APUNTE TRIBUTARIO

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Gastos de viaje y viticos

1. Introduccin

En cumplimiento de la finalidad de realizar actividades propias del

giro del negocio, muchas empresas se ven en la imperiosa necesidad
de enviar a sus representantes hacia determinado lugar a efectos de
cumplir con la labor encomendada.
En tal sentido, la Ley del Impuesto la Renta nos establece pautas
y lmites a considerar para la calificacin de los gastos incurridos por
motivos de viaje, a efectos de su deduccin como gasto para el clculo de la renta de Tercera Categora, aspectos que sern materia de
desarrollo en el presente apunte.

2. Incidencia tributaria

2.1. Criterio de causalidad y necesidad del viaje

En virtud al articulo 37 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta (LIR), a efectos de determinar la deducibilidad de los gastos de
viaje y viticos se debe tener en cuenta el criterio de causalidad,
en virtud al cual los gastos sern deducibles en la medida que
sean necesarios para producir la renta gravada y/o mantener la
fuente productora de rentas.

De esta manera, como primer aspecto a observar a fin que los
gastos de viaje y viticos contemplados en el inciso r) del referido
artculo resulten deducibles es acreditar la necesidad del viaje con
la correspondencia y con la documentacin pertinente indicando
la duracin del mismo, dicho criterio se puede apreciar en la RTF
N 01601-3-2010 que se pronuncia del siguiente modo: (...) los
gastos de viaje materia de reparo se encuentran ligados a su actividad comercial, toda vez que al tratarse de una empresa multinacional realiza sus actividades en base a polticas regionales que se
dictan prcticamente para todas sus actividades, siendo necesario
efectuar coordinaciones con otras sucursales o subsidiarias y que
los destinos usuales,(..) toda vez que la entidad es una sucursal
de una multinacional, resulta razonable que sus funcionarios que
figuran en su planilla hayan efectuado viajes a las distintas (),
para efectuar reuniones de coordinacin, (), as como a recibir
diversos cursos de capacitacin necesarios para la mejor gestin
de las actividades propias de la sucursal, determinndose por lo
tanto la necesidad del viaje y con ello la causalidad.
2.2. Acreditacin de la realizacin del viaje

Una vez acreditada la necesidad del viaje, se deber sustentar la
realizacin del viaje con el pasaje respectivo.

2.2.1 Requisitos que deben contener los Boletos de viaje Transporte terrestre
Este tipo de documentos son considerados como Comprobantes
de Pago de acuerdo a lo dispuesto en el inciso l) del numeral 6.1.
del artculo 4 del Reglamento de la materia, los mismos que son
utilizados para sustentar costo o gasto y crdito deducible mas
no crdito fiscal del IGV dado que dicho servicio se encuentra
exonerado.
Dichos comprobantes deben contener los siguientes requisitos:

Informativo
Caballero Bustamante

Boletos de transporte terrestre (1)

Deber contener los siguientes requisitos:

Informacin impresa
Datos de identificacin del transportista: (i) apellidos y nombres, denominacin
o razn social, (ii) Nmero de RUC, (iii) Direccin de la casa matriz y del
establecimiento donde esta consignando el punto de emisin.
Denominacin del comprobante: Boleto de viaje.
Numeracin: serie y N correlativo.
Datos de la imprenta o empresa grfica que efectu la impresin.
Numero de autorizacin otorgado por la SUNAT.
Destino del original y copia(s):
El boleto de viaje en original y copia se emitir de acuerdo al siguiente detalle:
original, pasajero y copia transportista.
El boleto de viaje en original y dos (2) copias se emitir de acuerdo al siguiente detalle: original: usuario; primera copia: pasajero y segunda copia:
transportista.
Informacin no necesariamente impresa
Fecha de emisin.
Datos de identificacin del usuario; apellidos y nombres, denominacin o
razn social y numero de RUC.
Datos de identificacin del pasajero.
Datos del servicio de transporte.

(1) Segn los requisitos previstos en la Resolucin de Superintendencia N 1562003/SUNAT (16.08.2003).

2.2.2. Requisitos que deben contener los Boletos de viaje

Transporte areo
Respecto a los boletos de transporte areo de pasajeros, stos deben cumplir con los requisitos establecidos en la Resolucin de
Superintendencia N 166-2004/SUNAT (04.07.2004), los mismos
que podrn ser emitidos tambin a travs de medios electrnicos.

2.3. Composicin de los Gastos por Viticos

El mencionado inciso r) del artculo 37 del TUO de la LIR. Respecto a
los gastos de viticos establece que estos estn compuestos por los gastos de alojamiento, alimentacin y movilidad, cabe precisar que ste
ltimo concepto fue incorporado por el artculo 14 del Decreto Legislativo N 970 (24.12.200), vigente a partir del 1 de enero del 2007.
2.4. Lmite deducible de los Gastos por Viticos

Adems de lo ya sealado dispone, que el importe del vitico
que se conceda no podr exceder del doble del monto, que por
este concepto concede el Gobierno Central a sus funcionarios de
carrera de mayor jerarqua.

2.4.1. Lmite deducible por viajes al interior del pas

Mediante el Decreto Supremo N 028-2009-EF (05.02.2009) se deroga la escala de viticos del sector pblico regulada por el Decreto Supremo N 181-86-EF (31.05.1986), disponiendo la siguiente escala:

Nivel de Funcionarios Pblicos, Empleados de
Escala de Viticos

Confianza, Servidores Pblicos y CAS

Directores generales, Jefes de Oficina General, Gerentes

Generales, Gerentes Regionales, Asesores de Alta Direccin,
Directores Ejecutivos y Directores, Funcionarios que desempeen cargos equivalentes y las personas contratadas bajo la
modalidad de Contratos Administrativos de Servicios - CAS
que desempeen funciones equivalentes.
S/. 210.00
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Lmite mximo deducible = S/. 210 x 2 = S/. 420 Nuevos soles

En consecuencia el lmite diario mximo deducible para el sector

privado a partir del 06.02.2009 asciende a S/. 420.00.

2.4.2. Documentacin sustentatoria

En el caso de viajes realizados en el interior del pas, los gastos
por viticos debern sustentarse con los respectivos comprobantes de pago, los cuales, debern estar a nombre de la empresa y
cumplir con todos los requisitos previstos en el Reglamento de
la materia, tal como lo dispone el inciso n) del artculo 21 del
reglamento de la Ley. Por otra parte, el Tribunal Fiscal al emitir
la RTF N 04096-4-2010, con apropiado criterio manifiesta que
no resulta relevante para efectos del Impuesto a la Renta si dicho importe ha sido aprobado por la Junta General, sino que el
contribuyente sustente los importes incurridos con documentos
autorizados por la normatividad vigente.

2.4.2.1. Posibilidad de acreditar los gastos de viticos registrndolo en la planilla de remuneraciones (1)
Al respecto, la Administracin Tributaria en el Informe N
022-2009-SUNAT/2B0000, estipula que: Los gastos por concepto de viticos no se acreditan con la anotacin de los mismos en
la planilla de remuneraciones. No es posible justificar para fines
del Impuesto a la Renta el gasto por los viticos que requiere
el personal desplazado para el cumplimiento de sus funciones
mediante la anotacin en la planilla de remuneraciones del pago
de una cantidad con el detalle del concepto y das del desplazamiento efectuado por el personal.
2.4.3. Lmite deducible para viticos por viajes al exterior
Para determinar el lmite mximo deducible de viticos por
viajes al exterior, se debe considerar lo regulado en el D.S. N
047-2002-PCM (06.06.2002) que establece la escala de viticos
que se le otorga a los funcionarios y servidores del sector pblico en funcin a la zona geogrfica. En tal sentido, en virtud a
lo establecido en el inciso r) del artculo 37del TUO de la Ley del
Impuesto a la Renta el lmite ser el doble de lo que se le otorgue a
dichos servidores tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Importe por viticos al exterior deducible tributariamente por da

Zona
Lmite viticos
Lmite Lmite que puede

que el Gobierno aplicable ser declarado

Central otorga a sus para
con Declaracin

de funcionarios
el sector
Jurada

mayor jerarqua
privado (*)
(C)

(A)
(B)
(30% x B )

frica, Amrica Central

y Amrica del Sur
US$ 200
US$ 400
US$ 120
Amrica del Norte
US$ 220
US$ 440
US$ 132
Caribe y Oceana
US$ 240
US$ 480
US$ 144
Europa y Asia
US$ 260
US$ 520
US$ 156

GASTOS
DE VIAJE
Y VITICOS

Documentacin Sustentatoria
El inciso n) del Reglamento del TUO de la LIR, en concordancia con
lo regulado en el inciso r) del artculo 37 de la LIR, dispone que:
Los gastos de alojamiento se sustentarn nicamente con los documentos emitidos en el exterior referidos en el artculo 51-A.
Los gastos de alimentacin y movilidad, se sustentarn con
los comprobantes de pago o con una declaracin jurada, hasta el 30% referido en el numeral 2.1.
El inciso n) del artculo 21 del Reglamento establece que con
ocasin de cada viaje se puede sustentar los gastos por concepto
de alimentacin y movilidad, respecto de una misma persona,

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Comprende:
Alimentacin
Hospedaje
Movilidad

En el Extranjero
Alojamiento: Deber sustentarse
nicamente de acuerdo al artculo
51-A de la LIR.
Alimentacin y movilidad
Deber sustentarse de acuerdo
al artculo 51-A de la LIR, o
Con una Declaracin Jurada
la cual no deber exceder del
30% de lmite diario.
Interior del Pas
Debern ser sustentados con comprobantes de pago conteniendo los
requisitos que establece el Reglamento de Comprobantes de Pago.

2.5. Gastos de Terceros

2.5.1. Gastos de acompaantes

El inciso n) del artculo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta seala de manera expresa que no ser deducible
como gasto, aquellos que correspondan a los acompaantes de
la persona a la que la empresa encomend su representacin.
Esta postura es reforzada por la RTF N 03103-4-2010.

2.5.2. Gastos de pasajes y viticos incurridos en favor de sujetos

no domiciliados
Otro aspecto importante relacionado con el tema del presente
apunte es el relacionado con los gastos de pasajes y viticos asumidos por la empresa por terceros no domiciliados que brindarn
servicios a la empresa (domiciliado). De plano estos gastos sern reparados en razn a que el referido personal no mantienen
una relacin laboral con la empresa. En estos casos, los gastos
asumidos representan para el no domiciliado mayor renta. Esta
postura es sostenida por la RTF de observancia obligatoria N
07645-4-2005, que advierte: Los gastos por concepto de pasajes,
hospedaje y viticos asumidos por un sujeto domiciliado () de
un sujeto no domiciliado constituyen renta gravable de ste ltimo. Cabe resaltar que, al incluir estos gastos como un costo del
servicio tiene el efecto de hacer deducible los gastos asumidos.

(*) Constituye el doble del monto que corresponde a los funcionarios de mayor
jerarqua.

nicamente con una de las formas previstas antes sealadas. Es

as, que en el caso que dichos gastos no se sustenten, nicamente
bajo una de las formas previstas anteriormente sealadas, slo
proceder la deduccin de aquellos gastos que se encuentren
acreditados con documentos emitidos en el exterior de conformidad a las disposiciones legales del pas respectivo, siempre que
conste en ellos la informacin sealada el artculo 51-A de la
LIR tal como lo seala el inciso o) del artculo 21 del Reglamento de la LIR, que se detallada a continuacin:
a) El nombre, denominacin o razn social.
b) El domicilio del transferente o prestador del servicio.
c) La naturaleza u objeto de la operacin.
d) Fecha de la operacin.
e) Monto.
Asimismo si dichos documentos se encontrasen en un idioma
distinto al castellano, el contribuyente deber presentar una traduccin al castellano cuando as lo solicite la SUNAT.
Finalmente cabe indicar que tanto para los viticos al exterior
como dentro del pas no le resulta aplicable la regulacin dispuesta en el inciso a1) del artculo 37 del TUO de la LIR.

2.5.3. Gastos de pasajes y viticos incurridos en favor de perceptores de renta de cuarta categora
Considerando que los gastos de pasajes y viticos que se conside-

Informativo
Caballero Bustamante

APUNTE TRIBUTARIO
ran aceptables para fines del Impuesto a la Renta, corresponden
a los realizados por el personal con el cual mantiene una relacin laboral (relacin de dependencia). En tal sentido se excluye
liminarmente a los trabajadores independientes. Sin embargo, se
determina que dichos gastos sern deducibles en tanto se consideren como parte de la retribucin a percibir por el profesional
independiente, el mismo que deber incluir en el recibo por honorarios y sobre la cual deber aplicarse la retencin del IR de cuarta
categora a efectos de su deduccin como gasto.
2.6. Otros gastos efectuados en el viaje

Aquellos gastos efectuados por telfono y otros que guarden relacin directa con el viaje efectuado, sea al interior o al exterior
del pas, podrn ser deducibles en su totalidad siempre y cuando
se acredite la causalidad con las operaciones del negocio y stos
se encuentren sustentados en el respectivo comprobante de pago
o documento que haga sus veces en el caso de gastos realizados en el exterior.

b. Determinacin del importe mximo aceptable por viticos incurridos en el exterior

Mximo aceptable (400 x 3) US$ 1,200.00
Gasto de alojamiento sustentado
con documentos que cumplen
rormalidades, artculo 51-A
US$ 900.00
Alimentacin y movilidad
sustentada con Declaracin Jurada US$ 360.00
1,260.00
Exceso del Lmite deducible
US$ 60.00
c. Determinacin del Importe reparable
Gastos por alimentacin y movilidad
sustentada con Declaracin Jurada que
excede el mximo aceptable
Exceso de lmite de viaticos
(alojamiento, alimentacin y movilidad)
Total gastos reparables

3. Aplicacin Prctica

DECLARACIN JURADA PARA SUSTENTAR GASTOS

POR VIAJES AL EXTERIOR (*)

(Base Legal: Inciso r) del artculo 37 del TUO de Ley del Impuesto a la
Renta e inciso n) del artculo 21 de su Reglamento)

CASO PRCTICO N 1
VIAJES AL EXTERIOR

El importe total por los gastos de alimentacin y movilidad sin sustento ascienden a US$ 540, equivalente en soles segn el siguiente
detalle:
Concepto/das
02.11.2010 03.11.2010
04.11.2010 Resumen

Alimentacin
380.00
410.00
360.00
1,150.00

Movilidad
130.00
130.00
170.00
430.00

Total S/.
510.00
460.00
450.00
1,580.00

Solucin
a. Determinacin del importe de los gastos de alimentacin y movilidad no deducibles
Para la deduccin del gasto mediante la Declaracin Jurada, se deber verificar si excede o no el lmite mximo aceptable tal como
se detalla a continuacin:
Lmite mximo: 30% de US$ 400 = US$ 120.00
Importe total de los gastos de
alimentacin y movilidad
US$ 540.00
Importe deducible
(lmite diario US$ 120.00 x 3 das)

US$ 360.00
Exceso del Lmite deducible

US$ 180.00

Informativo
Caballero Bustamante

US$ 60.00
US$ 240.00

Modelo de la declaracin jurada

Enunciado
La empresa NUEVO HORIZONTE SAC realiza operaciones de
exportacin hacia Colombia, por lo que existe la necesidad que un
funcionario de dicha empresa se traslade a dicho pas para concretar
acuerdos comerciales con posibles clientes. El viaje fue realizado durante el perodo comprendido entre el 02.11.2010 y el 04.11.2010.
Para tal efecto a fin de terminar la deducibilidad de los gastos incurridos por motivo de este viaje, la empresa ha proporcionado los
datos siguientes:
Boletos de transporte ereo por el importe de US$ 420
Persona autorizada: Rosa Carrillo
Da de partida : 02.11.2010
Da de regreso: 04.11.2010
Gastos de alojamiento: US$ 900 = S/. 2,530.00

US$ 180.00

Rosa Carrillo, identificada con DNI N 06664124, funcionario de la empresa

NUEVO HORIZONTE S.A.C. con nmero de RUC N 20123451510, declaro
bajo juramento haber realizado el viaje al exterior a la ciudad de Bogot en
el pas de Colombia durante el periodo comprendido desde el 2 hasta el 4 del
mes de noviembre de 2010, incurriendo en los gastos que se detallan a continuacin, los cuales no han podido ser sustentados con documentos emitidos
por el prestador del servicio:
I. Gastos de Alimentacin (**)

Fecha
Monto del gasto incurrido diariamente

(dd/mm/aa)
(S/.)


02/11/2010
380.00


03/11/2010
410.00


04/11/2010
360.00

Total gasto de alimentacin (S/.)
1,150.00
II. Gastos de Movilidad (**)

Fecha
Monto del gasto incurrido diariamente

(dd/mm/aa)
(S/.)


02/11/2010
130.00


03/11/2010
130.00


04/11/2010
170.00

Total gasto de movilidad (S/.)
430.00
III. Resumen

Fecha
Monto del gasto incurrido diariamente

(dd/mm/aa)
(S/.)


Alimentacin
1,150.00


Movilidad
430.00

TOTAL GASTOS INCURRIDOS (S/.)
1,580.00
Los desembolsos anteriormente sealados han sido necesarios para la realizacin
de la labor encomendada a mi persona.
Me afirmo y me ratifico en lo expresado, en seal de lo cual firmo el presente documento en la ciudad de Lima, a los 05 das del mes de noviembre
de 2010.

..................................................................
Rosa Carrillo
D.N.I N 06664124
(*) Comprende nicamente los gastos de viticos por alimentacin y movilidad.
(**) La falta de alguno de los datos sealados en los rubros I y II slo inhabilita
la sustentacin del gasto por movilidad o alimentacin, segn corresponda.

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CASO PRCTICO N 2
VIAJES AL INTERIOR
Enunciado
A fin de poder supervisar las obras de construccin de la nueva
planta de produccin ubicado en la ciudad de Piura, por acuerdo de
los accionistas se decidi que el Sr. Miguel Rodrguez, funcionario de
la empresa "FOR LIFE S.A.", realice un viaje a dicha ciudad desde el
2 al 5 de noviembre 2010. La realizacin del viaje se sustenta en los
boletos de transporte areo adquiridos por la empresa ascendente a
S/. 780. Asimismo, la empresa le hizo entrega de S/. 2,800 con cargo a
rendir cuenta, para cubrir los gastos de estada en dicha ciudad.
De acuerdo a la documentacin presentada y la rendicin de
cuentas del trabajador, se efectuaron los siguientes gastos:

Gastos de hospedaje
Alimentacin
Movilidad con sustento (factura de taxi)
Otros gastos sustentados con factura
Otros gastos sin sustento
Total de gastos efectuados

Valor
S/. 1,100
S/. 550
S/. 150
S/. 320
S/. 280
S/. 2,400

Determinar el importe mximo deducible por concepto de viticos.

Solucin
Tal como ya lo hemos desarrollado, sern deducibles los gastos de
viaje que sean indispensables de acuerdo a la actividad productora de
renta gravada. Por lo tanto, en este caso la necesidad del viaje adems
del acuerdo adoptado por los accionistas, deber acreditarse fehacientemente a travs de la documentacin complementaria, tal como sera el
informe emitido por el funcionario, respecto a la supervisin realizada.
Una vez acreditada la necesidad de dicho viaje, se deber sustentar los gastos realizados durante su permanencia en la ciudad de Piura
con los respectivos comprobantes de pago.
Lmite mximo a deducir por viticos
Lmite diario = 2 x S/. 210.00
Lmite diario: S/. 420.00
Importe deducible por viticos
Para determinar el monto deducible tributariamente, se deber
efectuar una comparacin entre el monto lmite determinado en base
a los das de duracin del viaje y los gastos desembolsados:
Lmite
Das
Monto mximo Gastos incurridos
Monto
diario
deducible
por viticos
reparable

420.00 4 das
1,680.00
1,800.00 (*)
120.00
(*) (S/. 1,100 + 550 + 150) se considera el importe de la movilidad dado que
dicho gasto se encuentra debidamente sustentado.

Importe total deducible

El importe deducible para efectos de Impuesto a la Renta, comprende a los conceptos siguientes:

Conceptos
Importe deducible

Pasajes
780.00

Viticos
1,680.00 (*)

Otros gastos sustentados
320.00

Importe total deducible
2,780.00
(*) El monto de los viticos incurridos excede el lmite mximo aceptado, por lo
tanto nicamente se considerar deducible hasta el importe de dicho lmite.
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Importe reparable
Considerando que los gastos de viticos incurridos en el interior,
exceden el lmite deducible, dicho exceso debe ser considerado como
gasto reparable.
Respecto a aquellos gastos incurridos que no se encuentran sustentados con el respectivo comprobante de pago, no podrn ser deducibles para efectos del Impuesto a la Renta, segn lo dispuesto en el
inciso j) del artculo 44 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta.

Conceptos
Importe reparable

Viticos que exceden el lmite
120.00

Otros
280.00

Total
400.00

Tratamiento Contable
1. Por la entrega sujeta a rendicin de cuenta
El monto entregado al personal no es un beneficio (por lo tanto
no califica como mayor retribucin) sino constituye una condicin o elemento necesario para que efecte sus labores en un
lugar distinto al que desarrolla sus funciones. Por consiguiente, el
registro contable que se debe realizar por dicha operacin ser el
siguiente:
REGISTRO CONTABLE

x
14
CUENTAS POR COBRAR AL PER
SONAL, A LOS ACCIONISTAS (SO
CIOS), DIRECTORES Y GERENTES 2,800.00
141
Personal
1413 Entregas a rendir cuentas
Subdivisionaria
14133 Funcionarios
sugerida
10
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE

EFECTIVO

2,800.00
104
Cuentas corrientes en instituciones

financieras
1041 Cuentas corrientes operativas

x/x Por la entrega del dinero a

rendir al Sr. Miguel Rodrguez.

x

2. Por la rendicin de los gastos

Al retorno del viaje el trabajador deber efectuar una liquidacin
donde informar el destino de los fondos entregados. Para efectos
tributarios, los gastos se sustentan con los comprobantes de pago
emitidos de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de
Comprobantes de Pago.
REGISTRO CONTABLE

x
63
GASTOS DE SERVICIOS PRESTA
DOS POR TERCEROS
2,120.00
631
Transporte, correos y gastos de viaje
6313 Alojamiento
1100
6314 Alimentacin
550
6315 Otros gastos de viaje
63151 Movilidad
150
Subdivisionarias
sugerida
63152 Otros-sustentados
320
40
TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES

Y APORTES AL SISTEMA DE PEN-

Informativo
Caballero Bustamante

APUNTE TRIBUTARIO / COMENTARIOS

SIONES Y DE SALUD POR PAGAR
374.30 (*)
401
Gobierno Central
4011 Impuesto General a las Ventas
40111 IGV- Cuenta propia
42
CUENTAS POR PAGAR COMER
CIALES - TERCEROS 2,494.30
421
Facturas, boletas y otros compro
bantes por pagar
4212 Emitidas

x/x Por el registro de gastos de viaje

del funcionario.

x
(*) (S/. 1,100 + 550 + 320) x 19%.

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
EFECTIVO

25.70

Caja

CUENTAS

POR PAGAR COMER

10

101
42

Informativo
Caballero Bustamante

CIALES - TERCEROS
2,494.30
421 Facturas, boletas y otros compro
bantes por pagar
4212 Emitidas
63
GASTOS DE SERVICIOS PRESTA
DOS POR TERCEROS

280.00
631
Transporte, correos y gastos de viaje

financieras
6315 Otros gastos de viaje
Subdivisionaria
63159 Otros - sin sustento
sugerida
14
CUENTAS POR COBRAR AL PER
SONAL, A LOS ACCIONISTAS (SO
CIOS), DIRECTORES Y GERENTES 2,800.00
141
Personal
1413 Entregas a rendir cuenta
14133 Funcionarios

x/x Por la rendicin de gastos por

viticos y devolucin de la diferencia.

x

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