Universidad Central de Venezuela Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría

Cátedra: Contabilidad II

Sistemas de Comprobantes

Profesor: Juan Paiva

Alumno: Juan martinez

Caracas, Agosto de 2011

Comprobantes de pago GRUPO AELE Páginas: 254 El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes.monografías. Requiere la verificación. prestación de servicios. Es una forma de registrar los pagos de efectivo que aumenta el control interno al formalizar el proceso de aprobación y registro de facturas para pago.Definiciones: Sistema de comprobantes.mailxmail. http://www. Sistema contable diseñado para proporcionar un control interno de los desembolsos de efectivo. Se considera comprobantes de pago a los documentos que acreditan la transferencia de bienes.com Comprobante de pago es la denominación que se le asigna a los documentos que sustentan operaciones comerciales que realizan las empresas en el desarrollo de su actividad.com . aprobación y registro de todas las transacciones. siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidas por el Reglamento y hayan sido impresos por imprentas que se encuentren inscritas en el registro de imprentas. www. la entrega en uso o la prestación de servicios.

en el cual mencionado aparte se denomina The Voucher System. Documento 6.Comisión de Nuevas Tecnologías y Contabilidad. SIERRA MOLINA. por tanto necesidades diferentes. Por otra parte. ya que pueden influir sobre los procesos y tienen la potestad de requerir al sistema aquella información que precisan para tomar decisiones. España. Este libro es una traducción y adaptación de la cuarta edición del texto en inglés ACCOUNTING The Basis for Business Decisions. 2007. En concreto. SIERRA y ESCOBAR explicaron1: («) Por una parte. la que se refiere tanto a las transacciones que la empresa realiza con el exterior como al movimiento interno de valores. por lo que se puede denominar multipropósito y multiusuario. que llamó poderosamente mi atención. páginas 302 a 313. encontré un aparte tituladoSistema de comprobantes. JOHNSON Y ROBERT F. Bogotá.. 1 . del libro Contabilidad la base para las decisiones comerciales. versión colombiana. página 12. GUILLERMO J. BERNABÉ ESCOBAR PÉREZ. Estos se caracterizan porque interactúan activamente con el sistema de información de la organización. registrar. MEIGS y adaptado por Gonzalo Sinisterra y Jorge Burbano2. elaborar y comunicar buena parte de la información que han de utilizar los usuarios internos. escrito por W ALTER B. En la segunda edición en español. así como otra información interna que no suponga la modificación de valores. 1986. por último.A. Aeca. para gestionar la empresa. la Contabilidad Financiera encargada de elaborar las Cuentas Anuales. Sistemas de información integrados (ERP). la información que se suministra a los distintos usuarios externos que además tienen objetivos y. información sobre el entorno. la Contabilidad para la Gestión se encarga de captar. CHARLES E.Una clasificación muy extendida distingue entre contabilidad financiera y contabilidad para la gestión. los gestores o directivos. MEIGS. 2 Editado Mc Graw-Hill Latinoamerica S.

y en especial la escuela Latina. En ese contexto resultan claras las siguientes afirmaciones de MEIGS. impreso por Editorial Kimpes Ltda. considera que la contabilidad es la ciencia que administra. al tiempo que rescatan esta dimensión de la disciplina.La explicación forma parte del capítulo 8 del libro. por ejemplo MILLÁN sostuvo3: Para refutar la doctrina Anglo-sajona. nos olvidamos de la función administrativa de la contabilidad. Si recordamos esto. including: accountants preparing publicly-issuedand non-publicly issued financial reports. página 12. Más aún: algunos consideran que la contabilidad es una ciencia administrativa. han creado un gran conflicto con otra de sus dimensiones. accountants who provide advisory services. La función administrativa del sistema contable implica que éste sea un instrumento de control4. 1999.´ Véase enProposed Framework for International Education Standards for Professional Accountants. Por el contrario.ifac. así como de la auditoría interna y explica por qué los contadores se forman para actuar como asesores financieros y tributarios.. con Italia a la cabeza. planteamos la siguiente: La contabilidad no es una técnica. internal auditors.auditors who provide assurance on financial reports. Recuérdense las palabras del INTERNATIONAL ACCOUNTING EDUCATION STANDARDS BOARD (IAESB): ³Following deliberation ofthe survey results the IAESB has decided that its education pronouncements will continue toaddress a wide breadth of accounting roles. seducidos por el discurso de la contabilidad para el público. páginas 302 y 303. Desde luego. es una ciencia que estudia la vida económica y financiera de la empresa con el fin de administrarla adecuadamente. 2ª. A veces. Esta concepción está expandida en muchos países de Europa. como todas las ciencias debe tener una tecnología. la que está encarnada en la contabilidad para el público. podremos entender ciertos discursos en contabilidad que.php?EDFID=00300 5 Obra citada. que se denomina Control de las transacciones en efectivo. Edición. Así.org/Guidance/EXD-Download. La Contabilidad como Ciencia. Bogotá. 4 La dimensión administrativa de la contabilidad es el corazón de la contabilidad administrativa o gerencial. managementaccountants. dirige y controla el patrimonio de la empresa. Exposure Draft January 2009: http://www. 3 . JOHNSON MEIGS : 5 Y RÉGULO MILLÁN PUENTES. and tax accountants.

es necesaria la implantación de un sistema de contabilidad bien diseñado para resguardar la compañía contra el despilfarro y el fraude. Cuando se asigna a este tipo de trabajo a varios empleados. los costos de embarque y las condiciones de pago. y Deben inspeccionarse y aprobarse las mercancías y servicios recibidos. es casi imposible que el propietario o el gerente pueda atender personalmente cada desembolso. . En todo negocio. grande o pequeño. las operaciones aritméticas.Estrechamente relacionado con nuestra descripción sobre el control de transacciones de contado tenemos el problema de cerciorarnos de que los desembolsos estén debidamente autorizados y que los pagos para cancelar obligaciones sean legítimos. El manejo de estas transacciones requiere de pasos tales como los siguientes: y Deben expedirse órdenes de compra u otro tipo de autorizaciones para los desembolsos. En un negocio muy pequeño puede ser posible que el propietario o el gerente ejecute todos esos pasos con respecto a cada transacción. es necesario efectuar mensualmente un considerable número de desembolsos por concepto de mercancías o servicios. El pago debe hacerse en cheque. y Deben examinarse las facturas de los proveedores respecto de la corrección de los precios. A medida que crece el negocio y aumenta el volumen de transacciones diarias. Si ejecuta este trabajo personalmente puede estar seguro en todo momento de que el negocio está obteniendo lo que paga y que no se están desembolsando fondos descuidada o fraudulentamente.

los acreedores. y ello tanto internamente como externamente. Así NARVÁEZ nos explicó6: La contabilidad cumple dos funciones importantes: una función interna. consistente en suministrar al comerciante o empresario informaciones relacionadas con la marcha de sus negocios. De ahí. los presuntos proveedores e inversionistas y los organismos de vigilancia estatal.La cuestión puede explicarse abordándola de otra manera. que entre todas las profesiones liberales la que más constantemente necesita el empresario es la Contaduría. Y una función externa. 7 JOSÉ MARÍA GARRETA SUCH. Editorial ABC. página 260. al reparar en que constituyen prácticamente el único de los elementos de carácter estructural que los legisladores han considerado necesario para el empresario. Por su parte GARRETA sostuvo7: Los libros sirven» para informar de la marcha de la empresa y evolución de los negocios. con independencia de su concreta configuración organizativa e integrando a su vez una parte de su estatuto jurídico». A. Marcial Pons. página 123 y 124. Introducción al Derecho mercantil. señalado con acierto por MARINA GARCIATUÑÓN. Tras esta inicial observación y siguiendo fundamentalmente el camino trazado por la doctrina JOSÉ IGNACIO NARVÁEZ GARCÍA. Introducción al derecho contable. Los terceros son los bancos. que consiste en brindar información a terceros en el desenvolvimiento de todos los aspectos de la actividad organizada. Bogotá 1986. Junto a esta función informativa de los libros de contabilidad es interesante resaltar su carácter de instrumento consustancial al ejercicio organizado de las actividades que constituyen la empresa. Madrid 1994. a terceros ajenos a la estructura de la empresa. Los diversos departamentos o secciones de la organización empresarial pueden utilizar esos datos e informaciones. 6 .

307. Quizá una de las mayores ventajas del sistema de comprobantes consiste en 8 Obra citada. El sistema de comprobantes es ampliamente utilizado y es particularmente común en las grandes organizaciones que han hecho un estudio serio del problema del control interno. Descripción del sistema de comprobantes MEIGS. previsible o no irresponsable. 305. . Por ello. que sólo puede adoptarse mediante este instrumento de información. Por otra parte. 310. ya que permite la adopción de las decisiones eficientes e idóneas en cada tiempo y circunstancia y. va indisolublemente unido al aspecto funcional de la empresa. JOHNSON Y MEIGSexplicaron8: Una manera de establecer control sobre los desembolsos y sobre el pago de pasivos consiste en el sistema de comprobantes. está destinado a reflejar la actividad en qué consiste la empresa . y en el doble ámbito económico y jurídico de la empresa. compra de mercancías para la venta o activos para el uso en el negocio. continúa afirmando que en un plano puramente jurídico. 308. Este sistema exige que todo pasivo se registre tan pronto como se contraiga y que los cheques se expidan únicamente en pago de obligaciones debidamente aprobadas. 309. en aquella consideración de forma documental de representación escrita. páginas 303. A. es decir. concluye MARINA GARCIA-TUÑÓN. alcanza un ³efecto organizante´ interno y externo».. el libro. el soporte informativo que suministra el libro contable supone un elemento estructural de su organización.. independientemente de si el desembolso cubre servicios. los libros se elevan al rango del elemento de carácter organizativo» puesto que justifican la toma de decisión en la empresa. en forma racional..italiana (NIGRO). Para cada desembolso se prepara una autorización escrita denominada comprobante. además.

y Debe contener una descripción de la obligación. 3. 4. . Independientemente de la forma especial que tenga un comprobante. También contiene espacios para firmas de aprobación relacionadas con cada paso en la verificación y aprobación de la obligación. y Debe tener firmas de aprobación para: 1. y y Los comprobantes deben tener numeración consecutiva. generalmente reúne las siguientes características: y Es necesario preparar un comprobante separado para cada factura que llega. El comprobante tiene espacios para anotar los datos de la factura y las cuentas del mayor que han de debitarse y acreditarse al registrar la transacción. Un comprobante completo brinda una descripción de la transacción así como del trabajo ejecutado en la verificación de la obligación y en la aprobación del desembolso. 2. incluyendo el valor y las condiciones de pago. El nombre y dirección del acreedor deben aparecer en el comprobante.poder tener la seguridad de que todo desembolso hecho por el negocio es revisado de manera sistemática y verificado antes de efectuar el pago. Características esenciales del comprobante Un comprobante se adjunta a cada factura recibida y se le asigna un número de identificación. Verificación de la factura Registro de las cuentas Pago de la obligación El comprobante debe indicar la fecha y el número del cheque.

crédito. («) Cada comprobante se anota en el registro de comprobantes en orden numérico tan pronto se ha preparado y ha sido aprobado. El total de los comprobantes pendientes de pago. No obstante. En el momento de efectuar el pago: Débito.El pago de gastos. Cuando se efectúa el pago se anotan el número y la fecha del cheque en las columnas previstas para tal fin. Comprobantes por pagar. a menos que se trate de un comprobante debidamente aprobado y registrado. Gastos de Teléfono. es decir. tales como la cuenta mensual de teléfono. comprobantes para los cuales no se ha hecho todavía anotación alguna en las columnas de ³Pagado´. La rigurosa observación de esta regla brinda la seguridad de que todos los gastos se están registrando en el período adecuado y de que todos los desembolsos se hacen únicamente después de una revisión adecuada por las personas responsables de efectuar los diferentes pasos en la verificación de una transacción. Efectivo. Estos dos asientos separados se harían a pesar de que la cuenta se pagara inmediatamente después de recibirla. según . simplemente haciendo una lista de los comprobantes ³abiertos´. se manejó mediante un asiento debitando Gastos de teléfono y acreditando Efectivo. El valor total de los comprobantes por pagar puede determinarse desde el registro en cualquier momento. crédito. Comprobantes por pagar. cuando se tiene un sistema de comprobantes el recibo y pago de la cuenta mensual de teléfono se registrará mediante estos asientos: A recibir la cuenta: Débito. Para el buen funcionamiento de un sistema de comprobantes es fundamental que no se efectúe ningún pago.

Por esta razón los comprobantes se archivan con base en la fecha en que se requiere el pago. la identidad del acreedor no tiene incidencia alguna sobre el problema de mantener una posición de caja adecuada. Al calcular las futuras necesidades de dinero de un negocio. los cheques se expiden únicamente en pago de comprobantes aprobados y . el valor de una obligación y la fecha en que se requiere el pago son datos de gran significación. debe cuadrar con el total de comprobantes que haya en el archivo de comprobantes pendientes de pago en la misma fecha. más bien que sobre la identidad de los acreedores. la igualdad de los asientos débito y crédito se prueba mediante la comparación de los totales combinados de los dos columnas crédito con la suma de los totales de las diferentes columnas débito.el registro de comprobantes. («) Cuando se utiliza un sistema de comprobantes. («) El saldo de la cuenta mayor Comprobantes por pagar debe conciliarse al final del mes con el total de los comprobantes pendientes de pago que aparezcan en el registro de comprobantes y también con el total de los comprobantes pendientes de pago según el archivo de comprobantes no pagados. se procede a efectuar el traslado a las cuentas del mayor. («) El sistema de comprobantes pone especial énfasis sobre el tiempo en que se requiere el pago de las obligaciones. Una vez que se ha probado que el registro está cuadrado. MAYORIZACIÓN DESDE EL REGISTRO DE COMPROBANTES Todas las columnas del registro de comprobantes se totalizan al final del mes.

En consecuencia. todo cheque expedido se registra como un débito a Comprobantes por pagar y un crédito a Efectivo. sin . El archivo de comprobantes pagados contiene de esta manera un juego completo de los documentos que describen y respaldan cada desembolso de efectivo. es necesaria una gran cantidad de trabajo de registro. la ley colombiana permite hacer asientos en los libros con base en éstos. La eliminación de este costoso mayor subsidiario representa una de las mayores economías que se logran mediante la adopción de un sistema de comprobantes. Como la forma tradicional del mayor de cuentas por pagar exige una cuenta separada con cada acreedor. los cuales se archivan junto con el comprobante pagado. el comprobante pagado se archiva por orden numérico en el archivo de comprobantes pagados. («) ARCHIVO DE COMPROBANTES PAGADOS Una vez que se ha registrado el pago en el registro de cheques y se ha hecho la anotación en el registro de comprobantes. no hay necesidad de llevar un mayor subsidiario de cuentas por pagar. Muchas compañías preparan una copia del cheque y de la nota remisoria del mismo. Uso los soportes como comprobantes Como se señaló en la parte destinada a la explicación de los soportes. es decir. Comentarios especiales sobre el registro de comprobantes UTILIZADO COMO MAYOR SUBSIDIARIO Cuando se utiliza un sistema de comprobantes para controlar los pasivos y los desembolsos de efectivo.registrados.

El registro de facturas se suma y trasladan los totales al mayor al final del mes. Libro de asiento original utilizado para registrar los comprobantes que han sido aprobados para su pago. MEIGS.necesidad de acudir a un comprobante. puede ser igual a los procedimientos de control descritos para el sistema de comprobantes. Registro de Comprobantes. las aprobaciones se anotan en la factura misma. A medida que cada factura es verificada con respecto a cantidades. Un diario especial usado para registrar todos los cheques emitidos en un sistema de comprobantes. de la misma manera que se procede con el registro de comprobantes. Se asigna un número consecutivo a las facturas a medida que se van recibiendo. y la revisión de documentos por parte de los ejecutivos de la firma. al cual generalmente se le da el nombre de registro de facturas. la factura se transfiere de un archivo de facturas pendientes de pago a un archivo de facturas pagadas. En el momento del pago. que se utiliza para registrar los pagos en efectivo cuando se lleva un sistema de comprobantes. sin preparar los comprobantes. El uso de un registro de cheques sigue el modelo previamente descrito. JOHNSON Y MEIGSenseñaron9: Una interesante variación del sistema descrito en el presente capítulo consiste en utilizar un registro de comprobantes. . 9 Obra citada. precios multiplicaciones y demás aspectos de la transacción. página 313. antes de aprobar una factura o expedir un cheque. Registro de cheques. Versión simplificada del diario de pagos en efectivo. Esta hipótesis está prevista en el sistema de comprobantes que se acaba de explicar. y se anotan en el registro de comprobantes.

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