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C-04

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA CARACTERIZACION DE PROCESO

Versin: 4.0 Pgina 1 de 1

NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

MEJORA CONTINUA

LIDER DEL PROCESO

Director (a) de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros

PROVEEDORES

ENTRADAS polticas, orientaciones estratgicas, planes, programas y proyectos de la entidad

ACTIVIDADES

SALIDAS Plan de trabajo del sistema integrado de mejora Todos los procesos continua institucional Informe de avance del sistema

CLIENTES

Proceso de Planeacin Estrategica Todos los procesos Todos los procesos Todos los procesos Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Proceso de Planeacin Estrategica Organos de Control Comits Nacional y Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Proceso de Planeacin Estrategica

Proceso de Planeacin Estrategica Actas de Revisin por la Direccin

Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua Definicin de la Poitica y objetivos de calidad Planes de mejoramiento del Sistema

Todos los procesos

Solicitudes de creacin ,modificacin o Anulacin de documentos Reporte de no conformidades reales y potenciales Informes regionales de los avances del los planes de gestin ambiental

Controlar los documentos del Sistema

Listado maestro de documentos Informe del estado de acciones correctivas y preventivas Informe de seguimiento a la gestin ambiental institucional Programa de auditorias internas

Todos los procesos Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Proceso de Planeacin Estrategica Proceso de Mejora continua

Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas

Consolidar y monitorear los planes ambientales

Solicitudes de realizacin de auditorias internas Planes de mejoramiento institucional

Administrar las auditorias internas de calidad y Gestin Ambiental Informe consolidado de las auditorias internas

Informe de auditorias internas Retroalimentacin del cliente Desempeo de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio

Todos los procesos

Estado de acciones correctivas y preventivas Cambios que podrian afectar el sistema Recomendaciones para la mejora Acciones de seguimiento de reevisiones previas efectuadas por la Direccin Riesgos actualizados e identificados

Consolidar y elaborar el informe de la Revisin por la Direccin

Informe para la Revisin por la Direccin

Proceso de Planeacin Estrategica

Proceso de Planeacin Estrategica

Proceso de Mejora Continua

Documentacin del Sistema Planes de mejoramiento No conformidades Mapa de Riesgos Indicadores

V/A

Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua Documentos y registros controlados del proceso Proceso de Mejora Continua Institucional, correspondientes al proceso

Proceso de Planeacin Estratgica Proceso de Mejora Continua RIESGOS: REQUISITOS Ver mapa de riesgos de la vigencia

V/A

Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Acciones de mejora realizadas

Proceso de Mejora Continua

INDICADORES

Hoja de vida del indicador del proceso

Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso

Control del Documento


Nombre Elaboro Reviso Aprob Fecha de Aprobacin jun-05 dic-05 dic-08 nov-10 Oscar Andrs Rojas Iveth alexandra Gutierrez Juana perez Martinez Cargo Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Funcionario Direccin de planeacin y Direccionamiento Corporativo Lider del procesos Fecha ago-10 sep-10 nov-10

Control de Cambios
versin 1 2 3 4 Descripcin del cambio Versin Inicial del sistema Eliminacin de la estructura por macroprocesos Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de un interrelacin de procesos en un mapa a una cadena de valor Ajuste de las actividades del proceso Di Este documento impreso se considera copia no controlada t Aprob Resolucin 001156 del 2005 Maria Cristina Alvarez Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la Gestin Institucional Resolucin 003751 del 2008 Juana Perez Martinez d Pl i Di i i t

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros Objetivo: Establecer los parmetros para la creacin, revisin, actualizacin, eliminacin y divulgacin, de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional as como el control y la administracin de los registros del SENA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Directores Regionales, Subdirectores de centro y Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo.

Alcance: Desde la identificacin de la necesidad de la creacin, modificacin o anulacin de documentos, hasta su disposicin final.

Generalidades:

Control de Documentos La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional vara segn el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este procedimiento. La codificacin de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento. Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbologa establecida en el Anexo 3 de este procedimiento. La descripcin o caracterizacin de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo 4 de este procedimiento. Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5. de este procedimiento. Los Anexos 4 y 5 son formatos nicos, la codificacin se realiza de acuerdo con el proceso. El control de los documentos del SIMCI se realiza a travs del Listado Maestro de Documentos (ver Anexo 6) el cual ser manejado exclusivamente por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. (VER NOTA 1) La solicitud, creacin modificacin y anulacin de documentos del SIMCI se debe realizar en el Anexo 7 de este procedimiento. Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso. El control, la actualizacin y la divulgacin del Normograma institucional, corresponde a la Direccin Jurdica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004. Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotacin en el pie de pgina. Este documento impreso se considera copia no controlada Para la identificacin de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes caractersticas:

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Pg. 1

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

El encabezado de la caracterizacin de proceso: Fecha: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL DOCUMENTO Versin: Pgina__de__ Los procedimientos tendrn encabezado solo en su primera pagina

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO


En las dems pginas solo aparecer el nombre del procedimiento

Los formatos tendrn el siguiente encabezado NOMBRE FORMATO Cdigo y versin Nombre proceso al que est asociado Nombre procedimiento al que est asociado
Pie de pgina: Todas las hojas de los procedimientos llevarn en el pie de pgina la siguiente tabla alineada a la derecha, Indicando el nmero de versin, el cdigo y la pgina:
Versin # Cdigo Pgina

Todo documento del sistema contar con un cdigo nico que se asigna segn lo establecido en este procedimiento. Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la ltima pgina. Control de Documentos Cargo

Nombre Elabor Revis

Fecha

Aprob
versin Fecha de Aprobacin Control de Cambios Descripcin del cambio Aprob

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Pg. 2

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo NOTA 1: Las Regionales solo podrn generar instructivos, formatos, Guas y fichas tcnicas adicionales para aplicar de manera especfica y conforme a la naturaleza de los Centros de Formacin adscritos a est. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trmite ante la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo para su revisin y la posterior inclusin en el Listado Maestro de Documentos. NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestin Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se contempla que los centros debern elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad vigente, teniendo como parmetros las caractersticas del SIMCI .

Control de Registros El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a travs de las Tablas de Retencin Documental la entidad realizar el control de sus registros. En las TRD se determinar las condiciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin, tiempo de retencin y la disposicin final de los registros. La identificacin: Se establece a travs de series, sub-series y las series documentales. El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradicin Documental; en ella se establece si los registros se almacenan en soporte fsico (original o copia) o si es en soporte electrnico. La proteccin: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestin de cada proceso. La recuperacin: La consulta de los registros, se solicitar ante la persona encargada de dirigir el archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia. La retencin: Corresponde al tiempo en archivo de gestin como en archivo central. La disposicin final, en las TDR se establece si la eliminacin o conservacin, si este es el caso se determina este si es en soporte fsico o soporte electrnico, as como la tecnologa usada para la misma. Digitalizado o microfilmado.

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Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Flujograma

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Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION
Detectar las necesidades de crear, anular o modificar un documento de su proceso. o retirar o incorporar un documento externo que afecte su proceso. En el caso que el documento sea solicitado por un Centro de Formacin, esta solicitud debe ser diligenciada por el responsable Regional y este enviarla a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04
formato de creacin, modificacin y anulacin de documentos , debidamente diligenciado

RESPONSABLE

REGISTRO

Lder de procesos y/o responsable asignado nacional o regional

Lder de procesos y/o responsable asignado Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Formato P001-04

F002-

Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud 3 Si es anulacin del documento, se procede a la actividad 12 de lo contrario continua con la actividad 5

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Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

ACTIVIDAD
5 6

DESCRIPCION
Verificar si el documento cumple con los referentes de este procedimiento y del SIMCI. Si es viable se continua con la actividad numero 9 de lo contrario con la actividad 7 Enviar comunicacin al responsable del proceso informando acerca de la no viabilidad solicitando los ajustes que se deben realizar al documento, en el formato F002-P001-04. Realizar los ajustes del documento y remitirlo nuevamente a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo para continuar con la actividad 5. Enviar el documento para su aprobacin.

RESPONSABLE
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

REGISTRO
Formato P001-04 F002-

Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Lder de procesos y/o responsable asignado

Formato P001-04

F002-

Formato P001-04

F002-

9 Devolver el documento, confirmando aprobacin y continuar con el proceso su

10

Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. Designado en la tabla de niveles de autoridad Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Lder de procesos Funcionarios contratistas SENA Funcionarios contratistas SENA Funcionarios contratistas SENA y y y

Documento tramite Documento tramite

en

11

12

Asignar cdigo y versin al documento segn el control documental y el Listado Maestro de Documentos Actualizar el listado maestro de documentos y las TRD si es necesario Identificar la versin anterior del documento y marcarlo segn el caso documento obsoleto si es una modificacin o documento anulado si es una eliminacin. Divulgar en los medios establecidos para tal fin. El nuevo documento con el apoyo de Comunicaciones. Socializar e implementar el documento en las actividades diarias. Archivar los documentos y registros Conservar, proteger y recuperar los documentos y registros Velar por la Disposiciones final de los registros

en

Listado Maestro de Documentos y TRD Versin anterior del documento

13

14 15 16 17 18

Medios digitales

TRD TRD TRD

Documentos asociados: Tablas de Retencin Documental, vigentes a la fecha. Anexo 1 Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI Anexo 2 Codificacin de documentos Anexo 3 Simbologa para los flujogramas Anexo 4 Identificacin de caracterizacin de procesos Anexo 5 Identificacin de procedimientos Anexo 6 Listado Maestro de Documentos Anexo 7 Formato Solicitud de creacin, anulacin o modificacin de documentos

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Pg. 6

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Control de Documentos
Nombre Elabor Revis Oscar A. Rojas Rosario Ramos Grupo de Continuo Gestin Cargo Presupuestal Gestin y Mejoramiento y Fecha Junio2010 Julio 2010 Agosto 2010

Coordinadora Grupo de Mejoramiento Continuo

Presupuestal

Aprob

Juana Prez Martinez

Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

versin 01

Fecha de Aprobacin Junio 2005

Control de Cambios Descripcin del cambio Versin Inicial del sistema

Aprob

02

Diciembre 2008

03

Agosto 2010

Resolucin 001156 del 2005 Actualizacin nueva versin del procesos y Resolucin procedimientos y paso de la interrelacin de procesos 003751 del identificada en un mapa a una cadena de valor. 2008 Resolucin Ajuste del procedimiento de control de documentos y 02613 del 9 de registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y se septiembre del ajuste a las nuevas tecnologas. 2010

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Pg. 7

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 1 NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO Poltica de la Calidad ELABORACIN Funcionario encargado por el Representante de la Direccin Funcionario encargado por el Representante de la Direccin Funcionario encargado por el Representante de la Direccin Funcionario encargado por el Representante de la Direccin Funcionario encargado por el lider del proceso REVISIN Comit Nacional del Sistema de Mejora Continua institucional Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo APROBACIN Consejo Directivo Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional Lider del proceso

Objetivos de Calidad

Cadena de Valor

Manual de Calidad

Caracterizacin de Procesos

Procedimientos y Planes de calidad

Funcionario encargado por el Direccin de Planeacin y responsable del proceso o Direccionamiento Corporativo encargado de mejora a nivel regional

Lider del proceso

Procedimientos temas especificos determinados en la NOTA 2 del procedimiento control de documentos y registros

Funcionario encargado

Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Subdirector de Centro

Instructivos, Fichas Tcnicas, Guas y Formatos


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Funcionario encargado por el Direccin de Planeacin y responsable del proceso o Direccionamiento Corporativo o encargado de mejora a nivel regional

Lider del proceso o responsable regional del proceso

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANEXO 2 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificacin para su identificacin y control. Esta codificacin est relacionada con el proceso al cual soporta el documento. La estructura general de la codificacin consta de los siguientes caracteres alfanumricos asignados de la siguiente manera: - El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de documento as: M: Manual P: Procedimiento I: Instructivo C: Caracterizacin G: Gua F: Formato - El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a los dgitos relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, as: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 = = = = = = = = = = = = = = = = = = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS PLANEACION ESTRATGICA MEJORA CONTINUA NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES DISEO CURRICULAR ADMINISTRACIN EDUCATIVA EJECUCION DE LA FORMACIN PROFESIONAL EJECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES GESTIN PARA EL EMPLEO GESTIN DEL TALENTO HUMANO GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN JURIDICA GESTIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS GESTIN DOCUMENTAL GESTIN DE LAS COMUNICACIONES GESTIN INFORMTICA

- Las caracterizaciones de proceso solo contarn con los dos caracteres anteriores as: C04: pertenece al proceso gestin documental Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento dentro del proceso, iniciando con el 001. Esta codificacin se ubicar o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y en el pie de pgina, para el resto de documentos. Ejemplo: Un Formato para la solicitud de creacin, modificacin y anulacin de documentos se codificar: F002-P001-04, donde:

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANEXO 2 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

F002: P001: 04:

Es el segundo formato asociado a este proceso Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua

NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o est relacionado directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificar de la siguiente manera: Ejemplo: Un Formato se codificar: F001-04, donde: F001: 04: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua

La codificacin del Manual de Calidad ser: MQ 01, en donde: MQ: Manual de Calidad. 01: Corresponde a la versin del manual

Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-01, en donde: MPP: es la identificacin del Manual de Procesos y Procedimientos 01: Corresponde a la versin del manual NOTA 2: Para los documentos, hblese de Instructivos, formatos y guas propias de cada Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institucin, a su especialidad, se debe agregar el cdigo designado por la Resolucin 806 de 2004, donde se establecen entre otros los cdigos de las regionales. Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Contina para la Regional Tolima Se codificar: F001-04-73, donde: F001: 04: 73: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua Documento utilizado por la regional Tolima nicamente

Para este caso tambin se aplica la NOTA 1.

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 3 Simbologa para los Flujogramas


G

Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:


Smbolo Nombre Inicio o Fin Tarea Toma de decisin Documento o registro Multidocumento Conector de actividades Conector de pginas Proceso o procedimiento Base de datos Flecha de conexin entre actividades, o de destino Observacin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo. Al interior del rectngulo se redacta la tarea, iniciando con verbo infinitivo Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/ Rechazado, etc.). En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro. Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera ms de un documento. Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar. Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra pgina. Indica que se da una interaccin con otro proceso o procedimiento. Indica que la informacin debe registrarse o conservarse en un sistema de informacin. Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.

Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un nmero consecutivo a partir de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser coherente con la numeracin de la descripcin del procedimiento. Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama de flujo especfico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseo de base de datos, casos de uso, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera elctrica, ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc.) se usarn los cdigos grficos propios de dichos diagramas.

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA CARACTERIZACION DE PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL PROVEEDORES ENTRADAS (4) (6) (7) ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES LIDER DEL PROCESO (5)

codigo: (1) Versin: (2) Pgina (3)

(8)

(9)

-10

-11

-12

-13

RIESGOS REQUISITOS

Ver mapa de riesgos de la vigencia Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso

INDICADORES

Indicadores de gestin del proceso

Nombre Elaboro Reviso (14) (15) (16)

Cargo

Fecha

Aprob

Control de Cambios
versin (17) Fecha de Aprobacin (18) Descripcin del cambio (19) Aprob (20)

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO

PROCESO: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: (2) Objetivo: (3)

Responsable: (4)

Alcance: (5)

Generalidades:

(7)

(6)

Flujograma

ACTIVIDAD
(8) (9)

DESCRIPCION

RESPONSABLE
(10)

REGISTRO
(11)

Documentos asociados: (12) Control de Documentos Nombre Elabor Revis (13) (14) Direccin de Corporativo Planeacin y Direccionamiento Cargo Fecha

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P017-

Pg. 1

Procedimiento para la Revisin por la Direccin.

Aprob

(15)

Jefe oficina de comunicaciones

Control de Cambios
versin (16) Fecha de Aprobacin (17) Descripcin del cambio (18) Aprob (19)

Instructivo
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar Escribir el nombre del procedimiento Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las pautas o criterios para (titulo del procedimiento) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento Indicar a que se debe aplicar el procedimiento Definir claramente las observaciones bsicas, requisitos , pautas para el desarrollo del procedimiento Mostrar el flujograma del procedimiento Enumerar las actividades del procedimiento Enunciar claramente las actividades del procedimiento Identificar quien es el responsable de la actividad Identificar si aplica el registro de la misma Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos , formatos guas, etc. Escribir el nombre de quien elabor el documento as como el cargo o nmero de acta donde se haya elaborado Escribir el nombre de quien revis el documento as como el cargo o nmero de acta donde se haya revisado segn el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI Escribir el nombre de quien aprob el documento as como el cargo o nmero de acta donde se haya aprobado. segn el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI Indicar el numero de versin en la que se encuentra el documento Colocar la fecha de aprobacin del documento Realizar la descripcin de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la trazabilidad del mismo Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprob el documento

(15) (16) (17) (18) (19)

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P017-0

Pg. 2

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ANEXO 6 Listado Maestro de Documentos


LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS F001-P001-04 VERSIN 001 Procesos mejora continua Procedimiento control de Documentos y Registros PROCESO CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIN VIGENTE DESDE

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir (1) (2) (3) (4) (5) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento. Escribir el cdigo asignado al documento Escribir el nombre del documento Escribir el nmero de la versin en que se encuentra el documento Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento

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FORMATO CREACIN, MODIFICACIN Y ANULACIN DE DOCUMENTOS


F002-P001-04 VERSIN 001 PROCESO MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PROCESO: NOMBRE DEL DOCUMENTO: CREACIN DESCRIPCIN DE LA ACCIN MODIFICACIN ANULACIN

NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO OBSERVACIONES

AUTORIZADO

NO AUTORIZADO Firma y fecha

OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

AUTORIZADO

NO AUTORIZADO Firma y fecha

Codigo asignado, versin y fecha de aprobacin del documento

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Auditoras Internas de Calidad Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditoras internas de calidad, para realizar el seguimiento al sistema Integral de Mejora Continua Institucional. Responsable: Oficina de Control Interno de Gestin Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo y su equipo Director Regional Equipo auditor Coordinador Alcance: Inicia con la elaboracin del programa de auditoras internas de calidad y termina con el seguimiento de las acciones de mejora emprendidas.

Generalidades: Existir un programa de auditoras internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina de Control Interno de Gestin y el grupo operativo designado por la Representante de la Direccin, el cual ser presentado al Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el Secretario del mismo para su aprobacin. Los Comits Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecern su programa de auditoras internas regionales con los parmetros establecidos en el Programa de auditoras internas nacionales. El programa de Auditorias nacional, podr incluir varios ciclos de auditora. Los auditores internos no podrn auditar su propio proceso. En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el programa, esta ser designada por el Representante de la Direccin. El lder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la representante de mejora, en un trmino no mayor a quince (15) das hbiles. El auditado debe remitir copia del informe de auditora y de los Formato de acciones correctivas y preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluacin de auditores, a la Representante del Director Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional), durante los diez (10) das hbiles despus de ser recibidos. El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria, se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente tabla:

Versin

P002-04

Pg. 1

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Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. Perfil Educacin Experiencia laboral en el SENA Formacin como auditor Auditor Interno de calidad Educacin secundaria Mnimo 10 mes Lder del equipo auditor Educacin secundaria Mnimo 15 mes

24 horas de formacin en 40 horas de formacin como auditor auditora interna de calidad lder de calidad certificada certificada 1. En principios, procedimiento y tcnicas de auditora. 2. Conocer los documentos del sistema y de referencia 3. Conocer la situacin de la organizacin. 4. Conocer la normatividad vigente. 5. conocimiento y habilidad de la terminologa de la calidad. 6. conocimiento de la terminologa del sector, las caractersticas tcnicas de los procesos y productos de institucin. 1. Planificacin de auditorias Habilidades 2. habilidad en las comunicaciones. 3. tener capacidad de organizar y dirigir a los auditores de su equipo. 4. ser capaz de orientar y dirigir. 5. Estar en capacidad de solucionar conflictos. 6. preparar y completar el informe de auditoria Los auditores deben ser personas, ticas, de mente abierta, diplomticos ,perceptivos , verstiles y objetivos Haber participado en al menos dos Ninguna Experiencia en auditorias auditoras internas como auditor.

La evaluacin del equipo auditor ser coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestin, Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de cada regional. La evaluacin de los auditores lderes ser realizada por el Representante de la Direccin. Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores: 5: Cumple criterio 3: Cumple parcialmente criterio 1: No cumple criterio. El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala: 4.1 5 Auditor cumple 3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditora y debe ser formado nuevamente.

La regional debe enviar copia del informe de auditora y los planes de mejora establecidos para solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince das despus de haber recibido el informe de la auditoria, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, con el fin de realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los consolidara y enviara a Control Interno de Gestin.

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P002-04

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Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicacin donde se encontr Ejemplo. proceso ejecucin de la formacin, Regional Cauca, Centro Industrial Adems se debe ser claro en la redaccin de las mismas, ejemplo. No se est llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje, como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N XX y XXX del 2010

Las No Conformidades sern cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas establecidas en el plan de mejoramiento.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P002-04

Pg. 3

Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P002-04

Pg. 4

Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

P002-04

Pg. 5

Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. ACTIVIDAD DESCRIPCION Elaborar el programa de auditoras nacional, estas incluyen las auditoras Internas de Calidad como las de Gestin Ambiental. RESPONSABLE Oficina de Control Interno de Gestin, Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Secretario Tcnico del Comit Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional REGISTRO

Formato F001-P002-04

Presentar el programa de auditoras en la primera reunin del ao del Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Revisar que el programa de auditoras cumpla con las diferentes expectativas de la administracin y de las necesidades de la organizacin Si el programa es aprobado continua con la actividad numero 4 de lo contrario deber ser ajustado y regresa a la actividad 1 Comunicar a los Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional el programa nacional de auditoras y las directrices especificas para cada proceso a auditar en su respectiva Regional Seleccionar auditores internos del personal con el que cuenta la Regional segn el perfil, de no contar con suficientes auditores se debe solicitar a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo el apoyo respectivo. Elaborar el programa de auditora regional con los lineamientos establecidos en el programa nacional Enviar el programa de auditoras regional a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento corporativo, con las fechas en las que se realizarn y nombre de las personas que conformaran el equipo auditor Si cumple con los lineamientos establecidos en el programa Nacional aprobado por el Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y los perfiles de los auditores, continua con la actividad 8 de lo contrario se regresa a la actividad 5 informando los cambios que se deben realizar Aprobar el programa diseado por las Direcciones Regionales y enviar comunicacin con la aprobacin

Acta de la reunin

Acta de la reunin Comunicacin va correo electrnico

Secretario Tcnico del Comit Comit Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Comit Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Comit Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Oficina de Control Interno de Gestin, Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Oficina de Control Interno de Gestin, Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Formato F002-P002-04

Comunicacin va correo electrnico

Comunicacin va correo electrnico

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Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. ACTIVIDAD DESCRIPCION Elaborar las comunicaciones para informar tanto a auditores como auditados del programa de auditoras RESPONSABLE Comit Regional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional REGISTRO

comunicacin

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Revisar la documentacin del proceso a auditar, el equipo auditor debe revisar adems del proceso y los procedimientos que se va auditar, cualquier otra informacin pertinente, por ejemplo reportes de auditoras anteriores, no conformidades y detalles de las acciones correctivas. Elaborar Plan de auditora, en el cual debe constar de fecha y hora, lugar de la auditoria, el alcance de la auditoria que debe ser el mismo del programa de auditoras, los cargos de las personas que van hacer auditados y el nombre de los auditores Enviar el plan de auditora a la persona lder del proceso y/o responsable del mismo a nivel regional que va hacer auditado. Si despus de recibir el plan de auditora, el auditado cree que debe realizarse modificaciones al plan por compromisos adquiridos anteriormente para la misma fecha, se debe responder al equipo auditor, en los dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin, con la sustentaciones respectivas, la fecha por parte del auditado solo se puede modificar una vez. Si esto ocurre de regresa a la actividad numero 11 de lo contrario se continua con la actividad numero 13 Elaborar la lista de requisitos o preguntas bsicas que se deben plantear, con referencia tanto a la norma de Calidad, como a los pasos de y decisiones del procesos y /o de los procedimientos. Realizar la reunin de apertura con el Lder del proceso y/o responsables a nivel regional, donde se presenta el equipo auditor, se revisa el alcance de la auditoria, as como el plan y se aclaran los detalles del mismo. Ejecutar la auditora interna segn el plan presentado y utilizando de referencia las listas de chequeo elaboradas anteriormente. Esto puede llevarse a cabo en forma de entrevistas a las personas que desarrollan las actividades del proceso y/o procedimientos o mediante la observacin de las mismas. Elaborar las conclusiones de la auditoria para ser informados en la reunin de cierre

Equipo auditor

Equipo auditor

Formato F003-P002-C4 Comunicacin va correo electrnico

Equipo auditor

Auditado

Comunicacin va correo electrnico

Equipo auditor

Formato F004-P002-04

Equipo auditor

Equipo auditor

Formato F004-P002-04

Equipo auditor

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Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. ACTIVIDAD DESCRIPCION Documentar los hallazgos encontrados debidamente evidenciados en el formato de acciones preventivas y correctivas, segn lo establecido en el procedimiento acciones preventivas y correctivas. Elaborar informe de auditora. Realizar la reunin de cierre informando los puntos por resaltar tanto positivos como los hallazgos encontrados esto se registra con las conclusiones y/o observaciones que sean necesarias, el auditor debe entregar informe de auditora con los formatos diligenciados de acciones preventivas y correctivas Archivar los documentos generados por la auditoria, ya sean de forma fsica o digital, para el control de registros del sistema y poder realizar por parte de la Direccin Regional, el seguimiento a los procesos y planes de mejoramiento respectivos. Realizar el seguimiento por parte de la Direccin Regional, de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento, para informar al encargado del cierre de las mismas RESPONSABLE REGISTRO

17

Equipo auditor

Formato F001-P003-04 Formato F005-P002-04 Formato F005-P002-04 y Formato F001-P003-04

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Equipo auditor

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Equipo auditor

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Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional)

Comunicaciones

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Realizar el seguimiento de los planes de mejoramiento planteado para cerrar las no conformidades por parte de equipo auditor que realizo la auditoria o por el asignado por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. Preparar el informe anual de auditoras internas de la Regional y enviar a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo para consolidar y entregar a la Oficina de Control Interno de Gestin.

Equipo auditor

Formato F001-P003-04

Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional)

Documentos Asociados: F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditoras Internas. F002-P002-04. Formato Programa de Auditoras Internas Regionales. F003-P002-04. Formato Plan de Auditoras. F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo. F005-P002-04. Formato Informe de Auditoras Internas. F006-P002-04. Formato de Evaluacin Auditores Internos. F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

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Procedimiento Auditoras Internas de Calidad. Control de Documentos Cargo Profesionales de Mejoramiento Continuo de las Regionales de Caldas y Antioquia y de la Direccin General Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Control de Cambios Versin 01 Fecha de Aprobacin Junio 2005 Descripcin del cambio Versin Inicial del sistema Aprob Resolucin 001156 del 2005 Maria cristina lvarez Coordinadora Grupo de Mejora Resolucin 003751 del 2008 Juana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Elabor Revis Aprob

Nombre Consuelo Castaeda, Claudia Patricia Sanchez, Oscar Rojas Juan Pablo Osorio Juana Prez Martinez

Fecha Septiembre 2010 Septiembre 2010 Noviembre 2010

02

Diciembre 2005

Eliminacin de la estructura por macroprocesos Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de la interrelacin de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor. Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas tecnologas.

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Diciembre 2008

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Noviembre 2010

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PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS F001- P002-04 / Versin 01 Mejora Continua Auditoras Internas de Calidad
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _____________________________ .

ALCANCE DE LA AUDITORIA: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __________________________ . PROGRAMA DE AUDITORIAS: PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIN)

TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __________________________________________________________ . N Y FECHA DE ACTA DEL COMIT REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS NACIONALES: ________________________________.

----------------------------------------------------------FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

----------------------------------------------------------FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMIT

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL


F002-P002-04 / Versin 01 Mejora Continua Auditoras Interna de Calidad

Regional: Objetivo: (1) Alcance: (2)


NOMBRE DEL PROCESO (3) RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA (4) LUGAR Y FECHA (5) EQUIPO AUDITOR (6)

(8)
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL FECHA DE APROBACIN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIN DE PLANEACIN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO ________________(9)_____________________

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes Definir la extensin y los lmites de la realizacin de las auditorias internas de calidad, como: Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor Escribir el nombre del lder del proceso o responsable regional Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Direccin general, regional o centro de formacin en que se va a realizar la auditoria Respaldar la elaboracin del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de Respaldar la aprobacin del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta Direccin Escribir la fecha de aprobacin del programa de auditorias internas de calidad

PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versin 02 Mejora Continua Auditoras Internas de Calidad
PROCESO AUDITADO: (1) REGIONAL: (2) OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3) Documentos de Referencia: (5) CENTRO: ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4) AUDITOR LIDER: (6)

EQUIPO AUDITOR: (7)

AUDITADO: (8) Fecha Hora (DD-MM-AA) (9) ACTVIDAD (12) Fecha (13) Hora Inicial (14) Final (15) Nombre (16)* REUNIN DE CIERRE Fecha Hora (DD-MM-AA) (10) Auditado Cargo (17) Auditor (18) FECHA (DDMM-AA) (11)

REUNIN APERTURA

ENTREGA INFORME FINAL

(19) FIRMA AUDITOR LDER

(20) FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO

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Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)* (17) (18) (19) (20) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la direccin general no diligenciar Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado Definir el campo de aplicacin de la realizacin de la auditoria interna de calidad Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria Escribir el nombre del auditor lider designados para la realizacin de la auditoria Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de apertura de la auditoria interna de calidad Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de cierre de la auditoria interna de calidad Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria Escribir la fecha de realizacin de la actividad programada de la auditoria interna de calidad Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar Establecer el horario de finalizacin de la actividades que va a desarrollar Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad Respaldar la elaboracin del plan de auditoria con la firma del equipo auditor Respaldar la aprobacin del plan de auditoria con la firma del lder del proceso

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LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS


F004-P002-04 / Versin 1 Mejora Continua Auditoras Internas
Fecha: Lugar: Proceso Auditado: Lder del proceso y/o responsable a nivel regional Equipo Auditor: (1) (2) (3)

(4)

(5)

Requisito (6)

Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar (7)

NC (10)

observaciones (11)

NOTAS ADICIONALES

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir (1) Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria (2) Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formacin) (3) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad (4) Escribir el nombre del lder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar (5) Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria (6) Indicar el numeral literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros. (7) Escribir la pregunta que realizar el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos. (10) cumpliendo.
Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta

(11) Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS


F005- P002-04 / Versin 02 Mejora Continua Auditoras Internas de Calidad

1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO (Donde se llevo a cabo la auditoria)

LOCALIZACIN (especifique direccin, telfono, correo electrnico de los sitios visitados)

ALCANCE

REQUISITOS LIDER DE PROCESO O RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA Nombre Cargo Correo electrnico FECHAS FECHAS DE EJECUCION DE LA AUDITORIA. EQUIPO AUDITOR Lder Auditores DURACIN (total das auditor)

2
2.1

OBJETIVOS

3. IDENTIFICACIN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS 3.1 . Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas

3.2

Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS


F005- P002-04 / Versin 02 Mejora Continua Auditoras Internas de Calidad 4
NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

Numeral de la norma de requisitos

Descripcin de la no conformidad

ASPECTOS RELEVANTES

ASPECTOS POR MEJORAR

Auditor lder: Firma de recibido a conformidad del Auditado:

Fecha: Fecha:

(dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)

EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS


F006-P002-04 / Versin 02 Mejora Continua Auditoras Internas Nombre del auditor (1) Proceso auditado (3) Lugar: (4) Fecha (2)

Segn el desarrollo de la auditoria evalue el desempeo de la auditoria teniendo en cuenta que: 5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. CONOCIMIENTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditora Realiza reunin de apertura de la Auditoria Utiliza herramientas de Verificacin Demuestra conocimiento de los procesos del rea auditada Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos Retroalimentacin de los procesos auditados Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna Rene y analiza evidencias suficientes Realiza reunin de cierre de la Auditoria (5) NIVEL DE CALIFICACIN 5 3 1

CALIDAD HUMANA 11 12 13 14 15 Manifiesta cordialidad en el trato Demuestra confidencialidad en la informacin Demuestra comportamiento tico Demuestra seguridad durante la Auditoria Es abierto a responder las inquietudes que se presentan

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Qu valor agregado aport el auditor al proceso? (6)

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Qu aspectos considera usted que podra mejorar el auditor en su prxima auditora? (7)

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Comentarios y / u observaciones: (8)

Firma del Evaluador (9) Dependencia: (11)

Cargo: (10)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Escribir el nombre del auditor a evaluar Escribir lafecha en que se realiza la evaluacin Escribir el proceso auditado Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Direccin General, Regional y/o Centro de Formacin Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor evaluado Firma del evaluador Escribir el cargo del evaluador Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas Objetivo: Determinar la metodologa para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas, verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia. Responsable: Lderes de proceso y responsables regionales Alcance: Inicia con la deteccin de una oportunidad de mejora hasta la consolidacin del estado de las Acciones preventivas y Correctivas a nivel nacional.

Generalidades: Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes: Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario. Informes de Auditora Interna o Externa. Resultados de la Revisin por la Direccin. Resultados de Anlisis de Datos. Resultados de las Mediciones de Satisfaccin, Encuestas. Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores. Resultados de Autoevaluacin. Gestin de Riesgo Revisin de las necesidades y expectativas del cliente.

Toda accin establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran una accin preventiva y estas no necesitarn ser registradas en el formato de acciones Correctivas y Preventivas. El incumplimiento de un indicador de gestin durante su medicin, generara una accin correctiva que deber ser documentada por el lder del proceso o responsable regional. Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso en Direccin General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea cerrada deber ser remitida a la Direccin Regional para su envo a la Direccin de de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Direccin General, para ser archivada en la carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas. Es responsabilidad del lder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas. La actualizacin de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA, es responsabilidad del lder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre as: marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y diciembre 31, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo va Email, para su consolidado.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Lder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional REGISTRO

Detectar la oportunidad de mejora

Diligenciar los datos identificados en el formato de acciones preventivas, correctivas y/o mejora en su parte 1, por parte de la persona que identifica la no conformidad. Entregar o enviar el formato diligenciado al lder del proceso o al responsable regional, para que contine con el diligenciamiento del formato. Analiza el tipo de accin a tomar que puede ser Accin Preventiva o Accin Correctiva o Accin de mejora. Si se requiere realizar acciones preventivas o correctivas se continua con la actividad numero 5 de lo contrario se debe establecer una accin de mejora y continuar con la actividad nmero 6. Identificar la causa raz de la no conformidad, la cual se debe establecer en la parte 2 del formato por parte del Lder o responsable Regional del proceso, esto se puede realizar por los diferentes mtodos Espina de Pescado, Los 5 ques, entre otros. Establecer las acciones a realizar para atacar la causa o las causas de la no conformidad, las cuales constituyen el plan de mejora. Enviar la copia del formato ya diligenciado con el plan de mejora a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo si es una no conformidad identificada en la Direccin General o al Representante de mejora de la Regional si fue identificada en ellas.

Formato F001-P003-04

Formato F001-P003-04

Lder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional Lder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional Lder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Lder del proceso y/o responsable de proceso a nivel regional

Formato F001-P003-04

Formato F001-P003-04

Archivar la copia de la accin correctiva y preventiva, en la carpeta del proceso, para su seguimiento y control.

Ejecutar el plan de mejora en las fechas establecidas por las personas designadas por el lder o responsables del proceso a nivel regional

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario REGISTRO

10

Realizar el seguimiento a los diferentes planes de mejora, segn las fechas establecidas para el cierre de las mismas.

Comunicacin

11

Avisar o designar a las personas designadas para el cierre de las no conformidades segn las fechas establecidas. Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento establecido para cerrar la no conformidad, por parte del auditor o de la persona designada para tal fin. Diligenciar el formato en su parte 3, por parte del auditor o persona asignada, escribiendo claramente si la accin establecida se realizo y si fue eficiente Si las acciones fueron efectivas se continua con la actividad nmero 14 de lo contrario se regresa a la actividad nmero 6 Registra la fecha de cierre, Se identifica la fecha de la visita en la que se realiza el cierre o en la que se recibe la evidencia para la misma

Comunicacin

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14

15

Identificar el origen (ubicacin) de la no conformidad Si la no conformidad se identifica en la Direccin general continua con la actividad 16 de lo contrario continua con la actividad 17 Enviar el formato original completamente diligenciado a la Direccin de Planeacin y Direcciona

Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario

Formato F001-P003-04

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17

Enviar el formato original completamente diligenciado al Representante de mejora de la Regional

Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario Auditor, lder de proceso y/o responsable regional del proceso, funcionario

Formato F001-P003-04

Formato F001-P003-04

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas. ACTIVIDAD DESCRIPCION Actualizar el control de AC y AP de la Regional Enviar el reporte de las acciones Preventivas y Correctivas de la Regional a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo RESPONSABLE Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo REGISTRO Formato F002-P003-04

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Formato F002-P003-04

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Actualizar el control de AP y AC Nacional para la Revisin por la Direccin

Documentos Asociados:

F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas

Nombre Elabor Revis Aprob Oscar A. Rojas Juan Pablo Osorio Juana Prez Martinez

Control de Documentos Cargo Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Control de Cambios

Fecha Septiembre 2010 Septiembre 2010 Noviembre 2010

Versin 01

Fecha de Aprobacin Junio 2005

Descripcin del Cambio Versin Inicial del sistema

Aprob Resolucin 001156 del 2005 Maria cristina lvarez Coordinadora Grupo de Mejora Resolucin 003751 del 2008 Juana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

02

Diciembre 2005

Eliminacin de la estructura por macroprocesos Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de la interrelacin de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor. Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas tecnologas.

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Diciembre 2008

04

Noviembre 2010

Versin Este documento impreso se considera copia no controlada

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ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA


F001-P003-04 / Versin 02 Mejora Continua Acciones Preventivas y Correctivas

Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad Fecha: D M A

Consecutivo: Dependencia Generadora: Proceso al que pertenece: Responsable de la accin: Tipo de accin: Preventiva: Correctiva: Mejora:

FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEALE CON UNA X LA FUENTE QUE APLIQUE) No conformidades identificadas en auditoras internas y externas. Resultado del anlisis del informe de quejas del cliente. Servicios no conformes. Resultado del seguimiento y medicin de los procesos. Resultados de la medicin del desempeo de los proveedores. Resultados de la evaluacin de la satisfaccin del cliente. Resultados de la revisin por la direccin al Sistema de Mejora Continua Institucional Acciones correctivas de otros procesos. Cambios organizacionales o externos que podran afectar el SGC. Accin anterior ineficaz (Escribir cdigo de la accin ineficaz) Riesgos Otros. Cuales? PARTE 2, debe ser diligenciada por el lder y/o responsable del proceso a nivel regional DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A MEJORAR O RIESGO):

CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):

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ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA


F001-P003-04 / Versin 02 Mejora Continua Acciones Preventivas y Correctivas

Causas relacionadas con el mtodo de trabajo:

Causas relacionadas con el personal:

Causas relacionadas con el medio ambiente:

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Causas relacionadas con Causas relacionadas con equipo Causas relacionadas con hardware o software: o maquinaria materiales:

Causa raz (s) identificada:

DESCRIPCIN DE LA CORRECCIN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):

PLAN DE ACCION TAREAS RESPONSABLE FECHA LIMITE DE EJECUCION

PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma VERIFICACIN DE ACCIONES RESPONSABLE: TAREAS FECHA DE VERIFICACION OBSERVACIONES

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ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA


F001-P003-04 / Versin 02 Mejora Continua Acciones Preventivas y Correctivas

FECHA DE CIERRE PROPUESTA: EVALUACIN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS Se elimin la causa de la no conformidad real/potencial?: Si No

Los siguientes campos slo se deben diligenciar cuando la accin sea eficaz y vaya a ser cerrada. RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO: FECHA DE CIERRE FINAL: RESPONSABLE DEL CIERRE:

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CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS


F002-P003-03 / Versin 02 Mejora Continua Acciones Preventivas y Correctivas
CLASE No. FECHA FUENTE C (1) (2) AP (4) AC (4) AM (4) Descripcin de la No Conformidad (5) Numeral NTC GP1000 (6) PROCESO REGIONAL consecutivo Regional Fecha final planteada en la mejora (10) ESTADO X (11) E

(3)

(4)

(7)

(8)

(9)

T O T A L

CONVENCIONES:

Fuente:

PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluacin ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisin por la direccin; AD: Anlisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medicin de la Satisfaccin del Cliente; R: Riesgo; M Medicin de procesos, productos o servicios; OT: otro

Clase:

C: correccin / AP: accin preventiva / AC: accin correctiva / AM: accin de mejora

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
Escribir el nmero de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o accin de mejora Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente Marcar con una X que clase de accin se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: correccin / AC: accin correctiva / AP: accin preventiva - AM: accin de mejora Transcribir la Descripcin de la no conformidad. Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la accin tomada, si aplica Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Direccin General, Regional y/o centro) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo Transcribir el consecutivo del documento. Escribir la fecha de la ltima actividad descrita en el Plan de mejoramiento. Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO CONFORME
PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecucin de la Formacin Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras) y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para prevenir su uso, ocurrencia no intencional. Responsable: Lder de proceso y/o responsable regional Alcance: Este procedimiento comprende desde la identificacin de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o del producto no conforme con las especificaciones definidas, hasta su tratamiento y su control.

Generalidades: El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden presentar durante la prestacin de los servicios de los procesos Ejecucin de la Formacin Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras) y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales. Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variacin dentro de los procesos y pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1. Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso), el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una accin correctiva y/o de mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.

Tabla 1 Proceso Descripcin del Aspecto que afecta la calidad. Competencias de los instructores. Responsable Coordinador Acadmico. Instructor. Coordinador Acadmico. Instructor. Apoyos Administrativos. Subdirector de Centro. Coordinador Acadmico Coordinador Acadmico. Instructor. Tratamiento Reprogramar instructores y fortalecer el proceso de formacin.

Disponibilidad de materiales de formacin. EJECUCIN DE LA FORMACIN Disponibilidad de Ambientes de Aprendizaje. No cumplimiento por parte del instructor, de las actividades de formacin programadas

Replantear actividades de formacin, mientras se dispone de los materiales.

Reprogramar Ambientes de Aprendizaje y/o establecer alianzas para disponer de ellos. Establecer acciones de mejora, para cumplir con las actividades programadas.

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Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme

Competencias de los instructores / asesores. EJECUCIN DE LA FORMACIN (Asesora)

Coordinador Acadmico. Instructor / Asesor Coordinador Acadmico y/o Lder de la Unidad de Emprendimiento Subdirector de Centro. Lder de Certificacin de Centro. Lder de Certificacin de Centro. Evaluador.

Reprogramar instructores / asesores y fortalecer el proceso de asesora Reprogramar actividades de asesora concertadas con el cliente.

Incumplimiento por parte del instructor / asesor, al plan de asesora.

EVALUACIN CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES

Competencias de los evaluadores (tcnica y como evaluador). Incumplimiento por parte del evaluador, al plan de evaluacin certificacin.

Reprogramar evaluadores.

Reprogramar actividades de evaluacin certificacin de competencias laborales.

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Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme

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Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme

ACTIVIDAD

DESCRIPCION Identificar el Servicio y/o Producto no Conforme en los procesos misionales.de acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo en cuenta las entradas establecidas para los aspectos que afectan la calidad del servicio Detectar si se presentan aspectos que afectan la calidad del servicio de manera reiterada en el trimestre Informar al lder del proceso responsable del proceso a nivel regional y/o

RESPONSABLE

REGISTRO

Lder y /o responsable del proceso

Formato F001-P005-04

Funcionario del proceso o responsable del Servicio Funcionario del proceso o responsable del Servicio

Formato F001-P005-04 Formato F001-P005-04

Registra la descripcin de los aspectos que afectan la calidad, el responsable del tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1, teniendo en cuenta la frecuencia del suceso durante el trimestre en el formato identificacin, tratamiento y disposicin del servicio no conforme Ejecutar el tratamiento establecido

Lder y /o responsable del proceso

Formato F001-P005-04

Funcionario del proceso o responsable del Servicio Lder y /o responsable del proceso Lder y /o responsable del proceso Lder y /o responsable del proceso Formato F001-P005-04

Realiza el seguimiento para determinar si la accin que se tomo llevo a eliminar el Servicio y/o Producto no conforme Verificar la efectividad del tratamiento y plasmarlo en el formato Si fue eficaz el tratamiento se continua con la decisin de donde fue identificada de lo contrario con la actividad 8 Diligenciar el formato de Acciones Preventiva, Correctivas y/o de Mejora identificando la causa del Servicio y/o Producto no conforme, y de esta forma para determinar la causa raz del mismo y establecer un plan de mejora que si sea eficaz. Continuar con las actividades determinadas en el procedimiento Acciones Preventiva y Correctivas Si el Servicio y/o Producto no conforme fue identificado en la Direccin General continua con la actividad 10 de lo contrario continua con la actividad 11 Enviar el formato original completamente diligenciado a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Enviar el formato original completamente diligenciado al Representante de mejora de la Regional

Lder y /o responsable del proceso

Formato F001-P003-04

Formato F001-P003-04 Lder y /o responsable del proceso Lder y /o responsable del proceso Lder y /o responsable del proceso Formato F001-P005-04 Formato F001-P005-04

10

11

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Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme

ACTIVIDAD

DESCRIPCION Actualizar el control de Servicio Producto no conforme de la Regional y/o

RESPONSABLE Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Representante de mejora de la Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional) Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

REGISTRO Formato F001-P005-04

12

13

Enviar el reporte del Servicio y/o Producto no conforme de la Regional a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Actualizar el control Servicio y/o Producto no conforme Nacional para la Revisin por la Direccin

Formato F001-P005-04 Formato F001-P005-04

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Documentos Asociados: F001-P004-04. Formato Identificacin, Tratamiento y Disposicin del Servicio y/o Producto No Conforme. F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

Elaboro Reviso Aprob

Nombre Consuelo Castaeda, Claudia Patricia Sanchez, Oscar Rojas Juan Pablo Osorio Juana Prez Martinez

Control de Documentos Cargo Profesionales de Mejoramiento Continuo de las Regionales de Caldas y Antioquia y de la Direccin General Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Control de Cambios

Fecha Septiembre 2010 Septiembre 2010 Noviembre 2010

Versin 01

Fecha de Aprobacin Junio 2005

Descripcin del cambio Versin Inicial del sistema

Aprob Resolucin 001156 del 2005 Maria cristina lvarez Coordinadora Grupo de Mejora Resolucin 003751 del 2008 Juana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

02

Diciembre 2005

Eliminacin de la estructura por macroprocesos Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de la interrelacin de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor. Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas tecnologas.

03

Diciembre 2008

04

Noviembre 2010

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Pg. 5

IDENTIFICACIN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME


F001-P004-04 / Versin 02 Mejora Continua Servicio y/o Producto No Conforme

Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:


Fecha de Identificacin Descripcin del Servico y/o producto no conforme. Accin/Tratamiento Realizado Fecha de Seguimiento Seguimiento Eficaz NO(ac) SI

Responsable del Tratamiento

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Revisin por la Direccin Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisin por la Direccin del SENA que permita asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.

Responsable: Representante de la Direccin.

Alcance: Comprende desde el anlisis y verificacin de los criterios e informacin para la revisin por parte de la Direccin hasta la el informe de seguimiento del plan de mejora generado por la misma.

Generalidades: Los resultados de la Revisin por la Direccin incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situacin, entre otras. La revisin al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendicin de cuentas de los Lderes a la Alta Direccin y debe realizarse por lo menos una vez al ao, incluir la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Poltica y los Objetivos de Calidad si es necesario. Para la realizacin de la Revisin por la Direccin se debe contar con la asistencia de la Alta Direccin y de los Lderes de proceso. Cada Lder de proceso es responsable de la presentacin de los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas, recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentacin se debe realizar de acuerdo al esquema y metodologa establecida y no debe durar ms de 10 minutos.

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Procedimiento de Revisin por la Direccin.

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Procedimiento de Revisin por la Direccin.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION Programar la revisin del SIMCI, teniendo en cuenta las entradas requeridas y el desempeo de sistema. Solicitar a los Lderes de los procesos la informacin, segn corresponda: Resultados de auditoras. (Informe de cumplimiento plan de auditoras, evaluacin auditores, recomendaciones) Retroalimentacin del cliente del ltimo ao. (Resultados encuesta satisfaccin al usuario, Informe quejas y reclamos, acciones realizadas para la mejora) Desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. (Indicadores de Gestin, producto no conforme presentado y tratamiento, Matriz de eficacia del Sistema) Estado de las acciones correctivas y preventivas. (Consolidado de abiertas y cerradas, distribucin por procesos, fuente) Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin. (Resultados implementacin plan de mejoramiento resultante de la revisin anterior) Cambios que podran afectar al Sistema. (Resultados encuesta realizada a los Lderes de Proceso) Recomendaciones para la mejora. (Resultados encuesta realizada a los Lderes de Proceso) Riesgos actualizados e identificados para la entidad. (Informe seguimiento a mapa de riesgos, planes de manejo y controles) Convocar a los Lderes de proceso para la realizacin de la reunin de Revisin por la Direccin. Consolidar la informacin suministrada por los Lderes de proceso, preparar el informe para la revisin y la presentacin con los resultados obtenidos por los diferentes procesos. Presentar los resultados obtenidos por cada uno de los procesos y sus recomendaciones Analizar la informacin presentada, obtener conclusiones y proponer acciones para la mejora. Elaborar acta de la reunin. En esta se debe incluir las decisiones y acciones

RESPONSABLE Alta Direccin Representante de la Alta Direccin

REGISTRO Programa de revisin (fecha y agenda)

Representante de la Alta Direccin

Comunicado solicitando la informacin Memorandos de encuesta sobre cambios y recomendacio nes

Representante de la Alta Direccin Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Representante de la Alta Direccin Alta Direccin Lderes de proceso Secretario tcnico del Comit Nacional

Comunicacin de citacin a la reunin Informes Presentacione s Presentacin e informe de Revisin por la Direccin

6 7

Acta de revisin por la

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Procedimiento de Revisin por la Direccin. ACTIVIDAD DESCRIPCION tomadas en la reunin RESPONSABLE del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Secretario tcnico del Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional Alta Direccin Representante de la Alta Direccin Lderes de proceso Representante de la Alta Direccin REGISTRO direccin

Documentar plan de mejoramiento, con base en el anlisis realizado y las necesidades o mejoras propuestas que permitan el mejoramiento y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad. Ejecutar actividades plan de mejoramiento Revisin por la Direccin.

Plan de mejoramiento Acciones Correctivas y/o Preventivas

10

Realizar seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento.

11

Presentar informe peridico de seguimiento a las mejoras planteadas al Comit del Sistema Integrado de Gestin.

Representante de la Alta Direccin

Plan de mejoramiento con avance de actividades Informe de avance plan de mejoramiento Acta Comit del Sistema Integrado de Gestin.

Documentos Asociados:

Acta de la Revisin por la Direccin


Control de Documentos Cargo Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Control de Cambios

Nombre Elabor Revis Aprob Oscar A. Rojas Juan Pablo Osorio Juana Prez Martinez

Fecha Septiembre 2010 Septiembre 2010 Noviembre 2010

Versin 01 02

Fecha de Aprobacin Junio 2005 Diciembre 2008

Descripcin del Cambio Versin Inicial del sistema Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de la interrelacin de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor. Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas tecnologas.

Aprob Resolucin 001156 del 2005 Resolucin 003751 del 2008 Juana Perez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

03

Noviembre 2010

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Procedimiento de Revisin por la Direccin.

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