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Biografia de Keiko Sofia Fujimori H Iguchi
Biografia de Keiko Sofia Fujimori H Iguchi
OBJETIVO: El alumno analizar sistemas de actividad humana que le permita realizar una
planeacin para satisfacer necesidades actuales y futuras.
2.1. INTRODUCCIN
CONCEPTO CAMBIANTE DE LA PLANEACIN
Un conjunto de dos o ms problemas interdependientes constituye un sistema. A este tipo de
sistemas se les denomina problemticas. Una problemtica, como cualquier sistema tiene
propiedades que no tiene ninguna de sus partes. Estas propiedades desaparecen cuando el sistema
es desmembrado. Adems, cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se
consideran separadamente. La solucin para una problemtica depende de cmo interacten las
soluciones para las partes. As, un plan debe ser ms que una agregacin de soluciones
independientes para las partes de una problemtica global y sistemticamente.
UNA TIPOLOGA DE LA PLANEACIN
Las diferencias esenciales entre estos conceptos derivan de sus orientaciones temporales. La
orientacin de algunos de los planeadores es hacia el pasado (reactiva). Otros estn orientados
hacia el presente (iniciativa). Algunos otros se orientan hacia el futuro (preactiva) (ver la tabla 11). Existe una cuarta orientacin: la interactiva. Esta ltima orientacin considera al pasado, al
presente y al futuro como aspectos diferentes, pero inseparables, de la problemtica para la que
se planea; se concentra en todas las orientaciones al mismo tiempo. Est basada en la creencia de
que si no se toman en cuenta los tres aspectos temporales de una problemtica, el desarrollo ser
obstruido.
TABLA 1-1. LAS CUATRO ORIENTACIONES BSICAS RESPECTO A LA
PLANEACIN
ORIENTACIN
PASADO
PRESENTE
FUTURO
Reactivista
Inactivista
Preactivista
Interactivista
+/-
+/-
+/-
hacia el pasado, los inactivistas simplemente se dejan llevar por la corriente de los
acontecimientos. El ms eficiente instrumento del inactivismo es el comit, sin importar la forma
que adopte: grupos de estudio, consejos, grupos de trabajo, comisiones, etc., esto hace posible
ocupar gran nmero de personas en actividades que rara vez producen algn resultado, las
organizaciones inactivistas se ocupan de los convencionalismos, costumbres, las reglas y la
conducta correcta. La deslealtad es considerada como un pecado capital. Las administraciones de
estas instituciones persiguen la estabilidad tratando de ser indispensables para quienes sirven y
para quienes les sirven. Debido a la cautela con que actan estas organizaciones, rara vez
cometen errores de proporciones catastrficas. Cuando mueren, mueren lentamente.
EL PREACTIVISMO
El preactivismo es el estilo dominante de la administracin actual de los Estados Unidos de
Norteamrica. Las personas que lo integran son perfeccionistas y no desean regresar a un estado
previo o disponer de las cosas tal como eran. Creen que el futuro ser mejor que el presente y el
pasado, a su vez tratan de navegar con la marea, para desembarcar en algn lugar en donde nadie
haya llegado antes; una vez en este lugar, tratarn de reclamar su derecho de propiedad y de
cobrar peaje a los que llegan despus.
Al igual que los reactivistas, los preactivistas piensan que la tecnologa es la principal causa del
cambio; sin embargo, a diferencia de los primeros, piensan que el cambio es bueno, por lo que
ven con buenos ojos la tecnologa.
Para los preactivistas, los reactivistas son unos romnticos incurables y unos humanistas
utpicos, quienes se resisten a lo inevitable y estn fuera de la realidad. Los primeros se sienten
cautivados por tcnicas tales como la programacin lineal, la planeacin y la elaboracin de
presupuestos por programas, los anlisis de riesgos y los estudios de costo-eficiencia.
Este tipo de empresa cree en la administracin por objetivos, por lo que tiende a ser liberal con
los medios, descentralizada e informal, adems vala ms la inventiva que la conformidad, y le
agrada ser la primera en probar cosas nuevas. Su principal objetivo es el crecimiento, hacerse
ms grande y producir ms productos que cualquier otra: ser la nmero uno.
La planeacin es algo muy importante para los preactivistas, comienza generalmente con una
prediccin de las condiciones del medio ambiente, realizadas por un consejo profesional de
planeacin. A continuacin los altos ejecutivos preparan una lista de los objetivos de la
corporacin y formulan una estrategia para toda la organizacin. Despus pasan sus lineamientos
al siguiente nivel, en donde los objetivos de ste se integran en programas para desarrollo futuro.
Finalmente, estos programas son pasados al nivel inferior, y el proceso se repite.
SOBRE LA PRECISIN DE LOS PRONSTICOS
La planeacin preactiva depende crticamente de la precisin de los pronsticos, existen tres
condiciones bajo las que se pueden obtener predicciones perfectamente confiables las cuales son:
Primero, si un sistema y su medio ambiente no han cambiado ni pueden cambiar, y si conocimos
su estado en algn punto del tiempo, podremos, por su puesto, conocer su estado en cualquier
otro punto del tiempo, aun si este punto se encuentra en el futuro.
El segundo es cuando, tanto el sistema como el medio ambiente, obedecen determinsticamente
las leyes de causa y efecto en todo tiempo, siempre y cuando las leyes que lo rigen sean
perfectamente conocidas. Esto fue aceptado nicamente durante la Era de la Mquina. Adems,
si un sistema est sujeto al determinismo, no puede ser cambiado, por lo que cualquier tipo de
preparacin para el futuro carece de sentido.
En el tercer caso en el que se predecir perfectamente el futuro, sera tenindolo bajo completo
control; esto es, si uno fuera omnipotente. Si este fuera el caso, no tendra sentido predecirlo, y
que se podra fabricar el futuro deseado.
En las primeras dos situaciones es posible la prediccin. En la tercera no tendra objeto hacerlo.
Por lo tanto, siempre existir indeterminacin en la planeacin preactivista: en los casos en que
se pueda pronosticar con precisin, no se pueden hacer preparativos; por el contrario, si es
posible hacer preparativos eficaces, no tiene objeto pronosticar.
Los preactivistas podran decir que el futuro no est sujeto al determinismo, por lo que no puede
predecirse con toda precisin. Por lo tanto lo nico que se puede prever son los posibles futuros y
en algunos casos, su probabilidad de ocurrencia. A esto se le denomina planeacin contingente.
Es til cuando se pueden identificar todos los posibles futuros, y si es que existen suficientes
recursos para prepararse para cada uno de dichos futuros.
Probablemente la mayor dificultad con la que se enfrenta la planeacin preactivista deriva del
hecho de que mientras ms largo sea el periodo que se trata de pronosticar, mayor ser el margen
de error. As la preparacin eficiente slo puede tener sentido cuando se trata de pronsticos de
periodos breves.
A diferencia de los reactivistas y de los inactivistas, quienes se encuentran firmemente
enraizados en la Era de la Mquina, no se dan cuenta de que est teniendo lugar un cambio de
era, los preactivistas saben que algo esta ocurriendo, pero no tienen una idea clara de qu es.
Aceptan y aplican la tecnologa de la Era de los sistemas, pero la aplican a situaciones
conceptuadas en trminos de la Era de la Mquina.
EL INTERACTIVISMO
Surge de un esfuerzo consciente por desarrollar una metodologa de la administracin y la
planeacin firmemente en la Era de los Sistemas.
Los interactivistas (a veces llamados proactivistas) no desean retornar a un estado previo,
prolongar la situacin actual, ni acelerar la llegada del futuro. Estos niegan lo que implcitamente
suponen los inactivistas, los reactivistas y los preactivistas: que el futuro est fuera de control en
gran parte, porque lo nico que puede controlarse hasta cierto punto es el propio futuro. Creen
que el futuro puede ser influenciado por lo que uno hace y por lo que los dems hacen, del
mismo modo como las acciones pretritas modificaron el curso del presente. De aqu que
consideren a la planeacin como el diseo de un futuro deseable de la invencin de los mtodos
para llegar a l.
Los inactivistas tratan s sujetarse a una posicin firme para no ser arrastrados por la marea. Los
reactivistas, por su parte, nadan contra la corriente. Los preactivistas tratan de avanzar con la
marea, para llegar primero. La actitud del interactivista es muy diferente: tratar de controlar la
marea.
Los interactivistas, a diferencia de los reactivistas, no ven la tecnologa y el cambio como males.
A diferencia de los preactivistas, no los consideran siempre buenos. Los efectos de la tecnologa,
dependen segn ellos de la forma en que se les utilice; su buen o mal uso est sujeto a su vez, de
consideraciones tanto cientficas como humansticas. La ciencia, desde el punto de vista de los
interactivistas, involucra la bsqueda de similiradades entre cosas que aparentemente son
diferentes.
Se requieren dos cosas para enfrentar eficientemente cualquier situacin problemtica. La
primera es determinar lo que la nueva situacin tiene en comn con otras situaciones que se
enfrentan anteriormente. La segunda, es saber en qu aspectos la nueva situacin que se encara
es nica, por lo que requerir conocimientos que an no se tienen. En este aspecto las artes y las
humanidades vendrn a nuestra ayuda. Estas revelan las preguntas que deben ser respondidas y
los valores que deben ser obtenidos.
Como los preactivistas, los interactivistas confan ms en la experimentacin que en la
experiencia, para encontrar soluciones a los problemas de cualquier tipo.
Al igual que los reactivistas, tambin confan en la experiencia, ms que en el experimento, para
revelar problemas que requieren solucin.
Los inactivistas desean desempearse medianamente bien: satisfacen. Los preactivistas desean
desempearse lo mejor posible: optimizan. Los interactivistas, en cambio, desean desempearse
en el futuro mucho mejor de lo que pueden hacerlo en el presente: idealizan. Los interactivistas
tratan de perfeccionar su trabajo cada vez ms; tratan de mejorar en general, no en un aspecto en
particular. Su objetivo es maximizar su capacidad para aprender y para adaptarse: desarrollarse.
Los inactivistas se concentran sobre las cosas que no deben hacerse (evitan errores de comisin)
y que los preactivistas se abocan sobre lo que debe hacerse (evitan errores de omisin). Los
interactivistas tratan de evitar ambos, pero estn ms interesados en otros tipos de errores, los
cuales generalmente pasan desapercibidos; estos errores consisten en hacer preguntas
equivocadas o en tratar de resolver problemas inexistentes o irrelevantes. Los interactivistas
creen que se cometen ms errores por la incapacidad de planificar los verdaderos problemas, que
por la dificultad de resolverlos.
Los interactivistas creen que la incapacidad para encontrar los verdaderos problemas radica en
que uno no est cabalmente consciente de qu cosa es lo que realmente se quiere. Los seres
humanos no slo persiguen fines; tambin persiguen ideales.
La gente suele perseguir tres tipos de fines:
1. Las metas. Las metas son los fines que podemos esperar alcanzar dentro del periodo
cubierto por la planeacin.
2. Los objetivos. Los objetivos son los fines que no esperamos alcanzar dentro del
periodo planeado, pero s en una fecha posterior.
3. Los ideales. Son los fines que creemos inalcanzables, pero hacia los cuales pensamos
que es posible avanzar durante y despus del periodo para el que se planea.
La planeacin debiera incluir explcitamente los tres tipos de fines, pero rara vez ocurre as.
Dependiendo de qu tipos de fines toma en cuenta, la planeacin se puede clasificar en:
operacional, tctica, estratgica o normativa.
La planeacin operacional consiste en seleccionar medios para perseguir metas que son
dadas, establecidas o impuestas por una autoridad superior, o que son aceptadas por
convenio.
La planeacin tctica consiste en seleccionar medios y metas para perseguir objetivos dados,
establecidos o impuestos por una autoridad superior, o que son aceptados por convenio.
La planeacin estratgica consiste en seleccionar medios, metas y objetivos. En este caso los
ideales son dados o impuestos por una autoridad superior, aceptados por convenio o no
formulados, como ocurre con ms frecuencia. Este tipo de planeacin tiende a ser de largo
alcance.
La planeacin normativa requiere la seleccin explcita de medios, metas, objetivos e ideales.
Este tipo de planeacin cubre un periodo indefinido. No tiene horizonte fijo.
Los interactivistas son quienes realizan la planeacin normativa. Como se ver ms adelante,
en esta planeacin el papel de los ideales no slo es importante: es clave.
La planeacin operacional no slo es la de menor alcance, sino que tiende a afocarse sobre
los pequeos subsistemas de la organizacin para la que planea, tratndolos a cada uno en
forma independiente. La planeacin tctica tiene una perspectiva de alcance intermedio, y se
enfoca principalmente sobre las interacciones dentro de la organizacin como un todo. La
planeacin estratgica es de ms largo alcance y engloba no slo las relaciones internas, sino
tambin las relaciones entre la organizacin como un todo y su medio ambiente
transaccional, con el cual interacciona directamente y sobre el cual tiene cierta influencia.
La planeacin normativa se extiende por un periodo indefinido, y tiene que ver con todas las
relaciones internas y externas, incluyendo las relaciones entre la organizacin y su medio
ambiente contextual, sobre el cual no tiene influencia, pero de la cual s recibe influencia.
El modo en que la planeacin interactiva es llevada acabo depende de tres principios operativos:
el principio participativo, el principio de la continuidad y el principio holstico.
EL PRINCIPIO PARTICIPATIVO
La mayora de los planeadores y consumidores de planes creen que el principal beneficio de la
planeacin proviene del uso de su producto: el plan. Los interactivistas niegan esto. Asevera que
en el proceso de planeacin, el proceso es el producto ms importante. Esto significa que el
principal beneficio que se deriva de la planeacin es precisamente realizarla.
Es a travs de la participacin en la planeacin interactiva como los miembros de una
organizacin pueden desarrollarse. Adems la participacin los capacita para adquirir una
comprensin de la organizacin, lo que a su vez les permitir servir ms eficientemente a los
fines de la organizacin.
El principio participativo tiene dos efectos importantes sobre el modo en que la planeacin
interactiva se lleva a cabo. Primero, implica que nadie puede planear eficientemente para otro
que no sea l mismo.
En la planeacin interactiva, los planes no son preparados por las unidades internas o externas de
la planeacin. Son los propios ejecutivos quienes se encargan directamente del proceso de
planeacin, es esta una de sus principales responsabilidades.
La planeacin debe ser tanto recreativa como productiva. Esto significa que debe mejorar la
calidad de la vida de trabajo de los que participan en ella y capacitarlos para desarrollarse.
El segundo efecto importante sobre el modo de cmo la planeacin interactiva se lleva a cabo se
encuentra en una pregunta acerca del papel de los planeadores profesionales y el de las unidades
de planeacin dentro o fuera de la organizacin para la que se planea.
Los profesionales deben proporcionar la motivacin, la informacin, los conocimientos, la
comprensin, la prudencia y la imaginacin que requieran los dems para planear eficientemente
por su propia cuenta.
UN DISEO PARA LA PLANEACION PARTICIPATIVA
El diseo que aqu se presenta es ideal en el sentido de que es muy difcil, si no imposible,
realizarlo; no obstante, puede utilizarse como punto de referencia.
En el ejemplo se utiliza una organizacin de tres niveles, estructurada en forma convencional
(ver la figura 3-1). Este diseo, no obstante puede aplicarse a organizaciones de cualquier
tamao y estructura. Los niveles del ejemplo pueden ser las distintas compaas de un consorcio,
las distintas divisiones de una compaa o los distintos departamentos de una divisin. Cada
rectngulo representa una unidad, los crculos pequeos en la parte superior de los rectngulos
representan las cabezas de las unidades.
Los elementos esenciales del diseo son las juntas, las cuales se representan por medio de
crculos grandes. El jefe de cada unidad, quien dirige la planeacin para su rea, reporta a una
junta. Cada junta esta construida por los siguientes miembros:
1. El jefe de la unidad que lo reporta (por ejemplo, el jefe de la unidad 1-1 es miembro
de la junta 1-1)
2. El jefe inmediato del jefe de la unidad (por ejemplo, el jefe de la unidad 1 es
miembro de la junta 1-1, as como de la 1-2 etc.)
3. Los jefes del nivel inmediato inferior al del jefe de la unidad (por ejemplo, los jefes
de las unidades 1-1-1,1-1-2, etc., son miembros de la junta 1-1).
De este modo se encontrarn siempre representantes de los tres niveles en cada una de las juntas.
En una organizacin con cinco niveles, los gerentes de los niveles intermedios interaccionan con
todos los cinco niveles. La extensin de tal interaccin vertical hace posible una eficiente
integracin de la planeacin.
Las unidades de trabajo deben ser pequeas, constituidas por no ms de 10 personas.
Cada unidad elabora un plan para ella misma. Debe tener libertad de tomar cualquier decisin de
planeacin que no tenga efecto negativo sobre ninguna otra unidad del mismo nivel o de un nivel
ms alto, y que no requiera mayores recursos de los disponibles. Las decisiones de planeacin
que no renan estas condiciones, sern sometidas a la junta del siguiente nivel, para su
aprobacin o rechazo.
Cada junta tiene dos responsabilidades:
En primer lugar debe coordinar los planes que elaboren los niveles inmediatos.
En segundo lugar, cada junta debe integrar sus planes con los de los niveles inmediato superior e
inmediato inferior.
A travs de las juntas el gerente puede coordinar e integrar el trabajo realizado por los
subalternos, y confrontar su propio trabajo con el de los dems. Tambin puede utilizar las juntas
para informar y motivar a sus subordinados, as como para echar una mirada a lo que ocurre
arriba y a su alrededor.
El diseo que aqu se presenta una vez que empieza a funcionar, realmente ahorra tiempo a toda
la empresa, canaliza la energa desperdiciada en preocupaciones, quejas, crticas y esfuerzos
parciales (fracasados) para reformar y convierte la entropa de la corporacin en trabajo til,
juego y aprendizaje, adems proporciona a todos aquellos que sienten que no son atendidos con
justicia o que estn atendiendo inadecuadamente una oportunidad de aguantar o callarse.
Este diseo para la planeacin no necesita aplicarse a toda la organizacin a la vez, basta con un
departamento o divisin.
A travs de la participacin, la implementacin se convierte en una parte integral del proceso de
planeacin. La implementacin no slo es un resultado de la planeacin, sino tambin un
ingrediente, como claramente lo reconoce el principio operativo.
EL PRINCIPIO DE LA CONTINUIDAD
Este sistema requiere la formulacin explcita de las expectativas asociadas con toda la
planeacin, as como las suposiciones sobre las que estn basadas. Una vez que han sido
formuladas, s monitorean, de este modo es probable que se detecten los cambios relevantes del
medio ambiente, los de la corporacin como un todo y los de sus partes, que de otro modo
hubieran pasado desapercibidos.
La planeacin continua es recomendable cuando perseguimos algo que valuamos, el valor que le
asignamos frecuentemente vara a medida que nos acercamos a l. Nuestros valores cambian
tanto como los hechos, y sus cambios tambin requieren una modificacin apropiada de los
planes. Por ejemplo, ocurre con frecuencia que al planear un viaje a un lugar especfico se
encuentra que algunos lugares intermedios resultan ms interesantes que el destino final. Puede
ocurrir, incluso, que el lugar de destino nos desilusione por completo. En tales casos son
comunes los cambios de planes.
Caractersticas:
1.
2.
3.
6.
ORIENTACIN: INACTIVISTA
Caractersticas:
1. Estn satisfechos con las cosas tal como estn.
2. Tratan de impedir el cambio
3. Sus objetivos son la sobrevivencia y la estabilidad
4. Piensan que los cambios son temporales
5. Tratan de eliminar el malestar que produce la enfermedad, en vez de buscar la causa.
6. Tratan cada problema por separado, activando sobre l lo menos posible. El arte de
salir del paso.
7. Se dejan de llevar por la corriente de los acontecimientos.
8. El ms eficiente instrumento es el comit: grupos de estudio, consejos, grupos de
trabajo, comisiones.
9. Considera la deslealtad como un pecado capital.
10.
Cuando mueren, mueren lentamente.
ORIENTACIN: PREACTIVISTA
Caractersticas:
1. Lo integran personas perfeccionistas y no desean regresar a un estado previo o
disponer de las cosas tal como eran.
ORIENTACIN: INTERACTIVISTA
Caractersticas:
1. Surge en la Era de los Sistemas
2. No desean retornar a un estado previo, prolongar la situacin actual, ni acelerar la
llegada del futuro.
3. Creen que lo nico que se puede controlar es el propio futuro
4. Consideran a la planeacin como el diseo de un futuro deseable de la invencin de
los mtodos para llegar a l.
5. Tratan de controlar la marea.
6. No ven la tecnologa y el cambio como males. Los efectos dependen de la forma en
que se le utilice, su buen o mal uso esta sujeto a consideraciones cientficas y humanistas.
7. Se requieren dos cosas para enfrentar una situacin problemtica:
a) Lo que la nueva situacin tiene en comn con otras situaciones que se
enfrentaron.
b) Saber en qu aspectos la nueva situacin que se encara es nica, por lo que
requerir de conocimientos que an no se tienen.
8. Confan ms en la experimentacin que en la experiencia, para encontrar soluciones
a los problemas de cualquier tipo.
9. Desean desempearse en el futuro lo mejor de lo que pueden hacerlo en el presente:
idealizan.
10.
Tratan de perfeccionar su trabajo cada vez ms; tratan de mejorar en
general no en particular.
11.
Su objetivo es maximizar su capacidad para aprender y para adaptarse:
desarrollarse
La gente suele perseguir tres tipos de fines:
1. Las metas. Las metas son los fines que podemos esperar alcanzar dentro del perodo
cubierto por la planeacin.
2. Los objetivos. Los objetivos son los fines que no esperamos alcanzar dentro del
perodo planeado, pero s en una fecha posterior.
3. Los ideales. Son los fines que creemos inalcanzables, pero hacia los cuales pensamos
que es posible avanzar durante y despus del periodo para el que se planea.
2.2 METODOLOGA
LAS FASES DE LA PLANEACIN INTERACTIVA
Son aspectos interdependientes de un proceso sistemtico, en el que cada una alimenta y es
alimentada por las dems, particularmente en la planeacin continua. Los resultados de cualquier
fase pueden originar la necesidad de ajustes en algunas otras fases. El orden en el que se
presentan, por lo tanto, no es el orden en el que se deben iniciar ni terminar. Ninguna de ellas
puede llegar a completarse totalmente, y pueden empezar en cualquier orden.
1. Formulacin de la problemtica. El conjunto de amenazas y oportunidades que
encara la organizacin.
2. Planeacin de los fines. La especificacin de los fines que se van a perseguir. Es en
esta etapa de la planeacin en la que se disea el futuro ms deseable.
3. Planeacin de los medios. La seleccin o creacin de los medios con los que se van a
perseguir los fines especificados. Es en esta etapa de la planeacin en la que se piensan
los medios para aproximarse al futuro deseado.
4. Planeacin de los recursos. La determinacin de cules recursos se requerirn y
cmo se obtendrn los que no estaran disponibles.
5. Diseo de la implementacin y el control. La determinacin de quin va hacer qu,
cundo y dnde; adems, cmo se va a controlar la implementacin y sus consecuencias.
Formulacin de la problemtica
Prepare las proyecciones de referencia
Prepare el anlisis de los obstculos
Implementacin
frecuencia cuando a las diferentes unidades de un mismo nivel se les asignan objetivos que
entran en conflicto con los objetivos de otras unidades del mismo nivel.
6. Conflictos dentro de la empresa como un todo: Este tipo de conflicto se puede describir
con el siguiente ejemplo: Muchas compaas buscan simultneamente mantener buenas
relaciones con sus empleados y, sin embargo realizan recortes peridicos de personal. Otras
empresas desean incrementar su mercado, pero no estn dispuestas a aumentar el nmero de
empleados de la gerencia de mercadotecnia. Se puede mencionar que tener objetivos conflictivos
no es raro; no obstante, si fracasa el intento de resolverlos, pueden obstruir el desarrollo de la
organizacin.
7. Conflictos entre la empresa y los grupos externos: Estos conflictos tienen lugar
particularmente con grupos cvicos y con organismos gubernamentales, y se utilizan a menudo
como excusa para actuar ineficientemente. No obstante, la ineficiencia aun cuando se disculpe,
no puede contribuir al desarrollo de la empresa.
PROYECCIONES DE REFERENCIA
Una proyeccin de referencia es una extrapolacin de una caracterstica de actuacin que haya
tenido un sistema desde el pasado reciente y que probablemente tendr en el futuro, suponiendo
que no ocurrir ningn cambio significativo en su conducta ni en la de su medio ambiente.
Las proyecciones de referencia normalmente se hacen utilizando las principales unidades de
medicin empleadas por las empresas. Por ejemplo, volmenes de ventas, porcin del mercado
dominado, utilidades, rentabilidad etc. Tambin se hacen proyecciones similares en relacin con
las caractersticas del medio ambiente.
No existe un medio mecnico para determinar qu caractersticas de la empresa y del medio
ambiente deben utilizarse en las proyecciones de referencia, es decir se puede utilizar el mtodo
de prueba y error, pero tambin tiene sus inconvenientes utilizarlo. Por lo tanto, es ms
recomendable preparar una grfica de cuatro cuadrantes, como la que se muestra en la figura 4-2.
en ella se despliegan las relaciones histricas y extrapoladas entre:
1. Las ventas y el tiempo.
2. El mercado y el tiempo.
3. Las ventas y los activos.
4. Las ganancias y los activos.
5. Las ganancias y el tiempo.
Ventas
Tendencia histrica
Activos
Pasado
Tiempo
Futuro
Tendencia histrica
Tendencia histrica
Poltica
Ganancias
Poltica
y los valores de los participantes cambian con el paso del tiempo y es necesario
actualizarlo.
b) La segunda condicin se deriva del hecho de que en cualquier proceso de
diseo, surgen preguntas para las que no se dispone de respuestas objetivas, es por
ello que se deben manejar incorporando los procesos necesarios al diseo
experimental para resolverlos.
c) El tercer requisito es que todas las decisiones que se hagan dentro del sistema
diseado estn sujetas a control. Tal sistema de control incluye un subsistema de
vigilancia del medio ambiente, que revele los cambios que no se anticiparon
durante la preparacin del diseo idealizado.
En cuanto al diseo idealizado se refiere intervienen en l tres pasos:
1. Seleccionar una misin. La misin de un sistema es mucho ms que una
especificacin de su papel, es decir es un propsito muy general que proporciona a todos
los integrantes de una organizacin y a todas sus acciones un sentido de un propsito.
Una misin puede movilizar a una organizacin para realizar cualquier accin. La
seleccin de una misin provee al proceso del diseo idealizado un punto de referencia
que le permite alcanzar la coherencia y la armona entre sus partes.
2. Especificar las propiedades deseadas del diseo. En una empresa, la preparacin de
una lista de especificaciones frecuentemente se realiza mejor en sesiones de lluvia de
ideas en la que sugerencias y las propuestas se anotan en un pizarrn, para que todos los
presentes las vean, unas de las propiedades que se deben tomar en cuenta son:
1. l (los) negocio (s).
2. Los mercados y a la mercadotecnia.
3. Distribucin.
4. Servicio.
5. Produccin
6. Servicios de apoyo.
7. Organizacin y administracin.
8. Personal.
9. Finanzas.
10.
Propiedad.
11.
Medio ambiente.
Una vez que se haya preparado la lista de especificaciones, ya se podr empezar el proceso
de diseo. Durante este proceso es muy probable que la lista cambie y se ampli. Cuando el
diseo comienza a tomar forma y las consecuencias de las especificaciones se hagan
evidentes, comenzarn a requerirse dichos cambios.
3. El diseo del sistema. La conversin de las especificaciones en un diseo es una
labor difcil. Para ello es necesario determinar cmo se obtendr cada caracterstica
especificada: qu es lo que debe hacerse para dotar a la empresa o a sus actividades con
ella. El diseo es un proceso acumulativo. Generalmente empieza con un bosquejo burdo.
A continuacin se le agregan detalles gradualmente y se le hacen revisiones. El proceso
continua hasta que se lleve a la prctica, tambin hay que verificar su factibilidad
Tambin debe destacarse que el proceso mismo de diseo puede constituir una experiencia
esttica rica y satisfactoria. Da libre curso a la imaginacin creativa de quienes participan en l y,
como es divertido tener un valor recreativo.
El consenso
El diseo idealizado genera consenso entre quienes participan en l.
El consenso ocurre en el diseo idealizado debido a que ste se concentra en los valores ltimos
ms que en los medios para perseguirlos. Cuando se llega a un convenio respecto a los valores
ltimos, las diferencias respecto a los medios y las metas a corto plazo frecuentemente pueden
resolverse con facilidad. Cuando tales diferencias no puedan resolverse, se disean experimentos
para resolverlas dentro del sistema mismo. Esta caracterstica del proceso del diseo idealizado
tiende a crear una atmsfera cooperativa, en la que las diferencias llegan a ser consideradas como
obstculos menores, ms que como conflictos irresolubles.
El compromiso
La participacin en la preparacin de un diseo idealizado y el consenso que surge de ello,
genera un compromiso para la realizacin de este diseo.
En general, se desarrolla un inters ms fuerte hacia las ideas e ideales que uno ha contribuido a
formular que hacia los impuestos. Este inters reduce considerablemente el nmero y la
dificultad de los problemas asociados con la implementacin de los planes. Con frecuencia
resulta ms difcil implementar planes convencionales que producirlos. Mientras menos
desarrollada est una empresa, ms difcil resulta cambiarla, por otra parte, mientras ms difcil
es cambiarla, ms difcil es implementar un plan.
La creatividad
El proceso del diseo idealizado estima la creatividad y se concentra en el desarrollo de la
organizacin y del individuo.
En la mayora de la gente la creatividad se encuentra aprisionada por murallas construidas por
restricciones autoimpuestas. Esta convierten los problemas simples en enigmas irresolubles. Un
enigma no es otra cosa que un problema que no puede resolverse, debido a que se parte de una
suposicin incorrecta. No obstante una vez que la suposicin restrictiva se elimina, la solucin se
encuentra fcilmente . la creatividad empieza con la eliminacin de tales restricciones autoimpuestas.
La implementabilidad
El proceso del diseo idealizado ampla la concepcin de los diseadores acerca de lo que
puede ser implantado.
Los proyectos: Son sistemas de acciones simultneas y secuenciales o ambas, dirigidas a los
resultados deseados, ejemplo: mudarse de un lugar a otro.
Los programas: Son sistemas de proyectos dirigidos a los resultados deseados ejemplo:
desarrollar una nueva lnea de productos.
Adems de lo anterior, los medios de planeacin tiene que ver con la seleccin de lo siguiente:
Las polticas: Son las reglas que se aplican a tipos especificados de seleccin de medios,
ejemplo: empleo no discriminatorio, preservar la calidad del producto etc.
Estas categoras no son absolutas; generalmente se mezclan entre ellas.
Medios para cerrar las brechas de planeacin.
La seleccin de medios para cubrir una brecha de planeacin constituye un problema de
planeacin, los que surgen de sta pueden tratarse de tres maneras: resueltos, atenuados o
disueltos.
Resolver un problema es seleccionar los medios que produzcan un resultado suficientemente
bueno que satisfaga. Este es el enfoque clnico, ya que est basado en la experiencia y en el
mtodo de pruebas repetidas.
Los clnicos, por su puesto, tambin emplean la investigacin aun la cuantitativa, no obstante
rara vez la utilizan exclusivamente o permiten que juegue un papel decisivo. La investigacin
que estas personas utilizan tiende a basarse en encuestas de opiniones, actitudes y
caractersticas de la gente. Por lo tanto sus principales instrumentos utilizados son las pruebas,
cuestionarios y entrevistas.
Resolver un problema es seleccionar los medios que se cree que producirn el mejor resultado
posible; esto es: optimizan. Este es el enfoque de investigacin, ya que est en alto grado basado
en los mtodos, tcnicas y herramientas cientficas.
Disolver un problema es cambiar la naturaleza de la entidad que lo tiene o de su medio ambiente,
con el fin de eliminarlo. Las personas que disuelven no satisfacen , ni optimizan: idealizan. Su
objetivo es cambiar el sistema involucrado o su medio ambiente para acercarlos al estado
deseado en el que el problema ya no podr surgir.
Este se denomina enfoque de diseo.
Los diseadores hacen uso de los mtodos, tcnicas y herramientas, tanto de los clnicos como de
los investigadores, as como de muchas ms. No obstante, utilizan dichas tcnicas y herramientas
sintticas y no analticamente.
Tratan de disolver los problemas cambiando las caractersticas del sistema que contiene esa parte
del problema: buscan disoluciones en las partes contenidas.
Es importante mencionar que las mejoras obtenidas por medio de la atenuacin de los problemas
tienden a ser de vida ms corta que las que proporciona su resolucin. Las resoluciones, no
obstante, son de vida ms corta que las disoluciones. Sin embargo, pocos problemas se
resuelven, diluyen o disuelven permanentemente. Debido a esto, es conveniente monitorear las
consecuencias del tratamiento de un problema.
La necesidad de creatividad.
La planeacin de los medios requiere de la formulacin de mtodos alternativos que cierren
completa o parcialmente las brechas entre el escenario de referencia y el diseo idealizado. Una
vez formuladas las alternativas se debe evaluar; despus se elige. Cuando ocurra que ninguna de
las alternativas sean buenas lo mejor es buscar o inventar medios mejores que los formulados
inicialmente. El xito de tal bsqueda o esfuerzo de inventiva depende de la creatividad que se
desarrolle.
LA NATURALEZA DE UNA DECISIN
La capacidad para formular creativamente los medios, depende en parte de cun bien se
comprenda la naturaleza de las decisiones. Decidir es seleccionar los valores cuantitativos y
cualitativos de entre dos o ms variables. A estas variables se les denomina de decisin o
controladas. No todas las variables controlables en una decisin son controladas.
Slo se intenta controlar las variables que pueden ser relevantes o tener algn efecto sobre el
resultado.
El resultado de una decisin es producido por lo que se hace (los medios seleccionados) y por el
medio ambiente en que se hace.
Controlar una variable significa ser capaz de establecer su valor unilateralmente , o sea causarlo,
por otra parte influir en una variable significa tener algn control sobre ella, sin que sea un
control total; esto es, se ayuda a producirla.
El grupo de variables relevantes sobre las que se puede tener influencia pero no control completo
constituyen lo que se denomina medio ambiente transaccional. El grupo de variables relevantes
sobre las que no se tiene control, constituye el medio ambiente contextual.
Ya que la cantidad de control que se tiene sobre las cosas, puede cambiar con el paso del tiempo,
estos ambientes pueden cambiar tambin. A medida que se obtiene ms control los elementos del
medio ambiente contextual se trasladan al medio ambiente transaccional y los elementos del
medio ambiente transaccional, se vuelven variables controlables.
El resultado de una decisin es una funcin de los valores tanto de la variables relevantes
controladas y no controladas como de los valores de dichas variables, y estos valores
frecuentemente se toman como restringidos. Por lo tanto el concepto de una persona que toma
decisiones o el modelo de una situacin seleccionada se pueden representar por una ecuacin:
Resultado = Una funcin de las variables controladas y de las variables no controladas.
Esta ecuacin puede estar acompaada de una o ms restricciones sobre las variables controladas
y no controladas.
Para formular nuevos medios, se requiere o que se conviertan las variables no controlables en
una controlada o que se utilice el valor de una variable controlada previamente excluida por una
restriccin, por eso es necesario tomar en cuenta cada uno de los siguientes aspectos acerca de
una situacin de decisin.
LA RELEVANCIA DE LAS VARIABLES
Las variables que se perciben como relevantes en alguna situacin en particular, dependen del
marco de referencia o punto de vista desde el cual se contempla la situacin. El marco de
referencia en una situacin especifica es una parte de la concepcin individual del mundo.
Se puede considerar un nmero mayor de variables relevantes durante la planeacin de brecha:
La planeacin para las instalaciones y el equipo puede agilizarse con el uso de modelos
matemticos, as como de procedimientos para su utilizacin. Los modelos permiten determinar,
por ejemplo, el tamao de las instalaciones futuras, su localizacin, la fecha en que podrn
utilizarse, la cuota que se les asignar y con qu recursos se les proveer. El equipo se puede
tratar en forma similar.
Se pueden desarrollar polticas de reemplazo y mantenimiento utilizando los procedimientos
matemticos que actualmente se encuentran disponibles.
Las decisiones respecto a instalaciones y equipo siempre dependen de las restricciones de la
demanda futura. Como tales estimaciones casi siempre estn sujetas a errores, es conveniente
prepararse para ello. Uno de los mtodos ms efectivos para hacerlo consiste en adquirir plantas
o equipos que se puedan transformar para drseles un uso diferente al que se les asign
originalmente.
La flexibilidad, la convertibilidad, la capacitacidad para la expansin y la contraccin
constituyen las mejores defensas contra la incertidumbre.
EL PERSONAL
La planeacin del personal es en general, el aspecto menos desarrollado de la planeacin de los
recursos. Generalmente se lleva a cabo fragmentariamente, utilizando extrapolaciones del pasado
para estimar los futuros requerimientos de personal. Con este procedimiento se puede, cuando
mucho asegurar la continuidad de los niveles de eficiencia previamente alcanzados.
Para determinar el nmero de personas que se requieren para realizar una actividad especfica es
necesario utilizar (explicita o implcitamente) una funcin de personal (inversin y resultados).
Tal funcin relaciona la cantidad de personal dedicada a una actividad especifica con la cantidad
de produccin que genera esta actividad.
Estas funciones generalmente toman la forma que se muestra en la figura.
Punto de saturacin
Punto de saturacin
Resultados
Puntos de
Rendimientos
decrecientes
Umbral
Inversin
Figura que muestra una funcin representativa de recursos inversin-resultados
El desarrollo de tales funciones generalmente requiere de experimentacin y gran parte de sta se
puede hacer sin interrumpir seriamente las operaciones normales. Aun con informacin y
comprensin parciales que se obtienen de esta manera se pueden lograr mejoras significativas en
la utilizacin del personal.
El uso eficiente del personal en ocasiones se puede deber a la aplicacin de sistemas de
incentivos apropiadamente diseados.
Los que planean en las empresas tratan de utilizar de la mejor manera a los empleados, ya que
stos pueden destruir sus planes o contribuir a su xito. De la forma en que sean motivados
depender que se alcancen o no los objetivos de la organizacin.
LA PLANEACIN FINANCIERA
Los resultados de los tres tipos mencionados de recursos proporcionarn las bases necesarias
para la planeacin financiera. Tal planeacin se facilita considerablemente por el uso de modelos
financieros corporativos. Esta clase de modelos generalmente tiene cuatro submodelos
interdependientes: para requerimientos de capital, de costos y gastos, de ventas y de
disponibilidad de capital. Tales modelos se pueden utilizar para explorar la factibilidad financiera
y lo deseable de los planes alternativos, indicando en dnde se requieren cambios para
mejorarlos. Tambin se pueden utilizar para determinar la sensibilidad financiera de los planes a
una amplia variedad de cambios posibles en el medio ambiente comercial.
Por buena que sea la planeacin de una empresa en otros aspectos, no funcionar a menos que
sus consecuencias financieras esperadas sean al menos satisfactorias. Por lo tanto, la planeacin
financiera puede considerarse como la lnea de flotacin de la planeacin empresarial.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFAS
Russel, A.1998. Planificacin de la empresa del futuro. Editorial Limusa, Mxico