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Auditoria Contable
Auditoria Contable
s con la finalidad de determinar si estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las polticas establecidas por la direccin y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas. La auditora tiene como objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y dems documentos administrativo-contables presentados por la direccin, as como sugerir las mejoras administrativocontables que procedan. .- Funcin de la auditora dentro de la empresa Es difcil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus actividades. La direccin de la empresa es la que se encarga de definir las polticas que seguir la empresa y los fines que esta quiere alcanzar, tambin deber seleccionar a los directores subordinados a los que delegara las responsabilidades de cada rea especfica. La direccin siempre debe de estar segura de que tanto la poltica como los procedimientos, los planes y los controles establecidos a seguir son los mas adecuados y se ponen en prctica. El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones expuestas anteriormente en su detalle y en su raz; sus anlisis y sus recomendaciones deben de ser una ayuda tanto para los subordinados como para la direccin en su propsito de alcanzar un control ms eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios. .- La auditora y el control de la empresa Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas : Es la verificacin de si todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos. Es el anlisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopcin de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptacin necesaria. La formas de control mas utilizadas corrientemente en Espaa son : Intervencin Inspeccin Control interno Auditora externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinin sobre ellos. Auditora interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la organizacin de la empresa, para ayudar a la direccin general. Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de control, las siguientes: Control de gestin : Funcin de sntesis realizada en el mas alto nivel de la estructura. Auditora interna : Labor de anlisis que completa en extensin y profundidad la labor del control de gestin. Auditora externa : Labor de comprobacin posterior, realizada por una persona u organismo externo a la empresa
.- La auditora y la contabilidad
La auditora est estrechamente relacionada con la contabilidad. La contabilidad tiene como misin la recogida, clasificacin, resumen y comunicacin de las transacciones econmicas y financieras a parte de ciertas situaciones cuantificables de la empresa.
La auditora, en cambio, no se preocupa de registrar, resumir, presentar ni de comunicar dichas transacciones; su objetivo fundamental es revisarla forma en la cual las transacciones y situaciones econmico - financieras que afectan a la empresa han sido tanto medidas como comunicadas. Asimismo es tarea de la auditora determinar la adecuacin y fiabilidad de los sistemas de informacin y de las polticas y procedimientos operativos existentes en los distintos departamentos de la empresa; en definitiva la auditora cubre todas las funciones de revisin, utilizando a la contabilidad como el vehculo mas idneo para realizarla. La auditora esta orientada a presentar un juicio completo de la empresa, lo que abarca, adems del aspecto contable y financiero, la forma de dirigir la empresa, la capacidad para crear y lanzar nuevos productos as como la implantacin de nuevos mercados. .- Los distintos enfoques de la auditora Segn el objetivo que se persiga o en funcin de la importancia que se d a ciertos aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditora, los mas comunes son : Financiera : La auditora financiera es una revisin de los estados financieros similar a la auditora externa. Su objetivo es expresar una opinin sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la situacin actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Verifica : El objetivo de la auditora verifica es la revisin de la ejecucin y puesta en prctica de los sistemas, polticas y procedimientos establecidos por la direccin. Operativa : Es mas bien una actitud mental del auditor. Se trata del control sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la auditora encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las actividades de la empresa. Especial : La direccin general u rgano competente fija en concreto el objetivo y el alcance del trabajo de la auditora.
2 .- La auditora externa
.- Definicin de auditora externa La auditora externa se puede definir como los mtodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se trata de dar carcter publico, mediante la revisin, a unos estados financieros que en principio eran privados. En Espaa, en los ltimos aos, se ha generalizado la necesidad de la auditora externa, como una exigencia de la propia dinmica de la empresa y de la sociedad en general.
Exposicin : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. Uniformidad : la base utilizada en la preparacin de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variacin con respecto al ejercicio precedente. Importancia o materialidad : Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia econmica o materialidad de las partidas. Moderacin : De dos o mas posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que d los resultados mas desfavorables. .- Normas de la auditora Las normas tcnicas de auditora de cuentas constituyen los principios y requisitos que necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeo de su funcin y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinin tcnica responsable. Las normas de auditora han sido la desarrolladas en la practica por las opiniones de los profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos: NORMAS GENERALES Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditora .
realizacin por una persona competente. Realizacin por una persona independiente. Cuidado profesional en la realizacin del trabajo y en la confeccin del informe.
NORMAS DE TRABAJO Hacen referencia a la preparacin y ejecucin del trabajo a realizar por el auditor, regulan el conjunto de tcnicas de investigacin e inspeccin aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinin responsable e independiente.
Programacin adecuada. Supervisin adecuada. Anlisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas. Opinin basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente.
NORMAS DEL INFORME Regulan los principios que han de ser observados en la elaboracin y presentacin del informe de auditora estableciendo la extensin y contenido de los diferentes tipos de informes, as como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso.
Expresin de si os estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Expresin de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto al periodo precedente. Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros. El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su conjunto.
Averiguar el grado en que se estn cumpliendo los planes prefijados. Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicacin de los controles operativos, contables y financieros. Determinar si los bienes del activo estn registrados y protegidos. Verificar y evaluar la veracidad de la informacin contable y otros datos producidos en la organizacin.
Realizar investigaciones especiales solicitadas por la direccin. Preparar informes de auditora acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. Vigilar el cumplimiento de la recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.
El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningn tipo de autoridad directa sobre otras personas de la organizacin. Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los mtodos, planes y procedimientos de la empresa. Finalmente, la auditora interna debe de ser responsable ante una persona en la organizacin, que asegure la consideracin y actuacin adecuada de acuerdo con las conclusiones o recomendaciones presentadas.
Actividades principales desarrolladas por la empresa. Escritura de constitucin, de la cual se extraern diversos aspectos de inters. Accionistas actuales y sus participaciones. Relacin del equipo directivo de la empresa, detallando nombre, remuneracin y labor que desarrolla. Si han existido cambios en los principios contables durante el ultimo ejercicio, cuales han sido y porqu. Si han existido cambios en los negocios o actividades de la empresa en el ultimo ao, cuales han sido. Nmero medio del personal empleado en el ltimo ao y su coste total . Hay que obtener el mximo desglose por categoras. Plizas de seguro. Lista de empresas asociadas y su direccin. Plan de organizacin de la empresa, cogido de cuentas y sistema de registros. Firmas autorizadas y alcance de las autorizaciones.
informacin financiera:
Balance de comprobacin de saldos. Juegos completos de los balances, cuentas de perdidas y ganancias y estados complementarios, presupuestos. Caja y bancos.
Detalle de los saldos. Saldos de uso restringido. Reconciliaciones del saldo bancario segn los libros de la empresa los extractos de las cuentas.
Cuentas a cobrar
Previsin para clientes incobrables. Relacin de efectos comerciales. Morosos eliminados durante el ao.
En poder de la empresa
Activo inmovilizado: remarcando todos los detalles del ao, la amortizacin utilizada y su consistencia con el ao anterior. Inversiones : Remarcando el valor de coste y el valor oficial de mercado. Proveedores: relacin detallada de los saldos individuales. Saldos entre sociedades del grupo.
c)contingencias:
Situacin fiscal detallada por cada clase de impuestos. Relacin de los hechos ms importantes ocurridos desde la fecha de cierre de los estados financieros que se estn auditando hasta la fecha en la que se realiza la revisin, que de algn modo afecten a dichos estados. Compromisos adquiridos en firme, pendientes de cumplimiento.
El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuacin: Relacin de fondos disponibles Inventario de las partidas
Comprobacin de cobros y pagos anteriores en efectivo. Comprobacin de los pagos por banco.
Examen de los talonarios Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez ltimos das con los correspondientes justificantes. Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja. Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete das anteriores y posteriores al arqueo de caja.
En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultaneamente. Un punto importante en el arqueo de caja es el anlisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar: Si su antigedad es razonable. Si estn debidamente documentados. Si estn debidamente aprobados.
El sistema de fondo fijo de caja consiste en: Fijar un importe adecuado para las necesidades de pagos por caja. Entregar dichos importe al cajero. Suprimir todo ingreso directo en caja. Reponer fondos al cajero, contra justificantes de pago aprobados, por su mismo importe.
Se suele utilizar en auditora para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, la confirmacin directa, esta recoger toda la informacin adicional de inters para la auditora. La firma de auditora debe de recibir directamente la informacin del banco, con autorizacin para ello de la empresa auditada. El contenido de la confirmacin directa bancaria es el que sigue: Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restriccin en caso de que esta exista.
Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado ao y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas. Prestamos o anticipos pendientes de liquidacin y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores. Total de las letras. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depsito. Cualquier otra informacin relativa a las operaciones de la empresa auditada con el banco. Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheque, letras, endosos, indicando cuantas de ellas son indispensa y combinaciones de las mismas. Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas poe el auditor, desde su envo hasta su recepcin, para que el procedimiento tenga validez.
La confirmacin de las cuentas a cobrar requiere la comunicacin directa con los deudores, ya sea durante el periodo al que se refiere la auditora o con posteridad al mismo. FORMAS DE CONFIRMACIN Existen dos formas tradicionales de confirmacin:
La forma positiva: Se pide al deudor que responda si est o no de acuerdo con la informacin dada. La forma negativa : se pide al deudor que responda solamente si esta en desacuerdo con la informacin dada.
La forma mas utilizada generalmente es la forma positiva y su practica supone: La recepcin de una respuesta del deudor, lo cual constituye prueba de la deuda. El empleo de otros procedimientos para obtener pruebas de la validez y exactitud de las cuentas significativas cuyos titulares no han respondido. La utilizacin de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden existir numerosas cuentas en discusin o con inexactitudes o irregularidades. La forma negativa es mas til especialmente cuando el control interno ejercido sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable, cuando existen muchos saldos pequeos y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que reciben las peticiones de confirmacin no les prestaran la debida atencin. B) PROCEDIMIENTOS Los procedimientos de confirmacin pueden tener por objeto directamente los saldos o bien partidas individuales incluidas en dichos saldos. Este ltimo procedimiento puede ser especialmente til cuando la naturaleza de las cuentas o registros de deudores no permite la confirmacin apropiada de los saldos.
productos acabados.
Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuacin de la previsin al respecto. Comprobar si la existencias son propiedad de la empresa y determinar :
Existencias de la empresa en poder de terceros. Existencias de terceros en poder de la empresa. existencias en trnsito.
Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente. Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.
Nombramiento de un empleado que dirija personalmente el recuento fsico. Debera de haber dos encargados de contar las existencias y uno de ellos debera ser ajeno al almacn. Hay que usar fichas o listas numeradas correlativamente con anterioridad. Los contadores debern de firmar cada lista o ficha. Se tiene que nombra a un equipo de control para revisar el recuento. Las listas se darn directamente del empleado que hace el recuento al encargado del mismo. Los auditores tiene que estar informados antes de que se haga el recuento.
Obtener una relacin de las distintas clases de mercaderas y el lugar donde se encuentran. Obtener una copia de las instrucciones emitidas por la empresa para llevar acabo el inventario. Obtener una relacin de los almacenes y de los almacenistas responsables.
En caso de presencia parcial, presenciar el comienzo y el final del recuento. Al comenzar el recuento, anotar:
Observar el trabajo de los contadores, indicando si lo han realizado de forma eficiente. Observar el trabajo realizado por los grupos de control y efectuar algunas comprobaciones para asegurarse de la fiabilidad del recuento.
c) inventarios rotativos:
Inspeccionar los inventarios rotativos efectuados por la empresa durante el ao. Determinar la cobertura de los inventarios rotativos. Ver la importancia de los errores y de las diferencias encontradas. Hacer algunas comprobaciones al momento actual.
Aspectos generales:
La seguridad de los mismos. - Almacenamiento ordenado y racional. - Facilidad de recuento. - Mercaderas de poco movimiento. - Procedimientos de devoluciones. - Control de calidad.
.- Objetivos de la auditora Los objetivos de la auditora del activo inmovilizado y de los correspondientes fondos de amortizacin consisten en comprobar: Si las bases de presentacin y clasificacin de las cuentas de activo inmovilizado son razonables. Si los aumentos registrados durante el perodo objeto de auditora constituyen cargos debidamente capitalizables y representan elementos fsicos propiedad de la empresa . Si los costes de los elementos de cierta cuanta que se han desechado, enajenado o estn fuera de servicio han sido debidamente eliminados, junto con las correspondientes amortizaciones de la contabilidad. Si la dotacin a la amortizacin del ejercicio es adecuada pero no excesiva y ha sido calculada con un mtodo razonable que guarda uniformidad con el utilizado en periodos anteriores. Si los saldos de las cuentas de amortizacin son razonables teniendo en cuenta la vida til de los elementos de l inmovilizado y su posible valor residual. Si todos los gravmenes de importancia que tengan las propiedades de la empresa estn debidamente reflejados o sealados en los estados financieros y si se ha comprobado este punto con el registro de la propiedad. Si el proceso establecido para la adquisicin, mejora y retiro de los elementos del activo fijo est funcionando efectivamente y si tal proceso es adecuado para asegurar un buen control en este campo. Si la poltica de seguros, que se viene siguiendo, cubre adecuadamente los riesgos potenciales a que estos bienes estn sujetos. Si se estn observando todas las normas establecidas por la legislacin en vigor en cuanto hace referencia al inmovilizado, fondo de previsin para inversiones, planes de amortizacin acelerada. Si la empresa tiene por norma realizar peridicamente recuentos fsicos de los bienes inmovilizados. Si es correcto el tratamiento contable dado al activo inmovilizado inmaterial.
Comprobarlos con los libros contables. Compararlos con los de aos anteriores, investigar los cambios importantes y analizar en detalle las cuentas de perdidas y ganancias tales como : Personal, publicidad, viajes, intereses. Compararlos con el presupuesto, explicando las desviaciones importantes. Compararlos con el anlisis del departamento de costes revisando los margenes individuales de los productos.
Resumir las deficiencias encontradas y comentarlas con el responsable del departamento, anotando los comentarios de este. Se debe de escribir un informe del trabajo realizado y se debe de comentar con las personas afectadas. Despus de un tiempo racional desde la emisin del informe, se tiene que comentar con los respectivos responsables de los departamentos las medidas adoptadas para eliminar las deficiencias encontradas. Asimismo se verificar la implantacin de los nuevos procedimientos o medidas de control interno. Esta verificacin se har en la siguiente auditoria anual, ya que se puede considerar que un ao es el tiempo mnimo para verificar la implantacin de una recomendacin importante