INTEGRACIN DE TCNICAS DE PERFORMANCE EN LA DIRECCIN Y

GESTIN DE PROYECTOS (EVM)

Amendola L.; Gonzlez M. D. P; Palacios E.; Depool T.
Departamento de Proyectos de Ingeniera e Innovacin UPV
RESUMEN
Uno de los mtodos para diagnosticar a tiempo variaciones en el coste y plazo
de un proyecto es el Earned Value Management (EVM). Este consiste en el
clculo de una serie de desviaciones, ndices de rendimiento, porcentajes de
avance y estimaciones de coste final.
Los principios bsicos de un sistema EVM contemplan la realizacin de un plan
de trabajo que integre el alcance, la planificacin y los costes del proyecto, para
luego medir si el plan se ha cumplido hasta la fecha de la evaluacin. En esta
evaluacin se considera la valoracin objetiva del cumplimiento del trabajo de
acuerdo a su planificacin; el anlisis de las variaciones significativas del plan y
el pronstico de su impacto. El resultado de la evaluacin proveer datos que
sern considerados por los niveles ms altos de la organizacin en la toma de
decisiones y en la implementacin de las acciones correctivas (si fuese
necesario).
La esencia del EVM radica en el establecimiento de un presupuesto para cada
elemento de trabajo. Cuando el elemento de trabajo se ha completado, su
presupuesto es medido, cuantificando as el progreso del trabajo. En la
cuantificacin interviene el valor ganado, que es una variable de anlisis, usada
para predecir si el proyecto acabar por encima o por debajo de su
presupuesto.
Este mecanismo de deteccin permite identificar y corregir problemas antes de
que haya transcurrido demasiado tiempo. Sin el valor ganado, se podra
comparar slo lo que se ha gastado versus lo que se ha planificado gastar, sin
dar un indicador del trabajo que ha sido realmente ejecutado. Por esta razn se
afirma que el EVM integra costes, planificacin, ejecucin y riesgo.
El objetivo del artculo es el desarrollo de una metodologa que proporcione una
visin del proyecto, y permita determinar, establecer y mantener una lnea base
para las mediciones, as como realizar la ejecucin del anlisis del valor
ganado Earned Value Management (EVM) y mejorar el desempeo del
cronograma y de los costes.
PALABRAS CLAVES: Mtodos, Costes, Tiempo, Planificacin. ndice
REA TEMTICA: Metodologa de proyectos y actividades profesionales,
organizacin y direccin de proyectos.

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1. INTRODUCCIN
Los directores de proyectos tienen la responsabilidad de hacer estimaciones, o
suponer qu tanto tardar un proyecto en completarse y cul ser su costo
asociado. Muchos negocios actualmente utilizan sistemas EVM (Earned Value
Management) para hacer el seguimiento de sus proyectos por ser este un buen
medidor de la cantidad de trabajo que realmente se ha ejecutado en el proyecto
y a su vez, un buen pronosticador de su costo y fecha de culminacin.
El Earned Value Management EVM es una metodologa para determinar el
desempeo de los costes y la programacin de proyectos. Este mtodo de
gestin fue adoptado inicialmente por el Departamento de Defensa de los
Estados Unidos en 1996, y luego por otros pases como Canad, Australia,
Reino Unido y Japn, en su mayora por los respectivos ministerios de defensa,
pero tambin en algunos casos, como es el de Canad y Japn, para todos los
proyectos de grandes obras pblicas.
El EVM surgi como desarrollo de los criterios para sistemas de control de
coste/previsin (cost/schedule control systems criteria, C/SCSC), los cuales
definan los requisitos mnimos que deba cumplir un sistema aceptable de
control de gestin de proyectos.
Al inicio de este artculo, se intenta dar una breve y precisa explicacin de lo
que es el EVM, de sus valores claves, y de los indicadores derivados de esos
valores, utilizados para hacer un buen seguimiento y anlisis de cualquier
proyecto. Se contina con la metodologa utilizada para aplicar este mtodo en
los procesos de planificacin, ejecucin y control del proyecto, y se culmina con
una discusin de su aplicacin y los posibles resultados obtenidos al
implementarla.
Con la metodologa planteada se pretende proporcionar adems de una clara
visin del proyecto, una herramienta para determinar, establecer y mantener
una lnea base para las mediciones del trabajo realizado, as como realizar la
ejecucin del anlisis del valor ganado y mejorar el desempeo del cronograma
y de los costes.

2. MARCO CONCEPTUAL DEL EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)

El Earned Value Management (EVM) es una de las herramientas de medicin
de desempeo y de retroalimentacin ms efectiva para gestionar proyectos.
Esta herramienta integra requerimientos de ejecucin, planificacin de recursos
y programacin, tomando en consideracin el riesgo en el proyecto.

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EJECUCIN

RIESGO
RECURSOS
COSTOS

PROGRAMACIN
TIEMPO

Figura 1. Integracin EVM

El EVM provee una medida objetiva de cuanto trabajo ha sido completado en el
proyecto, a travs de comparaciones entre el trabajo que se ha planificado
completar hasta la fecha y el que realmente ha sido llevado a cabo. De esta
forma se determina si el coste, plazo y el trabajo realizado estn llevndose a
cabo de acuerdo a lo planificado.
El EVM permite realizar una mejor y ms efectiva toma de decisiones,
minimizando los impactos adversos en el proyecto, ya que no slo toma costes
planificados y reales, sino que incluye el trabajo realizado, es decir compara el
coste real contra el coste planificado del trabajo realizado.
El EVM depende de tres valores clave, el Valor Planificado, el Valor Ganado y
el Coste Real:
Valor Planificado (PV) o Coste Presupuestado del Trabajo Programado
(CPTP) Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS): Es el coste planificado
de la cantidad total de trabajo programado a ser realizado para la fecha
propuesta. El valor planificado describe qu tan lejos se supone que estar el
proyecto en algn punto de la programacin. Este valor es la lnea base
establecida frente a la cual se mide el progreso real del proyecto. Una vez que
se establece la lnea base, ella puede modificarse slo para reflejar variaciones
en costes y programacin originados por cambios en el alcance del trabajo.

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Valor Ganado (EV) o Coste Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR)

Budgeted Cost of Work Performed (BCWP): El coste planificado para
completar el trabajo que se ha realizado. Este refleja la cantidad de trabajo que
realmente ha sido llevada a cabo, expresada como el valor planificado para ese
trabajo.
Coste Real (AC) o Coste Real del Trabajo Realizado (CRTR) Actual Cost
of Work Performed (ACWP): Es el coste incurrido para llevar a cabo el trabajo
que se ha realizado hasta la fecha. Es un indicador del nivel de recursos que
han sido gastados para llevar a cabo el trabajo real realizado en una fecha o en
un perodo de tiempo.
Estos tres valores pueden ser utilizados para analizar el estado actual de un
proyecto y predecir su posible futuro. Existe un cuarto valor denominado
Presupuesto a la Culminacin (BAC):
Presupuesto a la culminacin Budget at Completion (BAC): Es la suma de
todos los presupuestos asignados a un proyecto. Es el valor final de la lnea
base. BAC representa el valor planificado total del proyecto.
Del valor planificado, el valor ganado y el coste real se derivan, adems, los
siguientes indicadores:
1. Variacin de Programacin Schedule Variance (SV): Se origina
restando el valor planificado del valor ganado (SV = EV PV). Es una
comparacin entre el coste presupuestado del trabajo realizado y el
coste real de ese trabajo. Una variacin negativa significa que el
proyecto esta por encima del presupuesto.
2. Variacin de Costes Cost Variance (CV): Se determina restando el
coste real del valor ganado (CV = EV AC). Es una comparacin entre
el coste presupuestado del trabajo realizado y el coste real. Una
variacin negativa significa que el proyecto esta por encima del
presupuesto.
3. Variacin a la Culminacin Variance at Completion (VAC): Se calcula
restando el estimado a la culminacin del presupuesto a la culminacin
(VAC = BAC EAC).
4. ndice de Desempeo de Programacin Schedule Performance Index
(SPI): Se calcula dividiendo el valor ganado entre el valor planificado
(SPI = EV / PV). Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo
que se ha planificado.
5. ndice de Desempeo de Costes Cost Performance Index (CPI): Se
obtiene dividiendo el valor ganado entre el coste real (CPI = EV / AC).
Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la
cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo. Es uno de los
indicadores ms claros de la eficiencia en el coste de un proyecto.

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6. ndice Coste-Programacin Cost-Schedule Index (CSI): Mientras ms

se aleja el CSI de 1, menor es la posibilidad de que el proyecto se
recupere (CSI = CPI x SPI). Los posibles valores para el CSI, y la
situacin en la que se est segn sea el caso, se ilustran en el grfico
siguiente:

ANALISIS DEL CSI

(INDICE COSTE-PROGRAMACIN)

BANDA ROJA
CSI>1.3
1.3

CHEQUEAR
CSI

1.2

OK
0.9<CSI<1.2
0.9

CHEQUEAR
0.8

BANDA ROJA
CSI<0.8

Figura 2. Anlisis del ndice Coste-Programacin

7. ndice de Desempeo a la Culminacin To-Complete Performance
Index (TCPI): Es calculado dividiendo el trabajo restante entre el
presupuesto restante (TCPI = (BAC VG) / (BAC CR)). Este ndice
puede decirle al director la eficiencia que debe alcanzar el proyecto para
cumplir con un punto final como lo es el Presupuesto a la Culminacin
(BAC).
8. Tiempo Estimado para Culminar Time Estimate at Completion (EACt):
Usando el SPI y el Valor Planificado promedio por unidad de tiempo, se
puede hacer un estimado aproximado de cundo estar terminado el
proyecto si la tendencia actual contina, comparado con cundo estaba
supuesto a terminar inicialmente (ETCt = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)).
9. Coste Estimado a la culminacin - Estimate at Completion (EAC): Un
mtodo comn para determinar el EAC es dividir el Presupuesto a la
Culminacin entre el ndice de Desempeo de Costes (EAC = BAC /

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CPI). Da un estimado de dnde es probable que llegue el coste de un

proyecto si la marcha actual del proyecto contina.
De acuerdo a los valores que tomen los ndices de programacin y costes, se
tiene lo siguiente:

Si SV=0 y SPI=1, el proyecto esta a tiempo.

Si SV>0 y SPI>1, el proyecto esta adelantado con respecto al

cronograma.

Si SV<0 y SPI<1, el proyecto esta retrasado con respecto al

cronograma.

Si CV=0 y CPI=1, el proyecto esta dentro del presupuesto.

Si CV>0 y CPI>1, el proyecto esta por debajo del presupuesto.

Si CV<0 CPI<1, el proyecto esta por encima del presupuesto.

3. METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL EARNED VALUE

MANAGEMENT (EVM)
Durante el proceso de planificacin de un proyecto, el EVM requiere que se
establezca una lnea base de planificacin. Para esto, inicialmente es necesario
desglosar el trabajo del proyecto en tareas ejecutables y elementos manejables
usando la estructura de descomposicin EDP (Work Breakdown Structure
WBS). Estas tareas deben ser lo suficientemente pequeas para evitar el
problema de estimar un porcentaje de terminacin.
El trabajo del proyecto debe ser programado asignndole recursos lgicamente
en un plan de trabajo. Se debe asignar la mano de obra al trabajo para su
ejecucin usando la Estructura de Descomposicin de la Organizacin
(Organization Breakdown Structure OBS), dando as origen a la matriz de
asignacin de responsabilidades.
El alcance, programacin y costes, deben ser integrados y almacenados en un
presupuesto, y luego se representa este presupuesto en la lnea base. Cada
elemento de trabajo debe ser dirigido por un individuo o equipo.

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ELEMENTOS DE TRABAJO

ESTRUCTURA DE
DESCOMPOSICIN
DEL PROYECTO
WBS

ESTRUCTURA DE
DESCOMPOSICIN
DE LA ORGANIZACIN
OBS

ELEMENTOS EN LOS QUE

SE PLANIFICA / GESTIONA
EL ALCANCE,
PROGRAMACIN Y COSTES

Figura 3. Elementos Manejables en Proyectos

Se deben seleccionar las tcnicas para medir el trabajo realizado durante la
ejecucin del proyecto. Estas tcnicas deben ser seleccionadas tomando en
cuenta los atributos claves del trabajo, principalmente la duracin del esfuerzo
y sus resultados tangibles.
Si se tienen esfuerzos discretos, es decir, aquellos capaces de ser medidos
peridicamente, se puede utilizar el mtodo 50/50. Con este mtodo, se
atribuye el 50 por ciento del trabajo a ser completado en el perodo en el que
este comienza, a pesar de cunto trabajo haya sido realmente completado. El
50 por ciento restante se asigna cuando el trabajo esta terminado. La tcnica
50/50 es la ms efectiva en tareas pequeas, de corta duracin. Tambin se
puede usar el mtodo 0/100 y el mtodo 25/75. Para tareas de ms larga
duracin, se pueden utilizar los hitos, o la tcnica del porcentaje total. Los hitos
dividen el trabajo en segmentos que finalicen con eventos observables y les
asigna un valor a la realizacin de cada uno de ellos. La tcnica del porcentaje
total esta entre las ms simples y fciles, pero puede ser la ms subjetiva de
las tcnicas de medicin, ya que hace un estimado del porcentaje de trabajo
completado para cada perodo. Generalmente, son estimados del progreso
acumulado hechos frente al plan para cada tarea.

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En el proceso de ejecucin del proyecto, se deben realizar las mediciones de

acuerdo a la tcnica seleccionada. Se calculan los indicadores explicados en el
marco conceptual de este artculo, para proceder luego a analizarlos y tomar
las decisiones adecuadas segn los resultados obtenidos.
Durante las mediciones, la utilizacin de recursos (de trabajo, materiales) se
almacena para cada tarea del trabajo ejecutado en el plan del proyecto. En
otras palabras, se deben capturar los costes reales de tal forma que permitan
ser comparados con los de la lnea base.
Para determinar el coste real, la organizacin debe tener un sistema de rastreo
de costes a travs del tiempo y por componente del proyecto. La sofisticacin y
complejidad de este sistema variar por organizacin y por proyecto, pero al
menos, algn tipo de sistema de rastreo de costes debe estar en posicin de
vincular costes a la planificacin para que de esa forma sea asignado el valor
ganado.
Una vez que el Valor Planificado, el Valor Ganado y el Coste Real han sido
determinados, el equipo de proyecto debe ejecutar el anlisis EVM a los
informes de control y dems niveles de la estructura de descomposicin del
proyecto, y reportar los resultados del EVM. Estos datos se usan para analizar
dnde esta el proyecto y pronosticar hacia dnde se dirigir.

INICIO DE
PROYECTO

TAREAS EJECUTABLES
ELEMENTOS MANEJABLES

ESTRUCTURA DE
DESCOMPOSICIN
DEL PROYECTO
LINEA BASE DE
PROGRAMACIN

ASIGNACIN DE RECURSOS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SELECCIONAR
TECNICAS DE
MEDICIN

CLCULO DE
INDICADORES
ANLISIS /
COMPARACIN

TOMA DE
DECISIONES

TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS

FIN DE
PROYECTO

Figura 4: Metodologa EVM

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4. CONCLUSIONES
El EVM desarrolla estratgicamente el buen Project Management facilitando la
planificacin y el control tanto de costes como de ejecucin de la programacin.
Si la aplicacin del EVM a un proyecto revela que este est atrasado en su
programacin o sobre su presupuesto, la metodologa del EVM permitir
identificar, dnde estn ocurriendo los problemas, si los problemas son crticos
o no, y qu se har para hacer que el proyecto vuelva a encaminarse.
El anlisis de las variaciones (Variacin de Programacin Schedule Variance
SV, Variacin de Coste Cost Variance CV) muestra como el proyecto va
progresando y las tendencias, ya que tiene en cuenta el tiempo y el coste
consumido comparado con los planificados. El anlisis de ndices (ndice de
Desempeo de Programacin Schedule Performance Index SPI, ndice de
Desempeo de Costes Cost Performance Index CPI, ndice de Desempeo
por Completar To-Complete Performance Index TCPI) muestra que tan
eficientemente esta operando el proyecto.
Los pronsticos (Tiempo Estimado para Culminar Time Estimate at
Completion EACt, Coste Estimado a la culminacin Estimate at Completion
EAC) nos dan un estimado aproximado de cundo estar terminado el proyecto
y de su coste a la culminacin, si la ejecucin del mismo sigue la tendencia
actual hasta su finalizacin.
Si en la fase de anlisis se presenta un atraso en el cronograma, se debe
revisar qu tan crtico es este atraso, y se deben plantear prcticas como el
trabajar tiempo extra, realizar algunas tareas en forma simultnea, o verificar la
existencia de alguna innovacin tecnolgica que pueda acelerar el proceso
Si se presenta un exceso de costes, algunas buenas prcticas pueden ser
reprogramar tareas, utilizar recursos menos costosos, o eliminar alguna tarea si
ello no afectar el producto final del proyecto.
Es posible que un anlisis del valor ganado muestre que no existe variacin de
programacin, en este caso se estara en presencia del caso ideal en el que el
proyecto se encuentra an dentro de la programacin.

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