Unidad 2

Tema 3. Generalidades y estructura de un manual de calidad

Marco Conceptual
Dentro de los documentos del sistema de calidad est en el manual de calidad,
el cual constituye el principal documento que plantea la poltica de calidad,
demuestra y describe el sistema de calidad, a travs de un bosquejo
estructurado del sistema de calidad; y es fundamental para la implantacin y
mantenimiento del sistema de calidad.
El manual de calidad est apoyado en los procedimientos documentados del
sistema de calidad, los cuales estn determinados por el tamao de la
organizacin, la naturaleza de la actividad, la amplitud deseada y la estructura
del manual de calidad. Los procedimientos documentados se aplican a una o
ms partes de la organizacin. El manual de calidad presenta la jerarqua del
sistema de Documentacin.
El responsable de la administracin y el control de la documentacin, debe
elaborar un procedimiento documentado, que establezca los lineamientos para
realizar los cambios, modificaciones, revisiones o adecuaciones al manual de
calidad.
4.2.2 Manual de la calidad

La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad

que incluya:

1. El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo los

detalles y la justificacin de cualquier exclusin (vase 1.2).
2. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de
Gestin de la Calidad, o referencia a los mismos.
3. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de
Gestin de la Calidad. (ICONTEC,2008)

Propsito del manual de calidad

Los manuales de calidad se usan en las organizaciones con diferentes
objetivos, dentro de los cuales se pueden anotar:

Comunicar la poltica, los procedimientos y los requerimientos de la

empresa.
Implantacin de un sistema de calidad eficaz.
Proveer prcticas de control mejoradas y facilitar actividades de
aseguramiento.
Proveer la base documentada para auditar sistemas de calidad.
Proveer continuidad del sistema de calidad y sus requerimientos durante
circunstancias de cambio.
Capacitacin del personal en los requerimientos del sistema de calidad y
mtodos de cumplimiento.
Presentacin de su sistema de calidad para propsitos externos, como
demostracin de cumplimiento con ISO 9001.
Demostracin de cumplimiento de su sistema de calidad con Normas de
calidad requeridas en situaciones contractuales.

Para cumplir con el manual de calidad, se debe generar una serie de

documentos que ofrezcan las polticas generales de actuacin de la empresa:

Establecer la poltica de calidad de la empresa

Establecer el organigrama de la empresa, donde se establezca la

responsabilidad y autoridad, se sealen los recursos y el personal de
verificacin, se establezca quin acta como lder para la implantacin
del sistema de calidad.
Tener contacto con el cliente para resolver dudas o asegurar que est en
la ruta adecuada por medio de un representante.
Establecer las funciones principales de cada uno de los puestos de
trabajo importantes para el control de los productos y/o servicios.
Establecer las polticas generales de actuacin de la empresa con
respecto a cada uno de los requisitos de la Norma.
Listado de cada uno de los procedimientos aplicables a la empresa por
cada requisito.

Estructura del manual de calidad

Para la implementacin de la documentacin bajo los requisitos de la Norma
ISO 9001 no existe una estructura o formato especfico para manuales de
gestin de la calidad, sin embargo en el deben converger, tanto la poltica de
calidad como los objetivos, procesos y procedimientos de la organizacin de tal
manera que sean claros, precisos, completos, y que estn planteados de
manera simple y concisa.
El manual de calidad puede:

Ser una compilacin directa de los procedimientos del sistema de

calidad.
Ser una seccin de los procedimientos del sistema de calidad.
Ser una serie de procedimientos para aplicaciones especficas en
facilidades fsicas.
Ser ms que un documento o nivel.
Estar slo.

Proceso de preparacin del manual de calidad

El documentar el sistema de gestin en un manual de calidad, es decisin de la
alta direccin, as como el designar a un responsable competente de su
coordinacin, ejecucin e implementacin.
Los pasos generales que deben seguirse en la elaboracin se resumen a
continuacin a manera de gua, aunque es necesario que cada organizacin en
particular, haga una lista de lo que considere importante.
1. Enumerar las polticas existentes aplicables al sistema de calidad, los
objetivos de calidad, los procesos y procedimientos; si no existen
planear la elaboracin asignando responsables y fechas de compromiso.
2. Definir los elementos del Sistema de Gestin de la Calidad que aplican
de acuerdo con la Norma seleccionada.
3. Obtener datos sobre el Sistema de Gestin de la Calidad, utilizando
como fuente los usuarios actuales.
4. Disear encuestas, entrevistas y reuniones. Desarrollarlas sobre las
prcticas existentes.
5. Buscar y obtener fuentes adicionales de Documentacin o referencias de
unidades operativas.
6. Determinar el formato y la estructura del manual deseado.
7. Clasificar los documentos de acuerdo con el formato y la estructura
deseados.
8. Utilizar cualquier otro mtodo apropiado dentro de la organizacin para
terminar el proyecto de manual de calidad.

Revisin
Una vez realizada la elaboracin del manual en borrador, debe ser revisado por
personal responsable que le asegure claridad, precisin, conveniencia y una
estructura adecuada.
Las personas que van a utilizar el documento deben revisarlo para que se
hagan las sugerencias que consideren oportunas para el logro de los objetivos
que se pretenden.
La autorizacin para liberar el manual debe ser dada por el nivel de la alta
direccin y debe quedar registrado en el documento, para su implementacin o
sus acciones individuales.
Distribucin del manual
La distribucin del manual de calidad, debe hacerse en su totalidad o por
partes o secciones. En cualquier situacin el usuario debe tener disponibilidad
para una mejor utilidad.
La distribucin del manual debe darse en la misma forma como se desarrolla la
distribucin y el control de los documentos del sistema de calidad definido por
la organizacin en el control de documentos.
La alta direccin debe asegurarse de que las personas estn familiarizadas con
el contenido del manual, apropiado para cada usuario dentro de la
organizacin.
Modificaciones del manual
Es importante disear un mtodo para prever la elaboracin, el control y la
incorporacin de cambios en el manual. Esta tarea debe ser asignada a una
funcin adecuada de control de documentos. Al procesar cambios se debe
aplicar el mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado en el desarrollar del
manual bsico.
Copias no controladas
Cuando se distribuye una copia del manual de calidad para uso del cliente
fuera de las instalaciones u otras partes interesadas, y la organizacin no
pretende el control futuro de circulacin, todos los manuales distribuidos deben
identificarse claramente como copias no controladas
La falla en prever el aseguramiento de este proceso, puede ocasionar el uso no
intencional de documentos obsoletos.

Elementos para el diseo de un manual de calidad

Tenga en cuenta los siguientes elementos al momento de disear su manual de
calidad.
Se refiere esta seccin al mbito de aplicacin del manual
de calidad.
El ttulo, el alcance
y el campo de
aplicacin

Trminos y su
definicin

Contenido

Introduccin sobre
la organizacin

Introduccin sobre
el manual de
calidad

Tambin debe incluir en esta aparte del manual el rea de

aplicacin de los elementos del sistema de calidad.
Se debe expresar en el manual de calidad lo que no cubre
el manual y las situaciones en las que no aplique, se puede
hacer como ttulo en la pgina, para evitar confusiones y
para darle mayor claridad al documento.
Cuando se requiera se debe usar definiciones normalizadas
y expresiones de la terminologa de documentos de calidad,
que son usados nicamente en el manual de calidad.
Las definiciones deben proveer un entendimiento completo,
uniforme y no ambiguo del contenido del manual de calidad.
El contenido del manual de calidad muestra los ttulos de
sus secciones, y cmo pueden ser encontradas. Debe por
lo tanto, presentar en un orden lgico y sencillo la
numeracin, codificacin de secciones, pginas, figuras,
objetos, diagramas, tablas y anexos.
Se presenta en esta aparte informacin general sobre la
organizacin, una mnima informacin relacionada con la
ubicacin, negocio, breve resea histrica, medios de
comunicacin, tamao, empleados, entre otros.
El manual de calidad es un documento principal en el
sistema de Documentacin, por lo tanto est sujeto a
procedimientos documentados relacionados con la emisin,
el control del manual, y sus partes y secciones. Al incluir en
el manual la introduccin a este debe describir:
Emisin actual (nmero de control de emisin), fecha de
emisin, vigencia y los contenidos que afecta.
Descripcin breve de cmo se revisa y se mantiene el
manual de calidad, quin revisa el manual y con qu
frecuencia, quin puede realizar los cambios y quin est
autorizado para aprobarlo.
Descripcin breve de los procedimientos utilizados para
identificar el estado y controlar la distribucin del manual de
calidad, contenga o no informacin confidencial, para uso
interno o externo a la organizacin.

Firmas de aprobacin (u otro medio de aprobacin) del

personal responsable y autorizado para implantar el
contenido del manual de calidad.
En esta seccin se plantea:

Poltica de calidad
y objetivos de
calidad

Descripcin,
responsabilidades
y autoridades en la
organizacin

La poltica de calidad de la organizacin.

Objetivos de calidad.
Se presenta el compromiso de la empresa con la
calidad.
Se muestra cmo la poltica de calidad se divulga y
es entendida por todo el personal.
Se describe cmo la poltica de calidad se
implementa y mantiene en todos los niveles de la
organizacin.
Demuestra el alto nivel de la estructura de la organizacin,
se presenta una descripcin detallada de las
responsabilidades, autoridades y la jerarqua de estas
funciones que dirigen, desempean y verifican el trabajo
que influye en la calidad; es la presentacin de la estructura
organizacional que tiene la empresa para la calidad.
Se usa frecuentemente el organigrama, indicando
responsabilidad, autoridad y las interrelaciones de la
estructura.
El manual de calidad describe todos los requisitos del
sistema de calidad, divididos en secciones lgicas, que
reflejen un sistema de calidad bien coordinado, lo cual se
logra por la inclusin y referencia a los procesos del
sistema de calidad.

Requisitos del
Sistema de Gestin
de la Calidad

Los requisitos del sistema de calidad son provistos por la

Norma ISO 9001, aplicable y utilizada por la organizacin.
Cada organizacin determina los requisitos del sistema de
calidad que son aplicables, define los criterios para su
aplicacin y control.
Para lograr lo planteado, se consideran aspectos como la
naturaleza del negocio, fuerza laboral y recursos, el
enfoque en la Documentacin del sistema y el
aseguramiento de la calidad, las diferencias entre los
procedimientos, instrucciones, polticas y el medio
seleccionado para el manual. El manual resultante debe
reflejar los mtodos nicos de la organizacin, medio para
satisfacer los requerimientos por la organizacin y los
planteados en la Norma del Sistema de Gestin de la
Calidad.

Gua del manual de

calidad

Incluir una descripcin breve de la organizacin del manual

de calidad, y un breve resumen de cada una de las
secciones.

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 12 de

marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. (2008). Norma

Tcnica Colombiana ISO 9001:2008. Bogot: ICONTEC.

Control de documento
Nombre

Cargo

Revisin

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor virtual

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012
Marzo de
2013