Informe de Auditoría Interna

INFORME DE AUDITORA INTERNA
ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO
VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

DE ORDENACIN ACADMICA
10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
Juan Jos Lucena (Auditor)
Jos Luis Marcos (Auditor)
Miguel Duarte (Auditor)
M Jos Muoz (Auditora)
Inmaculada Medina (Inspectora General de Servicios; Auditora Observadora)
ISO 9001:2008
Password01
OBJETO
Auditora interna del Sistema de Gestin de la Calidad
ALCANCE
Planificacin Docente de las Titulaciones Oficiales de la Universidad de Cdiz
DOCUMENTACIN DE REFERENCIA
Manual de calidad, procedimientos y dems especificaciones establecidas en la documentacin del S.G.C.
del Vicerrectorado
PERSONAL CONTACTADO
- Paloma Braza Lloret (Vicerrectora de Ordenacin Acadmica y Personal)
- Ester Ulloa Unanue (Directora de Secretariado de Ordenacin Acadmica)
- Jos ramn Repeto Gutirrez (Director del Gabinete de Ordenacin Acadmica)
- Responsables acadmicos y gestores de los Centros y Departamentos seleccionados en la muestra
DESARROLLO Y CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

En una primera fase, en las dependencias del Gabinete de Ordenacin Acadmica, se procedi a la revisin
de la documentacin del sistema y al seguimiento de las acciones correctivas llevadas a cabo a lo largo del
ao 2011, as como al seguimiento de las observaciones y oportunidades de mejora detectadas en las
auditorias interna y externa anteriores. Posteriormente, el equipo auditor, se traslad a las dependencias
de los Centros y Departamentos de la Universidad de Cdiz, seleccionados en la muestra, donde se llevaron
a cabo las visitas conforme a lo previsto en el Programa de Auditora.
Como principal fortaleza detectada cabe destacar el alto grado de conocimiento del proceso de
Planificacin Docente observado en la mayor parte de los Centros y Departamentos visitados, por parte de
los gestores y responsables de los mismos, as como la buena disposicin que han mostrado a lo largo del
proceso de auditora. La Direccin ha mostrado un alto grado de implicacin en todo el proceso. La mayor
parte del personal ha manifestado que la auditora es un buen instrumento para la mejora.
A lo largo del presente informe se exponen los principales resultados de la Auditora Interna: (a)
Seguimiento de acciones correctivas; (b) Lista de comprobacin empleada durante la auditora; (c) Muestra
seleccionada para las visitas a los Centros y Departamentos; (d) No Conformidades, Observaciones y
Oportunidades de Mejora detectadas y comunicadas, a la direccin del Gabinete de Ordenacin Acadmica
y Vicerrectorado competente del Proceso de Planificacin Docente, en la reunin final.
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

N AC
NC-05-10_11
ORIGEN
Auditora Interna Diciembre 2010 (SAC N 01)
FECHA INICIO
20/12/2010
DETALLES DE LA ACCIN CORRECTIVA:
Al carecer de encuestas de satisfaccin sobre planificacin docente 2010/11, se analizaron las
respuestas de los alumnos a los tems de la encuesta de satisfaccin general relacionados con los
resultados de la planificacin docente y se planificaron encuestas para la planificacin 2011/12 por
grupos de usuarios.
FECHA CIERRE
20/10/2011
N AC
NC-06-10_11
ORIGEN
FECHA INICIO
27/12/2010
Algunos registros exigidos por el SGC no haban sido controlados adecuadamente, procedindose a
documentar las no conformidades derivadas en la auditora externa e informar al departamento
correspondiente para que formalice el acta de aprobacin del Consejo de Departamento del Plan
Docente del Departamento.
FECHA CIERRE
12/01/2011
N AC
NC-07-10_11
ORIGEN
FECHA INICIO
27/12/2010
Algunos registros relativos a Planes Docentes de profesores y Centros no proporcionan evidencia de
cumplimiento de los requisitos establecidos en el SGC en el proceso de realizacin del producto.
Para ello, se procede a comunicar a los departamentos y centros implicados los incumplimientos
detectados y la normativa aplicable para subsanacin.
FECHA CIERRE
12/01/2011
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
Ap.
REQUISITO DE LA NORMA (ISO 9001:2008)
*Revisin: A=Aplica; NA= No Aplica; EP = Exclusin Permitida; NR= No Revisado
4. Sistema de Gestin de la Calidad
4.1
Requisitos generales
4.2. Requisitos de la Documentacin
4.2.1
Generalidades
4.2.2
Manual de calidad
4.2.3
Control de documentos
4.2.4
Control de registros
5. Responsabilidad de la Direccin
5.1
Compromiso de la direccin
5.2
Enfoque al cliente
5.3
Poltica de calidad
5.4. Planificacin
5.4.1
Objetivos de calidad
5.4.2
Planificacin del sistema de gestin de la calidad
5.5.1
Responsabilidad y autoridad
5.5.2
Representante de la direccin
5.5.3
Comunicacin Interna
5.6. Revisin por la Direccin
5.6.1
Generalidades
5.6.2
Informacin de entrada para la revisin
5.6.3
Resultados de la revisin
6. Gestin de los Recursos
6.1
Provisin de recursos
6.2. Recursos Humanos
6.2.1
Generalidades
6.2.2
Competencia, formacin y toma de conciencia
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de trabajo
7. Desarrollo del producto
7.1
Planificacin de la realizacin del producto
7.2. Procesos relacionados con el cliente
7.2.1
Determinacin de los requisitos relacionados con el producto
7.2.2
Revisin de los requisitos relacionados con el producto
7.2.3
Comunicacin con el cliente
7.3. Diseo y Desarrollo
7.3.1
Planificacin del diseo y desarrollo
7.3.2
Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
7.3.3
Resultados del diseo y desarrollo
7.3.4
Revisin del diseo y desarrollo
7.3.5
Verificacin del diseo y desarrollo
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REVISIN*
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A

ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
Ap.
REQUISITO DE LA NORMA (ISO 9001:2008)
*Revisin: A=Aplica; NA= No Aplica; EP = Exclusin Permitida; NR= No Revisado
REVISIN*
7.3.6
Validacin del diseo y desarrollo
7.3.7
Control de los cambios del diseo y desarrollo
7.4. Compras
7.4.1
Proceso de compras
7.4.2
Informacin de las compras
7.4.3
Verificacin de los productos comprados
7.5. Produccin y Prestacin del servicio
7.5.1
Control de la produccin y de la prestacin del servicio
7.5.2
Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
7.5.3
Identificacin y trazabilidad
7.5.4
Propiedad del cliente
7.5.5
Preservacin del producto
7.6
Control de los equipos de seguimiento y medicin
8. Medicin, anlisis y mejora
8.1
Generalidades
8.2. Seguimiento y Medicin
8.2.1
Satisfaccin del cliente
8.2.2
Auditora interna
8.2.3
Seguimiento y medicin de los procesos
8.2.4
Seguimiento y medicin del producto
8.3
Control del producto no conforme
8.4
Anlisis de datos
8.5. Mejora
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin correctiva
8.5.3
Accin preventiva
A
A
A
A
A
A
A
A
EP
A
EP
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
MUESTRA SELECCIONADA PARA LAS VISITAS A LOS CENTROS
CAMPUS DE CDIZ
CENTRO
Facultad de Ciencias
Econmicas y
Empresariales
TTULO
Grado en
Administracin y
Direccin de Empresas
del Trabajo
Escuela Superior de
Ingeniera
DEPARTAMENTO
ASIGNATURA
Estadstica e Investigacin
Operativa
ESTADISTICA (21506003)
Grado en Relaciones
Laborales
Economa General
HISTORIA SOCIAL Y ECONOMICA

DEL MUNDO CONTEMPORANEO
(20404003)
Grado en Ingeniera
Aeroespacial
Ingeniera Mecnica y
Diseo Industrial
EXPRESIN GRFICA Y DISEO

ASISTIDO (21716010)
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FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
CENTRO
TTULO
Grado en
Biotecnologa
CAMPUS DE PUERTO REAL

DEPARTAMENTO
Fsica de la Materia
Condensada
Escuela de Ingenieras
Marina, Nutica y
Radioelectrnica
Grado en Marina CivilIngeniera Marina
Escuela de Ingeniera
Naval y Ocenica
Grado en Arquitectura
Naval e Ingeniera
Martima.
CENTRO
TTULO
Sociales y de la
Comunicacin
Grado en Marketing e
Investigacin de
Mercados
ASIGNATURA
FSICA I (40211003)
Qumica Analtica
BUQUES ESPECIALES I (41413017)
Fsica Aplicada
FSICA I: MECNICA Y
TERMODINMICA (40906005)
CAMPUS DE JEREZ
DEPARTAMENTO
Derecho Mercantil
Derecho del Trabajo y de la
Seguridad Social
ASIGNATURA
DERECHO EMPRESARIAL I
(31307001)
DERECHO EMPRESARIAL II
(31307014)
COMPOSICIN Y MTODO DE SELECCIN DE LA MUESTRA:

Se han seleccionado una asignatura o dos asignaturas de cada uno de los Centros de la UCA, que no fueron
seleccionados en la auditora anterior, impartidas por un Departamento con sede en el campus donde est
ubicado dicho Centro, conforme al siguiente procedimiento:
Se han incluido solamente las asignaturas impartidas en ttulos de grado.
Se ha excluido a los Departamentos que fueron seleccionados en las anteriores auditoras
realizadas.
En los Centros en los que se imparte ms de un grado, se ha seleccionado el primero que aparece
en el listado de planes de Estudio publicado en la pgina Web de la UCA
(http://www.uca.es/wuca_fichasig_titulaciones).
Dentro de cada una de los grados elegidos se ha seleccionado la/s asignatura/s cuya ficha aparece
en primer lugar dentro de la pgina Web. Si dicha asignatura es impartida por un Departamento
con sede en otro Centro o un Departamento auditado anteriormente, se ha seleccionado la
primera del listado que cumpla esta condicin. En el caso de Centros que no son sede de ningn
Departamento, se ha seleccionado la primera asignatura del listado que sea impartida por un
Departamento con sede en el mismo Campus, cuando ello ha sido posible.
Los Ttulos, Asignaturas y Departamentos ya seleccionados respecto de un Centro se han excluido
a la hora de realizar la seleccin en los siguientes Centros.
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008

PRINCIPALES REGISTROS SOLICITADOS DURANTE LA AUDITORA:
Oferta Docente (CENTROS)
Propuesta de optativas (plazo de remisin 20/01/11)
Propuestas de modificacin del Catlogo de Libre configuracin
Plan Docente de Titulaciones (CENTROS)
Plan Docente de la Asignatura seleccionada (horarios y calendario de examen)
Aprobacin del Plan Docente por Junta de Centro (19/03/11 y definitivo 22/05/11)
En su caso, CAU solicitando software docente (31/05/11)
Actividades reconocidas al Profesorado (DEPARTAMENTOS)
Informe preliminar de actividad del profesor responsable de la asignatura seleccionada
En su caso, alegaciones presentadas por el Profesor (11/02/11)
Informe de Actividad Acadmica del profesor responsable de la asignatura seleccionada
Informe de capacidad detallada del profesor responsable de la asignatura seleccionada
Asignacin de Docencia (DEPARTAMENTOS)
Plan Docente del Departamento (Fichas 1A) (21/02/11)
Aprobacin del Plan Docente por Consejo de Departamento (con asignacin docencia) (01/04/11 y
definitivo avalados director 01/06/11)
En su caso, modificaciones del Plan Docente
Informe de capacidad y dedicacin de los profesores del rea a que pertenezca la asignatura
seleccionada (10/04/11)
Plan Docente del profesor responsable de la asignatura seleccionada
En su caso, CAU de necesidades docentes
En su caso, Informe de incidencias detectadas por el Departamento
Programa Docente de asignaturas (DEPARTAMENTOS)
Ficha 1B de la asignatura seleccionada, validada.
Acta de Consejo de Departamento con aprobacin programas docentes (Fichas 1B - 30/06/11). Ver
aprobacin de la asignatura seleccionada
Horarios de tutoras (DEPARTAMENTOS)
Comunicacin a profesores para cumplimiento de horario de tutoras (desde 01/06/11)
Horario de tutoras del profesor responsable de la asignatura seleccionada (15/09/11)
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
NO CONFORMIDADES
Mayor/Menor (Tchese la que no proceda)
PG-NC-02 Documento de Control de Registros
Procedimientos Especficos del SGC
Instruccin de Planificacin Docente IG-01-11_12
Ref. Estndar
Ap. 4.2.4 Control de los Registros
ISO 9001:2008
DETALLES DE LA NO CONFORMIDAD
Se ha constatado descoordinacin, en la documentacin (fichas de procedimientos, flujogramas,
instruccin de Planificacin Docente y documento de control de registros por unidad), con relacin
a los registros que deben controlarse para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos y funcionamiento del SGC del proceso de Planificacin Docente. Evidencias:
- Algunos registros que figuran en el control de registros por unidad no son coincidentes con los que
figuran en los procedimientos y en la instruccin (Ejemplos: Acuerdo de Junta de Centro sobre
propuestas de optativas que slo figura en el flujograma del procedimiento especfico Oferta
Docente PE-OD-01-03; Informe de capacidad neta del profesor que slo figura en el Control de
registros por unidad del procedimiento especfico de Asignacin de la docencia PE-AD-04-02).
- Algunos registros no han podido ser comprobados ya que han sido remplazados por registros
posteriores que contienen la misma informacin. (Ejemplo: El informe preliminar de actividad del
profesor que figura en el documento de control de registros por unidad del procedimiento
especfico de Reconocimiento de la Actividad Docente PE-AR-03-02 no ha sido custodiado por los
departamentos, ya que su contenido se sustituye por el del informe de Actividad Acadmica del
profesor.
S.A.C N:01
Ref. Documento
S.A.C N:02
Ref. Documento
Ref. Estndar

MC-03 Manual de Calidad
Ap. 5.5.3 Comunicacin Interna
ISO 9001:2008
Ap. 6.2.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia
Desde la direccin no se han asegurado de que la comunicacin se produce de forma apropiada
para garantizar la eficacia del SGC de Planificacin Docente, ni ha hecho lo suficientemente
participe al personal de la importancia de sus actividades y su contribucin al logro de los objetivos
de calidad. Evidencias:
- Desde algunos Centros han manifestado la falta de informacin sobre el objeto de la auditora y,
en general, sobre el SGC del proceso de Planificacin Docente. (Ejemplos: Manifestaciones al equipo
auditor por parte de los responsables de la Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicacin y de
la Escuela Superior de Ingeniera; Falta de informacin producida por cambios totales o parciales en
los equipos directivos de los centros como en la Facultad de Ciencias del Trabajo y en la Escuela de
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
Ingeniera Naval y Ocenica).

- Los Objetivos de Calidad y el Informe de revisin por la direccin 2011 no han sido publicados en la
Web, ni distribuidos entre los centros y departamentos.
- Algunas gestoras de departamentos como, Derecho Mercantil, manifiestan su inters en el
informe de auditora interna y externa, que no han sido publicados ni distribuidos con
posterioridad. Desconocen los resultados de los indicadores de la planificacin 2011/12
desagregados por unidades.
S.A.C N:03
Ref. Documento Procedimientos especficos: PE-PT-02-03; PE-AD-04-02;PE-PD-05-03
Ref. Estndar
Ap. 7.1d Planificacin de la realizacin del producto ISO 9001:2008
En ocasiones los registros relativos a Planes Docentes de Profesores, Departamentos y Centros no
proporcionan evidencia completa de que los procesos de realizacin del producto cumplen los
requisitos especificados en la documentacin del SGC. Evidencias:
- No hay Aprobacin por Junta de Centro del Plan Docente definitivo de la Escuela de XXX. Se ha
constatado la ausencia de firma por parte del responsable del centro en el Plan Docente definitivo
de los siguientes centros: Facultad de XXX, y Facultad de YYY.
- No hay Aprobacin por Consejo de Departamento del Plan Docente de Departamento de XXX. Se
ha constatado la ausencia de firma por parte del responsable en el Plan Docente definitivo del
Departamento de XXX.
- Se ha comprobado que el Plan Docente de los Profesores responsables de las asignaturas
seleccionadas en los departamentos de XXX y YYY no estn validados.
- No hay aprobacin por Consejo de Departamento de los Programas Docentes de las asignaturas en
los departamentos de XXX y de YYY.
OBSERVACIONES
- La documentacin debe ser actualizada de acuerdo a la denominacin y responsabilidades de las unidades
y vicerrectorados competentes ante el nuevo organigrama de la Universidad de Cdiz. La documentacin se
encuentra en proceso de revisin.
- Se observa que algunos documentos del sistema no presentan la codificacin adecuada de acuerdo con el
nmero de revisin del procedimiento. La documentacin se encuentra en proceso de revisin.
- En algunos casos, los registros del Sistema no aportan evidencia de que se ha procedido conforme a lo
planificado ya que los registros visualizados en UXXI-AC y otras aplicaciones no registran la fecha de
cumplimentacin, ejemplo de ello son la Ficha 1A, "Ficha 1B" y "Horarios de Tutoras del profesor". El
Director del Gabinete de Ordenacin Acadmica comenta que en las aplicaciones puede figurar la fecha de
cumplimentacin o validacin del registro. No obstante, en UXXI-AC no es posible registrar la fecha de
cumplimentacin, ya que se trata de registros dinmicos y slo es posible conocer la fecha de la ltima
modificacin.
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ORGANIZACIN
FECHAS DE AUDITORA
AUDITORA JEFE
EQUIPO AUDITOR
CRITERIO

10,11, 12 y 13 de enero de 2012
Marivi Martnez
ISO 9001:2008
OPORTUNIDADES DE MEJORA
- Se recomienda identificar los centros y departamentos con mejores prcticas, para posteriormente
compartir a travs de alguna actividad de comunicacin formacin su experiencia con el resto de
unidades.
- Se recomienda revisar los plazos establecidos en la instruccin de Planificacin docente con relacin a los
Planes Docentes de Departamento definitivos, ya que las nuevas contrataciones y la organizacin docente
de Mster y Doctorado obligan a realizar permanentes modificaciones en el Plan Docente del departamento
en general y del profesorado en particular. El Director del Gabinete de Ordenacin Acadmica, entiende el
cumplimiento de plazos como una debilidad del sistema y propone ampliar el alcance de nuevas auditoras
internas y externas a otras unidades administrativas por su relevancia e influencia en algunos
procedimientos y registros.
- Se sugiere estudiar la posibilidad de eliminar formatos que nunca han sido utilizados (Ejem: FR-RS-02-01,
FR-IF-01-01).
- Se recomienda, tal como se hizo en la auditora externa anterior, abrir una Accin Preventiva por cada
observacin derivada de las auditorias interna o externa.
Cdiz, 16 de enero de 2012
La Auditora Jefe,
Fd.: Marivi Martnez Sancho

Asesora Tcnica de la Unidad de Calidad y Evaluacin
Universidad de Cdiz
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INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

DESARROLLO Y CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

MUESTRA SELECCIONADA PARA LAS VISITAS A LOS CENTROS

HISTORIA SOCIAL Y ECONOMICA

EXPRESIN GRFICA Y DISEO

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

MUESTRA SELECCIONADA PARA LAS VISITAS A LOS CENTROS

CAMPUS DE PUERTO REAL

Grado en Marina CivilIngeniera Marina

BUQUES ESPECIALES I (41413017)

COMPOSICIN Y MTODO DE SELECCIN DE LA MUESTRA:

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

MUESTRA SELECCIONADA PARA LAS VISITAS A LOS CENTROS

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

Mayor/Menor (Tchese la que no proceda)

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

Ingeniera Naval y Ocenica).

INFORME DE AUDITORA INTERNA

VICERRECTORADO DE ORDENACIN ACADMICA Y PERSONAL GABINETE

Cdiz, 16 de enero de 2012

Fd.: Marivi Martnez Sancho

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