Universidad Central de Venezuela Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría

Cátedra: Contabilidad II

Sistemas de Comprobantes

Profesor: Juan Paiva

Alumno: Juan martinez

Caracas, Agosto de 2011

com Comprobante de pago es la denominación que se le asigna a los documentos que sustentan operaciones comerciales que realizan las empresas en el desarrollo de su actividad. http://www.monografías.com . www. la entrega en uso o la prestación de servicios. siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidas por el Reglamento y hayan sido impresos por imprentas que se encuentren inscritas en el registro de imprentas. Es una forma de registrar los pagos de efectivo que aumenta el control interno al formalizar el proceso de aprobación y registro de facturas para pago.Definiciones: Sistema de comprobantes. Requiere la verificación. Comprobantes de pago GRUPO AELE Páginas: 254 El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes.mailxmail. Sistema contable diseñado para proporcionar un control interno de los desembolsos de efectivo. Se considera comprobantes de pago a los documentos que acreditan la transferencia de bienes. aprobación y registro de todas las transacciones. prestación de servicios.

En la segunda edición en español.Comisión de Nuevas Tecnologías y Contabilidad. Este libro es una traducción y adaptación de la cuarta edición del texto en inglés ACCOUNTING The Basis for Business Decisions. 1 . Sistemas de información integrados (ERP). por lo que se puede denominar multipropósito y multiusuario. En concreto. ya que pueden influir sobre los procesos y tienen la potestad de requerir al sistema aquella información que precisan para tomar decisiones. GUILLERMO J. por tanto necesidades diferentes. registrar. páginas 302 a 313. la que se refiere tanto a las transacciones que la empresa realiza con el exterior como al movimiento interno de valores.A. la información que se suministra a los distintos usuarios externos que además tienen objetivos y. información sobre el entorno. así como otra información interna que no suponga la modificación de valores. versión colombiana. CHARLES E.Una clasificación muy extendida distingue entre contabilidad financiera y contabilidad para la gestión. Estos se caracterizan porque interactúan activamente con el sistema de información de la organización. encontré un aparte tituladoSistema de comprobantes. JOHNSON Y ROBERT F. SIERRA y ESCOBAR explicaron1: («) Por una parte. que llamó poderosamente mi atención. 2 Editado Mc Graw-Hill Latinoamerica S. Bogotá. página 12. BERNABÉ ESCOBAR PÉREZ. elaborar y comunicar buena parte de la información que han de utilizar los usuarios internos. escrito por W ALTER B. España. por último. los gestores o directivos.. para gestionar la empresa. MEIGS. del libro Contabilidad la base para las decisiones comerciales. la Contabilidad para la Gestión se encarga de captar. en el cual mencionado aparte se denomina The Voucher System. 1986. Aeca. Por otra parte. 2007. SIERRA MOLINA. Documento 6. la Contabilidad Financiera encargada de elaborar las Cuentas Anuales. MEIGS y adaptado por Gonzalo Sinisterra y Jorge Burbano2.

La Contabilidad como Ciencia. accountants who provide advisory services. seducidos por el discurso de la contabilidad para el público. Si recordamos esto. internal auditors. que se denomina Control de las transacciones en efectivo. es una ciencia que estudia la vida económica y financiera de la empresa con el fin de administrarla adecuadamente.. 1999. A veces. dirige y controla el patrimonio de la empresa. planteamos la siguiente: La contabilidad no es una técnica. por ejemplo MILLÁN sostuvo3: Para refutar la doctrina Anglo-sajona. nos olvidamos de la función administrativa de la contabilidad. Bogotá. La función administrativa del sistema contable implica que éste sea un instrumento de control4. 4 La dimensión administrativa de la contabilidad es el corazón de la contabilidad administrativa o gerencial. Edición. han creado un gran conflicto con otra de sus dimensiones. JOHNSON MEIGS : 5 Y RÉGULO MILLÁN PUENTES.La explicación forma parte del capítulo 8 del libro. al tiempo que rescatan esta dimensión de la disciplina. Por el contrario. Desde luego. la que está encarnada en la contabilidad para el público.ifac. managementaccountants. como todas las ciencias debe tener una tecnología. con Italia a la cabeza. páginas 302 y 303. Así. considera que la contabilidad es la ciencia que administra. En ese contexto resultan claras las siguientes afirmaciones de MEIGS. y en especial la escuela Latina.php?EDFID=00300 5 Obra citada.auditors who provide assurance on financial reports.org/Guidance/EXD-Download. Más aún: algunos consideran que la contabilidad es una ciencia administrativa.´ Véase enProposed Framework for International Education Standards for Professional Accountants. impreso por Editorial Kimpes Ltda. podremos entender ciertos discursos en contabilidad que. Recuérdense las palabras del INTERNATIONAL ACCOUNTING EDUCATION STANDARDS BOARD (IAESB): ³Following deliberation ofthe survey results the IAESB has decided that its education pronouncements will continue toaddress a wide breadth of accounting roles. así como de la auditoría interna y explica por qué los contadores se forman para actuar como asesores financieros y tributarios. Exposure Draft January 2009: http://www. and tax accountants. Esta concepción está expandida en muchos países de Europa. 3 . 2ª. including: accountants preparing publicly-issuedand non-publicly issued financial reports. página 12.

A medida que crece el negocio y aumenta el volumen de transacciones diarias. es necesaria la implantación de un sistema de contabilidad bien diseñado para resguardar la compañía contra el despilfarro y el fraude. En todo negocio. El manejo de estas transacciones requiere de pasos tales como los siguientes: y Deben expedirse órdenes de compra u otro tipo de autorizaciones para los desembolsos. y Deben inspeccionarse y aprobarse las mercancías y servicios recibidos. El pago debe hacerse en cheque. los costos de embarque y las condiciones de pago. En un negocio muy pequeño puede ser posible que el propietario o el gerente ejecute todos esos pasos con respecto a cada transacción. es casi imposible que el propietario o el gerente pueda atender personalmente cada desembolso. y Deben examinarse las facturas de los proveedores respecto de la corrección de los precios. las operaciones aritméticas. Si ejecuta este trabajo personalmente puede estar seguro en todo momento de que el negocio está obteniendo lo que paga y que no se están desembolsando fondos descuidada o fraudulentamente. grande o pequeño. Cuando se asigna a este tipo de trabajo a varios empleados. .Estrechamente relacionado con nuestra descripción sobre el control de transacciones de contado tenemos el problema de cerciorarnos de que los desembolsos estén debidamente autorizados y que los pagos para cancelar obligaciones sean legítimos. es necesario efectuar mensualmente un considerable número de desembolsos por concepto de mercancías o servicios.

Editorial ABC. a terceros ajenos a la estructura de la empresa. 6 . Los terceros son los bancos. que entre todas las profesiones liberales la que más constantemente necesita el empresario es la Contaduría. que consiste en brindar información a terceros en el desenvolvimiento de todos los aspectos de la actividad organizada. Junto a esta función informativa de los libros de contabilidad es interesante resaltar su carácter de instrumento consustancial al ejercicio organizado de las actividades que constituyen la empresa. Introducción al Derecho mercantil. con independencia de su concreta configuración organizativa e integrando a su vez una parte de su estatuto jurídico». 7 JOSÉ MARÍA GARRETA SUCH. Tras esta inicial observación y siguiendo fundamentalmente el camino trazado por la doctrina JOSÉ IGNACIO NARVÁEZ GARCÍA. página 123 y 124. Por su parte GARRETA sostuvo7: Los libros sirven» para informar de la marcha de la empresa y evolución de los negocios. señalado con acierto por MARINA GARCIATUÑÓN. Madrid 1994. y ello tanto internamente como externamente. los presuntos proveedores e inversionistas y los organismos de vigilancia estatal. De ahí. Y una función externa. Los diversos departamentos o secciones de la organización empresarial pueden utilizar esos datos e informaciones. los acreedores. consistente en suministrar al comerciante o empresario informaciones relacionadas con la marcha de sus negocios. Introducción al derecho contable. página 260. Marcial Pons. al reparar en que constituyen prácticamente el único de los elementos de carácter estructural que los legisladores han considerado necesario para el empresario. Bogotá 1986. A.La cuestión puede explicarse abordándola de otra manera. Así NARVÁEZ nos explicó6: La contabilidad cumple dos funciones importantes: una función interna.

Para cada desembolso se prepara una autorización escrita denominada comprobante. compra de mercancías para la venta o activos para el uso en el negocio. A. 307. Por otra parte. 308..italiana (NIGRO). además. en aquella consideración de forma documental de representación escrita. . el soporte informativo que suministra el libro contable supone un elemento estructural de su organización.. es decir. alcanza un ³efecto organizante´ interno y externo». Quizá una de las mayores ventajas del sistema de comprobantes consiste en 8 Obra citada.. el libro. está destinado a reflejar la actividad en qué consiste la empresa . páginas 303. 310. 305. previsible o no irresponsable. y en el doble ámbito económico y jurídico de la empresa. 309. El sistema de comprobantes es ampliamente utilizado y es particularmente común en las grandes organizaciones que han hecho un estudio serio del problema del control interno. concluye MARINA GARCIA-TUÑÓN. continúa afirmando que en un plano puramente jurídico. Por ello. va indisolublemente unido al aspecto funcional de la empresa. Descripción del sistema de comprobantes MEIGS. ya que permite la adopción de las decisiones eficientes e idóneas en cada tiempo y circunstancia y. JOHNSON Y MEIGSexplicaron8: Una manera de establecer control sobre los desembolsos y sobre el pago de pasivos consiste en el sistema de comprobantes. los libros se elevan al rango del elemento de carácter organizativo» puesto que justifican la toma de decisión en la empresa. independientemente de si el desembolso cubre servicios. en forma racional. Este sistema exige que todo pasivo se registre tan pronto como se contraiga y que los cheques se expidan únicamente en pago de obligaciones debidamente aprobadas. que sólo puede adoptarse mediante este instrumento de información.

y y Los comprobantes deben tener numeración consecutiva. Un comprobante completo brinda una descripción de la transacción así como del trabajo ejecutado en la verificación de la obligación y en la aprobación del desembolso. 4.poder tener la seguridad de que todo desembolso hecho por el negocio es revisado de manera sistemática y verificado antes de efectuar el pago. 3. . Independientemente de la forma especial que tenga un comprobante. El nombre y dirección del acreedor deben aparecer en el comprobante. Características esenciales del comprobante Un comprobante se adjunta a cada factura recibida y se le asigna un número de identificación. El comprobante tiene espacios para anotar los datos de la factura y las cuentas del mayor que han de debitarse y acreditarse al registrar la transacción. y Debe tener firmas de aprobación para: 1. También contiene espacios para firmas de aprobación relacionadas con cada paso en la verificación y aprobación de la obligación. incluyendo el valor y las condiciones de pago. generalmente reúne las siguientes características: y Es necesario preparar un comprobante separado para cada factura que llega. 2. Verificación de la factura Registro de las cuentas Pago de la obligación El comprobante debe indicar la fecha y el número del cheque. y Debe contener una descripción de la obligación.

comprobantes para los cuales no se ha hecho todavía anotación alguna en las columnas de ³Pagado´. Estos dos asientos separados se harían a pesar de que la cuenta se pagara inmediatamente después de recibirla. Comprobantes por pagar. simplemente haciendo una lista de los comprobantes ³abiertos´. Gastos de Teléfono.El pago de gastos. se manejó mediante un asiento debitando Gastos de teléfono y acreditando Efectivo. es decir. según . El valor total de los comprobantes por pagar puede determinarse desde el registro en cualquier momento. («) Cada comprobante se anota en el registro de comprobantes en orden numérico tan pronto se ha preparado y ha sido aprobado. La rigurosa observación de esta regla brinda la seguridad de que todos los gastos se están registrando en el período adecuado y de que todos los desembolsos se hacen únicamente después de una revisión adecuada por las personas responsables de efectuar los diferentes pasos en la verificación de una transacción. El total de los comprobantes pendientes de pago. crédito. tales como la cuenta mensual de teléfono. Efectivo. Comprobantes por pagar. a menos que se trate de un comprobante debidamente aprobado y registrado. No obstante. Cuando se efectúa el pago se anotan el número y la fecha del cheque en las columnas previstas para tal fin. crédito. Para el buen funcionamiento de un sistema de comprobantes es fundamental que no se efectúe ningún pago. cuando se tiene un sistema de comprobantes el recibo y pago de la cuenta mensual de teléfono se registrará mediante estos asientos: A recibir la cuenta: Débito. En el momento de efectuar el pago: Débito.

MAYORIZACIÓN DESDE EL REGISTRO DE COMPROBANTES Todas las columnas del registro de comprobantes se totalizan al final del mes. los cheques se expiden únicamente en pago de comprobantes aprobados y . más bien que sobre la identidad de los acreedores. Por esta razón los comprobantes se archivan con base en la fecha en que se requiere el pago.el registro de comprobantes. Al calcular las futuras necesidades de dinero de un negocio. la identidad del acreedor no tiene incidencia alguna sobre el problema de mantener una posición de caja adecuada. («) El sistema de comprobantes pone especial énfasis sobre el tiempo en que se requiere el pago de las obligaciones. («) El saldo de la cuenta mayor Comprobantes por pagar debe conciliarse al final del mes con el total de los comprobantes pendientes de pago que aparezcan en el registro de comprobantes y también con el total de los comprobantes pendientes de pago según el archivo de comprobantes no pagados. se procede a efectuar el traslado a las cuentas del mayor. la igualdad de los asientos débito y crédito se prueba mediante la comparación de los totales combinados de los dos columnas crédito con la suma de los totales de las diferentes columnas débito. debe cuadrar con el total de comprobantes que haya en el archivo de comprobantes pendientes de pago en la misma fecha. Una vez que se ha probado que el registro está cuadrado. («) Cuando se utiliza un sistema de comprobantes. el valor de una obligación y la fecha en que se requiere el pago son datos de gran significación.

(«) ARCHIVO DE COMPROBANTES PAGADOS Una vez que se ha registrado el pago en el registro de cheques y se ha hecho la anotación en el registro de comprobantes. El archivo de comprobantes pagados contiene de esta manera un juego completo de los documentos que describen y respaldan cada desembolso de efectivo. no hay necesidad de llevar un mayor subsidiario de cuentas por pagar.registrados. sin . Como la forma tradicional del mayor de cuentas por pagar exige una cuenta separada con cada acreedor. todo cheque expedido se registra como un débito a Comprobantes por pagar y un crédito a Efectivo. Muchas compañías preparan una copia del cheque y de la nota remisoria del mismo. La eliminación de este costoso mayor subsidiario representa una de las mayores economías que se logran mediante la adopción de un sistema de comprobantes. los cuales se archivan junto con el comprobante pagado. la ley colombiana permite hacer asientos en los libros con base en éstos. Comentarios especiales sobre el registro de comprobantes UTILIZADO COMO MAYOR SUBSIDIARIO Cuando se utiliza un sistema de comprobantes para controlar los pasivos y los desembolsos de efectivo. el comprobante pagado se archiva por orden numérico en el archivo de comprobantes pagados. es decir. Uso los soportes como comprobantes Como se señaló en la parte destinada a la explicación de los soportes. En consecuencia. es necesaria una gran cantidad de trabajo de registro.

JOHNSON Y MEIGSenseñaron9: Una interesante variación del sistema descrito en el presente capítulo consiste en utilizar un registro de comprobantes.necesidad de acudir a un comprobante. página 313. Registro de cheques. al cual generalmente se le da el nombre de registro de facturas. antes de aprobar una factura o expedir un cheque. Esta hipótesis está prevista en el sistema de comprobantes que se acaba de explicar. Se asigna un número consecutivo a las facturas a medida que se van recibiendo. y se anotan en el registro de comprobantes. de la misma manera que se procede con el registro de comprobantes. y la revisión de documentos por parte de los ejecutivos de la firma. El registro de facturas se suma y trasladan los totales al mayor al final del mes. precios multiplicaciones y demás aspectos de la transacción. En el momento del pago. Registro de Comprobantes. puede ser igual a los procedimientos de control descritos para el sistema de comprobantes. . la factura se transfiere de un archivo de facturas pendientes de pago a un archivo de facturas pagadas. sin preparar los comprobantes. que se utiliza para registrar los pagos en efectivo cuando se lleva un sistema de comprobantes. 9 Obra citada. El uso de un registro de cheques sigue el modelo previamente descrito. Versión simplificada del diario de pagos en efectivo. MEIGS. Libro de asiento original utilizado para registrar los comprobantes que han sido aprobados para su pago. las aprobaciones se anotan en la factura misma. A medida que cada factura es verificada con respecto a cantidades. Un diario especial usado para registrar todos los cheques emitidos en un sistema de comprobantes.

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