MANUAL DE USUARIO

REGISTRO DE PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO ABREVIADO
OCTUBRE 2014

Tabla de Contenido
1.

Presentacin ............................................................................................................ 3

2.

Fundamento Jurdico ............................................................................................... 3

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP .................................................................... 3
2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP ............................................................... 5
2.3 Resolucin INCOP N 052-2011.............................................................................. 5

3.

Ingreso en el Portal ................................................................................................. 7

4.

Paso 1: Trminos y Condiciones .............................................................................. 8

5.

Paso 2: Informacin General ................................................................................... 8

6.

Paso 3: Informacin del Proveedor ....................................................................... 11

7.

Paso 4: Direccin y telfonos ................................................................................ 12

8.

Paso 5: Informacin de Contactos ......................................................................... 13

9.

Paso 6: Productos .................................................................................................. 14

10.

Paso 7: Indicadores. ....................................................................................... 15

11.

Paso 8: Finalizacin del Registro .................................................................... 17

12.

Ingreso al Sistema registro abreviado ............................................................ 20

13.

Subir formularios para habilitacin en el sistema: ........................................ 21

14.

GLOSARIO ........................................................................................................ 23

1. Presentacin
El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a los
proveedores la normativa relacionada con el registro de proveedores mediante
procedimiento abreviado en el Portal Institucional del SERCOP.

2. Fundamento Jurdico
2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP
Art. 16.- Registro nico de Proveedores.- Crase el Registro nico de Proveedores
(RUP), como un sistema pblico de informacin y habilitacin de las personas
naturales y jurdicas, nacionales y extranjeras, con capacidad para contratar segn
esta Ley, cuya administracin corresponde al Instituto Nacional de Contratacin
Pblica.
El RUP ser dinmico, incluir las categorizaciones dispuestas por el Instituto
Nacional de Contratacin Pblica y se mantendr actualizado automtica y
permanentemente por medios de interoperacin con las bases de datos de las
instituciones pblicas y privadas que cuenten con la informacin requerida, quienes
debern proporcionarla de manera obligatoria y gratuita y en tiempo real.
Concordancias:
CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1462, 1463
CODIGO DE COMERCIO, Arts. 2, 6, 8
CODIGO DEL TRABAJO, Arts. 35
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PBLICAS, LOEP, Arts. 14, 41

Art. 18.- Obligatoriedad de Inscripcin.- Para participar individualmente o en

asociacin en las contrataciones reguladas por esta Ley se requiere constar en el RUP
como proveedor habilitado. Por excepcin, los oferentes que intervengan en procesos
de menor cuanta podrn no estar inscritos en el RUP; pero, debern inscribirse en el
RUP previa a la suscripcin de sus respectivos contratos.
El Reglamento a esta Ley establecer las normas relativas al funcionamiento del
RUP.
Art. 19.- Causales de Suspensin del RUP.- Son causales de suspensin temporal del
Proveedor en el RUP:
1. Ser declarado contratista incumplido o adjudicatario fallido, durante el tiempo
de cinco (5) aos y tres (3) aos, respectivamente, contados a partir de la
notificacin de la resolucin de terminacin unilateral del contrato o de la
resolucin con la que se declare adjudicatario fallido;
2. No actualizar la informacin requerida para su registro por el Instituto Nacional
de Contratacin Pblica, suspensin que se mantendr hasta que se realice la
actualizacin correspondiente; y,
3. Haber sido inhabilitado de conformidad a lo previsto en los incisos segundo y
tercero del artculo 100 de esta Ley.
Una vez superadas las causas o los tiempos de sancin previstos en los numerales
anteriores, el Instituto Nacional de Contratacin Pblica rehabilitar al proveedor
de forma automtica y sin ms trmite.
Es causa de suspensin definitiva de un proveedor en el RUP haber entregado para su
registro informacin adulterada, siempre que dicha situacin haya sido declarada en
sentencia ejecutoriada de ltima instancia.
Concordancias:
CODIGO PENAL, Arts. 340

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 31

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP

CAPTULO II
DE LAS HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
SECCIN I
DEL REGISTRO NICO DE PROVEEDORES
Art. 8.- Procedimiento para el Registro.- El proveedor que desee registrarse en el
RUP

observar

el

procedimiento

que

para

el

efecto

dicte

el

INCOP.

Sin perjuicio de lo anterior, si existen interconexiones de sistemas o bases de datos,

el INCOP podr establecer los mecanismos complementarios en cuanto a inscripcin,
habilitacin
El

proveedor

y
habilitado

actualizacin
en

el

RUP,

de
que

informacin.
accede

al

Portal

www.compraspublicas.gov.ec, se someter de manera expresa y sin reservas, al

contenido del acuerdo de responsabilidad que le solicitar aceptar el sistema, de
manera previa a acceder al mismo.

2.3 Resolucin INCOP N 052-2011

Art. 1.- mbito de aplicacin.- Las personas naturales y jurdicas, nacionales y
extranjeras pueden participar individualmente, mediante asociaciones o consorcios,
o a travs de un compromiso de asociacin o consorcio, en las contrataciones
reguladas por la LOSNCP.
Para habilitarse en el Registro nico de Proveedores, RUP, el proveedor seguir el
siguiente procedimiento:
a) Ingresar y registrar toda la informacin solicitada en el Portal Institucional

www.sercop.gob.ec; y
b) Entregar en las oficinas del SERCOP, la informacin requerida:

El SERCOP verificar la situacin legal del proveedor, sobre la base de la

documentacin que haya sido presentada. Si la informacin presentada cumple los
requisitos previstos, el SERCOP habilitar al solicitante como proveedor. No se
habilitar como proveedor a la persona natural o jurdica si mantiene deudas en
mora con el Estado, segn lo previsto en el numeral 6 del artculo 62 de la LOSNCP,
y todo proveedor ser deshabilitado como tal en caso de ser deudor moroso.
Es obligacin de toda entidad contratante verificar a travs del Portal Institucional

www.sercop.gob.ec, la habilitacin en el RUP de todo oferente en cada proceso de

contratacin, y en todas las etapas precontractuales de cualquier proceso, hasta la
firma del contrato correspondiente, as como asegurarse de que ninguno de los
oferentes est incluido en el Registro de Incumplimientos.
La contratacin con un proveedor no habilitado en el RUP, o con un oferente que
haya sido incluido en el Registro de Incumplimientos, conlleva la responsabilidad de
la entidad contratante y sus respectivas consecuencias legales.
Art. 5.- Procedimiento abreviado para personas naturales no residentes en el
Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona natural no
residente no puede cumplir con todos los requisitos del artculo anterior, podr
seguir el procedimiento electrnico de registro bajo su responsabilidad, a travs del
Portal Institucional www.sercop.gob.ec
El perodo de registro abreviado del proveedor se mantendr hasta la adjudicacin,
cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que
el proveedor resultare adjudicado, y previamente a la suscripcin del contrato
correspondiente, deber habilitarse siguiendo el trmite detallado en el artculo
anterior.
Art. 7.- Procedimiento abreviado para personas jurdicas no domiciliadas en el
Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona jurdica no
domiciliada no pueda cumplir con todos los requisitos del artculo anterior, podr
seguir el procedimiento electrnico de registro bajo su responsabilidad, a travs del
Portal Institucional www.sercop.gob.ec

El perodo de registro abreviado del proveedor se mantendr hasta la adjudicacin,

cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que
el proveedor resultare adjudicado, y previamente a la suscripcin del contrato
correspondiente, deber habilitarse siguiendo el trmite detallado en el artculo
anterior.

3. Ingreso en el Portal
Una vez ingresado en el Portal Institucional www.sercop.gob.ec, debe hacer clic en
el cono Proveedores. Ingrese por la pgina principal, Proveedores, Herramientas
para proveedores, Registro. Imagen 3.1

Imagen 3.1

4. Paso 1: Trminos y Condiciones

Deber leer el acuerdo de responsabilidad y al final de la pgina elegir entre las
opciones de: Si, declaro haber ledo y acepto los trminos y condiciones; o, No,
declaro haber ledo y no acepto los trminos y condiciones. Deber elegir la opcin
Si. Luego haga clic en el botn Continuar para seguir con el registro, como se
muestra en la pantalla siguiente: Imagen 4.1

Imagen 4.1

5. Paso 2: Informacin General

En este registro se aplica el trmino Proveedor tanto a personas jurdicas como
naturales.
Todos los campos marcados con asterisco (*) son campos obligatorios, no puede
dejarlos en blanco.
Deber completar los siguientes campos con la descripcin que se detalla a
continuacin:

Usuario: Palabra con la cual el proveedor podr ingresar a su cuenta dentro

del portal institucional www.sercop.gob.ec, debe ser fcil de recordar y
adicionalmente solo permite un nombre de usuario; si existiera un usuario
igual, el portal solicitar otro usuario.

Contrasea: Al igual que el usuario debe ser fcil de recordar y puede

contener letras o nmeros, mnimo seis caracteres.

Confirmar contrasea: Vuelva a escribir la contrasea para asegurarse que se

escribi correctamente.

Correo electrnico: Debe ser el que el proveedor revise con mayor frecuencia
ya que a este ser al que le lleguen las notificaciones pertinentes.

TIPO DE PERSONA
Debe seleccionar el tipo de persona que est realizando el registro, haciendo clic en
cada uno de las casillas que se encuentran detalladas a continuacin:

Tipo de Persona: Natural o Jurdica

Origen: Nacional o Extranjera

Residente en el Ecuador / No Residente en el Ecuador (Aplica para personas

naturales de origen extranjero)

Procedimiento Abreviado / Procedimiento Normal (Aplica para personas

jurdicas de origen extranjero)

En casos excepcionales en los que se justifique que cualquier persona natural o

jurdica, nacional o extranjera no reside o no domiciliada en el Ecuador, no pueda
cumplir con los requisitos para la habilitacin bajo el procedimiento normal, podr
seguir el procedimiento electrnico de registro bajo su responsabilidad, hasta que
resida o se domicilie en el Ecuador por cualquier motivo, incluyendo el haber sido
adjudicado en algn contrato con el Estado Ecuatoriano

Haga clic en el botn Continuar para seguir con el registro. Imagen 5.1

Imagen 5.1

6. Paso 3: Informacin del Proveedor

En el Paso 3 deber completar los campos de informacin personal del proveedor
tales como: nmero de id, apellidos, nombres, gnero, estado civil, etc. Luego debe
dar clic en Continuar. Imagen 6.1

Imagen 6.1

7. Paso 4: Direccin y telfonos

Completar los campos que correspondan al domicilio, pas y telfonos de contacto.
Luego haga clic en el botn Continuar: Imagen 7.1

Imagen 7.1

8. Paso 5: Informacin de Contactos

Es opcional completar los campos de la siguiente pantalla con la informacin de un
contacto al cual se le pueda ubicar en caso de no localizar al proveedor que se
registra. Luego, haga clic en el botn Continuar: Imagen 8.1

Imagen 8.1

9. Paso 6: Productos
Aparecer el CPC (Clasificador Central de Productos) en el que el proveedor deber
buscar la o las categoras de productos que pueda ofertar al Estado Ecuatoriano.
Dentro del CPC se encontrarn dos maneras en las cuales se puede realizar la
bsqueda de las categoras. Una vez encontrada se deber dar un clic en recuadro
que se encuentra a un lado de la categora que se desea acceder. Una vez que se han
seleccionado todas las categoras a las que se desea acceder, deber dar clic en el
botn Aumenta Producto. Luego haga clic en el botn Continuar para seguir
con el registro. Imagen 9.1

Imagen 9.1

10. Paso 7: Indicadores.

Ingrese informacin real y fidedigna acerca de sus datos financieros declarados del
ltimo ao. Estos datos sern validados con fuentes oficiales.
Cumple usted con la normativa para ser proveedor de proyectos financiados con
el BID? En la respuesta se encuentra un Si o No, si su respuesta es Afirmativa
debe formar parte de los pases miembros del BID que se detallan a continuacin:
Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica,
Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana, Hait, Honduras, Jamaica, Mxico,
Nicaragua, Panam, Paraguay, Per, Repblica Dominicana, Surinam, Trinidad y
Tobago,

Uruguay,

Venezuela,

Alemania,

Austria,

Blgica,

Canad,

Croacia,

Dinamarca, Eslovenia, Espaa, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Israel, Italia,

Japn, Noruega, Pases Bajos, Portugal, Reino Unido, Repblica de China, Repblica
de Corea, Suecia y Suiza.
Nacionalidad
a) Un individuo tiene la nacionalidad de un pas miembro del Banco si l o
ella satisface uno de los siguientes requisitos:
-

Es ciudadano de un pas miembro; o

Ha establecido su domicilio en un pas miembro como residente

bona fide y est legalmente autorizado para trabajar en
dicho pas.

b) Una firma tiene la nacionalidad de un pas miembro si satisface los

siguientes requisitos:
-

Esta legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes

de un pas miembro del Banco; y

Ms del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma es de

propiedad de individuos o firmas de pases miembros del Banco.
Todos los socios de una asociacin en participacin, consorcio o
asociacin (APCA) con responsabilidad mancomunada y solidaria
y todos los subcontratistas deben cumplir con los requisitos
arriba establecidos.

Si su respuesta es negativa debe ser porque no pertenece a los pases miembros

del BID, esto no invalidar la opcin para su registro.
Adicionalmente para finalizar este paso debe incluir los datos de ventas, ingresos
brutos anuales, el porcentaje de su facturacin que se exporte, nmero de
trabajadores permanentes (si es personera jurdica), activos totales, pasivos totales,
patrimonio. Una vez ingresado los datos haga clic en Continuar. Imagen 10.1

Imagen 10.1

11. Paso 8: Finalizacin del Registro

Si los datos se han registrado de manera correcta, por favor imprima los siguientes
documentos: Imagen 11.1

Formulario de registro

Acuerdo de Responsabilidad

Imagen 11.1

Formulario de registro Imagen 11.2

Imagen 11.2

Acuerdo de Responsabilidad: Imagen 11.3

Imagen 11.3

12.Ingreso al Sistema registro abreviado

Una vez que imprimi los formularios, puede Ingresar al Sistema, con su nmero
de id, usuario, contrasea como se muestra en la siguiente pantalla: Imagen 12.1

Imagen 12.1

13.Subir formularios para habilitacin en el sistema:

Para que el registro del procedimiento abreviado se active, el proveedor debe subir
al sistema la documentacin pertinente de acuerdo a la tipo de personera jurdica:

Natural / No Residente en el Ecuador: debe subir el formulario de registro y el

acuerdo de responsabilidad con las firmas respectivas en cada uno. Imagen
13.1

Imagen 13.1

Imagen 13.1

Jurdica / No Residente en el Ecuador: debe ingresar la siguiente

documentacin:

formulario

de

registro,

acuerdo

de

responsabilidad,

documentos que acrediten la existencia legal, actividad econmica,

documentos del representante legal y la nacionalidad y/o residencia legal.
Imagen 13.2

Imagen 13.2

Una vez que haya subido los formularios correspondientes de acuerdo a la naturaleza
jurdica en el portal, debe hacer clic en el cono de Habilitar; Imagen 13.3

Imagen 13.3

Este es el

paso final, en el que el proveedor es habilitado con procedimiento

abreviado, sin embargo esta habilitacin se mantendr hasta la adjudicacin,

cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente, de acuerdo a los
artculos 5 y 7 de la Resolucin INCOP 052-2011.

14.GLOSARIO
Bona Fide: Buena fe
LOSNCP: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Portal Institucional: (www.sercop.gob.ec): Es el Sistema Informtico Oficial de
Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano, SOCE.
Proveedor: Es la persona natural o jurdica nacional o extranjera, que se encuentra
inscrita en el RUP, de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes,
ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultora, requeridos por las
Entidades Contratantes.
Registro nico de Proveedores (RUP): Es la Base de Datos de los proveedores de
obras, bienes y servicios, incluidos los de consultora, habilitados para participar en
los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administracin est a cargo del
Servicio Nacional de Contratacin Pblica y se lo requiere para poder contratar con
las Entidades Contratantes.
RGLOSNCP: Reglamento General a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
Servicio Nacional de Contratacin Pblica, SERCOP: Es el rgano tcnico rector de
la Contratacin Pblica.