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PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
1.
Generalidades
1.1
Fundamentacin
83
1.2
Objetivo
Fases de la Planificacin
2.1
Para iniciar una auditora o examen especial que conste en la planificacin general
o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad
operativa emitir la "orden de trabajo" autorizando su ejecucin, la cual
contendr:
a.
b.
c.
d.
e.
84
Planificacin Preliminar
Planificacin Especfica
85
3.1
86
El entorno de control,
La organizacin,
Idoneidad del personal,
El cumplimiento de los objetivos institucionales,
Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas
adoptadas para afrontarlos,
El sistema de informacin,
El cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas, y,
La correccin oportuna de las deficiencias de control.
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Ambiente de control,
Evaluacin de los riesgos,
Actividades de control,
Informacin y comunicacin, y,
Monitoreo o Supervisin.
Procedimientos de Autorizacin
Constituyen las medidas principales para asegurar que nicamente aquellas
transacciones legtimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace
cualquier otra.
b.
Procedimientos de Registro
"Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una
entidad pblica debern ser registrados en los libros para una adecuada
clasificacin y exposicin conforme a la naturaleza de las operaciones y/o
actividades. As mismo se mantendrn registros para las dems
operaciones de carcter sustantivo que ejecuten las entidades pblicas.
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c.
Procedimientos de Custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso
y uso de activos y de registros, as como la seguridad de las instalaciones y
la autorizacin para el acceso a programas de computacin y a los archivos
de informacin, entre otros.
d.
Procedimientos de Revisin
Se refieren a la revisin independiente sobre la ejecutoria y la valuacin
apropiada de las operaciones y /o actividades registradas.
3.2
89
b)
c)
90
Los mtodos de evaluacin de control interno que se han venido aplicando son
tratados en forma detallada en los respectivos manuales especializados, sin
embargo por su aplicabilidad para verificar y evaluar el cumplimiento de la
Visin, Misin y Objetivos de las instituciones del Estado, se expone la
evaluacin del control interno mediante los atributos funcionales de referencia
(AFRs).
3.2.4 Atributos funcionales de referencia (AFRs)
En las auditoras de gestin, para la evaluacin del control interno se aplicarn
tambin los Atributos Funcionales de Referencia (AFRs), que en trminos muy
generales se describen en el presente manual, ya que en la prctica de la auditora se
constituye en una herramienta til y adecuada.
Una vez que se ha recopilado la informacin que incluye, entre otros aspectos: las
disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias relacionadas con el objeto
evaluado; la misin y visin establecidas, objetivos y metas; estructura organizativa;
procesos productivos de bienes o servicios y procesos de apoyo a la gestin, a base
de la cual se ha obtenido el conocimiento general de la entidad o gestin donde se
practica la evaluacin, se han identificado los procesos medulares, es decir, las
actividades sustantivas con mayor incidencia en los resultados de la gestin,
identificacin que facilitar y orientar al auditor en la seleccin de los procesos,
cuando se trate de la realizacin de estudios anlisis o auditoras, y se han
determinado las unidades organizativas o procesos en los cuales debe hacerse
particular nfasis en el anlisis.
Los datos e informacin recopilados se analizarn con una visin sistmica de la
organizacin o de la gestin a evaluar, para facilitar la visualizacin de dos
grandes tipos de procesos:
Los que conducen directamente a la generacin de los bienes o servicios que
constituyen el objeto principal de la organizacin o misin evaluada ( procesos
esenciales o medulares).
Los procesos de apoyo, es decir, los que le dan soporte a la gestin productiva y
que se llevan adelante para la materializacin de su misin.
Una vez identificados los procesos esenciales o medulares, establecidos los
lineamientos y determinada la disposicin de recursos para realizar la evaluacin,
se podr decidir si su alcance finalmente se extender a toda la organizacin o se
circunscribir a determinado plan, programa, actividad, proyecto u operacin;
definindose, en general, los objetivos y las estrategias de la actuacin, dirigidas
a:
*
91
92
GERENCIA
SUBAREA 011
ENTORNO ORGANIZACIONAL
PRINCIPIO BASICO:
VALORACION
TEORICA
REAL
100
70
25
15
15
25
10
20
10
25
20
AFR
CUESTIONARIO
0111
Existe una Misin? Es comprendida por los trabajadores? Gua las actividades a
realizar?
0112
0114
0115
Tiene claramente identificados a sus clientes? Quines son? Tiene identificados los
organismos y las leyes que guan su actividad? Conoce a sus competidores y las
condiciones en que se encuentran? Cul es la tecnologa que requiere para ejecutar sus
funciones? Quin suministra la tecnologa y cul es el procedimiento para su adquisicin?
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Se deben identificar las diferentes reas a ser evaluadas, las subreas que las
componen, los respectivos principios bsicos y los atributos funcionales que se
tomarn para la preparacin de los cuestionarios. Cada subrea debe contener lo
que convencionalmente denominamos Principio Bsico, que consiste en el
enunciado de condiciones o atributos ptimos de gestin o desempeo (debe ser),
que en trminos de calidad, productividad, economa y legalidad, constituyen el
fundamento de la eficiencia de la subrea respectiva.
A partir del contenido de cada Principio Bsico se deben preestablecer en las
subreas los denominados Atributos Funcionales de Referencia, que conllevan a
describir de manera esquemtica y detallada elementos que caracterizan y
tipifican la gestin de las subreas. Es importante destacar, que en la concepcin y
estructuracin de los Items o Atributos estn implcitos importantes elementos de
comprobacin y verificacin, cuyo desarrollo en los cuestionarios facilita la
selectividad en la aplicacin de las pruebas de auditora que se consideren
necesarias.
Los evaluadores seleccionarn los atributos funcionarles de referencia que
coincidan con el grado de desarrollo institucional, complejidad funcional y
situacin operativa de la organizacin evaluada.
A partir de cada Atributo seleccionado, y tomndolo como gua de orden
metodolgico, los evaluadores desarrollarn las interrogantes que consideren
necesarias para establecer y verificar, con la complementacin de las respectivas
pruebas de auditora, el grado de adecuacin de la gestin evaluada con la
descripcin contenida en el correspondiente Atributo Funcional de Referencia.
El anlisis de la informacin levantada mediante los Cuestionarios, debe permitir
al auditor segn su experiencia, capacitacin y criterio, presentar el anlisis de la
situacin objetivamente determinada y las conclusiones sobre las respectivas
reas.
Estas conclusiones sobre las reas evaluadas permitirn su jerarquizacin,
priorizando y distinguiendo como reas crticas, las que contribuyen en mayor
grado en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para facilitar
esta actividad el evaluador registrar, entre otros, los datos siguientes:
*
*
*
El xito del desarrollo de este proceso depender, en gran parte, de que el equipo
de trabajo evaluador haya logrado:
*
94
Contar con datos adicionales acerca de la unidad objeto de anlisis, para formar o
actualizar el archivo permanente de la entidad y lograr la sistematizacin de la
informacin que permita apoyar actuaciones futuras.
3.3 Resultados de la Evaluacin de Control Interno
Identificado el grado de funcionamiento del control bsico, el auditor ponderar
de acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los
componentes, rubros, reas o cuenta bajo examen, asignndole una equivalencia
numrica de 1, 2 o 3, en la casilla destinada a "Ponderacin" (POND).
Tomando como base la ponderacin asignada a cada una de las preguntas, el
auditor calificar el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas
y luego de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento respectivas.
Para concluir la evaluacin del control interno el auditor proceder a totalizar las
columnas de ponderacin y calificacin y llegar a obtener dos cantidades.
Estas cantidades transformadas en trminos porcentuales, permitirn determinar
la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo.
La naturaleza y seguridad de las pruebas a los componentes seleccionados para el
examen, debe determinarse para cada entidad y para cada rubro, tomando en
consideracin los siguientes factores:
1.
95
Operaciones efectuadas
segn rdenes verbales.
Operaciones efectuadas
segn rdenes escritas.
Recibos y desembolsos
en efectivo.
Recibos y desembolsos
por medio de cheques.
Actividades u operaciones
no sujetas a auditora interna
Actividades u
operaciones sujetas a
auditora interna.
2.
3.
Cambios en el personal.
4.
5.
6.
b.
(Formula)
96
GRADO DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
15 - 50 %
51 - 75 %
76 - 95 %
1 BAJO
2 MEDIO
3 ALTO
3 ALTO
2 MEDIO
1 BAJO
97
ENTIDAD:..........................................................................................
COMPONENTE O CUENTA:...............................................................
1.
VALORACION:
Ponderacin Total (PT):.........................
Calificacin Total (CT):.........................
Calificacin Porcentual (CP):................
PT :......................................100%
CT :...................................... X
CP : CT x 100
PT
CP :..................................... %
2.
RIESGO:
Coeficiente o
Solidez
3.
4.
ACTUALIZACION DE LA EVALUACION
AO
SUPERVISOR
JEFE EQUIPO
FECHA
98
99
En este caso, se tendra que modificar esa prueba de cumplimiento por otra prueba
de tipo sustantivo. De ah la importancia de realizar la prueba de estos controles
con anticipacin a la fecha de cierre del perodo a auditar, ya que resultara
problemtico, detectar debilidades de control y no poder tomar acciones
correctivas oportunas en el plan de auditora si estas pruebas son efectuadas con
posterioridad a dicha fecha.
4.
Riesgos de Auditora
b.
c.
Componente analizado.
Riesgos y su calificacin.
Controles claves.
100
5.
5.1
Pruebas globales
Estas instrumentan el mejor manejo de la entidad y sirven para identificar
las reas potencialmente crticas donde puede ser necesario un mayor
anlisis a consecuencia de existir variaciones significativas.
101
b)
Pruebas de cumplimiento
Esta clase de pruebas tiende a confirmar el conocimiento que el auditor
tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la
etapa de evaluacin de control interno, como a verificar su funcionamiento
efectivo durante el perodo de permanencia en el campo. A estas pruebas
se las conoce tambin como de los controles de funcionamiento o de
conformidad.
c)
Pruebas sustantivas
Tienen como objetivo comprobar la validez de las operaciones y/o
actividades realizadas y pueden referirse a un universo o parte del mismo,
de una misma caracterstica o naturaleza, para lo cual se aplicarn
procedimientos de validacin que se ocupen de comprobar:
-
5.3
Las pruebas tambin pueden clasificarse segn la tcnica seguida para determinar
dentro de la revisin selectiva la naturaleza y el tamao de la muestra, seleccionar
la muestra y evaluar los resultados obtenidos de la prueba, en tal sentido, pueden
ser sin medicin estadstica y con medicin estadstica:
5.3.1 Pruebas sin medicin estadstica
Son aquellas en las que el auditor se apoya exclusivamente en su criterio, basado
en sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional. Por esta razn, su
naturaleza es de carcter subjetiva.
Los mtodos no estadsticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de
muestreo y son:
-
102
103
mtodos permiten que los elementos que componen la muestra sean elegidos al
azar.
La evaluacin de los resultados se realiza considerando frmulas matemticas que
estiman razonablemente el comportamiento del universo, a partir de los valores de
la muestra.
Como aspectos positivos que se desprenden de la aplicacin de esta modalidad se
mencionan:
-
104
5.4
105
VERIFICACION
FACILITAN LA EVALUACION Y LA FORMULACION DE COMENTARIOS Y ACCIONES CORRECTIVAS,
SE CLASIFICAN GENERALMENTE A BASE DE LA ACCION QUE SE VA A EFECTUAR
OCULAR
COMPARACION
RELACION ENTRE
DOS O MS ASPECTOS,
PARA OBSERVAR LA
SIMILITUD O DIFERENCIA ENTRE ELLOS.
OBSERVACION
EXAMINAR LA FORMA
COMO SE EJECUTAN
LAS ACTIVIDADES Y
OPERACIONES
REVISION SECTIVA
RASTREO
SEGUIR LA
SECUENCIA DE
UNA OPERACION
DENTRO DEL
PROCESO
VERBAL
INDAGACION
MEDIANTE CONVERSACIONES ES POSIBLE OBTENER INFORMACION
SUS RESULTADOS POR SI SOLOS NO CONTITUYEN EVIDENCIA
SUFICIENTE Y COMPETENTE, POR LO QUE SUS RESULTADOS DEBEN
SER DOCUMENTADOS
ESCRITA
ANALISIS
DETERMINAR LA
COMPOSICION O
CONTENIDO
CLASIFICANDOLAS
Y SEPARANDOLAS EN
ELEMENTOS O PARTES
CONCILIACION
ESTABLECER LA RELACION
EXACTA ENTRE DOS CONJUNTOS
DE DATOS RELACIONADOS,
SEPARADOS E INDEPENDIENTES
CONFIRMACION
CERCIORARSE DE LA
AUTENTICIDAD DE LA
INFORMACION, QUE
REVELA LA ENTIDAD
106
DOCUMENTAL
COMPROBACION
COMPUTACION
VERIFICACION DE LA EVIDENCIA
QUE SUSTENTA UNA ACTIVIDAD U
OPERACIN, PARA DETERMINAR
LEGALIDAD, PROPIEDAD Y
CONFORMIDAD
FISICA
INSPECCION
CONSTATACION O EXAMEN FICSICO Y OCULAR
DE OS BIENES, DOCUMENTOS Y VALORES,
CON EL OBJETO DE SATISFCERSE DE SU
EXISTENCIA, AUTENTICIDAD Y DERECHO DE PROPIEDAD
OTRAS PRACTICAS
107
Las preguntas que hace el auditor estn orientadas a los objetivos y el propsito de
la entrevista. El estilo de las mismas est basado en como obtener la mayor
informacin sin intimidar al entrevistado.
El auditor debe conducir la apertura y cierre de la entrevista de manera que
demuestre al entrevistado que se le agradece por su tiempo y la informacin
proporcionada y dar una idea general de lo prximo que ocurrir en el proceso de
la auditora para mantener siempre la comunicacin abierta para otras preguntas
en el futuro.
Los ingredientes ms importantes que se debe tomar en cuenta para que una
entrevista resulte eficiente y efectiva son:
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Preguntas dirigidas
108
2.
Destreza de escuchar
3.
Parfrasis
4.
Seguimiento al contenido
Respondiendo para afectar
Tomando notas
6.
Destrezas de explorar
5.
Escuchar para or
Escuchar para entender
Narrativas
Grficas
Comunicacin verbal
Contacto de ojos
Postura
Comportamiento que distrae