Universidad Central de Venezuela Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría

Cátedra: Contabilidad II

Sistemas de Comprobantes

Profesor: Juan Paiva

Alumno: Juan martinez

Caracas, Agosto de 2011

Comprobantes de pago GRUPO AELE Páginas: 254 El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes. aprobación y registro de todas las transacciones. http://www. la entrega en uso o la prestación de servicios.mailxmail.com Comprobante de pago es la denominación que se le asigna a los documentos que sustentan operaciones comerciales que realizan las empresas en el desarrollo de su actividad. Requiere la verificación.com . siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidas por el Reglamento y hayan sido impresos por imprentas que se encuentren inscritas en el registro de imprentas.monografías. Se considera comprobantes de pago a los documentos que acreditan la transferencia de bienes. Es una forma de registrar los pagos de efectivo que aumenta el control interno al formalizar el proceso de aprobación y registro de facturas para pago. prestación de servicios. www. Sistema contable diseñado para proporcionar un control interno de los desembolsos de efectivo.Definiciones: Sistema de comprobantes.

Estos se caracterizan porque interactúan activamente con el sistema de información de la organización. que llamó poderosamente mi atención. Documento 6. para gestionar la empresa. los gestores o directivos. del libro Contabilidad la base para las decisiones comerciales. la Contabilidad para la Gestión se encarga de captar. JOHNSON Y ROBERT F. SIERRA MOLINA. Este libro es una traducción y adaptación de la cuarta edición del texto en inglés ACCOUNTING The Basis for Business Decisions. España. encontré un aparte tituladoSistema de comprobantes. información sobre el entorno. MEIGS y adaptado por Gonzalo Sinisterra y Jorge Burbano2. CHARLES E. MEIGS. Sistemas de información integrados (ERP). por lo que se puede denominar multipropósito y multiusuario. páginas 302 a 313. GUILLERMO J. registrar. la Contabilidad Financiera encargada de elaborar las Cuentas Anuales. En concreto. página 12.A. Aeca. versión colombiana. BERNABÉ ESCOBAR PÉREZ. 2007. SIERRA y ESCOBAR explicaron1: («) Por una parte. por último. 1986.. por tanto necesidades diferentes. 1 . ya que pueden influir sobre los procesos y tienen la potestad de requerir al sistema aquella información que precisan para tomar decisiones.Una clasificación muy extendida distingue entre contabilidad financiera y contabilidad para la gestión. escrito por W ALTER B. en el cual mencionado aparte se denomina The Voucher System. En la segunda edición en español. así como otra información interna que no suponga la modificación de valores. 2 Editado Mc Graw-Hill Latinoamerica S. elaborar y comunicar buena parte de la información que han de utilizar los usuarios internos. Bogotá.Comisión de Nuevas Tecnologías y Contabilidad. Por otra parte. la que se refiere tanto a las transacciones que la empresa realiza con el exterior como al movimiento interno de valores. la información que se suministra a los distintos usuarios externos que además tienen objetivos y.

internal auditors. la que está encarnada en la contabilidad para el público.php?EDFID=00300 5 Obra citada. considera que la contabilidad es la ciencia que administra. Esta concepción está expandida en muchos países de Europa. Recuérdense las palabras del INTERNATIONAL ACCOUNTING EDUCATION STANDARDS BOARD (IAESB): ³Following deliberation ofthe survey results the IAESB has decided that its education pronouncements will continue toaddress a wide breadth of accounting roles. 1999. 3 . Exposure Draft January 2009: http://www. En ese contexto resultan claras las siguientes afirmaciones de MEIGS. 4 La dimensión administrativa de la contabilidad es el corazón de la contabilidad administrativa o gerencial. dirige y controla el patrimonio de la empresa.. A veces. JOHNSON MEIGS : 5 Y RÉGULO MILLÁN PUENTES. Edición.org/Guidance/EXD-Download. que se denomina Control de las transacciones en efectivo. nos olvidamos de la función administrativa de la contabilidad. al tiempo que rescatan esta dimensión de la disciplina. impreso por Editorial Kimpes Ltda. con Italia a la cabeza. Bogotá. accountants who provide advisory services. La función administrativa del sistema contable implica que éste sea un instrumento de control4. 2ª. Si recordamos esto. por ejemplo MILLÁN sostuvo3: Para refutar la doctrina Anglo-sajona. y en especial la escuela Latina. Por el contrario.La explicación forma parte del capítulo 8 del libro. como todas las ciencias debe tener una tecnología.ifac. Más aún: algunos consideran que la contabilidad es una ciencia administrativa. seducidos por el discurso de la contabilidad para el público. and tax accountants. así como de la auditoría interna y explica por qué los contadores se forman para actuar como asesores financieros y tributarios. Así. managementaccountants. podremos entender ciertos discursos en contabilidad que.´ Véase enProposed Framework for International Education Standards for Professional Accountants. including: accountants preparing publicly-issuedand non-publicly issued financial reports. página 12.auditors who provide assurance on financial reports. Desde luego. planteamos la siguiente: La contabilidad no es una técnica. han creado un gran conflicto con otra de sus dimensiones. La Contabilidad como Ciencia. páginas 302 y 303. es una ciencia que estudia la vida económica y financiera de la empresa con el fin de administrarla adecuadamente.

grande o pequeño. En un negocio muy pequeño puede ser posible que el propietario o el gerente ejecute todos esos pasos con respecto a cada transacción. Si ejecuta este trabajo personalmente puede estar seguro en todo momento de que el negocio está obteniendo lo que paga y que no se están desembolsando fondos descuidada o fraudulentamente. y Deben inspeccionarse y aprobarse las mercancías y servicios recibidos. es necesario efectuar mensualmente un considerable número de desembolsos por concepto de mercancías o servicios. es necesaria la implantación de un sistema de contabilidad bien diseñado para resguardar la compañía contra el despilfarro y el fraude. es casi imposible que el propietario o el gerente pueda atender personalmente cada desembolso. El manejo de estas transacciones requiere de pasos tales como los siguientes: y Deben expedirse órdenes de compra u otro tipo de autorizaciones para los desembolsos. las operaciones aritméticas. Cuando se asigna a este tipo de trabajo a varios empleados. El pago debe hacerse en cheque. A medida que crece el negocio y aumenta el volumen de transacciones diarias. y Deben examinarse las facturas de los proveedores respecto de la corrección de los precios. En todo negocio.Estrechamente relacionado con nuestra descripción sobre el control de transacciones de contado tenemos el problema de cerciorarnos de que los desembolsos estén debidamente autorizados y que los pagos para cancelar obligaciones sean legítimos. . los costos de embarque y las condiciones de pago.

6 . que entre todas las profesiones liberales la que más constantemente necesita el empresario es la Contaduría. Por su parte GARRETA sostuvo7: Los libros sirven» para informar de la marcha de la empresa y evolución de los negocios. al reparar en que constituyen prácticamente el único de los elementos de carácter estructural que los legisladores han considerado necesario para el empresario. Los terceros son los bancos. consistente en suministrar al comerciante o empresario informaciones relacionadas con la marcha de sus negocios. A. página 123 y 124. De ahí. Introducción al Derecho mercantil. con independencia de su concreta configuración organizativa e integrando a su vez una parte de su estatuto jurídico». que consiste en brindar información a terceros en el desenvolvimiento de todos los aspectos de la actividad organizada. Y una función externa. Tras esta inicial observación y siguiendo fundamentalmente el camino trazado por la doctrina JOSÉ IGNACIO NARVÁEZ GARCÍA.La cuestión puede explicarse abordándola de otra manera. Junto a esta función informativa de los libros de contabilidad es interesante resaltar su carácter de instrumento consustancial al ejercicio organizado de las actividades que constituyen la empresa. Los diversos departamentos o secciones de la organización empresarial pueden utilizar esos datos e informaciones. señalado con acierto por MARINA GARCIATUÑÓN. y ello tanto internamente como externamente. a terceros ajenos a la estructura de la empresa. los presuntos proveedores e inversionistas y los organismos de vigilancia estatal. los acreedores. Editorial ABC. Madrid 1994. Bogotá 1986. Marcial Pons. Introducción al derecho contable. página 260. 7 JOSÉ MARÍA GARRETA SUCH. Así NARVÁEZ nos explicó6: La contabilidad cumple dos funciones importantes: una función interna.

310. Descripción del sistema de comprobantes MEIGS.. 305. Por ello. A. El sistema de comprobantes es ampliamente utilizado y es particularmente común en las grandes organizaciones que han hecho un estudio serio del problema del control interno. el soporte informativo que suministra el libro contable supone un elemento estructural de su organización. JOHNSON Y MEIGSexplicaron8: Una manera de establecer control sobre los desembolsos y sobre el pago de pasivos consiste en el sistema de comprobantes. alcanza un ³efecto organizante´ interno y externo». concluye MARINA GARCIA-TUÑÓN. Para cada desembolso se prepara una autorización escrita denominada comprobante. Este sistema exige que todo pasivo se registre tan pronto como se contraiga y que los cheques se expidan únicamente en pago de obligaciones debidamente aprobadas. 308. continúa afirmando que en un plano puramente jurídico. Quizá una de las mayores ventajas del sistema de comprobantes consiste en 8 Obra citada. ya que permite la adopción de las decisiones eficientes e idóneas en cada tiempo y circunstancia y. páginas 303.. y en el doble ámbito económico y jurídico de la empresa. va indisolublemente unido al aspecto funcional de la empresa. Por otra parte. que sólo puede adoptarse mediante este instrumento de información. compra de mercancías para la venta o activos para el uso en el negocio. es decir. independientemente de si el desembolso cubre servicios. en aquella consideración de forma documental de representación escrita. además. previsible o no irresponsable.italiana (NIGRO). 309.. el libro. . los libros se elevan al rango del elemento de carácter organizativo» puesto que justifican la toma de decisión en la empresa. está destinado a reflejar la actividad en qué consiste la empresa . en forma racional. 307.

Verificación de la factura Registro de las cuentas Pago de la obligación El comprobante debe indicar la fecha y el número del cheque. 4. y y Los comprobantes deben tener numeración consecutiva. incluyendo el valor y las condiciones de pago. Independientemente de la forma especial que tenga un comprobante. 3. También contiene espacios para firmas de aprobación relacionadas con cada paso en la verificación y aprobación de la obligación. y Debe contener una descripción de la obligación. generalmente reúne las siguientes características: y Es necesario preparar un comprobante separado para cada factura que llega. . Un comprobante completo brinda una descripción de la transacción así como del trabajo ejecutado en la verificación de la obligación y en la aprobación del desembolso. Características esenciales del comprobante Un comprobante se adjunta a cada factura recibida y se le asigna un número de identificación. El nombre y dirección del acreedor deben aparecer en el comprobante. y Debe tener firmas de aprobación para: 1. 2. El comprobante tiene espacios para anotar los datos de la factura y las cuentas del mayor que han de debitarse y acreditarse al registrar la transacción.poder tener la seguridad de que todo desembolso hecho por el negocio es revisado de manera sistemática y verificado antes de efectuar el pago.

es decir. se manejó mediante un asiento debitando Gastos de teléfono y acreditando Efectivo. según . En el momento de efectuar el pago: Débito. crédito. Comprobantes por pagar. comprobantes para los cuales no se ha hecho todavía anotación alguna en las columnas de ³Pagado´. tales como la cuenta mensual de teléfono. Gastos de Teléfono. Cuando se efectúa el pago se anotan el número y la fecha del cheque en las columnas previstas para tal fin. a menos que se trate de un comprobante debidamente aprobado y registrado. («) Cada comprobante se anota en el registro de comprobantes en orden numérico tan pronto se ha preparado y ha sido aprobado. cuando se tiene un sistema de comprobantes el recibo y pago de la cuenta mensual de teléfono se registrará mediante estos asientos: A recibir la cuenta: Débito.El pago de gastos. La rigurosa observación de esta regla brinda la seguridad de que todos los gastos se están registrando en el período adecuado y de que todos los desembolsos se hacen únicamente después de una revisión adecuada por las personas responsables de efectuar los diferentes pasos en la verificación de una transacción. simplemente haciendo una lista de los comprobantes ³abiertos´. Comprobantes por pagar. No obstante. El total de los comprobantes pendientes de pago. Estos dos asientos separados se harían a pesar de que la cuenta se pagara inmediatamente después de recibirla. Efectivo. Para el buen funcionamiento de un sistema de comprobantes es fundamental que no se efectúe ningún pago. crédito. El valor total de los comprobantes por pagar puede determinarse desde el registro en cualquier momento.

Por esta razón los comprobantes se archivan con base en la fecha en que se requiere el pago. más bien que sobre la identidad de los acreedores. («) El sistema de comprobantes pone especial énfasis sobre el tiempo en que se requiere el pago de las obligaciones. MAYORIZACIÓN DESDE EL REGISTRO DE COMPROBANTES Todas las columnas del registro de comprobantes se totalizan al final del mes. se procede a efectuar el traslado a las cuentas del mayor. Una vez que se ha probado que el registro está cuadrado. debe cuadrar con el total de comprobantes que haya en el archivo de comprobantes pendientes de pago en la misma fecha.el registro de comprobantes. («) El saldo de la cuenta mayor Comprobantes por pagar debe conciliarse al final del mes con el total de los comprobantes pendientes de pago que aparezcan en el registro de comprobantes y también con el total de los comprobantes pendientes de pago según el archivo de comprobantes no pagados. la identidad del acreedor no tiene incidencia alguna sobre el problema de mantener una posición de caja adecuada. («) Cuando se utiliza un sistema de comprobantes. el valor de una obligación y la fecha en que se requiere el pago son datos de gran significación. los cheques se expiden únicamente en pago de comprobantes aprobados y . Al calcular las futuras necesidades de dinero de un negocio. la igualdad de los asientos débito y crédito se prueba mediante la comparación de los totales combinados de los dos columnas crédito con la suma de los totales de las diferentes columnas débito.

Muchas compañías preparan una copia del cheque y de la nota remisoria del mismo. La eliminación de este costoso mayor subsidiario representa una de las mayores economías que se logran mediante la adopción de un sistema de comprobantes. es decir. no hay necesidad de llevar un mayor subsidiario de cuentas por pagar. la ley colombiana permite hacer asientos en los libros con base en éstos. Comentarios especiales sobre el registro de comprobantes UTILIZADO COMO MAYOR SUBSIDIARIO Cuando se utiliza un sistema de comprobantes para controlar los pasivos y los desembolsos de efectivo.registrados. el comprobante pagado se archiva por orden numérico en el archivo de comprobantes pagados. Como la forma tradicional del mayor de cuentas por pagar exige una cuenta separada con cada acreedor. los cuales se archivan junto con el comprobante pagado. sin . El archivo de comprobantes pagados contiene de esta manera un juego completo de los documentos que describen y respaldan cada desembolso de efectivo. todo cheque expedido se registra como un débito a Comprobantes por pagar y un crédito a Efectivo. es necesaria una gran cantidad de trabajo de registro. («) ARCHIVO DE COMPROBANTES PAGADOS Una vez que se ha registrado el pago en el registro de cheques y se ha hecho la anotación en el registro de comprobantes. Uso los soportes como comprobantes Como se señaló en la parte destinada a la explicación de los soportes. En consecuencia.

Un diario especial usado para registrar todos los cheques emitidos en un sistema de comprobantes. Esta hipótesis está prevista en el sistema de comprobantes que se acaba de explicar. Se asigna un número consecutivo a las facturas a medida que se van recibiendo. que se utiliza para registrar los pagos en efectivo cuando se lleva un sistema de comprobantes. El uso de un registro de cheques sigue el modelo previamente descrito. de la misma manera que se procede con el registro de comprobantes. Libro de asiento original utilizado para registrar los comprobantes que han sido aprobados para su pago. sin preparar los comprobantes. MEIGS. al cual generalmente se le da el nombre de registro de facturas. antes de aprobar una factura o expedir un cheque. Registro de Comprobantes. y se anotan en el registro de comprobantes. El registro de facturas se suma y trasladan los totales al mayor al final del mes. precios multiplicaciones y demás aspectos de la transacción. Registro de cheques. JOHNSON Y MEIGSenseñaron9: Una interesante variación del sistema descrito en el presente capítulo consiste en utilizar un registro de comprobantes. En el momento del pago. Versión simplificada del diario de pagos en efectivo. puede ser igual a los procedimientos de control descritos para el sistema de comprobantes. la factura se transfiere de un archivo de facturas pendientes de pago a un archivo de facturas pagadas. .necesidad de acudir a un comprobante. página 313. y la revisión de documentos por parte de los ejecutivos de la firma. A medida que cada factura es verificada con respecto a cantidades. 9 Obra citada. las aprobaciones se anotan en la factura misma.

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