I

Actualidad y Aplicacin Prctica

Los Gastos de Viajes y el criterio de Causalidad

Ficha Tcnica
Autor : C.P. Luz Hirache Flores
Ttulo : Los Gastos de Viajes y el criterio de Causalidad
Fuente : Actualidad Empresarial, N 209 - S egunda
Quincena de Junio 2010

1. Introduccin
Muchas entidades por las propias gestiones para el desarrollo de la actividad
comercial que se realiza, deben realizar
gastos de viajes ya sean nacionales o
internacionales, por los cuales es necesario que tengan en consideracin ciertas
precisiones tributarias, como sustento
la causalidad del gasto en la generacin
de mis ingresos, toda las erogaciones
realizadas, sern deducibles al cierre del
ejercicio, entre otras interrogantes que
nos hacen llegar nuestros suscriptores,
que pasaremos a desarrollar.

2. Marco Legal
- Artculo 37, inciso r) de la Ley del
Impuesto a la Renta.
- Artculo 21, inciso n) del Reglamento
del Impuesto a la Renta.
- Artculo 14 del Decreto Legislativo
N 970.
- Decreto Supremo N 186-86-EF1.

3. Definicin de trminos
A continuacin vamos a definir en base a
precisiones normativas, ciertos trminos
para poder utilizarlos adecuadamente en
el desarrollo del tema:
3.1 Causalidad
Resulta necesario indicar que la Resolucin del Tribunal Fiscal N 8634-02-2001
del 24.10.01, precisa una definicin del
Principio de Causalidad, e indica:
El principio de Causalidad es la relacin de
necesidad que deben establecerse entre los
gastos incurridos y la generacin de renta
o el mantenimiento de la fuente, lo cual en
nuestra legislacin es bastante amplio, pues
se permite la deduccin de gastos que no
guardan relacin de manera directa.
No obstante de ello el principio de causalidad
debe ser atendido siguiendo los criterios adicionales de que los gastos sean normales de
acuerdo al rubro del negocio y mantengan
proporcin con el volumen de las operaciones realizadas, entre otros.
De lo antes expuesto, se afirma que los
gastos de viajes realizados por las empre1

El D. S. N 181-86-EF, (30.05.86), Reajuste de escala de Viticos

para Funcionarios y Servidores del Sector Pblico

I-12

Instituto Pacfico

sas, resultarn deducibles slo si cumplen

con el criterio de Causalidad, es decir
deben ser necesarios para la generacin
de ingresos gravados, adems deben
contribuir con el mantenimiento de la
fuente productora de renta. Asimismo,
estos deben ser acreditados mediante el
respectivo comprobante de pago.

Declaracin Jurada del beneficiario de

los viticos. Los gastos sustentados con
Declaracin Jurada no podrn exceder
del treinta por ciento (30%) del monto
mximo permitido.

3.2 Viticos: comprende los gastos de

alojamiento, alimentacin y movilidad, segn el artculo 21 inciso n) del
Reglamento del Impuesto a la Renta.
Asimismo, estos no pueden exceder
del doble del monto que, por este
concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de
mayor jerarqua2.
3.3 Gastos de Transporte: son aquellos
cuya finalidad refiere el traslado del
trabajador a un lugar distinto al de
su residencia habitual, por asuntos
del servicio que presta. (Art. 14 D.
Leg. N 970).
3.4 Gastos de Movilidad: son aquellos
en los que se incurre cuando, siendo
prestado el servicio en un lugar distinto al de su residencia habitual, la
persona requiera trasladarse o movilizarse de un lugar a otro. (Art. 14
D. Leg. N 970)

Informe N 107-2007-SUNAT/2B0000
(12.06.07)
En la medida que los gastos efectuados (transporte y viticos) con ocasin de un viaje, en
los periodos en los cuales no se han realizado
actividades profesionales o comerciales, sean
necesarios para la obtencin de rentas de tercera categora, sern deducibles al amparo del
inciso r) del artculo 37 del TUO de la Ley del
Impuesto a la Renta.
Se plantea el supuesto en que un solo viaje
comprende varias etapas de desarrollo de
actividades, y por ende el cumplimiento de
perodos de traslado (por ejemplo, de una
ciudad a otra) o descanso (por ejemplo, das
domingos), por lo cual habr das en los que
no se registre actividad comercial o profesional directa y probadamente productiva.
Con la finalidad de establecer los gastos de
viaje correspondientes a aquellos periodos
en los cuales no se ha realizado actividades
profesionales o comerciales probadamente
productivas, pero que sin embargo, son necesarios y razonables para acceder a la siguiente
etapa de actividades, son considerados gastos
de viaje deducibles para efectos del Impuesto a
la Renta, al amparo de lo dispuesto por el literal
r) del artculo 37 del Texto nico Ordenado
de la Ley del Impuesto a la Renta y del literal
n) del artculo 21 de su Reglamento.
Del Anlisis se concluye en:
Ahora bien, en el supuesto planteado en la
consulta, se tiene que el contribuyente incurre
en gastos en perodos de traslado o de descanso,
pero que son necesarios para que se cumpla
con el objetivo del viaje. Bajo dicho supuesto,
teniendo en cuenta los alcances del principio de
causalidad recogido en nuestra legislacin sobre
el Impuesto a la Renta, tales gastos tambin seran
deducibles por concepto de viaje, siempre que se
encuentren vinculados con la generacin y mantenimiento de rentas de tercera categora, an
cuando en los mencionados perodos no se realicen actividades profesionales o comerciales.
En consecuencia, en la medida que los gastos
efectuados (transporte y viticos) con ocasin
de un viaje, en los perodos en los cuales no
se han realizado actividades profesionales o
comerciales, sean necesarios para la obtencin
de rentas de tercera categora, sern deducibles
al amparo del inciso r) del artculo 37 del TUO
de la Ley del Impuesto a la Renta.
Respecto de esta posicin, entonces cumplir
con el criterio de causalidad aquellos gastos
ocasionados en das de descanso, que con la
finalidad de mantener la fuente productora
de renta, y en la medida que sean normales y
necesarios por los fines programados motivos
del viaje. Evaluando adems que los gastos de
retorno y retomar nuevamente el viaje podran
ocasionar un mayor gasto a la entidad.

4. Consideraciones Tributarias
para deducir Gastos de Viaje
4.1 Impuesto a la Renta
Gastos de viaje - Ley del IR Art. 37 inciso r)
Son gastos aceptados tributariamente:
Los gastos de viaje por concepto de transporte y
viticos que sean indispensables de acuerdo con la
actividad productora de renta gravada.
Los viticos comprenden los gastos de alojamiento,
alimentacin y movilidad, los cuales no podrn
exceder del doble del monto que, por ese concepto,
concede el Gobierno Central a sus funcionarios de
carrera de mayor jerarqua.
Gastos de viaje
nacionales

Gastos de viaje
al exterior*

Se sustentan con
comprobantes de
pago.

Deben sustentarse de la siguiente manera:

- Alojamiento, Comprobantes
emitidos en el exterior (Art.
51-A de la Ley IR).
- Alimentacin y movilidad,
Comprobantes emitidos en el
exterior o Declaracin Jurada.

Nota: Los viticos por alimentacin y movilidad en el exterior podrn sustentarse

con uno de los documentos permitidos
segn Artculo 51-A3 Ley IR, o con la
2 Hasta el 05.02.09 la determinacin del vitico otorgado a funcionarios pblicos, era del 27% de su RMV, segn D.S. N 181-86-EF.
3 Art. 51-A Ley del IR: Los gastos incurridos en el extranjero se acreditarn con los correspondientes documentos emitidos en el exterior de
conformidad a las disposiciones legales del pas respectivo, siempre
que conste en ellos, por lo menos, el nombre, denominacin o razn
social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la natu-

4.2 Pronunciamientos de Sunat

raleza u objeto de la operacin; y, la fecha y el monto de la misma.

El deudor tributario deber presentar una traduccin al castellano de
tales documentos cuando as lo solicite la Superintendencia Nacional
de Administracin Tributaria - SUNAT.

N 209

Segunda Quincena - Junio 2010

rea Tributaria
Informe N 022-2005-SUNAT/2B0000
(01.02.05)
Los gastos por viticos (alojamiento y alimentacin) incurridos en el extranjero sern
deducibles de la renta bruta de tercera categora,
siempre que est acreditada la necesidad del
viaje as como la realizacin de dichos gastos
con los documentos que hagan las veces de los
comprobantes de pago emitidos de acuerdo a la
legislacin del pas respectivo o cualquier otro
documento fehaciente, en los cuales debe constar, por lo menos, el nombre, denominacin o
razn social y el domicilio del transferente o
prestador del servicio, la naturaleza u objeto de
la operacin; y, la fecha y el monto de la misma.
Dicha deduccin slo proceder hasta el doble
del monto que, por ese concepto, concede el
Gobierno Central a sus funcionarios de carrera
de mayor jerarqua.

4.3. Pronunciamiento del Tribunal

Fiscal
RTF N 7645-4-2005 - (14.12.05)
Los gastos asumidos por un sujeto domiciliado,
constituyen renta gravable para el sujeto No
Domiciliado.
Se confirma la apelada en cuanto a la omisin
al pago del Impuesto a la Renta - retenciones
no domiciliados y del Impuesto General a
las Ventas por servicios utilizados en el pas,
respectivamente, correspondientes al mes

Base legal4

Perodo

RMV5 (S/.)

Clculo

Lmite diario (S/.)

345.00

2 (27% * 345)

186.00

Del 10/03/2000 al 14/9/2003

D. U. 012-2000

410.00

2 (27% * 410)

221.40

Del 15/09/2003 al 31/12/2005

D. U. 022-2003

460.00

2 (27% * 460)

248.40

Del 01/01/2006 al 30/09/2007

D. S. 016-2005-TR

500.00

2 (27% * 500)

270.00

Del 01/10/2007 al 31/12/2007

D. S. 022-2007-TR

530.00

2 (27% * 530)

286.20

Del 01/01/2008 al 05/02/2009

D. S. 022-2007-TR

550.00

2 (27% * 550)

297.00

Del 06/02/2009 en adelante.

D. S. 028-2009-EF6

2*210

420.00

Clculo

Lmite
diario US$

Africa

US$ 200 x 2

US$ 400

Amrica Central

US$ 200 x 2

US$ 400

Amrica del Sur

US$ 200 x 2

US$ 400

Amrica del Norte

US$ 220 x 2

US$ 440

Caribe y Oceana

US$ 240 x 2

US$ 480

Asia y Europa

US$ 260 x 2

US$ 520

Base Legal:
D.S. N 047-2002-PCM (06.06.02)

6. Casos prcticos

Caso N 1
Viaje dentro del pas relacionado con
una futura venta
La empresa Rider Max SA, ubicada
en la cuidad de Lima, con motivos de
N 209

Segunda Quincena - Junio 2010

Solucin

5.1 Limites de Gastos por concepto de

Viticos en el Pas

D. U. 074-97

Continente

Se requiere determinar el gasto deducible

aplicando el criterio de Causalidad:

5. Lmites permitidos para Gastos de Viaje

Del 01/09/97 al 09/03/2000

5.2 Limites de Gastos por concepto de

Viticos en el Exterior

b) Viticos sustentado con

comprobantes de pago estada 3 das:
b.1 Alojamiento en Hotel
Tumi, por 3 das 540.00
16.05.10 180.00
17.05.10
180.00
18.05.10
180.00
b.2 Alimentacin en el restaurante
del Hotel, por 3 das 95.00
16.05.10
35.00
17.05.10
28.00
18.05.10
32.00
c) TUA (16.05.10) 12.00
d) Movilidad con
Comprobantes de pago: 77.00
16.05.10 25.00
17.05.10 22.00
18.05.10
30.00
e) Otros gastos varios (sin
comprobantes de pago) 48.00
Total Gastos de Viaje
S/. 1,372.00

de mayo de 2001, toda vez que Los gastos

por concepto de pasajes, hospedaje y viticos
asumidos por un sujeto domiciliado con
ocasin de la actividad artstica de un sujeto
no domiciliado constituyen renta gravable de
este ltimo, debiendo la Administracin en
atencin a la dualidad de criterio detectada
aplicar lo dispuesto en el artculo 170 del
Cdigo Tributario. Se dispone declarar dicho
criterio como jurisprudencia de observancia
obligatoria. Se menciona que en atencin
a la Ley N 28647, publicada el 11 de
diciembre de 2005, no resulta aplicable el
plazo para el cese de la responsabilidad de
los agentes de retencin o percepcin a que
se refiere el numeral 2 del artculo 18 del
Cdigo Tributario modificado por el Decreto
Legislativo N 953. Se confirma la apelada
en cuanto al Impuesto General a las Ventas,
toda vez que dado que los mencionados
conceptos constituyen renta para el no
domiciliado y, consecuentemente, parte de
la suma que sta se encontraba obligada a
pagar por el servicio prestado por el grupo
musical MDO no domiciliado, el reparo
efectuado se encuentra arreglado a ley.

finalizar una venta con un cliente en la

ciudad de Trujillo, conviene enviar a un
representante de ventas, para realizar las
gestiones pertinentes a fin de concretar la
transaccin con dicho cliente.
Se le entrega para los gastos al Sr. Manuel Ramrez, Representante de Ventas
S/. 1,500.
El Representante de Ventas, incurre en los
siguientes gastos:

a) Boleto Areo (S/. 600.00) y TUA

(S/. 12.00)
El sustento del gasto del pasaje areo,
es un gasto deducible, siendo que el
comprobante cumple con los requisitos
establecidos en el RCP, y del mismo
modo la Tarifa nica de Uso de Aeropuerto (TUA), ser deducible.
La causalidad se sustentar en los documentos pertinentes para la concertacin
de la venta, ya sea mediante el contrato,
acuerdos de negociacin, y sobre todo
en la evidencia de la venta realizada, se
entender as que el gasto cumple con
dicho criterio ya que ayuda a mantener
e incrementar la fuente de renta.
b) Viticos (S/. 712.00). Se deber evaluar el lmite permitido para establecer
que parte del gasto ser deducible, as
como el sustento mediante comprobantes de pago. El criterio de causalidad,
encierra a todos los gastos relacionados
al viaje (Gastos de transporte, viticos,
otros necesario)

Lmite diario de viticos dentro

del territorio nacional
Lmite Diario por Viticos:

Lmite aceptado x cantidad de das

a) Boleto Areo a Lima Trujillo- Lima (15.05.10) 600.00

Fecha

420 x 3 das = S/. 1,260.00

Gastos de viaje
Alojamiento

Alimentacin

420.00

Movilidad

Total
Viticos

Lmite

Exceso

16.05.10

180.00

35.00

25.00

240.00

420.00

17.05.10

180.00

28.00

22.00

230.00

420.00

18.05.10

180.00

32.00

30.00

242.00

420.00

Totales

540.00

95.00

77.00

712.00

1,260.00

4 Los Decretos de Urgencia y Supremos mencionados, refieren a la modificacin de la Remuneracin Mnima Vital.
5 RMV = Remuneracin Mnima Vital
6 D. S. N 028-2009-EF, Aprueba la escala fija de viticos por viajes para funcionarios y servidores del Sector Pblico de mayor jerarqua, estableciendo el monto de S/. 210.00.

Actualidad Empresarial

I-13

Actualidad y Aplicacin Prctica

c) Otros gastos varios sin comprobantes de pago (S/. 48.00)

En este caso el gasto rene el requisito
de causalidad, debido a que esta relacionado al viaje para concretar una
venta futura, sin embargo no cuenta
con comprobantes de pago que lo
sustenten, por tanto este gasto se
deber reparar para fines de la determinacin del Impuesto a la Renta
anual.
Asimismo, resulta necesario precisar
que en el caso de gastos que no cuenten con comprobante de pago, para
efectos tributarios se considera como
Disposicin de rentas y por tanto,
se entiende como una distribucin de
utilidades afectas a la tasa del 4.1%
de cargo de la empresa.
d) Asientos contables
X DEBE HABER
14 CTAS. POR COBR. AL PERS.
ACC.,DIR. Y GERENT.
1,500.00
141 Personal
1413 Entregas a rendir
10 EFECT. Y EQUIV. DE EFECT. 1,500.00
104 Ctas Corrientes e

instituciones fin.
1041 Ctas. Ctes. Operativas
x/x Por la entrega a rendir otorgada
para los gastos de viaje a Trujillo
X

...viene X

DEBE HABER

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE
DE EFECTIVO 128.00
104 Cuentas corrientes e

instituciones fin.
1041 Ctas. Ctes. Operativas
14 CTAS POR COBRAR AL PERSON.
ACC.,DIR. Y GEREN 1,500.00
141 Personal
1413 Entregas a rendir
x/x Por la rendicin de cuenta

Cada entidad reflejar el respectivo

asiento de destino utilizando el elemento 9, para el destino de los gastos.

Caso N 2
Viaje al Exterior del pas relacionado
con futura venta
La empresa Planex SA, ubicada en la
cuidad de Lima Per, con motivos de
contactar clientes y concretar ventas en
el Ecuador, conviene enviar a su Gerente
de Ventas a dicho pas para realizar las
gestiones pertinentes, respecto de ubicar
potenciales clientes.
El Gerente de Ventas, viaja el 15.01.10 y
retorna el 19.01.10, realiza los siguientes
gastos:

Concepto Gastos
a) Boleto Areo a LimaQuito-Lima (15.01.10)
$400.00
b) Viticos sustentado con
comprobantes de pago estada 5 das:
b.1 Alojamiento (5 das) $1,250.00
15.01.10
$250.00
16.01.10
$250.00
17.01.10
$250.00
18.01.10
$250.00
19.01.10
$250.00
b.2 Alimentacin en el
restaurante del Hotel,
por 5 das $630.00
15.01.10
$120.00
16.01.10
$120.00
17.01.10
$120.00
18.01.10
$120.00
19.01.10
$150.00
c) TUA (15.01.10)
$12.00
d) Movilidad con
Comprobantes de pago:
$260.00
15.01.10
$50.00
16.01.10
$50.00
17.01.10
$50.00
18.01.10
$50.00
19.01.10
$60.00
e) Otros gastos varios
(sin comprobantes de pago)
$60.00
Total Gastos de Viaje $2,612.00

Se solicita
Determinar la deducibilidad de los gastos.
1. Determinar el lmite de Gastos por Viaje:
Monto Diario por Viticos:

$400.00

Lmite aceptado x cantidad de das

$400 x 5 das = $ 2,000.00

63 GASTOS POR SERVICIOS

Gastos de viaje
PRESTAD. POR TERC.
1,102.52
Total ViFecha
Lmite
Exceso
ticos
631 Transporte, correos y
Alojamiento Alimentacin
Movilidad

gastos de viaje
15.01.10
$250.00
$120.00
$50.00
$420.00
$400.00
$20.00
6311 Transporte
16.01.10
$250.00
$120.00
$50.00
$420.00
$400.00
$20.00
63112 De pasajeros 504.2
17.01.10
$250.00
$120.00
$50.00
$420.00
$400.00
$20.00
6313 Alojamiento 453.78
18.01.10
$250.00
$120.00
$50.00
$420.00
$400.00
$20.00
6314 Alimentacin 79.83
6315 Otros gastos
19.01.10
$250.00
$150.00
$60.00
$460.00
$400.00
$60.00
de viaje
64.71
$1,250.00
$630.00
$260.00 $2,140.00 $2,000.00
$140.00
40 TRIB., CONTRAPRESTAC.
Y APORT AL SIST. PRIV DE
Conversin de los gastos de viaje, considerando el Tipo de cambio
PENS. Y SALUD 209.48
Venta correspondiente al da de la operacin
401 Gobierno Central
Gastos de viaje S/,
4011 IGV
Total
Fecha
T.C.
Lmite
Exceso
Viticos
64 GASTOS POR TRIBUTOS 12.00
Alojamiento Alimentacin
Movilidad
644 Otros gastos por trib.
15.01.10
2.850
712.50
342.00
142.50 1,197.00 1,140.00
57.00
6443 Otros
16.01.10
2.850
712.50
342.00
142.50 1,197.00 1,140.00
57.00
65 OTROS GASTOS DE GEST. 48.00
17.01.10
2.850
712.50
342.00
142.50 1,197.00 1,140.00
57.00
659 Otros gastos de gestin
18.01.10
2.852
713.00
342.24
142.60 1,197.84 1,140.80
57.04
6599 Gastos sin sustento
tributario
19.01.10
2.854
713.50
428.10
171.24 1,312.84 1,141.60
171.24
46 CUENTAS POR PAGAR
3,564.00
1,796.34
741.34 6,101.68 5,702.40
399.28
DIVERSAS - TERCEROS
1,372.00
469 Otras cuentas por

pagar diversas
Por tanto del cuadro, se desprende que
el Reglamento de Comprobantes de
x/x Por el registro de los gastos
pago y en aplicacin del artculo 51-A
la deduccin del gasto se realizar slo
efectuados en el viaje Trujillo.
de la Ley del Impuesto a la Renta.
por S/. 5,702.40, debindose reparar el

exceso de S/. 399.28.

X
46 CUENTAS POR PAGAR
DIVERSAS - TERCEROS 1,372.00
469 Otras cuentas por

pagar diversas

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Instituto Pacfico

Otras consideraciones a tener en cuenta:

...van

1. Boletos de Viaje, TUA: sern gastos

deducibles, debido a que cuentan con
la documentacin respectiva, segn

2 Otros Gastos sin sustento; este gasto

ser deducible; emitindose la respectiva Declaracin jurada por parte
del Gerente de Ventas, mientras que
no supere el 30% del gasto deducible
(S/. 5,702.40 x30%= S/. 1,710.72)
N 209

Segunda Quincena - Junio 2010