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Catalogación y Codificación de Materiales
Catalogación y Codificación de Materiales
GERENCIA DE LOGSTICA
CATALOGACIN Y CODIFICACIN DE MATERIALES
CICLO: VIII.
CHIMBOTE 2016
NDICE
INTRODUCCIN..................................................................................................................................................3
1.
CATALOGACIN DE MATERIALES..........................................................................................................4
1.1.
Definicin.............................................................................................................................................4
1.2.
Ventajas...............................................................................................................................................4
1.3.
Etapas de la catalogacin...................................................................................................................6
1.3.1.
Normalizacin.............................................................................................................................6
1.3.2.
Identificacin...............................................................................................................................7
1.3.3.
Clasificacin...............................................................................................................................8
1.3.4.
Codificacin................................................................................................................................8
1.4.
2.
1.4.1.
1.4.2.
1.4.3.
1.4.4.
Ordenamiento...........................................................................................................................11
1.4.5.
21.4.6.
1.4.7.
1.5.
Finalidad de la catalogacin..............................................................................................................12
1.6.
CODIFICACIN DE MATERIALES...........................................................................................................13
2.1.
Definicin...........................................................................................................................................13
2.2.
Sistemas de codificacin...................................................................................................................13
2.3.
2.4.
Anlisis ABC......................................................................................................................................15
2.4.1.
2.4.2.
2.4.3.
2.4.4.
CONCLUSIONES...............................................................................................................................................20
BIBLIOGRAFA...................................................................................................................................................21
INTRODUCCIN
Es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las empresas,
por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se
dice que sin catalogacin no hay organizacin logstica. La catalogacin es la base de la
identificacin de los artculos y facilita de mejor manera su adquisicin.
Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el control
administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos.
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en empresas, es fundamental tener
una codificacin apropiada para la mercadera que se maneja, esto permite obtener ventajas en lo
que se refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control de stocks.
La codificacin de los materiales se realiza con el fin de dar una descripcin y hacer una
identificacin rpida de estos. Al estar usando una clave para cada artculo la identificacin es ms
rpida porque de esta forma se evitan equivocaciones cuando los nombres de los artculos son muy
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largos o muy parecidos entre s.
1. CATALOGACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el significado de catalogar; se
conoce como catalogar al proceso o actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto
segn normas de ordenacin.
1.1. Definicin
Proceso y/o actividad del rea logstica que consiste en la descripcin, catalogacin,
nominacin y numeracin de cada artculo con el fin de ser identificado mediante un
solo nombre, un solo nmero y una sola descripcin. La catalogacin es la base de la
identificacin de los artculos y facilita de mejor manera su adquisicin. Con la
catalogacin se pretende en s, crear un lenguaje nico que facilite el control
administrativo de los materiales y/o productos.
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1.2. Ventajas
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de materiales,
obtiene una serie de ventajas en relacin con los inventarios y su administracin, entre
las cuales se citan a continuacin:
Prevenir la emisin de rdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo
cuando estos existan en el almacn con otras denominaciones, lo que evitara el
consiguiente gasto financiero que ello representa.
Optimizar el uso del espacio fsico del almacn. El tener el mismo material con
varios nombres obliga a almacenarlos separados unos de otros, impidiendo su
consolidacin y aumentando los esfuerzos para el control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres
entonces el sistema logstico se multiplicara por dos; del mismo modo, el listado
de inventarios y, con ello, la necesidad de capital de trabajo para mantener este
nivel de inventarios.
inventarios).
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogacin de
materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus
resultados, lo cual hace que se le considere como muy necesario.
1.3.2. Identificacin
Una vez que las existencias se han evaluado con la norma y se ha decidido el
mantenerlas, se procede con la siguiente etapa que es la identificacin. Para
cada material?
Cul son los materiales de ms fcil identificacin?
En qu forma puede encontrarse este artculo?
Al final debern preparase los formularios de descripcin que incluyen las
especificaciones normalizada y sobre la base de ellos los listados de descripcin
de las existencias, los mismos que servirn en las siguientes etapas.
1.3.3. Clasificacin
Aqu lo que debe establecerse es una estructura divida en clases, sub clases,
secciones, grupos, etc. Cuyo diseo se debe elaborar en funcin de la necesidad
particular de la empresa, la cantidad y la variedad de las existencias empleadas
y el grado de detalle que sea adecuado para el control que se busca.
Sobre la base del listado de descripcin se procede al sistemtico ordenamiento
de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a su naturaleza entre
las clases inicialmente y luego en las sub clases.
Los sistemas para clasificar las existencias son muy numerosos, pero se pueden
reducir a dos tipos:
a. Agrupacin de las existencias segn las caractersticas propias de las
mismas, tanto fsicas como de mercado.
b. Agrupacin de las existencias bajo el punto de vista de su utilidad o con
respecto al producto final del que formara parte.
1.3.4. Codificacin
Al igual que la anterior etapa se debe definir el tipo de cdigo a utilizar, la
cantidad de dgitos, la interpretacin que debe tener, etc. Para enseguida asignar
un cdigo a cada material. El cdigo constituye el principal elemento
de
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2. CODIFICACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el significado de codificar . Se
conoce como codificar al proceso o actividad de representar cada artculo por medio de un
cdigo que contienen las informaciones necesarias y suficientes por medio de nmeros y
letras.
La lista de materiales codificados sirve tambin como un medio de comunicacin entre los
distintos departamentos de la empresa, pues gracias al cdigo se sabe bien de que material
se trata, sin importar que el departamento que haga referencia a l sea el de produccin o el
de compras, y esto mejora la comunicacin entre ellos. Es importante que todo el personal
maneje el mismo catalogo codificado.
2.1. Definicin
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en las empresas, es
fundamental tener una codificacin apropiada para la mercadera que se maneja, esto
permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,
almacenamiento y control de stocks. Para un sistema de control de almacenes, una
codificacin completamente numeral y correlativa es la ms recomendable, sobre todo
para efectos de su bsqueda en el catlogo y su ubicacin en los archivos del sistema.
2.2. Sistemas de codificacin.
Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:
A. Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada uno
de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. Este limita
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CUADRO 2.1
Es fcil ver como el artculo que representa el mayor flujo de dinero en el periodo
determinado, no es ni el ms costoso, ni el de mayor uso. Por tanto, el inters de
realizar una buena gestin de inventarios debera centrarse en el Artculo 1.
absorben el 80% de la inversin. Estos son los ms costosos o los que rotan ms
lentamente en el inventario.
Los artculos B: Son aquellos que les corresponde la inversin en trminos de
costo. Consisten el 30% de los artculos que requieren el 15% de la inversin.
Los artculos C: Son aquellos que normalmente en un gran nmero de artculos
correspondiente a la inversin ms pequea. Cosiste aproximadamente del 60%
de todos los artculos del inventario pero solo el 5% de la inversin de la empresa
en inventario.
CUADRO 2.2
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El diferenciar el inventario en artculos A, B y C permite que la empresa determine
el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
Debe tenerse en cuenta que el modelo ABC de control de inventario no tiene aplicacin
en todas las empresas, ya que ciertos artculos de inventario que son de bajo costo,
pueden ser definitivos en el proceso de produccin y no son de fcil consecucin en el
mercado, es por ello que necesitan una atencin especial.
2.4.4. Principio del ABC
El aporte de la clasificacin a la rotacin total es igual en su contribucin a las
ventas de forma que:
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CONCLUSIONES
1. La catalogacin permite la identificacin correcta de los materiales comprados y/o
almacenados en una empresa. Entre sus beneficios se encuentran: la agilizacin del
proceso de compras, la reduccin de la variedad de tems o referencias, el mejoramiento de
la rotacin de inventarios y la optimizacin del uso del espacio en el almacn.
2. En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin,
calidad, estructura, etc., que definen las caractersticas de los materiales/objetos
considerados y por otro se realiza la normalizacin, identificacin, clasificacin y codificacin
de dichos elementos, o sea se establece un estndar que define un producto normal o tipo.
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BIBLIOGRAFA
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