MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS

ESCUELA DE EMPRENDEDORES Apoyando a los Emprendedores Sociales y Econmicos

MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS ndice

1. 2. 3. 4. Qu es un Proyecto?.................................................................................3 Qu es un Proyecto Comunitario?...........................................................3 Etapas de un Proyecto ................................................................................4 Cmo Presentar un Proyecto Comunitario? ...........................................4
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 Planteamiento de un Problema. Diagnstico Comunitario ..................................... 4 Infraestructura comunitaria .................................................................................... 5 Aspecto Econmico ................................................................................................ 5 Aspecto Social ......................................................................................................... 6 Aspecto Institucional............................................................................................... 6 Identificacin de los Problemas ................................................................................. 6 Plan de Accin ......................................................................................................... 8

5.

Programacin de un Proyecto Comunitario..............................................8

5.1 5.2 Identificacin de los Objetivos ................................................................................... 9 Cmo se va a hacer? ............................................................................................... 10

6. 7.

Cronograma ...............................................................................................11 Presupuesto ...............................................................................................12

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Recursos Materiales .................................................................................................. 12 Recursos Humanos ................................................................................................... 13 Recursos Institucionales........................................................................................... 14 Valor Total del Proyecto ............................................................................................ 14 Cuadro de Aportes ..................................................................................................... 15

8. 9. 10. 11.

Presentacin del Proyecto........................................................................16 Ejecucin del Proyecto .............................................................................18 Evaluacin del Proyecto........................................................................18 Resumen .................................................................................................20

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MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 1. Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio nico. As, el resultado final buscado puede diferir con la misin de la

organizacin que la emprende, ya que el proyecto tiene determinado especficamente un plazo y el esfuerzo es temporal.1

En otras palabras, un proyecto es un conjunto ordenado de actividades para satisfacer necesidades o lograr un fin.

2. Qu es un Proyecto Comunitario?
Un proyecto comunitario es el conjunto de actividades orientadas a satisfacer o resolver las necesidades ms urgentes y apremiantes de una comunidad. Est orientado fundamentalmente por quienes forman parte de la comunidad, puesto que son quienes conocen la situacin real de la zona.

Tomado de http://es.wikipedia.org Escuela de Emprendedores info@escueladeemprendedores.com.ve www.escueladeemprendedores.com.ve

MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 3. Etapas de un Proyecto

En general, un Proyecto Comunitario tiene las siguientes etapas:

Diagnstico Comunitario Programacin del Proyecto Comunitario Ejecucin del Proyecto Comunitario Evaluacin del Proyecto Comunitario

Cada una de esas etapas sern explicadas en este documento.

4. Cmo Presentar un Proyecto Comunitario?

A continuacin se presentan unas lneas generales para la presentacin de un Proyecto Comunitario.

4.1 Planteamiento de un Problema. Diagnstico Comunitario

Es necesario realizar un diagnstico de la situacin actual de la comunidad. Tambin resulta necesario entender que diagnstico investigado no est aislado; sino que siempre guarda relacin con el entorno el cual, en la mayora de los casos, determina el diagnstico.

En primer lugar, se debe partir de que para hacer un diagnstico comunitario es fundamental conocer la comunidad.

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DEBES CONOCER LA COMUNIDAD!

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Diagnstico es: una forma de ordenar los datos e informacin sobre cmo es y qu problemas tiene una determinada realidad.

Entonces, para hacer un diagnstico comunitario hay que empezar por los siguientes aspectos bsicos:

4.1.1 Infraestructura comunitaria

Determinar los servicios que existen en la comunidad: agua, luz, telfono, Internet, espacios pblicos, vas, escuelas, etc., as como la cantidad y la calidad de los mismos.

Igualmente, es necesario determinar cules servicios faltan y cules hay que mejorar

4.1.2 Aspecto Econmico

Determinar

las

formas

de

subsistencia

de

la

comunidad, los distintos tipos de trabajos dentro de la comunidad, los desempleados, si hay fuentes de trabajo (creadas o posibles)

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4.1.3 Aspecto Social

Determinar el perfil de las familias: cantidad de personas, condiciones de vivienda, escolaridad, formas de esparcimiento, cmo se mantienen.

Adicionalmente, es fundamental conocer cules son los problemas sociales ms graves de la comunidad: inseguridad, violencia domstica, etc. 4.1.4 Aspecto Institucional

Determinar las instituciones pblicas y privadas que funcionan en la comunidad, qu hacen, las necesidades que atienden. Asimismo, determinar las organizaciones sociales de base que existen (Asociaciones Civiles, Partidos Polticos, Cooperativas, etc.)

4.2 Identificacin de los Problemas

Un problema correctamente planteado es un problema mitad resuelto. Por lo tanto, mientras ms exacto sea la definicin del problema

MS IMPORTANTE QUE EL PROBLEMA ES CULES SON CAUSAS!

Entonces, hablar de plantear problema se trata mucho ms de conocer cual es el problema o necesidad de la comunidad, sino de identificar las causas que originan tales problemas o necesidades: su origen y porque se presentan.

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Ahora bien, es fundamental escoger los principales problemas de la comunidad. Ello se debe a que los recursos (fsicos, humanos, econmicos, etc.) tienen limitaciones y no todos los problemas pueden ser resueltos al mismo tiempo.

Para elegir los problemas ms urgentes que deben ser resueltos por la comunidad existen varias metodologas. La ms usada, naturalmente, sigue siendo la votacin.

Luego, es imprescindible hacer una priorizacin de los problemas comunitarios que deben ser atendidos. Esto significa que se debe evaluar cual es el problema con ms afectados, ms urgencia y que se cuenten con los recursos suficientes para ser atendido.

Para elegir un problema se pueden seguir los siguientes pasos:

A cuntos vecinos beneficia la solucin del problema? Cul problema est ms al alcance de la comunidad para ser resuelto? Cmo poder resolver el resto de los problemas en el futuro? Si faltan recursos, se pueden conseguir? Por dnde empezar? Qu se puede postergar y qu es urgente? Qu solucin generara mayor participacin y trabajo comunitario?

Con estas preguntas se puede decidir sobre los problemas que tendrn la mayor urgencia para ser resueltos. Pero, una vez identificado el problema, cmo solucionarlo?

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4.2.1 Plan de Accin

Para poder resolver un problema existen mltiples caminos. En otras palabras, un problema tiene mltiples soluciones. Cada una de ellas tendr sus ventajas y sus desventajas. Lo importante es escoger la ms conveniente. Cmo hacerlo?

Es necesario:

Conocer las ventajas y las desventajas de cada alternativa Conocer la opcin ms al alcance de la comunidad Saber si la solucin aplicada a un problema puede solucionar total o parcialmente otro problema Identificar los recursos disponibles

Luego, es fundamental tambin antes de escoger una alternativa para solucin de un problema comunitario conocer todos los factores (positivos y negativos) que pueden influir en el proyecto. Para eso, es importante conocer:

Qu ventajas existen en la comunidad para dar solucin al problema? Qu recursos podran faltar? Quines pueden ayudar? (Vecinos, organizaciones ciudadanas,

instituciones, etc.) Qu aportes pueden dar quienes ayudan? Cul es la relacin entre la comunidad y los que pueden ayudar? Si faltan recursos, cmo se pueden conseguir? Cunto tiempo se dispone para el desarrollo del proyecto?

5. Programacin de un Proyecto Comunitario

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Programar un proyecto significa definir el conjunto de

procedimientos y tcnicas que se usan para ordenar todas las

acciones necesarias para llevar a delante un proyecto.

Una vez finalizado el diagnstico y la identificacin del problema, para poder formular un proyecto es necesario:

Tener claro que objetivos se quieren alcanzar Determinar que actividades son necesarias para alcanzar dichos objetivos Aprovechar y distribuir adecuadamente los recursos (fsicos, humanos, econmicos, etc.) que se tienen disponibles Repartir eficientemente los trabajos a realizar

5.1 Identificacin de los Objetivos

Esta etapa es una de las ms importantes puesto que determina para qu es el proyecto. Los objetivos tienen que ser realistas, porque de lo contrario el impacto sobre los patrocinantes del mismo ser negativo. Algunas consideraciones para los objetivos son:

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POSITIVO Que sean concretos Que sean claros Que sean posibles

NEGATIVO Que originen confusin Que no se entienda sus efectos No saber a cuanta gente afectar

Los objetivos de un proyecto son de dos tipos:

Generales: es lo que se quiere lograr al final del proyecto. Se alcanzan a mediano y largo plazo Especficos: son aquellos que se van alcanzando progresivamente para alcanzar el objetivo general. Se alcanzan a mediano plazo

Adicional a los objetivos, es fundamental determinar el impacto o alcance del proyecto (cuanta gente ser beneficiada). Esto se llama, la poblacin destinataria del proyecto.

5.2 Cmo se va a hacer?

Es necesario contar con un plan detallado de actividades de cmo se lograrn los objetivos. Para ello, se puede hacer un listado de las actividades que se harn y los responsables de cada una de las actividades. Se puede hacer un modelo como el siguiente:

Actividad Actividad 1: XXX Actividad 2: XXX Actividad 3: Persona 1 Persona 2 Persona 2 y 3

Responsable

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Es importante que las actividades se coloquen en orden de ejecucin. En otras palabras, como se irn realizando las actividades.

6. Cronograma
Es necesario tener un estricto control de las actividades que se estn llevando a cabo. En otras palabras, tener unas fechas de inicio y de fin que permitan evaluar el desarrollo del proyecto, sus avances, las situaciones difciles que se han presentado, los posibles retrasos, etc.

Una de las mayores ventajas de tener un cronograma de actividades bien detallado y estricto es que permite tomar los correctivos necesarios en caso de que el proyecto se retrase y, adems, conocer la ejecucin de los recursos del mismo.

Para la elaboracin del cronograma de actividades se puede utilizar un modelo como el que sigue:

Actividad Actividad 1: XXX

Responsable Persona 1

Fechas Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA

Actividad 2: XXX

Persona 2

Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA

Actividad 3: XXX

Persona 3

Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA

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MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 7. Presupuesto

Uno de los pasos ms importantes para la realizacin del Proyecto Comunitario es la definicin estricta y adecuada del presupuesto.

En primer lugar, el presupuesto es: estimacin de los ingresos y gastos posibles, en una organizacin, empresa, etc. clculo de gastos que se hace por un tiempo determinado.

PRESUPUESTO = CUANTO CUESTA EL PROYECTO

7.1 Recursos Materiales

Es necesario saber los recursos materiales que sern utilizados y las cantidades estimadas. A medida que se vaya avanzando en la identificacin de estos recursos, se puede ir completando una tabla modelo como la que sigue:

Recurso Material Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 C1 C2 C3

Cantidad P1 P2 P3

Precio Unitario

Subtotal C1xP1 C2xP2 C3xP3 Suma de todos los anteriores

Total

El total por cada recurso material se obtiene multiplicando la cantidad de cada uno de los materiales por el precio unitario de todos ellos. Mientras que el total
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de todos los recursos materiales se obtiene sumando todos los totales de cada recurso material.

Es importante dejar siempre un margen para imprevistos. Es decir, si el monto total de los recursos materiales es de Bs. 1000000, dejar un margen de 10%. Es decir: Bs. 1000000x10%= Bs. 100000 (adicionales a Bs. 1000000, pero como una partida de imprevistos).

7.2 Recursos Humanos

En lugar de los recursos materiales, es necesario pensar en las personas que realizarn el trabajo. Naturalmente, cada una de esas personas tiene sus honorarios (paga) por el trabajo que estar realizando.

Para tener el listado del recurso humano es necesario que el cronograma est bien

(explicado definido y

anteriormente) detallado. El

cronograma

permitir definir las jornadas de trabajo de cada una de las personas involucradas en la realizacin del mismo.

Entonces, se podra utilizar el siguiente cuadro modelo:

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Personal

Actividad a Ejecutar A1 A2 A3 C1 C2 C3

Costo por Jornada Laboral

Jornadas de Trabajo J1 J2 J3 Total

Subtotal por Personal C1xJ1 C2xJ2 C3xJ3 Suma de todos los anteriores

Trabajador 1 Trabajador 2 Trabajador 3

El total por cada persona trabajando se obtiene multiplicando el costo de la jornada laboral por la cantidad de jornadas a ser trabajadas. Mientras que el total de todo el personal se obtiene sumando todos los totales de cada persona trabajando.

7.3 Recursos Institucionales

Para ello es necesario conocer los recursos que ya se tienen disponibles:

Valor de un terreno Aportes de la comunidad: telfono, una computadora, una resma de papel, etc.

7.4 Valor Total del Proyecto

En esta etapa se suman todos los costos del proyecto (recursos materiales y humanos). Se puede utilizar una tabla como la siguiente:

Tipo de

Cantidad

Tiempo

Costo Unitario

Costo Total

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Recurso Materiales Humanos Institucionales TOTAL

7.5 Cuadro de Aportes

En el Cuadro de Aportes se especifica el origen de los recursos que estarn siendo empleados en la ejecucin del proyecto. Se puede utilizar el modelo que sigue:

Recurso

Costo Total

Comunidad

Fuente Financiamiento Organizacin Otro que Solicita

Monto solicitado

Materiales Humanos Institucionales

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MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 8. Presentacin del Proyecto

Una vez finalizada la formulacin del proyecto se tiene que presentar en una carpeta con el proyecto. Para ello, se pueden seguir las siguientes recomendaciones:

Cartula: aqu se ponen los datos ms importantes o Nombre del Proyecto o Nombre de la Organizacin (Consejo Comunal, Organizacin Ciudadana, etc.) o Domicilio Postal o Presupuesto Total

Carta de Presentacin: es una carta dirigida a las personas antes las que se presenta el proyecto (Consejo Local del Poder Popular, Empresas, Fundaciones, etc.) explicando brevemente el proyecto, a quienes beneficiar, qu problemas solucionar, etc.

El formato puede ser:

Sr. XXX (Cargo) Presente.-

Nos dirigimos a usted con la finalidad de

o Presentacin del proyecto o Problemas a ser resueltos o Presupuesto Sin ms a que hacer referencia, nos despedimos de usted,
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Firma de los responsables,

Ubicacin Geogrfica: lugar en el cual se realizar el proyecto. Se considerara una gran ventaja poder presentar un mapa de la localizacin exacta del proyecto Caractersticas e historia de la comunidad: una breve resea de la historia de la comunidad, la identidad comunitaria. Se pueden utilizar datos obtenidos del diagnstico comunitario. Se pueden presentar las personas que sern beneficiadas con el proyecto (poblacin destinataria), etc. Fundamentacin de la idea del proyecto: una descripcin general del proyecto, por qu ese proyecto y no otro, descripcin de los problemas de la comunidad y las prioridades establecidas Objetivos (generales y especficos) Actividades Cronograma Presupuesto

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MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 9. Ejecucin del Proyecto

En esta etapa, luego de tener todos los recursos disponibles, ejecutado. cabalidad Es con el proyecto es cumplir en a el

fundamental lo

expresado

cronograma de actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos disponibles permitirn completar el proyecto.

10.

Evaluacin del Proyecto

Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos perodos de este, se puede hacer una evaluacin del proyecto. Dicha evaluacin responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados por ste.

La finalidad de la evaluacin del proyecto es replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir informacin, etc. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulacin del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo.

Es importante hacerse las siguientes preguntas una vez concluido el proyecto:

Se cumplieron los objetivos (generales y especficos) Se cumpli el cronograma de actividades Se realizaron las actividades planificadas Hubo problemas, cules y por qu
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El presupuesto estuvo ajustado a la realidad Falt dinero, por qu no se consider Participaron todos los que se haban comprometido El proyecto impact positivamente a la poblacin destinataria Los participantes directos del proyecto estn satisfechos

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MANUAL PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS COMUNITARIOS 11. Resumen

En resumen, la formulacin, ejecucin y evaluacin del proyecto se puede sintetizar en el siguiente cuadro:

Qu vamos a hacer?

Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer. Fundamentacin del proyecto: es el diagnstico

Por qu lo vamos a hacer?

y por qu elegimos ese problema para solucionar

Para qu lo vamos a hacer?

Objetivos del proyecto: qu solucionara ese proyecto. Localizacin geogrfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo donde se desarrolla el proyecto Listado de actividades para concretar el proyecto Los responsables de las distintas actividades El tiempo que se tardar en hacer el proyecto Listado de recurso y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros) Presupuesto: precios de los recursos, segn cantidad y tiempo de utilizacin.

Dnde lo vamos a hacer?

Cmo lo vamos a hacer? Quines lo vamos a hacer? Cundo lo vamos a hacer? Qu necesitamos para hacer el proyecto?

Cunto va a costar el proyecto?

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Bibliografa
Bartle, Phil, Diseo de Proyectos Comunitarios, http://www.scn.org/mpfc/modules/pd-pds.htm

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