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PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR

RECEPCIN
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Recibir los productos o medicamentos en forma ordenada y


eficiente, verificando algunos aspectos referentes a la calidad del producto.
RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la
Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico.
FRECUENCIA: Cada vez que ingresa un producto a la farmacia.
PROCEDIMIENTO:
El personal que labora en la farmacia debe tener en cuenta las siguientes
instrucciones:
1. Antes de recepcionar los productos se debe confrontar la gua de entrega o
factura del proveedor o gua de entrega del Laboratorio fabricante que
acompaa el producto con la orden de compra o la orden de fabricacin, para
verificar los siguientes datos:
a) El nombre del producto, nmero del lote y fecha de vencimiento
b) Concentracin y forma farmacutica
c) Fabricante
d) Presentacin
e) Cantidad solicitada
f) Cualquier otra informacin establecida en la orden de compra o
fabricacin
INSPECCIN DEL PRODUCTO
1. Al momento de la recepcin, se verificar la cantidad recibida, el nmero de
lote y fecha de vencimiento, luego se realizar una inspeccin de las
caractersticas externas de una muestra representativa del producto.
La inspeccin incluir la revisin de:
a) Embalaje
b) Envase mediato
c) Envase inmediato
d) Rotulado
e) Contenido
MOTIVOS DE RECHAZO
Se proceder a rechazar los productos en los siguientes casos:
1. En caso de que el nmero de lote y la fecha de vencimiento de los
productos no concuerden con los de la factura y/o gua de ingreso.
2. En caso que el producto presente fecha de expiracin muy prxima al
momento de recibirlo (1 mes).
3. En caso que el nmero de lote y la fecha de vencimiento de la caja no
concuerden con el del frasco o blster.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


ALMACENAMIENTO
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Guardar en forma ordenada y custodiar los medicamentos


recepcionados, con la finalidad de no alterar la calidad de los mismos, que no
se produzcan confusiones y permitir una rotacin correcta de las existencias.
RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la
Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico.
PROCEDIMIENTO:
1. Inmediatamente despus de la recepcin y verificacin del producto se
proceder al almacenamiento para evitar confusiones.
2. Revisar las condiciones de almacenaje (temperatura) (en este almacn
slo se almacenarn productos a una temperatura menor de 25 0C y con
una humedad menor a 80%).
3. Antes de ordenar los productos, limpiarlos; as mismo limpiar el lugar
donde se ubicarn.
4. El producto se ubicar en la zona correspondiente por Laboratorio o
Proveedor.
5. La mercadera se ordenar por nmero de lote, siempre se ubicar los
lotes antiguos a la vista para poder dispensaros primero.
6. Se registrar manualmente la fecha de vencimiento por el nmero de
lote y sta debe verificarse peridicamente.
7. La mercadera o producto solamente ser manipulada por el personal
que labora en la Farmacia.
8. Siempre que se despache y queden saldos, stos deben de permanecer
en su caja o en todo caso en una bolsa con su etiqueta de identificacin,
no debe haber en el almacn blister o ampollas sueltas, puede dar lugar
a confusin.
9. No se debe colocar mercaderas directamente en el piso, siempre debe
hacerse sobre estantes limpios.
10. No se debe interrumpir los espacios libres de la farmacia destinados a la
circulacin del personal y a facilitar la dispensacin de los
medicamentos.
11. Por ningn motivo se debe ocultar u obstruir los lugares donde se ubican
los extintores.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


DISPENSACION
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Atender los pedidos de los usuarios en una forma eficiente, evitar
confusiones y permitir que ellos lleguen a su destino en perfectas condiciones,
conservando la calidad de los productos farmacuticos a comercializar.
RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la
inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico.
PROCEDIMIENTO:
1. Para realizar la dispensacin primero se debe verificar el origen y validez
del pedido.
2. Verificar si existe la cantidad solicitada.
3. Separar y revisar los productos a dispensar.
4. Chequear si corresponde a lo solicitado.
5. Rotacin de Stock: siempre que se despache se debe respetar el orden
de las fechas de vencimiento (Sistema FEFO), es decir, distribuyendo
primero lo que tiene menos tiempo de vida til, en segundo lugar, lo que
ingresa primero (Sistema FIFO).
6. Seleccionar el material de embalaje, bolsa o caja, de tal forma que ste
resista las adversidades durante el transporte.
7. En el caso de productos frgiles colocar la advertencia de FRAGIL, en
un lugar visible del empaque. As mismo la indicacin de mantenerlo en
un solo sentido.
8. Despus de embalar se colocar la etiqueta de identificacin del
producto con las cantidades y recomendaciones de almacenamiento y
sta no debe ser fcilmente desprendible.
9. En las guas y facturas que se emplean para la comercializacin se
deber consignar el nmero de lote del producto. Dicho documento
deber estar a disposicin de los inspectores sanitarios.
10. Se debe evitar exponerlos con otros productos o materiales que puedan
afectar su integridad.
11. Se debe transportar en ambientes seguros a robos y no exponerlos a
grados inaceptables de calor, fro, luz, humedad u otra influencia
adversa.
12. Al momento de hacer entrega de la mercadera se debe chequear las
cantidades con el cliente.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


UBICACIN DE LOS PRODUCTOS
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Mantener un orden en la ubicacin de los productos


farmacuticos, con la finalidad de permitir una rpida y eficiente atencin a los
clientes, as como evitar confusiones al momento del despacho.
RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la
inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico.
FRECUENCIA: Cada vez que se recibe algn producto farmacutico.
PROCEDIMIENTO:
1. Al recibir la mercadera se proceder a su distribucin en los estantes
designados para tal fin.
2. Se ordenarn los productos por laboratorio y en orden alfabtico,
separando los medicamentos ticos, genricos, OTC, preparados
galnicos, dietticos y naturales, productos con fecha de prximo
vencimiento y productos de baja.
3. Los productos se colocarn de forma tal que los que tengan fecha de
vencimiento ms prxima estn primeros que aquellos con fecha de
vencimiento ms lejana (Sistema FEFO).
4. Los productos que se encuentren vencidos sern separados y colocados
en el estante respectivo.
5. Se llevar un control diario de los productos para verificar su fecha de
vencimiento.
6. A aquellos productos que tengan fecha de vencimiento prxima, se les
colocar una etiqueta roja que indicar que deben ser separados y
colocados en el estante de vencidos.
7. Las ampollas sern ubicadas en un estante separado.
8. Los medicamentos que necesitan refrigeracin, aquellos sujetos a
cadena de fro, debern almacenarse a una temperatura de 2 a 8C,
para lo cual se har uso de un congelador.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


POLITICA DE INVENTARIO
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Verificar la existencia de prdidas o excedentes, controlar la fecha


de vencimiento y estado de conservacin de los productos.
RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la persona encargada de la
droguera el inventario trimestral.
FRECUENCIA:
Cada 3 meses (da sbado)
PROCEDIMIENTO:
1. El da anterior al inventario el encargado de la farmacia limpiar y
ordenar todos los productos en el almacn.
2. El responsable realizar el conteo de los productos por Item.
3. Anotar la Fecha de Vencimiento de cada producto.
4. Identificar con un asterisco (*) todos los productos cuya fecha de
vencimiento sea menor de 6 meses.
5. Verificar el estado de conservacin de los productos y comunicar
algn defecto por escrito.
6. Realizar una conciliacin de los resultados del inventario.
7. En caso de no coincidir las cantidades estas se verificarn
conjuntamente con un representante de contabilidad quienes firmarn el
Formato de Inventario para confirmar la cantidad real existente.
8. Se investigar la causa de las diferencias y se comunicar a la gerencia
general con el fin de tomar las medidas necesarias y luego se ajustar el
kardex a la cantidad fsica real, ya que siempre la cantidad que registra
el kardex debe coincidir con el stock fsico.
9. Comunicar en forma escrita los resultados del inventario al Qumico
Farmacutico Responsable.
10. Registrar.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


QUEJAS RECLAMOS - DEVOLUCIN
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la


Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico.
FRECUENCIA: Cada vez que se presente alguna queja, reclamo y/o
devolucin de un medicamento.
PROCEDIMIENTO:
Cuando llegan reclamos, quejas o devoluciones, la persona encargada de la
farmacia proceder a:
1. Verificar si el producto materia de reclamo corresponde al dispensado
por la farmacia, revisando en la gua de entrega:
2. Nombre del producto.
3. Cantidad.
4. Nmero de Lote.
5. Analizar cuidadosamente la queja, reclamo o devolucin; slo se
aceptar la devolucin del producto en los siguientes casos:
6. En caso de que se presente un alerta de retiro del producto.
7. En caso que se presenten defectos de fbrica: tabletas faltantes en un
blister, falta de contenido en un jarabe (no polvo para reconstituir) o
ampolla. Estos debern estar cerrados y en su empaque original.
8. Colocar los productos de devolucin correctamente identificados en
ambientes separados, restringidos y bajo estricto control hasta su
eliminacin, reprocesamiento o devolucin al proveedor.
9. Almacenar los productos devueltos por fecha de vencimiento bajo
estricto control hasta su eliminacin.
10. Cuando el reclamo o devolucin sea por defecto, deterioro u otro
problema serio, el Qumico Farmacutico con conocimiento del caso
proceder a:
11. Analizar minuciosamente el problema.
12. Comunicarse
inmediatamente
al
Laboratorio
Fabricante,
especficamente al rea de Control de Calidad con la finalidad de hacer
una evaluacin e investigacin del problema, en el menor tiempo
posible.
13. Inmovilizar el producto existente en la farmacia.
14. Solicitar al Laboratorio Fabricante o Proveedor los resultados de la
evaluacin investigacin , que estos se emitan por escrito para
comunicar a la Entidad de Salud DIGEMID.
15. Cuando se tenga la certeza de que su calidad es defectuosa
dependiendo de la magnitud del defecto con los resultados de la
investigacin por parte del Laboratorio Fabricante se proceder incluso
al retiro del producto.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


RETIRO DEL MERCADO
VERSION: 1
ELABORADO POR:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Evitar que un producto con defecto o sospecha de ello siga


circulando en el mercado.
RESPONSABILIDAD: Esta tarea responsabiliza directamente al Qumico
Farmacutico y tambin compromete a las personas que trabajan en la
farmacia.
FRECUENCIA: No establecida.
PROCEDIMIENTO:
EL QUMICO FARMACUTICO RESPONSABLE, con conocimiento de que un
producto presenta un defecto o sospecha de ello procede a:
1. Revisar el Registro de Ventas y verificar con las boletas de venta
quienes han sido los clientes compradores o consumidores de este
producto con el N de Lote respectivo.
2. Comunicar inmediatamente a todos los clientes compradores de este
producto la inmovilizacin del mismo ya sea por telfono o fax mientras
le llegue una comunicacin oficialmente escrita.
3. Hacer la comunicacin oficial por escrito mediante una carta indicando el
motivo del retiro del producto del mercado.
4. Realizar el retiro de todo el producto del lote con defecto del mercado.
5. Proceder a la reposicin del mismo con otro lote o se anunciara la
reposicin a la brevedad posible.
6. Proceder a hacer una conciliacin de las cantidades para tratar de
incautar todo el lote.
7. La persona responsable del retiro proceder a registrar en el cuaderno
de reclamo todos los pasos seguidos para el retiro del producto as
tambin como la cantidad del producto.
8. Insistir que la comisin tome una decisin del destino final del producto
lo ms pronto posible.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


LIMPIEZA DE PRODUCTOS, AREA, ANDAMIOS Y EQUIPOS
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Garantizar la limpieza, evitar la acumulacin de polvo, desechos o


insectos.
RESPONSABILIDAD: Esta tarea compromete especficamente a las personas
que trabajan en la farmacia.
FRECUENCIA:
- Limpieza diaria.
- Limpieza General (una vez a la semana).
LIMPIEZA DE PRODUCTOS Y ANDAMIOS (INTERDIARIA)
El personal al momento de recibir la mercadera proceder a:
- Colocar la mercadera sobre la vitrina limpia de la farmacia.
- Luego proceder a limpiar el producto con una franela, evitando levantar
polvo.
- La limpieza de los productos ubicados en la droguera se realizar con
bastante cuidado para evitar confusiones, se limpiar por rea e tem.
Esta limpieza se realizar interdiaria para ello se utilizar una franela
limpia para los productos y otra franela para limpiar los andamios o
anaqueles.
- Los restos del producto no se eliminarn sin autorizacin del jefe
superior inmediato y en este caso se anotar en el cuaderno de
ocurrencias diarias.
- Despus de realizar la limpieza el personal proceder a lavar con
detergente todo el material que utiliz para ello y lo enjuagar con
bastante agua para que quede limpio hasta realizar la prxima limpieza.
LIMPIEZA DE PISOS (DIARIA)
El mtodo ms efectivo es el trapeado.
- La persona encargada se colocar guantes para realizar esta operacin.
- Proceder a hacer un barrido con una escoba de cerdas cortas para
retirarla suciedad del piso como papeles, polvo, etc. Este barrido se
realizar con movimientos firmes pero despacio para evitar levantar el
polvo. Recoger la basura con el recogedor y la colocar en una bolsa
plstica.
- Luego colocar agua y detergente en un balde grande para realizar el
trapeado.
- El trapeado se realiza primero con detergente y luego se cambiar el
agua tantas veces como sea necesario para seguir enjuagando el
trapeador y no queden restos de detergente.
- Pasar el trapeador en todo el piso tratando de llegar hasta los lugares
inaccesibles.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


MANEJO DE EXTINTOR
VERSION: 1
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Permitir que la persona o personas que laboran en la farmacia


sepan manejar un extintor en caso de incendio.
RESPONSABILIDAD: Es del qumico farmacutico responsable entrenar y
evaluar al personal sobre el manejo del extintor.
PROCEDIMIENTO:
INSPECCIN DEL EXTINTOR:
1. Inspeccionar el extintor una vez por mes por si exista la posibilidad de
que lo hayan usado.
2. Controlar la carga, verificar que la aguja del manmetro est en la zona
verde, de lo contrario el extintor:
3. NO ESTA LISTO PARA SER USADO
- De encontrar alguna anormalidad durante la inspeccin debe llamar
inmediatamente a la empresa que realiza el mantenimiento.
- La rotura del precinto de seguridad anula la garanta del extintor.
- Verificar y mantener el extintor limpio, que no tenga abolladuras,
raspones o cualquier otro dao.
- Inspeccione que el chifln de descarga est limpio y libre de
cualquier obstruccin.
INSTRUCCIONES PARA SU USO:
- Quite el seguro rompiendo el precinto de seguridad.
- Apunte el extintor hacia la base del fuego.
- Apriete la manija y descargue el extintor de lado a lado, hacia:
o Madera.
o Papeles.
o Cartn.
o Lquidos inflamables.
o Equipos elctricos.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


MANEJO DE MATERIAL INFLAMABLE
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Evitar que se origine un incendio.


ALCANCE: Instruir al personal que labora en la farmacia sobre el manejo del
material inflamable u otro que pueda originar incendio.
RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la persona encargada de la
farmacia y tambin compromete a aquellos que trabajan en la misma.
FRECUENCIA: Cada vez que se trabaja con material inflamable o algo similar.
PROCEDIMIENTO:
1. La persona encargada de la farmacia siempre que utilice un material
inflamable como: alcohol, kerosene, petrleo, gasolina, etc., debe
hacerlo con mucho cuidado para evitar derrames.
2. Guardar en envase seguro los lquidos inflamables, como alcohol;
siempre que se usen taparlos y colocarlos en un lugar seguro.
3. Despus de trabajar con materiales de embalaje como cartones, papeles
parihuelas deben retirarlos de la farmacia para evitar acumulaciones
que puedan alimentar el fuego.
4. Evitar prender fuego abierto dentro de la farmacia o fuera de la misma.
5. Exigir que personas que trabajan fuera de la farmacia (alrededores), no
arrojen al piso fsforos encendidos o colillas de cigarro; para tal fin
colocar un letrero alusivo.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


CAPACITACION
VERSION: 1
Elaborado por:
Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES
PERIODO DE VIGENCIA
F. EMISIN: 26.01.2011
F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Informar e instruir a las personas que laboran en la droguera


sobre
la funcin o tarea que deben desarrollar y de las responsabilidades que a ellos
se le asigna.
ALCANCE: Dar las pautas necesarias para cumplir con el objetivo
RESPONSABILIDAD: Del qumico farmacutico responsable, el programar y
designar a los capacitadores.
FRECUENCIA: Cada 6 meses
PROCEDIMIENTO:
1. La persona encargada de la droguera (qumico farmacutico
responsable) debe llevar a cabo la capacitacin del personal sobre la
base de un programa escrito para cumplir con las Buenas Prcticas de
Almacenamiento.
2. La persona encargada de la droguera (qumico farmacutico
responsable) debe capacitar al personal nuevo inmediatamente despus
de su ingreso para indicarle la funcin que desempear.
3. La capacitacin se realizar cada 6 meses y peridicamente debe
evaluarse su efectividad.
4. Durante las sesiones de capacitacin deben discutirse cuidadosamente
el concepto de garanta de la calidad.
5. Debe llevarse un registro de todos los programas de capacitacin

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