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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

PG. VERSIN FECHA CDIGO

1 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Marcos Garca, Gerente Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

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2 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS VERSIN: I BIENES DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES HOJA DE VIDA DEL MANUAL
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO

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3 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

CAUSA

AUTORIZADO POR

FECHA

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES NDICE GENERAL

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4 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice General Introduccin Objetivos y alcance del Manual Instrucciones de uso Base Legal Normas Generales Proceso N1: Control Perceptivo Proceso N2: Incorporacin al Inventario por Concepto de Compras de Adquisicin de Bienes Proceso N3: Toma Fsica del Inventario de Bienes Muebles Proceso N4: Movimiento y Traslado de Bienes entre las Dependencias de la Corporacin Proceso N5: Desincorporacin por Concepto de Inservibilidad Glosario

PG.
2 3 4 5 5 6 6-8 9-11

12 13 14 15 16 17-20

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES INTRODUCCIN

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5 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Se elabor el presente Manual de Normas y Procedimientos, cuya finalidad es detallar las actividades a cumplir en la Unidad de Bienes, para llevar a cabo el proceso de registro y control de los Bienes Nacionales, dentro de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., la Unidad de Bienes es una de las dependencias con gran importancia y relevancia dentro de la estructura organizativa, ya que es la responsable de registrar, controlar y supervisar todos los bienes adscritos al organismo. A fin de mantener una efectiva y eficiente administracin de los Bienes y de aplicar de manera uniforme las tcnicas que permitan la administracin, guarda y custodia de los Bienes asignados a la Corporacin de acuerdo a la normativa legal vigente. OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar informacin que sirva de gua a la Unidad de Bienes, al momento de ejecutar los procedimientos relacionados con el registro y control de los Bienes Nacionales. ALCANCE DEL MANUAL El presente Manual contiene las Normas y Procedimientos que debern cumplir los funcionarios adscritos de la Unidad de Bienes para ejecutar los procesos relacionados con el registro y control de Bienes Nacionales. En el mismo se detallan los procedimientos para el Movimiento y Traslado, Toma fsica del Inventario, Desincorporacin por Concepto de Inservibilidad, Incorporacin por Concepto de Compras, Control Perceptivo de los Bienes de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A.

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES INSTRUCCIONES DE USO

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6 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

En este manual usted podr consultar las normas, procedimientos y documentos para el Registro y Control de loa Bienes. Asimismo se encontrarn las instrucciones para el Control Perceptivo, Incorporacin al Inventario por concepto de Compras de Adquisicin de Bienes, Toma Fsica del Inventario de Bienes Muebles, Movimiento y Traslado de Bienes entre las Dependencias de la Corporacin y la Desincorporacin por Concepto de Inservibilidad. El Manual se encuentra estructurado en tres secciones: la primera agrupa la presentacin del manual, la cual incluye: hoja de aprobacin y hoja de vida, introduccin, objetivos, alcance, instrucciones de uso y base legal. La segunda incluye: normas y procedimientos para: elaboracin, modificacin y eliminacin de procesos. La tercera parte del manual la constituyen los anexos, grficas, flujogramas y formularios, que ilustran lo que se menciona en la descripcin de los procesos.

BASE LEGAL Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 5.453 Extraordinario del 24 de marzo de 2000. Seccin Cuarta: de la Contralora General de la Repblica. Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional, Decreto N 2.015 de fecha 25 de enero de 1977. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Publicada en Gaceta Oficial N 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 6.013 del 23 de diciembre de 2010.

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7 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Ley Orgnica de la Administracin Pblica, Gaceta Oficial N 37.305 del 17 de octubre de 2001. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinaria del 01 de julio de 1981. Ley Orgnica que Regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico, N Afectos a las Industrias Bsicas, Gaceta Oficial N 3.951 Extraordinaria del 07 de enero de 1987. Ley de Impuesto Sobre Sucesiones, Donaciones y Dems Ramos Conexos, Gaceta Oficial N 5.391 de fecha 22 de noviembre de 1999. Ley Contra la Corrupcin, Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinaria del 07 de abril de 2003. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, Gaceta Oficial N 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2003. Ley de Licitaciones, Gaceta Oficial N 34.628 de fecha 04 de enero de 1991. Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, Gaceta Oficial N 36.845 del 07 de diciembre de 1999. Decreto N 1.555 con Rango y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, Gaceta Oficial N 5.556 Extraordinaria del 11 de noviembre de 2001. Decreto con Rango y Fuerza de Ley Orgnica de Planificacin, Gaceta Oficial N 5.554, Extraordinaria del 13 de noviembre de 2001. Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, Gaceta Oficial N 5.128 Extraordinario de fecha 30 de diciembre de 1996.

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8 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Reglamento N 1 Sobre el Sistema Presupuestario, Gaceta Oficial N 5.592 Extraordinaria del 27 de junio de 2002. Reglamento N 2 Sobre el Sistema de Crdito Pblico, Gaceta Oficial N 38.117 del 28 de enero de 2005. Reglamento N 3 Sobre el Sistema de Tesorera, Gaceta Oficial N 37.419 del 09 de abril de 2002. Reglamento N 4 Sobre el Sistema de Contabilidad, Gaceta Oficial N 5.623 Extraordinaria del 29 de diciembre de 2002. Reglamento Sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, Gaceta Oficial N 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003. Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial N 36.229 del 17 de junio de 1997. Normas de Contabilidad del Sector Pblico, Resolucin N 01.00.00.032 de fecha 28 de noviembre de 1996. Manual de Auditora Interna y Manual de Normas de Control Interno de la Administracin Central, Gaceta Oficial N 5.275 Extraordinaria de fecha 17 de noviembre de 1998. Normas Internacionales de Contabilidad. Normas Internacionales de Auditoria. Principios Generalmente Aceptados de Contabilidad en Venezuela.

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9 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

La solicitud de desincorporacin de bienes muebles, puede deberse a alguna de las siguientes causas: - Desuso. - Obsolescencia del bien sin deterioro. - Inservibilidad (inutilidad por presentar avera total). - Inoperatividad (la reparacin es antieconmica). Todo movimiento de Bienes Muebles deber ser autorizado por la Gerencia de Administracin y Finanzas (Unidad de Bienes) por medio de una comunicacin. Estarn sujetos al presente manual y a las leyes en materia de bienes pblicos, todos los bienes que sean adquiridos a travs de recursos que directa o indirectamente formen o puedan formar parte del presupuesto de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. y que hayan sido adquiridos por la institucin. La Unidad de Bienes, ser el rgano responsable y encargado de realizar y tramitar todo el procedimiento inherente a las desincorporaciones de cualquier bien mueble de la Corporacin, susceptible de ser desincorporado, con el apoyo de la Gerencia de Administracin y Finanzas. Todos los procedimientos establecidos en el presente manual y los dems que involucren de manera directa los bienes muebles de la institucin, sern realizados bajo la tutela de la Unidad de Bienes, en ningn caso podrn ser realizados directa o indirectamente por otra unidad. Los responsables de uso son todos aquellos funcionarios que tienen asignados bienes para la realizacin de las funciones inherentes a su cargo.

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10 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Todo responsable de uso, estar obligado a facilitar y cooperar con la Unidad de Bienes, en la ejecucin de los procedimientos establecidos en el presente manual y bajo ningn supuesto podrn ejecutar procedimientos por su propia cuenta. La Unidad de Bienes, no custodiarn bienes ubicados en depsitos que no hayan sido notificados a la Unidad, estos deberan ser objeto de un procedimiento de desincorporacin a solicitud de la unidad receptora o la unidad cedente. Ningn usuario o responsable de uso de un bien mueble podr exponerlo a su deterioro y descuido dentro de la Institucin, en reas comunes; como pasillos, jardines, escaleras o cualquier otro lugar donde, la integridad del bien se encuentre vulnerada. Los bienes en custodia de las unidades cedentes o receptoras con posibilidad de ser reasignados, permanecern hasta tres (3) meses por la espera de asignacin de cualquier unidad necesitada, luego de este tiempo podrn ser dispuestos para su enajenacin de acuerdo al procedimiento respectivo. Los bienes que pertenezcan a la Corporacin as como aquellos que posea en calidad de prstamo, slo podrn ser utilizados con el fin para el cual o los cuales estn destinados. Los bienes adquiridos por la Corporacin, por cualquiera de las modalidades incluidas en este manual, son de conformidad patrimonial y pasan a ser administrados nicamente por la misma. Todas las actividades concernientes a los bienes muebles e inmuebles de la Corporacin como su administracin, custodia, enajenacin, entre otras, se regirn por la normativa del presente manual. Para el costo de cualquier bien que sea producido por la Corporacin, ya sea para su venta o uso propio de la Institucin, sern considerados todos los desembolsos que se hubieran causado para su creacin, hasta el momento de terminado el producto.

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11 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

La Unidad de Bienes, estarn en la obligacin de realizar anualmente los inventarios correspondientes, a todas las unidades para mantener un inventario continuo y actualizado de los bienes existentes dentro de las instalaciones de la Corporacin, en ste deben considerarse las inclusiones y exclusiones ocurridas durante al ao fiscal, partiendo del inventario inmediatamente anterior. Es responsabilidad del jefe de la unidad cedente, solicitar el levantamiento del inventario fsico de los bienes bajo su custodia, cuando ste deje de pertenecer a una unidad sea cual sea la causa, el levantamiento debe ser realizado por la Unidad de Bienes. De acuerdo a la norma anterior, levantado el inventario fsico y justificado las variaciones en caso de haberlas, la Unidad de Bienes deber, entregar un acta donde libre de responsabilidad al jefe de la unidad cedente (responsable de uso cedente de dichos bienes). Al inicio de cada ao, la Gerencia de Administracin y Finanzas, previo a las instrucciones de la Presidenta, realizar una verificacin de inventario con el apoyo de las Unidades o Gerencias a efectos de conciliar los saldos de los activos para la entrega de los inventarios actualizados. La Unidad de Compras, las unidades receptoras, las unidades cedentes y las dems unidades involucradas en la recepcin, custodia y manejo de los bienes del estado, estn sujetas al igual que la Unidad de Bienes, a las leyes que regulan los bienes nacionales pblicos, as como tambin a las normas y procedimientos que se deriven de ellas en materia de bienes en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A.

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12 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

PROCEDIMIENTO N 01: CONTROL PERCEPTIVO Normativa: De ser vehculos, maquinarias, motocicletas o equipos recibidos de otras dependencias, se deber tomar fotos.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N 01: CONTROL PERCEPTIVO RESPONSABLE ACCIN Recibe orden de compra por parte de la Unidad responsable de la adquisicin (Compras). Recibe nota de entrega en conjunto con el Almacn por parte del proveedor. Verifica que las caractersticas del bien recibido coincidan con lo descrito en la orden de compra o nota de entrega (se tomara en cuenta: marca, modelo, serial, color y capacidad). - De no coincidir el bien recibido con los documentos mencionados, ser devuelto el bien a el proveedor, o se deber recibir por parte del proveedor una nueva nota. - En caso de que las caractersticas coincidan con todo lo dicho anteriormente, se procede a levantar el acta de control perceptivo y se le asigna un numero. Se anexa el acta de control, la nota de entrega, orden de compra, factura y fotos (en caso que aplique). Firma y sella el personal de la Unidad de Bienes, Almacn, en seal de conformidad con los bienes inspeccionados. Enva acta de control perceptivo con sus respectivos soportes en original a la Unidad de Compras el cual firma y sella. Compras devuelve copia firmada y sellada a las unidades receptoras. Actualiza la relacin de controles perceptivos. Archiva copia del control perceptivo con sus respectivos soportes. FIN DEL PROCESO

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13 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

PROCEDIMIENTO N 2: INCORPORACIN AL INVENTARIO POR CONCEPTO DE COMPRAS DE ADQUISICIN DE BIENES Normativa: Al salir el bien del Almacn, se le asigna nmero de identificacin. Los primeros cinco (5) das de cada mes ser enviada a Contabilidad y a Casa de Gobierno la relacin de bienes incorporados a la fecha actual. Se recibe por parte de Casa de Gobierno la numeracin de los bienes incorporados. Se colocaran las etiquetas en fsico a cada bien con numeracin de Casa de Gobierno y se actualizara en digital, responsable de uso, murales e inventario general de bienes.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N 2: INCORPORACIN AL INVENTARIO POR CONCEPTO DE COMPRAS DE ADQUISICIN DE BIENES RESPONSABLE ACCIN Se hace la impresin de la planilla de incorporacin y la misma se llena con las caractersticas del bien. Se anexa copia del control perceptivo del bien saliente con soporte del control. La planilla es firmada por funcionarios de la Unidad de Bienes, luego se enva para la firma de la Unidad que solicita el bien y para la firma de la Gerencia de Administracin y Finanzas. Al regresar la planilla firmada a la Unidad de Bienes, se incluye el bien en la relacin de incorporaciones, murales e inventario general. Se realiza el responsable de uso del bien solicitado. Se enva a la Unidad responsable del bien para su firma. Recibe el formato firmado, se le anexa una copia al mural para mantener actualizado el inventario de la oficina. FIN DEL PROCESO

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14 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

PROCEDIMIENTO N 3: TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES RESPONSABLE ACCIN Planifica, acuerda la programacin, para la realizacin del inventario. Enva Comunicacin Interna notificando a la unidad en la cual se va a realizar el inventario, participndole el da exacto y los funcionarios designados para dicha labor. Recibe copia de la Comunicacin Interna, firmada y sellada en seal de enterado y archiva, para su control, en la fecha de la Toma Fsica del Inventario. Emite el listado de la unidad a inventariar. Distribuye el listado de Activos Fijos. Enva el equipo de trabajo a las unidades a inventariar, para la toma fsica, en la fecha prevista. Efecta el conteo de bienes. Verifica contra el listado las variaciones (sobrantes y/o faltantes). Emite la relacin de las variaciones para su justificacin. Levanta el Acta de Terminacin en original y copia anexando el listado de las variaciones con las observaciones pertinentes. Solicita la firma del Responsable de la unidad, en seal de conformidad con el acta levantada. Entrega copia del Acta de Terminacin, al responsable de la unidad inventariada. Recibe Acta de Terminacin en original y originales del listado de conteo. Elabora informe de resultado del inventario, proponiendo los posibles ajustes e indicando los bienes no localizados y anexando los soportes (Listado de Inventario, Actas, Listado de Variaciones con Observaciones). Elabora una comunicacin interna, informando de los bienes que no han sido localizados, al departamento de Auditora Interna, para que realice su proceso interno correspondiente. Recibe autorizacin de los ajustes por parte de la Gerencia de Administracin y Finanzas. Registra los ajustes en el modulo de Activos Fijos y enva a la Unidad de Contabilidad para tramitacin pertinentes. Emite Inventarios de Activos Fijos ajustado y enva a la unidad inventariada para su control interno, con su respectivo formato actualizado de responsable de uso. FIN DEL PROCESO

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15 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

PROCEDIMIENTO N 4: MOVIMIENTOS Y TRASLADOS DE BIENES ENTRE LAS DEPENDENCIA DE LA CORPORACIN RESPONSABLE UNIDAD DE BIENES UNIDAD CEDENTE UNIDAD RECEPTORA ACCIN Recibe de la Unidad Cedente o Receptora, solicitud o notificacin de movimiento de un bien (s), con sus caractersticas bsicas: marca, modelo, serial. (por escrito-verbalmente). Ubica el bien en el Inventario General de Bienes, para obtener la informacin requerida en el Formato Movimientos de Activos Fijos. Rellena el formato de Movimientos de Activos Fijos con informacin del Bien (s) en Original y dos Copias y se enva a la Unidad Cedente. Recibe Original y Copias del formato de Movimientos de Activos Fijos, el cual deber firmar y sellar en seal de conformidad con el movimiento del bien (s). Enva a la Unidad Receptora el bien (s) con Original y Copias de dicho formato debidamente firmado y sellado. Recibe el bien ms Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, el cual deber firmar y sellar en seal de conformidad con la recepcin del bien (s). Devuelve Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, a la Unidad de Bienes. Recibe Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, debidamente firmado y sellado por la Unidad Cedente y la Unidad Receptora. Firma y valida dicho formato el cual autoriza el traslado del bien (s). Enva copia del mismo a la Unidad Cedente y la Unidad Receptora para su control interno. Registra el movimiento en el Inventario General de Bienes. Actualiza el formato responsable de uso. Archiva el formato Movimientos de Activos Fijos, y responsable de uso.

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FIN DEL PROCESO

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16 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

PROCEDIMIENTO N 05: DESINCORPORACIN POR CONCEPTO DE INSERVIBILIDAD Normativa: Ser enviada los primeros cinco (5) das de cada mes, relacin de bienes desincorporados, a la Unidad de Contabilidad y a Casa de Gobierno. Los bienes desincorporados sern trasladados fsicamente a la Unidad de Almacn. Todo bien desincorporado pasara a la relacin de Bienes Desincorporados.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N 05: DESINCORPORACIN POR CONCEPTO DE INSERVIBILIDAD RESPONSABLE ACCIN Recibe solicitud de desincorporacin de la Unidad o Gerencia Solicitante. Verifica que el bien se encuentre en mal estado. Enva un oficio a la Unidad con competencia, solicitando informe tcnico, que justifique la condicin del bien. Recibe informe solicitado sobre condicin del bien. Llena la planilla de desincorporacin, anexando informe solicitado, y se anexa una copia de la planilla al mural de Bienes de la Unidad o Gerencia Solicitante. Se extrae el bien del inventario general de bienes y se coloca en la Relacin de Bienes Desincorporados. FIN DEL PROCESO

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FLUJOGRAMA
Proceso N1 CONTROL PERCEPTIVO Pgina 1/1

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17 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

UNIDAD DE BIENES
INICIO

Recibe orden de compra por parte de la Unidad responsable de la adquisicin (Compras).

Se anexa el acta de control, la nota de entrega, orden de compra, factura y fotos (en caso que aplique).

Recibe nota de entrega en conjunto con el Almacn por parte del proveedor.

Firma y sella el personal de la Unidad de Bienes, Almacn, en seal de conformidad con los bienes inspeccionados.

Verifica que las caractersticas del bien recibido coincidan con lo descrito en la orden de compra o nota de entrega (se tomara en cuenta: marca, modelo, serial, color y capacidad).

Enva acta de control perceptivo con sus respectivos soportes en original a la Unidad de Compras el cual firma y sella.

Compras devuelve copia firmada y sellada a las unidades receptoras. Decisin? SI NO De no coincidir el bien recibido con los documentos mencionados, ser devuelto el bien a el proveedor, o se deber recibir por parte del proveedor una nueva nota.

Actualiza la relacin de controles perceptivos.

Archiva copia del control perceptivo con sus respectivos soportes.

En caso de que las caractersticas coincidan con todo lo dicho anteriormente, se procede a levantar el acta de control perceptivo y se le asigna un numero.

FIN

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18 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

FLUJOGRAMA
Proceso N2
INCORPORACIN AL INVENTARIO POR CONCEPTO DE COMPRAS DE ADQUISICIN DE BIENES

Pgina 1/1

UNIDAD DE BIENES
INICIO

Se hace la impresin de la planilla de incorporacin y la misma se llena con las caractersticas del bien.

Se enva a la Unidad responsable del bien para su firma.

Se anexa copia del control perceptivo del bien saliente con soporte del control.

Recibe el formato firmado, se le anexa una copia al mural para mantener actualizado el inventario de la oficina.

La planilla es firmada por funcionarios de la Unidad de Bienes, luego se enva para la firma de la Unidad que solicita el bien y para la firma de la Gerencia de Administracin y Finanzas.

FIN

Al regresar la planilla firmada a la Unidad de Bienes, se incluye el bien en la relacin de incorporaciones, murales e inventario general.

Se realiza el responsable de uso del bien solicitado.

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19 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

FLUJOGRAMA
Proceso N3
TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Pgina 1/1

UNIDAD DE BIENES
INICIO Levanta el Acta de Terminacin en original y copia anexando el listado de las variaciones con las observaciones pertinentes. Solicita la firma del Responsable de la unidad, en seal de conformidad con el acta levantada.

Planifica, acuerda la programacin, para la realizacin del inventario.

Enva Comunicacin Interna notificando a la unidad en la cual se va a realizar el inventario, participndole el da exacto y los funcionarios designados para dicha labor.

Entrega copia del Acta de Terminacin, al responsable de la unidad inventariada. Recibe Acta de Terminacin en original y originales del listado de conteo.

Recibe copia de la Comunicacin Interna, firmada y sellada en seal de enterado y archiva, para su control, en la fecha de la Toma Fsica del Inventario.

Emite el listado de la unidad a inventariar.

Elabora informe de resultado del inventario, proponiendo los posibles ajustes e indicando los bienes no localizados y anexando los soportes (Listado de Inventario, Actas, Listado de Variaciones con Observaciones). Elabora una comunicacin interna, informando de los bienes que no han sido localizados, al departamento de Auditora Interna, para que realice su proceso interno correspondiente. Recibe autorizacin de los ajustes por parte de la Gerencia de Administracin y Finanzas.

Distribuye el listado de Activos Fijos.

Enva el equipo de trabajo a las unidades a inventariar, para la toma fsica, en la fecha prevista.

Efecta el conteo de bienes. Registra los ajustes en el modulo de Activos Fijos y enva a la Unidad de Contabilidad para tramitacin pertinentes. Emite Inventarios de Activos Fijos ajustado y enva a la unidad inventariada para su control interno, con su respectivo formato actualizado de responsable de uso.

Verifica contra el listado las variaciones (sobrantes y/o faltantes).

Emite la relacin de las variaciones para su justificacin.

FIN

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20 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

FLUJOGRAMA
Proceso N4
MOVIMIENTOS Y TRASLADOS DE BIENES ENTRE LAS DEPENDENCIA DE LA CORPORACIN

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UNIDAD DE BIENES
INICIO Recibe de la Unidad Cedente o Receptora, solicitud o notificacin de movimiento de un bien (s), con sus caractersticas bsicas: marca, modelo, serial. (por escrito-verbalmente). Ubica el bien en el Inventario General de Bienes, para obtener la informacin requerida en el Formato Movimientos de Activos Fijos. Rellena el formato de Movimientos de Activos Fijos con informacin del Bien (s) en Original y dos Copias y se enva a la Unidad Cedente. Recibe Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, debidamente firmado y sellado por la Unidad Cedente y la Unidad Receptora. Firma y valida dicho formato el cual autoriza el traslado del bien (s). Enva copia del mismo a la Unidad Cedente y la Unidad Receptora para su control interno. Registra el movimiento en el Inventario General de Bienes. Actualiza el formato responsable de uso. Archiva el formato Movimientos de Activos Fijos, y responsable de uso. FIN

UNIDAD CEDENTE

UNIDAD RECEPTORA

Recibe Original y Copias del formato de Movimientos de Activos Fijos, el cual deber firmar y sellar en seal de conformidad con el movimiento del bien (s).

Recibe el bien ms Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, el cual deber firmar y sellar en seal de conformidad con la recepcin del bien (s).

Enva a la Unidad Receptora el bien (s) con Original y Copias de dicho formato debidamente firmado y sellado.

Devuelve Original y Copias del formato Movimientos de Activos Fijos, a la Unidad de Bienes.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Marcos Garca, Gerente Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

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21 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

FLUJOGRAMA
Proceso N5
DESINCORPORACIN POR CONCEPTO DE INSERVIBILIDAD

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UNIDAD DE BIENES
INICIO

Recibe solicitud de desincorporacin de la Unidad o Gerencia Solicitante.

Verifica que el bien se encuentre en mal estado.

Enva un oficio a la Unidad con competencia, solicitando informe tcnico, que justifique la condicin del bien.

Recibe informe solicitado sobre condicin del bien.

Llena la planilla de desincorporacin, anexando informe solicitado, y se anexa una copia de la planilla al mural de Bienes de la Unidad o Gerencia Solicitante.

Se extrae el bien del inventario general de bienes y se coloca en la Relacin de Bienes Desincorporados.

FIN

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UNIDAD DE BIENES REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES GLOSARIO Avalo: es la accin y efecto de valorizar, valorar y evaluar una cosa.

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22 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Bienes de Consumo: son los que se adquieren con la finalidad de ser utilizados en las actividades normales del organismo. Son de corta duracin y en general no tienen una duracin superior a un ao. Dentro de esta clasificacin se incluyen los semovientes no utilizados para su reproduccin. No son reparables o su reparacin demanda un costo igual o mayor que el de reposicin. Son bienes muebles que no aumentan el activo. Bienes en Uso: son bienes materiales que aumentan el activo de las entidades del sector pblico en un perodo determinado, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a depreciacin. Los bienes de uso inmuebles comprenden los terrenos, estructuras, instalaciones y obras adicionales de carcter fijo, permanente o semipermanente que se encuentren destinados al servicio oficial del estado. Los bienes muebles en uso comprenden el valor de la maquinara, equipos o edificaciones y no desaparecen al primer uso. Abarca tambin los semovientes utilizados como animales reproductores, de silla y de tiro, entre otros. Bienes del Dominio Pblico: son aquellos bienes de uso pblico o de uso privado por parte de la nacin, de los estados y de las municipalidades, tales como: caminos, lagos, ros, murallas, fosos, puentes, plazas y dems bienes semejantes. Bienes Muebles: se les llama bienes muebles a la maquinara, equipos y objetos permanentes adscritos formalmente al servicio de una dependencia y que no estn adheridos fsicamente a los terrenos o edificaciones. Bienes Inmuebles: son inmuebles por su naturaleza (terrenos, edificios, rboles mientras no hayan sido derribados, los frutos de la tierra y de los rboles, mientras no hayan sido cosechados, ni separados del suelo, y en general, toda construccin adherida de modo permanente a la tierra). Por su destinacin (las cosas que el propietario del suelo ha puesto en l para su uso, cultivo y beneficio y tambin todos los objetos muebles que el propietario ha destinado a un terreno o edificio para que permanezcan en l constantemente), por objeto (los derechos del propietario y del enfiteuta sobre los predios sujetos a enfiteusis) a que se refieren.

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23 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Compras: se utilizar este concepto para registrar las adquisiciones de bienes muebles que se efecten de acuerdo a las normas legales y administrativas aplicables; tambin se registrarn las compras de bienes muebles. Compromiso Presupuestario: acto mediante el cual el organismo dispone de conformidad con la Ley, la realizacin de un gasto que por su monto y naturaleza sea imputable a partidas con crditos disponibles en el presupuesto. Demolicin: se utilizar este concepto para desincorporar los edificios y dems instalaciones fijas de propiedad nacional que sean demolidos, previa autorizacin de la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas. Depreciacin: (segn peritos evaluadores).- procedimiento que se utiliza para expresar el menor valor que experimenta un bien en el curso de su vida til. Depreciacin Contable: Es la distribucin del costo durante la vida til estimada del bien y su clculo se har de acuerdo a las polticas contables asumidas por la Corporacin. Desincorporaciones: son las desagregaciones totales o parciales, de bienes muebles que disminuyan el valor de los bienes y/o del Patrimonio de la Administracin Pblica Nacional. Desincorporacin por Traspaso: se utilizar este concepto, para registrar las entregas de bienes muebles en uso que se efecten a otras dependencias de la Corporacin cuyo titular sea ordenador de pago. De las incorporaciones: son las agregaciones de bienes muebles al patrimonio de la Administracin Pblica Nacional. Donacin: son aquellos bienes que pasan a ser donados a una Dependencia de la Corporacin.

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24 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Deterioro: mediante este concepto y previa autorizacin de la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas, se dar salida a los bienes muebles daados parcialmente, que no tengan partes utilizables, pero si hay posible valor de salvamento. Ejecucin Presupuestaria: se entiende como el conjunto de actuaciones administrativas tendentes a la realizacin del Gasto Pblico. Enajenar: es transferir a otro el dominio de una cosa. Enajenacin de un Bien: es transferir la propiedad de bien a otra persona o Institucin. Faltantes por Investigar: este concepto deber utilizarse cuando se produzcan diferencias entre las existencias fsicas y los respectivos inventarios permanentes, por prdida o sustraccin de Bienes Nacionales en las dependencias. Ficha de Bienes: cdula identificativa que contiene toda la informacin relativa a los bienes muebles (cdigos, inventario y fecha de incorporacin, entre otros). Incorporacin por Donacin: se emplea este concepto, para registrar las incorporaciones de bienes nacionales que ocurran como consecuencia de donaciones. Incorporacin por Permuta: se utilizar este concepto para registrar las incorporaciones de bienes nacionales que ocurran por cambio de activos. Incorporacin por Traspaso: se utilizar este concepto para registrar los bienes muebles en uso recibidas de otras dependencias administrativas de la Corporacin. Incorporaciones: son las agregaciones de bienes muebles al Patrimonio de la Administracin Pblica Nacional.

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25 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-UB

Pago: momento en el cual se extingue la obligacin mediante el abono en cuenta o la entrega de cheque o efectivo. Precompromiso: acto interno administrativo que se utiliza para garantizar el crdito presupuestario. Prstamo: son aquellos bienes que pasan en calidad de prstamo, por un tiempo determinado, a una Dependencia de la Corporacin o a otro ente externo. Reasignaciones: son las transferencias del poder de administracin de los bienes muebles de la Administracin Pblica Nacional por cambio de la asignacin a categora programtica, destino o uso de sus responsables. Implican un descargo y cargo simultneo de la asignacin programtica, destino y/o responsabilidades de la administracin o custodia de dicho Bienes. Las reasignaciones no modifican cuantitativamente el patrimonio de la Administracin Pblica Nacional. Requisicin: formularios que se utilizan para solicitar las necesidades de cada organismo. Responsables Patrimoniales por Uso: son cada uno de los funcionarios que tienen asignados los bienes muebles para el uso de la ejecucin de sus propias actividades y por tanto estn obligados a velar por su buen uso y conservacin. Responsables Patrimoniales Primarios: son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de programas presupuestarios de los organismos ordenadores de compromisos y pagos. Rtulos: sistema de marcaje, para identificar los bienes (inscripcin que se fija en los bienes muebles). Transferir: es la accin de pasar de un lugar a otro una cosa. Traslado: Cambio de ubicacin del bien. Valuacin: valorar o poner precio a los Bienes.

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