Software de Contabilidad

MANUAL DEL USUARIO

Versión Visual 9.x
Especialistas en Software Empresarial
Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440
CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y op
eración del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual. La metodología apl
icada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una comprensión a
decuada tanto al personal especializado como al usuario final. El sistema ha sid
o desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que incluye
n las siguientes características: A) Diseño modular mediante el uso de menús que permi
te gran facilidad de operación por el usuario final. B) Proceso distribuido que pe
rmite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando así las fu
nciones operativas del centro de cómputo. C) Proceso interactivo donde el usuario
se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obt
ener información en tiempo real. Es de responsabilidad del usuario mantener actual
izado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea po
r cambios en la legislación vigente o por cambios en la política de la empresa.
CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por e
l área de Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estado
s financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilid
ad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Dirección. La concepción
del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de datos
principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conju
gados con la información variable (asientos contables) permiten generar los report
es de resultado que se obtienen. Las características principales del sistema son l
as siguientes:

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, fina
ncieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios. Con u
n solo Plan de Cuentas pueden trabajar múltiples compañías, uniformizando de esta mane
ra la información de grupos empresariales. El sistema permite un alto grado de aut
onomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parámetr
os son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias

ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES

Los Estados financieros , libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en
moneda nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en
moneda nacional.

ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedor
es, socios, empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas q
ue requieren este nivel de análisis son indicadas por el usuario en forma libre. L
os clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un códig
o interno de la empresa.

REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas d
e ingresos y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras. V
ARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación

y generales, ganancias y pérdidas, costos, diario, mayor, análisis de cuentas, regis
tro de ventas y compras.

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simul
tánea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingr
eso de datos, permitiendo obtener la información oportunamente.
REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que prev
iamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente.
Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios c
ontinuos simples para ser adjuntados al documento original. También se puede regis
trar comprobantes previamente codificados y con numeración manual.. El sistema efe
ctúa la validación de datos conforme se van registrando los datos minimizando los er
rores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudiéndose dejar pendien
te. Las compras y ventas producen asientos automáticos.

EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Vou
cher o los vouchers de cheque manuales, presentando información de cheque girado p
or banco, fecha y proveedor.

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por
otros sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitación.

CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda,
según la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacion
al y dólares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambi
o en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no e
fectúe la conversión de un comprobante. REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERE
NCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos

en moneda nacional o dólares ya cancelados pero que no se les aplicó el ajuste por
diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando el trabajo. También
genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, a
l cierre del mes de las cuentas que se le indique.

GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automáticas de dos formas: Por el Plan de Cuentas, en do
nde se indican el cargo y abono automático de cada cuenta. Por la Tabla de Transfe
rencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a código de costo, pudiéndose establec
er en estos casos porcentajes.

CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en
la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian auto
máticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben in
gresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios.
PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centr
o de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los
movimientos contables automáticamente.
ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT
El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y prove
edores registrados, se puede crear automáticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61
COAPR.DBF para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una consider
able cantidad de tiempo.

VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facili
dad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo
deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de
datos pueden ser consultadas amigablemente.

TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automáticamente.

ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia
o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de
meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos pro
cesos que demandan tiempo.

ARCHIVOS PARA EL PDT – SUNAT

El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUN
AT. El PDT de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego
podrán ser exportados al diskette del PDT.

AJUSTES POR INFLACIÓN

El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módu
lo de ajuste. Este cuenta con diferentes características así como el mantenimiento d
e índices de inflación, las cuentas de ajuste ACM y la generación de los asientos cont
ables.
CAPITULO 3 INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado una carpeta con tres ico
nos dentro de ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble clic
k en el icono del programa a utilizar.
Debe ingresar el Usuario y el Password con mayúsculas. Como usuario inicial el pre
determinado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reale
s. Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con
la flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para selec
cionar el código.
EXPLICACION DE LOS MODULOS
El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en módulos, cada uno de estos
módulos se encarga de manejar una actividad específica del sistema, de la misma for
ma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elabor
ación de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes módulos. Los módulos d
el Sistema de Contabilidad son los siguientes: 1) Módulo de Archivo (Base de Datos
Principales) 2) Módulo de Registro de Comprobantes 3) Módulo de Consolidación ó Cierre
4) Módulo de Emisión de Reportes Mensuales 5) Módulo de Análisis de Cuentas 6) Módulo de P
resupuesto 7) Módulo de Licencia del Software 8) Módulo de Proceso de Conciliación Ban
caria (CTMENU.EXE) 9) Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE) 10) Movimiento de Datos 11
) Copia de Seguridad 12) Reportes Varios 13) Módulo de PDT de Honorarios 14) Módulo
de Ajuste por Inflación Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos ob
servar el Menú Principal, el cual contiene una lista con todos los módulos programad
os, permitiendo así, poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requeri
mientos o necesidades al momento de trabajar.
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) El módulo de archivo (bases de d
atos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases
de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen
la información relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella información qu
e sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que
caracterizan a la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este
módulo son: el de mantenimiento (Adición, modificación, eliminación, consulta) y listado
de los datos contenidos en estas bases de datos. Las bases de datos principales
definidas para el sistema de Contabilidad General son los siguientes: a) Plan d
e Cuentas b) Anexos c) Tablas Generales d) Tipos de Cambios e) Tabla de Transfer
encias de la 6 a la 9 f) Tabla de Numeración de Comprobantes g) Tabla de Asientos
de Cierre 1.a PLAN DE CUENTAS La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para
describir las cuentas contables del sistema, cada una con sus propias característ
icas. El código de cuenta puede contener hasta ocho dígitos, el usuario deberá definir
la cantidad de dígitos a utilizar según sus necesidades y procederá a crear las cuent
as en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las cuentas tengan
una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que la
cuenta tenga muchos dígitos ya que existen los Códigos de Anexos (8 caracteres para
identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Código
de Centro de Costo (3 caracteres para identificar gastos por departamento, plant
a u otro que se requiera) que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tre
s dígitos deben usarse como títulos (Tipo X), ya que existen algunos reportes que em
iten informes a ese nivel, pero si el usuario los desea también pueden definirse e
stas cuentas para registrar los movimientos. Además, cada cuenta contiene datos qu
e son usados por el sistema para indicar ciertas características de validación para
efectos del ingreso de asientos así como para emitir reportes. El Plan de cuentas
es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre los
datos a registrar porque de estos dependerá la exactitud de la información. Se reco
mienda tener especial cuidado en la asignación de los datos de cada cuenta para ev
itar distorsiones en la información que emita el sistema. Esto especialmente en lo
s de TIPO DE ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos d
atos el sistema proporcionará información de saldos de análisis de cuenta (documentos
pendientes) Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe anali
zarse los efectos pues los datos registrados en los meses anteriores puede perde
rse para efectos de Análisis de Cuentas. Deben crearse cuentas separadas de client
es, proveedores y bancos para soles o dólares para facilitar el trabajo posterior
de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos pendientes.
COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS Mantenimiento del Plan de Cuentas:
Los datos a ingresar son los siguientes: Campo CUENTA Descripción El código de cuent
a contable puede contener hasta 8 dígitos. Los títulos de las cuentas deberán tener do
s o tres dígitos. La descripción de la cuenta
DESCRIPCION
TIPO DE CUENTA
Según la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = Activo P = Pasivo y Patrimo
nio G = Ganancias y pérdidas X = Títulos a 2 o 3 dígitos V = Gestión varias O = Orden La
asignación del tipo de cuenta depende del tipo de plan de cuentas que se use o de
l tipo de empresa (financieras, seguros, cooperativas, industriales, comerciales
, servicios). En el plan de cuentas para empresas comerciales, industriales o se
rvicios normalmente el tipo es: Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de
activos, pasivo y patrimonio. Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68, 71,7
2,78,79,8X se pueden considerar como de gestión varias. Las cuentas 66,67, 69., 70
,73,74,75,76,77 pueden considerarse como de Ganancias y Pérdidas. Las cuentas de l
a clase 9 se pueden definir como de gestión varias para Costo de Producción o de Gan
ancias y Pérdidas para Gastos de Adm. Vtas. y Financieros. Este campo sirve para i
ndicarle al sistema que mantenga los saldos de las cuentas según el nivel de análisi
s que se desea. Es importante definir adecuadamente estos niveles para poder opt
imizar el uso de espacio de los archivos (disco) y obtener la información adecuada
. El sistema mantiene una base de datos histórica de cada movimiento de cargo y ab
ono de las cuentas con nivel 2 o 3. Esto niveles pueden ser : 1 : SALDO POR CUEN
TA .- Este nivel es para las cuentas que no tienen anexo y que no requieren tene
r control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel de saldo 1 son las clas
es 6 , 7 , 8 , 9, pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas
cuentas. 2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta y
anexo. Permite consultar o imprimir los saldos por cuenta y por código de anexo.
Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otra
s que se requiera. 3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO,DOCUMENTO .- Mantiene cuenta corr
iente por cuenta, anexo y documento. Permite consultar o imprimir saldos por cue
nta, anexo y documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo
y documento de referencia. Normalmente es para la cuenta de clientes, proveedor
es, pagares. NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de saldo de 1 a 2 o 3
, deberá realizarse un proceso generación de saldos del modulo de análisis de cuenta p
ara que el sistema acumule el movimiento de la cuenta modificada.
NIVEL DE SALDO
TIPO DE ANEXO
Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor análisis, en códigos complemen
tarios llamados Códigos de Anexo Este campo será llenado con el tipo de según la Tabla
General 07. Los tipos validos son: 0 cuenta corriente bancos (obligatorio) C Cl
ientes T Personal P Proveedores V Varios Un espacio en blanco indica que no requ
iere código de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se puede asignar el
tipo de anexo C, y al registrar un movimiento contable para cualquiera de estas
cuentas el sistema pedirá en forma obligatoria que se digite el código del cliente (
anexo). Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor análisis, en códigos c
omplementarios llamados Códigos de Anexo Este campo será llenado con el tipo de según
la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos códigos de
anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los mo
vimientos contables y emitir reportes por el mismo. Este campo indicará que la cue
nta requiere Centro de costo al registrar el movimiento contable (según Tabla Gene
ral 05 ). Sera usado sólo para las cuentas de ingresos o gastos, para indicar la p
rocedencia y poder obtener los reportes por Centro de Costo. Este campo ser llen
ado con dos opciones: "NO" Indica que la cuenta no requiere del uso se Centro de
costo. "SI" Indica que la cuenta requiere del uso de Centro de costo. Este camp
o indicará si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, num
ero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (según Tabla General
06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliación Bancaria).
Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S", en forma obligatoria. Este
campo será llenado con dos (02) opciones: "N" Cuenta no requiere de tipo y número d
e documento. "S" Cuenta requiere de tipo, número de documento y fecha. Este campo
sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la
fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. El campo será llenado c
on dos opciones: "S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento. "N" Cuenta no
requiere de una fecha de vencimiento.
TIPO DE ANEXO REFERENCIAL
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO REFERENCIA
FECHA VENCIMIENTO.
AREA
Este campo permite para esta cuenta al momento de registrar el movimiento contab
le se le asigne un código de área de acuerdo a la Tabla General 26, para posteriorme
nte emitir el Reporte por áreas. Una aplicación puede ser para clasificar los ingres
os y egresos de efectivo (Flujo de Efectivo) Este campo será llenado con dos opcio
nes: "N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area. "S" Indica que la cue
nta requiere del uso de Area
REGISTRO DE LA CUENTA
Indicará si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o sólo e
n forma de asientos automáticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A =
Automático Las cuentas que se generan automáticamente pueden ser marcadas como auto
máticas para evitar que sean digitadas manualmente. Sirve para identificar la mone
da en que se mantendrán los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de análisi
s cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso aut
omático de Ajuste de la Diferencia de cambio utiliza estos datos para determinar s
i actualiza el saldo en soles o el de dólares. Este campo indicará si la cuenta es p
roducto del ajuste por corrección inflación ( ACM ) para permitir incluir o excluir
su saldo de los estados financieros. Este campo será llenado con dos opciones: "N"
Indica que no es cuenta de ajuste . "S" Indica que es cuenta de ajuste. Este ca
mpo indicará que la cuenta se considerará para el proceso de Conciliación Bancaria aut
omática. Debe usarse sólo para las cuentas de bancos. Este campo será llenado con dos
opciones: "N" Indica que la cuenta no se concilia . "S" Indica que la cuenta se
concilia Este campo indicará la creación de un cargo automático a nivel de comprobante
, en el proceso mensual. Este campo indicará la creación de un abono automático a nive
l de comprobante, en el proceso mensual.
MONEDA DE REFERENCIA
CUENTA AJUSTE
CONCIL. BANCOS
CUENTA CARGO
CUENTA ABONO
FORMATO DE BALANCE GRAL.
Indica que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para e
fectos del Balance General. El sistema solicitará este formato para las cuentas qu
e tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 10. Indica
que código de agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos
de los Cuadros de Ganancias y Pérdidas por función. El sistema solicitará este format
o para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos están en la TABLA GE
NERAL 11.
FORMATO DE GAN.PER FUNCION
FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA Indica que código de agrupación o donde se acumula
rá el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Pérdidas po
r naturaleza. El sistema solicitará este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los
formatos validos están en la TABLA GENERAL 13. FORMATO DE COSTOS Indica que código d
e agrupación o donde se acumulará el movimiento de la cuenta para efectos de los Cua
dros de Costos. El sistema solicitará este formato para las cuentas que tienen "S"
en el campo CENTRO DE COSTO. Los formatos validos están en la TABLA GENERAL 12.
FORMATOS ALTERNOS FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de
ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servirá para emitirlos en los
reportes de ingresos y gastos. FORMATO DE COSTOS FORMATO DE BALANCE GRAL. Es un
comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABL
A GENERAL 72. Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos
permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20. De
acuerdo a la TABLA GENERAL 21 De acuerdo a la TABLA GENERAL 23
FORMATO DE GAN. PER. FUNCION FORMATO DE GAN. PER NATURAL.
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS A) Si se desea modificar una cue
nta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir
de cierto mes si tenga estos datos, se deberá desagregar el saldo global por anex
o y documento realizando los siguientes pasos : - Registrar en el sistema un com
probante incompleto “cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y document
o. - Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento
a la cuenta respectiva. - Completar el comprobante del primer paso, registrando
los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. B
) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o
3 se deberá efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de E
nero o desde el mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable v
igente. Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula
para fines de Análisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidiría con el movi
miento histórico anual. C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas. 1)
Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) automáticamente la clase 9 debe
generarse
1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usará centro de costo y a
la vez se registra cuenta de cargo y abono automático, lo que origina que la cuent
a 9 , 79 se genere duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vacía no se produ
ce este error). 1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usará c
entro de costo , lo que origina que al registrarse el movimiento no pide centro
de costo y no genera la cuenta automática 9 y 79.
1.b. CÓDIGO DE ANEXOS Los códigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas
y sirven para identificar a los clientes, proveedores, personal, accionistas y
en general a toda entidad que la empresa desee controlar. El código de anexo puede
tener hasta 18 dígitos o letras. Esta base de datos es utilizada para registrar l
os códigos de anexos que haremos referencia en nuestros asientos contables y repor
tes y consultas de análisis de cuenta. Los códigos de anexos que se pueden definir s
e encuentran en la Tabla general 07 de tipos de anexos, la cual puede ser amplia
da de acuerdo a las necesidades de la empresa. Estos códigos son las entidades a l
a que nosotros hacemos referencia cada vez que se produce una transacción contable
, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados, obreros, proveedores,
clientes, proyectos, obras, procesos, vehículos. Y otros que la empresa requiera.
Para la codificación de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o
un código propio de la empresa. Ejemplo : Proveedores 15202505 21168319 AME01 Clie
ntes 21168319 99145236459 Chasis 123456789012345678 ABC543210123456VB Nissan SW
Negra Diesel Automática Toyota Corolla Blanco Gas. Mecánica Real Systems S.A. Empres
a S.A.C. Alternadores S.A. Alianza Motor S.A. American Machine CO.
COMPOSICION DE ANEXOS
Los datos a ingresar son los siguientes: TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que
corresponderá el código del anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para bancos
, pudiéndose asignar cualquier numero para los otros tipos.
ANEXO DESCRIPCION REFERENCIA RUC
Código de 18 caracteres para identificar el anexo. Nombre del anexo. Según necesidad
de la compañía, pudiendo colocar la dirección o teléfono. Indicar para clientes y prove
edores pues este dato se usará para la impresión del Registro de Compras y Ventas. M
N = Soles ,US = Dólares, ESPACIOS Este campo es obligatorio para los tipos de anex
o ”0” anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve para la Conciliación Bancaria
automática. Para otras cuentas es sólo referencia. V = Vigente o A = Anulado
MONEDA
ESTADO
DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO
Los datos complementarios sirven en su mayoría para identificar los datos de los s
ervicios contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archi
vo del PDT de Honorarios solicitado por la SUNAT.
1.c. TABLA GENERAL La Tabla General es aquel donde se define todos los códigos esp
eciales que van a servir para la identificación y validación de algunos datos caract
erísticos de la empresa usados en el sistema. Esta base de datos puede contener ha
sta 100 tablas diferentes, las que comprenderán del 00 al 99; la tabla # 00 es la
que esta reservada como índice de tablas. Estas tablas obedecen a una estructura d
ada por una clave (código de búsqueda) y una descripción (significado).
Los datos a ingresar son los siguientes: OPC CODIGO DESCRIPCION Opción - Puede ser
Alt + C = Creación , Alt + M = Modificación y Alt +E = Eliminación Es el código de hast
a 8 caracteres , que sirve para identificar de un elemento de la tabla. Son hast
a 60 caracteres, con el nombre del elemento de la tabla.
Entre las tablas a definir se encuentran : TABLA No 00.INDICE DE TABLAS. Aquí se c
odificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Este cód
igo tendrá un campo de dos (2) caracteres. TABLA No 02. SUBDIARIOS. Aquí se codifica
rán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve para poder
identificar el tipo de operación que se esta efectuando. Este código tendrá un campo d
e dos (2) dígitos Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada emp
resa, y los únicos que no pueden ser variados son el 00 , 90 y 99. Los subdiarios
de la serie 9X no son considerados para la generación de cuenta automáticas. EJEMPLO
CÓDIGO 00 01 02 04 05 90 99 DESCRIPCION Asiento inicial (de apertura) Caja Bancos
Registro de Compras Registro de Ventas Carga inicial de conciliación bancaria Asi
ento de Cierre
TABLA Nro. 03 CÓDIGO DE MONEDA. Esta tabla servirá para identificar los tipos de mon
edas a usarse en el Sistema de Contabilidad, dicho código tendrá un campo de dos (2)
caracteres. EJEMPLO CÓDIGO MN US DESCRIPCION Soles Dólar
TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS. Esta tabla determina mediante un código de seis (6
) dígitos o letras los departamentos administrativos o plantas de producción en las
que estará divididos la empresa para efectos de costeo y así determinar la procedenc
ia del Ingreso o gasto. También puede usarse para identificar líneas de productos o
servicios, así como otra aplicación que le pueda dar la empresa. EJEMPLO CÓDIGO 001 00
2 003 004 101 102 DESCRIPCION Gerencia General Gerencia Administrativa Departame
nto de Contabilidad Departamento de Computo Tienda Miraflores Tienda San Miguel
El sistema solicitará este dato al registrar los movimientos contables para aquell
as cuentas del Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilización principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los c
uales se emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Cos
to se pueden consolidar varios centros por el primer dígito. Este dato también servi
rá para efectuar la transferencia automática de las cuentas 6xx a la 9xx, según lo ind
icado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilización se realiza por la cl
ase 6. TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se codificará toda la rela
ción de tipos de documentos que usará la compañía y que se ingresarán al registrar los mov
imientos contables en el transcurso de las operaciones diarias, para aquellas cu
entas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de Referencia.
( Los tipos de documentos bancarios se registrarán el la Tabla General 15 ). El us
uario del sistema deberá crear en esta tabla los documentos que utilizará en el regi
stro de sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y
56 (Compras y Ventas) El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitirá identi
ficar las operaciones realizadas en las consultas y reportes que emite el sistem
a. Esto es especialmente importante para los reportes de Análisis de Cuentas y doc
umentos pendientes. En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numer
o alternativo para digitarlo al momento de registrar los comprobantes en lugar d
e las siglas. Por ejemplo para digitar solo campos numéricos, 01 en lugar de FT. E
n la columna 59 se deberá indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el arch
ivo COA y para la impresión de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley
) EJEMPLO CÓDIGO BV FT LT NC ND RC RH TK BA DESCRIPCION Boleta de Ventas Factura L
etra Nota de Crédito Nota de Débito Recibo Serv. Públicos Recibo de Honorarios Ticket
Boleto aéreo 01 02 03 04 05 06 07 08 09 03 01 07 08 13 02 12 05
TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO. En esta tabla se identificará con un código (de un carác
ter) todos los tipos de anexos que sirvan para hacer referencia al registrar cue
ntas contables en Plan o códigos de anexos en la Tabla de Anexos. EJEMPLO CÓDIGO 0 C
T P V DESCRIPCION Bancos (no modificable) Clientes Personal Proveedores Varios
TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE Es el código que permite clasificar ó estructurar e
l Balance General . Esta Clasificación se basa en criterios y normas contables , a
grupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así
su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1100 1101 1102 1199 2000 2100 2108 2199 300
0 3101 3101L 3110 3899 3999 DESCRIPCION ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas C
orrientes TOTAL ACTIVO CORRIENTE PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Comer
ciales TOTAL PASIVO CORRIENTE PATRIMONIO Capital Social **(Ojo , deja línea en bla
nco)* Resultado del Ejercicio TOTAL PASIVO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00 , corresponden a títulos y no deben ser asign
ados a cuentas. Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99 , corresponden a totales y
no deben ser asignados a cuentas. Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresp
onden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y Patrimonio (3). El RESULTADO DEL EJ
ERCICIO tiene como código el 3110 en forma fija. Para dejar una línea en blanco, des
pués de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "L". Para impr
imir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del for
mato agregándole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego
dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregán
dole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se podrá indicar un rubro alterno
para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuent
a sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de sobregiro
s bancarios o anticipos a proveedores.
TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Es el código que permite clas
ificar ó estructurar los Cuadros de Ganancias y Pérdidas. Esta clasificación se basa e
n criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en
un rubro principal permitiendo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1000 1001
1002 1099 1101 1109 1201 1201F DESCRIPCION VENTAS (SUBTÍTULO) Ventas Ingresos Fin
ancieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD
OPERATIVA 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no deb
en ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , co
rresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza
rá todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos son iguales al SUBTOTAL. FÓRMULAS : Las fór
mulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades
del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la desc
ripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA
fórmula lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada
fórmula. Estos rubros pueden ser también totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F
, es una fórmula que el programa calcula sumando algebraicamente los rubros 1099 y
1109. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "
-" , indicará que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como
positivo. Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código d
el formato agregándole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, d
espués de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "R". Para im
primir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de ca
da rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". TABLA Nro. 12
FORMATO DE COSTOS Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de C
ostos. Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los
saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta p
resentación. EJEMPLO CÓDIGO 0001 0002 0003 DESCRIPCION Alquileres Gastos de personal
Tributos
TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS. En esta tabla se codificará todos los
tipos de documentos que se ingresarán al registrar los movimientos contables de l
as cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias , así como en el
PROCESO DE CONCILIACION. EJEMPLO CÓDIGO CH EN NA ND XA XC DESCRIPCION Cheque Entre
ga Nota de Abono Nota de Cargo/Débito Extorno abono Extorno cargo Debe/Haber H D D
H D H
En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista con
table. TABLA Nro. 26 AREAS En esta tabla se codificará las áreas que seran informada
s al registrar el movimiento contable de aquellas cuentas que tienen en el Plan
el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para obtener los Reportes por áre
as que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus necesidades. Un ej
emplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuación se detalla. CÓDIGO
DESCRIPCION 001 002 010 020 050 060 070 110 120 130 160 170 APERTURA TRANSFEREN
CIAS COBRANZA A CLIENTES OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACIO
N PAGOS A PROVEEDORES PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES OTRO INGRESO
DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIÓN INGRESOS POR VENTA DE VALORES INGRESO
S POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV
. DE INVERSION PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO PAGOS POR COMPR
A DE VALORES
TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR En esta tabla se codificará las cuenta
s a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en el Mayor (CTMAYO02). En el mayor
sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo el grupo de cuentas. EJE
MPLO CÓDIGO 60 79 DESCRIPCION COMPRAS CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE En tabla se indican los t
ipos de operaciones para el asiento de cierre. PUEDEN SER : CÓDIGO DESCRIPCION S T
O SALDAR TRANSFERIR OMITIR
TABLA Nro. 53 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Permite registrar los parámetr
os (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usará el programa de Registro de Co
mprobantes de compras. La descripción detallada está en el anexo correspondiente. TA
BLA Nro. 54 PDT DE HONORARIOS Permite Configurar los parámetros para el proceso de
l PDT. Ver sección de PDT HONORARIOS en el módulo de Utilitarios CONCAR. TABLA Nro.
55 PARÁMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMÁTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabl
a se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones de
diferencias de cambio EJEMPLO CÓDIGO CTA01 CTA02 SUB1 XGA XGP DESCRIPCION 121001
FACTURAS POR COBRAR 421001 FACTURAS POR PAGAR 25 Subdiario 76601 Cuenta de Ganan
cia 67601 Cuenta de Pérdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesari
as en el formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de
referencia en "S" en el Plan de Cuentas. TABLA Nro. 56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTE
S DE VENTAS Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de document
o) que se usarán en el programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripc
ión detallada esta el anexo correspondiente.
TABLA Nro. 58 PARÁMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMÁTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta t
abla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de ajuste de difere
ncias de cambio EJEMPLO CÓDIGO CTA01 CTA02 SUB XGA XGP XMON DESCRIPCION 121001 421
001 26 76601 67601 UZ M FACTURAS POR COBRAR V FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuent
a de Ganancia Cuenta de Pérdida Moneda de Ajuste(*)
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del a
juste FASB. Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean
necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambi
o a usar (M = Compra , V = Ventas. Posición 10 ). TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPOR
TES ESPECIALES - 02 PLAN DE CUENTAS - programa CTLIST12 Es el código que permite c
lasificar ó estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12, que muestra los
importes hasta 12 meses. Esta clasificación se basa en criterios y normas contabl
es , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitie
ndo así su correcta presentación. EJEMPLO CÓDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 12
01F DESCRIPCION VENTAS (SUBTÍTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTO
TAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no deb
en ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , co
rresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza
todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos son iguales al SUBTOTAL. FÓRMULAS : Las fór
mulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades
del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la desc
ripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA
fórmula lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada
fórmula. Estos rubros pueden ser también totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F
, es una fórmula que el programa calcula sumando algebraicamente los rubros 1099 y
1109.
ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores sig
uiendo el mismo criterio de las fórmulas. Las descripciones pueden tener 35 caract
eres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el resultado del rubro es negat
ivo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una línea en blanco, después
de cada rubro se repite el código del formato agregándole la letra "L". Para imprimi
r rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del format
o agregándole la letra "R". Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criteri
o de las formula agregar al formato la letra “T” Para saltar de pagina agregar al fo
rmato las letras EJ Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una
línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato agregándole las
letras "RL". TABLA Nro. 93 – CONTROLES VARIOS CLAVE DESCRIPCIÓN
AUTO S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas en e
l archivo de cuentas automáticas, en caso de considerarlo se especifica S en la de
scripción, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por
defecto S. Util para los reportes de estado de cuentas con cuentas automáticas) M
EMOPM S (Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de con
solidación, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contr
ario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S) MONPRE US
(Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto
el sistema asume US (Dólares) , para especificar en Moneda Nacional se configura M
N. PRN LPT1 (Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de t
exto en la pantalla de diálogo de la impresión) CTAAXXXX S (Nos indica si el sistema
va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, en caso de consider
arlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura es
ta clave el sistema asume por defecto S. “XXXX” viene a ser el código de la compañía) COS
S (Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro d
e costos. Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se es
pecifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por
defecto N.) Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para p
arametrizar a cualquier cuenta el flag de centro de costo. NUMLIB N (Permite dig
itar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para el número
del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. El s
istema asume por defecto N.) EJER MMMM (Permite establecer el ejercicio contable
desde un mes especifico a otro por un periodo de doce meses. Ej 0403 (Abril2000
-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si se trabaja desde Enero a
Diciembre.
APET S (Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es
“N” , en este caso el sistema considera como cuentas de balance las que sean menore
s a la clase 6) TABLA Nro. 94 – PARAMETROS DE VENCIMIENTOS Esta tabla se configura
para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo de reportes vari
os de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son las
cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son la
s cuentas por pagar. RPVE viene a ser la proyección de días de documentos por vencer
y RVEN es la proyección de días de documentos vencidos. EJEMPLO CODIGO COB01 COB02
COB03 COB04 PAG01 PAG02 PAG03 PAG04 RPVE RVEN DESCRIPCION 12101 12102 12301 1230
2 42101 42102 42301 42302 030,060,090 030,060,090
TABLA Nro. 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIÓN Esta tabla nos permite configurar el p
roceso de ajuste por inflación. Ver sección de Ajuste por Inflación en módulo de Utilita
rios Concar. TABLAS GENERALES RESERVADAS Las tablas que se detallan a continuación
no deberán ser modificadas por los usuarios. Sin embargo el sistema permitirá efect
uar cambios en futuras ampliaciones: TABLA DESCRIPCION 08 Tipos de cuenta 09 Niv
el de saldo 15 Tipos de documentos bancarios 16 Rubros de Conciliación bancos 17 T
ipos de conversión de moneda 18 Estado de la cuenta 19 Registro de la cuenta 41 Ti
pos de operaciones para el asiento de cierre 90 Descripción de mes 93 Controles de
l Sistema USO Plan de cuentas Plan de Cuentas,Proceso Mensual, Análisis de cuentas
. Conciliación bancaria Conciliación bancaria Registro de comprobantes/Proceso Mensu
al Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Plan de cuentas, Registro de compr
obantes. Asiento de cierre Emisión de reportes Emisión de reportes, Proceso Mensual
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se de
finen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada día. Esta tabla s
erá usada por el sistema para convertir cada asiento contable a soles y dólares. Par
a registrar el tipo de cambio del dólar se debe usar el código US. Es obligatorio re
gistrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contable se dese
a procesar. COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO
Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la moneda a actualiz
ar, luego se ingresará el año, mes, y a continuación los tipos de cambio de cada día. DA
TOS DE GENERALES MONEDA AÑO / MES DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO DIA CAMBIO COMPRA C
AMBIO VENTA Fecha al que corresponde el tipo de cambio Tipo de cambio M (Compra)
, según la Tabla General 17. Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17. Si
este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo que el tipo M Código de la moned
a a registrarse Del período a registrar el tipo de cambio
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 Esta tabla es usada cuando el Plan de
cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y su uso es opcional. Es
ta Tabla permite definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas
de la clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6. El programa solo considerará las cuen
tas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si alguna cuenta de otra clase
tiene centro de costo no generará cuenta automática. En esta Base de datos se define
n los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las cuentas de la cla
se 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente. La transferencia se re
aliza en el proceso de CIERRE. COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA
Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la opción que se desee
tomar y luego se ingresarán los datos para la transferencia automática. DESCRIPCIÓN D
E LOS CAMPOS CENTRO DE COSTO CTA CARGO CTA ABONO FACTOR Código de centro de costo.
Cuenta de cargo Cuenta de abono Porcentaje a transferir. Si es totalmente se in
dicará 100.
El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vacía), el si
stema no generará (transferirá) cuentas automáticas aun cuando estas se hallan registr
ado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque
en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, per
o la transferencia a la clase 9 se indica directamente en el Plan de Cuentas ind
icando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de l
a serie 9X no son considerados para la generación automática de cuentas. Ejemplo par
a el uso de esta tabla Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo 1
01 Lavado 102 Corte 103 Planta eléctrica 201 Gerencia 202 Contabilidad 205 Ventas
Tabla de transferencia CENTRO DE COSTO 101 102 103 103 201 202 205 Lavado Corte
Planta eléctrica Gerencia Contabilidad Ventas
CARGO 900001 900001 900001 910001 910001 910001 920001
ABONO FACTOR 799001 799001 799001 799001 799001 799001 79900 100 100 090 010 100
100 100
En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente 621001 Sueldos 622001 Salarios 636001
Electricidad y agua 671001 Intereses 799001 Cargas transferidas 900001 Producción
910001 Administración 920001 Ventas 970001 Financieros Asientos contables CUENTA
1) Manual 621001 621001 622001 622001 636001 411001 Automático 910001 910001 90000
1 900001 900001 910001 799001 C.COSTO 201 202 101 102 103 DEBE 100 150 300 200 5
00 1250 100 150 300 200 450 50 HABER
Porcentual Porcentual 1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que
su traslado a la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES En esta Base de datos se muestran los S
ubdiarios y el último numero de comprobante generado en forma automática por cada año/
mes. Esta Tabla se actualiza automáticamente al registrar los comprobantes con num
eración automática, pero puede ser modificada cuando se requiera. Por ejemplo si se
desea igualar con la numeración manual. COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMP
ROBANTES
Los datos a ingresar son los siguientes: SUB.DIARIO AÑO / MES COMPROB. Código de Sub
diario PERÍODO Último numero automáticamente. de comprobante generado
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE En esta Base de datos se definen los
asientos automáticos de cierre del ejercicio. En esta opción se deben crear las “plan
tillas” o modelos de cada asiento de cierre. Primero se debe establecer la secuenc
ia de los asientos de cierre y que cuentas se van a cerrar o transferir en cada
paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asien
to producirá automáticamente un comprobante contable. Por ejemplo el asiento 001 ser
virá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá el saldo de la 70 a la
clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente. Los asie
ntos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticos con l
a opción de ASIENTOS DE CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE
Los datos a ingresar son los siguientes: NUMERO DE ASIENTO DESCRIPCION COMPROBAN
TE O(Opción) Numero de secuencia Esta descripción se grabará en la glosa del comproban
te contable. Numero de comprobante automáticamente. que se producirá
Alt+C=Creación,Alt+M=Modificación Alt+E=Eliminación,Alt +R=Revisión, Alt +F=Finalizar Nu
mero de secuencia o línea. Por ejemplo 01, 02 , 03, y debe ser digitada por el usu
ario. Indica que operación se va ha efectuar con el saldo de la cuenta o cuentas.
Los valores validos son : S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre
si. T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se transfieren a la CUEN
TA RECEPTORA X= Omitir. La cuenta indicada no se considerará en este asiento. Código
de la cuenta . Puede indicarse con todos sus dígitos o en forma genérica. Ejemplo d
e genérica 70X , incluye todas las cuentas que sus 2 primeros dígitos es 70. En esto
s casos debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como tipo Titulo. Código d
e la cuenta que recibirá el saldo de la cuenta de origen.
SC (Secuencia) OPERACIÓN
CUENTA
CUENTA RECEPTORA
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES Los asientos contables son recibidos por c
inco opciones disponibles: a. Registro de Comprobantes Estándar con Conversión (Asie
ntos de diarios) b. Registro de Comprobantes Estándar sin Conversión (Asientos de di
arios) c. Comprobantes de Compras d. Comprobantes de Ventas e. Comprobantes de C
heques La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permite regi
strar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, b
ancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al re
gistrar un comprobante el sistema solicitará en código de moneda original y el tipo
de cambio y convertirá automáticamente a la otra moneda (si la moneda original es So
les lo convierte a dólares y viceversa) todo los movimientos registrados en dicho
comprobante., es decir el todo el comprobante tendrá el mismo tipo de cambio. Con
esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de la
s opciones del sistema . La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVER
SION, permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asi
entos de apertura, de diario, caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. A
l registrar un comprobante el sistema solicitará en código de moneda original pero n
o el tipo de cambio. Al ingresar cada línea o detalle del comprobante el usuario p
odrá digitar el importe en soles y dólares de cada movimiento contable. Es decir que
un comprobante cada línea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o
puede tener un tipo de cambio diferente en cada línea o detalle. Con esta opción tam
bién se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones de
l sistema La opción de COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de
las operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuar
io del sistema finalizarlo. Esta opción permite registrar boletas y en este caso e
l sistema automáticamente determina el importe de I.G.V. La opción de COMPROBANTES D
E COMPRAS, permite registrar los documentos de las operaciones de compras y prod
uce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisión a la 42 debiendo el usu
ario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias. El registro
de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y n
umerados manualmente. La opción de COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los
cheques girados produciendo el comprobante contable con la afectación automática de
la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrap
artida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta adicionalmente al comproba
nte creado automáticamente. Esta opción mantiene un archivo de los cheques girados,
pudiéndose emitir el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manual
es, relación de cheques girados por fecha/banco o proveedor. También se puede regist
rar los comprobantes directamente en el sistema sin previa codificación, para lo c
ual se deberá indicar al sistema que se desea numeración automática al momento de ingr
esar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso el s
istema efectuará la numeración de los comprobantes automáticamente. El sistema permite
la organización de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que los números
de subdiarios estén en relación con los archivos físicos de documentos y tipos de oper
aciones.
La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la sigu
iente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 05 05 COMPROBANTE 010001 0100
02 020001 010001 010002 020001 MES 01 01 02 01 01 02
Cuando se desee modificar algún comprobante ya finalizado o pendiente se deberá indi
car al sistema que no se desea numeración automática. Luego se deberá digitar el código
de Subdiario y numero de comprobante. El sistema verificará si el comprobante ya e
sta registrado , utilizando para dicha verificación el código de SUBDIARIO y NUMERO
DE COMPROBANTE. El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultán
eamente. Un comprobante puede quedarse en situación de "P" pendiente cuando se aba
ndona la opción de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteri
ormente. El sistema rechazará los comprobantes que tengan fecha de comprobante de
un mes cerrado, es decir que ya se efectuó el Proceso mensual Definitivo. Un compr
obante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opción en el Menú de R
egistro de comprobantes. Al ingresar a esta opción el sistema pregunta si se desea
numeración automática, debiéndose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asig
nará en numero de comprobante en forma automática. Con "NO" , el usuario deberá regist
rar el numero de comprobante.
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL C
OMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO COMPROBANTE
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deberá existir en la Tabla
General 02. El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2
primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos será un numero corr
elativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante
en formato día, mes y año. La fecha es rechazada si el mes contable ya fue cerrado
(Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en
la conversión de dólares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo
de cambio correspondiente. El código de moneda que debe existir en la tabla de tip
o de moneda.
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA TIPO CONVERSION
Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimir n los 30 primeros. Debe
indicarse el tipo de cambio que se usará para convertir el comprobante de soles a
dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M
(Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio dia
rio en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o pro
medio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha del
comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acuerdo
a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este ti
po de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) para
el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe ind
icar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso e
l usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo de cambio
M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de tipo de cambios, el cual debe haberse gen
erado previamente.
TIPO DE CAMBIO FECHA TIPO CAMBIO SITUACION
Sólo para TIPO CONVERSION “C” Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuand
o el TIPO DE CONVERSION es “F” Indicará si el comprobante esta finalizado , o pendient
e. Este dato no es modificable y se muestra en forma automática. Este dato se mues
tra automáticamente para los comprobantes finalizados. Indica en forma automática la
fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creación o modifi
cación Indica el código de usuario que ha creado o modificado el comprobante
TOTAL COMPROBANTE FECHA DE CONTROL HORA DE CONTROL USUARIO
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE El sistema validará en forma inmediata los
datos que se ingresan y los solicitará de acuerdo a las especificaciones del Plan
de cuentas.
Los datos a ingresar son los siguientes: SEC SECUENCIA, el número de línea que en fo
rma correlativa y automática se asigna para cada línea del comprobante. CUENTA CONTA
BLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base
de datos de anexos. CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo que deber exist
ir en la TABLA GENERAL 05. DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o +)
o abono (H o -) IMPORTE. El importe del asiento
CUENTA ANEXO COS F IMPORTE
DOCMTO
TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir
en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conci
liación Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el
sistema lo usa para “cancelar" las facturas y otros documentos, especialmente en
las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendación
, es de que el número de documento se registre incluyendo el numero de serie. Ejem
plo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o también FT 001-2412, en
donde 001 es el numero de serie y 2412 el número de factura. Los ceros del número de
serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero
tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo número, po
r que de lo contrario el documento figurara como pendiente en la cuenta corrient
e. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliación bancaria usa los úl
timos 4 números del cheque para la comparación contra el movimiento del estado de cu
enta. El número de documento para ésta versión soporta veinte (20) caracteres.
FEC.DOC FEC.VEN ARE. GLOSA
FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día, mes, año. FECHA DE VENCIMIENTO. La fech
a de vencimiento de referencia en formato día, mes y año. AREA (Según TABLA GENERAL 26
). Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30 caracteres
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL C
OMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO COMPROBANTE
El código de tipo de comprobante que lo identifica y que deberá existir en la Tabla
General 02. El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2
primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos será un numero corr
elativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante
en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya fue cerrado
(Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en
la conversión de dólares a soles y viceversa se toma esta fecha para ubicar el tipo
de cambio correspondiente. El código de moneda que deber existir en la tabla de t
ipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimiran los 30
primeros. Indicará si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no
es modificable y se muestra en forma automática. Este dato se muestra automáticament
e para los comprobantes finalizados.
FECHA COMPROBANTE
MONEDA GLOSA SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL HORA DE CONTROL USUARIO
Indica en forma automática la fecha real en que se registro el comprobante. Indica
la hora de creación o modificación Indica el código de usuario que ha creado o modifi
cado el comprobante
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION
Los datos a ingresar son los siguientes: SEC SECUENCIA, el número de línea que en fo
rma correlativa y automática se asignar para cada línea del comprobante. CUENTA CONT
ABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Bas
e de datos de anexos. DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o +) o abo
no (H o -) TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que de
ber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuent
as de Conciliación Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadament
e ya que el sistema lo usa para “cancelar" las facturas y otros documentos, especi
almente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la
CUENTA ANEXO F DOCMTO
recomendación, es de que el número de documento se registre incluyendo el numero de
serie ( sin guión ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud d
e 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 001000
2412 o también FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el número de
factura. Los ceros del número de serie es conveniente respetarlos pero los del doc
umento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase
exactamente el mismo número, por que de lo contrario el documento figurara como p
endiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques l
a conciliación bancaria usa los últimos 4 números del cheque para la comparación contra
el movimiento del estado de cuenta. El número de documento para ésta versión soporta v
einte (20) caracteres. FEC.DOC FEC.VEN IMPORTE FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en f
ormato día, mes, año. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en
formato día, mes y año IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dólares dado a que
el sistema no lo va a convertir en los procesos de ajuste, generalmente se usa
en los asientos de apertura) CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo que deb
er existir en la TABLA GENERAL 05. AREA (Según TABLA GENERAL 26). Glosa del movimi
ento , por cada línea.(hasta 30 caracteres.
COS ARE. GLOSA
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS Esta opción permite registrar las factura
s y otros comprobantes de pago de Proveedores en forma simplificada y automatiza
da. Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes. Cuando se regis
tra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática un c
omprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por
la provisión., debiendo el usuario registrar sólo el movimiento contable de la cuent
a de naturaleza (3x , 6xx ) Para poder usar esta opción debe configurarse previame
nte la Tabla General 53 , con los parámetros necesarios y actualizar en la Tabla G
eneral los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al registrar las compras
por esta opción el comprobante contable que se produce, servirá para el Balance , Ma
yor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.
Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras así como los de generación e imp
resión de Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (P
arámetros de comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53: AFP. FINANCIERA S.A. CODIGO DESCRIPCION 1...5...
10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ---------------------------
-----------------------------------------------53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMP
RAS --------------------------------------------------------------------------CT
A01 CTA02 CTA03 CTA04 MN42 US42 MN46 US46 421001 421002 461001 461002 H H D D D
D 401001 401006 04 14 15 16 17 18.00 0000001 609009 631099 401002 401004 COMPRAS
PARA VENTAS AFECTAS COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. COMPRAS AFECTAS SIN D
ERECHO A CREDITO IMPORTACIONES HONORARIOS TASA DE I.G.V. PROVEEDORES VARIOS GAST
OS INAFECTOS SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS IGV. COMPRAS CONTADO CAJA SUBDIARIO
CAJA RETENCION DE CUARTA 1 1 2 3 1 1 PROVEEDORES SOLES PROVEEDORES DOLARES HONO
RARIOS SOLES HONORARIOS DOLARES FACTURAS NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RESUMEN
DE LIQ. DE ADUANAS RECIBO DE HONORARIOS RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS TABLAS GENE
RALES PAG.1
DOC01 FT DOC02 ND DOC03 NC DOC04 RL DOC05 RH DOC06 RC IGV ISC SUB1 SUB2 SUB3 SUB
4 SUB4 TIGV XGEN ZINA1 ZINA2 ZZIGV ZZSUB01 10 ZZOTR01
NOTAS : Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobant
es así como en la impresión del Registro de Compras. CODIGO : CTAXX (Código de Compra)
Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna registrar. En la columna En la columna En la columna 3/4 10 20 de
be indicarse un código cualquiera debe indicarse la cuenta que se afecta debe indi
carse la descripción de operación 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro
documento que se desea
CODIGO : DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de
documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tip
os de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 2
0 debe indicarse la descripción del documento CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Sel
ectivo al Consumo) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para
el impuesto. (Es opcional y solo debe registrarse si se está afecto al tributo). C
ODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas) En la columna 10 debe indi
carse la cuenta que se afecta para el impuesto.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario) Código de subdiario a generar en forma automática
, si hay varios el sistema solicitará este dato, mostrando siempre el primero. En
las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios sub
diarios , deben estar en la Tabla general 02. En la columna 20 debe indicarse un
a descripción resumen del uso del subdiario. En la columna 60 debe indicarse la co
lumna del Registro de Compras en donde se imprimirá la base imponible de acuerdo a
lo siguiente : Columna 1 2 3 Concepto COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTAC
ION COMPRAS PARA VENTAS GRABADAS Y NO GRABADAS COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CRE
DITO FISCAL
Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna. Las letras XX debe
n reemplazarse por 01,02,03,04 …..
CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL En la columna 1 de la descripción se indic
ará el porcentaje de I.G.V. CODIGO : XGEN (Código de proveedor genérico) OPCIONAL Código
de proveedor genérico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir
al proveedor en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el pro
grama solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales quedarán anotados en la glosa
del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Compras , el progr
ama tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos. Pa
rámetros que son utilizados en el programa de la impresión del Registro de Compras.
CÓDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL En la columna En la columna
10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripción de la c
uenta
Pueden ser varias cuentas Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el
programa que genera e imprime el Registro de Compras, no efectuará el cálculo para d
eterminar el monto afecto e inafecto y los montos registrados con esta cuenta se
rán considerados en la columna de inafectos. Esto es valido para los documentos re
gistrados en la provisión de Comprobantes de compras o los que se registran direct
amente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o reposi
ción de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y docume
nto de referencia “S” (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caract
erísticas de la cuenta de IGV. Para compras al contado. CODIGO : ZZIGV (Cuenta de
IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL En la columna En la columna 10 20
debe indicarse la cuenta de IGV. debe indicarse la descripción de la cuenta de ma
nera referencial.
El objetivo de este parámetro es permitir registrar las compras cargándolas directam
ente al gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que prov
isionarlas por la cuenta 42 o 46. Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Pl
an de Cuentas de la siguiente manera: CUENTA NIVEL DOCUMENTO : 401002 :2 ANEXO :
S (Si) DESCRIPCION : I.G.V. Contado : P (Proveedores)
El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo
CTA ANEXO 635001 401002 00000001 401002 00000001 RUC21168319 101001
D/H D D D H
IMPOR DOCUMENTO FECHA 500 180 FT 002-5456 03-06-96 90 FT 001-2223 01-06-96 1,770
GLOSA
GROMY S.A. RUC 2345678 CURIER S.A
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondient
es. Para estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compra
s, calculará la base imponible en base al monto del IGV. informado. La Glosa es im
portante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que apare
zcan estos datos en el Registro de Compras. CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adiciona
l para compras contado que ingresan directamente al gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parámetro funciona con el parámetro ZZIGVXX Código de subdiario adicional a inclu
ir en el Registro de Compras. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a
utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En
la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imp
rimirá la base imponible al igual que en el parámetro ZZSUBXX. CODIGO : ZZOTRXX ( Ot
ros importes que se imprimirán en la columna del registro de Compras. En la column
a En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la d
escripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el
programa de impresión del Registro de Compras imprimirá el importe en la columna : O
TROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..
REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTR
O DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
CÓDIGO DE COMPRA SUBDIARIO
Elegir el código según la ventana de opciones El código de tipo de comprobante que lo
identifica y que deberá existir en la Tabla General 02. Es automático. Si existen ma
s de dos subdiarios en la Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario. El
número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígitos
indican el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo desde
0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. Fecha de contabilización. La fecha del
comprobante en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes contable ya f
ue cerrado (Proceso Mensual Definitivo). La fecha de comprobante es muy importan
te ya que en la conversión de dólares a soles y viceversa se toma esta fecha para ub
icar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura
y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior esta en dól
ares se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer día del mes y usar
el TIPO DE CONVERSION “F” , debiéndose informar la fecha de la factura.
COMPROBANTE
FECHA CONTABLE
CÓDIGO DE PROVEEDOR NOMBRE RUC DOCUMENTO
Según la Tabla de Anexos Nombre de proveedor genérico (Cuando existe el parámetro XGEN
en la tabla general 53.) Ruc del proveedor genérico Tipo y numero de la Factura -
nota de débito o nota de crédito u otro comprobante de pago. El tipo de documento s
erá validado El numero debe registrarse con su numero de serie si es que la tiene,
separando el numero con un guión. Puede registrarse de la siguiente manera : 1-00
0005 o 001-000005 o 1-5 Al momento de imprimirse en el registro de Compras o par
a el sistema COA, el sistema separará la serie y le completará los ceros automáticamen
te, quedando así : 001 000005 o 001 000005 o 001 5 Fecha de emisión de la factura, n
ota de débito, crédito. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo Importe del Impuest
o General a las Ventas Porcentaje afecto
FECHA EMISION ISC IGV TASA
ANEXO IGV IMPORTE TOTAL
Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo. Importe total del documento
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de sol
es a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambi
o M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio
diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o
promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha
del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acue
rdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Est
e tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) p
ara el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe
r indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este c
aso el usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo de
cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta opción debe usarse para los casos de f
acturas en dólares de meses anteriores.
TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo cuando la fecha de comprobante difiere
de la fecha de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados en dólares. Fecha a
utilizar para la búsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es “F” Esta
glosa es general para todo el comprobante, el sistema asume automáticamente la gl
osa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modific
ada. La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los
30 primeros. Esta glosa se grabará en cada movimiento del comprobante siempre y c
uando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuenta
s.
FECHA TIPO CAMBIO GLOSA COMPROB.
GLOSA MOVIMI.
--------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------MENSAJES DEL PROGRAMA Este program
a emite los siguientes mensajes : 1) Resultado de cálculo del IGV.. para determina
r la correcta aplicación de la Tasa 2) Facturas duplicadas (ya registradas) IMPORT
ACIONES Las importaciones deben registrarse en tres comprobantes separados : 1)
Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes es
tándar y utilizando un subdiario diferente al de compras. 2) Factura de los gastos
de la Agencia de aduanas (Registro de Compras) 3) Liquidación de Aduanas, en dond
e se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de Compras) En este ultimo el tipo d
e documento a utilizar será el Resumen de Liquidación de Aduanas o PO Pólizas, que ten
drán un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro de Compras,
les calculará automáticamente la base imponible tomando como referencia el monto de
IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un código de documento para la D
eclaración única de importación para anotarlo en el Registro de Compras , se usará en la
columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.
IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS Existen dos opciones para imprimir el Registro
de Compras : 1) Emisión del Registro de Compras – Ajuste año anterior Esta opción es la
que debe utilizarse y consta de 3 pasos A) Genera Registro de Compras.Esta opción
crea un archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de C
ompras. Esta opción permite modificar el archivo con las compras del mes. Los dato
s que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponi
ble o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opc
ión debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o regist
rar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado.
B) Consulta / Ajusta. -
C) Imprime Registro
2) Emisión del Registro de Compras Esta opción es la que debe utilizarse y consta de
3 pasos A) Genera Registro de Compras.Esta opción crea el archivo con las compras
del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opción debe procesars
e después de realizar un proceso de cierre contable cuando se hayan agregado o mod
ificado comprobantes contables. Este proceso selecciona los comprobantes de comp
ras (subdiarios y cuentas indicadas en la Tabla General 53), calcula la base imp
onible y el monto inafecto y crea un archivo con las compras del mes (COPPAAMM.D
BF, en donde PP es la compañía y AAMM es el año/mes del movimiento). El archivo que se
crea puede ser modificado sin afectar los asientos contables para luego ser imp
reso en el formato de Registro de Compras. Se recomienda que las modificaciones
se realicen cuando ya no se van a modificar o agregar más comprobantes contables.
Si se han modificado o creado comprobantes de compras y luego debe procesarse nu
evamente esta opción y las modificaciones que se hubieran hecho en el archivo COPP
AAMM.DBF, se perderán.. Este programa tiene las siguientes opciones : TASA DE IGV.
: Asume 18 % FORMA DE CALCULO : NORMAL : El programa efectuará el recalculo de la
base imponible e inafectos en base al monto del IGV ajustando el importe inafec
to a la columna base imponible si es menor a 1 % o si en menor a S/. 2. AJUSTADO
: El programa recalcula la base imponible en base al monto del IGV. y determina
el monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al importe indicado en CENTAVO
S lo acumula en la base imponible. Esto es para no mostrar montos pequeños con 0.0
1 o 0.02 como inafectos ya son producto del calculo con decimales. SIN RECALCULO
: El Programa no realiza el recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como
se han ingresado. Esta opción permite modificar el archivo con las compras del mes
. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el mo
nto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables
. Esta opción debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modifica
r o registrar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado en moned
a nacional o dólares.
B) Consulta / Modifica. -
C) Imprime Registro
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS Esta opción permite registrar las facturas
de Ventas en forma simplificada y automatizada. Esta opción se encuentra en el me
nú de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta o
pción, el sistema genera en forma automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y
los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por el valor de venta. Cuando se trata
del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV. Para pod
er usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parámetros necesa
rios. EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 : AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE DESCRIPCION 1.
....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60 ---------------
-----------------------------------------------------------56 PARÁMETROS PARA COMP
ROBANTES DE VENTAS -------------------------------------------------------------
-------------CTA01 CTA02 DOC01 DOC02 DOC03 DOC04 IGV ISC OTR SUB01 TIGV1 TIGV2 V
TA01 VTA02 XANUL XGEN NOTAS : Parámetros que son utilizados en el programa de Regi
stro de los Comprobantes así como en la impresión del Registro de Ventas. 08 1 2 18.
00 0.00 701001 702001 999999 000001 MERCADERIAS PRODUCTOS TERMINADOS DOCUEMENTOS
ANULADOS CLIENTES VARIOS MN12 US12 FT ND NC BV 121001 121002 D D H D 401001 401
004 46109 OTROS SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS FACTURAS SOLES FACTURAS DOLARES FAC
TURAS NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO BOLETA DE VENTA TABLAS GENERALES PAG.1
CODIGO : CTAXX (Código de Venta) Pueden existir varios códigos de venta, según la mone
da y la cuenta de la clase 12 o 16 que se afecte. En la columna registrar. En la
columna En la columna En la columna 3/4 10 20 debe indicarse un código cualquiera
debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripción de operación 1
/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el ti
po de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir vari
os tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la col
umna 20 debe indicarse la descripción del documento CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.)
En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es op
cional y solo debe consignarse si se está afecto al tributo). CODIGO : IGV (Cuenta
de IGV.) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impues
to.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario) Código de subdiario a generar en forma automática
, si hay varios el sistema solicitará este dato, mostrando siempre el primero. En
las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios sub
diarios , deben estar en la Tabla general 02. CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV
vigente Porcentajes de I.G.V. vigentes. Estos datos son usados por el programa p
ara procesar las boletas de venta, para deducir en forma automática el monto de im
puesto. En la columna 1 debe indicarse la secuencia , puede ser igual al último dígi
to de TIGVX En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirán en la columna del registro de Vent
as. En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta deb
e indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedirá la ultima. Cuando se regi
stre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de Comp
ras imprimirá el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS. CODIGO : VTAXX (Cuenta de
venta - clase 70) Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan En
la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indic
arse la descripción de la cuenta
CODIGO : XGEN (Código de Cliente genérico) OPCIONAL Código de cliente genérico. Esto per
mite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de a
nexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numer
o de RUC, los cuales quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente
al imprimirse el Registro de Ventas , el programa tomará el nombre de la glosa de
l comprobante y no el del archivo de anexos. CODIGO : XANUL (Código de Cliente par
a documentos anulados) OPCIONAL Código de cliente que debe estar registrado en el
archivo CODIGOS DE ANEXO Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cu
ando se digita este código el programa crea automáticamente el asiento de factura an
ulada.
REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO
DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE –
CÓDIGO DE VENTA SUBDIARIO
Elegir el código según la ventana de opciones El código de tipo de comprobante que lo
identifica y que debe de existir en la Tabla General 02. Es automático. Si existen
mas de dos subdiarios en la Tabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.
El número de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dígi
tos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo de
sde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. El tipo debe existir en la tabla 5
3 Numero de la Factura - nota de débito, nota de crédito o boleta. Debe digitarse se
parando con un guión el numero de serie y el numero del documento.
COMPROBANTE
TIPO DE DOCUMENTO DOCUMENTO
FECHA DOCUMENTO
La fecha del comprobante en formato día, mes y año. La fecha será rechazada si el mes
contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles
y viceversa se toma esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. S
e recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es
una factura del mes anterior se recomienda digitar como fecha de comprobante el
primer día del mes y usar el tipo de cambio especial “C” , debiéndose informar el tipo
de cambio de la fecha de la factura. COD. DE CLIENTE AREA C.COSTO NOMBRE RUC CUE
NTA DE VENTA TIPO DE IGV. Según la Tabla de Anexos Código de área si alguna cuenta lo
requiere de la 12 o 70. Código de centro de costo si alguna cuenta requiere. lo
Solo se ingresa cuando se usa el código de cliente genérico. Para los clientes genéric
os. El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si hay mas de una cuenta entonce
s se puede modificar. El sistema lo solicita para boletas según la Tabla 56
TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de sol
es a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambi
o M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio
diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o
promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el día de la fecha
del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17 y de acue
rdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Est
e tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de cambio V (Venta) p
ara el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe
r indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse.
TIPO DE CAMBIO GLOSA
Sólo para TIPO CONVERSION “C” El sistema asume automáticamente la glosa con el nombre de
l proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada .La glosa tiene
hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los 30 primeros. Esta g
losa se grabará en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta corr
espondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas. Cuentas de la cla
se 70 especificadas en la Tabla 56. Total de cuentas de la clase 70 consideradas
para el asiento. Importe de la cuenta 70. Anexo de la cuenta 70. Importe total
de las cuentas de la clase 70. Se informará el importe y el anexo siempre y cuando
la cuenta esté especificada en la tabla 56. Se informará el importe y el anexo del
ISC siempre y cuando esté especificada en la tabla 56. Se informará el importe y el
anexo del IGV siempre y cuando esté especificada en la tabla 56. No se requiere pa
ra boletas o tickets ya que el sistema lo calcula. Se informará el importe y el an
exo de otros no base siempre y cuando esté especificada en la tabla 56. Importe to
tal del documento calculado
GLOSA MOVIMI.
CONCEPTOS VENTAS VENTA ACUM IMPORTE ANEXO VENTA TOTAL DESCUENTO ISC IGV
OTROS NO BASE IMPORTE TOTAL
2.e. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES Los cheques girados deben ser registrad
os por la opción de Registro de Comprobantes de Cheques. Los comprobantes producid
os pueden ser impresos con la opcion de cheques/voucher en formato continuo o en
formato simple para los cheques manuales. Al registrar los cheques girados se p
roduce el comprobante contable con la afectación automática de la cuenta de bancos (
104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemp
lo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automáticam
ente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados. Pueden emitirse el c
heque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y relación de chequ
es girados por fecha/banco o proveedor. Las opciones disponibles en el menú de Reg
istro de comprobantes de Cheques son las siguientes :
1) Mantenimiento de las cuentas de bancos.
Esta opción permite crear los códigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales
se girarán los cheques. Los códigos de cuentas bancarias deben ser las mismas que s
e han registrado en la Tabla de anexos con el tipo banco.
2) Comprobantes de Cheques
En esta opción se registran los comprobantes de cheques. 3) Reportes Se puede emit
ir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual , relación de
cheques girados en el día, relación de cheques girados por proveedor o banco en un
periodo de tiempo.
REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO D
E DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO FECHA
El código de subdiario en donde se registrará la operación y que deberá existir en la Ta
bla General 02. El numero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura :
Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable. Los 4 siguientes dígitos serán un nume
ro correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. El código de banco
que debe estar registrado en la Tabla de Cuenta Bancarias. La fecha del cheque q
ue a la vez será la del comprobante contable en formato día, mes y año. La fecha será re
chazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha
de comprobante es muy importante ya que en la conversión de dólares a soles y viceve
rsa se toma esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El tipo y
código anexo al que se le girará el cheque. Debe existir en la tabla de anexos. Hast
a 50 caracteres, para identificar el nombre de la persona a la cual se emite el
cheque.
CODIGO GIRADO GIRADO
CONCEPTO IMPORTE TIPO CONVERSION
Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el cual se gira el cheque. Mo
nto de cheque. Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para convertir el com
probante de soles a dólares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M
= Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de
tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio de
be ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el
día de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla Gener
al 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de co
mprobante. Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo de camb
io V (Venta) para el día de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso e
l usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pas
ada, en este caso el usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se busc
ara el tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de cambios.
TIPO DE CAMBIO
Sólo para TIPO CONVERSION “C”
3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE Este módulo se encarga de procesar
los comprobantes de un mes contable para permitir consultar e imprimir los estad
os financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este proceso de consolida
ción se realizan verificaciones y actualizaciones que permiten disponer de la info
rmación actualizada y precisa. El proceso de consolidación se puede realizar diariam
ente, procesándose los comprobantes del mes registrados hasta fecha, permitiéndose d
e esta manera disponer de información de saldos hasta dicha fecha. Antes de realiz
ar el cierre,el sistema verifica que no existan comprobantes sin finalizar del m
es de proceso. El sistema nos muestra dos opciones de consolidación, el previo y e
l definitivo. El proceso previo no cierra el mes de proceso, más el definitivo si
bloquea automáticamente el Registro de comprobantes del mes procesado. Se elige de
finitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contab
le. En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar co
mprobantes del mes cerrado, se debe hacer lo siguiente : A.- Reabrir el mes , mo
dificando la fecha de cierre con la opción 1 del menú de Cierre Mensual ingresándose c
omo fecha de cierre el último día del mes anterior al mes que se desea reprocesar. B
.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto. C.- Realizar el
proceso de consolidación del mes reabierto. Para ésta versión, ya no es necesario arra
strar los cierres en caso de que se modifique un mes anterior, solo será necesario
cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por consiguiente, los b
alances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier mes. Los
pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a cont
inuación.
PASOS DEL PROCESO MENSUAL PASOS 1 2 DESCRIPCION Actualiza fecha de proceso Verif
ica comprobantes no finalizados. Verifica que todos los comprobantes del mes pro
ceso estén finalizados. Si hay comprobantes pendientes , el proceso de consolidación
no se realiza. Crea el archivo con el movimiento mensual y verifica que los com
probantes cuadren, es decir que el Debe y Haber sean iguales ( para prevenir err
ores por caídas del sistema ). Si hay comprobantes descuadrados , el proceso no se
realiza. Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79 Crea cargos y abonos e
n base al Centro de costo y la Tabla de transferencias por cada comprobante. Gen
era cuentas automáticas en base al Plan de Cuentas Crea cargos y abonos en base al
Plan de cuentas por cada comprobante. Actualización de datos desde Plan de cuenta
s Actualiza en movimiento mensual con datos necesarios para los procesos posteri
ores. Actualización de saldos del balance Actualiza los saldos del Balance con el
movimiento del mes. Actualiza Movimiento mensual por Centros de Costos Actualiza
FECHA DE CIERRE (Solo para consolidación definitiva)
3
4
5
6
7
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES
Este módulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya in
gresados vía asientos contables, después de haberse efectuado el cálculo de balance. L
a mayoría de reportes mostrarán datos e información a cualquier mes sin necesidad de e
fectuar el consolidado del mes requerido, a excepción de los señalados con en la lis
ta adjunta. Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de s
er impresos. También es posible archivarlos en disco para posteriormente imprimirl
os o importarlos a cualquier hoja de cálculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin tener q
ue reprocesar el mes. Los reportes pueden ser emitidos en dólares o soles , por qu
e el usuario deber indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es soli
citada por cada programa. Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en
la Tabla General 56 los datos de control para emitir el Registro de Ventas. En
el programa de Registro de Ventas sólo considerar los subdiarios especificados en
dicha Tabla, así como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan d
e cuentas se le haya especificado con un tipo de anexo y documento de referencia
en "S". Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente las
Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. En el p
rograma de Registro de Compras sólo considerar los subdiarios y cuentas especifica
dos en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el Plan de Cuen
tas las siguientes características : - Ser de la clase 42 o 46 - Tener tipo de ane
xo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros. - El documento de referencia deb
e estar en "S". Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan
a continuación.
REPORTES 1. BALANCES DE COMPROBACION CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION Nos permite
cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimien
to del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer
el proceso de consolidación del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las
cuentas a 2,3 y 4 digitos. CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS Resum
e el balance de comprobación a 2,3 y 4 digitos. CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLAR
ES Y MONEDA NACIONAL Es el balance de comprobación pero en bimoneda. Detallando la
s cuentas de movimientos. CTBALA07 SUMAS Y SALDOS Es la hoja de trabajo de contab
ilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y perdidas por funcio
n y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2,3,4 y 8 di
gitos. CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIÓN A 8 DIGITOS Es el balance de comprobación con
al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos. 2. BALANCES GENERALES CT
BALA03 BALANCE GENERAL Nos muestra el balance en dos columnas o en formato conti
nuo con opcion de mandarlo a Excel. Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla
General #10 que es para el formato estandar y la Tabla General #20 que es para
el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la primera se emi
ten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los balance
s como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en i
ngles. CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO Este reporte nos detalla los saldos de
las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance general. (Tabla General #10)
CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL Este reporte nos detalla el saldo anterior
, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubr
o del balance general. Este reporte puede tomar la configuración de la Tabla Gener
al #10 o #20. CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES Este reporte nos muestra lo
s saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes. CTBALA04 BALANCE GENERAL
HISTORICO AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el aj
ustado por inflación del balance general. 3. GANANCIAS Y PÉRDIDAS CTGYP01 DEL MES O A
CUMULADO Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion
o naturaleza con movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone d
e cuatro tablas de configuración. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla G
eneral #11 que es la estandar y la Tabla General #21 que es la alterna. Para gan
ancias y perdidas por naturaleza la Tabla General #13 y #23. La utilidad de esta
s tablas es la misma que se detalla en el reporte de balance.
 CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Este reporte nos detalla el saldo anterior
, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubr
o del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este reporte pued
e tomar la configuración de la Tabla General #11 o #21. CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESE
S Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perd
idas por funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel. CTGYP
02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor h
istorico en libros y el ajustado por inflación del estado de ganancias y perdidas
por funcion o naturaleza. CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA – CENTRO DE COSTO
Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Líneas
de negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes re
spectivo. El reporte lo encuentra en “Reportes/Ganancias y Pérdidas”. El programa pued
e trabajar con los siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en e
l Plan de Cuentas: Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas Gana
ncias y Pérdidas por Función (Tabla General 11) por Naturaleza (Tabla General 13) po
r Función alterno (Tabla General 21) por Naturaleza alterno (Tabla General 22)
Las cuentas de clase 6 intervienen en el EG y P por Naturaleza Las cuentas de cl
ase 9 intervienen en el EG y P por Función Se debe configurar también en - Tabla Gen
eral “04” – Lineas Centro de Costos Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, d
onde XX es el Código de Línea o Proyecto a 2 dígitos Configurar el campo descripción, en
la posición 1 y 2 el código de Línea o proyecto a 2 dígitos, igual al código XX de la cla
ve, en la posición 3 a 50 la descripción de la Línea o Proyecto. Clave GYP13-01 GYP13-
02 Descripción 01 02 Lima Piura
- Tabla General “05” (Centros de Costos) Adicionalmente se debe Ingresar los Centros
de Costos que totalizarán los Gastos. La clave que los agrupa usará los 2 primeros
dígitos para agrupar a los Centros de Costos por línea o Proyecto, siendo el formato
a usar LLXXXX, donde LL es la Línea y XXXX el Centro de Costo. Tabla General 05:
Clave Descripción 0101 0102 0201 0202 Milkito Lima Milkito Piura Laive Lima Laive
Piura
 CTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD Reporte estilo Ganancias y Pérdidas
que muestra la liquidez que ha tenido las líneas de negocio. Para emitir el repor
te se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra en “Reportes/
Ganancias y Pérdidas”. El programa usa el formato de la Tabla General 21, “Ganancias y
Pérdidas por Función Alterno”. Este se configura en el Plan de Cuentas. Las Unidades
de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo Anexo U(Unidad
) y el código debe ser a 2 dígitos. Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de C
ostos(Tabla General 05) que totalizarán los Gastos por Líneas de Negocio. El Centro
de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres de la siguiente manera Centro
Costo: LLUU donde, LL es la Línea de negocio y UU es la Unidad de Negocio Tabla de
Anexos: Tipo U – Descripción de Líneas Anexo Descripción 01 02 Tienda Distribuidora
Tabla General Centro Costos 05 Clave Descripción 0101 0102 0201 0202 Milkito Tiend
a Milkito Distribuidora Laive Tienda Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO CTCOST08 CUADRO POR
CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RU
BRO CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO POR RUBRO / CUENTA CTCOST31 CO
MPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO CTPVC01 CENTRO DE COSTO PO
R ANEXO Y CUENTA
CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA CTCOST41 CONSOLID
ADO POR AREA ANALITICO CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN CTCOST43 CENTRO DE
COSTO ANALITICO CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 ó 6
CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN – DESTINO CTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO
CTCOST44 DIARIOS CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA CTDIAR02 LIBRO DIARIO CTDIAR04 RES
UMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA CTDIAR06 MAYORES CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA CTMAYO0
2 LIBRO MAYOR CTMAYO03 CTMAYO05 MOVIMIENTO POR CUENTA – ANEXO BIMONEDA LIBRO MAYOR
FORMATO GRANDE RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO MOVIEMIENTOS POR OBRA POR
CENTRO DE COSTO
REGISTRO DE VENTAS CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS CTREGV12 MANTENIMIEN
TO DE ARCHIVO DE VENTAS CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR CTREGV1
5 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON I
GV ASUMIDO POR EL ESTADO CTLIST13 COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE
CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA REGISTRO DE COMPRAS CTREGC25 GENERA ARCHIVO
MENSUAL DE COMPRAS CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS CTREGC23 EMISION
DEL REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. C
HICO LIBRO DE CAJA BANCOS CTREGB01 LIBRO DE CAJA CTREGB02 LIBRO DE BANCOS POR CU
ENTA / ANEXO
AREAS CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS CTAR
EA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS BANCOS CTBANC01 SALDOS POR CUENTA CTBANC02 MOVI
MIENTOS POR CUENTA INGRESOS Y GASTOS CTLIST10 CTLIST11 CTLIST12 RESUMEN DE INGRE
SOS Y GASTOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GA
STOS
COMPROBANTES MENSUALES CTVARI04 REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES
( ) Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.
5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS Este módulo nos permite consultar y emitir report
es de saldos por cuenta y anexos, documentos pendientes en forma selectiva a la
fecha de cierre y estados de cuentas sin necesidad de efectuar el cierre del mes
a consultar. Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas
que han sido definidas con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas. Los repo
rtes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una cu
enta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta. Para emitir los re
portes pendientes se necesita generar los archivos de análisis de cuenta a una fec
ha específica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se
necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el pr
oceso. Solamente los reportes que tengan check en la opción del menu dependerán de e
ste proceso. La mayoría de estados de cuenta se emiten directamente desde los comp
robantes. Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a cont
inuación. INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUME
NTO CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO CONSULTA CTDOCU11 BALANCE
DE COMPROBACION REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES CTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO A
NALITICO CTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO CTDOCU03 POR TIPO DE ANEXO / DOCUMENTO CTDO
CU07 POR CUENTA – ANEXO ANALÍTICO CTVENC01 CTDOCU08 ANTIGÜEDAD DE DEUDA PENDIENTES POR V
ENCIMIENTO
REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA CTDOCU04 ESTADO DE CUENTA / ANEXO
CTDOCU10 SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA CTDOCU05 CTANAC03 CTANAC01 CTANAC02 C
TDOCU18 CTDOCU16 ESTADO POR ANEXO / CUENTA ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA B
IMONEDA ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO DE CO
STO Y CUENTA ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON
CUENTAS AUTOMATICAS
CTANRE01 CTDOCU21 CTANAC06
ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO E
STADO ANEXO-CUENTA GENERAL
MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL CTCUEN01 MOVIM
IENTO ANUAL POR CUENTA CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS ( ) PARA EMITIRLO
S SE NECESITA GENERAR DOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01) EL ARCHIVO DE SALDO DE
6. MODULO DE PRESUPUESTO Este módulo nos va a permitir formular un presupuesto y c
ompararlo con el movimiento contable. El presupuesto se puede llevar por centro
de costo y por cuenta.
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta
. Por defecto el sistema configura el importe en dólares pero se puede configurar
a soles en la TABLA GENERAL 93. (La clave MONPRE con descripción MN (Moneda Nacion
al) y las cuentas deben tener el flag de centro de costo.) MANTENIMIENTO DE PRES
UPUESTO POR CUENTA
En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Ce
ntro de Costo la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo co
nsidere la cuenta. REPORTE DE PRESUPUESTO Nos emite el presupuesto configurado e
n el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir el reporte en otra moneda
se debe especificar la moneda y el día de tipo de cambio para todos los meses a co
nvertir. REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL Este reporte nos permite comparar lo
presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y luego ver la variación tan
to en monto como en porcentaje. Cabe recalcar que este reporte es solo para la c
onfiguración de presupuesto por centro de costo. EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCIO
N O NATURALEZA Este reporte nos muestra una comparación entre lo presupuestado y e
l estado de ganancias y perdidas por función o naturaleza. Cabe recalcar que este
reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.
7. MODULO DE CHEQUEO DE LICENCIA En este módulo se encuentra el contrato de licenc
ia del software en conjunto con otras dos opciones que nos permiten el manejo de
l control de la seguridad del sistema. 7.b. REGISTRAR Esta opción nos permite regi
strar el software en caso de que la licencia del mismo haya expirado. El softwar
e solamente requiere de esta licencia en caso de que sea una versión demostrativa
con un límite de expiración, en caso de ser reinstalado en una máquina que carezca de
licencia o al ser copiado de una máquina registrada a otra sin autorización expresa
de Real Systems S.A. En este caso se deben seguir las instrucciones en pantalla.
8. MODULO DE PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA (CTMENU.EXE) Este módulo nos permit
e efectuar la conciliación bancaria automática o manual. El sistema efectúa la concili
ación automática comparando los movimientos contables contra los movimientos de los
estados de cuenta a una fecha limite determinada. Las especificaciones del siste
ma para efectuar la comparación de los movimientos es la siguiente : Los Cheques s
e comparan por banco, numero (4 últimos dígitos) e importe. Los otros documentos (en
tregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e importe. Cuando
se produce la igualdad en la comparación el sistema considera al movimiento como "
CANCELADO". Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta selecciona
dos por la opción de conciliación manual no entran al proceso de comparación antes men
cionado, pero si se consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliación. Pa
ra iniciar el proceso de conciliación bancaria, debe registrarse en el sistema los
movimientos pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,así como d
e los estados de cuenta bancarios al mes anterior en que inicia la conciliación ba
ncaria. Los movimientos contables que se registren deben tener fecha contable me
nor al mes en que se inicia el proceso de conciliación (eje: si se inicia en junio
de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de mayo y anteriores). L
os movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben registrarse en u
n sólo estado de cuenta por banco iniciándose en el 000001, también con fechas anterio
res al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe
una opción especial en el menú y el sistema asignar automáticamente el subdiario 90. P
ara registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de
Registro de Estados de cuenta. Los pasos a seguir para realizar la conciliación b
ancaria son los siguientes : A.- Acumulación del movimiento contable. Este proceso
de Acumulación , "COPIA" desde los comprobantes contables del último mes del PROCES
O MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las cuen
tas de bancos que tienen el indicador de conciliación de bancos en "S", el cual se
acumula en las bases de datos del Módulo de Conciliación de bancos. Si posteriormen
te al proceso de Acumulación se modifica un comprobante contable con una cuenta de
bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificación no se r
efleja en el movimiento acumulado de la conciliación. En caso de ser necesario se
puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y cuando no se haya efe
ctuado algún proceso de conciliación Definitiva que afecte dicho movimiento. Esto es
posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva acumulac
ión.
B.- Registro de los Estados de Cuenta. Debe registrarse los estados de cuenta y
cuadrarse. Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultáneamente,
ya que el sistema los selecciona según el mes de proceso.
C.- Proceso de Conciliación - Preliminar. Debe realizarse un proceso de conciliación
"preliminar", indicando la fecha de cierre, y el sistema sólo procesa los movimie
ntos contables con fecha de comprobante y los movimientos del estado de cuenta c
on fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.
D.- Emisión de reportes de Conciliación Preliminar Deben emitirse los reportes CTCON
R01 - Cancelación de documentos CTCONR02 - Movimiento contable bancario del mes CT
CONR03 - Resumen de conciliación De las cuentas de soles y de dólares revisados según
el ANEXO A-04 . E.- Corrección al movimiento contable. De ser necesario se modific
an algunos datos de los movimientos contables acumulados para permitir la concil
iación en forma automática en el siguiente proceso de conciliación preliminar o defini
tiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.
para ser
F.- Conciliación Manual. De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que n
o han sido conciliados en forma automática, para que en el siguiente proceso de co
nciliación sean considerados como conciliados manualmente.
G.- Proceso de Conciliación - Definitiva. Debe realizarse el proceso de conciliación
"Definitiva", cuando estén conformes los datos de los reportes. Este proceso actu
aliza los movimientos contables del acumulado y del estado de cuenta marcándolos c
omo "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente conciliación. H
.- Emisión de reportes de Conciliación Definitiva Deben emitirse todos los reportes
de conciliación como sustento de los procesos efectuados. Los pasos opcionales de
la conciliación bancaria son los siguientes: 1 - Proceso de desconciliación Luego de
realizada la Conciliación Definitiva y después de actualizadas las bases de datos,
se puede anular dicha conciliación. Para esto el sistema vuelve a poner en situación
de "Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliación definitiv
a y restaurando el numero anterior. 2 - Eliminación del movimiento contable acumul
ado Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes,
siempre y cuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definit
iva. Esto es posible para permitir una nueva acumulación del movimiento. 8.a. REGI
STRO DE ESTADOS DE CUENTA Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manual
mente en forma correlativa a partir del 000100. Los números de 000001 al 000099 se
r n usados para registrar los datos de la carga inicial de los movimientos banca
rios pendientes de conciliación. Los estados de cuenta pueden registrarse simultánea
mente de varios meses. Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo
banco y de un mismo mes pero las fechas iniciales y finales deben ser correlati
vas. Cuando algún banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , es
tos deben separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movi
miento menos significativo asignándosele el mes del movimiento más significativo. Es
to debe realizarse para facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario.
La conciliación Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" lo
s estados de cuenta. Cada estado de cuenta debe registrarse completamente sólo por
un terminal o microcomputadora, para evitar duplicación en el numero de ítem de los
movimientos.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -
NUMERO ESTADO BANCO MONEDA FECHA INICIAL FECHA FINAL FECHA DE SALDO SALDO ANTERI
OR IMPORTE CARGOS IMPORTE ABONOS SALDO FINAL
Numero asignado al estado de cuenta CÓDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS. MONE
DA DE LA CUENTA. Es referencial y el sistema la muestra automáticamente de ANEXOS.
Fecha inicial del movimiento. Fecha final del movimiento El año y mes de la fecha
inicial y final deben ser iguales. FECHA DEL SALDO FINAL. Sólo referencial. SALDO
INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA. Importe total de cargos. Sirve para cuadrar el mo
vimiento . Importe total de abonos. Sirve para cuadrar el movimiento SALDO FINAL
. Calculado por el sistema.
SITUACION
SITUACION DEL ESTADO. P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar los movi
mientos F = Finalizado.- El sistema no permite registrar o modificar los movimie
ntos. Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar los totales de cargos y a
bonos a nivel del movimiento. Al crear un estado de cuenta el sistema le asigna
automáticamente la situación de "P" pendiente, y este se finaliza cuando en el regis
tro de movimientos se selecciona la opción "F" finalización.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO OPCIONES Las opc
iones pueden ser las siguientes : C = Crea movimiento M = Modifica movimiento E
= Elimina movimiento I = Inserta movimiento. Para esta opción se debe ingresar en
numero de ítem que se desea registrar. S = Salir del registro dejando pendiente el
estado de cuenta. Esto permite continuar con el registro de movimientos en otra
oportunidad. R = Revisión. Permite revisar todo el movimiento registrado y selecc
ionar uno de ellos para fines de modificación o eliminación. F = Finalización. Da por
terminado el registro de movimientos del estado de cuenta. Para poder finalizar
un estado de cuenta los totales de cargos y abonos ingresados a nivel de totales
deben cuadrar con el movimiento. Luego de finalizado el estado de cuenta, ya no
se podrá modificar ni ingresar datos del mismo. El sistema no permite modificar o
eliminar un movimiento que ya este conciliado. ITEM Numero de ítem asignado automát
icamente por el sistema a cada movimiento registrado. Se incrementa automáticament
e de 5 en 5 durante la opción de Creación. Fecha de movimiento en formato día/mes. Par
a estados de cuenta normales el mes debe ser el mismo para todos los movimientos
. Para estados de cuenta de carga inicial de pendientes el mes puede ser diferen
te. Glosa libre. Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15 y numero de
documento de 4 dígitos. Para los cheques se debe registrar los últimos 4 dígitos. Impo
rte del movimiento según el estado de cuenta.
FECHA
REFERENCIA DOCUMENTO
CARGO/ABONO
9. MODULO DE UTILITARIOS CONCAR (RSUTIL.EXE)
En este módulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema
. Dentro de este módulo complementario se encuentra el siguiente menu:

Utilitarios Movimiento de Datos Copia de Seguridad Reportes Varios PDT Honorario

s Ajuste por Inflación
Las opciones de reindexación de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie
el sistema luego de haberse producido una interrupción del servicio de computo po
r falta de energía eléctrica, falla del computador o "colgada del sistema". también de
ben procesarse una vez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el
proceso de reindexación los usuarios no deben estar trabajando con el sistema. Est
as opciones son las siguientes: 9.a. - Reindexado de bases de datos principales.
Con esta opción se reindexan las siguientes bases de datos: - Plan de Cuentas - A
nexos - Tablas Generales - Tabla de tipo de cambio - Tabla de Transferencias 9.b
. - Reindexado de bases de datos de la compañía. Con esta opción se reindexan las base
s de datos de comprobantes , estados de cuenta del banco, numeración de comprobant
es de la compañía con la que se esta trabajando en ese momento. 9.c. - Reindexado de
bases de datos mensuales. Con esta opción se reindexan las bases de datos del mov
imiento mensual, balances y análisis de cuenta.
9.d. - Mantenimiento de compañías. Permite agregar una nueva compañía al sistema o modif
icar los datos generales de una de ellas. También permite iniciar un nuevo ejercic
io contable de una compañía. 9.e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver deta
lle a continuación) 9.f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa. Disponi
ble solo para la versión en redes y nos permite asignar los diferentes programas d
el sistema a un usuario específico, ya sea individualmente o por rangos. 9.g. -Man
tenimiento de Programas. Nos permite mantener la lista de programas que dispone
el sistema que se le van a asignar a los usuarios. Cabe recalcar que el nombre d
e cada programa se encuentra ubicado en la parte superior derecha de cada progra
ma. 9.h. – Histórico de reportes en disco. Nos permite consultar e imprimir cualquie
r reporte que se haya guardado en disco. (*.PRN)
COMPOSICION DEL MANTENIMIENTO DE COMPAÑIAS
Los datos a ingresar son los siguientes: Campo CÓDIGO NOMBRE EJERCICIO Descripción E
l código de compañía se informará con 2 dígitos. A este código en sistema le antepondrá 00
nombre de la compañía que se mostrará en la pantalla (consultas y menús), puede ser abre
viado. Año que se apertura. P.Ejemplo 99
NOMBRE REPORTES MONEDA NACIONAL
El nombre de la compañía que se mostrará en los reportes y estados financieros. Código c
on que se identificará la moneda nacional, para el ingreso de datos. Normalmente d
ebe ser MN., pero puede ser cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas.
El año y mes en que la compañía inicia el registro de la información contable, formato
AAMM. Normalmente es de enero, pero se puede indicar otro mes. Con este dato el
sistema podrá ubicar desde donde procesarán los comprobantes, asumiendo que con fech
a anterior no existirán comprobantes. Para ser impreso en los reportes. Se debe el
egir que Plan de Cuentas se usará : 1) EL MISMO DE OTRA COMPAÑIA : Un Plan de cuenta
s, Anexos y Tablas Generales, común o compartido para varias empresas. El sistema
solicitará el código de compañía que cuyo Plan será el común. Cualquier cambio que se efect
en el Plan de cuentas , anexos o tablas afectará a todas las empresas. 2) TOTALMEN
TE NUEVO : El sistema creará un Plan de cuentas y Anexos sin datos , es decir para
ingresar totalmente las cuentas. 3) NUEVO COPIADO : EL sistema creará un nuevo Pl
an de cuentas exclusivo para la compañía, copiando los datos desde el Plan de cuenta
s de otra compañía. Los Anexos se crearán sin datos. El usuario podrá modificar este Pla
n de Cuentas para adaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.
AÑO/MES INICIO
RUC. PLAN DE CUENTAS A USAR
CIA MODELO
Código de compañía cuyo Plan de cuentas se tomará como modelo para las opciones 2 y 3. P
ara las opciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearán con los datos de la comp
añía modelo.
MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS Esta opción permite la creación , modificación o
eliminación de los usuarios del sistema. Al ingresar al sistema, el usuario deberá
ingresar su CÓDIGO y PASSWORD. La composición de datos de la tabla de usuarios es la
siguiente : CÓDIGO DE USUARIO NOMBRE TIPO DE USUARIO Identificación de usuario , pu
ede tener hasta 5 letras o números. Nombre del usuario , hasta 40 letras Identific
a el tipo de usuario. O : Operador M : Master ( Administrador) Los usuarios tipo
O, sólo pueden modificar su NOMBRE o PASSWORD Los usuarios tipo M, pueden crear n
uevos usuarios, eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. En la versión
de red los usuarios tipo M pueden ingresar a todas las funciones del sistema, y
los usuarios tipo O solo pueden ingresar a las funciones que se le autorice en
la opción de USUARIOS/PROGRAMAS. Clave secreta del usuario de hasta 6 letras o númer
os. Es un dato no visible.
PASSWORD
Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.
MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS-PROGRAMAS Esta opción permite la asignación o
restricción de los programas a los usuarios del sistema que fueron creados como op
eradores. Seleccione el usuario a modificar y de doble clic con el mouse luego e
scoja las opciones del cuadro a continuación y grabe.
10. MOVIMIENTO DE DATOS 10.a. – Transferencia del Plan de cuentas y anexos. Nos pe
rmite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de
Cambio a diskette o disco duro. Es muy útil en el caso de que se lleve la contabi
lidad en dos máquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuración de tabla
s. 10.b. – Carga de Anexos. Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina co
n contabilidad Concar monousuario o generado externamente para cargar anexos. 10
.c. – Transferencia de Comprobantes. Nos permite transferir por mes o por subdiari
o los comprobantes de una compañía y ejercicio específico. Es muy útil para transferir v
ouchers entre dos puntos remotos. 10.d. – Carga de Comprobantes. La carga de compr
obantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por la tranferencia de co
mprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el Anexo 3.
11. COPIA DE SEGURIDAD Es de vital importancia el guardar regularmente la contab
ilidad de la empresa en cualquier dispositivo magnético, ya sea diskette, disco du
ro, zip, o CD para preveer la pérdida de datos por cualquier motivo. Para generar
el backup nadie debe estar trabajando en el sistema de contabilidad (versión redes
). Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularm
ente.
12. REPORTES VARIOS 12.a. - RATIOS Son factores de análisis financieros que permit
en establecer la posición financiera de la empresa por medio de fórmulas. Estas fórmul
as se aplican a una serie de datos por los cuales se puede calcular la posición re
al de la empresa. El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total
manejo de los ratios como herramienta de análisis de balance o estados financieros
. Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmu
las aritméticas. ο Mantenimient de Rati s En este módul se van a definir la fórmula de
l rati . Esta fórmula c mprende Operad res, Rubr s de Balance, Ganancias y Pérdidas
p r Función/Naturaleza, Cuentas Balance y Secuencia de Items. Operad res ( ) Parénte
sis – Separad res de Fórmulas / División * Multiplicación + Suma Resta Rubr s B F N C V
Balance Ej. Gan. Y Perdidas p r Función Ej. Gan. Y Perdidas p r Naturaleza Ej. Cue
ntas Balance Ej. Númer s Ej. B1101 Rubr Caja y Banc s F1101 Rubr de Ventas N1105
Pr ducción del Ejercici C12101Cuenta Facturas X C brar V5.51
Secuencia de Items Se usa para especificar una fórmula extensa partici nánd la en va
ri s items. Ej: Item 1 2 3 ο Fórmula B1110 B2110 I01/I02
Se antecede el prefij I para indicar que es un Item
Emisión de Rati s N s permite btener el resultad del rati . Para ell se debe es
c ger el rati definid y presi nar el b tón de Rep rte Excel. Lueg , n s m strará e
n Excel la fórmula c n sus Items y el resultad . El usuari decidirá si grabar la h
ja Excel n .
12.b. REPORTE DE COMPRAS –PRA Este es un rep rte para pr yect s de p breza del CON
FIEP. 12.c. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA DE VENTA 12.d. GERENCIALES
POR CENTRO DE COSTO
13. PDT HONORARIOS El sistema permite efectuar el registr c ntable de l s recib
s de h n rari s, imprimir el rep rte de retenci nes mensuales y generar el arch
iv PDT de la SUNAT. L s pas s a seguir s n l s siguientes : Crear en el plan de
cuentas las cuentas de h n rari s las cuentas 469xx y 469yy para h n rari s s l
es y dólares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3 , d cument s de re
ferencia y anex P (Pr veed res) H (H n rari s) Si desea registra l s Recib s
de H n rari s en la pción de C mpr bantes - Registr de C mpras, debe m dificarse
la Tabla General 53 – Parámetr s de C mpras para agregar : CLAVE DESCRIPCION CTA03
MN46 CTA04 US46 DOC10 RH SUB5 15 H 46901 46902 HONORARIOS MN. HONORARIOS US. REC
IBO DE HONORARIOS SUBDIARIOS DE HONORARIOS
L s recib s de h n rari s también pueden registrarse p r C mpr bantes Estándar 3) 4)
Crear el subdiari 15 en la Tabla General 02. Crear la Tabla General 54 c n l s
parámetr s indicad s en el ejempl A)
5) Al crear l s códig s anex s de las pers nas que presentan Recib s de H n rari s
en la pción Mantenimient de anex s, deberá registrarse l s Dat s C mplementari s.
6) Registrar l s c mpr bantes de h n rari s 7) Impresión del Rep rte de Retenci n
es y Creación de archiv mensual PDT Estas pci nes se encuentran en el m dul de
Utilitari s, Menú PDT SUNAT, submenú H n rari s y c nsta de tres pas s : Previ Regi
str de H n rari s.- Esta pción crea un archiv c n l s c mpr bantes de h n rari
s del mes, en base a l s c mpr bantes c ntables registrad s. Mantenimient e imp
resión del Archiv H n rari s. – Permite m dificar el archiv de h n rari s del mes
sin afectar l s c mpr bantes c ntables y c n est s dat s se imprimirá el Rep rte d
e Retenci nes y se creará el archiv para la SUNAT.
Generación de archiv para PDT..- Esta pción crea el archiv que debe ser imp rtad
en el PDT mensual para la SUNAT
EJEMPLO A 54 PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS -------- ------------------------
-----------------------------------CTP1 MN 46901 HONORARIOS MN. CTP2 US 46902 HO
NORARIOS US. CTR1 40174 RETENCION RENTA 4TA CTS1 40192 SOLIDARIDAD SUB1 15 SUBDI
ARIO DE HONORARIOS
14. AJUSTE POR INFLACIÓN 14.a. MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIÓN En este manteni
mient se ingresan l s índices de preci s pr medi mensual al p r may r a nivel na
ci nal publicad s p r el diari El Peruan para realizar el ajuste p r inflación.
14.b. CUENTAS AJUSTE ACM En este mantenimient se debe asignar las cuentas ACM a
las cuentas que se van a ajustar, ya sea cuentas de balance (Tip B), Ganancias
y pérdidas p r Naturaleza (Tip N) y Ganancias y Pérdidas p r Función (tip F). Previ
amente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El módul tiene u
na pción dentr del menú de creación en d nde se puede c nfigurar un rang de cuentas
p r medi de el c m dín (*) para establecer las cuentas a ajustar. Ej.
14.c. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN Este pr grama hace el cálcul de a
juste p r inflación de t das las cuentas c nfiguradas en la sección 13.b. Previ a e
ste cálcul se debe c nfigurar en la tabla general 95 l s subdiari s de ajuste p r
inflación para balance, G y P p r naturaleza y función así c m la cuenta REI. Ej.
Este pr grama tiene d s partes, el cálcul previ que permite ser visualizad p r
pantalla y la generación del archiv de ajuste p r inflación que va a servir para ge
nerar el asient y/ p der m dificarl . Cabe recalcar que este archiv n es his
tóric , es decir se genera el ajuste a un mes y lueg se pr cede a generar el asie
nt . 14.d. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN En este mantenimient u
n puede m dificar el archiv de ajuste p r inflación generad en la sección 13.c. 1
4.e. GENERACIÓN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION Esta pción genera el asient c n
table en base a la sección 13.d. El módul de ajuste p r inflación se puede generar me
nsual, semestral anualmente dependiend de las particularidades de cada c mpañía.
El asient de Ganancias y Pérdidas p r función va a ext rnar las cuentas de Ganancia
y Pérdida p r diferencia de cambi c nfiguradas en la tabla general 58 (XGAN y XP
ER). El rden para generar l s asient s de Ganancias y Pérdidas sería primer el de
Función y lueg el de Naturaleza. Entre la generación de este asient es necesari e
l pr cesar la c ns lidación previa (cierre) del mes respectiv a ajustar.
15. RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA A) Registr de c mpr bantes
L s c mpr bantes deben registrarse en la m neda en que se realizó la peración, ind
icánd se el tip de cambi que se usará para que se c nvierta de dólares a s les vic
eversa. Est simplifica el registr de l s c mpr bantes ya que evita el trabaj
manual de c nversión de l s imp rtes, y además permite btener t d s l s estad s fin
ancier s en s les y dólares simultáneamente. B) Tip de Cambi a usar. Debe definirs
e el tip de cambi que se usará para cada tip de c mpr bante, especialmente en l
referente a Ventas, C mpras , y peraci nes c n banc s. El sistema permite ten
er en la Tabla de tip de cambi , el de c mpra y venta p r cada día. También es p si
ble registrar un c mpr bante c n un tip de cambi especial. C) Cuentas C ntable
s en s les y dólares. En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para
las peraci nes de s les y dólares , especialmente en las cuentas p r c brar y p
r pagar, p rque de esta manera se simplifica el ajuste mensual de diferencia de
cambi . D) Registr de peraci nes de banc s El c mpr bante de peraci nes de ba
nc s deben registrarse en la m neda en que se realizan, para evitar diferencias
de c nversión en la c nciliación bancaria. P r ejempl , si se paga una factura de p
r veed r en s les c n un cheque en dólares, debe registrarse el c mpr bante en dólar
es. E) Regularización de diferencias de cambi En la c branza de facturas de clien
tes pag a pr veed res, deben registrarse l s c mpr bantes en la m neda de la
peración. El sistema tiene una pción aut mática que permite regularizar las diferenc
ias de cambi del mes generand un asient . Ejempl 1: Factura emitida en dólares
1,000.00 , tip de cambi 2.20, equivale a S/. 2,200.00 Ab n de la Factura en dól
ares 1,000.00, tip de cambi 2.10, equivale a S/. 2,100.00 El sistema detecta e
l sald en s les de S/. 100.00 y genera un asient de pérdida p r diferencia de ca
mbi en s les sin c nversión a dólares. Ejempl 2: Factura emitida en s les 1,000.00
, tip de cambi 2.20, equivale a US. $ 454.55. Ab n de la Factura en s les 1,
000.00, tip de cambi 2.10, equivale a US $. 476.19. El sistema detecta el sald
en dólares de US $ -21.64 y genera un asient de ganancia p r diferencia de camb
i en dólares sin c nversión a s les. F) Ajuste p r diferencia de cambi FASB 52 El
sistema disp ne de una pción para ajustar l s sald s de las cuentas en dólares al t
ip de cambi c mpra venta del últim día del mes. Este ajuste se realiza en f rma
gl bal p r cuenta detalladamente cuand c rresp nde a d cument s de clientes
acreed res. Para facilitar este ajuste en c nveniente que las cuentas en dólares
estén claramente definidas en el Plan de cuentas.
16. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO Este pr ces permite gener
ar en f rma aut mática un asient para cancelar l s sald s de cuentas, anex s d
cument s en s les dólares riginad s p r la diferencia de cambi . Para cancelar
l s sald s en sistema selecci na l s sald s del balance (Nivel de sald 1), sald
s p r anex s (Nivel de sald 2) l s d cument s pendientes (Nivel de sald 3)
que tienen el sald en dólares may r a 0 y el sald en s les igual a 0 viceversa
, y genera en f rma aut mática d s asient s c ntables (un para dólares y tr para
s les). P r ejempl : La c ntabilización del carg y ab n de una factura en dólares
se realizó en la cuenta 121001 de la siguiente manera : DÓLARES DOCU. FECHA FT 0030
FT 0030 30-01-94 30-03-94 US US 0 TIPO SOLES CAMBIO 2.15 1000 --------------SAL
DO 2.20 50 DEBE HABER 2150 2200 ----------------DEBE HABER 1000
C m de bserva, el asient del 30-01-94 al igual que el ab n del 30-03-94 se r
ealizar n en dólares. El sald del d cument en la c lumna de dólares es 0, per el
sald en s les es acreed r, p r que se ha pr ducid una diferencia de cambi (ga
nancia) de 50. Si realizam s una c nsulta de ANALISIS DE CUENTA, este d cument
será m strad c m pendiente, ya que el sald en dólares esta en 0, per tiene un sa
ld en s les. En la práctica puede pr ducirse la situación inversa, de que el d cume
nt este cancelad en s les, per tenga sald en dólares p r la diferencia de camb
i . El sistema detectará amb s cas s y "cancelará" el sald pendiente en dólares s l
es.
Para que el sistema "cancele" aut máticamente el sald de diferencia de cambi deb
e realizarse l siguiente : 1) Crear la Tabla General 55, c n l s parámetr s neces
ari s, indicand las cuentas que se deben regularizar, subdiari a utilizar (exc
lusiv para esta peración) y cuentas de ganancias y pérdidas de diferencia de cambi
. Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Pr veed res, pers nal y tras qu
e el usuari determine, y que c m características deben tener indicad en Plan de
cuentas l siguiente: Si la cuenta tiene Nivel de sald 3 debe tener d cument
de referencia igual a " S" 2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiari asigna
d para el asient de regularización (exclusiv ). 3) Después de un pr ces de c ns l
idación previ y además la generación del archiv de análisis p r cuenta, debe realizars
e la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO pr cesand las siguientes pci nes
: - Genera Diferencias . - El sistema crea un archiv c n l s sald s de d cument
s p r regularizar. Est s d cument s c rresp nden a l s indicad s en la Tabla Ge
neral 55, y que tienen el sald en dólares en 0 y sald pendiente en s les vicev
ersa. - C nsulta / Elimina . - Permite visualizar l s anex s d cument s c n sa
ld s irregulares y eliminar algun s de ell s que n c rresp ndan para la regular
ización. - Impresión .- Permite imprimir l s anex s d cument s p r regularizar. -
Genera asient .- Crea un asient aut mátic en el subdiari indicad en la Tabla
General 55, c n l s siguientes númer s de c mpr bantes : MM0001 DÓLARES MM0002 SOLES
- Pr ces de C ns lidación.- Debe repetirse el pr ces de c ns lidación para que in
cluya l s asient s generad s. - Generación de archiv s de Análisis de Cuenta .- Debe
repetirse el pr ces para que incluya el asient generad . Est s d s últim s pr c
es s n requieren un rden específic .
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55 AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE TABLAS GENERALES PAG.
1
DESCRIPCION 1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------
------------------------------------------------------------------55 PARÁMETROS PA
RA REGULARIZACION DIF. CAMBIO -- -----------------------------------------------
---------------------121001 121002 121003 121004 141001 421001 421002 25 776001
676001 FACTURAS POR COBRAR - M.N FACTURAS POR COBRAR - U.S. LETRAS POR COBRAR -M
.N LETRAS POR COBRAR - U.S CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL FACTURAS POR PAGAR MN
FACTURAS POR PAGAR US SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIO GANANCIA POR DIF. CAMBIO PÉRDI
DA POR DIF. CAMBIO ( j 9XX si trabaja c n la clase 9)
CTA1 CTA2 CTA3 CTA4 CTA5 CTA6 CTA7 SUB XGA XGP N tas :
CLAVE CTAXX En la c lumna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizará. CLAVE S
UB En la c lumna 10 se indicará el subdiari para generar el asient aut mátic , est
e subdiari debe ser para el us exclusiv de este pr ces . CLAVE XGA En la c lu
mna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la c lumna 1 debe indica
rse la cuenta de pérdida , 67X 9XX según c rresp nda. Las cuentas p r regularizar
deben tener Nivel de Sald 2 (c n Anex ) 3 (c n d cument de Referencia "S") T
das las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas El subdiari debe estar en
la Tabla General 02.
17. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 El pr ces de ajuste p
r diferencia de cambi permite generar un asient aut mátic que actualiza l s sal
d s de las cuentas en dólares al tip de cambi del últim día del mes. Para facilitar
este pr ces es c nveniente que en el Plan de cuentas estén separadas las cuentas
de s les y dólares en f rma clara, es decir que la m neda de referencia sea MN
US., especialmente en l s que se refiere a banc s, clientes y pr veed res. Para
realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabl
a General 58 y t ma en c nsideración el Nivel de sald de la cuenta asignad en el
Plan, generand el asient de ajuste según l siguiente : Nivel 1 2 3 Ajuste a 6/
8 dígit s Ajuste p r cada códig de anex Ajuste p r cada d cument
Las cuentas que tengan especificad en el Plan, c m códig de m neda s les (MN),
y que se encuentren en la Tabla, se ajustará en f rma aut mática el sald en dólares.
Si la cuenta tiene especificad dólares (US) se ajustará el sald en s les. Las cuen
tas de banc s (104xxx) c n nivel de sald 2 y c n tip de anex 0, pueden tener
la m neda de referencia en blanc pues m neda de referencia US MN. PASOS A SEG
UIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE 1) Crear la Tabla general 58 , c n l s pa
rámetr s necesari s. Cuentas p r ajustar, tip de cambi a usar, subdiari y cuent
as de ajuste p r ganancias y pérdidas. (ver ejempl ) 2) Crear en la Tabla General
02 , el subdiari asignad para el asient de ajuste, este subdiari debe ser ex
clusiv para este pr ces . se ajustan sól si el anex respectiv tiene c m
3) Después de un pr ces de c ns lidación previ , de la generación del archiv de anális
is de cuenta y de haber efectuad el pr ces de las Regularizaci nes p r diferen
cia de cambi , debe realizarse el AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO FAS
B 52, pr cesand las siguientes pci nes : - Calcula Diferencias . - El sistema
crea un archiv c n l s imp rtes p r ajustar de cada cuenta . Est s cuentas c rr
esp nden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen el sald may r a 0
. El sistema crea registr s según el nivel de sald Nivel 1 .- Un registr p r cue
nta Nivel 2 .- Un registr p r cada anex Nivel 3.- Un registr p r cada d cumen
t pendiente El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 5
8 , c rresp nden a sald s en dólares s les. Para el cas de las cuentas de banc
s, el sistema efectuará el ajuste sól si el anex tiene m neda de referencia US M
N. - C nsulta / Elimina . - Permite visualizar l s imp rtes p r ajustar y elimin
ar algun s de ell s que n c rresp ndan para el ajuste. - Impresión .- Permite imp
rimir l s sald s p r ajustar. - Genera asient .- Crea un asient aut mátic en el
subdiari indicad en la Tabla General 58, c n el siguiente numer de c mpr ban
te : MM0001 SOLES MM0002 DÓLARES - Pr ces de C ns lidación.- Debe repetirse el pr c
es de c ns lidación para que incluya l s asient s generad s. - Generación de archiv
s de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el pr ces para que incluya el asient
generad . Est s d s últim s pr ces s n requieren un rden específic .
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58 AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE TABLAS GENERALES PAG.
1
DESCRIPCION 1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------58 PA
RAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52 -- ------------------------------
---------------------------------------------CTA01 CTA02 SUB XGA XGP 104000 1210
01 56 776001 940100 M M CUENTAS CORRIENTE BANCOS FACTURAS DÓLARES SUBDIARIO PARA A
SIENTO GANANCIAS PÉRDIDAS ( j 67X si trabaja c n la clase 6)
N tas : CLAVE CTAXX En la c lumna 1 del camp Descripción se debe indicar la cuent
a que se ajustará. En la c lumna 10 se debe indicar el tip de cambi a usar para
el ajuste: M = TIPO DE CAMBIO COMPRA V = TIPO DE CAMBIO VENA CLAVE SUB En la c l
umna 10 se indicará el subdiari para generar el asient aut mátic , este subdiari
debe ser para el us exclusiv de este pr ces . CLAVE XGA En la c lumna 1 debe i
ndicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la c lumna 1 debe indicarse la cuent
a de pérdida 67X O 9XX según c rresp nda. T das las cuentas deben existir en el Plan
de Cuentas El subdiari debe estar registrad en la Tabla General 02. En la c l
umna 20 se puede indicar la descripción de la cuenta c m referencia.
CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamient - Usuari s y resp nsabilidades Cada pers na debe tener una resp
nsabilidad en la fase de instalación y peración del sistema. - Subdiari s a manejar
L s diferentes canales de inf rmación archiv s deben estar identificad s p r un
subdiari -Esquema de Trabaj Se debe establecer si se c dificaran asient s si
est s se prepararan directamente en el terminal p s cada usuari . También se pta
p r una s lución mixta. - F rma de C ntabilización Debe definirse si se va afectar
la clase 9 en l s asient s para lueg generar la 6 y 79 aut máticamente si se c
difica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centr de c st . Est es i
mp rtante para la definición del Plan de Cuentas. - Apr visi namient de dat s Deb
e establecerse la fuente para btener códig s de clientes, pr veed res, pers nal,
banc s, sald s de inici , pr cedimient s de d cument s. - Calendari s de cierres
mensuales Es ac nsejable que se establezcan metas para el cierre de peraci nes
y btención de la inf rmación c ntable diaria mensual, para que el pers nal tenga
claramente asignada su carga de trabaj . - Pr cedimient diari de Backup (C pi
a de seguridad de l s archiv s) El backup es de resp nsabilidad del usuari . L s
usuari s deben establecer la f rma mas adecuada para btener un backup diari d
el direct ri del Sistema de C ntabilidad (direct ri CONCAR y subdirect ri s c
rresp ndientes), al finalizar la j rnada. Este backup se efectuará c n l s recurs
s de s ftware y hardware de que se disp nga. Si es que se utiliza en pr cedimien
t que Real Systems S.A. le pr p rci na c m ejempl , este debe ser m dificad y
actualizad de acuerd a l s v lúmenes de dat s que maneja la empresa, numer de
empresas y ejercici s que se tiene abiert s. 2) Definición de dat s de las Tablas
generales 3) Definición de las cuentas c ntables 4) Definición de Anex s 5) Carga de
dat s 6) Listad s de las Bases de dat s 7) Preparación del Asient de inici 8) C
dificación / Transcripción de asient s. 9) Pr ces Mensual de Prueba 10) Emisión de R
ep rtes
CAPITULO 5
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES 1) Pr visión p r C mpras DATOS GENERALES DEL COMPR
OBANTE SUBDIARIO 04 Registr de C mpras COMPROBANTE 080005 FECHA DE COMPROBANTE
20-08-95 MONEDA US Dólares CONVERSION S (Se c nvierte a s les) TIPO CONVERSION V (
Utilizará cambi venta) MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F 40101 421
01 63501 10225562 010 D H D
IMPORTE 180 1,180 1,000
DOCUMENTO FT 001-1234 20-08-95
2) Cancelación de la factura c n cheque DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE SUBDIARIO
02 Banc s COMPROBANTE 080003 FECHA DE COMPROBANTE 25-08-95 MONEDA US Dólares CONVE
RSION S (Se c nvierte a s les) TIPO CONVERSION V (Utilizará cambi venta) MOVIMIEN
TOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F 42101 10401 10225562 0101 D H
IMPORTE 1,180 1,180
DOCUMENTO FT 001-1234 CH 014222 30-08-95 30-08-95
EXPLICACION DE LOS ASIENTOS En la pr visión de la c mpra, la afectación de la cuenta
42101 - Facturas p r pagar - Dólares, se registra el códig del anex (pr veed r),
tip de d cument FT (factura) y el numer de d cument . En la cancelación de la f
actura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mism códig de anex , tip
de d cument FT (Factura) y numer de d cument , c n el fin de que el sald de d
icha factura n figure c m pendiente en el rep rte de facturas pendientes. La c
uenta 63501 Alquileres , tiene registrad el centr de C st 010, que el sistema
l utilizará para transferir a la clase 9 y para btener l s rep rtes de C st s.
La cuenta 42101 Facturas p r pagar - Dólares, ha sid c nfigurada en el Plan de cu
entas c n las siguientes características : NIVEL DE SALDO : 3 Sald p r cuenta, an
ex y d cument ANEXO : P Pr veed res CENTRO DE COSTO : N N DOCUMENTO DE REFERE
NCIA : S Si LONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígit s MONEDA DE REFERENCIA : U
S Dólares La cuenta 63501 Alquileres ha sid características : NIVEL DE SALDO ANEXO
CENTRO DE COSTO : DOCUMENTO DE REFERENCIA LONGITUD DE NRO DE DOC. : MONEDA DE RE
FERENCIA : c nfigurada en el Plan de cuentas c n las siguientes : : S : 0 1 Si N
N Sin m neda Sald p r cuenta, anex Sin anex
En la cancelación de la factura la cuenta 10401 se ha registrad indicand el códig
de anex (numer de cuenta c rriente), tip de d cument CH (cheque) y el numer
del cheque. La cuenta 10401 Banc del N rte, ha sid c nfigurada en el Plan de
cuentas c n las siguientes características : NIVEL DE SALDO : 2 Sald p r cuenta,
anex ANEXO : 0 Banc s CENTRO DE COSTO : N N DOCUMENTO DE REFERENCIA : S Si LO
NGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígit s MONEDA DE REFERENCIA : Sin m neda CONC
ILIACION BANCARIA : S Si En esta cuenta n es necesaria la m neda , ya que para
el cas de banc s se define en el anex .
ANEXO 2 RECOMENDACIONES PARA DE INSTALACION DEL SOFTWARE
RECOMENDACIONES PARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE El S ftware de c ntabilidad C n
car está desarr llad en Wind ws y trabaja c n el manejad r de base de dat s C deb
ase (32 Bits), en versión stand-al ne ( M n usuari Redes) cliente / servid r
según la versión adquirida. La versión Cliente / Servid r acepta c nexi nes ilimitadas
y se ejecuta en Wind ws 95 Wind ws NT usand el pr t c l TCP/IP que se encue
ntra dentr de est s sistemas perativ s. Sin embarg , el aplicativ Cliente / S
ervid r que usa el pr t c l TCP/IP puede ser usad en redes que c ntengan archi
v s de servid res N vel sin necesidad de alterarl s. TCP/IP es el pr t c l usad
p r Internet. Requerimient de sistema: C mputad ra pers nal c n pr cesad r Pe
ntium superi r. Micr s ft Wind ws 95 versión C, Wind ws NT W rkstati n 3.51 su
peri r. 32 Mb de mem ria (se rec mienda tener 32 Mb c n Wind ws NT superi r).
Espaci en el disc de 25 Mb. M nit r VGA de may r res lución.
Instalación: La instalación de s ftware debe realizarse en el disc dur de la c mpu
tad ra. 1) La instalación del s ftware debe realizarse de la siguiente manera : C
l car el disquete en drive Desde el escrit ri de Wind ws 95 Wind ws NT haga d
ble click en el ic n Mi PC. Haga d ble el ic n que represente su unidad de di
sc d nde se encuentra el diskette. Haga d ble click en el ic n setup.exe para
ejecutar la instalación d nde le aparecerá la pantalla inicial, lueg siga las instr
ucci nes del sistema. Para instalar en Cliente/Servid r debe c nsultar c n Real
Systems S.A. 2) Para Ingresar desde Wind ws debe crearse el acces direct al CT
MENUW.EXE Y RSUTIL.EXE 3) Si se disp ne de tr pr cedimient de manej de menús e
l pr grama que inicia el s ftware de c ntabilidad se llama CTMENUW.EXE y el pr c
edimient de backup es el RSUTIL.EXE 4) Para ingresar al sistema el códig de usua
ri inicial es SIST y el passw rd es NORTON, l s cuales deben escribirse c n mayús
culas. 5) El códig de c mpañía es 0001, displaye la ayuda del c ntr l. CARACTERISTI
CAS - El s ftware esta desarr llad en Visual Basic c n base de dat s XBASE. - E
n el subdirect ri CONCAR hay un pr grama RSUTIL.EXE que sirve para generar la r
eindexación de archiv s, creación de c mpañías y carga/transferencia de c mpr bantes.
-
ANEXO 3 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS
El sistema de C ntabilidad permite incluir asient s c ntables pr ducid s en f rm
a aut mática desde tr s sistemas del usuari . P r ejempl si se disp ne de un Sis
tema de Facturación, el usuari puede preparar un pr grama para pr ducir el asient
c ntable y grabarl en un archiv en diskette disc dur y lueg cargar este
asient en el sistema de C ntabilidad, evitánd se la digitación. Est s asient s pue
den pr ducirse en f rma diaria, semanal, mensual y la afectación c ntable y numera
ción de c mpr bantes deben ser definidas p r el usuari c ntable. Para est se deb
e pr ducir d s archiv s l s cuales deben c ntener l s asient s que se van a agre
gar. Est s archiv s pueden crearse en diskette disc dur . L s c mpr bantes de
ben ser numerad s c rrelativamente p r subdiari y mes c ntable. El usuari debe
decidir si mantendrá un archiv de c ntr l de numeración de c mpr bantes para cada
sistema que rigina el c mpr bante, si desea puede utilizar el archiv de c nt
r l de numeración CNUXXAA.DBF (D nde XX = C mpañía y AA = Ejercici ) para btener dich
a numeración. Se rec mienda que cada sistema que genera c mpr bantes tenga asignad
un numer de subdiari exclusiv para tener un mej r c ntr l de la numeración. L
a numeración de l s c mpr bantes es p r cada Subdiari y mes c ntable c n la sigui
ente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 05 05 COMPROBANTE 010001 01000
2 020001 010001 010002 020001 ENERO FEBRERO ENERO FEBRERO
L s d s primer s dígit s del c mpr bante indican el mes c ntable u debe c incidir
c n la fecha del c mpr bante L s d s archiv s s n l s siguientes : CCXXXXAA CDXX
XXAA - C mpr bantes Cabeceras - C mpr bantes Detalles Ejempl CC000199 Ejempl C
D000199
En d nde XXXX es el códig de la c mpañía y AA el añ del ejercici c ntable. En el arch
iv de Cabeceras debe existir un registr p r cada c mpr bante, y el archiv de
detalles deben existir vari s registr s p r c mpr bante. L s camp s de relación s
n l s camp s SUBDIA y COMPRO.
DICCIONARIO DE DATOS ===========================================================
====== CAMPO DESCRIPCION T LG DC ===============================================
================== CNUXXAA CONTROL DE NUMERACION CÓDIGO DE SUBDIARIO AÑO MES ULTIMO
NRO DE COMPROBANTE AUTOMATICO FECHA DE CREACION FECHA DE MODIFICACION C C C N D
D 2 2 2 4 8 8
1 CTSUBDIA 2 CTANO 3 CTMES 4 CTNUMER 5 CTFECCRE 6 CTFECACT NOTAS
1.- Existe un archiv CNUXXAA.DBF p r cada ejercici c ntable y C mpañía. Ejempl CN
U0196.DBF 2.- El archiv CNUXXAA.DBF tiene un índice CNUXXAA1.NTX c n la siguiente
estructura: CTSUBDIA+CTANO+CTMES 3.- El archiv CNUXXAA.DBF es usad p r l s pr
gramas de registr de c mpr bantes p r l que si se desea actualizar deben usar
se las c nvenci nes para manej de red. 4.- Para actualizar un registr del CNUX
XAA.DBF , debe buscarse dich registr p r l s camp s indicad s en el índice, si n
existe el registr debe crearse y lueg incrementar el camp CTNUMER en 1, reg
raband se inmediatamente.
================================================================ CAMPO DESCRIPCI
ON T LG DC. ================================================================ CCX
XXXAA COMPROBANTES - CABECERAS 1 CSUBDIA 2 CCOMPRO SUBDIARIO (TABLA 02) NUMERO D
E COMPROBANTE (MMNNNN) L s d s primer s dígit s s n el mes c ntable y l s 4 siguie
ntes el numer c rrelativ FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD) CÓDIGO DE MONEDA US = D l
ar , MN=S les SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.) TIPO DE CAMBIO (s l para
CTIPO = C ) GLOSA IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE TIPO DE CONVERSION C=Especial ,
M=C mpra , V=Venta FLAG DE CONVERSION DE MONEDA S= Si se c nvierte , N= N se c
nvierte FECHA DE ACTUALIZACION (DATE) HORA DE ACTUALIZACION FECHA DE TIPO DE CAM
BIO (PARA CTIPO=F) USUARIO ACTUALIZADOR SISTEMA DE ORIGEN MANUAL / AUTOMATICO TI
PO COMPROBANTE COMPROBANTE EXTORNADO C C 2 6
3 CFECCOM 4 CCODMON 5 CSITUA 6 CTIPCAM 7 CGLOSA 8 CTOTAL 9 CTIPO 10 CFLAG 11 CDA
TE 12 CHORA 13 CFECCAM 14 CUSER 15 CORIG 16 CFORM 17 CTIPCOM 18 CEXTOR
C C C N C N C C D C C C C C C C
6 2 1 10 4 40 14 2 1 1 8 6 6 5 2 1 2 1
================================================================ CAMPO DESCRIPCI
ON T LG DC. ================================================================ CDX
XXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO 1 DSUBDIA 2 DCOMPRO 3 DSECUE 4 DFECCOM
5 DCUENTA 6 DCODANE 7 DCENCOS 8 DCODMON 9 DDH 10 DIMPORT 11 DTIPDOC 12 DNUMDOC
13 DFECDOC 14 DFECVEN 15 DAREA 16 DFLAG SUBDIARIO NUMERO DE COMPROBANTE C C 2 6
4 6
SECUENCIA C C rrelativ desde 0001 p r cada c mpr bante FECHA DE COMPROBANTE C C
UENTA CONTABLE CÓDIGO DE ANEXO CENTRO DE COSTO (TABLA 05) CÓDIGO DE MONEDA DEBE HABE
R IMPORTE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE DOCUMENTO FECHA DE DOCUMENTO FECHA DE VENC
IMIENTO CÓDIGO DE AREA (D=Debe,H=Haber) C 8 C C C C N C C C C C
18 6 2 1 14 2 2 20 6 6 3 1 30 8 18 14 2 14 2 2
FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C C D C N N C
17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO 18 DDATE 19 DCODANE2 FECHA DE ACTUALIZACION CODI
GO DE ANEXO AUXILAR
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES 21 DMNIMPOR IMPORTE EN SOLES
22 DCODARCTIPO COMPROBANTE