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COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

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COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA Introducción a la comunicación. 1.1. Antecedentes. 1.2. Lenguaje. 1.3. Ramas de la comunicación. ANTECEDENTES Muchas teorías han tratado de explicar el origen del lenguaje, en algunos casos se les atribuye origen divino (teoría tradicionalista), por instinto fisiológico del hombre es creador del lenguaje, la descripción del objeto por medio del sonido es aportación de la escuela que logra tarde el lenguaje como fruto de la evaluación. La comunicación se define como el proceso por el cual la gente intenta compartir significativamente mediante los mensajes simbólicos. El proceso de la comunicación es importante para los agentes porque permiten cumplir sus funciones administrativas. La actividad de la comunicación oral emplea en gran parte del tiempo de trabajo de un administrador. La comunicación es una rama de la comunicaron administrativa pero cuando el origen se da en los grupos como se organizaban dentro de la comunicación humana se da orígenes de Aristóteles y los persas, redactada de tal forma que sea posible y fácil de detectar cada una de ellas. Consisten en la elaboración de papeles como elementos de la rama de la comunicación directa e indirecta que hay entre los grupos. MODELOS DE LA COMUNICACIÓN Aristóteles, definió la comunicación como "la búsqueda de todos los medios posibles para la persuasión", esto es, convencer e inducir a la acción, propuso lo que podría ser un modelo cuyos elementos se han agrupado bajo tres rubros como sigue. Persona quien habla Discurso que pronuncia Persona que escucha quien; que, y quien.

El modelo, constituye una valiosa aportación pero sólo contempla parcialmente el fenómeno de la comunicación y, por lo mismo, resulta insuficiente para su estudio, aunque es cierto que todos los modelos subsecuentes parten del original aristotélico, solo representa mayores desarrollos del proceso. Es necesario acudir a modelos, a fin de poder estudiar cuidadosamente cada una de las partes del proceso y reducir las múltiples dificultades que representa su conocimiento. MODELO BERLO En la época contemporánea fue empleado el modelo de Shannon, difundido por Weaver, pese a que está referido a comunicaciones electrónicas y no aludió a la comunicación entre seres humanos. Más recientemente, Berlo formuló un modelo utilizable para describir la conducta individual de las personas que intervienen en un proceso de esta naturaleza y aplicado a distinto nivel de análisis, para describir desde el punto de vista de la red de comunicación, la operación del organismo de que se trate. A partir de los siguientes componentes, los cuales no necesariamente se enlistan, ni se hallan en su cesión: la fuente de la comunicación, el encodificador el canal, el decodificador y el receptor de la comunicación. La fuente constituye el origen, el punto de partida de la emisión, sensible en cuanto a la fidelidad, a los factores como las habilidades comunicativas, sus conocimientos específicos, actitudes y su posición sociocultural.

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Después que determina la forma en que se proponen afectar a su receptor, encodifica, esto es, traduce a una clave el mensaje destinado a obtener a la respuesta esperada. La fase de encodificación supone las habilidades de hablar y escribir, la descodificación, de leer y escuchar, toda la codificación, que incluye ambas operaciones y el propósito mismo, la reflexión o el pensamiento. La forma simplificada y tratándose de comunicación de persona, la fuente y el encodificador son una misma cosa, al igual que el encodificador y el receptor, guardan en ambos extremos una gran similaridad. El pensamiento del autor del modelo, el canal es el vehículo de transporte para el mensaje, el cual habrá de dirigirse a cualquiera de los sentidos o a varios a la vez, para su percepción. Los canales tienen que ser objeto de la elección y para dicho efecto, son influyentes los factores o elementos estudiados en relación con el mensaje. El receptor, que en un momento actúa como tal, en otra ocasión también es fuente encodificador y son aplicables al caso de observaciones apuntadas para este elemento, pero, además, la decodificación de alguna manera resulta determinada por las actitudes que el receptor decodificador guarde para sí mismo, hacia la fuente y hacia el contenido por su nivel de conocimiento del código. Su carácter de eslabón más importante del proceso hace que la fidelidad de la comunicación descanse en una buena medida en relación entre los niveles de habilidad tanto de la fuente, como el receptor, en cada caso particular. La exposición de Berlo, conforme a sus propias apreciaciones, tiene un enfoque diádico, lo que quiere decir que su análisis hace énfasis en las relaciones entre los elementos de la comunicación, antes que esta referidos a las características de una persona determinada. LENGUAJE LA PALABRA ORAL Y ESCRITA. La palabra hablada es el testimonio que exterioriza el pensamiento, los sentimientos y el mundo interior del hombre, tal vez, mas que ningún otro medio, hace presente la trama misma de la existencia humana a través de la s relaciones vivas que suscita entre los individuos. El calor humano, la pasión, el deseo vehemente e incluso el arrebato son afines a una tradición, esto es, a una transmisión oral. Si se cuenta con la presencia del hombre frente al hombre, la comunicación alcanza sus perfiles más transcendentes. Merced a la habilidad para valorar la reacción del oyente, y la posibilidad de proporcionarle orientaciones para corregir cualquier error de interpretación, el proceso de retroalimentación es inmediato y continuo, se puede replicar, dialogar, intercambiar ideas. Cuando es posible hacer participes a otros estados de animo y actitudes propias, como acontece con la comunicación personal, no hay mejor forma para motivar, para resolver problemas de relaciones interpersonales, para persuadir, e incluso para amonestar y corregir. Es importante, entonces, fomentar en el ámbito administrativo en ocasiones de confrontación, porque todo esfuerzo encaminado a esa dirección, además de que favorece en gran medida el flujo comunicativo y, por ende, la eficiencia de la administración, es un retornar al hombre, para preservar su dignidad de persona y garantizar, sobre todas las cosas, su realización y destino. La expresión oral puede ser directa, de persona a persona, de persona a grupo, intergrupal o masiva. También se puede realizar mediante el uso de aparatos mecánicos o eléctricos, como el magna voz, grabaciones a la radio. A un cuando físicamente el sujeto no este colocado frente a su interlocutor, emplear la voz como medio de comunicación produce sus efectos. Sabido es hasta que punto las vibraciones de la voz son capaces de conmover y de emocionar a un auditorio, a un cuando no en todos los casos sea factible retroalimentar el ciclo, la plenitud o rapidez que permite la aproximación del material. Usualmente, en el seno de la organización, la comunicación oral tiene lugar como discurso, entrevista, la charla y la realización de los diverso tipos de reuniones deliberantes, desde la conferencia hasta la asamblea. LAS RAMAS DE LA COMUNICACIÓN.

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La comunicación es rara de la comunicación administrativa pero cuando el origen se da cuando los grupos se organizan dentro de la comunicación humana se da en sus origines de Aristóteles y los persas. Los orígenes de la comunicación humana, redactada de tal forma de que sea posible detectar cada una de ellas. Consisten en la elaboración de papeles como elementos de la rama de la comunicación directa e directa que hay entre grupos. PRINCIPALES ASPECTOS DE LA EXPRESIÓN ORAL El lenguaje oral es una realidad muy compleja en la que participa a la vez los factores: fisiológicos, psicológicos y culturales. Sabemos a demás que nuestra expresión verbal representa una manifestación tanto individual como social y que constituye uno de los más importantes espacios de interacción. En efecto, cuando hablamos nos vemos obligados a: ESCOGER la secuencia de pensamientos que queremos transmitir. ORGANIZAR las ideas a las que dicha secuencia se refiere. ENCONTRAR las palabras justas y la combinación más adecuada de términos dentro de la frase. ADOPTAR la actitud mas apropiada (es decir, los gestos, la posición corporal y el tono de voz adecuados) para emitir nuestro mensaje. VOCABULARIO El vocabulario es el conjunto de palabras con las que cuenta una lengua determinada. Por lo general decir que a cada palabra, en cuanta combinación de sonidos en secuencia, le corresponde un solo significado. Poseer un vocabulario amplio y variado implica un conocimiento del mundo relativamente extenso, ser capaces de escoger el término exacto para expresar un pensamiento implica la habilidad de distinguir un concepto de otro. Poder elegir la palabra adecuada a la situación implica el reconocimiento de características de nuestro oyente y las finalidades concretas de nuestra comunicación. La palabra oral esta sujeta a varias condiciones: la espontaneidad, la improvisación, la utilización de elementos extralingüísticos (como señas y entonación) etc. todo ello hace que al hablar descuidemos con frecuencia la precisión y propiedad de los términos que usamos. Entre las razones que explican un mal manejo del vocabulario se encontrarían las siguientes: La pereza mental para elegir concienzudamente las palabras que expresen nuestro pensamiento. Desconocimiento o dudas respecto al significado exacto de los términos que usamos. Cortedad o limitación del vocabulario que a diario empleamos. Miedo a llamar las cosa s por su nombre. Temor a equivocarse o hacer el ridículo cuando utilizamos una palabra complicada o por el contrario demasiado simple. Poca costumbre e interés en el diccionario. Error muy común es el utilizar una palabra por otra que se le parece, o en el sentido distinto al que en realidad tiene. Así es frecuentemente la confusión entre los posibles sinónimos y antónimos. Los sinónimos, ciertamente, presentan similitudes en su significado no pero no pueden ser indistintamente apropiados para los contextos.

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En ocasiones, por afán de originalidad al hablar inventamos palabras o hacemos derivaciones forzadas hasta chocantes de los términos ya existentes. Ejemplo: Improvisamiento, diversión, proteccionar. En algunos casos los problemas más frecuentes es nuestro manejo del vocabulario he aquí algunas recomendaciones. Registrar y buscar después en el diccionario toda palabra desconocida que hayamos escuchado durante el día. Para preguntar por el significado de una palabra que no hayamos comprendido a las personas que la profirió, de ser posible inmediatamente después de haberla escuchado. No usar términos cuyo significado no fuera capaz de explicar a quienes nos lo preguntasen. Escuchar con atención como hablan los demás, fijándonos no solos los mensajes que nos transmiten, sino también que en las palabras que eligen. Anotar en nuestros ratos de ocio o de espera, y manera de juego listas de palabras que correspondan a cualquier lógica que se ocurra por ejemplo.
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Palabras con la inicial del alfabeto. Palabra que se vayan asociando en cadena. Adjetivos y calificadores posibles de una palabra escogidas al azar.

Describir ante grupo un objeto o un paisaje varias veces, con distintas palabras cada vez. EL MENSAJE. Si en general, nuestra habilidad de elegir y construir frase s es suficiente, y si sabemos claramente lo que a cada momento intentamos comunicar, es evidente que nuestra expresión oral cotidiana no necesita proyectar y organizar mayormente nuestros mensajes, sin embargo hay algunas situaciones de comunicación que si precisan al menos de un breve plan de exposición.

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Realizar el plan de exposición por escrito, así como las notas y apuntes que habrán de servir de guía al momento de la plática o conferencia. Grabar en cinta magnetofónica una charla o conferencia a la que asista e intentar posteriormente reconstruir e imaginar cual ha sido el esquema de exposición que siguió el conferencista. Considerar siempre apoyos audiovisuales a medio que amenizan y clarifican nuestra charla. Asistir siempre a conferencias en calidad de atento observador. Ensayar nuestros discursos en privado y frente al espejo antes de cada exposición.

LA VOZ. Preocupados principalmente por la composición y significado de nuestros mensajes, olvidamos con frecuencia su aspecto material, es decir, la realidad de nuestra expresión oral. En nuestra habla cotidiana nos cuidamos muy poco en que pronunciamos nuestras palabras, entonamos frases y emitimos la voz. Lo hacemos mecánicamente sin atender muchas veces las posibilidades y consecuencias expresivas que ello representa. Es asombroso ver como es decisivo que puede ser para una comunicación efectiva el registro y la tesitura d una voz, la claridad aclaratoria, las modulaciones juntas en volumen, la intensidad y el ritmo de hablar, así como la riqueza y mesura de inflexiones en la entonación, estos elementos afectan no solo el grado de elegancia y

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gracia que puede adquirir nuestra expresión, si no también su fuerza de convencimiento, su poder para captar la atención de los oyentes y su plena inteligibilidad. La sustancia primordial del habla es el aire, una mala respiración entrecortada o incompleta provoca hablar tembloroso, precipitado y arrítmico. A falta de habito respiratorio saludable nos ocurre que al hablar perdemos prematuramente el aliento a la mitad de las fases, que nuestras cuerdas vocales se vean se vean precisadas a trabajar con una tensión extremada y que nuestra secuencia de emisión resulte lamentable. Para eliminar estas y otras manías o impropiedades en nuestra expresión nos valdría la pena considerablemente los siguientes consejos: • • • • • • • Respirar honda y lentamente antes de tomar la palabra. Pronunciar siempre con energía y firmeza, pero sin exageraciones que desvirtúen el carácter propio de cada sonido. Estar atentos a nuestra emisión y modular suavemente sus cambios de volumen y su velocidad. No forzar nunca la, garganta al hablar. Ensayar en privado las distintas entonaciones que podemos darle a una misma frase. Leer en voz alta, modulando intencionalmente nuestra emisión de acuerdo al significado y propósitos comunicativos del texto. Grabar nuestra voz escuchar con atención y en actitud critica el modo en que suenan nuestros enunciados, analizando los efectos que al oído produce nuestra emisión.

MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN GRUPAL Y TÉCNICAS DE CONDUCCIÓN 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. Conferencia. Juntas. Asamblea. Entrevista. Foro. Panel. Seminario.

SIMPOSIO PROPÓSITO. Cuando en un curso hay posibilidad de tener expertos en diversos aspectos del mismo tema, se puede utilizar este sistema, así el tema o problema queda mas científicamente presentado y le grupo queda mejor informado, por ejemplo se va a presentar el problema de drogas. Se cuenta con un la presencia de un padre de familia, psiquiatra, un medico. Como cada cual es un experto podrá con autoridad dar su punto de vista. MÉTODO. Para un curso no debieran pasar los expertos de cuatro o cinco personas, deben previamente ponerse de acuerdo para no repetirse, luego el coordinador los representa ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que va a seguir, después cede la palabra a los expositores por orden, concediéndoles unos diez minutos a cada uno. La final del simposio, el coordinador hará un breve resumen y dirigirá el plenario. UTILIDAD. Normalmente este método se da en reuniones de carácter más formal, aunque dinámico, requiere que los expositores sean verdaderos expertos y que dominen el tema, de lo contrario, seria mejor presentarlo sin sentar cátedra por medio del llamado panel televisado en el cual los mismos muchachos se encargan de exponer la temática aunque no sean expertos.

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CONFERENCIA Es de todos conocida la situación grupal del expositor calificado pronuncia un discurso o la conferencia ante un auditorio. Probablemente sea la técnica mas empleada comúnmente, pero también quizá de la que más sea abusado. Para que elegirse esta técnica: Para presentar información de una manera formal y directa. Para proporcionar información experta con continuidad. Para identificar un problema o campo general de un problema. Para explorar facetas limitadas de un problema. Para explorar facetas limitadas de un problema. Para explorar y analizar varias soluciones de un problema. Para estimulara al grupo a leer o analizar. Para inspirar al grupo. Para ayudar al grupo a compartir la s experiencias de una persona. Como emplear esta técnica: Especificar los objetivos de la reunión. Considerar otros medios que pueden permitir lograr el objetivo. Informar al expositor potencial del tema que desea que exponga y obtener su consentimiento. Procurar que los integrantes del grupo estén físicamente cómodos. Determinar con el disertante la necesidad de que el equipo de amplificación proyector y otros medios auxiliares. El buen expositor deberá: Aceptar el compromiso de exponer únicamente si esta capacitado. Organizar la exposición verbal par acomodarse a las necesidades del grupo. Respetar los deseos del presidente y del grupo manteniéndose dentro del tiempo adjudicado. Los integrantes del grupo deberán: Prepararse de manera que puedan obtener el máximo provecho posible del expositor. Escuchar atentamente.

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Recomendaciones en cuanto al empleo de la técnica: No abusar de ella. Es inferior al simposio. Es inferior a la mesa redonda. Exige gran habilidad por parte del expositor y del auditorio para tratar con abstracciones. No es afectiva para grupos que no desean aprender. JUNTAS Y/O SESIONES Las juntas y/o sesiones son los instrumentos de comunicación deliberativa, que permiten la reunión real, formal y sistematizada de miembros de un organismo, con propósitos de discusión a fin de llegar a conclusiones practicas y facilitar a los superiores la toma de decisiones por niveles pueden ser: La sesión ordinaria o extraordinaria de la asamblea de accionistas. La junta ordinaria o extraordinaria del consejo de administración (estos dos fundamentalmente en el sector privado). Sesión de tipo ordinario o extraordinario para comités técnicos de fideicomiso. Junta ordinaria o extraordinaria para comisiones operativas y/o normativas para toma de decisiones e intercambio de información entre sus directivos. Sesión ordinaria o extraordinaria de comités de crédito, de personal, de inversiones etc. Junta ordinaria de funcionarios de nivel superior, y Sesión ordinaria o juntas de mandos intermedios. Para convocar a junta, basta con utilizar un memorando o una carta en donde se señala día, hora y lugar de la reunión. Se precisa, asimismo, el objetivo y en casos específicos se indica que material de información y/o apoyo deben llevar asistentes a la reunión convocada con carácter de junta y /o sesión de trabajo. Al iniciarse la reunión, al presidente de ella señalara la orden del día nombrara al registrador o secretario de actas e indicara nuevamente el objetivo de la reunión. Al término de la apertura se observaran los métodos y sistemas parlamentarios para orientar la discusión, mismos que más adelante veremos. Finalizara la reunión, se procesara la información que conste en documentos, para dejar huellas y registro de las actividades realizadas durante la junta, luego, el secretario redactara la minuta o acta, según el caso, la duplicaran, una vez aprobada por el presidente y distribuirá entre los participantes de la reunión. ASAMBLEA Las asambleas deliberantes, que asumen la forma de asambleas, son parte esencial del proceso democrático. Gracias a la expresión de la voluntad, manifestada a través del voto, se hacen prevalecer. Parte importantísima de la vida política en todos los países se origina y materializa en las asambleas. Estas votan y ponen en vigor las disposiciones constitucionales de un país. En las de carácter legislativo, que tienen denominaciones como un parlamento, congreso o cámara, cortes, dieta y otras se discuten y aprueban leyes que

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han de regir un estado, en las de partidos políticos aprueban sus programas y escogen a sus candidatos para puestos públicos, y, por ultimo, las distintas clases de asociaciones civiles y sociedades mercantiles recurren constantemente a ola celebración a la celebración de asambleas, a fin de resolver asuntos de mayor trascendencia en su desarrollo, ya que la asamblea es, por lo común, la suprema autoridad en dichas organizaciones. La meta no es llegar a conclusiones, si no a portar decisiones, es decir, determinaciones pactadas o hacer o abstenerse de lago. Existen dos diferencias importantes en relación con las otras reuniones, que son: • Las decisiones por votación. No hay libertad, generalmente, para que se expresen las opiniones abiertamente, aunque hay asuntos que si debe escuchar el público.

CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES DELIBERANTES. JUNTAS son iniciales, para constituirse posteriormente en asambleas formales. Pueden serlo de comité, de consejo directivo y de naturaleza similar, carecen de reglamentación y pueden considerarse propiamente profundas. ASAMBLEAS

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Magna o simple. De vida transitoria o efímera. Constituyente. Sirve de vínculo para formar una sociedad y luego pasa a ser parte de la misma. De delegados. Se pronuncian a través de acuerdos tomados personas pertenecientes a otros grupos, que han sido elegidas por los mismos con el fin de representarlos.

En las tres especies, la asamblea es, substancialmente, la misma y puede suceder que cuenten con esa reglamentación parlamentaria o propia, adaptada a las necesidades de esa organización. Considerando que la asamblea, por lo general, es el acontecimiento de mayor importancia en la vida de una organización, para que resulten productivas y no se traduzcan en una perdida de tiempo, sobre todo si las constituyen un buen numero de personas, deben ser fruto de una buena administración, en el sentido técnico de la palabra. JURADOS. Son reuniones de características propias, que se rigen en cada caso por específicas normas de actuación. En este género pueden considerarse el cónclave, el concilio y otras muchas más de estilo peculiar. En lo que atañe a las asambleas, es importante que se rijan por un reglamento, y el más aceptable y completo es el que se funda en los procedimientos parlamentarios. LA ENTREVISTA. Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar. EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

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EL ENTREVISTADOR es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias. Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de preguntas formuladas por un entrevistador. Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista, escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el entrevistador es el mismo o algún otro personaje. PARTES DE UNA ENTREVISTA. La presentación suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En ella no se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista. El cuerpo de la entrevista esta formado por preguntas y las respuestas. Es importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las preguntas deben ser interesantes para el publico, y adecuadas para el entrevistado trasmita sus experiencias. También deben ser breves, claras y respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador puede presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal. LO QUE DEBE SER Y LO QUE NO DEBE SER UNA ENTREVISTA. Ambiente personas y dialogo. Una entrevista debe ser simple reflejo de lo que ha sido. Condiciones necesarias, saber describir el ambiente, saber ver que la persona con quien nos entrevistamos y dominar el dialogo. Para la entrevista se pueden seguir dos métodos: el impresionista y el expresionista. El impresionismo nos dará como una visión instantánea en la que recogen aquellos rasgos y detalles que destacan del conjunto, lo más llamativo es lo que nosotros, por eliminación de lo accesorio, cuando al paso del tiempo, se va borrando nuestra memoria todo lo que interesa verdaderamente. Se es impresionista por temperamento. En el periodismo, conviene la técnica impresionista, el expresionismo para l a entrevista de cierta altura, la que de be periódicamente, de cuando en cuando, a personalidades relevantes que exigen un estudio profundo meditado. NO RECARGAR DEMASIADO. Un hombre no es una simple suma d rasgos. Lo que interesa es su alma, un carácter que s refleje en algunos de esos rasgos. Lo que interesa, en realidad son los rasgos son principalmente los ojos, la boca y las manos. No nos queda un recurso: Estudiar las manos del hombre escurridizo que tengamos ante nosotros. En las manos, si sabemos mirarlas, encontraremos mas de una vez el verdadero carácter del hombre que estamos observando: si no son huesudas, sí alargadas, y cortas y macizas, sí lánguidas o enérgicas.

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Las manos hablan lo mismo que se hayan serena quietud como si están en pleno y agitado movimiento, sin que lo sepa su dueño nos descubren el modo mas intimo de su ser. Como tercer elemento fundamental de la entrevista nos queda el dialogo. En la entrevista lo que nos interesa, no solo lo que dice el personaje de turno, si no como lo dice. El secreto de este como reside en el matiz. Sin el dialogo carece de vida de dos maneras: Puntuando bien las frases y periodos, de modo que una coma, un punto y coma, un signo de admiración o puntos suspensivos reflejen el tono de lo que se nos dijo. Otra imperiosa vigencia en el dialogo de la entrevista es la selección, para quedarnos estrictamente significativo. EL ARTE DE PREGUNTAR En el modo periodístico se ha impuesto un tipo de intervención a base exclusivamente de preguntas y respuestas, simple dialogo sin matiz alguno. El sistema se ha impuesto por que este procedimiento informativo es el que más fácil redacción de todos. No exige demasiada preocupación literaria ni hay que preocuparse muchos por darles formas a las frases. Pero lo bueno es enemigo de lo fácil. Y así resulta que este tipo de entrevistas standard, es el personaje entrevistado se esfuma. Una entrevista no debe hacerse para que el entrevistador luzca con facilidad interrogatorio lo que debe buscar es la fuerza de la personalidad. Y un hombre no se le descubre a la fuerza para interrogarle, si dejándole hablar, que es lo mismo. Hay pues, que saber preguntar en su momento y saber callar cuando es la ocasión lo exige. La entrevista ha de ser reflejo del dialogo, que nunca exclusivamente una suma de preguntas y respuestas, sino algo más complejo: afirmaciones, negaciones, titubeos, gestos y reservas. SE DEBEN TOMAR NOTAS El tomar notas, depende del momento, del interlocutor, de nosotros mismos. Pero muy buena retentiva que se tenga, siempre convendrá tomar alguna rápida nota (mas o menos disimulada o, terminada la entrevista, al salir a la calle). Tales notas nos servirán para recordar un gesto, una frase, algo característico. Otras veces, en un cambio, no preciso recurrir apenas a las notas, por lo que nuestro interlocutor se presta mas al trabajo de síntesis que al análisis. Lo que sí es imperativo, antes de coger un lápiz, es estudiar rápidamente a la persona entrevistada para saber como reacciona. Hay quien nada mas al ver ante sí el cuaderno de notas del periodista advierte la responsabilidad de la palabra escrita y adopta inmediatamente una actitud doctoral, casi siempre es falsa. Otras personas especialmente los científicos hablan con mas aplomo y seguridad cuando ven funcionar una pluma del periodista, saben que si se evita la posibilidad de error en la interpretación de sus manifestaciones. De Emil Ludwuing se cuenta que, antes de entrevistarse con un personaje celebre. Procuraba hablar con el enemigo o contrincante profesional, político o ideológico de aquel. De este modo, el biógrafo conseguía a alguien le hablase m al de aquella persona con quien pensaba entrevistase, conocía así sus defectos, a veces reveladores. Para su futuro estudio psicológico. Para este procedimiento no es conveniente siempre ir en blanco a la entrevista. Cuando ignoramos todo una persona, puede engañarnos las apariencias. Saber un poco ayuda a enjuiciar, pero tampoco debe dejarse influir demasiado la opinión ajena.

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Las entrevistas en el mundo periodístico se suele llamar entrevista lo que en realidad, es pura y simple encuesta, es decir, a una serie de preguntas y respuestas, mejor o peor hilvanadas. Es recomendable sustituir tan insustanciales encuestas por el procedimiento informativo en vez de llenar cartillas y cuartillas con preguntas y respuestas, la mayoría insignificantes, mas vale resumir lo que se nos haya dicho sobre un tema determinado, directamente expuesto sobre lo que se escribe, solo cederemos la palabra al interlocutor, es decir que produciremos lo que dijo textualmente, cuando así lo exija la responsabilidad de una afirmación o el valor psicológico, el modo de expresarse, en un momento determinado. La interviene ha de ser lo mas objetiva posible. Al personaje objeto de nuestro diálogo hay que mostrado con fidelidad y sinceridad, pero también con toda corrección si por azar nos tropezáramos alguna vez con un tipo extraño, como un hombre en el que si que queremos reflejarlo tal como es, procuraremos que sea el propio entrevistado quien se define a través de sus palabras o gestos de tal manera que sin nosotros nada el lector descubra por si mismo los vicios las virtudes de la persona a quien presentamos. De este modo el escritor, notario, en este caso de la realidad, de lo que ven sus ojos salva su responsabilidad perfectamente, sobre todo si fue objetivo y ponderamos en su exposición. Finalmente se dan casos en que por razones especialísimas, el entrevistado le conviene aparecer como una figura mas del cuadro que describe, es decir, aparecer mas bien como actor que como autor, se impone entonces el reportaje de la intervención, aquí el escritor se ve a si mismo como otro personaje mas del escenario que sus ojos contemplan. Lo expuesto hasta aquí mas vale exclusivamente para la entrevista, digamos psicológica, es decir, aquella que intenta rebelar quien es y como es un apersona determinada. No siempre es preciso ni perceptivo retratar a un tipo humano como lo haría un novelista. En realidad lo más frecuente en el campo de la información, en estos casos es la técnica es la propia del reportaje. Al reportaje se le presenta aquí como, si no por el que lo que vale en este caso la ciencia, no la personalidad científica. FORO Tiene la finalidad de permitir la expresión de ideas y opiniones a todos los integrantes de un grupo. Consiste en que el grupo, en su totalidad, discuta Informalmente del tema, hecho o problema, conducido por un coordinador, en este caso, el profesor o algún integrante del grupo. Para llevarla a efecto, se requiere que dicho coordinador o moderador se encargue de controlar la s intervenciones de los participantes. Se recomienda realizarla después de la escenificación, mesa redonda o película, como complemento al tema en cuestión. El foro abierto debe integrase con uno o varios expertos quienes contestaran o las preguntas (estos expertos pueden ser integrantes del grupo). El procedimiento es el siguiente: El profesor, una vez concluida alguna escenificación, mesa redonda, exposición o película, explica que se va a debatir el tema con base en el contenido de cualesquiera de las actividades anteriores, además señala que los criterios de participación a que han de sujetarse los alumnos, es decir del tema y se responderá una pregunta por alumnos hasta que todos los interesados hayan participado: Los alumnos, a su vez, escriben preguntas sobre el tema en papeles, los cuales se llevan al frente para ser contestadas (de uno a tres minutos) por uno o varios expertos: Sus respuestas pueden ser discutidas por los alumnos, siempre y cuando el uso de la palabra se efectúe con la intervención del coordinador;

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Al terminar el tiempo previsto (30 minutos máximo se efectúen una síntesis o reporte de lo expuesto, Finalmente, se extraen las posibles conclusiones del tema y se comentan las ventajas y desventajas de la técnica. PANEL Descripción. El panel consiste en el estudio de un tema por parte de un grupo de alumnos seleccionados por sus compañeros, quienes deben exponerlo, uno por uno, desde su punto de vista personal, para que la clase a su vez, discuta dicho tema. Organización. Antes de emplear esta técnica conviene al profesor plantee a los alumnos los objetivos que deben lograrse. El profesor orienta los trabajos. La clase elige el grupo del panel (5 o 6 es lo indicado). Cada alumno seleccionado estudiara el tema que se va a desarrollar individualmente. Un secretario designando por la clase ira anotando en el pizarrón los argumentos de cada expositor. Posteriormente cada expositor discute con el grupo sus argumentos lo aceptado por la mayoría es anotado en el pizarrón, son las conclusiones generales del panel que deben copiar todos. Actividad del profesor: Debe orientar la elección del tema de modo que resulte significativo. Debe indicar bibliografía y otras fuentes de información acerca del tema elegido. Debe rechazar conclusiones erróneas y extravagantes. Si el tema no queda claro, debe sugerir otro panel. LA MESA REDONDA Descripción. Consiste en una discusión ante un auditorio por un grupo seleccionado de personas (por lo general de 3 a 6) bajo un moderador. Se le puede describir como una discusión informal de comisión que escucha un auditorio. La forma de la discusión es la forma de conversación, no se le permite discursos ni los participantes ni al moderador. Para qué se puede elegir este método. Para crear una atmósfera informal a fin de comunicarse con el grupo. Para identificar el problema o los temas que se consideran y para explorarlos. Para facilitar al auditorio la comprensión de las partes integrantes de un problema (puede invitarse como auditorio a otro grupo de la escuela otra escuela, a un grupo de padres de familia, etc.)

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Para pesar las ventajas y desventajas de un curso. Para proporcionar hechos y opiniones sobre problemas y temas de discusión. Para motivar al grupo hacia el planeamiento o la acción constructivos. Para obligar a un grupo a enfrentar un problema o un tema polémico. COMO EMPLEAR ESTA TÉCNICA. Definir los objetivos de la reunión. Considerar los medios que pueden emplearse para este objetivo. Asegurarse de que el grupo ha seleccionado un tema significativo. Seleccionar cuidadosamente los integrantes de la mesa redonda. Deben elegirse personas interesadas en el tema. Elegir al presidente o moderador que goce del respeto de los integrantes de la mesa redonda. Elegir los integrantes de la mesa redonda y al moderador con bastante anticipación, para brindarles la oportunidad de que preparen y estudien bien el tema. Sentar a los integrantes de la mesa redonda alrededor de una mesa, de tal manera que puedan mirar y hablar entre sí, y a la vez ser vistos fácilmente por el auditorio. El moderador deberá: Planear la reunión y tomar todas las medidas necesarias. Abrir la reunión y dar la bienvenida al grupo. Cerrar la reunión. El moderador puede ser reemplazado por el presidente. El integrante deberá: Prepara el material y organizara las consideraciones sobre el tema de discusión. Dar ejemplo de pensamiento prudente, reflexivo y racional. Escuchar con atención los comentarios de los otros integrantes. Expresar los puntos de vista y sus ideas con energía, claridad y precisión. Esperar el momento oportuno para presentar los puntos de vista. Hablar solo del tópico del que se esta tratando. Tratar de que sus comentarios sean breves.

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Mantener la atmósfera de discusión en un tono informal y del tipo de conversación. Contribuir a la claridad y unidad de la discusión renunciando opiniones de los demás, disminuyendo las exageraciones y señalando la unanimidad cuando exista. RECOMENDACIONES El éxito de esta técnica depende en gran parte del operador. La discusión no debe ser monopolizada por uno o dos miembros. Es necesario un planteamiento anterior a la reunión. No debe haber discusión sobre el tema (preliminar) Limite el tiempo, pero no sea muy exigente. SEMINARIO Consiste en que un grupo reducido investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a fuentes originales de información. El objetivo es responsabilizara a los alumnos e su propio aprendizaje para que se adquieran una visión más amplia de un determinado tema y aprendan por si mismos a buscar soluciones a sus inquietudes intelectuales. Esta técnica se desarrolla de la siguiente manera: El grupo se subdivide en sub-grupos de seminario de 5 a 12 miembros cada uno, cuya característica es que sean sus intereses comunes. Discuten sobre la agenda previa de los temas a desarrollar sugerida por el profesor para llegar a un acuerdo sobre sus investigaciones. Cada sub-grupo designa su director para coordinar tareas, y es un secretario que tomara nota de las conclusiones parciales o finales; El profesor que será el que será organizador y asesor del trabajo grupal, explica lo que habrá de hacer cada equipo, es decir, indagar, buscar, información, consultar fuentes bibliográficas y documentales recurrir a los expertos y asesores, discutir en colaboración, analizar a fondo datos e informaciones y confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las conclusiones del grupo. En conjunto, formulan un plan de trabajo a seguir, en donde se defina la finalidad y el tópico de estudio, calendario, la duración de cada sesión de trabajo por grupo, la dinámica de trabajo y las evaluaciones de las sesiones de trabajo. Finalizar su tarea, los equipos redactan a sus conclusiones y los secretarios las presentan al resto del grupo. Se debaten hasta lograr un acuerdo y resumen general del seminario, Por ultimo, se evalúa la tarea realizada. DINÁMICA Y CONDUCCIÓN DE GRUPOS. 3.1. Binas, Ternas, Corrillos y Phillips 66 REUNIÓN EN CORRILLOS O PHILLIPS 66.

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Descripción. Esta técnica es un artificio para descomponer un grupo muy grande en unidades pequeñas, a unidades pequeñas, afín de facilitar la discusión. Se denomina también Phillips 66. Esencialmente, consiste en dividir cualquier grupo en otros más pequeños, de 4 a 6 integrantes, con el propósito de discutir o analizar un problema o tema. Para que y cuando es útil este método. Para ampliar la base de la comunicación y la participación. Cuando se desea recurrir a la totalidad de los recursos de los integrantes de los grupos en relación con el tema o problema que se trata. Cuando parece importante ampliar la responsabilidad asegurándose de la participación de todos los integrantes. Cuando se necesita la rápida reunión de ideas de un grupo grande. Cuando se desea tener un acuerdo o determinar si existe tal acuerdo. Cuando se desea crear la identidad del individuo con el grupo o su problema. Como emplear este método. El grupo deberá: Precisar sus objetivos a lograr. Considerar cualquier medio que pueda producir resultados igualmente buenos. Pensar a fondo para qué propósitos puede emplearse el método. Tener preparadas con anticipación las preguntas que se han de hacer a los grupos de reunión en corrillos. (Conviene escribirlas en tarjetas). Recomendaciones. • • • • Este método tiene poco valor para diseminar información. No abuse de este método, aunque tenga éxito en su aplicación. Presenta muchos problemas prácticos; para reducirlos es necesario un riguroso planeamiento. La limitación del tiempo y el informar al grupo mayor son rasgos esenciales de la técnica, pero si lo acentúa demasiado, pueden resultar desfavorables.

ORIENTACIÓN HACIA LA COMUNICACIÓN EFICAZ. 4.1. Barreras y brechas de la comunicación, Hacia una comunicación eficaz. Barreras y brechas de la comunicación. Cualquier fenómeno que presenta una continua modificación al través del tiempo, la cual se traduce en una operación permanente, una relación cambiante, cuyos componentes o partes interacciones se influyen recíprocamente, es un proceso. En este orden de ideas, la comunicación es un proceso. El estudio del proceso de comunicación, como todo proceso supone detener su dinámica, para analizar cada uno de los elementos, sin olvidar que al desglosarlos y enumerarlos apenas se obtiene una visión fragmentada del concepto, la cual no explica la urdimbre de interrelaciones que proyectan en su verdadera naturaleza.

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El hecho de que la comunicación sea acción que en todo tiempo es realizada por hombres y que en alguna medida alcanza sus propósitos, contribuye a crear la falsa apreciación de lo que es un fenómeno simplista, y nada hay mas lejos de la realidad. La comunicación es un fenómeno altamente complejo y que precisa acuciosas investigaciones. El interés que despierta ha producido muchos intentos para desarrollar modelos de procesos, descripciones y listas de sus ingredientes, aplicando analogías que facilitan la comprensión del problema. Hay numerosos ejemplos de modelos y ninguno de ellos puede catalogarse como absolutamente valido. En razón de su correspondencia con el estado actual de las aportaciones acerca de la comunicación, resultan de mayor o menor utilidad. Es posible, sin embargo, presentar un esquema tendiente a considerar todas las etapas que comúnmente se reconocen como elementos formativos del proceso. Algunos autores, partiendo de la existencia de un transmisor de un receptor, destacan los siguientes elementos:

• • • • • •

Forma. Medios que se utilizan para la comunicación. Contenido. Objeta ella comunicación; material que se transmite, administrativa debe acompañado de un plan para comunicarlo a quienes incumba, y consecuentemente la comunicación efectiva requiere: Un emisor: debe poseer una comprensión adecuada y un cuadro vivido de lo que se desea comunicar; Una transmisión: preparación y determinación de oportunidad, medios y personas para su operación; Un receptor: capta la comunicación y se espera su aceptación y comprensión del mensaje, y Un procedimiento: sigue el curso de comunicación y constata su efectividad.

Medios para superar los obstáculos (barreras o interferencias que impiden o entorpecen la comunicación). Aplicar la retroacción y buscar en lo posible la confrontación de persona, son quizá los medios más visibles para favorecer la comunicación. Junto con todos las demás medidas que se adopten para mantener el equilibrio en el proceso comunicativo, representan, en este caso, la homeostasis. Deben evitarse actitudes o tendencias como:
    

Escuchar sin oír. Prejuicios. Influjo del estado emocional. Inclinación a ignorar puntos de vista de otras personas. Pretender comunicación sin un plan. No consultar. No revisar información. No verificar presentación. No perseguir la comunicación hasta su destino. Exponer subjetivamente los hechos. Acrecer los sentimientos propios. Ignorar los sentimientos ajenos. Despertar recelos. Celar los secretos del puesto. Valorar o formar juicios precipitados. Restar importancia a las ordenes. Confundir lo real con lo imaginario. Resistirse a aceptar información que contradice lo que supuestamente ya se sabe.

• • • • • • • • • • • • •

Es conveniente considerar también, que tal vez pocos conocimientos como aprender a escuchar, nos conduzcan a la eficiencia, mayor productividad y nos brinden una gratificación emocional, de lo alto en contenido estimulante.

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Contenido de la comunicación. Es frecuente confundir la forma, el continente de la comunicación, con su contenido de la comunicación, con su contenido. A menudo atienden acuisiosamente los medios y recursos para comunicar y se olvida, o apenas se cuida, el verdadero propósito de la comunicación. La comunicación es proceso mediante el cual se transmiten significados de una persona a otra, es transmisión de la información. Idea emociones, habilidades por medio del uso de símbolos, palabras u otras maneras de expresión. De esto resulta la comunicación, mirada en su conjunto, es un medio (proceso) no fin en sí, de hacer común a otros, algo que pensamos o sabemos, para alcanzar objetivos ciertos. En este sentido, su finalidad más trascendente, como hemos expresado reiteradamente, consiste en justificar y hacer cobrar la realidad al hecho fundamental de la existencia humana. La información se actualiza a través de la comunicación. Hay en la naturaleza, acervos de datos, conocimientos, ideas, sentimientos o experiencias. Las expresiones de la cultura, los hechos, las normas, principios, fenómenos, relaciones, interacciones son simplemente datos, permanecen en estado latente, sin manifestarse con una orientación, hasta en un tanto no se convierten en información en virtud de un factor dinámico que se le hace objeto de la comunicación. Las informaciones, entonces, aquello que es comunicado, o sea, el contenido de la comunicación, como un cúmulo de datos, los cuales adquieren u significado, que no poseían hallándose dispersos o sistematizados, sino hasta el momento de pasar potencia a cato, en función del mensaje que se pretende hacer llegar al receptor y de los objetivos que han de satisfacer dicho mensaje. Así las cosas, o la información esta implícita en la comunicación y no fuera de ella. No tiene efectividad independiente, los datos devienen información, cuando recopilan o se reciben, se transmiten, perciben, interpretan y de algún modo se utilizan, o se les asigna conscientemente su destino. El mensaje representa realmente el resultado material de la actividad de quien emite la comunicación, cuando hablamos, nuestro discurso implica el mensaje, cuando escribimos, el mensaje es lo escrito, si pintamos, es el cuadro, si gesticulamos, las expresiones del rostro y los ademanes constituyen el mensaje, si se produce un reportaje procesado electrónicamente, este es el mensaje. La etapa del mensaje nos ayuda a destacar el propio mensaje, su contenido, formato y objetivos, y conviene reparar en tres aspectos que la configuran. Código, contenido y tratamiento. Cada caso, a su vez, puede ser examinado en razón de sus elementos y de la forma en que se estructuran. Todo lo que existe se conoce por el hombre en alguna forma, es decir, articulado en una estructura. Los elementos básicos de un idioma, por ejemplo, los sonidos, que se agrupan en fonemas y, a un nivel mas elevado, en morfemas. Estos grupos de sonidos se identifican con las letras del alfabeto, con las cuales a su vez se constituyen palabras, y así sucesivamente frases por periodos y cláusulas. Código. Los mensajes pueden tomar muchas formas diferentes, la palabra impresa, hablada, proyecciones fijas o con movimiento, puntos y rayas y toda suerte de claves. Literalmente, cualquier clase de fenómenos que pueda ser interpretado significativamente, califica para ser incluido como mensaje, sin embargo, con independencia de la forma, deben emplearse símbolos, o grupos de estos, que tengan algún significado para alguien. Todo lo que se posee un grupo de elementos y representante un conjunto de procedimientos para combinarlas, en forma significativa es un código.

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Para constatar si el conjunto de símbolos constituye un código, basta aislar su vocabulario o elementos y advertir si existen formas sistemáticas (estructuras) para combinar tales elementos. El hecho de que el transmisor pueda hacerse entender del que los receptores, provoca una trama complicada, que incluye la verificación del grado que existen experiencias comunes al transmisor y al receptor, puesto que una mayor transposición de las esferas de experiencias comunes del transmisor y al receptor, puesto que mayor transposición en las esferas de experiencias de ambos coadyuva a la mejor comprensión. Los problemas del sentido (imagen mental con el valor estático) lo que significa asociación de un objeto, Sr. Noción, o acontecimiento, a un signo susceptible de evocarlos) de la abstracción y de la comprensión, los cambios del lenguaje y la dominación de referentes por señalar algunos ejemplos, son asuntos que se entrañaban este delicado e importante proceso, y a los cuales habremos de volver mas adelante. Contenido. En el sentido estricto, se puede conceptuar como el material del mensaje que ha sido seleccionado de por la fuente para expresar su propósito. En principio, todo hecho, fenómeno, dato, sentimiento y experiencia y norma, entre la amplia gama de objetos aprehensibles que nos ofrece el mundo, puede suscitar el contenido de la comunicación, y convertirse en información dirigida hacia un objetivo. Cada parte de la información con sentido propio, aun cuando también es estructura de elementos de un nivel inferior, puede considerarse un elemento del contenido, y la disposición o el orden de las mismas enmarcan su estructura. Las particularidades de las relaciones persistentes, o en vías de fundarse, la presencia de requerimientos delimitados y la proposición de fines perfectamente caracterizados, reducen el ámbito de lo comunicable, solo a sus justas proporciones y oportunidad. Tratamiento del mensaje. Las decisiones personales, o previamente programadas, que toma o aplica el emisor de comunicación (de la fuente), al seleccionar el contenido estructurar el código utilizable, constituyen el tratamiento del mensaje. En este punto aparecen muchas posibilidades de elección, los cuales datos, evidencias o afirmaciones deben escogerse para dar el contenido a la comunicación, lo cual ha de ser su secuencia, que amplitud y profundidad han de considerarse. Debemos dilucidar estas y otras disyuntivas, en esta fase de elección se imprime lo que podríamos identificar como un estilo peculiar, una manera de ser determinada, aun en los casos en que es indispensable guardar la objetividad y evitar situaciones tendenciosas. En el caso directo del hombre, su personalidad, su nivel sociocultural, sus actitudes, el conocimiento del conocimiento de otros rasgos individuales, determinan el tratamiento que habrá de dar el mensaje. Un programa de computadora también refleja el sello de autor. Desde otro punto de vista, y atendiendo a su naturaleza, el manto, si pintamos, es el cuadro, si lo gesticulamos, las expresaríamos Importancia de la comunicación. En el mundo en nuestros días se halla en crisis, ante la amenaza de la desintegración del hombre y de la sociedad, la cual ya es previsible, desafortunadamente, en todas las expresiones de la cultura. Esta no explica científicamente la naturaleza y sus fenómenos, proporciona los medios para dominar la energía del universo mas nunca, pero no nos esclarece. Autentica y claramente y en el llamado siglo de las comunicaciones entre problemas capitales afrontamos, si no es principal, como en las causas y, a la vez, efecto de la crisis paradójicamente figura falta de comunicación eficaz. La simple palabra comunicación sugiere fragmentadamente solo estructuras en formas de torres de control, mensajes inalámbricos o la televisión. La comunicación significa mucho mas que todo lo anterior, es un fenómeno que tiene lugar, como señala Moshinky, por una parte sobre el eje del tiempo, y por otra, ene le espacio, anulando la distancia, comunicación es tanto el proceso biológico que rige la herencia, en cuyo caso la información que poseen las moléculas de ácido desoxirribonucleico de la célula feceundades la trasmiten a las células que forman la proviene, hasta la educación, fuente por la cual las generaciones coexistentes o sucesivas

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tratan de establecer un intercambio de experiencias y conocimientos o transmitirlas de una a las mas antigua, a otra. La comunicación como proceso integrador trasciende a las inquietudes que suscita el estado actual de cosas. Los esfuerzos que propendan restablecer, si es que antes la hubo, una comunicación ha constituido y es un elemento básico generador de la sociabilidad, es a través de ella que el hombre se nutre y preserva su carácter como ser eminente social. Es condición de existencia, el hombre que vive aislado, decían los griegos, es un dios o una muerte bestia, es la comunicación, en suma, la forma más plausible de colmar nuestra estricta necesidad de convivencia la cual no es un asunto privativo de una época. Se identifica el hombre, donde quiera que se halle: en el pasado, presente y futuro. PLANEACIÓN Y CONDUCCIÓN DE REUNIONES. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Planeación de reuniones (contenido, organización, tiempo, enfoque). Elementos para la dirección de reuniones. Recomendaciones para la conducción y dirección de reuniones. Evaluación de reuniones.

PLANEACIÓN Y ESBOZO DE LA REUNIÓN. El éxito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación integral. El esbozo de la reunión consta de los siguientes pasos: • • • • Definición del problema; Determinación del objetivo de la reunión; Señalamiento de los temas a tratar, y Selección previa de los participantes.

La dimensión y proyección que se le dé a la reunión dependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuales son las normas vigentes pero inobservables. Definición del problema: En que ramas que se necesita con urgencia la capacitación y desarrollo de detección de las causas por lo que falla el sistema. Definición de objetivos: Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones. Formulación del temario: En un documento especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, numero de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema. Selección previa de los participantes: Finalmente de seleccionar previamente los participantes: • • Asistentes; Invitados;

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• • • • Maestros; Conferenciantes; Organizadores; Coordinadores.

FORMULACIÓN DEL GUIÓN. Contiene por regla general: 1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN: (corresponde al esbozo) Definición del problema. El problema muchas veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas. Objetivo de la reunión. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta. Temario de la reunión. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales. El temario contendrá: • • • • • Relación de los temas, subtemas e incisos a tratar; Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos; Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado a cada uno; Método d exposición y puntos de apoyo. Relación de los soportes.

Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación. Se hará constar en el guión que nos ocupa: • • • • • • Relación de los coordinadores, De organizadores, De asistentes participantes, De expositores, conferenciantes y 7 disertantes, De moderadores, y De personas que integraran el presidium en cada sesión.

2.- MECÁNICA DELIBERATIVA. Indicación del tipo deliberativo que se ha seleccionado. • • • • • Conferencia, Mesa redonda, Dialogo, Diálogos simultáneos, Seminario,

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• • • • • • • • Simposio, Congreso, Jornada, Comité y /o comisión, Entrevista, Discusiones en pequeños grupos, Juntas y/o sesiones, y Reunión y/o conferencia y/o encuentro multinacional.  Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran.  Método de evaluación de resultados de la reunión.

3.- PRESUPUESTOS • • • Determinación del costo de la reunión. Asignación y autorización de perdidas presupuestales para su celebración. Aprobación de contrataciones, si el caso lo requiere.

PLANEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE LA REUNIÓN. Previsión integral. Determinado el contenido de la reunión, una vez señalado su esbozo y guión respectivo, se pasa a la planeación de la organización de la reunión, consiste en prever los siguientes aspectos: Juntas de coordinación se establecen contacto entre los funcionarios que organizan y ordenan con los que coordinan y ejecutan, la confirmación de la lista de asistentes es con el fin de prever la s necesidades del local, ambientación e instrumentación de la reunión, el aspecto relativo de la confirmación de conferenciantes, ponentes, expositores y conductores, tiene como propósito asegurar la acción correctiva y el respeto al contenido planteado. Las actividades previas al desarrollo de la reunión implica tener en cuenta el contenido (información), mediante el esbozo de la reunión (definición del problema, determinación del objetivo de la reunión y señalamiento d ellos temas a tratar y la selección previa de participantes, coordinadores y organizadores). La planeación de la organización de la reunión implica la visualización general de la misma y las actividades de apoyo, asimismo, a diferencia de la planeación del contenido, abarca juntas de coordinación, confirmación de relaciones de asistentes, desarrollo de actividades previas a la preparación de actividades previas y preparación de actividades posteriores. Juntas de coordinación. Previamente a la fecha señalada para llevara al cabo las reuniones, deberán reunirse los funcionarios coordinadores y los que organizan la reunión. El objetivo de las reuniones o juntas de coordinación es afinar detalles para la organización del evento. En este tipo de juntas se tratarán los puntos realmente importantes para la organización general del evento, fundamentalmente: • • • La confirmación de los lugares sede, según el calendario establecido. Locales en donde se desarrollaran las sesiones, a fin de dar la información oportuna de los asistentes e invitados. Precisión de las políticas y normas, con el objeto de enviar invitaciones especiales a funcionarios del sector publico y privado,

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• • • • • • Especificación del nombre, orientación temática y lugar de localización de conferenciantes y ponentes y/o expositores, Aproximación del tema, Precisión de los asuntos que serán tratados durante el desarrollo de las reuniones. Elaboración de las proformas para la orden del día, Manejo de las relaciones de posibles asistentes e invitados especiales, asuntos tratados, extensión de los mismos o cualquier otro circunstancia especial, la jornada de trabajo sea mayor o menor que la ordinaria, y La relación de elementos de apoyo audiovisual que se utilizaran durante las sesiones de trabajo, a fin de tomar las providencias necesarias.

CONFIRMACIÓN DE LA LISTA O RELACIÓN DE ASISTENTES Deben ser confirmadas las listas que se manejaron durante las juntas de coordinación, con la finalidad de proveer los puntos de apoyo necesarios para: • • • • • • • Alojamiento; Comidas; Servicio; Movilización y Transporte; Eventos sociales; Regalos y Recuerdos, si los hubiere, y Preparación de material (Reproducción de conferencias, ponencias, u otros documentos).

En relación o lista de asistentes llevara el nombre, domicilio, teléfono y puesto que ocupa, así como el señalamiento de si intervendrá o no en algún trabajo especial. Al conocer el nombre de los asistentes, se pueden preparar adicionalmente soportes a fin de lograr la observancia del principio de cohesión y facilitar el de locomoción con las diversas condiciones que hemos estudiado. CONFIRMACIÓN DE CONFERENCIAS, PONENTES, EXPOSITORES Y CONDUCTORES Al hablar de las juntas de coordinación se menciono la relación de personas que con tal índole podrían intervenir. Esta fase permite seleccionar de la lista de candidatos, de acuerdo con las confirmaciones que se logren, quienes intervendrán con carácter de conferenciantes, ponentes, expositores y conductores. La junta de coordinación tiene como finalidad la planeación; la confirmación a esta fase, se verificaran los siguientes datos: Nombre completo de interventor y/o expositor; Puesto que ocupa en la organización y/o grupo; Teléfono y domicilio; Titulo de la conferencia, charla, disertación o ponencia; Fecha y hora de la intervención; Apoyo visual necesario; Tiempo de anticipación con que se requiere el material de apoyo audiovisual; Nombre de la persona que manejaría el equipo, y Lugares de localización de dicha persona

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Dicha fase corresponde también a la planeación de la organización de una reunión o evento deliberativo. Se presenta a continuación una proforma de registro de interventores. Registro de ponentes comerciantes, expositores y conductores. 1.-. Nombre completo del ponente o disertante 2.Puesto del ponente o disertante 3.Teléfono: 4.- Titulo de la conferencia, charla, disertación o ponencia:

5.-Fecha de la intervención:

día

fecha

hora

6.- Apoyo audiovisual que requerirá para su ponencia será: • • • • • • • Proyector de hombro Proyector de cuerpos opacos Proyector de cine Proyector de dispositivas Pizarrón magnético Rotafolio Computadora

7.- Indique con que tiempo de anticipación requiere el equipo

8.- La persona que va a manejar el equipo será

9.- teléfono: Actividades previas al desarrollo de la reunión. Previamente a la celebración de la reunión y después de las juntas de coordinación, de la confirmación de la lista de asistentes e invitados especiales y la de los expositores, conductores, directos y personas que ocupen el presidium, se verifica la realización de las siguientes actividades:

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• • • Selección de un local adecuado para llevar al cabo la reunión y verificación, que tiene espacio suficiente y ambiente agradable; Formación e integración del presidium (recuérdese lo señalado sobre este en particular) Ratificación de invitaciones a personalidades; Designación de lugares que ocuparan los invitados especiales y de distribución de las localidades en función del número de asistentes. Instalación de equipo de sonido y verificación de su funcionamiento; Instalación de la grabadora; Verificación del material audiovisual Colocación del proyector o proyectores de pantalla y extensiones eléctricas. Preparación para atender a los conferencistas y presidium (jarra con agua, vasos, ceniceros, etc.)


• • • • •

Actividades previas al desarrollo de la reunión, además de las anteriormente enumeradas: • • • • • • La verificación del funcionamiento de la luz, sonido y equipo de aire acondicionado en local; Previsión para superar emergencias en caso de interrupción de los elementos anteriores; Formulación de proformas para levantar el acta de la sesión; Preparación de las listas de asistencias para el registro de inscripción. Verificación de ponencias programadas; Formulación y reproducción de la orden del día;

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Actividades posteriores a la reunión. Terminada la reunión, se abarcaran las siguientes actividades: • • • • • • Formulación y reproducción del acta de la sesión; Lectura del documento final; Firma del acta del documento; Reparto de los mismos participantes; Evaluación de la reunión; Difusión masiva;

Planeación y distribución del tiempo. Esta actividad es lateral a la planeación del esbozo y guión de la reunión así como la planeación de la organización. Una de las cuestiones más serias que se afrontan en nuestra época consiste, al parecer, la falta de tiempo para hacer las cosas. Contar con el tiempo suficiente, sin presiones, es fuente de beneficios incalculables, que van desde la tranquilidad personal hasta el logro de resultados es forma optima. El tiempo es independiente de nuestra conciencia. De tal manera, acontece que generalmente no se hace un análisis acucioso de los hechos que afectan el tiempo de cada persona. Como organizar el tiempo que reglas hay para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son:

• • • •

Definir sus metas: Es importante que uno mismo se comprometa a cumplirlas una vez determinadas, e incluso anunciarlas a las personas que estén cerca, como una manera de obligarse a respetarlas. Desarrollar un programa definido. Es conveniente establecer submetas, relacionarlas con los requerimientos y convertirlas en programas diarios, semanales, mensuales. Formular tablas de tiempo. Utilizar eficientemente el calendario no solo de compromisos. Establecer fechas limite razonables, verificarlas estimaciones de tiempo, y contar con algunas tolerancias utilizando agendas de trabajo. Concentrase en lo esencial. Esto significa tratar de simplificar nuestro trabajo, al afecto, pueden relacionarse por escrito los pasos a prever que sucedería si se eliminan algunas cosas o si cambia a su consecuencia.

Planeación y preparación del enfoque, sondeo, aceptación, resumen, datos, información y acción. Enfoque. Es una etapa, el director debe planear como va a señalar el objetivo de la reunión, exponer los temas a tratar, y lograr un ambiente cordial y respetable, a través de los siguientes pasos, que preverá antes de la celebración de las reuniones, para su éxito:

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• • • • • Apertura. Consiste en una breve bienvenida, cordial, tendiente eliminar tensiones y despertar el interés. Aclarar la finalidad. Con toda objetividad es necesario explicar que fin persigue la reunión, cual es el problema y porque debe resolverse. Sistema para proponer y obtener la aprobación de un termino de un temario o, En su caso, mencionar los temas los temas a tratar (evitando que algunas en su caso, mencionar los temas a tratar (evitando que algunas personas anticipen) con señalamiento de su naturaleza, antecedentes, importancia y puntos sobresalientes, debe realizarse muy brevemente. Fijar la duración de la reunión (el tiempo aconsejable es de 50 a 60 minutos como máximo) el respeto a esta duración contribuye al prestigio del director y crear confianza en los participantes para futuras reuniones, ya que pueden programar su tiempo sin prolongaciones y trastornos. Preparar su intervención, para que rápidamente pueda aclarar los límites de autoridad que se ha conferido o que el grupo posee o cobre. Prever los planteamientos para alentar actitudes propicias que muevan a la atención e interés y, al mismo tiempo, coadyuven a crear una atmósfera amigable.

Sondeo. En esta etapa de sondeo tiene como objeto principal poner en acción a los miembros del grupo y estimular su pensamiento, igualmente, generar y, mantener como actitud constante e intercambio de opiniones y experiencias, para llegar finalmente a obtener ideas. La planeación de este aspecto más bien implica conocer técnicas y, llegado el momento, aplicarlos en la práctica y funcionamiento de las reuniones, así tendremos.

• • •

Aclarar dudas. Es indispensable observar si las intervenciones de los miembros del grupo acusan dudas, o bien interpretaciones incorrectas de los temas presentados, a fin de que la participación resulte correcta de otra forma seria necesario volver a la etapa del enfoque. Intercambio de opiniones y experiencias de los participantes, para obtener ideas. El objetivo de la reunión se satisface cuando establece la siguiente relación: datos (elementos de pasado, aislados), información (representa datos organizados en una trama comprensible y finalmente la acción.) Registro de ideas y puntos de vista. Es muy conveniente, no solo en esta fase concreta, si no durante el desenvolvimiento de la reunión, procurar anotar tanto las opiniones expuestas, como las ideas, para dejar constancia y analizar problemas, y al mismo tiempo indicar las dificultades que se confrontan.

Duración de 20 a 30 minutos. Aceptación. Consiste en preparar el nivel de los argumentos centrales para que, llegada la reunión, se logre la unificación de criterios, objetivo de esta fase o técnica para dirigir las reuniones, que asegura y facilita la implantación de las soluciones que provienen del grupo. • • • • Establecer los hechos y evitar supuestos. Conciliar los puntos de vista. Organizar y conciliar las conclusiones Identificar diferencias.

Resumen. La última etapa es particularmente importante, en cuanto a que se justifica el propósito verdadero de la reunión, es decir, llegar a la acción. Muchos eventos se agotan simplemente en la fase de las conclusiones, pero como no se toman las providencias necesarias para llevar a la practica las solucione aceptadas por el grupo, acaban por convertirse únicamente en buenos deseos. ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIRVE EL DIRECTOR DE REUNIONES.

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No es suficiente para alcanzar las metas en la discusión grupal, que se cuente con un director idóneo que planee su reunión y emplee las técnicas de dirección, en cuanto a la secuencia que ha de observar el trabajo del grupo. Es indispensable, también que el director promueva el intercambio de opiniones e ideas estimule Al miembro o individuos que no participan, modere a quien habla demasiado, afronte y supere las situaciones de conflicto e impulse al grupo a obtener soluciones por consenso general, dentro del tiempo determinado. Una de las fuerzas más importante en el campo de la colaboración de los miembros de un grupo es que estos se incluyan en forma personal e integral desde el punto de vista sociológico y psicológico a los intereses del conjunto. Por lo general, creemos que la participación del grupo es simplemente en producto derivado de la reunión, idea muy alejada de la realidad, puesto que un grupo sin director eficaz es un evento destinado al fracaso, de sus integrantes, por no obtener resultados concretos. El director de reuniones dispone, para el cumplimiento de su cometido, de ciertos elementos, que son, fundamentalmente: • • • Preguntas; Respuestas; Material visual, audiovisual y otros.

Preguntas. En la discusión y dialogo s e hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los procedimientos más eficaces. El empleo de preguntas cumple con los siguientes propósitos: Facilitan el proceso de comunicación, por que en forma inmediata permiten retroalimentar, se indaga mediante la respuesta, si el interlocutor ha comprendido el mensaje, y se genera un efecto reciproco en el comportamiento de los sujetos que comunican. • • • • • • Hacen consentir en los argumentos que se plantean. Coadyuvan a destruir objeciones. Impiden que la discusión se salga de sus cauces. Atraen la atención y centran sus ideas y resultados. Impulsan o frenan la participación, según el caso. Posibilitan según el control del grupo y su conducción hacia el objetivo.

Un director de reuniones debe evitar, en lo posible los siguientes aspectos negativos: • • • • • • • • • Decir al grupo como pensar. Dictar los resultados del pensamiento. Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. Orientar en forma poco táctica la discusión del grupo aun cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles. Hablar demasiado. Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo.

Técnicas de interrogación.

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Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son: La solicitar respuestas claras. Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder. Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la reunión. Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por preguntas dirigidas al individuo en particular. Favorecer o beneficiar con las preguntas, que sugieran respuestas completas, para obtener información y explicaciones. Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente creativo mediante las preguntas. Tipos de preguntas. Las preguntas se pueden agrupar en cuatro grandes clases: Generales: son preguntas dirigidas al grupo: por ejemplo ¿quién sabe? Puede responder cualquier persona o ninguna, son un recurso conveniente cuando a los participantes, estimulan su confianza y no la colocan en aprietos iniciales. Directas: en los casos en que no se tiene resultados a la pregunta general, o cuando se pretenda e averiguar una información especial o alentar la intervención de una persona, las preguntas pueden ser dirigidas a un miembro de un grupo en particular. Revertidas: se emplean con los miembros que suelen hacer preguntas al director para conocer su opinión, recuérdese que lo importante en que las opiniones o ideas provengan del grupo y no del director. En este caso, el conductor se abstiene de contestar y devuelve la pregunta a quien la planteo para que sea autor quien emita su propio parecer o los puntos de vista que planteo. Retransmitidas: bajo el mismo supuesto que la situación anterior el director no responda, no se refiere a la pregunta al grupo (general) o a uno de los miembros en forma individual (directa). Para tener respuestas precisas y compartidas como son: Clasificar. Exige una contestación en donde estén consideradas y agrupados una serie de datos con una característica común. Criticar: demanda una respuesta después de un análisis cuidadoso. Definir. Necesita una respuesta que se fije los limites de un contenido. Describir. Requiere el enunciado de los rasgos o cualidades que caractericen el asunto. Esbozar. Hace necesario bosquejar o indicar los puntos principales. Ilustrar. Provoca una respuesta con ejemplos semejantes. Explicar. Hace necesario esclarecer los puntos oscuros. Justificar. Exige demostrar que algo es razonable. Revisar. Obliga a responder repasando a un asunto con detenimiento y examinarlo con espíritu crítico. Trazar. Requiere seguir en detalle el desarrollo o progreso de un asunto. Verificar. Exige pruebas sobre la veracidad de algún punto. Toda persona que pretenda ser un buen director de reuniones, mas que un experto, debe asumir el papel de un verdadero conductor, pero como lo forma de preguntar es de importancia capital, necesita proponerse el desarrollo de una gran habilidad para interrogar, de manera que pueda canalizar la acción grupal hacia resultados favorables.

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Interrogación para centra la temática de las reuniones: • • • Elementos retroalimentadores; Factores dinámicos para participar activamente, y Aspectos básicos de control de orientación.

Recomendaciones para la observancia del protocolo y la conducción y dirección de reuniones. El protocolo es el documento que se elabora previamente a la reunión y en la cual se preveen los actos e intervenciones del presidium (conjunto de personas que presiden la reunión) del conductor y /o director de reuniones, contiene así mismo, el señalamiento de la orden del día, que es la indicación de untos que se trataran durante una junta o reunión, su orden y, de su ser preciso, su objetivo. Los aspectos protocolarios, en general, cubren una serie de recomendaciones por que la reunión se desarrolle con un ritmo, cubra su objetivo y que sea productiva. Debe repartirse a los asistentes la orden del día. Ejemplo de orden del día.

El conductor o director de reuniones pide al iniciar la sesión o reunión o acto deliberativo que tomen lugar en sus asientos. En caso de pequeños grupos en pasillos o en las entradas a los recintos, con tacto y diplomacia, se les solicita pasen a ocupar sus sitios, en virtud del acto va iniciarse. El conductor de la sesión se presenta a los miembros del presidium, con la alusión como la siguiente: Señores y señoras, que nos acompañan en el presidium distinguidas personas, al centro. Asimismo, están en la mesa de honor, etc. Para presentar a los integrantes del presidium, se mencionaran los siguientes datos: Titulo académico y nombre completo. Institución que representa, y

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Cargo que ocupa. Posteriormente, procede a conceder el uso de la palabra a la persona que fungirá como expositor. En caso de que se trate de actos deliberativos como mesa redonda, simposio, congreso etc. el conductor además de indicar a los asistentes quienes están en el presidium, presentara uno por un a los expositores, proporcionando a los asistentes quienes están en el presidium, presentar uno por uno a los expositores, proporcionando a los asistentes los siguientes datos en el siguiente orden: • • • • • • Nombre y apellidos. Grado o titulo académico. Breve exposición de su currículo. Cargo que desempeña, Nombre de la institución en que labora, y Brevísima alusión al tema, de preferencia, limitarse al titulo de la disertación o intervención.

Terminadas las intervenciones de los expositores, el conductor indica a la asamblea o auditorio que se procederá a la apertura de la sesión de preguntas y repuestas (se plantea si estas van a hacer por escrito o verbales) Se recomienda la sencillez en la formulación, claridad y objetividad y, sobre todo, que señalan el nombre de la persona a quien se desea preguntar. Es conveniente que el conductor se apegue a la orden del día. Y finalmente, se sugiere seguir las observaciones y directrices que sedan en los precedentes, y adecuar a la práctica los principios de una dinámica interna y externa, así como la conducción de los grupos señalados en los dos capítulos. Evaluación de las reuniones La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene, la opinión d ellos participantes y el grado de sensibilización para actuar. Es una apreciación un tanto subjetiva, no obstante, puede intentarse transposición a términos objetivos, es deseable alcanzar propósitos de cuantificación, por ello, el establecimiento de parámetros de referencia y eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecución de objetivos 8 alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación, con el mejor sistema posible de evaluación. La cuantificación del grado de sensibilización de los auditorios; El análisis de la opinión publica interna y externa del grupo e institución; Tomar medidas correctivas; Conocer en mayor o menor grado el éxito operativo de las reuniones; Detectar los puntos positivos y negativos de los expositores, conductores y organizadores, y Plantear las perspectivas de acción grupal después de la reunión. MEDIOS MASIVOS Y COMUNICACIÓN SOCIAL. 6.1. Concepto de medios masivos de comunicación. 6.2. Efectos de la comunicación de masas sobre el comportamiento individual de grupos.

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6.3. Clasificación de los medios masivos de comunicación. 6.4. Publicidad y propaganda. 6.5. Opinión publica. MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL Actualmente, la sociedad contemporánea se encuentra inexorablemente inmersa en el modelo económico de sociedad de consumo. La comunicación, en este sentido, es el marco teórico y practico para investigar, planificar y realizar los procesos de la vida contemporánea: sociales, culturales, cívicos y económicos, políticos, militares. Nada sucede al margen de la naturaleza de la comunicación social. La situación derivada del grado de avance de una sociedad y, dentro de esta, de un organismo, institución, empresa o grupo, solo es factible en tanto tenga la capacidad para comunicarse consigo mismo y con el mundo que le rodea. El grado de avance de la tecnología, el adelanto científico y el perfil de la proyección filosófica exigen con mayor intensidad la verificación y operación de dos situaciones, ambas de igual importancia. • • Capacidad para emitir información de instrumentar un modelo de comunicación y obtener la reacción del receptor; y Capacidad para obtener y asimilar la información y, en consecuencia, actuar.

La dinámica grupal, orgánica e institucional depende de la capacidad de transmitir información y de asimilarla, además de la eficacia del flujo comunicacional, mediante el cual, receptor y emisor logran la interrelación activa, inmediata y objetiva. La comunicación social hace posible la satisfacción del imperativo de revisar la capacidad de las sociedades, instituciones e individuos, para detectar, asimilar y encauzar la aceleración del cambio, así como la necesidad de incorporar este a sus sistemas y con máxima eficiencia con vistas a sus Concepto de medios masivos de comunicación social. Es la aplicación de los principios, de las técnicas de la información, sociológicas, políticas y económicas para la difusión de datos, vertebrados y estructurados, sistematizados y estimados dirigidos a los grandes conglomerados. En otras palabras implica el manejo de información orientadas a numerosos sectores de la población, a la nación misma y a los habitantes de otros territorios, es decir, a la sociedad en general. Efectos de la comunicación de masas sobre el comportamiento individual y de grupos. Las clases sociales. Las clases sociales son grandes conjuntos de personas que se distinguen por los rasgos específicos de su cultura y su situación económica, son, pues complejos culturales y económicos. Las masas. El termino mas a se usa como sinónimo de multitud; en el sentido estadístico, masa de los espectadores, masa de los electores, y otros giros (como una forma y grado de sociabilidad). "Es una formación social indeterminada, pero con características comunes generalmente de orden ocupacional), que existe dentro del cuerpo de la sociedad." La masa, como tal, es diferente de la clase. Se limita a los países industrializados o de organización social compleja, incluyendo los que se encuentran "en vías de desarrollo" es un conjunto amorfo y, como señala "anónimo y difuso".

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La multitud. Cuando los individuos se encuentran frente a frente, en una proximidad espacial bien definida, pero no ofrecen claras características de organización, constituyen una multitud. La muchedumbre. Reunión de seres humanos que forman una unidad, aun cuando esta sea solo transitorio, inestable y relativa a determinados aspectos circunstanciales. Es decir, en este sentido la muchedumbre es una multitud de personas que, por cualquier causa, dirigen su atención hacia una misma cosa, con lo cual empieza a surgir una cierta unidad de comportamiento". El público. "Un conjunto de personas que se reúnen, por su propia voluntad deliberada, en un lugar previamente escogido, para asistir a un acto que se les ha sido anunciado con anterioridad". "El publico es una denominación que se supone, en efecto, un espectáculo así, en su expresión mas clara y sencilla, el publico es un grupo ocasional de espectadores de cualquier cosa que se presente ante ellos. Esto se supone la presencia de un local o lugar determinado; pero como en la realidad social es indiscutible que existen públicos permanentes en torno a ciertas actividades sociales, que no reúnen en parte alguna, la plena configuración del concepto se dificulta mucho." Auditorio. Esta constituido, como su nombre lo indica, por oyentes. Se define por la conjunción de personas que asisten a una celebración a actividad determinada, a fin de obtener un conocimiento dado, orientación en algún aspecto de sus actividades o de su vida, son todo oídos para saber, en tanto el publico de espectáculos auditivos es todo oídos para escuchar, porque en el simple hecho de hacerlo encuentra deleite. Hecha esta descripción tan necesaria, podremos entender perfectamente que aplicaciones tienen la dinámica interna y externa de grupos y cual es su aplicación en la práctica de nuestras actividades cotidianas, sobre todo en el campo administrativo. La administración por esencia, coordinación. Sin comunicación no hay comunicación no hay coordinación ni administración. La esencia del flujo comunicativo o la comunicación parcial, no integral, define generalmente un ambiente de fracaso administrativo. Clasificación de los medios masivos de comunicación. Se clasifican en medios impresos y electrónicos. • • • • • Libros. Periódicos; Revistas; Historietas, y Volantes.

Electrónicos. • • • Cinematografía; Radio, y Televisión,

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Factores que inciden en el proceso de medios. • • • • • • • Agencias noticias; Enlace intencional de medios de comunicación; Mercados de materiales; Tratados internacionales; Satélites y microondas; Marco jurídico de referencia, y Mercado nacional e internacional.

Medios impresos: cuando se comunica a través de medios impresos produce los siguientes efectos: Instrumentales: utilización de la información para resolver problemas prácticos y personales. Estimación propia de prestigio: alabanzas al grupo que se pertenece el lector. Reducción de sentimientos de culpa o inferioridad. Identificación de expectativas para el lector. Refuerzo. Apoyo a una posición que ya ha asumido en algún punto de controversia. Enronquecimiento de experiencia estética, Esparcimiento. Libros: los efectos profundos de ciertos libros están fuera de discusión. Por ejemplo, son de mencionarse El Capital de Marx, y la Biblia. Otros muchos libros han promovido reformas sociales, apoyado acciones que cambiaron el curso de la historia y, desde luego, han difundido el pensamiento y la cultural, sin embargo, la medida de sus proyecciones escapa a este trabajo. Las ediciones de libros tipo rústico han popularizado difusión en gran escala. Los periódicos: son principalmente vehículos de noticias. Se ha creído encontrar su influencia principal en la orientación de la conducta política. La noticia constituye una forma de conocimiento en tanto es resultado de la sistemática investigación de la naturaleza. Revistas: se imprimen en el caso de los diarios o periódicos, en dos o más colores, o en blanco y negro; pueden editarse mediante impresión offset y /o retrogradado. Por su periodicidad pueden ser: • • • Semanales. Quincenales. Mensuales, bimestrales, trimestrales.

Por su contenido pueden ser: • • • Científicas; Técnicas especializadas en arreas determinadas (música, arte, religión, política, medicina, ingeniería, administración, contabilidad, etc.) Especializadas en ramas precisas de la cultura cotidiana (cine, espectáculos, deportes, etc.)

Revistas e historietas:

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En función de la circulación de las revistas e historietas tienen en la actualidad, se constituyen en un importante vehículo de comunicación masiva, incluso sin descartarse la posibilidad de poner este medio al servicio del arte, la ciencia y la cultura, al menos en su perfil de difusión y masificaron. Hojas volantes: fundamentalmente, ejercen un flujo en relación a la conducta política. Han sido usadas extensamente en la figura psicológica y resultan de gran efectividad. Como vehículo publicitario, las hojas, volantes, además de su importancia tienen por lo general un bajo costo. Como variante de las hojas volantes tenemos la carta de servicios, documento que define y precisa y difunde los aspectos básicos de servicio que un despacho profesional puede prestar, o un consorcio especializado puede proporcionar. Medios electrónicos: En las tres ultimas décadas, el uso de estos medios ha permitido llegado como nunca antes en la historia de la humanidad, a públicos tan numerosos provocando reacciones generalizadas en los siguientes ordenes: • • • • • • • • • Psicoconductualista; Niveles actitudinales homogéneos; Provocación de reacciones uniformes para hábitos de consumo; Fundamentación de ideologías a nivel masivo; Orientación de grupos de poder y presión; Control de tarifas publicitarias, que a la postre se han convertido en factores inflacionarios; Manejo monopolio de los medios; Capacidad de penetración con patrones socioeconómicos predefinido; Manejo de la opinión publica.

Cinematografía: el cine el primer elemento histórico de la comunicación masiva electrónica se ha convertido en un emporio de alcances mundiales. Su importancia, proyección y ámbito de impactación y penetración constituye el medio masivo por excelencia, que, orientado debidamente, permite el mundo de lo colectivo. La cinematografía tiene importancia para el administrador este en el sector público o privado, por que: • • • • • • • Facilita la emisión de mensajes al mas alto grado de objetividad Permite la asimilación del, mensaje en los niveles consiente y subconsciente e incluso subliminal. Mueve a la acción inmediatamente, pues recurre, propone y deleita, enseña y trasmite información. Provoca el cambio actitudinal mediante la planeación de secuencia con el fin citado. Obtiene reacciones en dos sentidos: individual existencial, y social, Difunde patrones de hábitos, consumo y uso, y Origina la concentración de grandes públicos que, al entrar en contacto físico, reaccionan en sentido gregario y facilitan la penetración e impacto del mensaje.

La radio: tiene una gran importancia por su penetración y alcance, mayor que el de la cinematografía. Recordemos que han existido eventos relevantes que simultáneamente han llegado a cerca de 500 millones de personas. Posee características de ser contemporánea, disponible, personalmente atractiva y omnipresente. Se le ha considerado como medio de información superior a las cartas circulares, las exhibiciones, letreros y otros tipos de comunicación. Parece ser que los receptores muestran una tendencia a creer y aceptar gran parte del material que se trasmite, aunque las ideas resulten contradictorias.

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La televisión: constituye el medio de más rápido desarrollo, con la tendencia de desplazando a los otros medios. Tiene enormes posibilidades en el campo de la educación y en la transmisión de información. Los efectos de la visión más notorios en las actividades destinadas a las horas libres son de descenso en la asistencia al cine y eventos deportivos, sustitución del habito de escuchar la radio o leer; la disminución de visitas de conversación. Publicidad y propaganda. La sociedad de consumo implica, al menos en teoría, la movilización del individuo hacia estratos sociales más elevados, como terminal del sistema, esto es, la perspectiva para incrementar el nivel d vida del individuo. Hay cuatro vectores que influyen sobre su estructura: • • • Estatal, con marcos jurídicos de referencia; Recursos humanos internos, constituidos por el conjunto de empleados y trabajadores, ejecutivos y funcionarios que por su interacción dan el factor cinético de todo organismo social; Sistema financiero, constituido por el conjunto de elementos que mediante la aportación de capital, en un plano, o de presupuestos, en otro (la administración publica) permiten la instrumentación e implementación, operación y funcionamiento de organismos para la consecución de sus objetivos y metas institucionales. Un vector integrado por los consumidores y /o usuarios, publico general y la comunidad.

Los objetivos de la publicidad son: • • Estimular la motivación idónea, a fin de lograr la acción deseada en el elemento humano receptivo, al informarle, comunicarle o presentarle posibles satisfactores. Lograr el aumento de venta, consumo o aceptación del producto o servicio anunciado.

El método de la publicidad consiste en plantear la difusión de alguna cosa, con arte, que guste, se comprenda y se deje sentir. el producto o servicios, la misma institución, debe proyectarse al a través de medios masivos de comunicación, entendiéndose estos " como los instrumentos que alcanzan en un momento determinado a grupos generalmente numerosos " La elaboración o proyección de un plan de publicidad implica la conceptualización, instrumentación y formulación de un plan de mercados es fundamental la precisión de la imagen que se desea proyectar en relación al organismo y al producto o servicio. Es importante señalar que en un país en vías desarrollo como México, se gastan anualmente millones de pesos de ahí la importancia de que el dinero destinado a tal finalidad devenga en imagen y proporcione, al mismo tiempo servicio de orientación al público, acerca de las cualidades reales de los productos y/o servicios que se anuncian, para no desfasar la s expectativas que el publico crea en relación a los mismos, al momento de consumo. La secuencia operativa para el diseño del plan de mercado o de margen institucional conlleva, a nuestro juicio, las siguientes etapas. • • • • • • • • Planteamiento o replanteamiento y /o definición integral de objetivos (principales y secundarios) del organismo. Análisis socioeconómico del mercado potencial y real. Examen, estudio y evaluación del mercado, potencial y real. Diseño de la imagen institucional que respalde el producto y /o servicio. Instrumentación de los sistemas para la distribución del producto o servicio. Instrumentación de los sistemas para la distribución del producto y/o servicio. Instrumentación de la interrelación de los sistemas financiero, productivo y distribuidor del organismo; Creación de la campaña publicitaria.

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• • • • Diseño del sistema (campaña y plan de imagen, publicitario) determinación del encabezado, definición del texto, configuración del "pie" o mensaje. Evaluación, planeación y señalamiento de la estrategia para el uso de medios visuales, auditivos, audiovisuales, mecánicos, gráficos y mixtos. Diseño del sistema de evaluación de resultados, y Establecimiento de los parámetros para definir si la campaña y /o plan alcanzaron los resultados previstos.

El uso de medios masivos de comunicación permite llegar a grandes conjuntos, dirigiendo técnicamente la actitud y/o conducta del público hacia la Institución, organismo o empresa según sea el caso l, y hacia el producto o servicio. Fundamentalmente se utilizan cine, radio, televisión, medios impresos, comunicación gráfica y comunicación mecánica. En el campo de la publicidad en radio y televisión, se considera una medida denominada Rating. Condicionada a los intereses de quienes la evalúen y orientada n hacia metas especificas de mercados, en función de interese particulares. El Rating puede señalarse, en su nivel más elemental, como la medida del auditorio que en un momento determinado esta contactando con un medio de comunicación (televisión o radio); es decir, a una hora determinada, 18:00 hrs. por ejemplo, el Rating de una estación radio difusora o televisiva lo constituirán la cantidad de personas que están oyendo o viendo un programa. En otras palabras, representa el número aproximado de personas que a la misma hora que están oyendo o viendo un programa. En otras palabras, representa el número aproximado de personas que a la misma hora están pendientes de la transmisión de un programa en un canal de televisión o frecuencia de radio. La medición se lleva cabo por mediante la operación de un sistema de muestreo, en el que el que se determina el modelo o tamaño del universo, el lugar donde se realiza, la clase socioeconómica en que se practica, las características de hábitos de consumo y el nivel de ingreso, a fin de predeterminar el tipo de producto a anunciar. La opinión publica Constituye una unidad de pensamiento, convicciones, emociones, tendencias o metas, que se producen bajo determinados factores sociales, que ya no resultan expresión del yo propio, si no reflejo de las condiciones sociales a las cuales todos los sujetos se encuentran sometidos. Este psiquismo colectivo que representa lo que podría de denominarse un alma nacional, cuando es manifestación de una serie de conductas afines de los integrantes de una nación, no tiene realidad por si mismo, como sea en el proceso de influjos recíprocos que se ejercen, bajo problemas comunes, en grupo de sujetos, concretamente estas actitudes se ponen de manifiesto entre los miembros de un grupo, al cual tienen perfectamente conceptuando, y por el hecho de grupo al cual tienen perfectamente conceptuando, y por el hecho de su pertenencia al mismo, son capaces de desarrollar un espíritu de conjunto. Ciertas reacciones que solo tienen lugar en el seno del grupo como tal, y no fuera de este. La opinión publica encuentra su fuente mas profunda en esta posibilidad de psiquismo colectivo. Algunas de las muchas posibilidades sobre lo que puede significar el fenómeno de la opinión publica aparecen a continuación: • • • • • • • • • Conjunto complejo de declaraciones similares hechas por sectores grandes o pequeños de la sociedad. Declaraciones espontáneas, o en ocasiones Declaraciones manipuladas. Se expresan en múltiples formas: prensa, clubes, asambleas, o Provienen de un pequeño círculo de intelectuales; Hechas por el hombre común; Solo sentimientos no expresados verbalmente; Debe ser valorizada en diferente forma en cada país; Declaraciones unidas contra el gobierno y los expertos; o

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• • Son manifestaciones colectivas e infundadas de instintos primitivos, y Manifestaciones siempre dirigentes y dirigidas.

En cuanto a una revisión histórica, la opinión publica apareció como una forma colectiva; manifestación de la clase media para establecer comunicación y hacerse oír de su gobierno, en un desarrollo que alcanza todo el siglo XVIII. El impulso hacia la alfabetización, el nacimiento de las sociedades de lectura, la popularización de las expresiones musicales y la vida del café en Inglaterra, y del salón en Francia, donde solían reunirse los intelectuales a conversar, son las Causas fundamentales que produjeron el surtimiento de la opinión publica como factor prominente en la vida política. Los defensores de la ilustración, que pugnaban por la eliminación del régimen arbitrario, el prejuicio y la ignorancia, llegaron a proponer gobierno que contaba oradores para la ilustración política. Pensar en función de un sistema de opinión pública permite efectuar una dicotomía del concepto para comprender sus diferentes dimensiones.

• • •

Uniformidad de opiniones. Esta información corresponde a los resultados que obtienen encuestas modernas sobre la opinión pública. Estructura de la comunicación. La forma en que todo los medios de comunicación como el publico se ejercen influencia mutuamente, y como las asociaciones y sus dirigentes intervienen en este proceso de comunicación, Fundamento del consenso: actitudes de carácter duradero, que se tienen por concebidas, yacen latentes y solo atraen la atención en situaciones amenazantes, y opiniones sobre temas actuales de la controversia.

Proyectos integrales de comunicación administrativa En esta unidad vamos a tener una retroalimentación de todo lo que hemos visto en todo el curso o desarrollo de los temas ya que estos se enfocan a la aplicación de diseños de investigación de campo, supervisión de las investigaciones, capacitación y entrenamiento en comunicación y actividades de asesoría de comunicación, aquí cabe señalar que se tendrá que hacer un proyecto en donde se apliquen todos los conocimientos. Un ejemplo sería llevar a cabo el diseño de una investigación de las redes de comunicación de empresa y diseñar un nuevo modelo de organización para que la fluidez de ésta sea más rápida, aquí encontraremos las ventajas y desventajas de cada una de las actividades de desempeño de ésta y podremos darnos cuenta de los errores que tengamos y como corregirlos de esta manera podremos darle un nuevo giro o enfoque a nuestra organización. Temas importantes que debe contemplar el proyecto a desarrollar: Diseños de investigación de campo. Supervisión de las investigaciones. Capacitación y entrenamiento en comunicación. Actividades de asesoría en comunicación. BIBLIOGRAFÍA: • • • Hacia una Comunicación Administrativa Integral. Sergio Flores Degortari y Emiliano Orozco G. Editorial trillas. México, 1983 Técnicas de Comunicación Administrativa. Miguel e Dubalt Krauss. Editorial Textos Universitarios. México, 1989 Comunicación Organizacional. Gerald M. Goldhaber. Editorial Acribia S.A. México, 1991

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• • Conducción y Acción Dinámica del Grupo. George M. Beal, Joe M. Bohlen., J. Neil Raudabaugh. Editorial Sep Setentas. Argentina, 1964 Comunicación Humana. Thomas M. Steinfatt. Editorial Archo Books. México, 1986

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