HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 Ss

Manual de Implementacin

Secretara de Desarrollo, Evaluacin y Control de la Administracin Pblica

CONTENIDO

I. Introduccin

II. La Herramienta de Calidad 5 Ss

III. Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss

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Anexo 1. Listas de verificacin. Anexo 2. Cuestionario para Evaluar la Situacin Inicial.

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Elaboracin: Direccin de Proyectos y Profesionalizacin en la Gestin de los Servicios Pblicos de SEDECAP.

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I.

INTRODUCCIN

La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que a sta rodea. Lograr que las actividades del sector pblico se desarrollen en un ambiente de trabajo de calidad, es parte de la responsabilidad de cada una de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal. Este reto lo es tambin de todos y cada uno de nosotros, quienes como servidores pblicos, con nuestras actitudes y hbitos podemos hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno que haga posible obtener, simultneamente, satisfaccin personal y una excelente calidad en los servicios que como Gobierno del Estado ofrecemos a los ciudadanos. Para este fin, la Herramienta de Calidad de las 5 Ss nos ofrece principios bsicos que buscan mantener sitios de trabajo donde se respire un ambiente seguro, confortable y de eficiencia. Esto se logra mediante el establecimiento de las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de organizacin, orden y limpieza, a partir del cual se puedan sentar las bases para mejorar las condiciones de calidad, seguridad y clima laboral en las instituciones pblicas. El xito de la implantacin y permanencia de las 5 Ss en las instituciones pblicas exige el compromiso permanente para inducir un cambio en el estado de nimo, actitud y comportamiento de los servidores pblicos, lo que favorecer en gran medida la implementacin de sistemas de calidad y mejora continua para el beneficio de la institucin y los servicios que sta ofrece. Uno de los objetivos de la Secretara de Desarrollo, Evaluacin y Control de la Administracin Pblica es el organizar, coordinar y promover el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. En este contexto, es prioridad de la SEDECAP el poner a disposicin de las Dependencias y Entidades, las metodologas que les permitan mejorar su desempeo y realizar sus funciones bajo principios de calidad, y la herramienta de calidad de las 5 Ss es una de stas.

Este manual tiene como objetivo orientar a los servidores pblicos en el proceso de implementacin y mantenimiento de la Herramienta de Calidad de las 5 Ss, a travs de tcnicas y procedimientos que permitan mejorar y mantener las condiciones de organizacin, orden y limpieza en el lugar de trabajo a travs de un cambio de actitud en los servidores pblicos hacia la mejora continua.

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II. LA HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 Ss

La Herramienta de Calidad de las 5 S' s se origina en Japn. Es un mtodo de organizacin y limpieza de cualquier rea, no slo de trabajo. Esta herramienta consiste en 5 principios o 5 Ss por su letra inicial en japons. Cada una de las S persigue un objetivo especfico y en su conjunto permiten establecer y mantener las condiciones de organizacin, orden y limpieza en el lugar de trabajo a travs de un cambio de actitud en los servidores pblicos hacia la mejora continua.

Las 5 S's son:

SEIRI Clasificacin SEITON Organizacin SEISO Limpieza SEIKETSU
Estandarizacin

SHITSUKE Disciplina

Dirigidas a los objetos y espacios

Dirigidas a la persona

La implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss ayuda a crear un ambiente de trabajo seguro y saludable, productivo, despejado, ordenado y limpio, disciplinado y agradable, que mejora nuestra imagen. Es un mtodo simple que cuando se aplica de manera adecuada, implica un profundo impacto en la vida personal y organizacional. Las 5 Ss nos llevan a desarrollar y mantener nuevos hbitos de trabajo, para lo cual debemos generar las condiciones favorables para que stos se den y permanezcan. Lo anterior lo podemos lograr: Comprendiendo los objetivos de cada una de las Cinco S y cmo stas contribuyen a mejorar nuestra institucin. Apoyando los esfuerzos del personal para lograr los resultados esperados. Proveyendo los medios necesarios para implementar cada una de las 5 Ss, recursos mnimos pero indispensables para el buen funcionamiento de estas prcticas. Creando un espacio para hacer de esta herramienta una prctica agradable y satisfactoria para el personal. Comprometindonos con nuestra institucin.
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Los beneficios de su implementacin se ven reflejados en:

Contribuye a desarrollar buenos hbitos Menos averas Mejora la seguridad Menos accidentes Mejora nuestra disposicin ante el trabajo Menor tiempo para el cambio de herramientas o ubicacin de documentos Menos movimientos y traslados intiles Ms espacio de trabajo Menos desperdicio Desarrolla el auto-control Propicia un ambiente amigable y confiable Menor nivel de existencias o inventarios

A continuacin se presenta la descripcin de cada una de las 5 Ss as como algunas tcnicas sugeridas para su implementacin.

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PRIMERA S. SEIRI (CLASIFICACIN): conservar slo lo necesario.

La primera de las 5 Ss consiste en identificar y clasificar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos ya que no se requieren para realizar nuestra labor. Frecuentemente acumulamos en nuestra rea de trabajo herramientas, equipo, documentos y objetos personales, ya que creemos que nos harn falta para nuestro prximo trabajo. Con este pensamiento generamos almacenes que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulacin por las reas, inducen a cometer errores en el manejo de documentacin o equipo y pueden generar accidentes. La implementacin de la primera S permite clasificar los objetos y documentos que se encuentran en nuestra rea de trabajo, eliminar aquellos que resulten innecesarios y aprovechar los lugares despejados. La implementacin de la primera S permite que el personal del rea de trabajo sea quien determine cules son aquellos elementos (objetos o documentos) necesarios para desempear sus actividades diarias. Para este fin, se deben establecer y difundir las reglas generales para que el personal del rea de trabajo utilice el mismo criterio para la clasificacin de estos elementos. Algunas preguntas que ayudan a identificar si existe un objeto o documento innecesario en el rea de trabajo son las siguientes: Es necesario este objeto o documento? Si es necesario, debe existir en esta cantidad? Si es necesario, tiene que estar localizado en el rea de trabajo? Si es necesario, est en buen estado? Adems de las preguntas anteriores, se presentan las siguientes recomendaciones para implementar la primera S y evitar la presencia de elementos innecesarios en el rea de trabajo son: Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deber realizar la implementacin de la primera S. Establecer y difundir las reglas generales o criterios para la clasificacin de objetos y documentos en el rea de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementacin de esta S Determinar el nmero de objetos personales permitidos en el rea de trabajo (se recomienda 1). Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.
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Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo. Separar los objetos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilizacin. Revisar y clasificar los documentos existentes en el rea de trabajo. Clasificar y rotular cajas y equipo necesario en el rea de trabajo. Reparar o eliminar objetos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averas. Eliminar de pizarrones o muros la informacin innecesaria y que pueda conducir a errores de interpretacin o de actuacin. Eliminar pegotes existentes en ventanas o en el equipo. Para clasificar los objetos o documentos del rea de trabajo se proponen los siguientes criterios:

Una vez identificados los elementos necesarios, stos se pueden clasificar de acuerdo a la frecuencia de uso, algunos criterios para hacerlo son:
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FRECUENCIA DE USO No se utiliza Es posible que se use Algunas veces al ao Varias veces al mes Varias veces por semana Varias veces al da Cada hora Eliminar

UBICACIN

Colocar en bodega Colocar en bodega o archivo Colocar en un espacio dentro del rea de trabajo destinado al almacenamiento Colocar en el rea de trabajo (ej. archiveros, repisas, estantes) Colocar cerca de la persona (ej. cajones o archivero de escritorio) Colocar junto a la persona (ej. sobre escritorio)

Una vez clasificados los objetos y documentos segn la frecuencia de uso, podemos identificar cules son necesarios para desempear nuestras actividades y por ende deben permanecer en el rea de trabajo y cules debern ubicarse en las reas destinadas para almacenamiento o eliminarse. La siguiente tabla facilita la clasificacin de los objetos y documentos necesarios e innecesarios as como su ubicacin dentro del rea de trabajo, tomando como base los criterios antes expuestos:

Al concluir la implementacin de la primera S se debe realizar la verificacin correspondiente, para lo cual se debe contar con una lista de verificacin. Esta se realiza con base en las
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recomendaciones para implementar la primera S. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificacin a la implementacin de la primera S. Con la implementacin de la primera S podremos obtener los siguientes beneficios: Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles Ms espacio Menos accidentes Mejor distribucin de recursos

La seleccin y clasificacin del material de trabajo que se realiza a travs de la primera S conduce de manera natural a la segunda S SEITON (Organizacin).

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SEGUNDA S. SEITON ORGANIZACIN: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
La Segunda S consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad tomando en cuenta el principio un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. Organizar implica ordenar los objetos y documentos requeridos en nuestro trabajo de acuerdo a un mtodo establecido, dndoles una ubicacin especfica que facilite su localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar, despus de ser usados. En la implementacin de la primera S logramos identificar los objetos y documentos necesarios, adems al emplear el criterio de frecuencia de uso logramos identificar la ubicacin adecuada de los mismos. En esta etapa se deber organizar el rea de trabajo con el objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo como de energa en la ubicacin y retorno de los objetos y documentos necesarios. Las tcnicas utilizadas en SEITON permiten la codificacin, identificacin y marcacin de las reas de trabajo para facilitar la conservacin de los objetos y documentos en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones. Por otra parte se debe verificar que la distribucin del mobiliario y equipo sea la adecuada y cumpla con los estndares de seguridad. La pregunta clave que nos debemos hacer durante la implementacin de la segunda S es Cmo encontrar las cosas de manera rpida y sin cometer error? A continuacin se presentan tres criterios para la organizacin de los elementos (objetos y documentos) dentro del rea de trabajo: Seguridad: Que los elementos no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben y que su ubicacin no provoque accidentes. Calidad: Que los elementos no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo para la ubicacin de elementos. Algunas recomendaciones para la implementacin de la segunda S son: Aprobar la evaluacin a la implementacin de la primera S SEIRI. Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deber realizar la implementacin de la segunda S. Definir y difundir las reglas para la organizacin del rea de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementacin de esta S Asignar un lugar especfico para la ubicacin de cada objeto, documento o herramienta.
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Asignar una clave de identificacin a estantes, repisas, archiveros, cajones y dems reas de almacenamiento. Identificar cada elemento, objeto o archivo mediante etiquetas con claves numricas o alfabticas. Usar guas o cdigos de colores para una identificacin rpida de los objetos y documentos. Ubicar los objetos y documentos necesarios en sitios donde su disposicin se pueda realizar en el menor tiempo y esfuerzo posible. Colocar los objetos y documentos en un orden lgico; ms cerca los que ms usas, ms lejos los que menos usas. Favorecer el mtodo Primeras entradas, Primeras salidas en el uso de material y atencin de documentos. Controlar las existencias de material mediante inventarios o relaciones, identificando en el lugar de su almacenamiento el nombre y volumen mximo del mismo. Colocar la sealizacin necesaria en el rea de trabajo, procurando que sta sea visible y clara. Al concluir la implementacin de la segunda S se debe realizar la verificacin correspondiente, para lo cual se debe contar con una lista de verificacin. Esta se realiza con base en las recomendaciones para implementar la segunda S. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificacin a la implementacin de esta S. Los beneficios que obtendremos tras la implementacin de la segunda S son: Nos ayuda a encontrar fcilmente objetos o documentos de trabajo. Mejorar la seguridad Ayuda a identificar cuando falta algo Da una mejor apariencia Mayor velocidad de respuesta y de mejora Actualizacin de inventarios

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TERCERA S. SEISO LIMPIEZA: siempre limpio.

Una vez que el espacio de trabajo est despejado (SEIRI) y ordenado (SEITON), es ms fcil limpiarlo (SEISO). La tercera S consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentren en perfecto estado operativo. El valor ms importante de SEISO consiste en entender a la limpieza como inspeccin, al limpiar los espacios o herramientas de trabajo se debe observar su estado y funcionalidad lo que permitir prevenir el deterioro y contribuir a la eliminacin de prdidas. La limpieza se debe realizar en tres ejes: 1. Limpieza de los espacios fsicos. 2. Manejo de basura o desperdicios. 3. Limpieza del aire. La labor de limpieza de los espacios fsicos se debe realizar en toda el rea de trabajo, no debemos limitarnos a nuestro escritorio. Es necesario asegurar la limpieza de los pisos, paredes, ventanas y cortinas de las oficinas, reas de trabajo, reas de atencin, bodegas, baos y dems espacios que conformen el rea de trabajo con el fin de contar con un espacio fsico limpio. Hay que tomar en cuenta que la limpieza no slo beneficia la imagen del rea de trabajo sino que es un factor importante para la salud del personal que labora en ella. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalas o el mal funcionamiento del equipo o los objetos que empleamos en nuestras actividades diarias, por ejemplo, el polvo puede daar el funcionamiento del equipo de cmputo. Por otra parte, debemos asegurarnos que el manejo de basura o desperdicios sea el adecuado y que se cuente con los recursos necesarios para depositar y retirar la basura en tiempo. Es necesario hacer conciencia entre el personal y los visitantes que acuden al rea de trabajo para depositar la basura en su lugar. En caso de que en nuestra rea de trabajo se generen desechos txicos se debe contar con la infraestructura necesaria para su depsito y retiro final, lo anterior garantizar la seguridad del personal del rea de trabajo. Como parte del manejo de basura se pueden establecer programas para el reciclado o clasificacin de basura o desperdicios que se generen en el rea de trabajo, lo cual contribuir a reducir el impacto de nuestras actividades en el medio ambiente. Respecto a la limpieza del aire, debemos tomar en cuenta que el aire respirable en las oficinas se ve afectado por las funciones corporales -como la respiracin y la transpiracin- y las actividades del personal. Si en el rea de trabajo se fuma o hay basura al descubierto se causa mayor contaminacin ambiental. Adems, si no existe una adecuada circulacin de aire se afecta la temperatura del medio ambiente.
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La limpieza del aire se logra evitando la emanacin de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire as como a travs de una buena ventilacin, la cual implica el abastecimiento y circulacin del aire para refrescar y purificar el ambiente.

Algunas recomendaciones para implementar la tercera S son: Aprobar la evaluacin a la implementacin de la segunda S SEITON. Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deber realizar la implementacin de la tercera S. Establecer y difundir los criterios sobre los cuales se debe realizar la limpieza en el rea de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementacin de esta S Iniciar con una campaa de limpieza que puede ser en una jornada especial donde se involucre a todo el personal en las labores de limpieza del rea de trabajo. Dar las facilidades para realizar las actividades de limpieza. Al momento de realizar la limpieza es conveniente inspeccionar y detectar anomalas en el equipo. Eliminar desde el origen aquello que origina la suciedad en el rea de trabajo. Eliminar manchas, mugre y polvo en escritorios, mdulos de atencin, archiveros, equipo, paredes, pisos, baos, anaqueles, apagadores elctricos y perillas de chapas. Asegurar que los documentos archivados se encuentren limpios y no existan factores que los puedan daar (polvo, polilla, etc.) Hacer uso de los sitios y recipientes para tirar desperdicios. Establecer junto con el rea responsable de la institucin, un programa de limpieza peridico (diario, semanal, mensual). Disear hojas de control para supervisar el programa de limpieza.
Mantener el suministro adecuado de los materiales necesarios para la limpieza. Asegurar que el rea de trabajo cuente con ventilacin apropiada.

Establecer programas de reciclado o clasificacin de basura (ej. reciclado de papel). Hacer de la limpieza un hbito en el personal del rea de trabajo. A continuacin se presenta un ejemplo de hoja de control de limpieza:

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Al igual que en las dos S anteriores, se debe realizar la verificacin a la implementacin de la tercera S. Para este efecto se debe contar con una lista de verificacin, la cual se puede realizar con base en las recomendaciones presentadas para implementar la tercera S. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificacin a la implementacin de esta S. La tercera S se traducir en los siguientes beneficios: Alargamiento de la vida til de los equipos e instalaciones. Reduce accidentes. Mejora la imagen personal e institucional. Mejora la disposicin al trabajo. Menor probabilidad de contraer enfermedades. Ayuda a evitar mayores daos a la ecologa.

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CUARTA S. SEIKETSU ESTANDARIZACIN: mantener los estndares.

Ya que hemos implementado las tres primeras S, ha llegado el momento de estandarizar. SEIRI (Clasificacin), SEITON (Organizacin) y SEISO (Limpieza) son actividades que nos exigen comportamientos concretos y cosas por hacer en nuestro entorno laboral, es decir sobre los objetos y espacios. SEIKETSU ms que una actividad es una condicin o estado permanente que consiste en aplicar, replicar y mantener lo que se ha logrado, est enfocada en la persona y su actitud. Uno de los errores ms frecuentes es asignar un tiempo extra para implementar o mantener las 5 S, esto nos lleva a creer que se es el momento dedicado para la herramienta y el resto de los das se trabaja normalmente. Sin embargo para lograr el xito de las 5 S, stas deben formar parte de las actividades cotidianas. En otras palabras, el mantenimiento de las condiciones logradas con las 3 primeras S debe formar parte de la rutina diaria de trabajo. Un rea de trabajo o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras S son lugares limpios, agradables y seguros, por lo tanto debemos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones ptimas. SEIKETSU recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada da. La cuarta S consiste en establecer normas sencillas y visibles estndares- para lograr que no slo se d el cambio sino que adems se mantenga y que se realicen mejoras. Toda vez que esta S est enfocada en la persona, debemos trabajar en su actitud. En este sentido, cuanto ms sea el conocimiento que las personas tengan sobre la institucin, mayor ser su compromiso con los objetivos, polticas y estndares que se establezcan en las reas de trabajo. La estandarizacin se debe realizar en los siguientes mbitos: Estandarizacin del conocimiento (normas, polticas, procedimientos). Estandarizacin de imagen y espacios fsicos Las recomendaciones para lograr la implementacin de la cuarta S son: Aprobar la evaluacin a la implementacin de la tercera S SEISO. Establecer el periodo en el cual se implementar a cuarta S, considerando el periodo para la elaboracin de los estndares y para la difusin de los mismos. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementacin de esta S Difundir y uniformar la razn de ser de la institucin, hacia a donde se quiere ir y que conceptos los conducen (Misin, Visin, Valores). Establecer y difundir la poltica de calidad del rea de trabajo.

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Establecer y difundir normas, procedimientos, reglamentos o instrucciones para la clasificacin, organizacin, limpieza y seguridad en el rea de trabajo. Formalizar en las normas o manuales, las listas de verificacin a la implementacin de las primeras 3 Ss. Estandarizar los mecanismos de evaluacin de las S. Estandarizar los mtodos y procedimientos. Formar al personal en los estndares. Reglamentar procesos comunes que uniformen su aplicacin. Uniformar la imagen grfica en las reas de trabajo. Generalizar el uso de gafetes de identificacin y personificadores. Para establecer nuestros estndares debemos recordar que un estndar debe ser fcil de entender, se pueden emplear smbolos, colores o letreros para que el estndar se explique por s mismo. Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas ya que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal, esto implica poner en prctica en nuestra vida personal la clasificacin (eliminar lo que no es til), la organizacin (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar) y la limpieza (siempre limpio). Tras la implementacin de la cuarta S se debe realizar la verificacin de la misma empleando una lista de verificacin. Esta lista puede realizarse con base en las recomendaciones presentadas para implementar la cuarta S. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificacin a la implementacin de esta S. Los beneficios que obtenemos tras la implementacin de SEIKETSU son: Queda por escrito el cmo mantener lo logrado Facilita el mantenimiento Asegura la calidad Se establecen sistemas autoexplicativos Promueve el compromiso personal y grupal

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QUINTA S. SHITSUKE DISCIPLINA: seguir las reglas.

Al igual que SEIKETSU, la ltima de las S tambin est enfocada en la persona. SHITSUKE consiste en trabajar correcta y de manera permanente con base en las normas, polticas, reglamentos y leyes que rigen a nuestra institucin, para cumplir nuestros objetivos y mantener el orden. Mediante SHITSUKE las personas adquieren una fuerte conciencia con relacin a las normas, polticas y estndares as como de la importancia de respetarlos, lo cual se traducen en una mejora sistemtica de las actividades que desempean. Al desarrollar la Quinta S mantenemos disciplina en nuestro trabajo ya que aplicamos de manera sistemtica las actividades involucradas en las S anteriores. En esta etapa ya hemos logrado eliminar nuestros viejos hbitos, para adquirir una nueva forma de trabajo de la cual hemos participado en su creacin y recibimos sus beneficios. Nuestro trabajo se simplifica, nuestro tiempo se aprovecha mejor y los resultados que obtenemos son de mejor calidad. Adems, si seguimos las normas y estndares establecidos contribuimos a la prevencin de accidentes, fallas en los equipos y desviaciones de los objetivos. No debemos olvidar que la disciplina implica control, no imposicin. La revisin del cumplimiento de las reglas de trabajo as como de cada una de las S es una actividad inherente a esta etapa, para lo cual debemos contar con el compromiso activo del personal del rea de trabajo. Para mantener la disciplina se deben desarrollar las condiciones favorables para que sta se desarrolle, por lo que se deben instrumentar prcticas que faciliten la permanente comunicacin, motivacin y respeto del personal. Algunas recomendaciones para la puesta en marcha de la quinta S son: Aprobar la evaluacin a la implementacin de la cuarta S SEIKETSU. Establecer y difundir claramente el concepto de disciplina. Hacer conciencia al personal sobre sus derechos y obligaciones dentro de la institucin. Fomentar entre el personal, el compromiso para el cumplimiento de las normas, polticas y reglamentos que regulan la institucin. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementacin de esta S Favorecer la comunicacin y retroalimentacin en el rea de trabajo. Motivar al personal a travs de plticas, cursos, videos, etc. Establecer revisiones peridicas de seguimiento al cumplimiento de las 5 Ss (autoevaluacin). Promover los resultados de las 5s dentro y fuera de la unidad para motivar al personal de las reas de trabajo.
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Fomentar la cultura de calidad a fin de modificar las actitudes negativas y eliminar el desinters. Realizar acciones que permitan la integracin del personal de las reas de trabajo y contribuyan a un agradable ambiente laboral. Finalmente, la implementacin de la quinta S debe estar acompaada de la verificacin. Para este fin, se debe utilizar una lista de verificacin. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificacin a la implementacin de esta S.

Los beneficios que obtenemos al lograr la disciplina son: Se evitan reprimendas y sanciones. Mejora nuestra eficacia. Mejora la imagen que tenemos de nosotros mismos. Generamos una cultura de prevencin.

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III. PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE LA HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 Ss.

Para la implementacin y mantenimiento de esta herramienta de calidad, la Secretara de Desarrollo, Evaluacin y Control de la Administracin Pblica (SEDECAP), desarroll el Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss. Este programa tiene por objeto asesorar a las Dependencias y Entidades en la implementacin de cada una de las S as como el seguimiento para el mantenimiento de las mismas una vez que haya concluido el proceso de implementacin. El Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss, consta de 3 etapas:

1
Implementacin

2
Evaluacin

3
Seguimiento

ETAPAS DE DESARROLLO

ETAPA DE MANTENIMIENTO

La Direccin de Proyectos y Profesionalizacin en la Gestin de los Servicios Pblicos, es el rea de la SEDECAP a travs de la cual se promueve y realiza este Programa. En caso de estar interesadas en participar, las Dependencias y Entidades debern ponerse en contacto con esta Direccin a fin de establecer los mecanismos de coordinacin necesarios.

Etapa 1. Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss.

Los requerimientos necesarios para iniciar la implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss en una Dependencia o Entidad son: Compromiso: Se debe asegurar el compromiso de la alta direccin de la institucin.

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Es necesario sensibilizar a los mandos medios y los operativos para implementar la herramienta de calidad de las 5 Ss.
Las 5 Ss deben desarrollarse desde el interior de la institucin, deben ser parte del deseo de las personas por desenvolverse en un espacio agradable en el que valoren estar.

Integracin del equipo de trabajo: Dentro de la institucin: Integrar un equipo ejecutivo comit de calidad por Dependencia o Entidad. Los miembros del equipo ejecutivo o comit de calidad sern los encargados de la toma de decisiones y gestiones que se requieran para el xito del programa. Identificar y nombrar responsables por cada una de las reas de trabajo que participarn en el programa. Por parte de SEDECAP: La Direccin de Proyectos y Profesionalizacin en la Gestin de los Servicios Pblicos designar un enlace para asesora y apoyo a la institucin a lo largo de la implementacin del programa. La Delegacin o Comisara Pblica en la institucin podr participar en el programa a travs de la Jefatura del Departamento de Desarrollo Administrativo (DEA). Plan de trabajo: La institucin y la SEDECAP elaborarn un plan de trabajo considerando el total de actividades necesarias para la implementacin de las 5 Ss. Asignar claramente las responsabilidades en la implementacin de las 5 Ss. El plan de trabajo deber contener la calendarizacin de las actividades. Difundir el plan de trabajo entre las reas que participarn en el programa. Diagnstico inicial: La institucin deber establecer con claridad la situacin inicial de las reas de trabajo en las que se implementar la herramienta de calidad 5 Ss a travs de fotografas y cuestionarios. En el Anexo 2 se presenta una propuesta de cuestionario para evaluar la situacin inicial. Definir con claridad los lmites fsicos y administrativos de las unidades que participen.
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Difundir el resultado del diagnstico Capacitacin: Se deber capacitar a los responsables de aplicar la Herramienta de Calidad de las 5 S s. Se debe entregar el material correspondiente a cada una de las personas de las reas de trabajo a fin de puedan consultar y repasar los conceptos impartidos en la capacitacin. La SEDECAP apoyar a las Dependencias y Entidades en el proceso de capacitacin.

Desarrollo de actividades:
Las actividades para la implementacin de cada una de las Ss en las reas de trabajo debern ser realizadas por el personal que labora en stas. El equipo ejecutivo o comit de calidad deber apoyar al personal de las reas de trabajo durante el desarrollo de estas actividades. La SEDECAP brindar la asesora requerida a lo largo del proceso de implementacin de cada una de las S.

Etapa 2. Evaluacin a la Implementacin.

La evaluacin consiste en verificar la correcta implementacin de cada una de las 5 Ss. Se debe cumplir satisfactoriamente con la evaluacin a la implementacin de cada S para poder iniciar la implementacin de la siguiente. Asimismo se debe realizar una evaluacin general al concluir la implementacin de las 5 Ss. En esta etapa del Programa de implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss, la SEDECAP participar de manera coordinada con el equipo ejecutivo o comit de calidad en las actividades de evaluacin a la implementacin de las 5 Ss, las cuales se realizarn en dos vertientes. El proceso a seguir en la Etapa de Evaluacin es el siguiente:

Implementacin de cada "S"

a. Autoevaluacin

b. Evaluacin por parte de SEDECAP

Constancias de Aprobacin / Recococimiento

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a. Autoevaluacin. La autoevaluacin es de gran importancia durante el proceso de implementacin de la herramienta de calidad de las 5 Ss. sta nos permite identificar los objetivos que persigue cada S, hacer conciencia sobre los avances que hemos logrado e identificar nuestros puntos dbiles o reas de oportunidad en las que debemos trabajar. Para realizar la autoevaluacin se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Realizar la autoevaluacin al finalizar la implementacin de cada S. 2. Emplear listas de verificacin para llevar a cabo la autoevaluacin a la implementacin de cada S. (Anexo 1) 3. Realizar la autoevaluacin de manera acumulativa, es decir, al revisar una S se debe verificar el mantenimiento de las S anteriores. 4. Aprobar la autoevaluacin de la S en cuestin como requisito para implementar la siguiente S. 5. Concentrar en un expediente la evidencia de las autoevaluaciones realizadas. 6. Al concluir con xito la implementacin de esta Herramienta de Calidad, la institucin debe realizar una autoevaluacin global a la Implementacin de las 5 Ss, lo anterior para concluir las etapas de implementacin y evaluacin del Programa. (Anexo 1) Una vez que se realice la autoevaluacin por parte de la institucin y se muestre la evidencia de la misma, se llevar a cabo la evaluacin correspondiente por parte de la SEDECAP.

b. Evaluacin por parte de SEDECAP: Una vez que se haya concluido la implementacin de la S correspondiente y se haya realizado la autoevaluacin, la SEDECAP realizar una visita de evaluacin. La aprobacin de esta visita es un requisito indispensable para poder continuar con la implementacin de la siguiente S. Los pasos para una evaluacin por parte de SEDECAP son los siguientes: 1. El equipo ejecutivo o comit de calidad junto con la SEDECAP realizarn el calendario de evaluacin. 2. El equipo ejecutivo o comit de calidad junto con la SEDECAP realizarn la estandarizacin de criterios de evaluacin a fin de que sta se realice con objetividad. 3. La evaluacin se realizar de manera acumulativa, al verificar una S se evaluar el mantenimiento de las S anteriores. 4. La institucin deber presentar las evidencias de implementacin que sean requeridas.
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5. La SEDECAP acudir a cada una de las reas de trabajo para realizar la evaluacin correspondiente. 6. Cada evaluacin se realizar con la presencia de un representante del comit de calidad o equipo ejecutivo de la Dependencia o Entidad, el responsable del rea de trabajo para las 5 Ss, personal de la Direccin de Proyectos y Profesionalizacin en la Gestin de los Servicios Pblicos y en su caso personal de la Delegacin o Comisara Pblica de la SEDECAP. 7. Para que un rea de trabajo evaluada pueda iniciar la implementacin de la siguiente S, debe obtener como minino 90 % de calificacin en la evaluacin realizada por SEDECAP. 8. En caso de que un rea de trabajo no logre obtener el 90% requerido se programar una nueva evaluacin, para lo cual la SEDECAP entregar un formato con las observaciones las cuales debern ser atendidas previo a la siguiente evaluacin. 9. Toda evaluacin quedar fundamentada debidamente ante la Unidad Administrativa evaluada, tanto en los criterios de evaluacin, como en su aplicacin e interpretacin. 10. Cuando se apruebe satisfactoriamente la evaluacin, SEDECAP entregar la Constancia de Aprobacin de la S que est siendo evaluada. 11. Al concluir la implementacin de las 5 Ss, la SEDECAP expedir el Reconocimiento que acredita a las reas de trabajo de las Dependencias y Entidades el cumplimiento en la implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss. Este Reconocimiento tendr vigencia nicamente para el ao en que se concluy la implementacin de las 5 Ss. Las Dependencias y Entidades que implementen la Herramienta de Calidad de las 5 S s, tendrn derecho a tantos informes sobre las evaluaciones como sean necesarios y as lo requieran.

Etapa 3. Seguimiento al mantenimiento de las 5 Ss.

La Herramienta de Calidad de las 5 Ss, tal como se establece en la quinta de ellas, requiere disciplina para lograr su permanencia. En este sentido, la tercera etapa en el Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad de SEDECAP se enfoca en el Seguimiento para asegurar la permanencia de la Herramienta en las reas de trabajo de la institucin. El Reconocimiento que se entrega al concluir la implementacin de las 5 Ss tiene vigencia nicamente para el ao en que se concluy la implementacin de las mismas. Para que las reas de trabajo de las Dependencias y Entidades tengan derecho a seguir gozando de este Reconocimiento, debern aprobar las evaluaciones de seguimiento que realizar la SEDECAP. Los pasos para realizar las evaluaciones de seguimiento son los siguientes: 1. Las evaluaciones de seguimiento se realizarn de manera semestral.

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2. Las Dependencias y Entidades, por conducto del equipo ejecutivo o comit de calidad de manera independiente debern realizar las autoevaluaciones de seguimiento de las 5 Ss en las reas de trabajo participantes en el Programa. 3. El equipo ejecutivo o comit de calidad junto con la SEDECAP realizarn el calendario de evaluaciones de seguimiento. 4. El equipo ejecutivo o comit de calidad junto con la SEDECAP realizarn la estandarizacin de criterios de evaluacin a fin de que sta se realice con objetividad. 5. La institucin deber realizar por lo menos una autoevaluacin de seguimiento semestral. 6. Para que SEDECAP lleve a cabo las evaluaciones de seguimiento, la Dependencia o Entidad deber demostrar que ha realizado autoevaluaciones de seguimiento. 7. La SEDECAP acudir a cada una de las reas de trabajo para realizar la evaluacin de seguimiento correspondiente. 8. Cada evaluacin de seguimiento se realizar con la presencia de un representante del comit de calidad o equipo ejecutivo de la Dependencia o Entidad, el responsable del rea de trabajo para las 5 Ss, personal de la Direccin de Proyectos y Profesionalizacin en la Gestin de los Servicios Pblicos y en su caso personal de la Delegacin o Comisara Pblica de la SEDECAP. 9. Para que un rea de trabajo acredite la evaluacin de seguimiento, debe obtener como minino 90 % de calificacin. 10. La SEDECAP entregar a las reas de trabajo la constancia de acreditacin de la evaluacin de seguimiento. 11. En caso de que un rea de trabajo no logre obtener el 90% requerido se programar una nueva evaluacin de seguimiento, para lo cual la SEDECAP entregar un formato con las observaciones las cuales debern ser atendidas previo a la siguiente evaluacin. 12. En caso de no aprobar esta nueva evaluacin, la SEDECAP retirar el Reconocimiento a la implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss, por lo que para continuar en el programa, la unidad administrativa deber retomar el programa desde la implementacin de la primera S. 13. Para obtener el Reconocimiento al mantenimiento de la Herramienta de Calidad 5 Ss, las reas de trabajo debern acreditar con una calificacin mnima de 90% en las 2 evaluaciones de seguimiento realizadas por la SEDECAP. 14. Toda evaluacin quedar fundamentada debidamente ante la Unidad Administrativa evaluada, tanto en los criterios de evaluacin, como en su aplicacin e interpretacin. Al concluir cada semestre la SEDECAP realizar un informe general sobre el mantenimiento de las 5 S s en la Dependencia y Entidad.

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Las Dependencias y Entidades que implementen la Herramienta de Calidad de las 5 S s, tendrn derecho a tantos informes sobre las evaluaciones de seguimiento como sean necesarios y as lo requieran.

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ANEXO 1. Listas de Verificacin.

1.1 Lista de Verificacin de la 1ra. S. CLASIFICACIN
Para lograr la implementacin de la primera S se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificacin: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. Que no haya carteles, psters o publicidad caducos en los pasillos. Evitar objetos de cualquier ndole que impidan la libre circulacin por las reas. Evitar objetos apilados o innecesarios aunque estn debidamente clasificados. Que no haya objetos obsoletos o que no sean necesarios para desarrollar las actividades. Que los documentos que se encuentren en el rea de trabajo sean necesarios para el desempeo de las actividades. Que los documentos se encuentren clasificados adecuadamente. Que no haya cajas sin clasificar. Procurar que todo el equipo est debidamente rotulado. Que la instalacin sea la correcta para el buen funcionamiento del equipo. Que no haya objetos inservibles encima, debajo o en los cajones. Que no haya herramienta, artculos de papelera o elementos rotos o inservibles. Que no haya objetos que no funcionen. Que no se tenga ms de un objeto personal. Que todas las herramientas y artculos se encuentren debidamente guardados. Que exista un lugar para guardar en bodegas y archiveros y se clasifique correctamente Que exista subclasificacin por tema, orden alfabtico, numrico. Que existan lugares definidos para guardar y clasificar. Evitar cableado y transmisiones de energa que representen un riesgo Que se definan con claridad los elementos y cantidades de los materiales que se utilizan

1.2 Lista de Verificacin de la 2da. S. ORGANIZACIN

Para lograr la implementacin de la segunda S se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificacin: a. b. c. d. Que exista orden en los materiales y control de sus existencias. Que al organizar los materiales se etiqueten de manera descriptiva. Que el manejo, recuento y localizacin sea fcil. Que los documentos y formatos utilizados estn perfectamente identificados, bien organizados y su manejo sea gil y eficiente.

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e. Que el control de CDS, discos y cualquier material de cmputo est organizado adecuadamente. f. Que la distribucin de espacios fsicos sea funcional. g. Que no existan cajas o elementos que bloqueen los pasillos e impidan la circulacin. h. Que los archivos y estantes estn bien ubicados y distribuidos en el rea respectiva. i. Que existan inventarios de mobiliario y equipo as como del recursos materiales, que se conozca lo que se requiere y en qu cantidad, si se surten con oportunidad y de manera adecuada. j. Que los libros utilizados se encuentren bien colocados y ubicados, adems las etiquetas seleccionadas para todo deben observar una clara descripcin. k. Que el uso y forma de operar los equipos de cmputo sea adecuada. l. Que la sealizacin en el rea sea adecuada y visible. m. Verificar que se mantengan los principios de la Primera S.

1.3 Lista de Verificacin de la 3ra. S. LIMPIEZA

Para lograr la implementacin de la tercera S se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificacin:
a. Que no haya polvo, manchas, pegotes o calcomanas en paredes, pisos, ventanas, puertas, mobiliario o equipo. b. Que no existan elementos que generen malos olores. c. Que las carpetas, archiveros o cajas no presenten suciedad. d. Que los documentos archivados se encuentren limpios y sin factores de deterioro. e. Que se cuente con recipientes y sitios adecuados para colocar la basura. f. Que en el proceso de limpieza se verifique el estado del equipo. g. Que exista un programa de limpieza y que el personal lo conozca. h. Que exista un adecuado suministro de materiales de limpieza. i. Que se realicen controles de supervisin al programa de limpieza. j. Si existen programas de reciclado o clasificacin de basura, que stos sean conocidos por el personal. k. Que la ventilacin en el rea de trabajo sea la adecuada. l. Verificar que se mantengan los principios de la Primera y Segunda S.

1.4 Lista de Verificacin de la 4ta. S. ESTANDARIZACIN

Para lograr la implementacin de la cuarta S se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificacin: a. Que el personal conozca la misin, visin y valores de la institucin.
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b. Que se cuente y se difundan las instrucciones, normas, polticas, procedimientos o reglamentos para el mantenimiento de las S anteriores. c. Que existan estndares. d. Que existan polticas de seguridad en el rea de trabajo. e. Que se encuentre reglamentado el uso de espacios, mobiliario y equipo. f. Que el personal conozca su responsabilidad en la implementacin y cumplimiento de estndares. g. Que los procedimientos del rea de trabajo se encuentren estandarizados y sean del conocimiento del personal. h. Que el personal porte el gafete o identificacin permanente para conservar la buena imagen del servidor pblico y su Dependencia. i. Que exista una imagen grfica estandarizada. j. Que se estandarice la ubicacin de los objetos en el rea de trabajo. k. Que existan estndares para el manejo de documentos y la recopilacin de los mismos. l. Es conveniente estandarizar en todas las dependencias la existencia de reas especificas para consumo de alimentos y contingencias m. Que se muestre evidencia del cumplimiento de las normas, polticas o reglamentos que contengan los estndares. n. Que se estandaricen los mecanismos de evaluacin de las S. o. Revisar el cumplimiento de los principios de las tres primeras Ss.

1.5 Lista de Verificacin de la 5ta. S. DISCIPLINA

Para lograr la implementacin de la quinta S se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificacin:
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Que exista puntualidad en el horario de entrada. Que no exista ambiente laboral desagradable. Que se respeten las reglas, estndares, polticas. Que el personal del rea de trabajo conozca sus obligaciones y responsabilidades. Que se d una adecuada prestacin de los servicios. Que exista compromiso por parte de la alta Direccin. Que se realicen reuniones peridicas del equipo ejecutivo o Comit de Calidad. Que se realicen acciones de motivacin hacia el personal. Que el personal colabore permanentemente para generar una cultura de calidad. Que exista difusin suficiente de resultados y logros en la implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss. k. Que la actitud de los Servidores Pblicos sea positiva y participativa. l. Que exista evidencia de las autoevaluaciones y supervisiones peridicas. m. Verificar el cumplimiento y mantenimiento de las cuatro S anteriores.
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1.6 Hoja de Verificacin de la implementacin de las 5 Ss.

Esta hoja de verificacin puede emplearse tanto en la autoevaluacin final de la implementacin de las 5 Ss (ETAPA 2) como en las autoevaluaciones semestrales de seguimiento (ETAPA 3). HOJA DE VERIFICACIN 5S
DEFICIENTE (5 o ms problemas)

Unidad Administrativa / rea de Trabajo:

REGULAR (1 a 4 problemas) PERFECTO (cero problemas)

INSTRUCCIONES: Calificar cada uno de los conceptos empleando los valores asignados a para cada criterio de evaluacin: Perfecto = 2 Regular = 1 Deficiente = 0

Fecha:

CONCEPTO
Artculos innecesarios removidos del rea. CLASIFICACIN Las reas de trabajo cuentan nicamente con los elementos necesarios. Cajas debidamente clasificadas y sin estorbar en el rea de trabajo. Pasillos y reas de trabajo libres de obstculos. Instalaciones adecuadas para el buen funcionamiento de los equipos. La informacin visible es relevante y se encuentra vigente. Lugar especfico para cada cosa elemento. Elementos o accesorios de trabajo dispuestos en su lugar. ORGANIZACIN Facilidad para ubicar los objetos o elementos de trabajo. Elementos colocados en su lugar despus de usarse. Distribucin funcional del rea de trabajo. Existen reas de almacenamiento. Libros, cd's, carpetas y dems material de trabajo est ordenado y etiquetado correctamente Existen inventarios de quipo, mobiliario y recursos materiales rea de trabajo libre de basura o polvo. Equipos, escritorios, archiveros y libreros limpios y en buen estado. LIMPIEZA Existencia de botes de basura en el rea de trabajo. rea de trabajo libre de mal olor, vidrios rotos, mobiliario o equipo en mal estado, persianas, cortinas y mamparas sucias Ventilacin adecuada en el rea de trabajo Existencia y conocimiento de estndares, polticas y reglamentos ESTANDARIZAR El personal conoce la misin, visin y valores Existencia de procedimientos para la seguridad en el rea de trabajo Uniformidad en la imagen grfica del rea de trabajo El personal porta el gafete de identificacin

OBSERVACIONES

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Aplicacin por el personal del rea de la Metodologa de Orden y Limpieza 5 Ss y existencia de controles visuales. Existencia de reportes de inspecciones generales de las 5 Ss. DISCIPLINA Comunicacin al personal de los resultados obtenidos en la implementacin de las 5 S's. El personal conoce su rol dentro del programa de las 5 S's. Se realizan acciones de motivacin y/o capacitacin en la herramienta de calidad Se respetan los principios de las 5 S's.

Promedio
*Para obtener el PROMEDIO de la evaluacin, la suma de las calificaciones asignadas se divide entre 60 y el resultado se multiplica * 100

Verific:

Titular de la Unidad Administrativo / rea de trabajo:

Nombre y Firma

Nombre y Firma

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Anexo 2. Cuestionario para Evaluar la Situacin Inicial.

El presente cuestionario ayuda a diagnosticar la situacin inicial y sirve como referencia comparativa una vez que se haya concluido la implementacin de las 5 Ss. Este cuestionario debe ser aplicado a todo el personal de las reas que participarn en el Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss.

Programa de Implementacin de la Herramienta de Calidad 5 Ss. Evaluacin de la Situacin Inicial

A. MARQUE CON UNA X LA RESPUESTA A CADA PREGUNTA

PREGUNTA
1. Se tienen objetos y documentos acumulados en las reas de trabajo? 2. Se han realizado malos trabajos debido a la suciedad? 3. Consideras que las reas de trabajo de estn ordenadas? 4. El material, herramientas, objetos y documentos se encuentran accesibles para su uso? 5. En tu espacio de trabajo tienes artculos que no son tuyos y no sabes de quien son? 6. En el rea de trabajo existen objetos o documentos que no pertenecen a nadie? 7. Est a la vista lo que requieres para trabajar? 8. Se cuenta con material en exceso para hacer el trabajo? 9. Retiras la basura con frecuencia de tu rea? 10. Cuentas con un rea para colocar tus cosas personales? 11. Consideras que tu rea de trabajo est limpia? 12. Consideras que las reas de trabajo estn ordenadas? 13. Consideras que la ventilacin en el rea de trabajo es adecuada?

SI

NO

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B. RESPONDE BREVEMENTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: Qu te disgusta de tu rea de trabajo? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Qu arreglaras en tu rea de trabajo si tuvieras la oportunidad? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

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