Organigrama Empresarial

Introduccin
Definicin
Finalidad
Funciones
Ventajas
Desventajas
Contenido
Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un
organigrama
9. Clases de organigramas
10. Criterios generales para su elaboracin en el sector privado
11. Conclusin

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

INTRODUCCION
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que
especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de
sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y
responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las
diversas partes de un componente organizacional.
Por tal razn, en el presente trabajo, aprenderemos los diversos tpicos que estn referidos al
organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la
correcta elaboracin del mismo.
DEFINICION

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias

administrativas para anlisis tericos y la accin practica.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el
organigrama de la manera siguiente:
"Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una
estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales
de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva."
Otro autor expone su concepto de esta forma:
"El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una
organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del
mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin.
Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos
revelan:
"La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los
canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento,
los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen
entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma."

Segn el concepto de organigrama, este muestra:

- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organizacin
- Los aspectos ms importantes de la organizacin
- Las funciones
- Las relaciones entre las unidades estructurales
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
- Las comunicaciones y sus vas
- Las vas de supervisin
- Los niveles y los estratos jerrquicos
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin
- Las unidades de categora especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin
de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.
FINALIDAD
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente:
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos
niveles jerrquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
3. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:
a. Los cargos existentes en la compaa.
b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
FUNCIONES
- Para la ciencia de la administracin:
Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa
al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.
- Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y
actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de

personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de

los manuales de organizacin.
- Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y
anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general
como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos
los sistemas de personal.
- Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.

Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.
Muestra quin depende de quin.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus
puntos fuertes y dbiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin
al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.
Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organizacin.
DESVENTAJAS
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se
deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible
construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,
sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las
distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el
organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien
como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
CONTENIDO
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son
sus principales contenidos:
1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compaa y la actividad que se defina.

2.
3.
4.
5.

Nombre del funcionario que formul las cartas.

Fecha de formulacin.
Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.).
Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales)

SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN

ORGANIGRAMA
1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de
lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica. (ver Grafico 1)
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
(ver Grafico 2)
Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de
apoyo. (ver Grafico 3)
Grafico 1
Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior
Grafico 2
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Grafico 3
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2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y
relaciones funcionales. (ver Grafico 4)
3. Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma. (ver Grafico
5)
Grafico 4
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Grafico 5
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4. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
5. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.
6. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un
numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo numero.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
1. Segn la forma como muestran la estructura son:

a. Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los

directores, expertos y personal del estado mayor.
b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor
importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes.
c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma
analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos.
2. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser:
a. Verticales (tipo clsico): Representa con toda facilidad una pirmide jerrquica,
ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una
graduacin jerrquica descendente.
Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior
b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama
vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a
derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en
el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras
geomtricas.

c.

Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los

nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea
horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

d. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran

mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera.
Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones
humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los
organigramas verticales.

CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR PUBLICO

Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de una propuesta
que puede partir de:

El presidente de la repblica.
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar
lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de las
entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
La autoridad administrativa de la institucin.
Un rea especfica de trabajo.
1. Mecnica

El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es muy

claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las siguientes fases:

Determinacin del cambio especfico a realizar.

Justificacin tcnica.
Fundamentacin legal.
Presentacin de la propuesta de cambio.
Anlisis interno y/o ajuste.
Integracin del documento final.
Autorizacin del titular de la institucin.
Envo de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico.
En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura.
La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.
2. Responsables
Titular de la institucin
Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y una vez
realizadas las autoriza.

Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
Responsable del rea administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del rea jurdica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el
funcionamiento de la institucin.
Responsable del rea afectada
La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al resto de los
encargados de los cambios estructurales.
3. Fuentes de cambio

Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a

directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o
de los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:

Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones.

Cambio de adscripcin sectorial.
Creacin de instituciones.
Reagrupacin o redireccionamiento de funciones.
Cambio en las polticas de gobierno.
CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR PRIVADO
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos peridicas de
su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las
cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de cargas de trabajo hasta la
preparacin de una nueva estructura administrativa.
1. Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su
instrumentacin.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Bsicos
stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que
pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de
oficina.

Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la

referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas
que el cambio reportar a la organizacin.
De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organizacin hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin
de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura
de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos tcnicos y
econmicos que se destinen a este fin.
La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud conlleva la
ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento
especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe considerar la integracin
de variables metodolgicas de mayor alcance.
2. Responsables

De cambios bsicos
Personal del rea que hace la propuesta.
De alcance medio
Personal del rea afectada, personal de otras reas relacionadas con ella y personal
tcnico interno especializado en la materia.
Globales
Personal de todas las reas de organizacin, apoyados en un cuerpo tcnico y de
decisin altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores
externos.
3. Poltica general

Cambio del objeto de la institucin.

Integracin de nuevos socios.
Aumento del capital.
Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o readscripcin
de unidades administrativas.
Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
Factores ambientales.
EJEMPLOS
Organigrama Del Mercosur

Organigrama de la Revista Mujer y Sociedad

Organigrama del Colegio Peruano Britnico

CONCLUSION
El organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una
virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito
y no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay
que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u
organizacin.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.
Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y
tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integra la organizacin.
As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas,
considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como
era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y
descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

Realizado por:
Orlando Lucas Alfredo Palomino Portilla

Estudiante de la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de ICA - Per 2005

dianaglr@hotmail.com