Metodologa de marco lgico: La metodologa de marco lgico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin

de proyectos. El mtodo fue elaborado originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos: Planificacin de proyectos carentes de direccin y con objetivos mltiples muy abiertos. Proyectos que no se ejecutaban exitosamente, y el alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto no estaba claramente definida. Y no exista una imagen clara de cmo lucira el proyecto si tuviese xito, y los evaluadores no tenan una base objetiva para comparar lo que se planeaba con lo que suceda en la realidad. Es importante hacer una distincin entre lo que es conocido como metodologa de marco lgico y la matriz de Marco Lgico. La metodologa contempla anlisis del problema, anlisis de los involucrados, jerarqua de objetivos y seleccin de una estrategia de implementacin ptima. El producto de esta metodologa analtica es la matriz (el marco lgico), la cual resume lo que el proyecto pretende hacer y cmo, cules son los supuestos claves y cmo los insumos y productos del proyecto sern monitoreados y evaluados. Identificacin del problema y alternativas de solucin: Este proceso nace con la necesidad de contestar una interrogante o situacin problemtica. La Metodologa Marco Lgico incorpora cuatro elementos analticos importantes que ayudan a guiar este proceso, los cuales se describirn a continuacin: Anlisis de involucrados Es muy importante estudiar a cualquier persona o grupo, institucin o empresa susceptible de tener un vnculo con un proyecto dado. El anlisis de involucrados permite optimizar los beneficios sociales e institucionales del proyecto y limitar los impactos negativos. Al analizar sus intereses y expectativas se puede aprovechar y potenciar el apoyo de aquellos con intereses coincidentes o complementarios al proyecto, disminuir la oposicin de aquellos con intereses opuestos al proyecto y conseguir el apoyo de los indiferentes. Anlisis del problema Al preparar un proyecto, es necesario identificar el problema que se desea intervenir, as como sus causas y sus efectos. Se toman en cuenta los siguientes pasos: Analizar e identificar lo que se considere como problemas principales de la situacin a abordar. A partir de una primera lluvia de ideas establecer como el problema central que afecta a la comunidad, aplicando criterios de prioridad y selectividad. Definir los efectos ms importantes del problema en cuestin, de esta forma se analiza y verifica su importancia. Anotar las causas del problema central detectado. Esto significa buscar qu elementos estn o 1

podran estar provocando el problema. Una vez que tanto el problema central, como las causas y los efectos estn identificados, se construye el rbol de problemas. Revisar la validez e integridad del rbol dibujado, todas las veces que sea necesario. Anlisis de objetivos El anlisis de los objetivos permite describir la situacin futura a la que se desea llegar una vez se han resuelto los problemas. Consiste en convertir los estados negativos en soluciones, expresadas en forma de estados positivos. Identificacin de alternativas de solucin al problema En esta parte se proponen acciones probables que puedan en trminos operativos conseguir el medio. El supuesto es que si se consiguen los medios ms bajos se soluciona el problema, que es lo mismo que decir que si eliminamos las causas ms profundas estaremos eliminando el problema. Seleccin de la alternativa ptima Este anlisis consiste en la seleccin de una alternativa que se aplicar(n) para alcanzar los objetivos deseados. Durante el anlisis de alternativas o estrategias, conviene determinar los objetivos dentro de la intervencin y de los objetivos que quedarn fuera de la intervencin. Este anlisis requiere: La identificacin de las distintas estrategias posibles para alcanzar los objetivos; Criterios precisos que permitan elegir las estrategias; La seleccin de la estrategia aplicable a la intervencin. Para seleccionar una alternativa se evalan y comparan entre las identificadas como posibles soluciones del problema, para ello se realizan diferentes anlisis como: Diagnostico de la situacin (rea de estudio, reas de influencia, poblacin objetivo, demanda, oferta y dficit). Estudio tcnico de cada alternativa (tamao, localizacin, tecnologa). Anlisis los costos de las actividades que cada alternativa demanda. Anlisis de los beneficios. Se hace una comparacin a travs de algunos criterios e indicadores y de esta comparacin tomamos la que muestra los mejores resultados. Estructura analtica del proyecto Esto se refiere a la esquematizacin del proyecto. Dicho de otra manera, es un esquema de la alternativa de solucin ms viable expresada en sus rasgos ms generales a la manera de un rbol de objetivos y actividades, que resume la intervencin en 4 niveles jerrquicos. Este orden jerrquico (vertical), que es la base para construccin de la matriz de marco lgico del proyecto, tambin puede ser de utilidad para ordenar las responsabilidades en la gerencia de proyectos en la etapa de ejecucin. Para construir la EAP deberamos seguir los siguientes pasos: 2

 Partiendo de arriba hacia abajo. Lo primero ser obtener los fines o fin, dependiendo del proyecto, los cuales se toman del rbol de objetivos. Para el ejemplo se consideraron los niveles superiores en el rbol y que adems fueran los ms importantes para la empresa. De igual manera, el problema central se identifica a partir del rbol de objetivos. Para identificar los productos o componentes se puede analizar la informacin obtenida en la identificacin de alternativas, mirar cual de ellas es la seleccionada y el anlisis de costos de la misma. Normalmente en la configuracin de las alternativas aparecen enunciados los productos y adems estos se desarrollan en actividades cuando se hace el estudio de costos de cada alternativa. Para identificar las acciones es preferible revisar el presupuesto de la alternativa ptima, donde un rubro o grupo de estos, se proponen como acciones. Matriz de (planificacin) marco lgico La matriz de marco lgico presenta en forma resumida los aspectos ms importantes del proyecto. Posee cuatro columnas que suministran la siguiente informacin: Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades. Indicadores (resultados especficos a alcanzar). Medios de verificacin. Supuestos (factores externos que implican riesgos). Y cuatro filas que presentan informacin acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificacin y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto: Fin al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el proyecto ha estado en funcionamiento. Propsito logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado. Componentes/Resultados completados en el transcurso de la ejecucin del proyecto. Actividades requeridas para producir los Componentes/Resultados. Lgica vertical (de la columna de objetivos) La matriz de marco lgico, se construye de forma tal que se puedan examinar los vnculos causales de abajo hacia arriba entre los niveles de objetivos, a esto se le denomina lgica vertical. Si el proyecto est bien diseado, lo que sigue es vlido: Las actividades especificadas para cada componente son necesarias para producir el componente; Cada componente es necesario para lograr el propsito del proyecto; No falta ninguno de los componentes necesarios para lograr el propsito del proyecto; Si se logra el propsito del proyecto, contribuir al logro del fin; Se indican claramente el fin, el propsito, los componentes y las actividades; El fin es una respuesta al problema ms importante en el sector. Evaluacin de la columna de los indicadores Es recomendable, revisar la columna de los indicadores, para lo cual deber verificarse que: 3

 Los indicadores de propsito no sean un resumen de los componentes, sino una medida del resultado de tener los componentes en operacin; Los indicadores de propsito midan lo que es importante; Todos los indicadores estn especificados en trminos de cantidad, calidad y tiempo; Los indicadores para cada nivel de objetivo sean diferentes a los indicadores de otros niveles; El presupuesto sea suficiente para llevar a cabo las actividades identificadas. Medios de verificacin La Matriz de marco lgico indica dnde el ejecutor o el evaluador pueden obtener informacin acerca de los indicadores. Ello obliga a los planificadores del proyecto a identificar fuentes existentes de informacin o a hacer previsiones para recoger informacin, quizs como una actividad del proyecto. No toda la informacin tiene que ser estadstica. La produccin de componentes puede verificarse mediante una inspeccin visual del especialista. La ejecucin del presupuesto puede verificarse con los recibos presentados para reembolso o como justificacin para volver a integrar el fondo rotatorio. Lgica Horizontal El conjunto Objetivo Indicadores-Medios de verificacin define lo que se conoce como lgica horizontal en la matriz de marco lgico. sta puede resumirse en los siguientes puntos: Los medios de verificacin identificados son los necesarios y suficientes para obtener los datos requeridos para el clculo de los indicadores. Los indicadores definidos permiten hacer un buen seguimiento del proyecto y evaluar adecuadamente el logro de los objetivos. Indicadores Se puede definir como indicador a la especificacin cuantitativa y cualitativa para medir el logro de un objetivo, aceptada colectivamente por los involucrados en el proyecto como adecuada para lograr el objetivo correspondiente. Puede haber varios indicadores para cada componente, como tambin para el propsito y el fin que persigue el proyecto. Sin embargo, esto no es necesario si con un solo indicador se puede definir adecuada y operacionalmente el objetivo. Como regla general se debe usar el mnimo de indicadores requeridos para especificar adecuadamente un objetivo. Cabe recalcar que los indicadores requieren acuerdo con los beneficiarios y otros involucrados en el proyecto, con el propsito de evitar conflictos posteriores. Ello implica que los involucrados acuerden anticipadamente la definicin del indicador y stos deben ser escritos en forma de que cada involucrado en el proyecto pueda reconocer cuando se ha alcanzado lo deseado. Medios de verificacin En la matriz de marco lgico los medios de verificacin indican dnde el ejecutor o el evaluador pueden obtener informacin acerca de los indicadores, por esto es necesario tomar algunas precauciones al momento de redactarlos. Dems est decir que as como los indicadores, los medios 4

de verificacin deben ser prcticos y econmicos y que proporcionan, ambos, la base para supervisar y evaluar el proyecto. Supuestos Los supuestos son las condiciones suficientes para obtener los resultados. Tambin definen la sostenibilidad del resultado en muchos casos. Los supuestos son factores crticos, que estn fuera del control de la gerencia del proyecto o de la agencia ejecutora (que implican riesgo) cuya ocurrencia es necesaria para que el proyecto logre sus objetivos y, por lo tanto, afectar sus probabilidades de xito. Elementos importantes para formular los supuestos. Hay cuatro elementos importantes para tomar en cuenta en la formulacin de supuestos: Deben representar un riesgo al xito o a la ejecucin del proyecto. Deben permitir ser monitoreados y medidos. La redaccin. Los cambios. La importancia de monitorear los supuestos Siempre existe el riesgo de que a pesar de que las actividades se lleven a cabo eficientemente y de acuerdo con el calendario de ejecucin, no se produzca el componente correspondiente, o que los componentes se produzcan eficientemente y no se logre el propsito. La importancia del monitoreo de los Supuestos es que tiende a reducir este riesgo. Monitoreo y evaluacin Esto se lleva a cabo a fin de gestionar con ms eficacia los efectos y productos que son los resultados en materia de desarrollo. Definiciones El Seguimiento o Monitoreo, se efecta durante la etapa de ejecucin de un proyecto y no en otras etapas del ciclo del proyecto. Es un procedimiento sistemtico empleado para comprobar la eficiencia y efectividad del proceso de ejecucin de un proyecto para identificar los logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados. El monitoreo implica identificar logros y debilidades del proyecto a tiempo para tomar las acciones correctivas recomendadas. La evaluacin es una valoracin y reflexin sistemtica sobre el diseo, la ejecucin, la eficiencia, la efectividad, los procesos, los resultados (o el impacto) de un proyecto en ejecucin o completado. Ocurre bsicamente durante todo el ciclo del proyecto y normalmente involucra a personas no directamente ligadas operacionalmente con el proyecto. 5

La evaluacin se efecta durante todas las etapas del ciclo del proyecto, incluyendo varios aos despus de completada la ejecucin, en el caso de evaluaciones de impacto y/o sustentabilidad. Para ser efectiva, la evaluacin tiene que ser sistemtica, igual que el monitoreo. Existen dos tipos de evaluacin: La evaluacin formativa, que establece medios que permiten el aprendizaje y realizar modificaciones durante el ciclo del proyecto. La evaluacin sumativa se lleva a cabo en general al concluir la ejecucin o varios aos despus si es una evaluacin ex post o de impacto. Cundo se hace monitoreo y evaluacin? De la misma manera que el ciclo de un proyecto comienza antes de la etapa de ejecucin y contina despus de dicha etapa, el monitoreo y la evaluacin se concatenan a travs de las diferentes fases y etapas. Las diferentes tareas relacionadas con el Monitoreo y la evaluacin, para cada etapa del ciclo de vida del proyecto son las siguientes: En la etapa de preparacin Los primeros pasos de monitoreo y evaluacin se toman en la etapa de preparacin del proyecto. En esta etapa, el equipo de preparacin de proyecto tiene la responsabilidad bsica de asegurar que el proyecto dispondr de un buen sistema de monitoreo y evaluacin. Al determinar los indicadores y sus correspondientes medios de verificacin, se establecen las condiciones para futuras evaluaciones y ajustes al proyecto. Esto ayuda a formular, desde los inicios, el Plan de monitoreo y evaluacin del proyecto, incluyendo el proceso de evaluaciones formativas y sumativas. En la etapa de ejecucin Para realizar el Monitoreo y la evaluacin en esta etapa, es necesario contar con los mecanismos identificados en el Plan, preparado en la etapa de preparacin del proyecto. De no ser as, se debera preparar uno al inicio de la ejecucin del proyecto, para ello se puede utilizar un taller de arranque que permita desarrollar dicho plan. En la etapa de operacin La evaluacin Sumativa, post proyecto, examina el impacto del proyecto a su terminacin o posteriormente. Se examina el diseo original, con las modificaciones introducidas como resultado durante la ejecucin, y el alcance en cuanto al objetivo de desarrollo del proyecto. Tipos de evaluacin asociados al ciclo de vida del proyecto En asociacin con el ciclo de vida del proyecto, en cada fasepreparacin, ejecucin y operacin encontramos diferentes tipos de evaluacin que tienen por objeto bsicamente medir la conveniencia de asignar recursos, de continuar, de modificar, de terminar o de ver lecciones 6

aprendidas respecto al proyecto objeto de la evaluacin. La evaluacin Ex-ante evala durante la etapa de preparacin, el contexto socioeconmico e institucional: los problemas identificados, las necesidades detectadas, la poblacin objetivo, los insumos, las estrategias de accin. La evaluacin Intra: se desarrolla durante la ejecucin. Se evalan las actividades del proceso mientras estas se estn desarrollando, identificando los aciertos, los errores, las dificultades. La evaluacin post: corresponde con la finalizacin inmediata de la ejecucin del proyecto, detectando, registrando y analizando los resultados tempranos. La evaluacin ex-post: se realiza algn tiempo despus (meses o aos) de concluida la ejecucin, evala los resultados mediatos y alejados, consolidados en el tiempo y se centra en los impactos del proyecto. Cmo se hace el monitoreo y evaluacin? La planificacin del monitoreo y evaluacin Lo primero que hay que tener en cuenta, segn la experiencia, es que los tiempos de las diferentes etapas varan mucho. La eficiencia y la eficacia son criterios claves en una buena planificacin en la medida que aseguran mejores resultados. Qu incluir en un Plan de monitoreo y evaluacin Estos seis puntos sintetizan los aspectos principales de la planificacin de monitoreo y evaluacin: Polticas y reglas de procedimiento: Las reglas pueden ser de tipo general y especfico. Las generales definen el monitoreo y evaluacin para el programa en general: la priorizacin que tendr el monitoreo y evaluacin, la participacin de Involucrados, la definicin de evaluaciones formativas y sumativas. Especficas definen las tcnicas que sern utilizadas en el monitoreo y evaluacin, quin prepara, quin recibe y quin acta en relacin con la informacin. Estructura: La asignacin de las funciones para el monitoreo y evaluacin de un proyecto requiere ser considerada temprano en la etapa de diseo. Dado que el monitoreo y evaluacin es considerado una funcin principal de gestin, es necesario localizar estas funciones en algn lugar dentro de la estructura organizacional del proyecto. Recursos humanos: Para llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin se requieren recursos humanos capacitados, ya sea para efectuar los trabajos directamente o para supervisar. Determinacin de incentivos: Es importante, identificar los intereses de los involucrados y crear incentivos para su apoyo al el monitoreo y la evaluacin. Difusin: La difusin de los resultados del monitoreo y la evaluacin es esencial para el mejoramiento de proyectos tanto en ejecucin como para futuros proyectos. Presupuesto: Se requiere dedicar recursos financieros del proyecto para el monitoreo y la 7

evaluacin, no se puede llevar a cabo un buen monitoreo y la evaluacin sin recursos financieros. Es comn encontrar proyectos que no incluyen presupuesto de actividades de monitoreo y la evaluacin. Caractersticas de un buen plan de monitoreo y evaluacin Sistemtico Participativo Centrado en el desempeo Dirigido al aprendizaje Gua para la toma de decisiones Tcnicas para recabar informacin Criterios bsicos La recopilacin de informacin debe obedecer a algunos criterios, de tal forma que sta sea confiable, oportuna y eficiente para quien la utiliza. Algunos de estos criterios son: Selectivo Guiado hacia resultados Efectivo en costo Imparcial Replicable Especfico Oportuno Tipos de informacin Podemos clasificar la informacin usada en los proyectos en cuantitativa y cualitativa, las cuales estn relacionadas al tipo de variables y al dato que se quiere construir. La informacin cuantitativa se refiere a nmeros, tamao, frecuencias. La informacin cualitativa se refiere a opiniones obtenidas de encuestas o entrevistas. Fuentes y mtodos de recopilacin de informacin Para algunos proyectos, cuando el tema costo de informacin es importante, se puede lograr efectividad usando mtodos que por su naturaleza permitan ahorros que pueden ser importantes. El objetivo aqu es simplemente presentarles una introduccin a las diferentes fuentes y mtodos. Posibles problemas en la recopilacin de informacin Algunos problemas que se presentan respecto de la recopilacin de informacin para el monitoreo y la evaluacin estn relacionados con el muestreo, los grupos de control y la causalidad. Muestreo: Muchas veces debido a la amplitud de las intervenciones, es imposible obtener informacin de cada uno de los afectados por el proyecto, por lo cual se hace necesario elegir una parte de ellos y a partir de esos datos inferir que para el resto los resultados son aplicables. Grupos de control: Metodolgicamente, para conocer los verdaderos 8

efectos de una intervencin es necesario comparar los efectos en la poblacin objetivo, con otra poblacin muy similar que no ha sido afectada por la intervencin. Razones para llevar a cabo un plan de monitoreo y evaluacin Existen mltiples razones para llevar a cabo el monitoreo y evaluacin, tanto el aprendizaje, como el sentido de pertenencia de los beneficiarios respecto del proyecto, lo que se ve potenciado con la informacin que es obtenida y difundida adecuadamente. Del mismo modo existen otras razones, las cuales veremos sucintamente a continuacin: Oportunidades de aprendizaje llevan a lecciones aprendidas. El sentido de pertenencia o propiedad de un proyecto permite que varios involucrados acepten responsabilidad compartida. Transparencia. Corresponsabilidad. Reconocimiento. Limitaciones y dificultades de un efectivo monitoreo y evaluacin Quien planifica debe tener en cuenta estos factores para realizar una buena evaluacin: Diseo inadecuado. Recursos limitados: No tener personal adecuado, no tener medios de transporte, no tener personal entrenado. Cultura de statu quo: Resistencia al cambio significa no aceptar informacin. Sesgo: Tiene muchas formas por ejemplo, Tamao o seleccin de una muestra que la hacen no representativa, no aleatoria; personas que recogen informacin o evaluadores que ya tienen opiniones formadas; personas que quieren ver ciertos resultados tanto, que ejercen influencia sobre la recoleccin o interpretacin de la informacin. Problemas de Informacin: Puede resultar de la falta de informacin o de la calidad de la informacin.