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Flujograma de Conciliacion Bancaria
Flujograma de Conciliacion Bancaria
Cdigo : PFI.16
Versin : 03
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Revis:
Aprob: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
NORMATIVIDAD
N/A
Libro Auxiliar de Bancos: Registro que mantiene la Universidad de las operaciones bancarias que realiza.
Boletn Diario: Relacin de ingresos, egresos e inversiones registrados en libros en forma diaria junto con los documentos soporte.
Cdigo : PFI.16
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CONSIDERACIONES
El movimiento de ingresos y egresos que se realiza diariamente se debe registrar en el Libro Auxiliar de Bancos, con base en la informacin que suministran las
Entidades Bancarias a travs de la pgina web y reportan las Unidades Acadmicas y/o Administrativas.
La Universidad debe preferiblemente mantener sus cuentas en las Entidades Bancarias que le permitan, a travs de la pgina web, el acceso diario a la informacin
de las operaciones bancarias.
Las Unidades Acadmicas y/o Administrativas deben enviar oportunamente las consignaciones a la Seccin de Tesorera para su respectivo registro.
Las sedes deben enviar mensualmente el reporte de la conciliacin bancaria a la Seccin de Tesorera de la sede principal de la Universidad.
La Conciliacin Bancaria se debe realizar dentro del mes siguiente a la realizacin de las operaciones bancarias.
Diariamente las Entidades Bancarias suministran a travs de la pgina web, la informacin de las operaciones realizadas y publica los extractos bancarios. De igual
forma, enva fsicamente a Tesorera los extractos en el mes siguiente.
El presupuesto de la Universidad se administra a travs de cinco (5) fondos, con el fin de hacer ms eficiente su manejo y ejercer control sobre la destinacin de los
recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente forma:
Fondo 1 Fondo Comn: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones diarias de la Universidad.
Fondo 3 Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos para el desarrollo de programas de investigacin y proyectos especiales.
Fondo 5 Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que
presentan una difcil situacin econmica.
Fondo 6 Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general.
Fondo 8 Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes de recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinacin especfica es financiar proyectos de inversin.
Para el caso de las Sedes Regionales de Mlaga y Barbosa las conciliaciones bancarias se realizan directamente en la Sede Principal.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisin
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Auxiliar Tesorera
Conector de pgina
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Descarga informacin de
las operaciones bancarias
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
Compara operaciones
registradas en Libro
Auxiliar de Bancos con
informacin de extractos
Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado
Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado
Procedimiento
Ingresos por Bancos
Procedimiento Egresos
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
Elabora Conciliacin
Bancaria
Conciliacin Bancaria
Consignaciones
pendientes
por
registrar:
Consignaciones o notas crdito que aparecen en el
extracto pero no estn registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos o no es fcil su identificacin.
Notas dbito pendientes por registrar: Notas dbito
que aparecen en el extracto y no estn registrados en el
Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.
Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Consignaciones
registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen
en los extractos o no es fcil identificarlas.
Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Notas dbito
registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen
en los extractos o no es fcil su identificacin.
Cheques pendientes por cobrar: Cheques girados por la
Universidad que no han sido cobrados y cheques que
aparecen en el extracto con un valor diferente al girado.
6. Imprime conciliacin bancaria y archiva junto con los
extractos. Enva una copia de la conciliacin bancaria a
Tesorera.
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Auxiliar Presupuesto
o Funcionario
Encargado
Formato Conciliacin
Bancaria
Auxiliar Presupuesto
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
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DESCRIPCIN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Operacin figura en
extracto y Libro
Auxiliar de Bancos?
No
1
Pg 6
Si
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
No
Si
No
Correcto el extracto?
Si
Anula ingreso y lo
registra nuevamente por
el valor correcto
2
Pg 7
Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
No
Correcto el extracto?
Si
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede
Operacin figura en
extracto y no en Libro
Auxiliar de Bancos?
2
Pg 7
No
Pg 7
Si
Correcto el extracto?
Si
Realiza registro de la
operacin bancaria
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
No
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Solicita a la Entidad
Bancaria informacin
sobre la operacin
Solicita explicacin de la
inconsistencia y anexa
soportes que demuestren
el ingreso o egreso
Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede
Auxiliar Tesorera
Jefe de Tesorera
o Coordinador de
Sede
Anexa la Conciliacin
Bancaria al Boletn Diario
FIN
Entidad Bancaria
Auxiliar Tesorera
o Funcionario
Encargado
Auxiliar Tesorera
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Cdigo : PFI.16
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
01
Octubre 11 de 2004
Inclusin de responsables.
Inclusin de una consideracin relacionada con las sedes regionales.
Incluir actividades relacionadas con las conciliaciones bancarias de las sedes regionales.
02
Diciembre 04 de 2007
03
Junio 11 de 2010