EL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES

OBJETIVOS
Los sistemas de costos han adoptado diferentes enfoques, segn los requerimientos y recursos disponibles a lo largo del tiempo. Pero ciertos objetivos se mantienen en esa evolucin: Analizar la eficiencia. Proporcionar informacin para fijar precios. Valorizar los stocks y contribuir a la determinacin del resultado del ejercicio. Brindar informacin para decisiones estratgicas.

INTRODUCCIN Costeo Basado en las Actividades-Activity Based Costing- o como se lo denomina comnmente Costeo ABC. Esta modalidad de calcular costos surgi en los Estados Unidos a principios de la dcada del 90, y si bien irrumpi en el mbito empresario con gran mpetu como una alternativa superadora de los sistemas de costos denominados tradicionales, en la actualidad se la considera como una forma de costeo que complementa a las conocidas. se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la mayora de las empresas actuales. Se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor

FUNDAMENTOS TEORICOS 1. Qu es el costeo basado en actividades? El costeo basado en actividades es un nuevo enfoque de los costos de la empresa, que toma la informacin financiera y operacional existente y la visualiza a travs de un modelo de actividades, permitiendo as analizar mltiples visiones del negocio, segn las decisiones que la empresa debe tomar. Puede adoptar la forma de un sistema rutinizable, si la relacin costo beneficio lo justifica, o la forma de un anlisis de costos si esto no es as. La forma de anlisis de costos se emplea fundamentalmente para sustentar

decisiones estratgicas y puede motivar y facilitar, en algunos casos la introduccin de sistemas rutinizables. 2. Cmo trabaja el ABC? El ABC parte de la informacin contable y la agrupa en elementos de costo. Estos gastos son asignados a las actividades de la empresa, y estas a su vez a la visin ms adecuada para los temas claves del negocio que importan a la toma de decisiones 2.1. De la informacin contable a los Elementos de Costo El Costeo basado en actividades agrupa los rubros contables de gastos en elementos de costo, de modo que cada elemento de costo refleja el uso de un recurso determinado. Para realizar esta agrupacin ser necesario analizar la informacin contable, y en algunos casos realizar ajustes extracontables que permitan adaptar los criterios financieros a los requerimientos de la informacin gerencial. A va de ejemplo, veamos esta asociacin en elementos de costos para un nmero reducido de rubros contables.

2.2. pasos para el diseo de un buen sistema abc Identificar las actividades. Identificar los Conceptos de costos de las actividades. Determinar los generadores de costo o cost drivers. Asignar los costos a las actividades y al producto. fases para implementar el ABC En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuacin se relacionan las ms comunes: Homologar productos, Negociar precios, Clasificar proveedores, Recepcionar materiales, Planificar la produccin,Expedir pedidos, Facturar, Cobrar, Disear nuevos productos, etc. Procesos, Compras, Ventas, Finanzas, Personal, Planeacin Investigacin y desarrollo finalidad del modelo ABC Producir informacin til para establecer el costo por producto. Obtencin de informacin sobre los costos por lneas de produccin. Utilizar la informacin obtenida para establecer polticas de toma de decisiones de la direccin. Producir informacin que ayude en la gestin de los procesos productivos
2.3. El Costeo de las actividades Para determinar los costos por actividad se deben cumplir los siguientes pasos: identificar las actividades realizadas ajustar la informacin contable para obtener el valor de los recursos consumidos (Elementos de costo) asignar los elementos de costo a las actividades mediante el empleo de trazadores. Actividad es lo que se realiza con habitualidad y tiene un objetivo en s mismo. La definicin de las actividades a considerar es uno de los aspectos claves del proceso de costeo ABC, especialmente cuando la empresa lo realiza por primera vez. Su nivel de detalle debe ajustarse para lograr un nmero de actividades, que permita a la vez: su visualizacin de conjunto y la identificacin de las medidas en que consumen recursos, criterios comunes a lo largo de toda la organizacin, obtener informacin cualitativamente til para conocer y comprender el comportamiento de los costos de la empresa, sus orgenes y destino, con un nivel de apertura que se adapte al requerido para las decisiones que habr de fundamentar.

Si el nmero de actividades fuera excesivo, el nivel de detalle impedira la visualizacin de conjunto necesaria para comprender el comportamiento de los costos y adoptar decisiones estratgicas. Adicionalmente dificultara la visualizacin independiente de algunas de tales actividades haciendo dudosa la identificacin de las medidas en que consumen recursos. Por otra parte si tal nivel de detalle fuera muy bajo no proporcionara informacin suficiente para poder actuar sobre el disparador o el consumidor de costos. Por tal motivo es fundamental que el equipo responsable de la implantacin, coordine la definicin de actividades a lo largo de toda la organizacin, unificando el nivel de apertura entre las diferentes reas y con los criterios previamente definidos en funcin del uso a dar a la informacin. A fin de facilitar esta labor puede ser til contar con listas estndar o listas empleadas previamente por otras empresas en igual rama de actividad. En un departamento de compras, podramos encontrar, a va de ejemplo, las siguientes actividades: Desarrollar estrategias de negocio Relacionarse con proveedores Administrar mercaderas compradas Pedir cotizaciones Concretar compras * Administrar contratos * Coordinar con otros sectores * Participar en capacitacin * Supervisar empleados

Identificadas las actividades, y agrupados los gastos contables en elementos de costo, estos deben ser asignados a aquellas. Para ello se deben utilizar criterios que permitan medir el empleo de los distintos recursos, por parte de cada actividad. Estos criterios o trazadores buscan ser medidas ms precisas y objetivas para la asignacin de gastos, en sustitucin de distribuciones globales y simplificadas de los gastos indirectos, dado que, debido a la incidencia creciente de tales gastos en el total de costos de las organizaciones, una distribucin inadecuada de los mismos puede originar fuertes distorsiones en el costo de los productos.

Veamos algunos trazadores posibles por Elemento de Costo: Mano de obra horas hombre en cada actividad ponderadas por su remuneracin (las horas de una categora superior se multiplican por un factor de correccin que permite sumarlas con las de la categora inferior); Edificios espacio fsico de las distintas reas por las horas hombre cumplidas en cada rea; Equipos horas mquina; Comunicacin Nmero de llamadas por actividad; Gtos. Adm. se descompone en sus gastos principales, y se traza cada uno por la medida de su consumo. Por ejemplo Papelera y tiles se puede trazar por una conjuncin de computadores y horas hombre en cada actividad, en tanto los gastos de movilidad por el nmero de viajes por actividad.

2.4. Anlisis del costo por actividades Trazando cada Elemento a las actividades, obtenemos el costo de estas. As la informacin que el sistema tradicional descompone en costos directos y gastos generales, puede ser analizada con una visin diferente: qu actividades son las que generan mis mayores costos.

Los sistemas tradicionales ubican los costos por centro de responsabilidad, apuntando a un control operativo: Cada responsable de rea debe responder por el exceso de sus costos en relacin al presupuesto. Sin embargo, esta visin brinda informacin muy limitada para su reduccin. El costeo basado en actividades, en cambio ubica los costos por actividades identificando as en qu se gasta. Esta informacin es la base para los anlisis que permitirn a la empresa identificar oportunidades concretas de reduccin de costos: actividades de alto costo que no son necesarias, o no poseen valor agregado, o son racionalizables.

Esto implica un cambio de nfasis que no anula la visin anterior, sino que la enriquece con nueva informacin. Si la empresa cuenta con informacin por centros de costos, el trazado de gastos puede realizarse por reas de actividad (concepto similar al de centro de costo), manteniendo as informacin de gastos por responsables. Esto permitir conocer el costo de las distintas actividades a lo largo de la organizacin y en particular en cada rea de responsabilidad. Si la empresa no ha empleado antes esa agrupacin el trazado puede realizarse sin la agrupacin en reas, requerir naturalmente un mayor esfuerzo de coordinacin. Esta informacin permite focalizar los esfuerzos de racionalizacin y reduccin de costos en aquellos puntos donde la empresa posee oportunidades reales. Para identificar tales oportunidades, es importante enriquecer el anlisis calificando a las actividades mediante atributos de inters para las decisiones que la empresa debe tomar. La seleccin de los atributos a ser empleados deber, por lo tanto, ajustarse a las cuestiones de inters para el anlisis. Diversidad de cuestiones pueden ser examinadas mediante el empleo de atributos. Algunos de los ms comnmente usados son: valor

agregado para el cliente, necesidad de la actividad, posible subcontratacin de la misma, contribucin a la calidad. El anlisis que plantea el cuadro que sigue a continuacin, es una primera aproximacin al anlisis que podra realizarse al emplear el atributo de valor agregado, discriminando la informacin incluso a nivel de las actividades individuales. Esto permitir concentrar la bsqueda de oportunidades, por ejemplo, en torno a las actividades que no son percibidas por el cliente o por las que l no est dispuesto a pagar.

Naturalmente esta informacin, por s sola, no es suficiente para sustentar decisiones de racionalizacin y reduccin de costos. Para ello es necesario emplear los atributos en forma combinada para responder a interrogantes tales como: cules son las actividades ms costosas y que no agregan valor, cules las menos costosas y que agregan valor, de las primeras, cules pueden ser subcontratadas y an no lo estn, de estas qu porcin de su costo sera subcontratada. 2.5. Anlisis de costos desde diferentes visiones Costeadas las actividades, estas pueden trazarse a productos/servicios, canales de distribucin, clientes, procesos, o reas funcionales. En cada caso deber seleccionarse la visin o visiones ms relevantes para los temas claves del negocio que se desea analizar. Veamos algunos anlisis posibles para las visiones de productos, clientes y canales de distribucin. a. Productos / servicios El ABC costea los productos contemplando su ciclo integral en la organizacin investigacin y desarrollo, compra de mercaderas, produccin, stockamiento, venta, cobranza. Incluye as gastos que los sistemas tradicionales no acumulaban al costo del

producto, tales como los de administracin y ventas, en general por atender primordialmente el objetivo de valuacin de inventarios. El costo de las lneas de productos o servicios se determina asignndole cada una de las actividades, previamente costeadas, en funcin del uso que de ellas realiza cada lnea de productos/servicios. A va de ejemplo algunos trazadores que se podra emplear, segn los tipos de actividades, son:

*Produccin No. de lotes, No. unidades *Facturacin renglones de facturacin *Venta tiempo de venta por producto, por las ventas realizadas *Compra renglones de orden de compra para las materias primas comunes a varios *productos se pondera por su uso *Cobranza importe de ventas El costo de la materia prima se asigna en forma directa al costo de los productos, de acuerdo al consumo real, o al estndar si no hay grandes diferencias. En tanto el costo de las actividades que no son relacionables con los productos, como la preparacin de informacin contable, no es trazado. Esta visin permite analizar la rentabilidad por lnea de producto y por lo tanto sustentar decisiones de racionalizacin de las lneas de productos/servicios, brindar elementos a considerar en el ajuste de precios, identificar el esfuerzo especial requerido por determinadas lneas.

Los resultados de esta visin seguramente sorprendern en comparacin con los de sistemas simplificadores, pero pueden incluso diferir sustancialmente de otros ms afinados, bsicamente debido a dos motivos: los sistemas generalmente aplicados no incluyen los gastos de administracin y ventas en el clculo de rentabilidad por lnea de producto/servicio; en cambio el ABC costea los productos contemplando su ciclo integral en la organizacin; la asignacin de costos sigue, en muchos sistemas, criterios altamente simplificadores que no contemplan los costos de complejidad, en tanto el ABC busca identificar medidas ms adecuadas del consumo de recursos.

En consecuencia la porcin de costos no asignada, o asignada en forma global, es en el ABC sustancialmente menor que en la generalidad de los sistemas tradicionales. Ambos costos podran llegar a ser similares, solo en casos en los que se cuente con un sistema afinado de costos y los elementos no considerados por este sean poco significativos.

b. Canales de distribucin De igual forma que se realiza el trazado de costos de actividades a productos se puede realizar a canales de distribucin. Este anlisis puede responder preguntas tales como: Cmo realizar las ventas: directamente a minoristas o a travs de distribuidores?, Por qu un medio de transporte es ms econmico que otro para un producto determinado, Qu impacto tiene un aumento de los costos de transporte en la rentabilidad, Cul es el verdadero costo de una poltica de entrega las 24 hs. Este anlisis puede ser de utilidad en toda empresa con importante actividad de distribucin, ya sea propia o subcontratada, y sin duda adquiere especial relevancia en empresas cuyo giro sustancial es la comercializacin. c. Clientes / mercados Esta visin permite identificar los costos de los diferentes tipos de clientes o mercados a fin de analizar aspectos tales como el impacto que los pedidos especiales de clientes tienen en los costos, el direccionamiento hacia pequeos o grandes clientes. Para ello se emplean herramientas como la identificacin de disparadores de costos, la modelizacin de la estrategia de fijacin de precios, y el anlisis de rentabilidad por cliente.

2.6.

ventajas del costos ABC

Facilita el costeo justo por lnea de produccin, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. Analiza otros objetos del costo adems de los productos. Indica inequvocamente los costos variables a largo plazo del producto. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestin de costos y para la evaluacin del rendimiento operacional. Ayuda a la identificacin y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimacin de costos. CONCLUSION