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INSTITUTO DE EDUCACIÓN

SUPERIOR TECNOLÓGICO
PÚBLICO HUANCAVELICA

“AÑO DEL DIÁLOGO Y LA


RECONCILIACIÓN NACIONAL

SECRETA
RIADO
PRACTICAS PRE-PROFESIONALES

MÓDULO I “RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION”

Realizados en:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA

PRESENTADO POR:

QUINTO GONZALES, NILSA MARITZA


FECHA DE INICIO:
FECHA DE CULMINACION:
ASESORA: G

Huancavelica - 2018

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

A toda mi familia, por el apoyo


incondicional que me brindaron
día a día y a todos los docentes
por la enseñanza que nos
brindaron.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

INTRODUCCIÓN

Presento este informe al haber concluido con mis Prácticas pre


profesionales correspondientes al MODULO I “RECEPCION Y MANEO
DE LA INFORMACION”, con una duración de 265 horas cronológicas, de
la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo, siendo requisito
indispensable para obtener mi Certificado Modular del mencionado
módulo, dicha práctica lo realice en la Oficina Administración y finanzas
de la Municipalidad Provincial de Huancavelica.

En este documento se refleja las acciones realizadas, ya que las


actividades desarrolladas durante mis prácticas aprendí nuevos
conocimientos y experiencias que se desarrollaron en una oficina y
utilizando todos los elementos y recursos que están a mi alcance y en un
ambiente de plena realidad y naturalidad a fin de lograr el cumplimiento
de una de mis metas con aspectos fundamentales a fin de lograr el
cumplimiento de una de mis metas con aspectos fundamentales que
desarrolla una secretaria ejecutiva.

La estructura que contiene el presente informe consta de tres capítulos:

PRIMER CAPITULO: contiene los datos informativos, objetivos


metodológicos.

SEGUNDO CAPITULO: Se ha considerado naturaleza y descripción del


centro de prácticas.

TERCER CAPITULO: contiene referente a la descripción de las practicas


realizadas en la oficina de Administración y finanzas de la Municipalidad
Provincial de Huancavelica y finaliza con las conclusiones, sugerencias,
bibliografía y anexos.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

Agradezco de forma muy especial a los trabajadores de la oficina de


Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial de
Huancavelica, que hizo posible el desarrollo de mis prácticas Pre
Profesionales y a todos los docentes de la Carrera Profesional de
Secretariado Ejecutivo. Quienes me brindaron los conocimientos
necesarios, orientándome a lograr mi objetivo.

Nilsa Maritza, Quinto Gonzales.

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SECRETARIADO EJECUTVO

SUMARIO

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES DEL MÓDULO I


“RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION” DE LA CARRERA
PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO DEL INSTITUTO DE
EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO HUANCAVELICA,
REALIZADO EN LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DE
LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA.

DEDICATORIA

INTRODUCCION

SUMARIO

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

I. DATOS INFORMATIVOS:

1.1. Institucion de Estudios

1.2. Carrera Profesional

1.3. Tipo de Práctica

1.4. Centro de Práctica

1.5. Área

1.6. Nombre del Prácticante

1.7. Duracion

 Fecha de Inicio
 Fecha de Termino

1.8. Nombre de la Asesora

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1.9. Jefe de Área Académica

1.10. Jefe de Unidad Académica

1.11. Director General

II. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA

2.1. FUNDAMENTACIÓN DEL MÓDULO

2.1.1. Competencia General

2.1.2. Capacidades Profesionales

2.1.3 Capacidades de Organización

2.1.4. Unidad de Competencia del Módulo Técnico Profesional

2.1.5 Responsabilidad y Autonomía

2.2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

2.2.1. Objetivos Generales

2.2.2. Objetivos Específicos

2.3. JUSTIFICACIÓN

2.4. PLANIFICACIÓN

2.5. METODOLOGÍA

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICA

I. DESCRIPCION DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE


HUANCAVELICA.

1.1. Razon Social

1.2. Nombre

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1.3. Direccion

1.4. Teléfono

1.5. Nombre de los Responsables de la Empresa

II. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA ENTIDAD

2.1. Ubicación Geográfica

2.2. Plano de Ubicación

III. NATURALEZA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE


HUANCAVELICA

3.1. Reseña Histórica del Centro de Práctica

3.2. Fines del Centro de Práctica

3.3. Funciones del Centro de Práctica y de la Oficina

3.4. Estructura Organizacional del Centro de Práctica

CAPITULO III

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA


MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA

I. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA

1.1. Descripción de las Funciones

1.1.1. De la Secretaria

1.1.2. De la Practicante

II. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1. Actividades Frecuentes Realizadas en el Centro de Práctica

2.2. Actividades Eventuales Realizadas en el Centro de Práctica

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2.3. Bienes Utilizados en el Centro de Práctica

2.3.1. Equipos de Oficina

2.3.2. Mobiliarios Utilizados

2.3.3. Materiales de Escritorio, Limpieza, etc

2.3.4. Documentos

2.4 Cumplimiento del horario

III. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

3.1. Logros

3.2. Dificultades

CONCLUSIONES

SUGERENCIAS

BIBLIOGRAFÍA

ANEXO

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SECRETARIADO EJECUTVO

CAPITULO I

ASPECTOS
GENERALES

I. DATOS INFORMATIVOS:

I.1. INSTITUCIÓN DE ESTUDIO : Instituto de Educación Superior

Tecnológico Publico

Huancavelica

I.2. CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo.

I.3. TIPO DE PRÁCTICAS : I MODULO.

 DENOMINACIÓN : “Recepción y Manejo de la

Información”.

I.4. CENTRO DE PRÁCTICAS : Municipalidad Provincia de

Huancavelica

I.5. ÁREA : Administración y Finanzas

I.6. NOMBRE DE LA PRACTICANTE : Quinto Gonzales, Nilsa Maritza

I.7. DURACIÓN : 265 Horas Cronológicas

a. FECHA DE INICIO : 21 de abril del 2017

b. FECHA DE TÉRMINO : 0 de junio del 2017

I.8. NOMBRE DE LA ASESORA : Prof. Gladys Echavigurin Yauri

I.9. JEFE DEL ÁREA ACADÉMICA : Prof. Yrene Llaique Mamani

I.10. JEFE DE LA UNIDAD ACADEMICA: Mg. Edita Alarco Vergara

I.11. DIRECTOR GENERAL : Ing.Grosle Enríquez Bendezú

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II. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA:

II.1. FUNDAMENTACIÓN DEL MÓDULO:

De acuerdo con la información y el avance de la tecnología

de los diferentes equipos de oficina, que exigen al

profesional de Secretariado Ejecutivo, que cuentan con una

sólida información en el campo laboral, para ello debe estar

en constante proceso de aprendizaje y actualización de las

nuevas técnicas que se pueda aplicar en su centro de

trabajo.

II.1.1. COMPETENCIA GENERAL:

La competencia general del módulo correspondiente

es recepcionar y manejar adecuadamente la

información de los documentos en el desarrollo de

las actividades dentro de la oficina, así mismo asistir

con responsabilidad, puntualidad, entusiasmo,

asertividad, ética profesional y actitud positiva a la

oficina de Administración y Finanzas de la

Municipalidad Provincial de Huancavelica

II.1.2. CAPACIDADES PROFESIONALES:

CAPACIDADES TECNICOS TRANSFORMADORAS

 Tramitar los documentos según corresponda en el

momento adecuado.

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 Tratar a los usuarios de forma adecuada, ya que

ellos son muy importantes y hacen que la entidad

prospere.

 Manejar diversos programas de computación que

ayudan a mejorar el trabajo de la oficina con

eficiencia.

 Utilizar diversos equipos de oficina para el buen

funcionamiento de la oficina

 Demostrar capacidad para el buen desarrollo de

las diferentes actividades encomendadas por el

jefe.

 Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la

Organización.

 Redacción de los diferentes documentos en forma

rápida, eficaz y eficiente.

 Aplicar la ética profesional dentro y fuera de la

entidad, con los usuarios visitantes y compañeros

de trabajo.

 Recepcionar las diferentes llamadas telefónicas

de manera adecuada, atendiéndolas según sea el

caso.

 Clasificar, ordenar, archivar los documentos de

diversa índole para obtener una mejor

organización documentaria dentro de la oficina

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 Aplicar la imagen ejecutiva dentro del centro de

labor.

 Adaptarse al tipo de oficina, para así poder

desenvolverse adecuadamente.

CAPACIDADES DE ORGANIZACION

 Organizar y administrar la oficina de acuerdo con

las normas y criterios básicos establecidos de la

entidad

 Organizar la correspondencia remitida y recibida

de acuerdo con normas establecidas.

 Mantener ordenado la oficina y los documentos.

 Organizar y revisar la agenda, así mismo hacerle

recordar al jefe sobre eventos que se realizaran.

CAPACIDADES DE COOPERACION COMUNICACIÓN:

 Establecer comunicación efectiva en el

desarrollo de su trabajo empleando un trabajo

claro y conciso.

 Mantener una buena comunicación y relación

interpersonales dentro y fuera de la institución

 Cooperar con la institución, asi como también

en las actividades de la entidad.

 Recepcionar información, luego tranferirla

mediante una comunicación fluida.

CAPACIDADES DE CONTINGENCIA:

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 Manejar adecuadamente los recursos de la

organización en situaciones de austeridad.

 Adaptarse a la forma de trabajo de la entidad y

las diferentes situaciones y cambios de la

entidad.

 Tomar decisiones adecuadas, siempre dando

una solución al problema.

 Identificarse con la institución, en los eventos,

reuniones, con la participación.

RESPONSABILIDAD Y AUTONOMIA

 La profesional de Secretariado Ejecutivo trabaja

bajo la supervisión de su jefe inmediato superior

de la Oficina de Administración y finanzas.

 Es responsable de recepción y manejo de la

información, el desarrollo de actividades

secretariales y la asistencia institucional

gerencial.

 Tiene autonomía en el manejo y aplicación de

técnicas de atención al público. La organización

del trabajo de la oficina, aplicar técnicas de

archivo, la operación de equipos electrónicos e

informáticos.

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 Debe asistir en la determinación de estrategias

administrativas, el establecimiento del sistema

de control y seguridad de la información. La

implementación de los cambios en los métodos

de trabajo, los criterios para la organización de

reuniones y eventos

2.1.3 UNIDAD DE COMPETENCIA DEL MÓDULO

TÉCNICO PROFESIONAL:

 Realizar la Recepción y Manejo de Información de

las comunicaciones así como la atención al público,

teniendo en cuenta las normas y procedimientos

establecidos por la entidad donde realice mis

prácticas..

II.2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

II.2.1. OBJETIVOS GENERALES:

 El objetivo general es realizar las practicas para

optar la certificación del Modulo I “Recepción y

Manejo de Información”. De la Carrera

Profesional de Secretariado Ejecutivo,

presentando un buen servicio a los usuarios y a

los trabajadores que tramitan documentos

dentro de la oficina, aprendiendo lo necesario

del módulo, para mejorar los conocimientos y

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realizar un buen desempeño como futura

Secretaria Ejecutiva.

II.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Informar y orientar al público y velar por

mantener la óptima Imagen de la institución.

 Conocer y manipular los equipos utilizados por

la oficina, demostrando los conocimientos

adquiridos.

 Conocer el funcionamiento de las actividades

desarrolladas en la Oficina de Administración y

Finanzas de la Municipalidad Provincial de

Huancavelica.

 Lograr desarrollar las relaciones publicas y

humanas los que son inherentes a mi carrera.

 Organizar y archivar la documentación que se

maneja en la oficina.

 Demostrar habilidades aptitudes y destrezas

que son requisitos indispensables para

desempeñar con facilidad las labores

secretariales.

 Adquirir hábitos y destrezas de organización y

planeación para complementar y potenciar la

capacidad de aprendizaje.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

II.2.3. JUSTIFICACIÓN

la realización de la practica del Modulo I “RECEPCION

Y MANEO DE INFORMACION”, fueron realizadas con

el fin de afianzar mis conocimientos en el trámite y

recepción de los diferentes documentos de dicha

institución y sobre todo para el desenvolvimiento

individual como secretaria dentro de un grupo de

trabajadores. Asi mismo conocer el flujo documentario

de las diferentes oficinas que se desarrollan en la

institución.

II.3. PLANIFICACIÓN

MESES
2017-2018
Nº ACTIVIDADES
MAR ABR JUN MAR
2017 2017 2017 2018

1 Orientación de Practicas X
Ubicación de Centro de
2 X
Practicas
Gestión de Cartas de
3 X
Presentación
4 Presentación de Cartas X

5 Ejecución de Practicas X

6 Culminación de Practicas X
Elaboración y presentación de
7 X
Informe.

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2.5. METODOLOGÍA

Es el conjunto de procedimientos utilizados para

alcanzar un objetivo donde se requiera habilidades,

conocimientos, para obtener un objetivo.

MÉTODOS:

Son procedimientos, reglas usadas para enfocarse en la

información clave para priorizar la información y ver la manera

de como se puede esta información para obtener un

determinado objetivo mediante una actividad desarrolladas.

LEER.

Se revisa el material de referencia relacionado con el tema y

seleccionamos la información.

Para poder registrar el documento tuve que leer y clasificar

los documentos que ingresaban a la oficina, para tener una

referencia de que trata los documentos.

RESUMIR:

Es utilizado para resumir la información en el proceso:

Tomar notas:

 Al registrar documentos se encontró, documentos

sin asuntos como oficios, informes, memorando

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
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por lo que procedí a leer y resumir en palabras

concretas los asuntos.

ANALITICO:

Es utilizado para analizar diferentes medios,

informaciones.

 En el desarrollo de la practica se analizo las

diferentes actividades laborales que se desarrolló

en la oficina, viendo la manera más fácil de trabajar

y cumplir el trabajo encomendado, analizando los

documentos y la correcta atención hacia los

usuarios.

DEDUCTIVO:

Se buscan conocimientos particulares a parte de los

conocimientos generales que ya se tenga. Para ello

se busca clasificar elementos determinados.

 Cuando la secretaria salía a tramitar los

documentos fuera de la institución, mi persona

recepcionaba todo los documentos que traían a la

oficina de Administración y Finanzas; tenia que

leerlo para saber de que se trata dicho documento y

ver si eran urgentes y por deducción lo pasaba

previo registro y estampado el sello de proveído al

jefe inmediato superior para que le de el proveído

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
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correspondiente y poderlo distribuirlo a la oficina

correspondiente.

DESCRIPTIVO:

Describe las diversas actividades desarrolladas en

el centro de practicas, asi como la actitud de cada

practicante.

 Al momento de atender a los usuarios, para el

tramite que se realizaba con el documento se le

describirá en que estado se encontraba su

documento con actitud positiva y cordial.

TÉCNICAS:

Son habilidades, destrezas que sirven para describir un

tipo de acciones regidas por normas o un cierto

protocolo, son distintas perspectivas aplicadas al

aprendizaje.

 TÉCNICA DE OBSERVACIÓN:

Gracias a esta técnica pude observar cada una de

las actividades que se desarrolla en el centro de

práctica para luego ejecutar sin ningún

inconveniente y lograr cada uno de los objetivos

planteados asimismo obtener mayor conocimiento

lo cual facilita mi desempeño como practicante.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

La observación es muy importante ya que mediante

ella te puedes informar de diferentes actividades

que realiza la institución.

AUTO EVALUACION:

consiste en evaluarse uno mismo y ver las

diferencias para mejorarlo si encontraba errores.

 Después de atender a un usuario, registrar

documentos, tramitar documentos y recepcionar las

llamadas telefónicas, mi persona realizaba una

autoevaluación para identificar mis errores para

poder mejorar y realizar bien a futuro las

actividades como secretaria.

DE INFORMACION BIBLIOGRAFICA:

En el proceso de la practica se ha consultado diversas

bibliografías teniendo en cuenta la utilización de

diferentes bibliográfica impresa y virtual.

 Cuando se requería una información del cual mi

persona no tenía conocimiento acudía a los

archivadores, libros, internet, y otros medios para

poder obtener una determinada información.

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CAPITULO II

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DESCRIPCIÓN DEL CENTRO


DE PRÁCTICA

I. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE HUANCAVELICA:

1.1 RAZÓN SOCIAL : Municipalidad Provincial de

Huancavelica

1.2 NOMBRE : Oficina de Administración Y

finanzas

1.3 DIRECCIÓN : Ubicado en la Av. Manchego

Muñoz N° 299

1.4 TELÉFONO : 067-452870

1.5 NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE LA OFICINA DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS

: Ing.

: Srta.

II. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA ENTIDAD:

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2.1. UBICACIÓN GEOGRÁFICA:

La Municipalidad Provincial de Huancavelica está ubicado en

la Av. Manchego Muñoz N° 299 cercado de Huancavelica.

2.2. PLANO DE UBICACIÓN:

III. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA:

III.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL CENTRO DE PRÁCTICA

Huancavelica fue creado por decreto ley N° 25014 del 16

de febrero de 1989, se encuentra geográficamente e

históricamente debido entre 2 impresiones vertientes de

la cumbre de la cadena occidental entre cordillera

turpicotay y el paso del rio Ichu expandiéndose en la

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sierra central, sur de los andes del Perú. La altitud es de

3860 msnm nos comentan de por sí la importancia de

sus paisajes su atractiva y diversidad cultural de sus

provincias, se grafican en sus pueblos con la

caracterización de sus siete provincias.

La provincia de Castrovirreyna esta los relatos donde nos

comenta sobre la esposa del virrey GARCIA HURTADO

DE MENDOZA, provincia de Angaraes, esta las águilas

reales, la provincia de Huaytará del florecimiento de una

generación histórica, la provincia de Tayacaja como la

tierra de “Los Temibles Danzantes de Tijeras” y todas

estas provincias guardan sus valores culturales.

Este departamento tiene una longitud de 7458.17 m2 y

superficie 88939 km2, tiene líneas fronterizas con los

siguientes departamentos: por el sur limita con el

departamento de Ayacucho, por el este con la capital de

Lima. Gracias a la investigación de Don Manuel Alarcos,

se tiene a partir del año 1856 la nómina de alcaldes

recogida del deficiente archivo municipal, la cual ha sido

completada gracias a la colaboración del señor Sergio

Requena Marmanillo.

La Municipalidad Provincial de Huancavelica es una

institución representativa u órgano de Gobierno Local,

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que emanan de la voluntad popular son personas

jurídicas de decreto público con autonomía económica y

administrativa en los asuntos de su competencia. Le son

aplicables las leyes y disposiciones que de manera

general y de conformidad con la constitución, regulen las

actividades y funcionamientos del sector público

nacional.

La Municipalidad Provincial de Huancavelica representa

al vecindario, promueven la adecuada presentación de

los servicios públicos locales, fomentan el bienestar de

los vecinos y el desarrollo integral y armónico de las

circunscripciones de jurisdicción.

No pueden ejercer las funciones de orden político que la

constitución y las leyes reservan para otros órganos del

estado, no asumir representación distinta de la que le

corresponde a la administración de las actividades

locales.

VISION:

Ser una Municipalidad líder, que promueve el desarrollo

integral de la comunidad, con una gestión eficiente,

transparente y participativa, posicionando de esta

manera a Huancavelica como una ciudad ordenada,

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

segura, moderna, inclusiva y saludable, donde se

fomente la cultura.

MISION:

Brindamos servicios de calidad, con transparencia,

inclusión y tecnología, en beneficio del ciudadano,

logrando así el desarrollo integral y sostenible de la

Provincia, a través de una gestión participativa e

innovadora.

OBJETIVOS:

 Promover el desarrollo económico laboral con criterio

de justicia social, incidiendo en las actividades

empresariales del micro y pequeña empresa, a través

de planes de desarrollo económico provincial y

distritales aprobados en armonía con las políticas y

planes regionales y nacionales.

 fomentar y facilitar el desarrollo social y humano, el

desarrollo de capacidades y la equidad.

 Propiciar mejores condiciones de vida y bienestar de

su población mediante las obras y la prestación y

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

mantenimiento adecuado de los servicios públicos

locales de su competencia.

 Reivindicar, revelar y promover la práctica de los

valores tradicionales, históricos y culturales de la

nación Huancavelicana.

III.2. FINES DEL CENTRO DE PRÁCTICA: MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DE HUANCAVELICA.

 Fomentar el bienestar de las familias y el desarrollo

integral sostenible y armónico de su circunscripción;

 Perfeccionar el funcionamiento de la organización y

promover la utilización racional de los recursos

municipales.

III.3. FUNCIONES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

HUANCAVELICA:

La Municipalidad Provincial de Huancavelica: tiene las

siguientes funciones. Las funciones específicas que, con

carácter general, sean exclusivas o compartidas, atañen a

todas las Municipalidades del país y que figuran en el

capítulo II del título V de la ley N° 27972 ley Orgánica de

Municipalidades. Estas funciones son planeadas,

organizadas, dirigidas, coordinadas, ejecutadas,

supervisadas, evaluadas y descentralizados, según

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

corresponda y cuya misión, objetivo, competencia,

jerarquía, ubicación estructural se detallan en la

reglamentación de Organización y Funciones. La oficina de

Administración y Finanzas es un Órgano más de la gestión

administrativa, que tiene bajo su responsabilidad la

administración de la entidad. Está a cargo del Gerente

Administrativo, funcionario de confianza a tiempo completo

y dedicación exclusiva designado por el Alcalde, quien

puede cesarlo sin expresión de causa.

La oficina de Administración y Finanzas tiene las

siguientes funciones:

 Planear, coordinar, organizar dirigir, supervisar, evaluar

y controlar la presentación de los servicios públicos

locales y los programas, actividades y proyectos de

desarrollo local.

 Dirigir supervisar y controlar las acciones de los

órganos de asesoramiento (técnico legal), de apoyo y

de línea (gestión) municipal.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL CENTRO DE PRÁCTICA.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
EN LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE HUANCAVELICA

I. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA:

Las practicas Pre Profesionales correspondiente al modulo I

“RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION”, fueron aprobadas

una ves entregada a la institución, la carta de presentación

emitida por el INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR

TECNOLOGICO PUBLICO DE HUANCAVELICA, la misma que fue

presentado la segunda semana del mes de Abril del 2017 a la

Municipalidad Provincial de Huancavelica.

La practica se inicio el 21 de Abril al 09 de Junio, cumpliendo la

duración de 26 horas cronológicas.

I.1. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES:

Las funciones que se realizaron fueron las siguientes:

1. FUNCIONES DE LA SECRETARIA:

 Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación que

ingresa y se emite en la Oficina de Administración y Finanzas.

 Analizar y sistematizar la documentación clasificada

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

 Organizar y mantener el archivo de la documentación de la

oficina, así como velar por la seguridad y conservación de la

misma.

 Ejecutar actividades de la recepción, clasificación, registro,

distribución y archivo de los documentos emitidos y recibidos.

 Realizar actividades de apoyo administrativo y secretarial

 Efectuar el mantenimiento y limpieza de la oficina

 Ejecutar la actualización del cuaderno de registro

 Recepción documentos internos y externos

 Realizar el seguimiento de la documentación que ingresa a la

oficina hasta que tenga salida o se derive al archivo.

 Concertar citas y coordinar reuniones con responsabilidad.

 Mantener la existencia de útiles de oficina.

 Atender y efectuar llamadas telefónicas internas y externas

requeridas por las labores propias de la Oficina.

 Ordenar el despacho, clasificando la documentación para firma.

 Mantener la seguridad permanente de la documentación bajo

su custodia.

I.1.1. DE LA PRACTICANTE:

Apoyo de la secretaria con las labores encomendadas;

como detallo a continuación.

 Asistir puntualmente y responsablemente al centro

de prácticas cumpliendo estrictamente con el

horario de trabajo establecido.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

 Asistir con una imagen impecable practicando el

aseo personal y uniformidad correspondiente para

mi identificación.

 Ingresar los documentos mediante el sistema del

sytra.

 Archivar los documentos mediante el sytra.

 Recepción de documentos.

 Tramite de documentos a diferentes Gerencias,

Sub Gerencias y unidades internas y externas.

 Registro manualmente de documentos recibidos

por la Oficina como: Memorándo, Informes, Oficios,

Memorándo Múltiples, Cartas, Solicitudes,

cheques, resoluciones, entre otros en el respectivo

cuaderno de registro y en el sistema del sytra.

 Fotocopiado de diversos documentos de la Oficina

de Administración y Finanzas

 Archivo de documentos emitidos y recibidos por la

Oficina de Administración Finanzas como:

Memorándo, Informes, Oficios, Memorándo

Múltiples, Cartas, resoluciones, cheques, entre

otros en sus respectivos archivadores y en el

sistema del SYTRA de manera clasificada para su

facilidad de ubicación.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

 Utilización adecuada y con responsabilidad los

muebles, materiales de Escritorio.

 Mantener la limpieza diariamente de la oficina.

 Manejo, descargo, derivación, archivo y registro de

documentos recibidos y emitidos por la oficina de

Administración y Finanzas como: Memorándo,

Informes, Oficios, Memorándo Múltiples, Cartas,

solicitudes entre otros en el cuaderno de registro y

en el sistema del SYTRA.

 Brindar atención adecuada al usuario

 Recepción de llamadas telefónicas, tomando

recados según sea el caso.

 Otras asignadas por el Jefe Inmediato.

II. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REALIZADA:

II.1. ACTIVIDADES FRECUENTES REALIZADAS EN LA

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

II.2. ATENCION A LOS USUARIOS

La atención al usuario es de vital importancia ya que con

ello se muestra la imagen de la institución y oficina, por ello

en el transurso de mis practicas brinde la atención a los

usuarios que acudieron a la oficina de Administración y

Finanzas.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

La atención que se brinda a los usuarios habla siempre de

ti y por ende de la institución, ya que de ello depende

ganarse la confianza del usuario y mantener una buena

comunicación.

RECEPCION DE DOCUMENTOS:

En este caso no se tuvo dificultades ya que la secretaria

titular me explico que documentos se tenía que recepcionar

cuando ella no estuviera en la oficina, también me explico

lo siguiente:

 Recepcionar el documento, verificando la derivación

de acuerdo al proveído, ya que el documento

ingresa por mesa de partes o derivado de otra

oficina.

 Se utiliza el sello de recepción consignado la fecha,

firma de quien decepciona el documento y hora de

recepción.

II.2.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS EMITIDOS.

Registre manualmente documentos emitidos y por la

secretaria de la oficina de Gerencia Municipal como:

Memorándums, informes, oficios, memorándums

múltiples, cartas, solicitudes entre otros en el

respectivo cuaderno.

FECHA: Consistía la fecha de ingreso del

documento.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
SECRETARIADO EJECUTVO

 NÚMERO DE FOLIOS: Consistía en el total de

hojas que contiene el documento y/o

expediente que se adjunta.

 TIPO DE DOCUMENTO: Consiste en el tipo o

clase de documento que ingresaba a la oficina

o su derivación de la oficina ya sea por

ejemplo, informes, solicitudes cartas o algún

expediente técnico.

 CODIFICACION Y/O SIGLAS: Consistía en

colocar las siglas que contiene el documento.

 DEPENDENCIA Y/U OFICINA: Consiste en

registrar el lugar de la oficina y/o dependencia

quien remite el documento.

 ASUNTO: Es el resumen del contenido del

pedido, tema de exposición del documento.

 DESTINATARIO: Consiste en el nombre de la

persona y/u oficina a quien deriva el documento

recibido para su respectiva atención.

 FECHA DE ATENCIÓN: Consiste en la fecha

la que se deriva, atiende o se entrega el

documento para ser atendido.

 FIRMA: Consiste en la firma o sello de la

persona u oficina a quien se entregó el

documento.

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II.2.2. TRAMITE DE DOCUMENTOS

 El Trámite de documentos consiste en la

derivación y entrega de los documentos

emitidos y recibidos por la Oficina de Gerencia

Municipal.

 Los documentos que se tramitaron son los

siguientes: Memorándums, informes, oficios,

memorándums múltiples, solicitudes, entre

otros documentos emitidos y recibidos para su

atención correspondiente.

 Se tramitaron a las oficinas como:

 Alcaldía.

 Gerencia de Administración y Finanzas.

 Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.

 Gerencia de Asesoría Jurídica.

 Gerencia de Infraestructura Planeamiento

Territorial.

 Gerencia Desarrollo Económico.

 Gerencia Desarrollo Social.

 Gerencia Administración Tributaria.

 Gerencia de Gestión Ambiental.

 Así como a las sub Gerencias y Unidades

internas y externas.

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II.2.3. ATENCION AL CLIENTE:

Al usuario se le brindo en todo momento un trato


amable y cortes dándoles la debida atención
inmediata y algunas veces una orientación adecuada
para disipar sus dudas y para que puedan realizar
sus trámites correctamente en las diferentes oficinas
de la Municipalidad Provincial Huancavelica. El
horario de atención al público es de 8:00 am a 13:00
horas y de 14:30 pm a 17:30 horas de lunes a
viernes.

La atención no solo es a las personas de fuera sino


también las mismas personas dentro de la
Institución.

II.2.4. FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS

El fotocopiado de documentos consiste en sacar

copias de los documentos originales para poder

armar documentillos para nuestros cargos.

La fotocopiadora de la oficina era una

multifuncional modelo HP.

II.2.5. FORRADO DE MATERIALES:


 En la oficina donde realice mis prácticas existía

una gran cantidad de documentos que debían

custodiarse con mucho cuidado y mucha

responsabilidad para que se puedan

conservarse

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 En la Oficina, los archivadores eran forrados

primero con el papel lustre de coloro vino,

seguido se coloca su respectivo lomo

correspondiente, que servía para poder

diferenciar los distintos documentos ya sean

emitidos o recibidos.

 También en la Oficina de Gerencia Municipal

se necesitaba o se requería fólderes, los cuales

también tenían que ser forrados para que se

pueda conservar y no pueda dar mal aspecto a

la oficina, para que se vea presentable y no se

malogre. los fólderes se tenían que forrar con

papel lustre, para el uso diario de trámite, y

registro de los documentos recibidos.

II.2.6. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Para esta acción, en la oficina de práctica se suele

utilizar varios fólderes. Archivadores para ubicar

temporalmente cada documento donde corresponde.

II.2.7. INGRESO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

MEDIAMTE EL SISTEMA DEL SYTRA.

En la Municipalidad Provincial de Huancavelica se

maneja el sistema llamado Sytra, donde se ingresan

todo los documentos emitidos y recibidos que tienen

que darse su trámite respectivo o archivo; para los

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documentos que se dan tramite primero tienes que

ingresar en el sytra los datos como tipo de

documento, a qué oficina se deriva y el número de

sytra el cual es puesto por la persona quien redacta

el documento, también por e mesa de partes, luego

asunto y finalmente se imprime y se deriva el

documento a la oficina correspondiente con el cargo

de la hoja de sytra.

II.2.8. APOYO CON LA RECEPCION DE LLAMADAS

TELEFONICAS.

Dentro de las oficinas de la Municipalidad Provincial

de Huancavelica tienen sus respectivos teléfonos,

en la oficina de Gerencia Municipal entraban

llamadas constantemente y a veces la secretaria no

tenía tiempo o no estaba en la oficina, tenía que

recepcionar, primero mencione el nombre de la

oficina y luego el saludo, seguidamente preguntando

el nombre con las palabras correspondientes.

Finalmente me despedí amablemente.

II.2.9. LIMPIEZA Y ORDEN

 Dentro de la oficina es muy importante

mantener la limpieza tanto del ambiente como

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también de los muebles y de los equipos que

se encuentran dentro de la oficina.

 Una secretaria siempre debe ser ordenada y

limpia, lo primero que debe revisar la

secretaria es la limpieza, mantener el orden,

también mantener la limpieza, el lugar de

archivo y el almacén de útiles de escritorio,

como también de los equipos de la oficina.

II.3. ACTIVIDADES EVENTUALES REALIZADAS EN EL

CENTRO DE PRÁCTICA.

Durante el proceso de mis prácticas correspondientes

al I modulo, estuve de apoyo en la Oficina de Gerencia

de Administración y Finanzas, donde realice las

mismas actividades de Gerencia Municipal como:

 Recepción de documentos.

 Ingresa documentos mediante el sytra.

 Archivar documentos mediante el sytra.

 Derivación de documentos mediante el sytra.

 Tramite de documentos a diferentes oficinas.

 Forrado de archivadores.

 Recepción de llamadas.

 Fotocopiado de documentos.

 Forrado de fólderes.

 Otras asignadas por el jefe inmediato.

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II.3.1. PARTICIPACIÓN EN ACTIVIDADES SOCIALES:

Durante el proceso de mis prácticas correspondientes

al I modulo, muy aparte de mis funciones

administrativas también participe en algunas

actividades sociales así como:

a. Participación en el concurso de baile HATUM

PUKLLAY 2015,

b. Participación en brindis por bajada de niño del

área de Gerencia y Administración y Finanzas.

II.4. BIENES UTILIZADOS EN EL CENTRO DE PRÁCTICA

II.4.1. EQUIPOS DE OFICINA.

a. COMPUTADORA:

Dispositivo electrónico capaz de recibir un

conjunto de instrucciones y ejecutarlas realizando

cálculos sobre los datos numéricos, o bien

compilando y correlacionando otros tipos de

información.

b. IMPRESORA:

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SECRETARIADO EJECUTVO

Máquina que se conecta a una computadora

electrónica y que sirve para imprimir la

información seleccionada contenida en ella.

También es definido como un dispositivo

periférico del ordenador que permite producir una

gama permanente de textos o gráficos de

documentos almacenados en un formato

electrónico, imprimiéndolos en medios físicos,

normalmente en papel, utilizando cartuchos de

tinta o tecnología láser.

c. TELÉFONO:

Se utiliza para la recepción de llamadas y para

confirmar reuniones, también para comunicar a

los compañeros de trabajo algún evento social

que se organiza.

Asimismo para comunicar sobre cualquier evento

que se realice, entre otras llamadas telefónicas.

d. FOTOCOPIADORA:

Una fotocopiadora es aquella máquina o

artefacto que utilizamos para copiar algún

documento, es decir fotocopiar copias de papel a

papel. Se utilizó para sacar diversas copias a fin

de armar una documentación para mi cargo y así

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tener conocimiento de lo que se había atendido

o dado respuesta.

II.4.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS.

a. ESCRITORIO:

 Mueble constituido por un tablero para escribir

y normalmente, con cajones o

compartimentos en él.

b. SILLAS:
 Este elemento es necesario porque podemos

atender mejor y dejar que los usuarios puedan

descansar mientras esperan su turno para su

consulta o su atención.

c. ESTANTES:

Es el soporte que sirve para guardar archivadores

y los materiales de escritorio.

 La función que tiene es guardar archivadores,

fólderes y no se acumulen en el piso y no

muestre un mal aspecto dentro de la oficina.

II.4.3. MATERIALES DE ESCRITORIO, LIMPIEZA, ETC.


II.4.3.1. MATERIALES DE ESCRITORIO

 ARCHIVADORES:

Carpeta de palanca conveniente para

archivar documentos.

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Los archivadores están clasificados por

cada tipo de documento, emitidos como

recibidos cada uno en sus respectivos.

 FÓLDERES:

Es una carpeta, cubierta con papel, lustre

y Vinifan, me sirve para poder distribuir

mis documentos a las distintas oficinas de

la Municipalidad Provincial de

Huancavelica.

Se usó para mantener los documentos en

buen estado y no sean maltratados o

manchados al momento de su traslado.

 FOLDER PARA FIRMAS:

Este folder es utilizado para los

documentos que se encuentran

redactados y ser pasados para la firma

del responsable de la Oficina de Gerencia

Municipal.

PAPEL BON A4:

 El papel bond también llamado papel

carta, es un papel de alta calidad y

resistencia, que no tiene ningún

recubrimiento, puede ser blanco o de

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colores y se diferencia de los demás

papeles por el peso

 Se utilizó el papel A4 para realizar oficios,

informes, cartas, entre otros documentos.

 Para los memorándums se utilizó la mitad

del papel oficio, teníamos que cortar el

papel oficio para obtener el papel A5.

II.4.3.2. PAPEL A5 DE 75 gr.:

 Para los memorandos se utilizó el papel

oficio el cual era cortado por la mitad, y

así obteníamos el papel A5.

II.4.3.3. SELLOS:

 Es un instrumento que se aplica, por un

lado, para nombrar el instrumento con

imágenes grabadas que, a través de la

impresión de tinta sobre el papel, se

utiliza para autorizar documentos. Por

otro lado, también se llama sello la

impresión que resulta del uso de ese

instrumento, generalmente al lado de

una o más firmas.

 Dentro de la Oficina de Gerencia

Municipal se utilizó distintos tipos de

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sellos los cuales tenían su porque de

uso los, cuales detallo líneas abajo.

 Sello de recepción de documentos.

 Sello de pos firma se utilizan con

tinta de color negro.

 Sello de proveído, color azul

 Sello cargo, con tinta de color rojo

 Sello de urgente con tinta de color

rojo.

 Sello de N° sytra

 Sello de visto bueno color azul.

SELLO DE POS FIRMA


Este sello se utiliza para dar validez a los documentos que
se va emitir como: oficios, cartas, memos e informes.

SELLO DE RECEPCIÓN
Su utilidad es para Recepcionar documentos internos y
externos.

SELLO DE PROVEÍDO
Su uso es para dar a conocer que tipo de respuesta o a
que oficina le compete dicho documento.

SELLO DE CARGO
Es útil para tener un cargo y hacer el seguimiento
correspondiente del documento.

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SELLO DE URGENCIA
Se usa para una comunicación y rápida atención.

SELLO DEL Nº SYTRA

Se una para colocar el número del documento de tramite

SELLO DE VISTO BUENO

Se usa para poner la rúbrica del jefe.

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II.4.3.4. CUADERNO DE REGISTRO:

II.4.3.5. Este material se utiliza para poder registrar

todos los documentos recibidos y emitidos

por la Oficina de Gerencia Municipal.

II.4.3.6. PERFORADOR:

 Instrumento que se utiliza para hace

orificios sobre un papel.

 Una perforadora es un accesorio de

oficina habitual que se emplea para

practicar perforaciones en hojas de

papel, a menudo con el propósito de unir

las hojas con anillas.

II.4.3.7. ENGRAPADOR:

 Elemento que se utiliza para unir o

juntar varios documentos.

 Un engrapador es un utensilio que se

emplea para unir hojas de papel.

 Esta herramienta se utiliza para poder

unir diversos documentos que están

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separados y que tenían que ser unidas

para poder tramitarlos o archivarlos y así

evitar que se traspapelen.

II.4.3.8. FECHADOR:

Instrumento que se emplea para inutilizar la

fecha donde se considera el día, mes y año,

y de mucha necesidad en las oficinas, ya

que así podemos registrar mejor nuestros

documentos indicando la fecha exacta de su

trámite y/o recepción.

SELLO DE FECHA O FECHADOR


Esta herramienta se utiliza para
poner la fecha a los distintos
documentos emitidos como
recibidos y así poder saber la fecha
en que se está atendiendo el
documento como también en el
cuaderno de registro.

II.4.3.9. MATERIALES DE LIMPIEZA

Dentro de la oficina era muy necesario

mantener la limpieza diariamente así que

tuve que limpiar la oficina al momento de

ingresar, porque diariamente se empolvaban

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los escritorios; los materiales que utilice son

los siguientes.

 Trapeador.

 Tacho de basura.

 Limpia vidrios.

 Franela.

2.3.4 LIBROS

 01 libro de redacción

 Manual de vocabulario.

 Manual de términos secretarial.

2.4 CUMPLIMIENTO DE HORARIO

El horario estipulado por la Municipalidad Provincial de

Huancavelica fue de la siguiente manera:

Entrada Salida

8:00 a.m. 1:00 p.m.

2:30 p.m. 5:30 p.m.

III. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS:

III.1. LOGROS

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 Logre adquirir una buena experiencia en el campo laboral

concerniente a los diferentes trabajos que realiza una

secretaria ejecutiva.

 Pude ejecutar los conocimientos teóricos adquiridos en el

Instituto de Educación Superior Tecnológico Público

“Huancavelica” los cuales fueron fuente fundamental para

realizar mi práctica.

 Adquirí nuevos conocimientos, habilidades, destrezas y el

porqué de las funciones que realiza una secretaria

ejecutiva.

 Aprendí a trabajar bajo presión al ritmo de una Secretaria

con experiencia.

III.2. DIFICULTADES:

Las dificultades con las que me encontré durante el desarrollo

de mis prácticas fueron las siguientes:

 Fue un poco difícil adaptarme a un nuevo ambiente y a la

forma de trabajo.

 Dificultad y temor para expresar mis pensamientos, ya

que no sabía cómo era la forma de pensar que tenían mis

compañeros de trabajo.

 Desconocimiento de la forma de archivo de los

documentos emitidos y recibidos.

 Dificultad en ubicar las oficinas a las que tenía que

entregar o tramitar el documento.

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 Dificultad con el trámite del memorando múltiple.

 Dificultad de ingresar los documentos mediante el sytra.

CONCLUSIÓN

 Aprendí muchas cosas para la vida, descubrí que las cosas a

realizar fuera del Instituto son totalmente diferentes porque nos

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encontramos y nos enfrentamos a la realidad de la vida. Esta

experiencia me ayuda a ser más capaz de lo que soy y descubrir

que puedo dar más de mí. Sin lugar en duda el presente informe

de mis prácticas realizadas me ayudó mucho como estudiante a

ampliar mis conocimientos.

 Me ayudo también a estar preparada para enfrentar al nuevo ciclo

de mi vida, me llevo la gran satisfacción por haber concluido

satisfactoriamente la realización de mis prácticas pre profesionales

y haber aprendido algo nuevo para mí.

 Comprendí que la secretaria es la imagen de la institución, por ello

debemos ser responsables en cuanto a nuestras actividades.

 Todo ser humano tiene un conjunto de necesidades y objetivos

que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido en

el trabajo, uno de las claves para el buen funcionamiento de un

equipo de trabajo es que las metas personales sean compatibles

con los objetivos del equipo.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
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SUGERENCIAS

 Que los docentes sean especializados y/o capacitados en el Área o

asignatura a desempeñarse en el campo de la docencia.

 El Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Huancavelica”

debe brindar un laboratorio Secretarial moderno y actualizado para la

carrera profesional de secretariado ejecutivo, porque en el centro de

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prácticas generalmente no tenemos un conocimiento amplio en

manejo de diferentes programas y sistemas de cómputo.

 Implementar la Biblioteca del Instituto de Educación Superior

Tecnológico Público “Huancavelica” con libros actualizados de la

especialidad de Secretariado Ejecutivo y así facilitar a las alumnas de

informarse ampliamente.

………………………..
Isabel Esther, INGA HUAROCC
Alumna

BIBLIOGRAFIA

 Manual de organización y funciones de la Municipalidad

Provincial de Huancavelica.

 Otto Valladares Rodríguez:

 Manual de la Secretaria Eficiente.

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RECEPCION Y MANEJO DE INFORMACION
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ANEXOS

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