Manual Usuario SmileWeb

Smile
Manual de usuario Smile Web
Copyright Estrategia y Direccin Tecnologa, S.L. Todos los derechos reservados.
Contenido
Contenido
Contenido I. Introduccin
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Introduccin a Smile.......................................................................... 4 Qu es el Balanced Scorecard? ................................................ 5 Principales funcionalidades ................................................................. 7 Principales Funcionalidades del Mdulo de Cuadro de Mando Integral / Procesos .................................................................. 8 Principales Funcionalidades del Mdulo de Anlisis y Reporting ... 21 Qu es un datawarehouse? ............................................................. 27
II. Conceptos del Sistema
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Objetos utilizados............................................................................ 30 Sistema ............................................................................... 30 Cuadros de Mando................................................................. 31 Perspectivas ......................................................................... 31 Procesos .............................................................................. 32 Objetivos ............................................................................. 32 Indicadores y sus Metas ......................................................... 32 Informes de gestin .............................................................. 32 Planes de accin ................................................................... 33 Mapas .................................................................................. 33 Seguridad ...................................................................................... 34 Grupos................................................................................. 34 Usuarios............................................................................... 34 Acciones .............................................................................. 34 Conceptos de Bases de Datos Aplicados ............................................. 35 Datawarehouse ..................................................................... 35 Base de datos Multidimensional OLAP ...................................... 35
III. Primeros Pasos con la Aplicacin
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Inicio de Sesin .............................................................................. 36 Seleccionar Cuadro de Mando. .......................................................... 37 Escritorio de Trabajo........................................................................ 38
IV. reas de la Aplicacin
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rea de Misin, Visin y Valores ........................................................ 39 rea de Contenido (solo Windows) .................................................... 41 Mapas ............................................................................................ 45
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Manual de usuario Smile Web Cuadros de Indicadores.................................................................... 47 Evolucin de un Indicador. ..................................................... 49 Metas de un Indicador. .......................................................... 50 Asistente de Metas ................................................................ 51 Alimentacin manual de indicadores ........................................ 52 Alimentacin automtica de indicadores ................................... 55 Cuadro de Informes............................................................... 56 Informes de gestin. ............................................................. 56 Cuadros de Planes. .......................................................................... 64 Carpetas de Documentacin. ............................................................ 69
V. Opciones Avanzadas de la Aplicacin
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Visualizacin de permisos a usuarios sobre objetos del sistema............. 72 Actualizar datos de Indicadores desde fuentes externas. ...................... 78
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I. Introduccin
I. Introduccin
Introduccin a Smile
Strategic Management & Information Learning Environment.

Smile es una potente herramienta de Inteligencia de Negocio Business Intelligence que ofrece todas las funcionalidades necesarias para el despliegue de la estrategia en la Organizacin a travs del Cuadro de Mando Integral Balanced Scorecard. Mediante Smile podremos: Definir mltiples Cuadro de Mando, desde el Corporativo a Cuadros de Mando por Unidad de Negocio, Centro, incluso a nivel de persona, etc. Definir Mapas: Estratgicos y de Procesos. En los mapas estratgicos podremos incorporar aquellas relaciones causaefecto existentes entre los objetivos estratgicos. En los mapas de procesos, podremos definir tantos mapas como queramos e ir navegando entre los distintos procesos. Definir y gestionar indicadores y subindicadores asociados a objetivos estratgicos que podrn alimentarse manualmente, en base a otros indicadores, o bien en base a informacin existente en los sistemas de informacin de la Organizacin. Definir y gestionar planes de accin o iniciativas estratgicas, pudiendo vincularlos tanto a objetivos como a indicadores.
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Manual de usuario Smile Web Asignar metas asociadas a indicadores y responsables a todos los niveles (objetivos, indicadores, planes de accin, tareas, documentos, etc.). Disponer de un potente mdulo de anlisis que nos permita analizar mltiples informes de gestin asociados a objetivos e indicadores a travs de tecnologa datawarehousing. Etc.
Qu es el Balanced Scorecard?
Tradicionalmente las empresas han medido el xito de su gestin en trminos de resultados econmicos, lo cual permite conocer lo realizado en el pasado, pero no anticiparse al futuro. El concepto de Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), introducido a principios de los aos noventa, es una metodologa que permite a las organizaciones trazar el camino a seguir, la estrategia, para conseguir unos objetivos estratgicos, y asegurar que se despliega e implanta y que hay un seguimiento y mejora. Partiendo de la misin (qu hace una organizacin), la visin (en qu se quiere convertir) y los valores (cules son las pautas de comportamiento), la estrategia nos va a identificar las actuaciones futuras de la organizacin, las cuales agruparemos en lneas estratgicas. Las lneas estratgicas debern convertirse en objetivos estratgicos tangibles, los cuales sern seguidos mediante indicadores estratgicos. Los indicadores estratgicos tendrn unas metas, o lo que es lo mismo, se concretarn en qu resultados hay que conseguir para un periodo de tiempo. La consecucin de esas metas requerir la puesta en marcha de planes, acciones y proyectos, los cuales sern seguidos por medio de indicadores operacionales. El Cuadro de Mando Integral proporciona varios elementos clave en el proceso de gestin estratgica: El propio despliegue en s, que permite materializar los objetivos estratgicos en planes y acciones tendentes a su consecucin. El hecho de llevar a cabo el despliegue siguiendo varias perspectivas, adems de la tradicional financiera, la de los clientes, procesos, recursos,... El que el despliegue se haga siguiendo un esquema de relaciones causa-efecto garantiza que los esfuerzos de las iniciativas van encaminadas a conseguir las metas, las cuales derivan de los objetivos estratgicos.
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I. Introduccin
El seguimiento mediante indicadores, existiendo un equilibrio entre indicadores externos (accionistas, clientes) y los indicadores internos (procesos, recursos, crecimiento,...), as como un equilibrio entre indicadores de resultados (medicin de acciones pasadas) y los inductores que impulsan la actuacin futura. La realimentacin que proporciona el esquema de seguimiento y despliegue va a permitir la mejora continua de la estrategia y su despliegue.
En trminos de gestin por procesos, estamos pues ante un autntico proceso que podemos clasificar como estratgico, y que podemos denominar Proceso de Gestin Estratgica, que comprende: (Figura 1) Formulacin y consenso de la poltica y estrategia Comunicacin Despliegue Feed back y mejora continua
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Principales funcionalidades
Smile incorpora, en una nica solucin, dos potentes mdulos que abarcan todo el proceso estratgico y de toma de decisiones en la Organizacin: Un mdulo de Cuadro de Mando Integral / Procesos Un mdulo de Anlisis y Reporting
Adicionalmente, incorpora un mdulo de gestin documental que nos permitir complementar la informacin que nos proporcionen los indicadores, planes, etc., con documentos que podremos vincular a cada elemento.
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I. Introduccin
Principales Funcionalidades del Mdulo de Cuadro de Mando Integral / Procesos

Gestin de objetivos estratgicos y operacionales
Creacin de mltiples Cuadros de Mando Smile permite la creacin de tantos cuadros de mando como sea necesario para desplegar la estrategia a toda la Organizacin.
Asimismo, mediante esta funcionalidad, Smile nos permitir disponer de otras visiones de la informacin existente como, por ejemplo, disponer de un cuadro de mando con una visin operativa para el Responsable de Calidad, un Cuadro de Mando para el Departamento Financiero, etc. Todo ello sin tener que duplicar ningn indicador, plan de accin u otro objeto del sistema.
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Manual de usuario Smile Web Creacin de Mapas Estratgicos / Procesos Posibilidad de creacin de mltiples Mapas Estratgicos y de Procesos para un despliegue efectivo de la Estrategia a todos los niveles de la Organizacin. Desde cualquier mapa estratgico en Smile, podemos ver, adems, el estado actual en que se encuentra cada objetivo estratgico, en base a la ponderacin asignada a cada uno de los indicadores asociados a cada objetivo y el estado actual de los mismos. Asimismo, Smile es capaz de almacenar un histrico con el estado tanto de indicadores, planes de accin como objetivos, permitiendo al usuario la entrada al sistema con la fecha deseada para ver el estado de los mismos en dicha fecha.
Asimismo, podremos definir tantos mapas de procesos como sean necesarios y navegar entre los distintos niveles a travs de la creacin de vnculos. Desde cualquier mapa de procesos, podremos ver tambin el estado actual en que se encuentra cada uno de los procesos, pudiendo adems seleccionar en base a qu se calcula dicho estado: a partir de sus subprocesos, o directamente de los objetivos vinculados al proceso.
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I. Introduccin
Editor de mapas Smile incorpora un potente estratgicos, pudiendo definir: editor para la creacin de mapas
Creacin de perspectivas Mltiples formas de objetos Relaciones causa-efecto Links a otros mapas Vinculacin de objetos del mapa con objetivos estratgicos o procesos Etc.
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Manual de usuario Smile Web Interactividad con el resto del sistema Asimismo, Smile permite, pulsando sobre cualquier objetivo o proceso desde el mapa estratgico, ir directamente a ver los indicadores, planes de accin y/o informes de gestin asociados a cada objetivo o proceso
Gestin de indicadores
Creacin y gestin de indicadores clave de rendimiento (KPIs) Smile permite la creacin y gestin de mltiples indicadores para su posterior monitorizacin en el tiempo.
Asociacin de indicadores a objetivos estratgicos Smile permite asociar cualquier indicador definido a uno o ms objetivos estratgicos, de forma que dicho indicador junto al resto de indicadores asociados permitirn seguir la evolucin del cumplimiento de dicho objetivo. Si tenemos activada la opcin Ver Objetivos Causa, podremos seguir tambin la evolucin de de dicho objetivo en funcin de sus objetivos causa.
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I. Introduccin
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Posibilidad de introduccin de datos manual o automtica Smile incorpora la posibilidad de disponer de indicadores alimentados de forma manual por el usuario, o bien indicadores que se calculen de forma automtica en base a: Cualquier conjunto de indicadores existentes en el sistema, utilizando las metas definidas o valores reales. Cualquier base de datos a travs de OLE DB / ODBC y la generacin de consultas SQL. Cualquier sistema OLAP que soporte el lenguaje MDX como Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services.
Posibilidad de crear mltiples niveles de indicadores Posibilidad de crear mltiples niveles de indicadores relacionados de 1er nivel, 2 nivel, etc.
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I. Introduccin
Asignacin de metas y responsables

Asignacin de metas subindicador definido especficas para cada indicador y
Smile permite definir tantas metas como se desee en el tiempo para cada indicador definido en el sistema.
Dentro de cada meta se podrn definir mltiples parmetros como el intervalo de tiempo en el cual la meta es de aplicacin, los controles semafricos, etc
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Asignacin de responsables de cada elemento del sistema Smile permite establecer un responsable para cada uno de los diferentes elementos existentes en el sistema como: objetivos estratgicos, procesos, indicadores, planes de accin, etc.
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I. Introduccin
Gestin de planes de accin

Gestin de planes de accin Smile permite la creacin y gestin de planes de accin o iniciativas estratgicas asociadas a un objetivo estratgico.
Gestin de tareas asociadas a un plan y gestin global del plan Descomposicin de los planes en tareas, pudiendo asignar para cada una de ellas: responsables, recursos, fechas, etc. Podremos seguir tanto la evolucin de cada tarea a nivel particular, como ver la evolucin a nivel global del plan de accin.
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Gestin documental
Modulo de Gestin documental Posibilidad de asociar documentos a cada elemento del sistema: objetivos, indicadores, planes de accin etc. Organizacin de la informacin en una estructura de carpetas totalmente configurable.
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I. Introduccin
Seguridad
Gestin de usuarios y grupos de usuarios Smile incorpora toda una gestin de usuarios y grupos de usuarios sobre los cuales se podrn asignar permisos y derechos sobre los diferentes objetos del sistema.
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Gestin de permisos sobre cada objeto del sistema Podremos establecer los siguientes permisos, individuales como a grupos de usuarios: tanto a usuarios
Permiso de Visualizacin Indica si se visualizar el objeto en los cuadros e informes.
Permiso de Modificacin Indica si se podrn examinar sus propiedades y cambiarlas.
Permiso de Administracin Indica si se podrn cambiar estos permisos.
Permiso de Operador Si el objeto permite la introduccin manual de datos, se debe tener este permiso para realizar dicha operacin.
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I. Introduccin
Posibilidad de importacin automtica de informes a Microsoft Excel
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Principales Funcionalidades del Mdulo de Anlisis y Reporting

Para ofrecer una solucin completa de Business Intelligence, Smile incorpora un potente mdulo de anlisis y gestin de informes de fcil uso y gran funcionalidad. Las principales funcionalidades de este mdulo son:
Clculo automtico de indicadores

Cada indicador definido automticamente desde: en SMILE puede ser alimentado
Cualquier conjunto de indicadores existentes en el sistema, utilizando las metas definidas o valores reales. Cualquier base de datos a travs de OLE DB / ODBC y la generacin de consultas SQL. Cualquier sistema OLAP que soporte el lenguaje MDX como Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services.
SMILE dispone de un editor desde el cual crear dichas consultas SQL o MDX de forma rpida y sencilla.
OLAP
Conexin OLE DB / ODBC
RDBMS (Oracle, DB2, DB/400, SQL Server, etc)
Docs, Email, W eb etc.
Generador de frmulas de clculo
Smile
Repositorio de Smile
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I. Introduccin
Creacin de informes de gestin asociados a objetivos o indicadores

Asociacin de mltiples informes de anlisis definidos a cada indicador u objetivo definido. Total funcionalidad para la creacin y edicin de informes desde el mdulo de anlisis. Conexin a fuentes de datos OLAP de Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services.
Informes basados en indicadores

Con Smile, se podrn crear informes utilizando la informacin de valores reales y metas de todos los indicadores existentes en el sistema. Ejemplos de informes basados en indicadores:
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Manual de usuario Smile Web Informe resumen de indicadores
Informe evolucin de uds. Fabricadas con acumulados
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I. Introduccin
Informes basados en fuentes de datos OLAP "cubos"

Con Smile podr crear informes basados en informacin extrada de sus sistemas de informacin y disponible en una estructura de datos multidimensional (cubos de datos), utilizando la plataforma Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services. Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services, nos permitir disponer de grandes cantidades de datos disponibles y de forma comprensible para los usuarios que desean analizar tendencias comerciales y resultados puedan realizarlo a travs de Smile. Estas bases de datos son capaces de extraer informacin desde cualquier sistema de informacin del cliente de forma automtica y peridica, de manera que la informacin est siempre lista para el anlisis y la toma de decisiones. Con el potente mdulo de anlisis de Smile dispondremos de, entre otras, las siguientes funcionalidades de anlisis: - Mltiples funcionalidades de navegacin como: Drill-down: Obtencin de mayor detalle a partir de cualquier dato resumido existente en el informe con un simple clic del ratn. Filtrar los campos para buscar datos. Por ejemplo, mostrar slo los datos de las ventas de tenis en el tercer trimestre. Ordenar los elementos para reordenar las filas. Por ejemplo, ordenar segn el campo Ventas, para ver qu deporte y trimestre han producido las ventas brutas ms elevadas. Agrupar los elementos en reas de filas y columnas. Por ejemplo, puede agrupar los dos primeros trimestres para comparar las ventas de la primera mitad del ao con las de los trimestres individuales. Etc.
- Posibilidad de aadir mtricas y dimensiones de anlisis al informe dinmicamente. - Funcionalidades "Mejores/Peores n elementos", "Contribucin relativa", etc. sobre cualquier mtrica. - Mltiples funcionalidades de formato, tipos de grficas, impresin, exportacin a MS Excel, etc. - Posibilidad de guardar cualquier informe como un informe nuevo de forma que siempre lo tengamos disponible tal cual lo hemos diseado.
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Ejemplos de informes:
Informes basados en web

Por ltimo, Smile tambin permite crear un informe asociado a una direccin URL donde dispongamos de un informe realizado en cualquier herramienta de reporting basado en web o, simplemente, en una pgina web con cualquier contenido que nos interese asociado a un objetivo o indicador.
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I. Introduccin
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Qu es un datawarehouse?
En la mayora de empresas, se observa que las necesidades de obtencin de informes de gestin que ayuden a la Direccin en su toma de decisiones, adicionalmente al Cuadro de Mando Integral, no estn bien cubiertas por los sistemas de gestin (ERPs estndar, sistemas propietarios, BD relacionales, etc.), siendo la informacin de gestin en estos sistemas tratada de forma poco automatizada, con un elevado coste de preparacin y con tiempos de respuesta superior al requerido. Todo esto se debe a que: Existen, tpicamente, diversas bases de datos con datos aislados en sistemas de gestin disgredados por la Organizacin La informacin es difcilmente extrable de dichos sistemas dada la complejidad y estructura de la base de datos La utilizacin de consultas de anlisis complejas contra los sistemas de gestin no resulta operativa dado el elevado coste de proceso que conlleva su clculo interfiriendo en las operaciones diarias del sistema Tpicamente, no se dispone de contenido histrico extenso para realizar anlisis temporales de la informacin Estos sistemas no disponen de herramientas con la suficiente funcionalidad de elaboracin y anlisis de informes de gestin.
Todo estos problemas derivados de no disponer de un sistema orientado al anlisis de informacin implican que en la actualidad se dedique mucho ms tiempo en la extraccin de informacin y elaboracin de informes de gestin, que en el anlisis de dicha informacin.
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I. Introduccin
El diseo y puesta en marcha de un almacn de datos (datawarehouse) nos permitir alcanzar este objetivo futuro de disponer de informacin de forma adecuada para su anlisis de forma inmediata, ya que: Dispondremos de un repositorio nico de informacin que aglutine datos de las diversas fuentes de datos existentes y toda la informacin histrica necesaria Dispondremos de informacin a nivel agregado precalculada de forma que podamos obtener informacin a cualquier nivel de forma inmediata Dispondremos de la informacin en una estructura orientada al anlisis eliminando informacin superflua no necesaria y disponiendo de la informacin en el formato y estructura ideal para su anlisis
La plataforma Microsoft SQL Server 2000 ofrece la solucin ideal para soportar dicha infraestructura de datawarehousing mediante los siguientes componentes: Un gestor de base de datos relacional ideal para la creacin del almacn de datos Servicios de transformacin de datos (DTS) v Proporciona la funcionalidad necesaria para la definicin y programacin de los procesos de carga automtica de datos desde los sistemas de informacin transaccionales al almacn de datos. v Permiten acceder a cualquier fuente de datos externa con OLE DB, Open Database Connectivity (ODBC), o archivos de texto (Oracle, AS/400, DB2, Access, etc) v Permiten definir y programar los procedimientos de extraccin de forma visual proporcionando mltiples tareas de definicin de flujos de trabajo, control de errores, consultas SQL, etc. v DTS tambin permite la programacin de los procedimientos de extraccin permitiendo a los usuarios importar o transformar datos automticamente sobre una base regular programada que no interfiera con los sistemas de gestin. v DTS tambin permite el envo de emails y alertas a administradores sobre cualquier condicin definida en el proceso de extraccin, as como la programacin de DTS va VBScript, Jscript, etc
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Servicios OLAP (Anlisis Services) v Los Servicios de Anlisis de SQL Server 2000 proporcionan los servicios de anlisis ms completos e integrados. El componente OLAP incluye un servidor que permite a los usuarios realizar anlisis complicados en grandes volmenes de datos en tiempos de rendimiento de recuperacin de datos excepcionales. v Las fuentes de datos pueden incluir a cualquier proveedor de OLE DB, como SQL Server, Oracle, DB2, otras bases de datos relacionales y archivos. De esta forma se podra acceder a almacenes de datos creados en cualquier RDBMS. v Mediante Analysis Services podr: crear dimensiones, mtricas calculadas mediante el potente lenguaje MDX, crear cubos de informacin en estructuras MOLAP, ROLAP y HOLAP, programar la actualizacin de los cubos, definir niveles de seguridad de acceso a la informacin, etc
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Objetos utilizados
Sistema
Un sistema corresponder tpicamente a la entidad, por ejemplo la empresa, grupo empresarial, etc. sobre el cual se va a desarrollar y desplegar todo el diseo del cuadro de mando integral utilizando Smile. Dentro de un sistema se incluirn todos los objetos utilizados por Smile para el adecuado despliegue y puesta en marcha de dicho diseo, que podrn ser los siguientes: Cuadros de Mando Mapas Perspectivas Objetivos estratgicos Procesos Indicadores Planes de accin o Iniciativas estratgicas Informes de gestin Documentos Usuarios y grupos de usuarios
Todos estos objetos agrupados de forma correcta y en base a la metodologa y diseo que queramos aplicar mediante Smile, nos permitirn poner en marcha dicho sistema de forma adecuada.
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Cuadros de Mando
Dentro de un sistema podremos crear tantos cuadros de mando como queramos. Esto nos ser de gran utilidad pues nos va a permitir hacer un despliegue completo de la estrategia pudiendo disponer dentro de un mismo sistema, por ejemplo, de un Cuadro de Mando a Nivel Corporativo, adems de Cuadros de Mando a Nivel de Unidad de Negocio o Divisiones, Cuadro de Mando a Nivel de Lneas de Producto o Departamentales, etc. Asimismo, se podr disponer de Cuadros de Mando que proporcionen al usuario vistas concretas de la informacin existente en Smile, sin tener que duplicar ningn tipo de informacin u objeto. Por ejemplo, disponer de un Cuadro de Mando para un rea en concreto.
Un Cuadro de Mando se compone de una estructura que agrupa, del modo que ms nos interese, los objetos definidos en el sistema como las perspectivas, procesos, objetivos, indicadores, etc.
Perspectivas
Las perspectivas nos permitirn agrupar objetivos estratgicos y/o procesos para un rea determinada. Por ejemplo, en la conocida metodologa del Balanced Scorecard, tpicamente tendremos las siguientes perspectivas: Perspectiva Financiera Perspectiva de Clientes Perspectiva de Procesos internos Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
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Smile nos permitir definir tantas perspectivas como deseemos.
Procesos
Dentro de un proceso podremos agrupar un conjunto de objetivos estratgicos asociados a un proceso de negocio concreto. Asimismo, Smile nos permite crear toda una estructura de procesos y subprocesos que permitirn representar de forma adecuada los procesos de cualquier Organizacin.
Objetivos
Los objetivos se correspondern con aquellos objetivos estratgicos que permitirn conseguir la estrategia marcada por la Organizacin. Dichos objetivos se agrupan tpicamente en los llamados mapas estratgicos (vase en apartado Mapas) donde se definirn las relaciones causa-efecto entre los diferentes objetivos estratgicos. En Smile, sobre cada objetivo estratgico definido se podrn asociar indicadores para realizar un adecuado seguimiento del objetivo, planes de accin que permitirn alcanzar el objetivo marcado, e informes de gestin que nos permitirn obtener un mayor detalle de la marcha de dicho objetivo. SMILE 2005 tiene la posibilidad de ser configurado para obtener, adems del estado del objetivo a partir de sus indicadores asociados, el llamado estado inducido, que es el estado que recibe a partir de sus objetivos causa.
Indicadores y sus Metas

Para poder realizar un adecuado seguimiento de objetivos, utilizaremos los indicadores. Se podrn definir tantos indicadores como subindicadores se desee pudiendo asociar los mismos a un objetivo, tpicamente, o bien a un plan de accin. Una vez definidos los indicadores, podremos definir tantas metas en el tiempo como deseemos asociadas a un indicador. Asimismo, los indicadores podrn ser calculados de forma automtica o manual.
Informes de gestin
Adems de realizar el seguimiento del estado de los objetivos y procesos a travs de indicadores, tambin dispondremos de los informes de gestin. Los informes de gestin nos permitirn obtener un mayor nivel de detalle que el proporcionado por los indicadores deforma que dispongamos de ms informacin a la hora de evaluar el estado de un
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Manual de usuario Smile Web objetivo o indicador en concreto y, de esta forma, potenciar el proceso de toma de decisiones.
Planes de accin
Los planes de accin se correspondern con aquellas iniciativas que se han tomado desde la Organizacin para mejorar uno o varios objetivos en concreto y, por ende, en pro de alcanzar la estrategia definida. Smile nos permitir asociar las iniciativas estratgicas definidas para cada objetivo, y adems realizar un adecuado seguimiento y control del estado de las mismas mediante la definicin de tareas, evolucin, etc.
Mapas
Mediante la creacin de mapas podremos definir de forma grfica asociaciones entre diferentes elementos dentro del cuadro de mando. Tpicamente, crearemos mapas estratgicos que muestren los objetivos estratgicos definidos por la Organizacin dentro de las diferentes perspectivas utilizadas y las relaciones causa-efecto entre las mismas.
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Seguridad
Grupos
Son unidades organizativas que ayudan a la asignacin de permisos. Cuando se asigna o revoca un permiso a un grupo, esta asignacin o revocacin ser efectivo para todos los usuarios miembros del grupo. Los permisos sobre usuarios tienen mayor prioridad que los asignados a los grupos al que pertenezcan.
Usuarios
Cada usuario se corresponde con un cliente del sistema. Se pueden asignar o revocar permisos a un usuario individualmente. Los permisos sobre usuarios tienen mayor prioridad que los asignados a los grupos al que pertenezcan.
Acciones
Una accin es una tarea que se puede iniciar desde la aplicacin. Sobre todas las acciones pueden asignarse o revocarse permisos sobre usuarios y / o grupos.
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Conceptos de Bases de Datos Aplicados

Datawarehouse
Es un proceso, no un producto. Es una tcnica para consolidar y administrar datos de variadas fuentes con el propsito de responder preguntas de negocios y tomar decisiones, de una forma que no era posible hasta ahora. Transformacin de Datos Consolidar datos desde una variedad de fuentes. Procesamiento y Administracin de Datos Manejar grandes volmenes de datos de una forma que no era posible o no era econmicamente viable. Acceso a los Datos Acceder a los datos de una forma ms directa, en "el lenguaje del negocio", y analizarlos para obtener relaciones complejas entre los mismos. Estos desarrollos tecnolgicos, correctamente organizados e interrelacionados, constituyen lo que se ha dado en llamar un Data Warehouse o Almacn de Datos.
Base de datos Multidimensional OLAP

Son bases de datos orientadas a la toma de decisiones. Estas bases de datos, permiten a los usuarios realizar anlisis complicados en grandes volmenes de datos en tiempos de rendimiento de recuperacin de datos excepcionales.
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Inicio de Sesin
Cuando se inicia la aplicacin la primera pantalla que nos aparecer ser la de inicio de sesin.
Se nos pedir que nos identifiquemos introduciendo un nombre de usuario y clave de acceso. Como se puede observar en la imagen, SMILE permite introducir una fecha para entrar en el sistema. Esto nos permite poder ver el estado tanto de objetivos, indicadores, planes de accin, etc. en dicha fecha. SMILE almacena un histrico con el estado de todos los objetos existentes en el sistema para poder ver su evolucin en base a la fecha introducida.
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Seleccionar Cuadro de Mando.

Una vez validado el usuario, ste deber seleccionar el mando con el que desea trabajar. cuadro de
Dependiendo de los derechos asignados al usuario para el sistema y cuadro de mando al cual acceda, el usuario dispondr de un mayor o menor nmero de opciones en el men a utilizar.
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Escritorio de Trabajo
Una vez seleccionado el Cuadro de Mando para trabajar aparecer el escritorio con el siguiente mensaje de Bienvenida:
Los elementos principales del escritorio son: Barra de Informacin de Contexto en la que se muestra en que sistema esta conectado, con que usuario y que cuadro de mando est abierto. Men de Opciones para facilitar el acceso los distintos elementos y funcionalidades de la aplicacin.
La cantidad de iconos que aparecen en las barras y futuras pantallas depender de si el usuario es administrador o posee suficientes derechos para realizar operaciones especficas.
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rea de Misin, Visin y Valores

El icono de Misin / Visin / Valores de la barra de acceso rpido nos permite acceder al rea de la aplicacin desde la cual se introducir la misin, visin y valores de la Organizacin definidas en su estrategia.
La aplicacin nos permite modificar estos campos de texto a travs de un editor de HTML enriquecido, para ello simplemente hay que presionar sobre el lpiz correspondiente.
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rea de Contenido (solo Windows)

Desde el rea de Contenido podremos crear y modificar toda la estructura del cuadro de mando actualmente abierto. Esta rea de trabajo ser utilizada nicamente por los usuarios administradores para el desarrollo y puesta en marcha del sistema. No ser tpicamente visualizada por los usuarios finales del sistema. Disponemos de dos pestaas a utilizar dentro del rea de contenido: Cuadro y Sistema. Pestaa Cuadro: Con la pestaa Cuadro podemos definir la estructura completa del cuadro de mando actual sobre el que estemos trabajando, tal y como muestra la siguiente figura:
Un cuadro de mando en Smile puede tener la siguiente estructura:
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Tal y como se desprende del anlisis de la estructura de un cuadro de mando, Smile presenta las siguientes caractersticas a la hora de definir un cuadro: Un cuadro de mando se agrupar al mayor nivel en perspectivas. Dentro de cada perspectiva podremos incluir tanto objetivos estratgicos como procesos. Los procesos correspondern tpicamente a una agrupacin de subprocesos u objetivos. A cada objetivo podremos asociarle tanto indicadores, planes de accin, informes de gestin como objetivos causa. Cada indicador podr tener sub-indicadores asociados a tantos niveles como deseemos. Disponemos de la posibilidad de asociar uno o ms planes de accin directamente a un indicador indicando, de esta forma, que dichos planes de accin tienen como objetivo principal la mejora de resultados de dicho indicador en concreto. Asimismo, podremos asociar informes de gestin a indicadores. Dado un indicador, tpicamente queremos obtener un mayor detalle sobre los resultados obtenidos por el mismo a travs de informes de gestin. Smile permite mltiples niveles de anidamiento pudiendo definir: Mltiples niveles de anidamiento de procesos en subprocesos. Mltiples niveles de anidamiento de indicadores en sub-indicadores.
La barra de botones en la parte superior permite aadir, eliminar, o reposicionar vnculos a elementos del sistema en la carpeta actualmente seleccionada. Situndonos en una carpeta, al pulsar el botn Nuevo enlace a nos aparece la ventana de seleccin de objeto del sistema objeto para vincularlo.
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Como se observa en la figura, nos aparecern todos los objetos del tipo seleccionado (indicadores, perspectiva, etc) existentes en el sistema. Esta ventana muestra el llamado Repositorio de objetos del sistema. Esta es una de las funcionalidades ms potentes de la aplicacin pues, de este modo, definiendo nicamente una vez un objeto, por ejemplo un indicador, podremos utilizarlo en tantos cuadros de mando como deseemos dentro del sistema. Asimismo, cada vez que dicho indicador actualice sus valores, bien de forma automtica o manual, o se modifique su definicin, estos cambios se actualizarn automticamente en todos los cuadros de mando donde se utilice. Si el elemento que se quiere enlazar es nuevo y todava no existe en el , repositorio hay que darlo de alta en el sistema con el botn Nuevo para posteriormente seleccionarlo e incluirlo, en su caso, en la estructura del cuadro de mando actual. Pestaa Sistema: La segunda pestaa dentro del rea de Contenido, denominada Sistema, nos permitir gestionar todos los objetos existentes en el sistema.
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Atencin: Cuando elimine o modifique un objeto del sistema, se eliminar / modificar dicho objeto en todos los cuadros de mando dentro del sistema donde se haya incluido. SMILE permite copiar objetos del sistema, de manera que si copiamos por ejemplo un indicador, tendremos incluso la posibilidad de copiar sus metas.
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Mapas
El icono Mapas del men de opciones permite al usuario visualizar el mapa de objetivos por defecto para el Cuadro de Mando actualmente abierto.
Smile incorpora un potente editor para la creacin de mapas estratgicos pudiendo definir: Perspectivas Mltiples formas de objetos Relaciones causa-efecto Links a otros mapas Vinculacin de objetos del mapa con objetivos estratgicos o procesos Etc.
Una vez diseado el Mapa, el usuario, pulsando sobre cualquier objetivo o proceso desde el mapa estratgico, podr ir directamente a ver los indicadores, planes de accin y/o informes de gestin asociados a cada objetivo o proceso.
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Desde cualquier mapa estratgico en Smile, podemos ver el estado actual en que se encuentra cada objetivo estratgico, en base a dos ponderaciones: En funcin del estado de los indicadores asociados al objetivo En funcin del estado objetivos causa. (El parmetro a nivel de sistema Opcin Objetivos de Causa tiene que estar activado)
Si un objetivo o proceso no tiene asociados indicadores, el estado del mismo se mostrar en base al estado de los subprocesos u objetivos hijos asociados al mismo en la estructura del cuadro de mando actual. Si el semforo de un objetivo / proceso nos aparece en azul, indica que no se dispone de suficiente informacin para obtener un estado del mismo. Esto ocurrir cuando los indicadores no se han alimentado con la frecuencia necesaria o de forma correcta. Tambin se dispone de la posibilidad de mostrar el estado de los indicadores de forma manual, de forma que el usuario con los derechos correspondientes ser el encargado de actualizar el estado actual de un objetivo o proceso.
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Cuadros de Indicadores.
Pulsando el icono de Cuadro de Indicadores del men de opciones se puede visualizar el cuadro de indicadores con los tres ltimos datos de cada indicador, su evolucin con respecto a la meta y su tendencia.
Los indicadores se presentan siguiendo la organizacin establecida en el cuadro de mando actual, siguiendo la estructura de: Perspectivas, Procesos, Objetivos e Indicadores. Las diferentes columnas que aparecen son parametrizables: indicador, responsable, peso (%), valores de periodos anteriores, ect. El administrador, o aquella persona con permisos suficientes (debe tener la accin: Administrar Parmetros) puede mostrar o no cada una de las columnas. Los parmetros se puede modificar a travs de la versin cliente-servidor.
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Hay que destacar la columna lamada Act. Esta columna nos indica si el indicador est actualizado o no, de forma que si esta actualizado, el sistema mostrar , y si no lo est mostrar . Cmo sabe SMILE si un indicador est actualizado o no? SMILE se basa en dos campos que se encuentran en la ficha del indicador: frecuencia de actualizacin y U.P. Vlido. De esta manera se controla cual fue el ltimo perodo para el cual se actualiz el indicador y le da su estado. Por ejemplo, tenemos una frecuencia de actualizacin mensual, e indicamos que el ltimo perodo vlido es el mes anterior (valor -1). Si nos encontramos en diciembre y en noviembre no se actualiz el indicador, el estado se mostrar como no actualizado . Desde esta pantalla, podemos acceder a las propiedades de un indicador, seleccionndolo y pulsando el botn Propiedades.
Dentro de esta ventana podremos definir o modificar todas las propiedades relacionadas con un indicador: Nombre Descripcin Responsable Frmula de clculo Formato del indicador
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Manual de usuario Smile Web Tipo de obtencin del clculo (manual o automtica) Etc.
El campo U.P.Vlido indica el ltimo periodo vlido para ese indicador. Por ejemplo, si la frecuencia de actualizacin de un indicador es mensual, en general, el ltimo periodo vlido ser el mes anterior, de modo que en este campo, tendremos poner un -1 (valor por defecto).
Evolucin de un Indicador.
del cuadro de Pulsando se botn Evolucin de los datos Indicadores se accede a esta pantalla en la se permite mostrar la evolucin del indicador seleccionado con ms detalle, incluyendo tantos datos como se desee y sus respectivos valores de meta asociados.
En el grfico de la evolucin se muestran adems de los datos del indicador, la meta sobre la cual se compara cada uno de ellos para determinar su evolucin. Se puede forzar la actualizacin de los datos desde la fuente de datos externa si se pulsa el botn Actualizar datos Indicadores.
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Metas de un Indicador.
Al igual que se muestran los datos, se puede mostrar las metas introducidas para cada indicador pulsando la pestaa Metas.
Las metas tienen vigencia en un rango temporal para el cual se establece: un valor objetivo y unos mrgenes de tolerancia. En funcin de estos valores se le asigna un color al dato del indicador que pertenezca al rango temporal de la meta.
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Asistente de Metas
Pulsando sobre el botn Asistente de Metas crear metas de una forma ms gil. Existen las siguientes opciones: Basarnos en un valor y asignarlo a los periodos indicados. Basarnos en un valor y dividirlo entre el nmero de periodos establecido. Se crear una meta para cada periodo entre las dos fechas establecidas con el valor ya comentado. Basarnos en un valor, dividirlo entre el nmero de periodos establecido e ir acumulndolo. Se crear una meta para cada periodo entre las dos fechas establecidas con el valor ya comentado. Basarnos en los datos del indicador del ao anterior. Podemos adicionalmente aadirle un incremento tanto en valor absoluto como en porcentaje. , tendemos la opcin de
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Alimentacin manual de indicadores

Existen indicadores que por su propia definicin no se pueden obtener desde fuentes de datos, ni en base a clculos sobre otros indicadores. Una de las opciones es la introduccin de los mismos de forma manual. Para ello, seleccionaremos la opcin Introduccin de datos manual en el apartado Origen de los Datos en las propiedades del indicador.
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Desde el rea de Cuadro de Indicadores, pulsando el botn Edicin podemos introducir nuevos datos sobre los indicadores manualmente.
Los nuevos datos tendrn como periodo asignado el siguiente al ltimo existente. Por ejemplo, si el indicador es mensual el nuevo dato tendr como periodo el mes siguiente al ltimo introducido.
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Desde la ventana de Evolucin del indicador la cual nos aparecer al hacer doble clic sobre un indicador o pulsar el botn Evolucin de los desde la ventana Cuadro de Indicadores, podremos tambin datos modificar los datos introducidos para un indicador. Para ello, seleccionaremos un periodo de los mostrados en la tabla:
Y a continuacin, pulsaremos el botn Modificar un dato . Nos aparec una ventana con la que podremos modificar: el valor del indicador, el periodo o, seleccionar una meta diferente a aplicar.
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Alimentacin automtica de indicadores

Smile incorpora la posibilidad de disponer de indicadores alimentados de forma automtica en base a: Cualquier conjunto de indicadores existentes en el sistema, utilizando las metas definidas o valores reales Cualquier base de datos a travs de OLE DB / ODBC y la generacin de consultas SQL Cualquier sistema OLAP que soporte el lenguaje MDX como Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services
Seleccionaremos la opcin que deseemos utilizar para un indicador dado, , tal y como se desde la ventana de Propiedades del indicador muestra en la figura:
NOTA: Para configurar opciones de la conexin OLE DB, la sentencia SQL /MDX es necesario hacerlo desde la versin Cliente-Servidor.
Clculo automtico de indicadores en base a otros indicadores de Smile

Smile incorpora la posibilidad de disponer de indicadores alimentados de forma automtica en base a cualquier conjunto de indicadores existentes en el sistema, utilizando bien las metas definidas o los valores reales de cada uno de dichos indicadores. Para utilizar este tipo de clculo, desde la ventana Propiedades del indicador del indicador sobre el cual vamos a definir el clculo automtico, seleccionaremos la opcin Datos calculados sobre otros indicadores. NOTA: Para configurar opciones de la expresin de clculo es necesario hacerlo desde la versin Cliente-Servidor.
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Cuadro de Informes.
Permite visualizar todos los informes de gestin asociados tanto a objetivos como a un indicador en concreto.
Pulsando sobre el botn Ver informe informe en concreto.
podremos visualizar el
Informes de gestin.
Smile permite la creacin y visualizacin de informes basados en: Indicadores definidos en Smile Fuentes de datos OLAP (cubos de datos) de Microsoft SQL Server Anlisis Services Una direccin URL de forma que podamos, por ejemplo, conectarnos a otros sistemas de reporting a travs de la web existentes en nuestra Intranet o en Internet o, de forma general, visualizar cualquier pgina web que deseemos que contenga informacin relevante.
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Informes basados en indicadores

Con Smile, se podrn crear informes utilizando la informacin de valores reales y metas de todos los indicadores existentes en el sistema.
Desde esta ventana podemos dar un nombre al informe, una descripcin del mismo, un responsable o asociarle una carpeta de documentacin. Una vez creado el informe a travs de la versin Cliente Servidor, podemos modificar los datos que se visualizan en el mismo. Pulsando botn derecho sobre la grfica o sobre los datos nos aparece un men donde entre otras opciones podemos seleccionar que datos queremos que nos aparezca en el informe.
Arrastrando los campos sobre la grafica podemos configurar los informes.
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Informes basados en fuentes de datos OLAP "cubos"

Con Smile podr crear informes basados en informacin extrada de sus sistemas de informacin y disponible en una estructura de datos multidimensional (cubos de datos) utilizando la plataforma Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services. Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services, nos permitir disponer de grandes cantidades de datos disponibles y de forma comprensible para los usuarios que desean analizar tendencias comerciales y resultados puedan realizarlo a travs de Smile. Estas base de datos son capaces de extraer informacin desde cualquier sistema de informacin del cliente de forma automtica y peridica, de forma que la informacin est siempre lista para el anlisis y la toma de decisiones. Una vez creado seleccionado el origen de datos a travs de la herramienta Cliente-Servidor, ya podemos modificar el informe. Con el potente mdulo de anlisis de Smile dispondremos de, entre otras, las siguientes funcionalidades de anlisis: - Mltiples funcionalidades de navegacin como: Drill-down: Obtencin de mayor detalle a partir de cualquier dato resumido existente en el informe con un simple clic del ratn Filtrar los campos para buscar datos. Por ejemplo, mostrar slo los datos de las ventas de tenis en el tercer trimestre. Ordenar los elementos para reordenar las filas. Por ejemplo, ordenar segn el campo Ventas, para ver qu deporte y trimestre han producido las ventas brutas ms elevadas
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Manual de usuario Smile Web Agrupar los elementos en reas de filas y columnas. Por ejemplo, puede agrupar los dos primeros trimestres para comparar las ventas de la primera mitad del ao con las de los trimestres individuales Etc.
- Posibilidad de aadir mtricas y dimensiones de anlisis al informe dinmicamente. - Funcionalidades "Mejores/Peores n relativa", etc. sobre cualquier mtrica. elementos", "Contribucin
- Mltiples funcionalidades de formato, tipos de grficas, impresin, exportacin a MS Excel, etc. - Posibilidad de guardar cualquier informe como un informe nuevo de forma que siempre lo tengamos disponible tal cual lo hemos diseado.
El mdulo de anlisis permite mostrar una tabla dinmica con las medidas a analizar por las dimensiones seleccionadas. Para facilitar su estudio se visualiza una grfica que represente la informacin mostrada en la tabla.
Para poder cambiar la vista puede interactuar directamente sobre los ejes ya predefinidos o elegir aadir y/o eliminar nuevas dimensiones y niveles. Para facilitar la modificacin de las vistas es preferible visualizar la Barra de Herramientas de la tabla.
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Manual de usuario Smile Web y/o la Barra de Herramientas de la grfica.
Para que aparezca haga clic en la opcin correspondiente del men contextual al hacer clic con el botn derecho sobre la tabla o el grfico.
Las distintas opciones que le permitirn realizar desde las barras son: Filtrado de campos para bsqueda de datos Slice & Dice Ordenar los elementos para ordenar las filas. Agrupar los elementos en reas de filas y columnas. Agregar subtotales u otros clculos a la tabla y/o grfico. Rpida navegacin hacia abajo drill-down para la obtencin de mayor detalle. Filtros automticos por seleccin. Listado ad-hoc de los mejores / peores n elementos para cualquier mtrica seleccionada. Mltiples grficas. posibilidades de formato de tablas y
Mltiples tipos de grficas. Exportacin de datos a Microsoft Excel. Posibilidad de Imprimir la vista.
Las medidas y los niveles de las dimensiones actualmente utilizadas estarn en negrita.
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Haga clic y arrastre el nivel sobre un eje o la medida sobre la tabla y la vista cambiara automticamente.
Informes basados en web

Por ltimo, Smile tambin permite crear un informe asociado a una direccin URL donde dispongamos de un informe realizado en cualquier herramienta de reporting basado en web o, simplemente, en una pgina web con cualquier contenido que nos interese asociado a un objetivo o indicador. Tras crear el informe a travs de la herramienta Cliente-Servidor, podemos modificar la URL.
Si hemos definido correctamente la direccin URL, cada vez que visualicemos el informe, Smile se conectar a dicha direccin web actualizando en tiempo real el contenido de la misma:
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Nota: Es posible utilizar la funcionalidad de informes basados en una direccin URL para, por ejemplo, acceder a documentos de MS Office disponibles en cualquier de red, simplemente indicando la direccin de los mismos. En la versin web, debido a las limitaciones de los navegadores web no es posible acceder a ficheros que se encuetran en una ubicacin local.
En este caso, cuando visualicemos el informe, Smile intentar abrir la hoja Excel que le hemos indicado.
Si pulsamos el botn Abrir, se mostrar en el navegador la hoja Excel indicada.
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Cuadros de Planes.
Permite visualizar los planes establecidos para realizar un seguimiento de su progreso y avance y tomar medidas en caso de que su evolucin no sea la adecuada.
Los planes se presentan siguiendo la organizacin establecida en el cuadro de mando actualmente abierto, agrupado por Perspectivas, Procesos, Objetivos e Indicadores. El campo Avance muestra cual sera el porcentaje completado terico de la tarea dadas las fechas de inicio y finalizacin definidas y la fecha actual del sistema con la cual hemos entrado. El campo Progreso muestra el progreso de la tarea introducido por el usuario. Para el clculo del control semafrico (estado) de la tarea, SMILE compara el campo Avance con el campo Progreso. En las propiedades de cada tarea, existe un campo llamado tolerancia. Este campo va a permitir al sistema otorgar una tolerancia (en porcentaje) para el cumplimiento de dicha tarea. SMILE calcula el color de la tarea en base a tres reglas: Si el progreso es menor que el avance y est dentro de la tolerancia definida para esa tarea, el color de esa tarea ser Amarillo. Si el progreso es menor que el avance y est fuera de la tolerancia definida, el color ser Rojo.
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Manual de usuario Smile Web Y si el progreso de la tarea es mayor que el avance de la misma, implicar que se est cumpliendo con los plazos y por tanto el color de la tarea ser Verde.
Para el clculo de la evolucin del plan de accin, SMILE nos da la opcin de realizar este clculo en base a cuatro opciones, como podemos observar en la siguiente imagen:
Como vemos en la imagen, estas cuatro opciones son: Manual, esta opcin permite introducir el clculo de la evolucin de manera manual. Por Tolerancia, mediante esta opcin, el sistema calcula de manera automtica la evolucin del plan en base al avance y al progreso de las tareas. Por Pesos Asignados, esta opcin calcula la evolucin del plan en funcin del peso de las tareas. Por Duracin en Das, mediante esta opcin SMILE calcula de forma automtica el peso de cada tarea en funcin de su duracin respecto a la duracin del plan. Es decir, funciona como la opcin anterior pero de manera automtica.
En conclusin, la evolucin del plan de accin y su color se calcularn de forma automtica en funcin del clculo de la evolucin seleccionado.
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Desde el Cuadro de Planes se pueden aadir o modificar tareas asociadas a cada plan de accin existente. Para aadir una tarea, seleccione un plan de accin y pulse sobre el botn Nueva tarea. Aparecer la siguiente ventana:
Desde la ventana de propiedades de la tarea, podr introducir el nombre, descripcin, responsable, fechas de inicio y finalizacin, frecuencia de actualizacin y tolerancia de la tarea. Tenemos la posibilidad de asignar pesos a las tareas, que posteriormente afectarn al clculo de la evolucin del plan de accin. Por defecto, todas las tareas correspondientes a un plan de accin tienen el mismo peso, es decir, afectan en el mismo porcentaje cada una de ella al plan de accin. Una vez introducidas las tareas asociadas a un plan y las correspondientes frecuencias de actualizacin de cada una, podremos introducir el progreso de dichas tareas pulsando el botn lpiz en el cuadro de planes. Aparecer la siguiente pantalla:
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En la columna adicional denominada UP+1 (%) (Ultimo Periodo ms uno) podremos introducir, para cada tarea, el progreso correspondiente al siguiente periodo. Podemos elegir el tipo de Vista deseada para el cuadro de planes. Existen tres vistas, que son las siguientes:
Detallada, que es la vista mostrada en la captura. Gantt +/- 6 meses, esta opcin genera una vista en forma de diagrama de Gantt para los prximos seis meses, en el que se mostrar la evolucin de las tareas y del plan de accin en funcin de su avance y de su progreso. Gantt +/- 1 ao, esta vista es igual a la anterior pero muestra los prximos doce meses.
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Podemos visualizar en cualquier momento toda la informacin introducida para cada tarea seleccionando la tarea deseada y haciendo doble click sobre la misma o bien pulsando el botn Evolucin de la tarea . Se mostrar la siguiente pantalla:
Desde la ventana de Evolucin de la Tarea, al igual que caso de indicadores, podremos aadir nuevos valores existentes. Tambin podremos ver la evolucin global funcin de sus tareas, esto lo podremos ver seleccionando cuadro de indicador y haciendo click en Evolucin del Plan
ocurre en el o modificar del plan en el plan en el .
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Carpetas de Documentacin.
Cada sistema tiene asociado un sistema de carpetas y documentos para asociarlos a los elementos del sistema.
Los usuarios pueden crear tantas carpetas como sea necesario con el botn Nueva Carpeta y pueden cargar y/o descargar tantos y documentos como se desee con los botones Cargar documento Descargar documento .
IMPORTANTE: Los documentos son guardados ntegramente en la base de datos del servidor de SMILE, no se guardan vnculos a los archivos especificados.
Para cambiar los derechos de acceso tanto a carpetas como a documentos debe realizarse a travs de la versin Cliente-Servidor. Para asociar una carpeta de documentacin a cualquier objeto del sistema, primero abriremos la ventana de propiedades del objeto en cuestin. Smile nos permite asociar una carpeta de documentacin a los siguientes elementos del sistema: Objetivos Procesos Planes de accin
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Manual de usuario Smile Web Indicadores Informes Etc.
Por ejemplo, en la figura se muestra la ventana propiedades de un plan de accin:
En la ventana propiedades pulsaremos el botn Seleccionar la carpeta de documentos asociada, tras lo cual se mostrar la siguiente ventana:
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Desde la ventana Seleccin de Carpeta, podremos seleccionar la carpeta que contendr toda la documentacin asociada al objeto. Posteriormente, podremos acceder directamente a la documentacin asociada a un objeto en concreto, utilizando el botn Documentacin que podemos encontrar en las siguientes reas de la aplicacin: Cuadro de indicadores Cuadro de planes Cuadro de informes Desde el men emergente que aparece al pulsar con el botn derecho sobre un objeto existente en un mapa.
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Visualizacin de permisos a usuarios sobre objetos del sistema

Una vez se han definido los usuarios y grupos de usuarios en el sistema actual, se deber entonces proceder a asignar los diferentes permisos que cada uno de esos usuarios tendr sobre cada objeto del sistema, para ello hay que utilizar la versin Cliente-Servidor. Normalmente, y tras configurar las Acciones que cada usuario puede realizar en Smile, pasaremos a configurar la seguridad a nivel de acceso a los Cuadro de Mando. Podemos consultar la seguridad de un objeto . pulsando sobre el botn
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Manual de usuario Smile Web Una vez definida la seguridad a nivel de cuadro de mando, podremos visualizar de igual forma la seguridad a nivel de objetos concretos dentro de cada cuadro de mando. Para ello, bastar con seleccionar el objeto y pulsar sobre el botn Seguridad el cual aparece en las diferentes reas de la aplicacin. Podemos establecer un frreo control de seguridad, pudiendo asignar, segn el caso, diversos derechos sobre cada objeto del sistema. A continuacin se muestra una tabla explicativa de derechos de seguridad asignables sobre cada objeto del sistema: (1) Permiso: V: Visualizar M: Modificar S: Seguridad O: Operador
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OBJETO
PERMISO (1) V
DESCRIPCIN Visualizar el cuadro de mando Modificar propiedades. Modificar Contenido (estructura) del cuadro. Eliminar el cuadro de mando. Administrar seguridad del cuadro No aplica Visualizar la perspectiva Modificar propiedades Eliminar la perspectiva Administrar seguridad de la perspectiva No aplica Visualizar Modificar propiedades del objetivo Eliminar el objetivo Administrar Seguridad del objetivo No aplica Visualizar Modificar propiedades del proceso Eliminar el proceso Administrar Seguridad del proceso No aplica
CUADRO DE MANDO
S O V M PERSPECTIVAS S O V M S O V M S O
OBJETIVOS
PROCESOS
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OBJETO
PERMISO (1) V
DESCRIPCIN Visualizar Modificar propiedades del indicador Eliminar el indicador Aadir/modificar/eliminar metas del indicador Eliminar datos introducidos automticamente (Nota: Solo a efectos de definicin de la frmula de automatizacin) Administrar Seguridad del indicador Insertar datos en aquellos indicadores de introduccin manual Modificar / Eliminar datos introducidos manualmente (No se podrn eliminar datos calculados automticamente a no ser que se disponga del permiso M: Modificar) Visualizar Modificar propiedades del plan Eliminar el plan (incluye la eliminacin de todas las tareas), Aadir/modificar/eliminar tareas del plan Administrar Seguridad del plan de accin Insertar /Modificar/ Eliminar datos de progreso de las tareas (Nota: si no hay un Operador de una tarea concreta dentro del plan, el grupo/usuarios puestos como Operador a nivel del plan, podrn actualizar el progreso de dicha tarea.) Visualizar Modificar propiedades de la tarea Eliminar la tarea Administrar Seguridad de la tarea Insertar /Modificar/ Eliminar datos de progreso de la tarea
INDICADORES S
PLANES
V M TAREAS S O
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OBJETO
PERMISO (1)
DESCRIPCIN Visualizar la carpeta y su contenido (archivos y subcarpetas) y poder visualizar un documento o descargarlo a disco. Modificar propiedades de la carpeta. Eliminar la carpeta. Cargar documentos a la carpeta. Eliminar o modificar documentos y subcarpetas Crear nuevas subcarpetas (NOTA: Si un documento no tiene seguridad asignada explcitamente, se utilizar la seguridad asignada a nivel de la carpeta donde se encuentre dicho documento.) Administrar Seguridad de la carpeta No aplica Visualizar el documento. Descargar documento a disco. Modificar propiedades del documento. Eliminar el documento. Modificar el contenido del documento. Administrar Seguridad del documento No aplica Visualizar el mapa Modificar propiedades del mapa. Eliminar el mapa. Editar el contenido del mapa Administrar Seguridad del mapa No aplica
CARPETAS DE DOCUMENTACIN
S O V
DOCUMENTOS
S O V
MAPAS
S O
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OBJETO
PERMISO (1) V
DESCRIPCIN Visualizar el informe Modificar propiedades del informe (incluido el origen de datos). Eliminar el informe. Administrar Seguridad del informe No aplica.
M INFORMES S O
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Actualizar datos de Indicadores desde fuentes externas.

Si tiene permiso sobre la accin Actualizar Datos Indicadores se le lanzar la actualizacin de los datos de los indicadores que se calculan de forma automtica: indicadores que obtienen sus datos de fuentes de datos externas e indicadores calculados en base a otros.
Se pueden seleccionar individualmente solo los indicadores que se desee actualizar o seleccionarlos todos. Una vez seleccionados se pulsa el botn de Iniciar y se procede a agregar nuevos datos o a actualizar los existentes si fueron modificados en las fuentes origen.
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II. Conceptos del Sistema

III. Primeros Pasos con la Aplicacin

Inicio de Sesin .............................................................................. 36 Seleccionar Cuadro de Mando. .......................................................... 37 Escritorio de Trabajo........................................................................ 38

IV. reas de la Aplicacin

V. Opciones Avanzadas de la Aplicacin

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Strategic Management & Information Learning Environment.

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Principales Funcionalidades del Mdulo de Cuadro de Mando Integral / Procesos

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Asignacin de metas y responsables

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Gestin de planes de accin

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Permiso de Visualizacin Indica si se visualizar el objeto en los cuadros e informes.

Permiso de Modificacin Indica si se podrn examinar sus propiedades y cambiarlas.

Permiso de Administracin Indica si se podrn cambiar estos permisos.

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Posibilidad de importacin automtica de informes a Microsoft Excel

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Principales Funcionalidades del Mdulo de Anlisis y Reporting

Clculo automtico de indicadores

Conexin OLE DB / ODBC

RDBMS (Oracle, DB2, DB/400, SQL Server, etc)

Docs, Email, W eb etc.

Generador de frmulas de clculo

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Creacin de informes de gestin asociados a objetivos o indicadores

Informes basados en indicadores

Manual de usuario Smile Web Informe resumen de indicadores

Informe evolucin de uds. Fabricadas con acumulados

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Informes basados en fuentes de datos OLAP "cubos"

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Informes basados en web

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II. Conceptos del Sistema

II. Conceptos del Sistema

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II. Conceptos del Sistema

Smile nos permitir definir tantas perspectivas como deseemos.

Indicadores y sus Metas

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II. Conceptos del Sistema

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Conceptos de Bases de Datos Aplicados

Base de datos Multidimensional OLAP