevista con un doctor; y el
doctor se basa en una serie bien desarrollada de rutinas para diagnosticarlo. Los
procesos de negocios, que presentamos en los captulos 1 y 2, son colecciones de
dichas rutinas. A su vez, una empresa es un conjunto de procesos de negocios.

Polticas organizacionales

Las personas en las organizaciones ocupan distintos puestos con diferentes


especialidades, problemas y perspectivas. Como resultado, es natural que tengan
puntos de vista divergentes en cuanto a la forma en que se deben distribuir los
recursos, las recompensas y los castigos. Estas diferencias importan tanto a los
gerentes como a los empleados, y provocan una lucha poltica por los recursos,
competencia y conflictos dentro de toda organizacin. La resistencia poltica es
una de las grandes dificultades de provocar un cambio organizacional: en
particular, el desarrollo de nuevos sistemas de informacin.

Casi todas las inversiones grandes en sistemas de informacin que realiza una
empresa y que provocan cambios considerables en la estrategia, los objetivos de
negocios, los procesos de negocios y los procedimientos se vuelven eventos con
carga poltica. Los gerentes que saben cmo trabajar con las polticas de una
organizacin sern ms exitosos que los menos hbiles para implementar nuevos
sistemas de informacin.

Cultura organizacional

Todas las organizaciones tienen suposiciones fundamentales, invulnerables e


incuestionables (por los miembros) que definen sus metas y productos. La cultura
organizacional abarca este conjunto de suposiciones sobre los productos que
debe elaborar la organizacin, cmo debe crearlos, en dnde y para quin. En
general, estas suposiciones culturales se dan totalmente por sentado y es raro que

4
se anuncien en forma pblica o se hable de ellas. Por lo general, los procesos de
negocios la verdadera forma en que las empresas producen valor se
resguardan en la cultura de la organizacin.
Se puede ver la cultura organizacional en accin si analiza los alrededores de su
colegio o universidad. Algunos supuestos fundamentales de la vida universitaria
son que los profesores saben ms que los estudiantes, la razn por la que los
alumnos asisten a la escuela es para aprender, y seguir un programa regular. La
cultura organizacional es una poderosa fuerza unificadora que restringe el conflicto
poltico y promueve la comprensin comn, el acuerdo sobre los procedimientos y
las prcticas comunes. Si todos compartimos las mismas suposiciones culturales
bsicas, hay ms probabilidad de estar de acuerdo en otras cuestiones.

Al mismo tiempo, la cultura organizacional es una poderosa limitacin sobre el


cambio, en especial tecnolgico. La mayora de las organizaciones haran casi
cualquier cosa por evitar tener que modificar las suposiciones bsicas. Por lo
general, cualquier cambio tecnolgico que amenace las suposiciones culturales
comunes se enfrenta a una resistencia considerable. Sin embargo, hay veces en
que la nica forma razonable de que una empresa avance es emplear una nueva
tecnologa que se oponga de manera directa a una cultura organizacional
existente. Cuando esto ocurre, es comn que la tecnologa se estanque mientras
la cultura se ajusta con lentitud.

Entornos organizacionales

Las organizaciones residen en entornos de los que obtienen recursos y a los que
suministran bienes y servicios. stas tienen una relacin recproca con los
entornos. Por una parte, las organizaciones estn abiertas a, y dependen de, el
entorno social y fsico que las rodea. Sin recursos humanos y financieros
personas dispuestas a trabajar de manera confiable y consistente por un sueldo o
ingreso fijo proveniente de los clientes las organizaciones no podran existir.
Ellas deben responder a las leyes y otros requerimientos impuestos por el
gobierno, as como a las acciones de los clientes y competidores. Por otra parte,
las organizaciones pueden influir en sus entornos. Por ejemplo, las empresas de

5
negocios forman alianzas con otros negocios para predisponer el proceso poltico;
se anuncian para influenciar al cliente de manera que acepte sus productos.

Los sistemas de informacin son instrumentos clave para la exploracin ambiental,


que ayuda a los gerentes a identificar los cambios externos que podran requerir
una respuesta de la organizacin.

Por lo general los entornos cambian con mucha ms rapidez que las
organizaciones.

Las nuevas tecnologas, los nuevos productos, adems de los gustos y valores
cambiantes del pblico (muchos de los cuales producen nuevas regulaciones
gubernamentales) ejercen presin sobre la cultura, las polticas y las personas de
una organizacin. La mayora de las organizaciones son incapaces de adaptarse a
un entorno que cambia con rapidez. La inercia integrada a los procedimientos
estndar de operacin de una empresa, el conflicto poltico generado por los
cambios en el orden existente y la amenaza para los valores culturales muy
controlados, son factores que impiden que las organizaciones realicen cambios
considerables. Las empresas jvenes por lo general carecen de los recursos para
sostener incluso periodos cortos de tiempos problemticos. No es sorpresa que
slo el 10 por ciento de las compaas en la lista Fortune 500 en 1919 an existan
en la actualidad.

Estructura organizacional

Los tipos de sistemas de informacin que se encuentran en una empresa de


negocios y la naturaleza de los problemas con estos sistemas reflejan a
menudo el tipo de estructura organizacional. Por ejemplo, en una burocracia
profesional como un hospital, es comn encontrar sistemas paralelos de registros
de pacientes, uno operado por la administracin, otro por los doctores y otro por el
personal profesional como las enfermeras y las trabajadoras sociales. En las
pequeas empresas es comn encontrar sistemas mal diseados que se
desarrollan con prisa y a menudo se sobrepasa su utilidad con rapidez. En las
enormes empresas con varias divisiones que operan en cientos de lugares, es

6
comn descubrir que no hay un solo sistema de informacin integrador, sino que
cada localidad o divisin tiene su propio conjunto de sistemas de informacin.

4. SISTEMAS DE INFORMACIN Y ORGANIZACIN

Los Sistemas de Informacin (SI) se constituyen para mejorar la organizacin y el


espacio en la estructura de las mismas, el objetivo de este artculo es aprender los
conceptos tericos bsicos que nos permitan orientar la funcin de los SI en las
organizaciones.

Los SI en las organizaciones ofrecen ventajas y beneficios:

Mejorar la eficiencia
Aumentar la ventaja competitiva.

Con ventaja nos referimos a obtener una diferencia, en general sobre otras
organizaciones o sobre el estado actual de las cosas. Con beneficio nos referimos
a los resultados que podemos lograr con las ventajas en el mercado, ante los
competidores.

Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de un SI son los
factores que ms importan y lo que va a permitir tener una mejora favorable ante
cualquier tipo de organizacin competitiva.

Importancia de los sistemas de informacin en las Organizaciones

Un sistema de informacin para la organizacin es de suma importancia pues


facilita la organizacin y normalizacin de la informacin, con lo cual permite
conocer el estado de los datos, la informacin sobre mercados y competidores,
estadsticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la
gestin organizacional y la toma de decisiones.

Debe responder al cumplimiento de su misin y visin, como objetivos supremos


de esta, ya que los sistemas de informacin interactan directamente con el
ambiente de la organizacin, ya que los elementos del ambiente que incide en el

7
sistema constituyente una entrada y todos los resultados del sistema hacia su
ambiente en una salida. De igual manera la retroalimentacin constituye un
elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento de la organizacin; permitiendo
conocer el impacto de los servicios y productos, que sirvan como salidas en el
ambiente y proporcionan el rediseo del sistema en funcin de la satisfaccin de
las necesidades de los usuarios/ clientes que formaran entradas.

Eficacia o efectividad

La eficacia o efectividad responde a una pregunta: Qu se logr?

La efectividad busca una alta productividad, un aumento de la misma y una


consecuente mejora de los servicios. La eficiencia, se relaciona con la manera de
cumplir el objetivo. Con la bsqueda de mayor eficiencia se busca hacer ms por
menos, bajar costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.

Los SI que responden a este tipo de criterios son:

Sistemas que permitan un ahorro de costos

Sistemas que permitan una reduccin de labores manuales

Sistemas que permiten una reduccin de espacio fsico

Aumento de ventajas competitivas

Los SI de este tipo responden a la pregunta: Cmo lograr una posicin, un


servicio nico y diferente, antes los competidores que todava no lo poseen?

En general se caracterizan por permitir o habilitar el crecimiento del negocio y se


usan para ganar una ventaja sobre nuestros competidores. Los SI que responden
a este tipo de criterios son:

Sistemas de compra por Internet


Servicios bancarios diferentes
Sistemas de compra de pasajes areos

8
Ante este factor, las organizaciones competitivas reaccionan, con la incorporacin
de la novedad a sus recursos, tratan de disminuir la ventaja existente de la
empresa que lidera este proceso. Es decir, en forma ms fcil, copian al lder. La
lder gana mercado por el diferencial de tiempo ante la competencia tarda.

Los beneficios de eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no se dan


aislados, no son nicos. Un SI produce una combinacin de estos beneficios, en la
decisin d invertir en un buen SI. En general lo Sistemas ofrecen algo de las tres
ventajas aun que uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador d la opcin
de compra.

En los diferentes momentos en el tiempo el desarrollo de sistemas puso foco en


alguna de las ventajas mencionadas y; esta evolucin cronolgica ocurre y suele
darse en la evolucin de los objetivos perseguidos por los SI en una organizacin.

Dentro de las organizaciones son sistemas vivientes que actan y reaccionan ante
problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen
actitud de cambio y reaccin, es decir aquellas que estn: ciegas a sus problemas
de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas
necesidades de la gente, pierden rpidamente competitividad donde lo nico
permanente es el cambio en nuestra poca, y los principales problemas son los
siguientes:

Problema negativo: La situacin actual no satisface objetivos.


Problema potencial. La situacin proyectada no satisface el objetivo
Problema de implementacin. Cmo se va a concretar el objetivo?
Aprovechamiento de oportunidades: Generacin de un nuevo objetivo.

Los avances tecnolgicos en general y las tecnologas de informacin en particular


son un actor en estas acciones de cambio. Los SI habilitan a las organizaciones a
resolver problemas y/o son parte de las soluciones de las mismas. (Prieto &
Zornoza, 1996)

9
5. SISTEMAS DE INFORMACIN Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Muchos actores distinguen entre sistemas de informacin (SI) y tecnologa de


informacin (TI), si bien en un lenguaje vulgar no es fcil hallar una diferencia. Sin
embargo, la diferencia semntica no es trivial.

Los sistemas de informacin en una empresa, independiente del uso de


computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad temtica
anterior, son parte integrante de la empresa. La informacin aumenta nuestra
posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de certeza
donde no habra equvoco posible. Claro est, que estamos tomando como criterio
para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas, que claro que
muchas veces, las decisiones no se toman en forma racional.

A nivel de una organizacin tambin existe informacin formal e informal, y las


necesidades de informacin es tan amplia que se producen sistemas d
informacin de alta complejidad y calidad, a todos niveles de las decisiones
empresariales, y sus medios para mantener el sistema de informacin son
extraordinariamente amplios usndose:

Informes
Reuniones de consulta
Planillas de resultado
Boletines informativos
Balances
Planos
Mapas
Comunicaciones telefnicas
Comentarios informales

Los medios y su automatizacin para realizar y obtener la informacin es lo que se


denomina como Tecnologa de Informacin.

Flujo de informacin

10
Entre los distintos niveles existe un flujo de informacin. As mismo, la
organizacin toma informacin externa. En los siguientes grficos se muestra el
flujo de la informacin en forma terica y el flujo de la informacin en forma real.
Se puede observar los rebotes y/o ruido a los cuales quedan sujetos estos flujos.

6. LA INFORMACIN COMO RECURSO EN LAS ORGANIZACIONES

En la sociedad actual, denominada Sociedad de la Informacin , el uso y acceso


a la informacin constituye un cambio transcendental, desde el punto de vista
econmico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todos los mbitos de las
empresas. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una gua para la
solucin de problemas y representa las bases para el progreso organizacional en
el factor corporativo.

Segn Gil Horton, la informacin: es un bien que difiere de un bien econmico al


no acabarse al ser consumido; no se extingue al ser compartida, por el contrario,
la hace crecer. Propone dos definiciones de recursos de informacin:

Recursos de informacin (en singular): se refiere a la informacin en s, es decir el


contenido.

Recursos de informacin (en plural): son las herramientas, equipos, suministros,


personas y recursos utilizados para una entidad; tambin el capital, la inversin y
gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.

Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de informacin como el conjunto


formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a
las necesidades que una organizacin, recopila, elabora y distribuye la informacin
necesaria para la operacin de dicha organizacin y para las actividades de
direccin de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos de negocio de
acuerdo con su estrategia

11
7. LA TECNOLOGA COMO POTENCIADORA DEL CAMBIO

Se ha incluido este apndice tomado del libro: La organizacin en la era de la


informacin pensando en su utilidad prctica para comprobar un listado de
posibilidades que preparemos para una organizacin y no olvidar ninguno de los
aspectos posibles. Se ha incluido este apndice tomado del libro: La organizacin
en la era de la informacin pensando en su utilidad prctica para comprobar un
listado de posibilidades que preparemos para una organizacin y no olvidar
ninguno de los aspectos posibles.

Cada da son ms las organizaciones que utilizan las tecnologas de informacin y


comunicacin con el fin de desarrollar sistemas de informacin en ambientes
marcados por las nueva cultura informtica, donde los sistemas de informacin ya
no se confan a tareas como mantener las agendas de los clientes, nominas,
ventas, distribucin, etc. Si ahora se entiende al SI como parte de la
infraestructura de la empresa, es decir, su infoestructura. Con el paso del
procesamiento de datos de la informacin y su posterior distribucin.

Segn Andreu (1997) el CIO debe jugar un papel que no sea de un simple
(oteador tecnolgico), sino una figura con capacidad para entender los entresijos
del negocio a fondo, de manera que pueda proporcionar, sugerir y ayudar a
entender y justificar aplicaciones de la tecnologa para mejorar o innovar en
cualquier tipo de rea de una organizacin. Debe desarrollarse y aprender a
vincular el negocio con la tecnologa visualizar, analizar y planear las estrategias a
futuro siempre observado de cerca las necesidades del cliente y organizacin.

[Oteador tecnolgico: figura fundamentalmente centrada en los aspectos


tecnolgicos, vigilar y toma las precisiones acerca de la posible evolucin de las
TI.]

As mismo, el CIO es considerado una palanca de cambio en las organizaciones,


donde existen coincidencias conceptuales para definir el CIO, como un miembro
que debe poseer una gran capacidad para aprender continuamente, inclinado a la

12
innovacin y sumamente hbil para comunicar el valor agregado de la tecnologa
en las formas d la sociedad postindustrial. (ANDREU & RICART, 1991)

8. CONCLUSIN

Los Sistemas de Informacin, en las empresas postmoderna, se enfatizan en las


urgentes necesidades de entender los diferentes SI en las diferentes
organizaciones como instrumento que permita responder de manera gil y efectiva
en los diferentes entornos turbulentos. Para ello, resulta conveniente plantear las
relaciones de cambios en las estructuras organizacionales pertinentes, con el fin
de crear una cultura informacional.

Las consideraciones fundamentales destacan que, se requiere una clara


concepcin del valor de los SI en los diferentes niveles de las empresas, pues slo
es bajo estas pticas que la firman pudiendo dirigir sus estrategias de los
sistemas, sobreviviendo en el contexto de las diferentes demandas a nivel
competitividad de las diferentes empresas en la actualidad que brindan sus
servicios.

9. REFERENCIAS

https://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-y-organizacion/
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
https://es.scribd.com/doc/8575095/Sistemas-de-Informacion-
organizacion-administracion-y-estrategia

13