Protocolo y relaciones públicas

El protocolo es la etiqueta en las relaciones profesionales. Con el protocolo se

perfecciona la actividad empresarial, y no solo entre una empresa y sus clientes
externos, sino también dentro de una empresa, mejorando las relaciones personales con
los clientes internos, es decir, con todos sus compañeros de trabajo.
¿Quién es un cliente?
 Un cliente es la persona más importante en cualquier empresa.
 No es solo dinero en la caja registradora, es un ser humano con los sentimientos
iguales a los suyos y merece ser tratado con todo respeto.
 El cliente no es una interrupción, es el principal propósito. ¿Cree usted que el
cliente le hace un favor cuando recurre a su empresa? El cliente es parte de su
negocio, no es un extraño.
 El cliente es una persona que tiene necesidades y deseos. Es su deber
satisfacerlo debidamente y merece la atención más cortés que pueda darle, es la
vida misma de lodo negocio.
 Es el cliente hace prosperar a la empresa para la c u a l trabaja, debe ser su
amigo, sin él tendría que cerrar las puertas del negocio o de su trabajo. Que
esto nunca se le olvide
Como se atiende al público
El público y los clientes son la razón de ser de todo acto, ceremonia o evento
social que comprometa la imagen de la compañía, por lo tanto, el trato es la
principal arma a la hora de tratar con el público.
 Salude a todas las personas que asistan con los términos adecuados «buenos
días, tardes o noches» y nunca «buenas» a secas que no es la forma de
saludar, no expresa nada.
 Mencione «señor», «señora», «joven», «señorita» después de saludar, y al
referirse a alguna otra situación: «sí señor» o «si señora», según sea el caso.
 Trate de «usted» a todas las personas del entorno, aunque sean jóvenes,
 No mastique chicle, es de pésimo gusto, aunque en Norteamérica sea una
costumbre, usted no rumie como las vacas.
 En lugares donde hay mucha aglomeración de público tenga a flor de labios las
expresiones de «bienvenido», «con mucho gusto», «encantada», «por favor»,
«muchas gracias», «gracias por haber venido», etc.
 Camine a un ritmo normal. Aunque esté apurada, no corra, el público no debe
sentir su apuro.
 Esté atenta a todo lo que sucede a su alrededor. Utilice su criterio, tino,
iniciativa, educación y seguridad.
 Practique la moderación en todo momento, no bese a los invitados, aunque los
conozca, tampoco el toque.
 No confunda el evento social con su trabajo.
  Esfuércese para que el invitado se sienta como en su casa ¡engreído como un
bebé!

Reuniones y almuerzos de negocios

Agasajos y negocios
Los agasajos en los negocios son comunes, y los realizan generalmente los gerentes
o altos ejecutivos de la empresa hacia sus principales clientes.

1. Por afecto.
2. Por agradecimiento.
3. Por interés... aunque cueste admitirlo. De estas tres razones se desprenden otras
diversas. Si usted es gerente o alta ejecutiva de su empresa, puede agasajar:
1. Para devolver la hospitalidad que le han ofrecido.
2. A fin de conocer a una persona que le pueda interesar como posible
colaborador, socio o miembro en su negocio o trabajo.
3. Para devolver, solicitar favores, o ambas cosas.
4. Para que conozca a la competencia, averigüe sus objetivos, u obtenga cooperación
en cuestiones de interés común.
5. Para averiguar y enriquecer a su clientela
.6. Para atraer a su campo a personas de interés.
7. Para convencer a los dudosos.
8. Para encontrar solución oportuna de un determinado problema.
9. Para iniciar o cerrar una operación.
10. Para celebrar un triunfo.
11. Para agradecer la destacada labor de una colaboradora o colega.
12. Para honrar a una personalidad, institución o empresa.
13. Para lanzar una personalidad, un producto o un servicio.
14. Para darse a conocer.
15. Para informar sobre una realidad o aclarar una situación.
16. Para transmitir un mensaje.
17. Y para un largo etcétera
¿Dónde y cuándo se realiza el agasajo?
El desayuno de negocios. Puede comenzar por invitar a un desayuno de negocios,
considerando que, como ejecutiva que invita a tempranas horas, estará bien
descansada para comenzar a tratar asuntos de trabajo.
El almuerzo de negocios. Si desea puede agasajarlo con un almuerzo de negocios, que
tendrá lugar generalmente en un restaurante, club privado o en su propio despacho.
Presidencias en comidas banquetes formales.
Existen dos modos de colocación de las presidencias:
1. El sistema francés, donde la presidencia va al centro de la mesa;
2. El sistema anglosajón, con las presidencias en los extremos de la mesa. En este caso,
como dicen los antiguos chinos, el anfitrión se sienta con la espalda en la pared,
mirando al enemigo, por motivos de supervivencia.
Colocación de los invitados en la mesa
En el sistema de reloj (se sigue el movimiento del reloj).En el sistema de las equis o
aspas .El sistema más usual es el de las equis o aspas. En el caso de una mesa
rectangular, el invitado de honor se ubicará aliado derecho de la anfitriona, mientras que
la señora o acompañante de aquello hará a la derecha del anfitrión. El invitado que siga
en importancia se sentará a la izquierda de la anfitriona. Y su señora o acompañante
a la izquierda del anfitrión, así sucesivamente. C o m o verá, de lo que se trata e s de
alternar hombres y mujeres.
Presidencias en una mesa de ejecutivos de la misma empresa.
Si organiza una comida para ejecutivos de una misma empresa, la mesa será presidida
por la persona que tiene la más alta jerarquía; el Presidente del Directorio o el Gerente
General, según el caso.
Este tipo de precedencia se ciñe al sistema francés, donde el foco de conversación e s
único y está en el centro. El otro sistema es el anglosajón, donde hay dos centros
principales de conversación. Sin embargo, si se trata de comidas de ejecutivos, es
preferible que haya solo una presidencia.
Los modales en la mesa
Las mayores dificultades en la mesa s e le presentarán cuando no esté segura si ciertos
actos o movimientos son permitidos o no. Estas dificultades empiezan a veces desde la
ubicación. La correcta posición en la mesa no solo cumple una labor estética, sino
también funcional.
Manejando los cubiertos
En diversas cenas y almuerzos he descubierto que algunas personas importantes y
distinguidas hacen pésimo uso de los cubiertos. L a mejor salida es mostrar
naturalidad y seguridad.
¿Qué hacer con los alimentos difíciles de comer?
¿Qué ocurrirá si durante una cena le sirven alimentos que nunca ha visto o no sabe
cómo comerlos? si por la naturaleza de ciertos alimentos no está segura de usar los
cubiertos, quizá la solución sea esperar que sus anfitriones comiencen a comer para que
usted los imite, que no es lo recomendable.
Moderación y buen gusto en las fiestas de las empresas
Existen tiestas que se tienen que festejar porque son una tradición en la empresa o
porque forman parte del calendado de festividades nacionales. Si la fiesta es organizada
por los directivos de la empresa, será esta quien correrá con los gastos. Si es organizada
por los empleados, se realizará de común acuerdo; e n otros casos se puede destinar
la organización a la oficina de protocolo o relaciones públicas.
¡La cuenta por favor!
Le corresponde pagar la cuenta al anfitrión. Los invitados no tienen por qué saber
cuánto se ha pagado. Como la etiqueta exige que las damas no deben enterarse cuánto
costó la comida. Procure no observar al caballero cuando esté pagando si usted ha
sido invitada, siga conversando de manera natural o mire en otra dirección. La cuenta
se recibe boca abajo en un azafate especial. A la hora de pagar, el caballero lo hará de
manera discreta, sin alardear ni darse aires de importancia. Otra fórmula e s que se
acuerde de antemano con el personal de servicio p ara que la cuenta m siquiera llegue
a la mesa. El arte consiste en pararse con cualquier excusa y pagar en caja.
La propina
¿Cuánto se deja de propina? En siglos pasados, cuando un restaurante contrataba un
mesero, este recibía como retribución solo cama y comida, no teniendo derecho a
probar el vino. La propina empezó a hacerse costumbre precisamente para que el
mesero pudiera beber vino, para que pudiera darse un gusto.
Reuniones de ejecutivos en casa
Formas de recibir en casa a un ejecutivo que llega de viaje
Recibir en su casa a un alto ejecutivo que llega de otra ciudad, es indispensable que las
atenciones que le preste lo hagan sentir como en casa:
Las horas adecuadas.
Una invitación a una cena, entre las 8 y las 9 pm. Se tiene usualmente una tolerancia de
entre 10 Y 15 minutos más tarde.
Es de mala educación llegar antes como después de la hora indicada. Se dice que «La
hora es la hora, cinco minutos antes no es la hora, cinco minutos después no es la
hora. La hora es la hora. Una invitación a una gran fiesta se hará con tres semanas de
anticipación. Una invitación formal debe hacerse diez días s antes aproximadamente. El
invitado no se debe quedar más de cuatro horas en la reunión.
La mesa: Refinados pero naturales.
El comportamiento en la m esa se aprende en la infancia y refleja en gran medida su
nivel cultural y el entorno familiar y social donde se formó. Brillat-Savarín dijo
alguna vez: «Dime lo que comes y te diré quién eres -. Para este caso, fácilmente
podría parafrasear sus palabras, y decir: «Dime cómo comes y te diré quién eres».
Una mesa bien puesta
Usted puede hacer de su almuerzo o cena uno de los mejores motivos para pasar m
omentos muy gratos no solo por el placer de compartir sus alimentos, sino
también por su buen gusto al poner la mesa.