UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAM LAUREATE INTERNATIONAL UNIVERSITIES SEDE DE MAESTRAS Y POSTGRADOS

DISEO CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE INFORMACIN TPS GRUPO N 2 INTEGRANTES: PAULETTE BYNOE C.I.P. 8-832-1838 ROGELIO CAMARGO C.I.P. 9-726-2032 FLIX FERNNDEZ C.I.P. 8-749-1787 JOS R. LU C.I.P. 3-712-2262

TRABAJO REALIZADO PARA EL CURSO DE ESTRUCTURA INFORMTICA DE LA EMPRESA DICTADO POR EL PROFESOR ANTONIO J. PERNETT AGNEW

SBADO 7 DE JULIO DE 2012

INDICE

A. Introduccin..3 B. Anlisis FODA4 C. Diseo de Salidas..6 D. Diseo de Entradas16 E. Otras pantallas.19 F. Diseo de macro procesos.21 G. Diccionario de datos...22 H. Rentabilidad: Costo de Hardware y Software para la implementacin......22

INTRODUCCIN

Para operar con mayor eficiencia, las empresas se apoyan cada vez ms en los sistemas de informacin, debido a que las diferentes actividades relacionadas con el servicio al cliente se pueden realizar con mayor rapidez al mismo tiempo que se evita el desperdicio y los errores.

Nuestro software est diseado para acomodar las necesidades de varios tipos de propiedades como lo son: hoteles, moteles, resorts, clubs, hostales, apartamentos y otros lugares destinados al alojamiento de personas.

Dado que estas actividades son rutinarias, con la ayuda de la implementacin de un sistema TPS buscamos ayudar a los diferentes sitios a agregar valor a sus servicios segn sea el cliente, para de estar forma asegurar el xito organizacional.

1.

Anlisis FODA:

A continuacin presentamos el anlisis FODA del sistema manual vs. nuestro proyecto:

Sistema Actual (Manual): Fortalezas Permite el manejo de los datos de todos los huspedes;

Oportunidades Existe la posibilidad de automatizarlo para brindar una mejor atencin al cliente; Amenazas Posibles prdidas de dinero por malos manejos de la informacin; Desventaja ante los software automatizados ya que estos trabajan ms rpido; o Posible prdida de clientes por deficiencias en el servicio al cliente;

o o

Debilidades Error en los registros por parte de los usuarios;

o o o

Alteracin de los registros; Omisin de informacin importante; Servicio al cliente lento y deficiente;

Nuestra propuesta: Fortalezas Permite mayor eficacia en el manejo de los datos de los huspedes, adems permite el manejo de reservaciones, disponibilidad y mejor procesamiento de las transacciones; Oportunidades Facilita el servicio al cliente, brindando un servicio ms rpido eficaz y completo; o Permite brindar un servicio personalizado a cliente y de mayor calidad;

Amenazas Mal uso por parte de los usuarios; sin embargo para contrarrestar este efecto le damos al cliente un servicio de capacitacin, adems el programa cuenta con un completo men de ayuda para solucionar cualquier duda; Debilidades Omisin de registro de informacin de los huspedes por parte de los usuarios; por ello brindamos un servicio de capacitacin obligatoria a fin que stos (los usuarios) conozcan cada una de las partes del sistema.

2.

Diseo de Salidas:

A continuacin presentamos el diseo preliminar de los principales reportes del sistema: Reporte 1: Reporte de Tarifas

Reporte 2: Reporte de Historial de Habitaciones

Reporte 3: Grfico de Status de Habitaciones

Reporte 4: Reporte de Estada

Reporte 5: Reporte de Estada de Grupos

Reporte 6: Reporte de Turnos por Empleado

Reporte 7: Reporte de Caja (permite a cada empleado rendir su informe de caja)

Reporte 8: Reporte Diario

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Reporte 9: Reporte de Cuentas Malas

Reporte 10: Reporte Mensual

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Grfico de Ocupacin Mensual

12

Grfico de Cobros Mensuales

Reporte 11: Reporte Anual y Grficos

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Reporte 12: Reporte de Ingresos

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Reporte 13: Reporte de No Renta

15

3.

Diseo de Entradas

Pantalla 1: Ingreso de Reservaciones

Pantalla 2: Ingreso de Reservas por Grupo

16

Pantalla 3: Pantalla de Ingreso (Check In)

Pantalla 4: Ingreso de tarifas

17

Pantalla 5: Registro de Salidas (Check Out)

4.

Otras pantallas:

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Pantalla de Consulta de Habitaciones

Pantallas de Configuracin

Administracin de Usuarios

19

Respaldo de Datos Manuales y Automticos:

Pantalla de Ayuda

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5. Diseo de Macroprocesos (Diagrama de Flujo)

Inicio

Reservacin

Verificacin de Disponibilid ad

S Check In Decisin (x das)

No

Fin

Check Out

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Acuse de recibo de los materiales

6.

Diccionario de Datos

Nombre Txt_Apellido Txt_Nombre Txt_Direccion Txt_Email Txt_Telefono Fecha_Cumplea os Txt_NoID Fecha_Reserva Fecha_Inicio Fecha_Fin Txt_Totaldias Txt_Habitacion Txt_TipoTarifa Txt_NoPersonas Txt_NombreGru po Txt_Comentario s

Tipo varcha r varcha r varcha r varcha r varcha r dateti me varcha r dateti me dateti me dateti me int varcha r varcha r int varcha r varcha r

Tama o 30 30 100 30 12

15

2 15 15 2 15 50

7. Rentabilidad: Costo de Hardware y Software para la implementacin

DESCRIPCIN

COSTO

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Servidor Dell PowerEdge T410 Incluye: Fuente de poder Instalacin Condiciones: - Garanta de 1 ao en piezas y mano de obra en sitio. - Entregable en 30 das una vez se reciba la orden de compra o el pago en efectivo Licencia de Windows Server Standard 2008 R2 SQL Server y 5 cals Plataforma de Ezee Front Desk Incluye: - Reservaciones - Check In - Check Out - Administracin de usuarios y perfiles - Permite adaptar herramientas externas a la base de datos para generar reportes ms personalizados. Condiciones: - Licencia de uso y soporte 24x7 por un ao. - Instalacin de la plataforma en sitio (incluida la configuracin de la base de datos). - Entrenamiento administrativo en sitio para 5 personas, duracin 7 das. - Pago del 50% antes de la instalacin y 50% al final de la implementacin (ATP) - Tiempo de implementacin 80 das - Costo de la licencia luego del primer ao $1,000.00 (manager) y $750.00 (usuarios regulares) TOTAL

4,294.4 1 623.47 1,036.2 6

15,550. 00 21,504 .14

23

CONCLUSIN

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Podemos concluir que el software Ezee Front Desk se perfila como una aplicacin que permite el mejor manejo de las reservas y el mejoramiento del servicio al cliente en los lugares de estada.

Este software permitir y facilitar la toma de decisiones, ya que cuenta con los reportes y herramientas necesarias para ello, como el reporte de caja, los reportes de ingresos diarios, mensuales y anuales, los cules permitirn determinar la rentabilidad del negocio.

Consideramos que este software brinda adems, herramientas que permitirn personalizar mucho ms el servicio al cliente, lo que redundar en mayores beneficios para los diferentes hoteles y moteles, ya que de esta forma los clientes se sentirn bien atendidos y con deseos de volver a las instalaciones.

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